Тема: ОРГАНИЗАЦИЯ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ООО «ТИТУЛ»

Эффективная деятельность сотрудников любого предприятия зависит от правильно организованной работы с документами. Система документационного управления в условиях глобальной информатизации нуждается - в постоянном совершенствовании. Сегодня очень важно построить эффективное управление документами, не меняя в целом стратегии деятельности предприятия. Гибкость и устойчивость - основные критерии нынешнего времени, и только в соответствии с ними - можно развивать успешно управление организацией.
Степень изученности темы. Основной проблемой современной коммерческой организации является недостаточное внимание к документационному обеспечению управления. Нынешние руководители слабо ориентируются в вопросах правильного оформления документации в своих организациях, и не всегда выделяют в отдельное структурное подразделение службу делопроизводства или вводят должность делопроизводителя - хотя к настоящему времени теоретическим и практическим отечественным документоведением накоплен значительный объем знаний, отраженный в учебных и методических пособиях, в сборниках статей.
В российском документоведении представлена обширная область знаний, отражающая основные исторические, прикладные и теоретические проблемы в области делопроизводства и оформления документов.
Вопросы подготовки и издания организационно-правовых документов, а так же перечень нормативно - методической базы хорошо представлен в работах В.И. Андреевой, Т.В.Кузнецовой, А.В. Непогода и П.А. Семченко «Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации». В книге Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления)», хорошо освещены вопросы современной регламентации делопроизводства, оформление и составления управленческих документов. Для обоснования правил составления и правильного оформления управленческой документации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 нами использована работа Е.А. Лопатникова «Делопроизводство: образцы документов с комментариями».
Работа В.И. Андреевой, описывает деятельность делопроизводителя в современной организации и на предприятии и содержит сведения, необходимые руководителям, менеджерам, бухгалтерам.
Множество трудов, учебных пособий, журналов, статей, посвящено организации делопроизводства, правилам создания и оформления документов, например, работы таких авторов как Исаченкова А.И., Шишкин Д.А., Ларин М.В.
Изучив теоретическую основу исследования, приходим к выводу, что на сегодняшний день в литературе сфера делопроизводства на предприятии достаточно хорошо изучена, однако ощущается недостаток исследования в сфере документационного обеспечения управления коммерческой организации.
Объект исследования - общество с ограниченной ответственностью «Титул».
Предмет исследования - организация делопроизводства в обществе с ограниченной ответственностью «Титул».
Целью исследования является анализ работы с документами на предприятии, а так же определение основных направлений совершенствования делопроизводства.
Исходя из цели исследования нами поставлены следующие задачи:
- изучить историю общества;
- рассмотреть функции, задачи и структуру общества;
- описать видовой состав документов, рассмотреть правила оформление
документов;
- определить состав и объем документооборота за последние три года;
- рассмотреть первичную обработку документов и процесс приема документов;
- рассмотреть процесс регистрации документов;
- изучить организацию контроля исполнения документов;
- рассмотреть порядок хранения документов;
- изучить процесс подготовки к сдаче документов в архив;
- разработать предложения по совершенствованию делопроизводства.
Анализ источников. Основными источниками данной работы являются законодательные и нормативные акты, регулирующие организацию современного документационного обеспечения управления. К таким источникам относятся: Конституция Российской Федерации, которая описывает важные юридические нормы; Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», отражает вопросы организации правильного хранения документов; Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», устанавливает порядок документирования информации, категорию информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации; Федеральный закон «О персональных данных» описывает отношения, связанные с обработкой персональных данных.
Также вопросы документирования управленческой деятельности отражены в государственных стандартах:
1. ГОСТ Р 7.0.8.- 2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» .
2. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .
3. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования».
Методологическая основа исследования. В ходе анализа состояния делопроизводства в ООО «Титул», а также при разработке рекомендаций по совершенствованию документационного обеспечения управления, использовался метод опроса работников данной организации. При помощи графических методов исследования были проанализированы процесс движения и объем документопотоков. Методы сравнения помогли при анализе объемов документооборота за определенный промежуток деятельности предприятия. Методы классификации применялись при построении единой системы доку-ментов в ООО «Титул». Метод изучения документов использовался при определении видового состава документов. Метод наблюдения применялся в процессе изучения движения документов и при выявлении стадий, проходимых документов в процессе документооборота. Общенаучные методы синтеза и обобщения использовались в процессе изучения нормативно-методической базы по документоведению.
Структура работы. Данная работа состоит из введения, двух глав, заключения, библиографического списка и приложений. Во введении прописывается актуальность темы дипломной работы, определяются предмет и объект исследования, осуществляется постановка целей и задач, а так же проводится анализ источников и используемой литературы. В первой главе описываются вопросы, отражающие основную характеристику предприятия, историю создания, основные виды деятельности, задачи и функции, описываются делопроизводственные процессы предприятия. В ней рассматривается и изучается видовой состав документов, правила оформления документов, прописывается характеристика организации документооборота, объемы документопотоков и этапы движения документов, а так же организация работы по хранению документов. Во второй главе раскрываются вопросы, касающиеся совершенствования делопроизводства, в том числе переработка должностной инструкции старшего бухгалтера и разработка инструкции по делопроизводству. В заключении подводятся основные итоги исследования проведенной работы. В приложения к дипломной работе включены примеры документов ООО «Титул», а также переработанная и усовершенствованная должностная инструкция старшего бухгалтера и разработанная инструкция по делопроизводству.
Купить

От правильно организованной делопроизводственной работы в обществе зависит очень многое, оперативность принятия управленческих решений, эффективная деятельность персонала. Большую роль в деятельности ООО «Титул» имеет организация работа с документами.
Основная цель общества - удовлетворение общественных потребностей, путем извлечение своей прибыли, при этом, не потеряв «своего лица».
Основные направления общества, его цели, задачи и функции, определены уставом. Большую значимость для исследования, получили итоги изучения деятельности старшего бухгалтера, поскольку именно на нее, возложена ответственность за организацию делопроизводства в обществе. Основные обязанности старшего бухгалтера прописаны в должностной инструкции. Не смотря на это, данная должностная инструкция не соответствовала новым нормативным требованиям, не отражала основные вопросы, затрагиваемые квалификационные требования старшего бухгалтера как работника и специалиста. Улучшенная и переработанная должностная инструкция старшего бухгалтера, в дальнейшем поможет наладить рабочий процесс как старшему бухгалтеру, так и делопроизводителю.
Проанализировав документный состав, мы увидели, что в ООО «Титул» применяются различные виды документов, основную группу которых составляют: организационная документация, распорядительная документация, информационно - справочная документация. В изучении данной темы были рассмотрены не все виды документации. Очень многие документы, касающиеся например кадровых вопросов или приказов, были опущены, хотя и играют огромную роль в современном документировании, но имеют свою специфику оформления.
Документы в обществе хранятся в соответствии с нормативно - методическими требованиями, в специально - отведенном под архив помещении. Ответственным за архив назначен старший бухгалтер.
Изучив объем документооборота, приходим к выводу, что количество документов поступающих в общество, постепенно увеличивается, а это говорит о том, что вопрос о правильном оформлении документов на сегодняшний день только возрастает. Основные требования к оформлению документов прописаны в ГОСТ Р 6.30 - 2003 и в инструкции по делопроизводству, кото-рой в ООО «Титул» нет.
Проведя исследование, видно, что организация делопроизводства в обществе построена не эффективно, из - за отсутствия локальных нормативно - методических документов.
В связи с этим, разработанная инструкция по делопроизводству и переработанная должностная инструкция старшего бухгалтера, помогут улучшить дальнейшую работу в обществе с ограниченной ответственностью «Титул».

Купить