Автоматизация бизнес-процесса «Техническая деятельность» в строительной организации ООО «ПСК «Грифон»
|
ВВЕДЕНИЕ 8
1 АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 11
1.1 Организационно-экономическая характеристика предметной области 11
1.1.1 Обследование предприятия 11
1.1.3 Организационно-функциональная структура предприятия 13
1.2 Функциональная модель AS IS и TO BE объекта 18
1.2.1 Функциональная модель AS-IS объекта 22
1.2.3 Обоснование внедрения документооборота 27
1.3 Построение модели TO-BE 35
1.4 Обоснование проектного решения 39
1.4.1 Анализ информационных систем 39
2 ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ 46
2.1 Системные требования к системе электронного документооборота 46
2.2 Регистрация документа в системе 47
2.3 Этапы установки системы 48
2.3.1 Установка сервера FossDoc MS SQL SERVER 48
2.3.2 Установка FassDoc 50
2.3.3.3 Реализация отчетов 60
2.3.4 Работа пользователя 64
2.3.4.1 Работа с библиотеками 65
2.3.4.2 Шаблоны документов 68
2.4 Обучение персонала
3 Экономическое обоснование проекта 71
3.1 Общее 71
3.2 Расчет затрат на внедрение ИС 72
3.3 Расчет затрат до внедрения ИС 74
3.4 Расчет затрат после внедрения ИС 76
3.5 Годовой экономический эффект 78
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 82
Приложение А. Техническое задание 84
Приложение Б. Технико-экономическое обоснование 91
1 АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 11
1.1 Организационно-экономическая характеристика предметной области 11
1.1.1 Обследование предприятия 11
1.1.3 Организационно-функциональная структура предприятия 13
1.2 Функциональная модель AS IS и TO BE объекта 18
1.2.1 Функциональная модель AS-IS объекта 22
1.2.3 Обоснование внедрения документооборота 27
1.3 Построение модели TO-BE 35
1.4 Обоснование проектного решения 39
1.4.1 Анализ информационных систем 39
2 ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ 46
2.1 Системные требования к системе электронного документооборота 46
2.2 Регистрация документа в системе 47
2.3 Этапы установки системы 48
2.3.1 Установка сервера FossDoc MS SQL SERVER 48
2.3.2 Установка FassDoc 50
2.3.3.3 Реализация отчетов 60
2.3.4 Работа пользователя 64
2.3.4.1 Работа с библиотеками 65
2.3.4.2 Шаблоны документов 68
2.4 Обучение персонала
3 Экономическое обоснование проекта 71
3.1 Общее 71
3.2 Расчет затрат на внедрение ИС 72
3.3 Расчет затрат до внедрения ИС 74
3.4 Расчет затрат после внедрения ИС 76
3.5 Годовой экономический эффект 78
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 82
Приложение А. Техническое задание 84
Приложение Б. Технико-экономическое обоснование 91
В настоящее время информационные технологии заняли одну из главных ниш общественной жизни. При работе различных организаций, государственных, общественных структур возникают огромные потоки информации для обработки и анализа которых требуются большое количество времени и дополнительный штат сотрудников. Для облегчения данной работы созданы новые системы документооборота, которые направлены на ускорение получения и обработки нужной информации, так как комплекс работ с документами весьма энергоемкий процесс (создание, отправление, получение и использование занимает большое количество времени).
В развитых странах, уже давно вошло в практику ведение электронного документооборота (ЭД), так как данная технология позволяет унифицировать и анализировать документацию. Так, например, в Японии, США, Китае и Великобритании значимую роль отводят корпоративной социальной ответственности, и считают целесообразным анализировать комплексную деятельность компании для понимания всей картины, а не только финансовую отчетность. В России же постепенно начинаются набираться обороты по вводу ЭД. Государственные органы Российской Федерации тоже постепенно переходят на систему электронного документооборота, так в постановлении №1494 правительства РФ от 2015 года было ведено правило электронного документооборота в органах государственной власти, что позволило увеличить эффективность и мгновенность взаимодействия различных органов власти, как между ведомствами, так и внутри отдельного ведомства [1].
За последние десять лет отечественные отраслевые СЭД прошли долгий путь от систем для легкой автоматизации офисов в небольших компаниях до полностью ECM-решений мирового уровня, которые также поддерживают внутренние процессы управления офисами (рисунок 1) [2].
Документооборот - это движение документов с момента создания до завершения исполнения и хранения архивов. А система электронного документооборота - это, в свою очередь, инструмент, который позволяет автоматизировать обмен данными и перенести его в электронный вид.
Автоматизация системы электронного документооборота (СЭД) - это обязательная составляющая успешного предприятия, которое позволяет вести документооборот в упорядоченном виде и обеспечить эффективно организованную систему поиска документов. Так же в современной рыночной экономике имеет важное значение конкуренция, в свою очередь это означает, быстрое взаимодействие с клиентом и между отделами [3].
При обследовании строительной отрасли Оренбургской области, было выявлено, что количество строительных работ с каждым годом растет (представлено в таблице 1), и поскольку объем информации, который используется в процессе функционирования компании постоянно увеличивается, а текущая информация часто изменяется, то персоналу, ответственному за ведение документооборота приходится вносить и изменять новые данные в соответствующие документы вручную, что отнимает много сил и времени, негативно сказывается на эффективности работ. В связи, с чем появилось необходимость модернизации системы ведения документооборота компании, посредством перевода ее на электронную основу, что в дальнейшем позволит полностью отказаться от традиционной формы документооборота.
Таблица 1 - Объем работ, выполненных по виду экономической деятельности «Строительство»
Годы Миллионов рублей (в фактически действовавших ценах) В процентах к предыдущему году (в сопоставимых ценах)
2014 47597,4 109,5
2015 60566,7 99,1
2016 49750,8 76,3
2017 62949,9 128,3
2018 66996,4 115,8
Таким образом, целью выпускной квалификационной работы является повышение эффективности деятельности строительного предприятия ООО «ПСК «Грифон», за счет внедрения электронного документооборота. Чтобы достичь поставленной цели, следует решить следующие задачи:
- проанализировать предприятие ООО «ПСК «Грифон»;
- исследовать бизнес-процессы: построить функциональные модели AS-IS и модели TO-BE;
- проанализировать рынок систем электронного документооборота (СЭД) и обосновать выбор;
Объектом исследования данной курсовой работы является строительное предприятие ООО «ПСК «Грифон».
Предмет исследования - автоматизированный бизнес-процесс строительной организации.
В развитых странах, уже давно вошло в практику ведение электронного документооборота (ЭД), так как данная технология позволяет унифицировать и анализировать документацию. Так, например, в Японии, США, Китае и Великобритании значимую роль отводят корпоративной социальной ответственности, и считают целесообразным анализировать комплексную деятельность компании для понимания всей картины, а не только финансовую отчетность. В России же постепенно начинаются набираться обороты по вводу ЭД. Государственные органы Российской Федерации тоже постепенно переходят на систему электронного документооборота, так в постановлении №1494 правительства РФ от 2015 года было ведено правило электронного документооборота в органах государственной власти, что позволило увеличить эффективность и мгновенность взаимодействия различных органов власти, как между ведомствами, так и внутри отдельного ведомства [1].
За последние десять лет отечественные отраслевые СЭД прошли долгий путь от систем для легкой автоматизации офисов в небольших компаниях до полностью ECM-решений мирового уровня, которые также поддерживают внутренние процессы управления офисами (рисунок 1) [2].
Документооборот - это движение документов с момента создания до завершения исполнения и хранения архивов. А система электронного документооборота - это, в свою очередь, инструмент, который позволяет автоматизировать обмен данными и перенести его в электронный вид.
Автоматизация системы электронного документооборота (СЭД) - это обязательная составляющая успешного предприятия, которое позволяет вести документооборот в упорядоченном виде и обеспечить эффективно организованную систему поиска документов. Так же в современной рыночной экономике имеет важное значение конкуренция, в свою очередь это означает, быстрое взаимодействие с клиентом и между отделами [3].
При обследовании строительной отрасли Оренбургской области, было выявлено, что количество строительных работ с каждым годом растет (представлено в таблице 1), и поскольку объем информации, который используется в процессе функционирования компании постоянно увеличивается, а текущая информация часто изменяется, то персоналу, ответственному за ведение документооборота приходится вносить и изменять новые данные в соответствующие документы вручную, что отнимает много сил и времени, негативно сказывается на эффективности работ. В связи, с чем появилось необходимость модернизации системы ведения документооборота компании, посредством перевода ее на электронную основу, что в дальнейшем позволит полностью отказаться от традиционной формы документооборота.
Таблица 1 - Объем работ, выполненных по виду экономической деятельности «Строительство»
Годы Миллионов рублей (в фактически действовавших ценах) В процентах к предыдущему году (в сопоставимых ценах)
2014 47597,4 109,5
2015 60566,7 99,1
2016 49750,8 76,3
2017 62949,9 128,3
2018 66996,4 115,8
Таким образом, целью выпускной квалификационной работы является повышение эффективности деятельности строительного предприятия ООО «ПСК «Грифон», за счет внедрения электронного документооборота. Чтобы достичь поставленной цели, следует решить следующие задачи:
- проанализировать предприятие ООО «ПСК «Грифон»;
- исследовать бизнес-процессы: построить функциональные модели AS-IS и модели TO-BE;
- проанализировать рынок систем электронного документооборота (СЭД) и обосновать выбор;
Объектом исследования данной курсовой работы является строительное предприятие ООО «ПСК «Грифон».
Предмет исследования - автоматизированный бизнес-процесс строительной организации.
Использование информационных технологий на предприятии делает компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. В процессе работы был проведен анализ строительной организации ООО «ПСК «Грифон», представлена его характеристика и рассмотрены особенности организационно-функциональной структуры.
На предприятии было выделено 6 протекающих бизнес-процессов среди которых: 1 управляющий, 4 вспомогательных и 1 основной. Построена модель AS-IS (как есть), которая отражает текущее состояние дел в компании. Далее проведено ранжирование бизнес-процесса и в результате выделен процесс «Техническая деятельность». Проблема данного процесса заключалась в сфере документооборота, так как вся документация проходит через него и напрямую зависит результативность строительной организации в целом, происходили задержки строительных работ.
После описание модели бизнес-процессов организации AS-IS и анализа данной модели следует построение модели TO-BE, в которой описан процесс автоматизации процесса «Техническая деятельность» для повышения эффективности данного процесса.
Следующим пунктом является обоснование проектного решения. Был проанализирован рынок систем электронного документооборота, и проведено сравнение по следующим критериям:
- Регистрация документов;
- Создание документов по шаблону;
- Возможность назначения ответственного исполнителя по документу;
- Разграничение прав доступа к объектам системы;
- Наличие программных средств контроля целостности документов;
- Средства работы на мобильных устройствах;
- Наличие интуитивно понятного интерфейса.
В практической части выпускной квалификационной работы подробно дано описание прикладного решения. На основе анализа строительного предприятия получилось, выявить необходимые функции и задачи, которыми должна обладать система, разработан порядок внедрения информационной системы, который включает следующие этапы:
- установка выбранной системы FossDoc;
- первоначальная настройка, доработка и адаптация системы под требования строительной организации ООО «ПСК «Грифон»;
- обучение персонала.
В экономической части работы, представляются все необходимые расчеты для отображения экономического эффекта от внедрения электронного документооборота. Показаны затраты на выполнение работ и прогноз изменения показателей бизнес-процесса после его автоматизации. Судя по расчетам, экономический эффект будет присутствовать, чуть больше 7 месяцев, то есть система окупиться за такой промежуток времени. Годовой экономический эффект превысит затраты на внедрение почти в 2 раза.
На предприятии было выделено 6 протекающих бизнес-процессов среди которых: 1 управляющий, 4 вспомогательных и 1 основной. Построена модель AS-IS (как есть), которая отражает текущее состояние дел в компании. Далее проведено ранжирование бизнес-процесса и в результате выделен процесс «Техническая деятельность». Проблема данного процесса заключалась в сфере документооборота, так как вся документация проходит через него и напрямую зависит результативность строительной организации в целом, происходили задержки строительных работ.
После описание модели бизнес-процессов организации AS-IS и анализа данной модели следует построение модели TO-BE, в которой описан процесс автоматизации процесса «Техническая деятельность» для повышения эффективности данного процесса.
Следующим пунктом является обоснование проектного решения. Был проанализирован рынок систем электронного документооборота, и проведено сравнение по следующим критериям:
- Регистрация документов;
- Создание документов по шаблону;
- Возможность назначения ответственного исполнителя по документу;
- Разграничение прав доступа к объектам системы;
- Наличие программных средств контроля целостности документов;
- Средства работы на мобильных устройствах;
- Наличие интуитивно понятного интерфейса.
В практической части выпускной квалификационной работы подробно дано описание прикладного решения. На основе анализа строительного предприятия получилось, выявить необходимые функции и задачи, которыми должна обладать система, разработан порядок внедрения информационной системы, который включает следующие этапы:
- установка выбранной системы FossDoc;
- первоначальная настройка, доработка и адаптация системы под требования строительной организации ООО «ПСК «Грифон»;
- обучение персонала.
В экономической части работы, представляются все необходимые расчеты для отображения экономического эффекта от внедрения электронного документооборота. Показаны затраты на выполнение работ и прогноз изменения показателей бизнес-процесса после его автоматизации. Судя по расчетам, экономический эффект будет присутствовать, чуть больше 7 месяцев, то есть система окупиться за такой промежуток времени. Годовой экономический эффект превысит затраты на внедрение почти в 2 раза.