ВВЕДЕНИЕ 3
1. АНАЛИЗ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «ДВИЖЕНИЕ КАЗНАЧЕЙ» 9
1.1. Характеристика общества 9
1.2. Документирование деятельности общества
1.3. Организация работы с документами 25
2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «ДВИЖЕНИЕ КАЗНАЧЕЙ» 45
2.1. Переработка должностной инструкции секретаря руководителя 45
2.2. Разработка инструкции по делопроизводству 48
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 51
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 54
ПРИЛОЖЕНИЯ
Актуальность темы исследования. Процесс управления для любой организации подразумевает принятие решений и их исполнение, что должно быть отражено в документированном виде в рамках осуществления делопроизводства в организации. Правильно организованный процесс делопроизводства в организации обеспечивает ей не только высокий статус среди предприятий за счет организации и поддержания эффективного коммуникационного процесса с внешними организациями и четкости в исполнении инструктивных и профильных задач, но и качественные производственные процессы внутри предприятия, которые гарантируют успех организации в выбранной сфере деятельности.
Конкретика процесса делопроизводства подразумевает обеспечение необходимых условий в организациях и на предприятиях для создания официальных документов и работы с ними. Правильность оформления документов обеспечивает высокий уровень организации управления и производства организаций, регламентирует работу всех его служб, фиксирует происходящие процессы на производстве как кадровые, так и производственные.
Заметим, что понятие делопроизводства является гораздо более широким, чем документационное обеспечение управления организации и во многом определяет успех деятельности предприятия и слаженную работу всех его подразделений.
Степень изученности проблемы. Исследованием документа и его роли в организации управления предприятий и организаций занимались такие ученые как В.П. Козлов, Ю.В. Нестерович, М.С. Слободяник, А.Н. Сокова, Г.Н. Швецова-Водка.
Общие правила документационного обеспечения управления и организации делопроизводства в организациях изучались такими учеными, как Т.В Алексеева, Н.И. Басаков, Е.Н. Басовская, М.В. Кирсанова, И.Н. Кузнецов, Ю.Н. Столяров.
Правила и особенности организации делопроизводства и документационного обеспечения управления в обществах с ограниченной ответственностью изучались С.С. Великановой, К.И. Духновской, Д.В. Ланской.
Также в работе использована работа М.В. Большедворской, в которой описываются особенности формировании общекультурных (ключевых) компетенций специалистов по организационному и документационному обеспечению управления организацией.
Конфиденциальное производство описывается ТА. Гугуевой и Н.Н. Куняевым, работы которых использовалась нами в ознакомительных целях.
При работе над проектом должностной инструкции секретаря руководителя нами изучались работы М.В. Ловчевой и Ю.М. Михайлова, в которых рассматривается управление персоналом и кадровое делопроизводство.
Особенности документационного обеспечения управления и организации делопроизводства изучались нами также по работам А.В. Пшенко, К.П. Селезневой, О.П. Сологуба, Д.Г. Черновой.
Объектом исследования явилась организация делопроизводства в коммерческой организации.
Предметом исследования явилась организация делопроизводства в обществах с ограниченной ответственностью.
Цель исследования - анализ делопроизводства и определение основных путей его оптимизации в ООО «Движение Казначей».
Для реализации цели исследования были поставлены следующие задачи:
- дать характеристику ООО «Движение Казначей»;
- проанализировать оформление управленческих документов Общества;
- изучить организацию делопроизводства в Обществе;
- разработать мероприятия по совершенствованию делопроизводства в ООО «Движение Казначей».
Практическая значимость исследования. Работа имеет практическую значимость и может быть рекомендована службам делопроизводства в обществах с ограниченной ответственностью.
Источниковая база. В процессе выполнения работы были использованы следующие нормативные документы: Постановление Правительства Российской Федерации от 15.04.2014 № 313 «Об утверждении государственной программы Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 гг.)», Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ (ред. от 29.07.2017) «Об обществах с ограниченной ответственностью» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2017), Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г. № 276н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».
Нормативной основой исследовательской деятельности явились: ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст), ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30- 2003 ,Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», Приказ Главархива СССР от 25.05.88 г. № 33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ).
Также в организации работы исследуемого предприятия регулирующими нормативами явились: Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования», Приказ Минкультуры от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации, хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», Основные правила работы архивов организаций, утвержденные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца», Приказ Минкультуры РФ № 558 от 25 августа 2010 года «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
В процессе работы использовались следующие методы научного исследования: изучение нормативных правовых и нормативно-методических документов, сбор, обобщение, анализ и синтез информации.
Структура работы включает в себя введение, два раздела, заключение, библиографический список, приложения.
Таким образом, в процессе выполнения выпускной квалификационной работы были выяснены теоретические основы организации делопроизводства в обществах с ограниченной ответственностью на примере ООО «Движение Казначей» г. Белгорода.
В процессе исследований было осуществлено теоретическое исследование и практическая работа по анализу делопроизводства в исследуемой организации. Общество с ограниченной ответственностью «Движение Казначей» было зарегистрировано 04.05.2017 регистратором «Инспекция Федеральной налоговой службы по г. Белгороду, №3123» по юридическому адресу: 308000, Белгородская область, город Белгород, проспект Славы, дом 150, офис 209А.
На исследуемом предприятии имеется линейная организационная структура управления. Организацией делопроизводства и документационного обеспечения в ООО «Движение Казначей» занимается секретарь руководителя. Финансовый документооборот осуществляет бухгалтерия организации.
Организация делопроизводства и документирование информации организации в ООО «Движение Казначей» осуществляется в полном соответствии с правилами делопроизводства и документационного обеспечения управления в организациях, с соблюдением норм государственных стандартов к оформлению и составлению документов, а также с использованием научных разработок по повышению эффективности и оптимизации процесса делопроизводства в организациях. Высокая компетентность секретаря руководителя, ответственного за ведение делопроизводства в организации, позволяет вести делопроизводство на высоком управленческом уровне, что создает высокий рейтинг организации в предпринимательском секторе экономики и ее достойную репутацию.
В практической части исследований были разработаны:
- переработана должностная инструкция секретаря руководителя;
- разработана инструкция по делопроизводству.
Переработка должностной инструкции секретаря руководителя позволила внести дополнения в его работу за счет расширения должностных обязанностей секретаря руководителя, а именно:
- осуществление контроля за ведением кадрового делопроизводства в организации;
- осуществление организации приведения соответствия кадровой документации к общей номенклатуре дел;
- осуществление экспертизы ценности кадровых документов и определение сроков и порядка ее хранения.
Разработка инструкции по делопроизводству организации позволила составить конкретные требования и единые правила работы с документами в исследуемой организации, что окажет непосредственное влияние на качество процесса делопроизводства в ООО «Движение Казначей».
Также в практической части исследований нами было уделено отдельное внимание хранению документации в ООО «Движение Казначей», о чем подробно было изложено в соответствующей части исследований. Организация хранения документов в организации предусматривает комплекс работ по их сохранности и систематизации с целью последующей передачи на долговременное хранение. Обеспечение сохранности документов является очень важной часть мероприятий по организации делопроизводства в ООО «Движение Казначей». Сохранность документов обеспечивает возможность хранения информации организации на бумажных носителях и осуществление информационно-справочной работы организации как с гражданами, так и с целью осуществления качественного и эффективного рабочего процесса организации.
Проведенные исследования показали важность организации делопроизводства в процессе осуществления управленческой деятельности организации, а практические разработки позволили оказать влияние на улучшение процесса делопроизводства в ООО «Движение Казначей» и повышение его качество и эффективность.
Считаем задачи работы полностью реализованными, цель - достигнутой.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
