Проведен анализ разделов инструкции по делопроизводству Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края.
Есть приложения.
Введение 3
1 Теоретические аспекты анализа инструкции по делопроизводству 5
1.1 Назначение инструкции по делопроизводству и этапы ее подготовки 5
1.2 Современные требования к структуре и содержанию инструкции 11
2 Анализ инструкции по делопроизводству Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края 16
2.1 Структура и содержание основных разделов 16
2.2 Анализ структуры и содержания инструкции 19
Заключение 24
Список использованных источников 26
Приложение 1 30
Приложение 2 31
Приложение 3 32
Приложение 4 33
Приложение 5 34
На основе федеральных правовых актов на предприятиях разрабатываются локальные нормативные акты, регламентирующие работу с управленческой документацией. Необходимо обращать более серьезное внимание на содержание указанных локальных актов, так как их положения достаточно часто используются при рассмотрении различных судебных споров. В частности, если не были соблюдены правила обработки документов, действия организации будут признаны незаконными. Только четкий порядок работы с документами позволит компании избежать различных конфликтных ситуаций. Обеспечить такой порядок должна инструкция по делопроизводству.
Данным фактом объясняется актуальность исследования.
Цель работы: проанализировать инструкцию по делопроизводству Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края.
Для достижения указанной цели, необходимо решить следующие задачи:
1. Определить назначение инструкции по делопроизводству и этапы ее подготовки.
2. Изучить современные требования к структуре инструкции и ее содержанию.
3. Изучить структуру и содержание разделов инструкции по делопроизводству Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края.
4. Проанализировать структуру и содержание разделов на предмет соответствия требованиям Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях.
Объект данного исследования – инструкция по делопроизводству
Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края.
Предмет – анализ инструкции по делопроизводству Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края.
В ходе написания работы использовались следующие методы исследования: анализ различных источников литературы; общенаучные методы познания, включающие методы классификации, обобщения, описания, принципы и методы системного подхода, что позволило в совокупности обеспечить достоверность и обоснованность выводов.
В работе сделан упор на современные нормативно-правовые акты в сфере документационного обеспечения управленческой деятельности. Были использованы основополагающие труды по делопроизводству и документоведению таких авторов, как В.В. Андреева, О.С. Грозова, Л.А. Доронина, Е.В. Зайцев, Т.А.Казакевич, Н.Н. Шувалов и др. Требования современных нормативно-правовых актов рассмотрены в публикациях Е.Н. Кожановой, А.В. Кузьмина, В.Ф, Янковой. Вопросы специфики разработки инструкции конкретной организации затрагиваются А.В. Мельниковым, А.В. Медведевой.
Работа состоит из введения, двух глав основной части, заключения и приложений, иллюстрирующих основные положения исследования.
Документационное обеспечение управленческой деятельности, равно как и многие другие функции управления, в своей основе имеет целый спектр правовых актов различного уровня. В качестве таких актов можно указать инструкцию по делопроизводству. Данный локальный нормативный акт разрабатывается во всех государственных учреждениях с целью регламентации документационных процессов.
Изучение процесса внедрения инструкции позволило установить, что это сложный и многоэтапный процесс, в составе которого были выделены три стадии. Первая – предпроектная, в рамках которой производится анализ организации и системы делопроизводства. Второй – проектный предполагает разработку проекта будущей инструкции. И, наконец, заключительный этап – стадия внедрения.
Разработанная на предприятии инструкция отражает все процессы работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Основополагающим материалом для разработки служит введенная в действие в 2018 году Примерная инструкция по делопроизводству в государственных учреждениях. На ее основе разрабатывается структура локального акта и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. При описании технологии работы с электронными документами, лучше воспользоваться требованиями ГОСТ ИСО 15489-1-2007, а при описании правил оформления документов, нужно воспользоваться ГОСТ Р 7.0.97-2016.
В процессе исследования была изучена инструкция по делопроизводству Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края. В результате изучения структуры и разделов, сделан вывод о том, что
рассматриваемая инструкция введена в действие с целью регламентации, совершенствования и повышения эффективности системы делопроизводства министерства. При ее разработке были учтены требования современных нормативно-правовых актов в области делопроизводства, инструкция учитывает особенности ведения документационных процедур данного ведомства. В ее разделах отражены все процессы работы с документами, в приложении представлены необходимые образцы.
Анализ разделов инструкции позволил утверждать, что документ был составлен на основе современных требований нормативно-правовых актов в области делопроизводства, актуальных на момент составления инструкции.
Однако, в ходе анализа были выделены недостатки: отсутствие нужных разделов, дублирование информации, недостаток нужных приложений. В качестве рекомендаций были предложены следующие шаги: пересмотр структуры локального акта, расположение информации в более логичной последовательности, доработка ряда разделов, разработка примеров составления текстов документов, разработка необходимых материалов для приложения.
На основании всего изложенного был сделан вывод о невозможности использования инструкции в качестве рабочего инструмента в процессе документационного обеспечения.
Таким образом, все поставленные задачи были выполнены и цель работы достигнута.
