ВВЕДЕНИЕ 3
1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОГБУ «ЦЕНТР
СОЦИАЛЬНОЙ РЕАБИЛИТАЦИИ ИНВАЛИДОВ» 12
1.1. Характеристика учреждения 12
1.2. Видовой состав управленческой документации 22
1.3. Организация работы с документами 33
2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОГБУ «ЦЕНТР СОЦИАЛЬНОЙ РЕАБИЛИТАЦИИ ИНВАЛИДОВ» 45
2.1. Переработка должностной инструкции секретаря 45
2.2. Разработка инструкции по делопроизводству 49
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 53
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 55
ПРИЛОЖЕНИЯ
Актуальность темы исследования обусловлена тем, что в последние годы особое значение стало придаваться вопросам совершенствования работы с документацией. Документация и документооборот — это своеобразная основа всех совокупности рабочих процессов в организации. Именно поэтому большое внимание уделяется совершенствованию рабочих процессов, сопряженных с документацией, сокращению затрат времени, материалов и финансов на каждом участке, исключению человеческого фактора. Только так можно гарантировать качественное исполнение получаемых заданий и команд.
Тема данного исследования в настоящее время является актуальной, потому что современная организация документационного обеспечения управления требует серьёзно подходить к профессионализму сотрудников организации, которые обеспечивают делопроизводство предприятия. В условиях быстро развивающегося прогресса, развития рыночных отношений, экономики развивающийся в конкурентной среде, точное и достаточно своевременное решение тактичных и эффективных задач, определяет жизнеспособность фирм и предприятий.
В деятельности любой организации в первую очередь фиксируются и учитываются документы организации. Документация ведется на основании законодательства Российской Федерации. Соблюдение ведения документации в организации способствует её авторитету, устойчивости и её дальнейшему процветанию. В настоящее время в условиях быстро развивающейся современности для повышения управления необходимо достаточно больше уделять внимание развитию работы такой как: подготовка, исполнение, надлежащие хранение документов.
На практике бывает часто, что руководители и работники, которые ответственные за документооборот в организации, не обращают внимание на изучение и ознакомление с основами современно делопроизводства. А так же игнорируют важные детали в ведение документации в организации. Но, ведь грамотное составление документов, а так же их оформление в соответствии с нормативными требованиями является важнейшей обязанностью работников ответственных за делопроизводство. Различные документы и документная информация является основой в управленческих решениях.
В связи с этим, необходимо уделять более пристальное внимание совершенствованию документального обеспечения управления, в том числе и в ОГБУ «Центр социальной реабилитации инвалидов», так как качественная организация работы с документами, достигается только при усовершенствованной системе документального обеспечения управления.
Степень изученности темы.
В процессе исследования были использованы работы таких авторов как Е.Н. Басовской1, Т.А. Быковой , В.В. Галахова , М.В. Кирсановой в которых описываются требования правильного составления и оформления документов в соответствии с действующими стандартами.
В качестве методики по составлению и правильному оформлению большого многообразия управленческих документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 служит работа С.Л. Кузнецовой «Современные технологии документального обеспечения управления»», а так же работа Е. Каменевой «Особенности оформлений приказов и распоряжений» и Е. Кожанова «Приказы в организации и особенности оформления». Санкина Л.В. в своей работе знакомит с инструкцией по делопроизводству.
Методические и практические рекомендации по рациональной организации документационного обеспечения деятельности учреждений представили в своих работах И.Ю. Байкова, А.В. Каренина, Ю.М. Демин, В.В. Галахов11, С.В. Ливена, М.В. Кирсанова, Н.К. Петраков, О.П. Сологуб, Т.А. Казакевич, В.А. Спивак, Т.М. Ларионова, И.Н. Кузнецов.
В процессе подготовки выпускной квалификационной работы были использованы публикации журналов «Делопроизводство», «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Секретарь- референт», а так же интернет ресурсы.
Объект исследования — система документационного обеспечения управления.
Предмет исследования — организация работы с документами в государственных учреждениях.
Целью исследования является анализ документационного обеспечения деятельности ОГБУ «Центр социальной реабилитации инвалидов».
В соответствии с целью исследования определены следующие задачи:
1. Изучить историю, направления деятельности правовое и организационно-нормативное обеспечение деятельности ОГБУ «Центр социальной реабилитации инвалидов».
2. Проанализировать видовой состав и организацию работ с документами в центре.
3. Определить основные направления совершенствования
документального обеспечения в ОГБУ «Центр социальной реабилитации инвалидов».
Источниковая база. Нормативно-правовая и нормативно-методическая база представляет собой совокупность законов, нормативных правовых актов, методических документов и государственных стандартов. Знание и применение ее на практике позволяет правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу.
Конституция РФ, определяет иерархию законодательных и правовых актов федерального уровня, а также разграничивает полномочия Российской Федерации и субъектов при подготовке нормативно-правовых актов в процессе государственного управления.
Трудовой кодекс РФ определяет виды документов, создаваемых при возникновении трудовых отношений. ТК РФ предусматривает обязательное применение для любых организаций, таких локальных актов, как: штатное расписание (ст. 57), правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190), трудового договора.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» - регламентирует отношения в сфере организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от форм собственности.
Федеральный закон «О персональных данных» описывает отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой органами государственной власти.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует отношения, возникающие при: осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применении информационных технологий; обеспечении защиты информации.
Ответственность по отдельным вопросам документирования устанавливает Уголовный кодекс РФ: ответственность за хищение и повреждение официальных документов, штампов или печатей (ст. 325); ответственность за подделку и сбыт подделанных официальных документов, штампов, печатей и бланков (ст. 327).
Документирование в Российской Федерации осуществляется на государственном языке. Так, в Законе РФ «О языках народов Российской Федерации» установлено, что на территории Российской Федерации в государственных органах, организациях и в учреждениях делопроизводство осуществляется на русском языке, который является государственным языком Российской Федерации.
В Законе Российской Федерации «О государственной тайне» установлены полномочия государственных органов и должностных лиц по обеспечению защиты сведений, относящихся к государственной тайне. Определен порядок осуществления контроля над обеспечением государственной тайны.
Более детально положения, которые отражены в законах, рассматриваются в правовых актах, принятых Президентом и Правительством РФ: Указе Президента РФ «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне», Указе Президента РФ «О перечне сведений конфиденциального характера».
Для удобства работы и придания юридической силы оформление документирование регламентируется стандартами.
Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти были изучены в процессе переработки инструкции по делопроизводству.
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти , Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации можно считать незаменимым источником в процессе оптимизации делопроизводства любого учреждения независимо от формы собственности.
ГОСТ Р.6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» определяет состав и требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов, в том числе, требования к бланкам документов.
ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», определяет термины и определения из сферы делопроизводства и архивного дела, применение которых во всех видах документации носит обязательный характер.
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) включает перечень наименований и кодовых обозначений унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации. Объектами группировки выступают общероссийские унифицированные формы документов, которые утверждаются министерствами Российской Федерации.
К неопубликованным источникам информации относятся следующие локальны акты ОГБУ «Центр социальной реабилитации инвалидов»: устав , положения , коллективный договор , должностные инструкции .
Таким образом, реализация документирования управленческой деятельности в ОГБУ «Центр социальной реабилитации инвалидов» основывается на определенной правовой и методической базе, в соответствии с которой регламентируется подготовка и создание документов.
При написании выпускной квалификационной работы были использованы следующие методы исследования: изучение документов ОГБУ «Центр социальной реабилитации инвалидов», анализ, метод наблюдения, сравнение, опрос, статистический метод.
Практическая значимость исследования заключается в том, что результаты исследования позволят совершенствовать документационное обеспечение управления в ОГБУ «Центр социальной реабилитации инвалидов».
Структура работы включает введение, два раздела, заключение, библиографический список и приложения.
Введение содержит обоснование актуальности темы, анализ законодательных, нормативно-правовых актов и научных трудов, описывает объект и предмет исследования, цели и задачи исследования, научные методы, которые применялись исследователем.
В первом разделе рассматривается история, направления деятельности правовое и организационно-нормативное обеспечение деятельности ОГБУ «Центр социальной реабилитации инвалидов»; анализируется видовой состав и организация работ с документами в центре.
Второй раздел описывает основные направления совершенствования документационного обеспечения управления ОГБУ «Центр социальной реабилитации инвалидов».
В заключении подводятся итоги работы.
Приложение содержит копии некоторых документов ОГБУ «Центр социальной реабилитации инвалидов», а также проекты переработанных документов.
Важным элементом в работе любого учреждения является обеспечение качественного делопроизводства, поскольку от этого напрямую зависит управление учреждением, так как оно в первую очередь зависит от должного качества, достоверности информации, а также от оперативности по приему, передачи, поиску, хранению и использованию информации.
Документационное обеспечение управления находится на стадии развития и достигло немало высот. Такие понятия как, например, электронный документ, база данных, помогли в решении задач по оптимальному регулированию труда в определенных сферах деятельности и в увеличении скорости работы с документацией. В настоящее время объем информации только растет и порядок составления документов немаловажен для любой организации.
В ходе написания выпускной квалификационной работы была изучена организация работы с документами ОГБУ «ЦСРИ» и последовательно решились все поставленные задачи.
Были проанализированы должностные инструкции сотрудников учреждения. Анализ должностной инструкции секретаря показал наличие недочетов: отсутствие квалификационных требований, неполное описание обязанностей и взаимосвязей по должности.
Данная инструкция была переработана в соответствии современными требованиями, что поможет наладить работу секретаря и обеспечить качественное ведение делопроизводства.
Анализ документационного обеспечения ОГБУ «ЦСРИ» показал, что в учреждении огромный поток различных видов документов, количество которых с каждым годом растет. Для оптимизации и упорядочивания работы с документами была разработана инструкция по общему делопроизводству, которая призвана систематизировать систему делопроизводства учреждения и определить порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля исполнения, учета, хранения, изготовления документов.
Говоря о перспективе в данных рекомендациях, необходимо отметить, что они помогут достигнуть желаемых целей и высот в сфере делопроизводства данного учреждения.
Таким образом, разработанная инструкция по делопроизводству и переработанная инструкция секретаря, позволит совершенствовать документационное обеспечение деятельности ОГБУ «ЦСРИ».
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
