ВВЕДЕНИЕ 3
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ 15
1.1. Основные характеристики проекта как системы управления 15
1.2. Нормативная методическая база, регламентирующая разработку
проектной документации 30
1.3. Стадии жизненного цикла проекта и их документирование 47
2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ЦЕНТРА ПРОЕКТНОГО УПРАВЛЕНИЯ ВЫСШЕЙ ШКОЛЫ
УПРАВЛЕНИЯ НИУ «БЕЛГУ» 65
2.1. Характеристика Центра проектного управления 65
2.2. Анализ документирования деятельности Центра проектного
управления 77
2.3. Организация работы с документацией в Центре проектного
управления 95
3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ЦЕНТРА ПРОЕКТНОГО УПРАВЛЕНИЯ ВЫСШЕЙ ШКОЛЫ УПРАВЛЕНИЯ НИУ «БЕЛГУ» 100
3.1. Переработка регламента управления проектами в НИУ «БелГУ» 100
3.2. Разработка технологической инструкции пользователя
автоматизированной системы «ДЕЛО» в Центре проектного управления...106
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 119
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
Актуальность. Проектное управление представляет собой совокупность процессов по планированию, координации и контролю работ для реализации поставленных целей с учетом ограничений на ресурсы, бюджет и требований качества.
С переходом на новые системы управления, с развитием новых технологий проектная деятельность получила наибольшую актуальность. Проектная деятельность все чаще осуществляется во всех сферах жизни общества: социальной, политической, экономической, образовательной и т.д. Такое широкое развитие проектная деятельность обрела благодаря видимым положительным результатам: прозрачность и широкий контроль управления процессами, четкое распределение обязанностей и ответственности, измеримый конечный результат, постановка конкретных сроков, выполнение блоков работ. И это только малая часть положительных моментов внедрения проектного управления.
Проектная деятельность — довольно привлекательное направление работы и в государственных, и в негосударственных учреждениях. Так, в данной выпускной работе рассматривается проектная деятельность Центра проектного управления Высшей школы управления НИУ «БелГУ». Руководство НИУ «БелГУ» посчитало необходимым развивать проектную деятельность, и был создан Центр. Его деятельность заключается в управлении проектами, в первую очередь тех, которые направлены на развитие вуза.
Проектное управление набирает обороты своего распространения, именно поэтому данная тема очень актуальна. Проектное управление уже зарекомендовало себя на должном уровне и продолжает набирать популярность. НИУ «БелГУ» также поддерживает данное направление развития, что уже дает положительные результаты. Прозрачность работы организаций благодаря внедрению проектного управления ведет к созданию
благоприятной рабочей среды, оптимизации и повышению качества деятельности и предоставления услуг, повышается число заинтересованных участников, увеличивается приток инвестиций по приоритетным направлениям развития, снижаются инфраструктурные риски для инвесторов.
Проектное управление позволяет с большей четкостью отследить ход движения конкретной идеи от инициирования, ее внедрения, до логического завершения. В рамках каждого из проектов можно проследить ход выполнения и оценить результаты выполняемых работ, провести общий анализ трудовых, человеческих, временных, материальных и иных ресурсов. Данные характеристика можно рассматривать в разрезе как одного конкретного проекта, так и целого портфеля проектов, а также стратегии развития вуза.
Данная тема «Документационное обеспечение деятельности Центра проектного управления Высшей школы управления НИУ «БелГУ»» актуальна для нашего вуза. Центр проектного управления НИУ «БелГУ» начал свою работу не так давно. Но он уже успел зарекомендовать себя с положительной стороны, продвигая качественные проекты. Но тем не менее, чтобы помочь сохранить достигнутые позиции, нужно изучить порядок его работы, ведение делопроизводства, проектную деятельность с тем, чтобы выявить сильные стороны, которые необходимо продолжать развивать, и недостатки, которые необходимо исправлять. Совершенствуя систему документационного обеспечения деятельности Центра проектного управления мы сможем помочь повысить качество работы Центра.
Указанная тема актуальна также и для нашего региона в целом. В настоящее время большое внимание уделяется развитию проектной деятельности и на региональном, и на федеральном уровнях. Центр проектного управления НИУ «БелГУ» является одним из достойных представителей области в данном вопросе. Белгородская область занимает лидирующие позиции по внедрению проектной деятельности в государственных, муниципальных организациях и учреждениях, которая уже дает хорошие результаты. Проектная деятельность затрагивает все сферы жизни общества, прямо или косвенно касается каждого из нас. И для того, чтобы полнее изучить этот вопрос, понять основы проектной деятельности, определить основные направления развития и возможности совершенствования, нами была выбрана данная тема выпускной квалификационной работы.
Степень изученности. Несмотря на то, что понятие «проектная деятельность» еще довольно молодое, ему уже посвящено немало работ, публикаций и исследований, которые были использованы в ходе подготовки выпускной квалификационной работы. Эти работы издаются и зарубежными, и российскими авторами. Так, данная тема рассматриваются в работах следующих зарубежных исследователей: Р. Ньютона , Э.У. Ларсона , П. Харпер-Смита . В своих научных трудах они освещают понятие проектного управления, дают характеристику жизненного цикла проекта,
классифицируют проекты по различным принципам. Использование публикаций зарубежных авторов необходимо не только для более расширенного изучения данной темы, но также и для сравнения подходов, методов, систем проектного управления с российскими издателями. Что касается работ российских авторов по данной теме, то были изучены труды, в которых затрагиваются теоретические основы и ключевые вопросы проектного управления. Так, Ю.И. Попов в своей работе раскрывает определение понятий «проект» и «проектное управление», их значимость в сферах жизни общества, также в данной публикации выделяются основные признаки проектов. Классификация проектов по типу, характеру, масштабу, ограниченности ресурсов, требованиям к качеству отражается в работах В.В.
Володина , С.П. Коваленко . Н.М. Грашина в своей книге выделяет понятие «участники проекта», а также описывает роль и обязанности каждого из них. Этому же вопросу была посвящена работа Э.А. Смирнова . Для точного понимания термина «управление проектом» была изучена работ А.М. Афонина , в указанной работе подробно рассматриваются признаки понятий управления, дается характеристика каждого из принципов. Этому же вопросу посвящено исследование С.Л. Кузнецова . После этого мы обратились к книгам и публикациям, в которых рассматривается жизненный цикл проекта. Определение понятия «жизненный цикл» и его характеристику дает в своей работе А.В. Алешин . А для подробного описания и раскрытия стадий жизненного цикла была использована работа
A. А. Матвеева . Помимо указанных были изучены работы, в которых рассматривается документационное обеспечение управления проектами и документацией по проекту. Характеристика современных методов управления наиболее полно дана в книге М.В. Ларина , а в работе
B. В. Ильина подробно прослеживается история методов управления. Также было изучено и проанализировано исследование Н.М. Светлова и Г.Н. Светловой , посвященное процессам системы управления, в котором не только раскрывается понятие такой системы, но и приводится подробный анализ процессов. В практической части работы при переработке регламента была использована публикация Е.Н. Кожановой в журнале «Секретарь- референт», которая посвящена составлению и оформлению регламента .
Объектом исследования в рамках данной работы является документационное обеспечение управления документацией проектного управления.
Предметом исследования выступает организация работы с документами в Центре проектного управления Высшей школы управления НИУ «БелГУ».
Цель — изучение документационного обеспечения деятельности Центра проектного управления ВШУ НИУ «БелГУ» и выявление основных направлений ее совершенствования.
Для реализации поставленной цели было необходимо решить следующие задачи:
— охарактеризовать проект как систему управления;
— изучить нормативную методическую базу, регламентирующую разработку проектной документации;
— изучить стадии жизненного цикла проекта и проанализировать их документирование;
— дать характеристику Центра проектного управления ВШУ НИУ «БелГУ»;
— провести анализ документирования деятельности Центра проектного управления НИУ «БелГУ»;
— изучить организацию работы с документацией в Центре проектного управления ВШУ НИУ «БелГУ»;
— определить основные направления совершенствования документационного обеспечения управления Центра проектного управления ВШУ НИУ «БелГУ».
В процессе исследования по выбранной теме, в ходе написания выпускной квалификационной работы были использованы следующие методы:
— анализ документов Центра проектного управления ВШУ НИУ «БелГУ»;
— наблюдение за управлением проектами в Центре проектного управления ВШУ НИУ «БелГУ»;
— статистический метод;
— графический метод, позволяющий схематически изобразить ключевые вопросы проектного управления, а также процентный и долевые соотношения реализованных проектов Центра.
Для подготовки и написания выпускной квалификационной работы была выбрана тема «Документационное обеспечение деятельности Центра проектного управления Высшей школы управления НИУ «БЕЛГУ»». Данная тема была выбрана неслучайно. В настоящее время проектное управление приобретает все большее значение в различных сферах жизни общества. Проектная деятельность позволяет наиболее эффективно вести работу в учреждениях разного профиля. Проектная деятельность приобретает все большую актуальность с переходом на новые системы управления, с развитием новых технологий.
Основное предназначение проектов — получения конкретного результата в установленных временных и бюджетных рамках. Отличительная черта проектов - каждый их них уникален, ни один не является точной копией предыдущих.
Проектная деятельность представляет собой сложный,
структурированный процесс. Управление проектами помогает определить цели проекта, выявить его структуру и основные этапы работы, подобрать команду, сформировать возможные источники финансирования, провести анализ затрат, подготовить и заключить контракты, определить сроки выполнения проекта, составить график реализации, рассчитать ресурсы, организовать реализацию проекта, спрогнозировать возможные риски, обеспечить контроль за ходом выполнения проекта.
Для реализации проектных задач используется объемный и разнородный по составу комплекс документации, представленный документами различных унифицированных систем.
Имеется обширный список нормативно-методических документов, которые регламентируют проектную деятельность. В выпускной квалификационной работе были проанализированы отдельные международные и национальные стандарты, которые регулируют проектную деятельность и полно отражают каждую из ее сторон. Таким образом, проектная деятельность затрагивает большинство развитых стран, ее развитию и внедрению уделяется большое внимание не только в нашей стране. Благодаря качественной нормативной базе ведение проектной деятельности дает возможность добиваться поставленных целей и получить качественные проекты. Методология управления проектами стала применяться в той или иной степени практически во многих учреждениях и организациях, как государственных так и негосударственных. Такая деятельность уже дает ощутимые результаты во многих областях, этим и объясняется растущая популярность проектного управления. Разработка проекта направлена на создания уникальных продуктов или услуг.
В процессе реализации любой проект проходит различные стадии, которые называются в совокупности «жизненным циклом проекта». В данной выпускной квалификационной работе был полностью рассмотрен жизненный цикл проекта. Напомним еще раз, что это набор, как правило, последовательных и иногда перекрывающихся фаз проекта, количество и сущность которых определяются потребностями в управлении и контроле организации или организаций, вовлеченных в проект, характером самого проекта и его прикладной областью. Жизненный цикл проекта обеспечивает базовую структуру для управления проектом, независимо от включенных в него конкретных работ. Он определяется уникальными аспектами организации, направлениями деятельности или используемой технологии. Поскольку каждый проект имеет свои особенности, количественные, качественные, временные, то жизненный цикл разных проектов может различаться, варьироваться по продолжительности и по определенным этапам.
На каждом этапе жизненного цикла проекта использует значительный по объему и различный по составу комплекс документации. Используются документы, обязательные не только для каждого проекта, но и для каждого из этапов жизненного цикла. Также имеется документация, которая носит вспомогательный, рекомендательный, характер.
Изученный теоретический материал был применен в дальнейших разделах работы. Была изучена деятельность Центра проектного управления университета. Центр проектного управления НИУ «БелГУ» — это учебно¬научное структурное подразделение Высшей школы управления НИУ «БелГУ». Центр активно сотрудничает с российскими и зарубежными вузами, учебными центрами, научно-исследовательскими учреждениями, занимающимися учебной и научной работой по аналогичной проблематике. Центр проектного управления ведет свою работу не так давно, но уже смог заслужить признание, доверие и уважение от партнеров не только нашего региона и страны, но также и партнеров из стран СНГ. Реализуемые проекты выполняются качественно и в установленные сроки. А разрабатываемые программы привлекают всё большее число обучающихся.
Были рассмотрены важные локальные нормативные документы, регламентирующие работу и проектную деятельность Центра проектного управления ВШУ НИУ «БелГУ». Проанализирован регламент управления проектами, который предлагают формы документов, необходимые для открытия проекта и его дальнейшей реализации.
В заключительном разделе выпускной квалификационной работы был переработан регламент управления проектами в НИУ «БелГУ», а также разработана технологическая инструкция пользователя автоматизированной системы «ДЕЛО» в Центре проектного управления ВШУ НИУ «БелГУ». На наш взгляд, эти документы не просто важны в проектной деятельности, но также рассматривается возможность их дальнейшего применения в работе Центра.
В начале написания выпускной квалификационной работы была поставлена цель и обозначены задачи работы. Мы считаем, что смогли достичь эту цель, изучили документационное обеспечение деятельности Центра проектного управления ВШУ НИУ «БелГУ» и основные направления ее совершенствования. Эта цель была достигнута благодаря решению поставленных задач: углубленному изучению понятий «проект», «проектное управление» и нормативной методической базе, регламентирующей разработку проектной документации. Было проанализировано документирование стадий жизненного цикла проекта. Применимые теоретические были необходимы для изучения деятельности Центра проектного управления Высшей школы управления НИУ «БелГУ». Была изучена организация работы с документацией в Центре проектного управления ВШУ НИУ «БелГУ».
Важную роль сыграло использование методов анализа документов, наблюдения за процессами управлением проектами, графического метода, который позволяет схематически изобразить ключевые вопросы проектного управления, а также процентный и долевые соотношения реализованных проектов Центра. Также важную роль сыграла разработка технологической инструкции пользователя автоматизированной системы «ДЕЛО», работа в самой системе и графическом редакторе.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
