ОРГАНИЗАЦИЯ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОБЩЕГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «КОРОЧАНСКОЕ ПАТП»
|
ВВЕДЕНИЕ 3
1. АНАЛИЗ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «КОРОЧАНСКОЕ ПАТП» 11
1.1. Характеристика ООО «Корочанское ПАТП» 11
1.2. Видовой состав управленческой документации 19
1.3. Организация работы с управленческими документами 35
2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ РАБОТЫ
С ДОКУМЕНТАМИ В ООО «КОРОЧАНСКОЕ ПАТП» 45
2.1. Разработка должностной инструкции секретаря 45
2.2. Разработка инструкции по делопроизводству 48
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 53
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
1. АНАЛИЗ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «КОРОЧАНСКОЕ ПАТП» 11
1.1. Характеристика ООО «Корочанское ПАТП» 11
1.2. Видовой состав управленческой документации 19
1.3. Организация работы с управленческими документами 35
2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ РАБОТЫ
С ДОКУМЕНТАМИ В ООО «КОРОЧАНСКОЕ ПАТП» 45
2.1. Разработка должностной инструкции секретаря 45
2.2. Разработка инструкции по делопроизводству 48
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 53
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
Актуальность темы исследования. Введение и организация делопроизводства требует профессиональных навыков и знаний, и ознакомление с ними позволяет улучшить кругозор и квалификацию специалистов. Подготовка любого документа главным образом заключается в знании правил оформления его реквизитов, т.е. информационных элементов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись, виза утверждения и согласования и других). Все документы, обращающиеся в организации - память организации, при обращении к которой можно оперативно решить текущие дела, разрешить спорные вопросы, принимать грамотные решения, проанализировать работу предприятия.
Ежедневное сталкивание с неправильным оформлением документов, приводит к многочисленным ошибкам. При том, что существует достаточное количество нормативно-методических документов, законодательных актов для правильной и грамотной организации документооборота и делопроизводства.
Также не следует забывать и о том, что документация - это лицо организации. Несоответствие стандартам оформления, опечатки и прочее в разы понижают авторитет предприятия.
За введение документооборота, как и за другие функции предприятия, для его правильного и эффективного функционирования, должны отвечать квалифицированные сотрудники. Делопроизводитель должен владеть не только знаниями в документоведение, но и в архивном деле, ведь документ нужно не только зарегистрировать, но также правильно хранить и утилизировать. Нарушение данных процедур может повлечь за собой серьезные проблемы. Поэтому в настоящее время совершенствование делопроизводства в организациях, в том числе и в ООО «Корочанское ПАТП», является одним из главных направлений деятельности управленческого аппарата.
Степень изученности темы. В процессе исследования были изучены работы таких авторов, как Л.В. Санкиной, В. Митрофановой и Б. Чижикова. Коллективный труд, которых всесторонне и предельно точно описывает организацию работы секретаря и содержит большое количество конкретных образцов и примеров документов .
Среди работ, которые посвящены делопроизводству, стоит отметить исследование Т.В. Кузнецовой , в которой автор подробно разъясняет требования, предъявляемые к документации, а также характеризует ее систему. Она исследовала теорию и практику делопроизводства на протяжении десяти лет, поэтому ее труд носит комплексный характер, обобщающий и произошедшие в данной сфере изменения, и нововведения.
Необходимо рассмотреть и публикации Л.В. Санкиной, в которых особое внимание уделяется подготовке и особенностям документирования работы коллегиальных органов, отмечается важность соблюдения требования оформления информационно-справочных документов; анализируются основные реквизиты документов и правильность их оформления; поясняется к каким видам документов относятся должностные инструкции, их оформление, анализируется нормативные акты, согласно которым даются рекомендации по составлению должностных инструкций в организации .
Нормативно-методическую базу, основные понятия и терминологию, общие правила работы с документами, а также компьютерные технологии подготовки, редакции и хранения текстовых и табличных документов в своих трудах рассматривали И. Кузнецова , Е.С. Ладнова , М.Б. Журавлева , М.М. Бахарева .
Е.Л. Полос , Е.Г. Юсипова в своих статьях отражали изменения в сфере ДОУ и архивов, обсуждали ГОСТы и нормативные документы, информацию о реквизитах, также приводили примеры оформления документов и их шаблоны.
Среди наиболее популярных журналов, которые публикуют, статьи по самым разнообразным вопросам делопроизводства следует назвать: «Делопроизводство и документооборот на предприятии» , «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» ; «Секретарь-референт» ; «Делопроизводство» ; «Секретарское дело» .
У данных журналов есть выкладываемые в сети Интернет электронные копии, что очень удобно для быстрого доступа к выпускам.
Объект исследования - документационное обеспечение управления.
Предмет исследования - организация работы с документами в негосударственных организациях.
Цель исследования - анализ организации общего делопроизводства в ООО «Корочанское ПАТП», а также определение основных направлений его совершенствования.
Для реализации поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:
— изучить историю создания, охарактеризовать направления деятельности и структуру ООО «Корочанское ПАТП»;
— проанализировать видовой состав документации и организацию работы с ней;
— определить основные направления совершенствования документационного обеспечения в ООО «Корочанское ПАТП».
Анализ источников. При написании выпускной квалифицированной работе были использованы законодательные и нормативные акты по вопросам делопроизводства в Российской Федерации.
Первым законодательным актом является Конституция Российской Федерации , которая закрепляет вопросы трудовых взаимоотношений. К примеру, устанавливает и регулирует продолжительность рабочего дня, служит гарантией предоставления выходных и праздничных дней, ежегодных оплачиваемых отпусков, оплачиваемых больничных.
Трудовой Кодекс Российской Федерации - второй источник, рассматривает всевозможные вопросы трудоустройства, устанавливает права и обязанности работодателей и работников, регулирует оплату труда и его нормирование, закрепляет меры охраны труда.
Разрешение вопросов по поводу поиска, хранения, использования, распространения или передачи персональных данных и информации, а также обеспечение организации их защиты, определяются Федеральными законами «О персональных данных» и «Об информации, информационных технологиях и защите информации» .
В связи с федеративным территориальным устройством Российской Федерации и особым статусом республик, входящих в состав России, источниками также будут являться: Федеральный закон «О языках народов Российской Федерации ; Федеральный закон «О государственном языке Российской Федерации» .
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» закрепляет правила хранения документов, определение методов отбора на хранение в архив, сроки их хранения закрепляет следующий акт
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов» определяет список реквизитов бланков документов.
ГОСТ Р 7.0.8.-2003 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» раскрывает все термины и определения, которые используются в делопроизводстве и архивном деле.
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) раскрывает тему унифицированные системы документации и различные формы документов, которые разрешены к применению в делопроизводстве, регламентирует регистрацию форм документов и исключение неунифицированных форм документации.
Для разработки проекта инструкции по делопроизводству использовались Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах власти . А для разработки должностной инструкции Профессиональный стандарт «Специалист по организационному документационному обеспечению управления».
При написании выпускной квалификационной работы были использованы следующие локальные нормативные акты, относящиеся к ООО «Корочанское ПАТП»:
• Устав ООО «Корочанское ПАТП» ;
• Правила внутреннего трудового распорядка в ОГБУЗ «Корочанское ПАТП» ;
• Коллективный договор ООО «Корочанское ПАТП»;
• Штатное расписание ООО «Корочанское ПАТП» ;
• Положение об оплате труда работников ООО «Корочанское ПАТП» ;
• Инструкции по охране труда;
• Должностные инструкции сотрудников
и другие организационно-распорядительные документы учреждения.
Для раскрытия темы выпускной квалификационной работы применялись следующие методы исследования: изучение документации ООО «Корочанское ПАТП», опрос, интервьюирование, наблюдение, статистический и графический методы, метод сравнения.
Практическая значимость данной выпускной квалификационной работы состоит в том, что ее результаты помогут усовершенствовать организацию делопроизводства в ООО «Корочанское ПАТП».
Ежедневное сталкивание с неправильным оформлением документов, приводит к многочисленным ошибкам. При том, что существует достаточное количество нормативно-методических документов, законодательных актов для правильной и грамотной организации документооборота и делопроизводства.
Также не следует забывать и о том, что документация - это лицо организации. Несоответствие стандартам оформления, опечатки и прочее в разы понижают авторитет предприятия.
За введение документооборота, как и за другие функции предприятия, для его правильного и эффективного функционирования, должны отвечать квалифицированные сотрудники. Делопроизводитель должен владеть не только знаниями в документоведение, но и в архивном деле, ведь документ нужно не только зарегистрировать, но также правильно хранить и утилизировать. Нарушение данных процедур может повлечь за собой серьезные проблемы. Поэтому в настоящее время совершенствование делопроизводства в организациях, в том числе и в ООО «Корочанское ПАТП», является одним из главных направлений деятельности управленческого аппарата.
Степень изученности темы. В процессе исследования были изучены работы таких авторов, как Л.В. Санкиной, В. Митрофановой и Б. Чижикова. Коллективный труд, которых всесторонне и предельно точно описывает организацию работы секретаря и содержит большое количество конкретных образцов и примеров документов .
Среди работ, которые посвящены делопроизводству, стоит отметить исследование Т.В. Кузнецовой , в которой автор подробно разъясняет требования, предъявляемые к документации, а также характеризует ее систему. Она исследовала теорию и практику делопроизводства на протяжении десяти лет, поэтому ее труд носит комплексный характер, обобщающий и произошедшие в данной сфере изменения, и нововведения.
Необходимо рассмотреть и публикации Л.В. Санкиной, в которых особое внимание уделяется подготовке и особенностям документирования работы коллегиальных органов, отмечается важность соблюдения требования оформления информационно-справочных документов; анализируются основные реквизиты документов и правильность их оформления; поясняется к каким видам документов относятся должностные инструкции, их оформление, анализируется нормативные акты, согласно которым даются рекомендации по составлению должностных инструкций в организации .
Нормативно-методическую базу, основные понятия и терминологию, общие правила работы с документами, а также компьютерные технологии подготовки, редакции и хранения текстовых и табличных документов в своих трудах рассматривали И. Кузнецова , Е.С. Ладнова , М.Б. Журавлева , М.М. Бахарева .
Е.Л. Полос , Е.Г. Юсипова в своих статьях отражали изменения в сфере ДОУ и архивов, обсуждали ГОСТы и нормативные документы, информацию о реквизитах, также приводили примеры оформления документов и их шаблоны.
Среди наиболее популярных журналов, которые публикуют, статьи по самым разнообразным вопросам делопроизводства следует назвать: «Делопроизводство и документооборот на предприятии» , «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» ; «Секретарь-референт» ; «Делопроизводство» ; «Секретарское дело» .
У данных журналов есть выкладываемые в сети Интернет электронные копии, что очень удобно для быстрого доступа к выпускам.
Объект исследования - документационное обеспечение управления.
Предмет исследования - организация работы с документами в негосударственных организациях.
Цель исследования - анализ организации общего делопроизводства в ООО «Корочанское ПАТП», а также определение основных направлений его совершенствования.
Для реализации поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:
— изучить историю создания, охарактеризовать направления деятельности и структуру ООО «Корочанское ПАТП»;
— проанализировать видовой состав документации и организацию работы с ней;
— определить основные направления совершенствования документационного обеспечения в ООО «Корочанское ПАТП».
Анализ источников. При написании выпускной квалифицированной работе были использованы законодательные и нормативные акты по вопросам делопроизводства в Российской Федерации.
Первым законодательным актом является Конституция Российской Федерации , которая закрепляет вопросы трудовых взаимоотношений. К примеру, устанавливает и регулирует продолжительность рабочего дня, служит гарантией предоставления выходных и праздничных дней, ежегодных оплачиваемых отпусков, оплачиваемых больничных.
Трудовой Кодекс Российской Федерации - второй источник, рассматривает всевозможные вопросы трудоустройства, устанавливает права и обязанности работодателей и работников, регулирует оплату труда и его нормирование, закрепляет меры охраны труда.
Разрешение вопросов по поводу поиска, хранения, использования, распространения или передачи персональных данных и информации, а также обеспечение организации их защиты, определяются Федеральными законами «О персональных данных» и «Об информации, информационных технологиях и защите информации» .
В связи с федеративным территориальным устройством Российской Федерации и особым статусом республик, входящих в состав России, источниками также будут являться: Федеральный закон «О языках народов Российской Федерации ; Федеральный закон «О государственном языке Российской Федерации» .
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» закрепляет правила хранения документов, определение методов отбора на хранение в архив, сроки их хранения закрепляет следующий акт
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов» определяет список реквизитов бланков документов.
ГОСТ Р 7.0.8.-2003 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» раскрывает все термины и определения, которые используются в делопроизводстве и архивном деле.
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) раскрывает тему унифицированные системы документации и различные формы документов, которые разрешены к применению в делопроизводстве, регламентирует регистрацию форм документов и исключение неунифицированных форм документации.
Для разработки проекта инструкции по делопроизводству использовались Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах власти . А для разработки должностной инструкции Профессиональный стандарт «Специалист по организационному документационному обеспечению управления».
При написании выпускной квалификационной работы были использованы следующие локальные нормативные акты, относящиеся к ООО «Корочанское ПАТП»:
• Устав ООО «Корочанское ПАТП» ;
• Правила внутреннего трудового распорядка в ОГБУЗ «Корочанское ПАТП» ;
• Коллективный договор ООО «Корочанское ПАТП»;
• Штатное расписание ООО «Корочанское ПАТП» ;
• Положение об оплате труда работников ООО «Корочанское ПАТП» ;
• Инструкции по охране труда;
• Должностные инструкции сотрудников
и другие организационно-распорядительные документы учреждения.
Для раскрытия темы выпускной квалификационной работы применялись следующие методы исследования: изучение документации ООО «Корочанское ПАТП», опрос, интервьюирование, наблюдение, статистический и графический методы, метод сравнения.
Практическая значимость данной выпускной квалификационной работы состоит в том, что ее результаты помогут усовершенствовать организацию делопроизводства в ООО «Корочанское ПАТП».
В данной выпускной квалификационной работе была изучена история создания, основные направления деятельности ООО «Корочанское ПАТП», проанализировано ведение делопроизводства. В ходе исследования нами последовательно решались поставленные задачи.
Основной деятельностью ООО «Корочанское ПАТП» является перевозка пассажиров и багажа автомобильным транспортом.
В ходе решения первой задачи — охарактеризовать направления деятельности и структуру ООО «Корочанское ПАТП» — был выявлен структурный состав учреждения.
С целью решения второй задачи — изучить имеющийся в ООО «Корочанское ПАТП» видовой состав документации — были изучены документы, касающиеся делопроизводства в результате мы пришли к следующим выводам. Контроль ведения и непосредственная работа с документами возлагается на делопроизводителя. Анализ видового состава документов в ООО «Корочанское ПАТП» позволяет выделить три значимые группы документов в данной организации:
1. Организационные документы: устав, штатное расписание, коллективный договор, правила внутреннего распорядка, положения и инструкции и др.;
2. Распорядительные документы: приказы, распоряжения и др.;
3. Информационно-справочная документация: акты, справки, переписки с другими организациями.
Что касается документооборота, то его также можно разделить на три группы документопотоков:
1. Входящие документы;
2. Исходящие документы;
3. Внутренние.
Третья задача заключалась в анализе работы с документами в организации. В имеющейся документации в ООО «Корочанское ПАТП» были выявлены определенные нарушения оформления документации, которые вносили разногласия с требованиями действующего законодательства Российской Федерации. Основной причиной этого является то, что в организации до настоящего момента не была принята инструкция по делопроизводству.
Последняя задача заключалась в определении основных направлений совершенствования делопроизводства в ООО «Корочанское ПАТП». Логическим продолжением анализа документации, проведенном в первом разделе квалификационной работы, позволило представить во втором разделе проекты инструкции по делопроизводству и должностной инструкции секретаря.
Инструкция по делопроизводству является одним из локальных нормативных актов ООО «Корочанское ПАТП». Значит, содержащиеся в ней нормы должны соответствовать действующему законодательству Российской Федерации в области делопроизводства. При разработке проекта мы учли и специфику учреждения, связанную с оказанием автомобильных услуг. Качественно разработанная инструкция по делопроизводству способна упорядочить весь процесс работы с документацией, систематизировать систему процедур и усовершенствовать ведение делопроизводства на предприятии.
Разработанная нами должностная инструкция секретаря позволит в будущем избегать различных спорных вопросов между работодателем и работником, точно определяя права и полномочия. Кроме того, в ней теперь закреплены обязательные требования, предъявляемые к лицу, состоящему на данной должности.
Таким образом, внедрение и использование разработанных документов в ООО «Корочанское ПАТП» значительно снизит возможность возникновения проблем в работе организации в целом, усовершенствует ведение делопроизводства, повысит результативность работы организации.
Основной деятельностью ООО «Корочанское ПАТП» является перевозка пассажиров и багажа автомобильным транспортом.
В ходе решения первой задачи — охарактеризовать направления деятельности и структуру ООО «Корочанское ПАТП» — был выявлен структурный состав учреждения.
С целью решения второй задачи — изучить имеющийся в ООО «Корочанское ПАТП» видовой состав документации — были изучены документы, касающиеся делопроизводства в результате мы пришли к следующим выводам. Контроль ведения и непосредственная работа с документами возлагается на делопроизводителя. Анализ видового состава документов в ООО «Корочанское ПАТП» позволяет выделить три значимые группы документов в данной организации:
1. Организационные документы: устав, штатное расписание, коллективный договор, правила внутреннего распорядка, положения и инструкции и др.;
2. Распорядительные документы: приказы, распоряжения и др.;
3. Информационно-справочная документация: акты, справки, переписки с другими организациями.
Что касается документооборота, то его также можно разделить на три группы документопотоков:
1. Входящие документы;
2. Исходящие документы;
3. Внутренние.
Третья задача заключалась в анализе работы с документами в организации. В имеющейся документации в ООО «Корочанское ПАТП» были выявлены определенные нарушения оформления документации, которые вносили разногласия с требованиями действующего законодательства Российской Федерации. Основной причиной этого является то, что в организации до настоящего момента не была принята инструкция по делопроизводству.
Последняя задача заключалась в определении основных направлений совершенствования делопроизводства в ООО «Корочанское ПАТП». Логическим продолжением анализа документации, проведенном в первом разделе квалификационной работы, позволило представить во втором разделе проекты инструкции по делопроизводству и должностной инструкции секретаря.
Инструкция по делопроизводству является одним из локальных нормативных актов ООО «Корочанское ПАТП». Значит, содержащиеся в ней нормы должны соответствовать действующему законодательству Российской Федерации в области делопроизводства. При разработке проекта мы учли и специфику учреждения, связанную с оказанием автомобильных услуг. Качественно разработанная инструкция по делопроизводству способна упорядочить весь процесс работы с документацией, систематизировать систему процедур и усовершенствовать ведение делопроизводства на предприятии.
Разработанная нами должностная инструкция секретаря позволит в будущем избегать различных спорных вопросов между работодателем и работником, точно определяя права и полномочия. Кроме того, в ней теперь закреплены обязательные требования, предъявляемые к лицу, состоящему на данной должности.
Таким образом, внедрение и использование разработанных документов в ООО «Корочанское ПАТП» значительно снизит возможность возникновения проблем в работе организации в целом, усовершенствует ведение делопроизводства, повысит результативность работы организации.