ОРГАНИЗАЦИЯ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «СВЕТИТЛЕД»
|
ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ООО «СВЕТИТЛЕД» 10
§ 1. История и основные направления деятельности
общества 10
§ 2. Организационно-правовой статус и основные направления
деятельности ООО «СветитЛЕД» 17
§ 3. Организационная структура общества 23
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ООО «СВЕТИТЛЕД» 27
§ 1. Видовой состав и правила оформления управленческой
документации общества 27
§ 2. Организация документооборота в обществ 62
§ 3. Организация текущего хранения документов общества 78
ГЛАВА 3. ГЛАВА 3 ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ООО «СВЕТИТЛЕД» 84
§ 1. Переработка должностной инструкции секретаря генерального директора 84
§ 2. Разработка инструкции по делопроизводству 89
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 94
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 99
ПРИЛОЖЕНИЯ
ГЛАВА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ООО «СВЕТИТЛЕД» 10
§ 1. История и основные направления деятельности
общества 10
§ 2. Организационно-правовой статус и основные направления
деятельности ООО «СветитЛЕД» 17
§ 3. Организационная структура общества 23
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ООО «СВЕТИТЛЕД» 27
§ 1. Видовой состав и правила оформления управленческой
документации общества 27
§ 2. Организация документооборота в обществ 62
§ 3. Организация текущего хранения документов общества 78
ГЛАВА 3. ГЛАВА 3 ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ООО «СВЕТИТЛЕД» 84
§ 1. Переработка должностной инструкции секретаря генерального директора 84
§ 2. Разработка инструкции по делопроизводству 89
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 94
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 99
ПРИЛОЖЕНИЯ
Актуальность темы исследования. В современном обществе очень быстро развиваются информационные технологии и информационные ресурсы, что обуславливает необходимость обеспечения документационного обеспечения управления в организации.
Документ является обязательным элементом предприятия, который отражает его управленческую деятельность.
Документационное обеспечение управления- отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, является важным аспектом работы любого предприятия.
В каждой организации создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация.
В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
Правильно оформленные, оперативно составленные документы являются важной составной частью делового имиджа предприятия, обеспечивают защиту его интересов.
На сегодняшний день, к сожалению, во многих организациях отсутствует упорядоченная система ведения делопроизводства, и ООО «СветитЛЕД» не исключение, поэтому данное исследование посвящено необходимости совершенствования делопроизводства в данной организации.
Степень изученности темы. Особое место в исследовании занимает работа И.Н. Кузнецова. В его пособии представлены образцы оформления ряда документов, тексты должностных инструкций и другая важная справочная информация, необходимая при подготовке документов.
Огромное внимание следует уделить трудам Т.В. Кузнецовой, в которых хорошо освещены многие вопросы нормативно-правовой базы делопроизводства, а также современные требования к оформлению документов.
Организация делопроизводства, особенности составление документов, описывает в своих работах М.В. Кирсанова. Главный акцент делает на правильное оформлению реквизитов распорядительных документов и составлению бланков М.И. Басаков.
В работах Т.А. Быковой зафиксированы современные нормативные и правовые законодательные акты, регламентирующие работу с документами по личному составу, представлены правила составления внутренних документов предприятия, информационно-справочных документов, регистрации документов.
Ю.А. Панасенко, а также других авторов освещены проблемы связанные с документооборотом организации, отражены вопросы должностного и численного состава организации, типовые задачи и функции, а также их регламентация локальными нормативными документами.
Так же в работе были использованы статьи из периодических изданий — журналов «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Секретарь-референт», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Современные технологии делопроизводства и документооборота», «Справочник кадровика».
Объектом настоящего исследования выступает организация работы с управленческими документами в коммерческой организации.
Предмет исследования - организация делопроизводства в ООО «СветитЛЕД».
Целью исследования является анализ работы с управленческими документами в ООО «СветитЛЕД» и выявление основных направлений ее совершенствования.
Для реализации цели необходимо решение следующих задач:
1. Изучить историю, организационно-правовой статус, основные направления деятельности, организационную структуру ООО «СветитЛЕД»;
2. Рассмотреть состав управленческих документов общества и правила их оформления;
3. Изучить организацию документооборота в ООО «СветитЛЕД»;
4. Проанализировать текущее хранение документов;
5. Определить основные направления совершенствования
нормативные правовые акты и нормативные методические документы. Источниковая база исследования определена следующими нормативно-правовыми документами:
Конституция Российской Федерации — основной и самый главный документ, определяющий государственную политику и права граждан в сфере информационно-документационного обмена; виды законодательных актов, принимаемых в государстве;
Гражданский кодекс Российской Федерации содержит в себе виды учредительных документов юридических лиц, требования к оформлению, составлению, содержанию, устанавливает обязательные нормы документирования при ведении представительской деятельности ;
Федеральный закон «Об обществах ограниченной ответственностью» определяет состав документов при учреждении общества; перечень сведений, обязательных для включения в основной организационный документ — устав, раскрывает правила документирования работы органов управления, других управленческих действий; содержит перечень документов, обязательных для хранения и др.
Трудовой кодекс РФ закрепляет необходимость документирования информации как главной основы регулирования трудовых отношений. Так же в ТК содержатся требования к отдельным видам документов;
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и
о защите информации» определяет понятия: электронный документ, информация, информационные технологии, информационная система, доступ к информации;
ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов устанавливает основной состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) включает в себя классификацию управленческих документов. Данный классификатор применяется для упорядочения информационных потоков, при обмене информацией, ограничения количества применяемых форм контроля за их составом; исключение дублирования информации. В ОКУД включены основные системы управленческой документации. Основная система документации, применяемая в управленческой деятельности организации — это система организационно-распорядительной документации.
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти фиксирует в себе правила и рекомендации по оптимизации и совершенствованию делопроизводства, создания, оформления и примерного содержания инструкции по делопроизводству;
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению системы управления документами.
Помимо всего вышеназванного, при написании выпускной квалификационной работы были использованы локальные нормативные акты ООО «СветитЛЕД», такие как: устав, положение о филиале, должностная инструкция секретаря.
При написании работы были использованы следующие методы: изучение документов, метод наблюдения, опрос, беседа, статистический метод.
Структурно выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, библиографического списка и приложений
Во введение содержится обоснование актуальности выбранной темы; определение степени изученности темы; определение объекта и предмета исследования; постановка цели и конкретных задач; определение научного и практического значения темы; установление источниковой базы проведения исследования; определение системы методов исследования; обоснование структуры выпускной квалификационной работы.
В первой главе повествуется об истории, организационно-правовой структуре, основных направлениях деятельности общества.
Во второй изучены: состав и правила оформления различных видов управленческих документов и организация работы с ними в ООО «СветитЛЕД».
В третьей главе предлагаются основные направления совершенствования работы с управленческими документами в ООО «СветитЛЕД».
В заключение изложены основные выводы, которые были сделаны в ходе исследования.
В приложении приведены документы, разработанные с целью совершенствования делопроизводства в ООО «СветитЛЕД».
Документ является обязательным элементом предприятия, который отражает его управленческую деятельность.
Документационное обеспечение управления- отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, является важным аспектом работы любого предприятия.
В каждой организации создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация.
В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
Правильно оформленные, оперативно составленные документы являются важной составной частью делового имиджа предприятия, обеспечивают защиту его интересов.
На сегодняшний день, к сожалению, во многих организациях отсутствует упорядоченная система ведения делопроизводства, и ООО «СветитЛЕД» не исключение, поэтому данное исследование посвящено необходимости совершенствования делопроизводства в данной организации.
Степень изученности темы. Особое место в исследовании занимает работа И.Н. Кузнецова. В его пособии представлены образцы оформления ряда документов, тексты должностных инструкций и другая важная справочная информация, необходимая при подготовке документов.
Огромное внимание следует уделить трудам Т.В. Кузнецовой, в которых хорошо освещены многие вопросы нормативно-правовой базы делопроизводства, а также современные требования к оформлению документов.
Организация делопроизводства, особенности составление документов, описывает в своих работах М.В. Кирсанова. Главный акцент делает на правильное оформлению реквизитов распорядительных документов и составлению бланков М.И. Басаков.
В работах Т.А. Быковой зафиксированы современные нормативные и правовые законодательные акты, регламентирующие работу с документами по личному составу, представлены правила составления внутренних документов предприятия, информационно-справочных документов, регистрации документов.
Ю.А. Панасенко, а также других авторов освещены проблемы связанные с документооборотом организации, отражены вопросы должностного и численного состава организации, типовые задачи и функции, а также их регламентация локальными нормативными документами.
Так же в работе были использованы статьи из периодических изданий — журналов «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Секретарь-референт», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Современные технологии делопроизводства и документооборота», «Справочник кадровика».
Объектом настоящего исследования выступает организация работы с управленческими документами в коммерческой организации.
Предмет исследования - организация делопроизводства в ООО «СветитЛЕД».
Целью исследования является анализ работы с управленческими документами в ООО «СветитЛЕД» и выявление основных направлений ее совершенствования.
Для реализации цели необходимо решение следующих задач:
1. Изучить историю, организационно-правовой статус, основные направления деятельности, организационную структуру ООО «СветитЛЕД»;
2. Рассмотреть состав управленческих документов общества и правила их оформления;
3. Изучить организацию документооборота в ООО «СветитЛЕД»;
4. Проанализировать текущее хранение документов;
5. Определить основные направления совершенствования
нормативные правовые акты и нормативные методические документы. Источниковая база исследования определена следующими нормативно-правовыми документами:
Конституция Российской Федерации — основной и самый главный документ, определяющий государственную политику и права граждан в сфере информационно-документационного обмена; виды законодательных актов, принимаемых в государстве;
Гражданский кодекс Российской Федерации содержит в себе виды учредительных документов юридических лиц, требования к оформлению, составлению, содержанию, устанавливает обязательные нормы документирования при ведении представительской деятельности ;
Федеральный закон «Об обществах ограниченной ответственностью» определяет состав документов при учреждении общества; перечень сведений, обязательных для включения в основной организационный документ — устав, раскрывает правила документирования работы органов управления, других управленческих действий; содержит перечень документов, обязательных для хранения и др.
Трудовой кодекс РФ закрепляет необходимость документирования информации как главной основы регулирования трудовых отношений. Так же в ТК содержатся требования к отдельным видам документов;
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и
о защите информации» определяет понятия: электронный документ, информация, информационные технологии, информационная система, доступ к информации;
ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов устанавливает основной состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) включает в себя классификацию управленческих документов. Данный классификатор применяется для упорядочения информационных потоков, при обмене информацией, ограничения количества применяемых форм контроля за их составом; исключение дублирования информации. В ОКУД включены основные системы управленческой документации. Основная система документации, применяемая в управленческой деятельности организации — это система организационно-распорядительной документации.
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти фиксирует в себе правила и рекомендации по оптимизации и совершенствованию делопроизводства, создания, оформления и примерного содержания инструкции по делопроизводству;
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению системы управления документами.
Помимо всего вышеназванного, при написании выпускной квалификационной работы были использованы локальные нормативные акты ООО «СветитЛЕД», такие как: устав, положение о филиале, должностная инструкция секретаря.
При написании работы были использованы следующие методы: изучение документов, метод наблюдения, опрос, беседа, статистический метод.
Структурно выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, библиографического списка и приложений
Во введение содержится обоснование актуальности выбранной темы; определение степени изученности темы; определение объекта и предмета исследования; постановка цели и конкретных задач; определение научного и практического значения темы; установление источниковой базы проведения исследования; определение системы методов исследования; обоснование структуры выпускной квалификационной работы.
В первой главе повествуется об истории, организационно-правовой структуре, основных направлениях деятельности общества.
Во второй изучены: состав и правила оформления различных видов управленческих документов и организация работы с ними в ООО «СветитЛЕД».
В третьей главе предлагаются основные направления совершенствования работы с управленческими документами в ООО «СветитЛЕД».
В заключение изложены основные выводы, которые были сделаны в ходе исследования.
В приложении приведены документы, разработанные с целью совершенствования делопроизводства в ООО «СветитЛЕД».
Компания ООО «СветитЛЕД» с 2012 г. обеспечивает потребителей Белгородской и других областей светодиодным оборудованием посредством реализации своей продукции как через розничную сеть, так и через оптовое звено.
В едином государственном реестре юридических лиц организация зарегистрирована как общество с ограниченной ответственностью «СветитЛЕД» и обладает всеми признаками юридического лица. Являясь коммерческой организацией, компания реализует свой основной вид товара - светодиодное оборудование - через 3 розничные торговые точки в г. Белгород и одну в г. Старый Оскол. В своей работе Общество руководствуется действующей законодательной базой Российской Федерации, Уставом и другими внутренними документами, регулирующими технологический процесс предприятия.
Единоличным исполнительным органом компании является генеральный директор, в подчинении которого находится весь штат работников - 25 человек.
В организационную структуру ООО «СветитЛЕД», кроме исполнительного органа, также входят: секретарь генерального директора, бухгалтерия, отдел продаж, складское подразделение, производственный отдел, розничная сеть г. Белгород и Старооскольское подразделение.
В ходе исследования рассмотрены организационно-правовые документы Общества, к которым относятся: Устав, правила внутреннего трудового распорядка и штатное расписание, структура и штатная численность, должностные инструкции работников, положение о филиале другие документы.
Найдены ряд ошибок и недочетов в оформлении данной докуменации, требующие корректировки. Так, например, в оформлении Устава допущена ошибка в месторасположении реквизита «Место составления» и отсутствует должность лица, заверившего его создание.
К распорядительным документам Общества относятся приказ и протокол. Стоит отметить, что в настоящий момент в компании отсутствует утвержденная единая форма бланка приказа по основной деятельности, а лишь форма, самостоятельно разработанная секретарем генерального директора, в которой наименование общества не соответствует полному, закрепленному Уставом, и отсутствует реквизит «Место составления документа».
К информационно-справочным документам — служебные письма, докладные и объяснительные записки, акты, справки, телеграммы и телефонограммы и другие документы. Ввиду отсутствия в компании единого бланка служебного письма, оформление настоящего документа также осуществляется с рядом ошибок и недочетов.
В результате данного этапа исследования установлено, что в оформлении структуры и обязательных реквизитом Устава, правил внутреннего трудового распорядка, положения о филиале, должностной инструкции секретаря генерального директора, приказа по основной деятельности, служебных писем допущен ряд ошибок, обеспечивающих юридическую силу этим документам.
В ООО «СветитЛЕД» документооборот реализуется по централизованной системе - первичная обработка входящей и исходящей документации осуществляется секретарем генерального директора, а общий документопоток складывается из трех составляющих: поступающая, отправляемая и внутренняя документация.
В настоящее время в компании не разработан нормативный документ для оптимизации и регламентирования документооборота.
Регистрация и учет документов каждого потока ведутся в Журналах, которые представлены в организации и в электронном виде, и на бумажном носителе. В результате ознакомления с настоящими журналами для оптимизации работы с документами внесены предложения по расширению информации, необходимой для внесения в форму.
В результате проведенного исследования установлено, что в общем массиве документопотака преобладают исходящие и входящие документы. Серди вех документов лидирующую позицию занимают сопроводительные письма, составляющие 64,3% от входящего и 86% от исходящего документопотоков. В структуре внутреннего документопотока предприятия преобладают приказы генерального директора по основной деятельности.
Контроль за сроками исполнения документов возложено на секретаря генерального директора предприятия, который также вносит соответствующую информацию о ходе исполнения в Журнал регистрации документов. Информация о ходе исполнения документов фиксируется в журналах регистрации документов. Секретарь регулярно напоминает исполнителям о сроках и представляет генеральному директору справку о неисполненных документах, докладывает об исполнительской дисциплине.
По результатам анализа документооборота, что с 2012 г. по 2016 г. общий объем документооборота составил 11 005 единиц, в т. ч. в 2012 г. — 3697 документов, в 2013 г. — 3778 численных единиц, в 2014 г. — 3720, в 2015 г, увеличился до 3938, а в 2016 г. составил 4 044 документа.
На протяжении всего исследуемого периода объем документооборота в ООО «СветитЛЕД» имел тенденцию к росту. Настоящий факт можно обосновать расширением деятельности компании на потребительском рынке, созданием новых розничных филиалов.
В ходе исследования выявлено, что в целях совершенствовании работы по организации документооборота в компании существует необходимость в:
1) разработке инструкции по делопроизводству;
2) переработке должностной инструкции секретаря генерального директора.
Настоящие мероприятия внесены с учетом требований действующей законодательной базы Российской Федерации и внутренний нормативной документации компании.
Разработка настоящего документа позволит оптимизировать весь процесс документооборота в ООО «СветитЛЕД», в том числе сократит время, затраченное на обработку документации, снизит риск утраты документов, повысит культуру работы с документами.
В данном документе указан порядок оформления необходимых реквизитов и составления структуры текста управленческих документов. Инструкция описывает организацию документооборота, порядок работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла. Положения настоящего документа четко распределят полномочия и ответственность сотрудников компании при работе с документацией.
Должностная инструкция представляет собой совокупность перечней трудовых функций сотрудника, его должностных обязанностей и требований. Ввиду того, что секретарь генерального директора является главным звеном в реализации и организации документооборота Общества, а действующая должностная инструкция для этой должности в компании не соответствует требованиям нормативной документации, возникает необходимость в ее переработке. Усовершенствованная должностная инструкция секретаря генерального директора ООО «СветитЛЕД» представлена в оформленном, систематизированном документе с подробным и конкретным описанием должностных обязанностей, прав и ответственности секретаря генерального директора, порядок его взаимодействия с другими подразделениями Общества и отдельными работниками предприятия.
Переработанная инструкция позволит оптимизировать деятельность сотрудника в должности секретаря генерального директора, определить его функциональные обязанности, повысить уровень надежности и своевременности выполнения задач, конкретизировать уровень взаимоотношений секретаря с другими подразделениями и должностями компании, тем самым повысить личную и коллективную ответственность сотрудников, и, в дальнейшей перспективе, повысить показатели деятельности организации.
В едином государственном реестре юридических лиц организация зарегистрирована как общество с ограниченной ответственностью «СветитЛЕД» и обладает всеми признаками юридического лица. Являясь коммерческой организацией, компания реализует свой основной вид товара - светодиодное оборудование - через 3 розничные торговые точки в г. Белгород и одну в г. Старый Оскол. В своей работе Общество руководствуется действующей законодательной базой Российской Федерации, Уставом и другими внутренними документами, регулирующими технологический процесс предприятия.
Единоличным исполнительным органом компании является генеральный директор, в подчинении которого находится весь штат работников - 25 человек.
В организационную структуру ООО «СветитЛЕД», кроме исполнительного органа, также входят: секретарь генерального директора, бухгалтерия, отдел продаж, складское подразделение, производственный отдел, розничная сеть г. Белгород и Старооскольское подразделение.
В ходе исследования рассмотрены организационно-правовые документы Общества, к которым относятся: Устав, правила внутреннего трудового распорядка и штатное расписание, структура и штатная численность, должностные инструкции работников, положение о филиале другие документы.
Найдены ряд ошибок и недочетов в оформлении данной докуменации, требующие корректировки. Так, например, в оформлении Устава допущена ошибка в месторасположении реквизита «Место составления» и отсутствует должность лица, заверившего его создание.
К распорядительным документам Общества относятся приказ и протокол. Стоит отметить, что в настоящий момент в компании отсутствует утвержденная единая форма бланка приказа по основной деятельности, а лишь форма, самостоятельно разработанная секретарем генерального директора, в которой наименование общества не соответствует полному, закрепленному Уставом, и отсутствует реквизит «Место составления документа».
К информационно-справочным документам — служебные письма, докладные и объяснительные записки, акты, справки, телеграммы и телефонограммы и другие документы. Ввиду отсутствия в компании единого бланка служебного письма, оформление настоящего документа также осуществляется с рядом ошибок и недочетов.
В результате данного этапа исследования установлено, что в оформлении структуры и обязательных реквизитом Устава, правил внутреннего трудового распорядка, положения о филиале, должностной инструкции секретаря генерального директора, приказа по основной деятельности, служебных писем допущен ряд ошибок, обеспечивающих юридическую силу этим документам.
В ООО «СветитЛЕД» документооборот реализуется по централизованной системе - первичная обработка входящей и исходящей документации осуществляется секретарем генерального директора, а общий документопоток складывается из трех составляющих: поступающая, отправляемая и внутренняя документация.
В настоящее время в компании не разработан нормативный документ для оптимизации и регламентирования документооборота.
Регистрация и учет документов каждого потока ведутся в Журналах, которые представлены в организации и в электронном виде, и на бумажном носителе. В результате ознакомления с настоящими журналами для оптимизации работы с документами внесены предложения по расширению информации, необходимой для внесения в форму.
В результате проведенного исследования установлено, что в общем массиве документопотака преобладают исходящие и входящие документы. Серди вех документов лидирующую позицию занимают сопроводительные письма, составляющие 64,3% от входящего и 86% от исходящего документопотоков. В структуре внутреннего документопотока предприятия преобладают приказы генерального директора по основной деятельности.
Контроль за сроками исполнения документов возложено на секретаря генерального директора предприятия, который также вносит соответствующую информацию о ходе исполнения в Журнал регистрации документов. Информация о ходе исполнения документов фиксируется в журналах регистрации документов. Секретарь регулярно напоминает исполнителям о сроках и представляет генеральному директору справку о неисполненных документах, докладывает об исполнительской дисциплине.
По результатам анализа документооборота, что с 2012 г. по 2016 г. общий объем документооборота составил 11 005 единиц, в т. ч. в 2012 г. — 3697 документов, в 2013 г. — 3778 численных единиц, в 2014 г. — 3720, в 2015 г, увеличился до 3938, а в 2016 г. составил 4 044 документа.
На протяжении всего исследуемого периода объем документооборота в ООО «СветитЛЕД» имел тенденцию к росту. Настоящий факт можно обосновать расширением деятельности компании на потребительском рынке, созданием новых розничных филиалов.
В ходе исследования выявлено, что в целях совершенствовании работы по организации документооборота в компании существует необходимость в:
1) разработке инструкции по делопроизводству;
2) переработке должностной инструкции секретаря генерального директора.
Настоящие мероприятия внесены с учетом требований действующей законодательной базы Российской Федерации и внутренний нормативной документации компании.
Разработка настоящего документа позволит оптимизировать весь процесс документооборота в ООО «СветитЛЕД», в том числе сократит время, затраченное на обработку документации, снизит риск утраты документов, повысит культуру работы с документами.
В данном документе указан порядок оформления необходимых реквизитов и составления структуры текста управленческих документов. Инструкция описывает организацию документооборота, порядок работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла. Положения настоящего документа четко распределят полномочия и ответственность сотрудников компании при работе с документацией.
Должностная инструкция представляет собой совокупность перечней трудовых функций сотрудника, его должностных обязанностей и требований. Ввиду того, что секретарь генерального директора является главным звеном в реализации и организации документооборота Общества, а действующая должностная инструкция для этой должности в компании не соответствует требованиям нормативной документации, возникает необходимость в ее переработке. Усовершенствованная должностная инструкция секретаря генерального директора ООО «СветитЛЕД» представлена в оформленном, систематизированном документе с подробным и конкретным описанием должностных обязанностей, прав и ответственности секретаря генерального директора, порядок его взаимодействия с другими подразделениями Общества и отдельными работниками предприятия.
Переработанная инструкция позволит оптимизировать деятельность сотрудника в должности секретаря генерального директора, определить его функциональные обязанности, повысить уровень надежности и своевременности выполнения задач, конкретизировать уровень взаимоотношений секретаря с другими подразделениями и должностями компании, тем самым повысить личную и коллективную ответственность сотрудников, и, в дальнейшей перспективе, повысить показатели деятельности организации.