Автоматизация оборота документов в отделе документационного обеспечения, на примере государственного учреждения «Городская больница № 40
|
Введение
Раздел 1. Общая часть
1.1. Цель разработки
1.2. Анализ использования разработки
1.3. Описание ПЭВМ IBM PC Intel Celeron 800 MHz
1.3.1. Основные характеристики ПЭВМ IBM PC Intel Celeron 800 MHz
1.3.2. Операционная система ПЭВМ Microsoft Windows XP Service Pack 2
1.4. Обоснование выбора средства программирования Microsoft Access 2000
Раздел 2. Специальная часть
2.1. Постановка задачи
2.1.1. Назначение задачи
2.1.2. Технико-математическое описание задачи
2.1.3. Структура входной информации
2.1.4 Структура выходной информации
2.1.5. Требования к программе
2.1.5.1. Требования к функциональным характеристикам
2.1.5.2. Требования к надежности
2.1.5.3. Требования к параметрам и составу технических средств
2.2. Описание алгоритма
2.3. Текст программы с описанием
2.4. Описание процесса отладки
2.5. Анализ результатов решения задачи
2.6. Инструкция к программе
Раздел 3. Экономическая часть
3.1. Определение группы сложности разрабатываемой программы
3.2. Определение степени новизны разрабатываемой программы
3.3. Определение степени охвата реализуемых функций разрабатываемой программы
типовыми программами на ПСВТ
3.4. Определение трудоемкости разработки программы
3.5. Расчет стоимости разработки программы
3.6. Расчет экономической эффективности от использования разработанной программы
Раздел 4. Мероприятия по технике безопасности, противопожарной безопасности и окружающей среды
4.1. Электробезопасность при эксплуатации вычислительных средств
4.2. Мероприятия по противопожарной технике
Раздел 1. Общая часть
1.1. Цель разработки
1.2. Анализ использования разработки
1.3. Описание ПЭВМ IBM PC Intel Celeron 800 MHz
1.3.1. Основные характеристики ПЭВМ IBM PC Intel Celeron 800 MHz
1.3.2. Операционная система ПЭВМ Microsoft Windows XP Service Pack 2
1.4. Обоснование выбора средства программирования Microsoft Access 2000
Раздел 2. Специальная часть
2.1. Постановка задачи
2.1.1. Назначение задачи
2.1.2. Технико-математическое описание задачи
2.1.3. Структура входной информации
2.1.4 Структура выходной информации
2.1.5. Требования к программе
2.1.5.1. Требования к функциональным характеристикам
2.1.5.2. Требования к надежности
2.1.5.3. Требования к параметрам и составу технических средств
2.2. Описание алгоритма
2.3. Текст программы с описанием
2.4. Описание процесса отладки
2.5. Анализ результатов решения задачи
2.6. Инструкция к программе
Раздел 3. Экономическая часть
3.1. Определение группы сложности разрабатываемой программы
3.2. Определение степени новизны разрабатываемой программы
3.3. Определение степени охвата реализуемых функций разрабатываемой программы
типовыми программами на ПСВТ
3.4. Определение трудоемкости разработки программы
3.5. Расчет стоимости разработки программы
3.6. Расчет экономической эффективности от использования разработанной программы
Раздел 4. Мероприятия по технике безопасности, противопожарной безопасности и окружающей среды
4.1. Электробезопасность при эксплуатации вычислительных средств
4.2. Мероприятия по противопожарной технике
Делопроизводство - это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осуществлении процесса правления. Документированием называется процесс подготовки и создания документов. Документ - материальный носитель информации.
Документы имеют юридическую силу и служат доказательством фактов при решении хозяйственных споров в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых споров с работниками предприятия.
Значение организации делопроизводства для совершенствования аппарата управления объясняется большим удельным весом документации в процессе управления организацией, предприятием, учреждением.
В зависимости от назначения документы могут выполнять различные роли. Коммуникативная функция документов обеспечивает внешние связи учреждений, организаций; информационная функция дает возможность анализировать деятельность; научно-историческая функция обеспечивает исследование истории организаций, их взаимосвязи, место и значение в обществе.
От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность управления, организация труда, культура работы аппарата, использование информации в будущем.
Далее перечислены наименования документов, которые используются в ГУ «Городская Больница № 40» в отделе документационного обеспечения и их характеристики.
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями.
Издание распорядительных документов обязательно: по организационным вопросам, по вопросам планирования, производства, строительства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы.
Это, конечно, не все вопросы, по которым возможно и необходимо создание распорядительных документов. Они являются наиболее характерными и стабильными основаниями для обязательного издания распорядительных документов.
Во всех случаях, когда действующими нормами не установлено обязательное издание документа, выбор письменной или устной формы управленческих действий лежит на органе управления (должностном лице).
Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям; группам или отдельным должностным лицам.
К распорядительным документам относятся: постановление, указание, приказ, решение, распоряжение. Они аналогичны друг другу. Формуляр-образец этих документов отличается друг от друга некоторыми реквизитами.
Приказ
Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующего на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.
Это - основной распорядительный документ. Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и т.д.
Приказы оформляются на общих бланках или на специальных бланках, где типографским способом нанесено название документа - ПРИКАЗ.
Выписка из приказа
ВЫПИСКА - копия части документа. В выписке берётся только та часть текста, которая нужна для работы. Констатирующая часть пишется полностью (если она есть). Слова Верно, наименование должности, дата пишутся от левого поля, расшифровка подписи после 48 печатного знака от левого поля.
Распоряжение
Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеют обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Их издают предприятия, организации, министерства, правительство, администрации городов, районов и т.д.
Распоряжения бывают длительного действия и касающиеся конкретного вопроса.
Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную части. В первой указывают цель или причину распоряжения, во второй, начинающейся словом "ОБЯЗЫВАЮ", - предписываемые действия. В констатирующей части целесообразно использовать устойчивые формулировки: "в соответствии", "в связи", "в целях"...
Письмо
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте.
Служат средством общения с учреждениями, частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.
Письмо должно составляться в том случае, коп невозможно решить вопрос другими способами (личная беседа, телефонный разговор).
Существует много видов служебных писем. Письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, зап¬рос, требуют ответа. Письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание, не требуют ответа.
Телеграмма.
Телеграмма – документы, выделяемые по способу передачи (по телеграфу).
Документ передаётся по телеграфу, если другой способ замедлит исполнение.
Телеграммы бывают с несколькими текстами в один пункт, с аналогичным текстом в разные пункты, фототелеграмма, схема-телеграмма, с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом, на специальном бланке и т.д.
Телефонограмма.
Телефонограмма – обобщённое название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передаётся по телефону, записывается получателем).
Используется для передачи срочных распоряжений, извещений и сведений в пределах телефонной связи.
Заявление.
Заявление - документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на ту, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.
Заявление работник пишет, как правило, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии. Заявление имеет реквизиты: / название вида документа, / дата,
/ адресат (кому направлено), / от кого направлено, / текст, / подпись.
Индивидуальная номенклатура
Протокол – документ, фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.
Протоколы оформляются на бланках организации; на специальных бланках, где название документа заранее напечатано в типографии или на обычных листах бумаги формата А4.
Индивидуальная номенклатура дел имеет место в одном конкретном учреждении, отражая специфику его делопроизводства.
ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ
Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерная загрузка подразделений и должностных лиц.
Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, оправданным.
Документооборот осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители, специалисты, служащие) и пунктами технической обработки (экспедиция, секретарь, копировально-множительная служба и т.п.).
Различают три основных потока документов:
♦ входящий (поступающий в учреждение документы),
♦ исходящий (отправляемые из учреждения документы),
♦ внутренний (создаются в учреждении и не выходят за его пределы).
Входящие документы разделяют на документопотоки, направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям.
В подразделениях формируются исходящие документы.
Движение документов должно быть прямоточным, т.е. исключающим возвратные маршруты. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном подразделении или у одного исполнителя.
Документы распределяются в учреждении в соответствии с функциями подразделений и исполнителей, которые закреплены в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях для исполнителей.
Обработка входящих документов
Обработкой корреспонденции занимается отдел документационного обеспечения.
Первоначальная обработка поступающей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, проверяется адрес документа, количество листов, приложений. При отсутствии листов документа или приложения нужно поставить в известность отправителя документа, сделать пометку на документе и в журнале (карточке) регистрации в графе "Примечание".
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.
Все конверты, за исключением личной корреспонденции и писем в адрес общественных организаций, вскрываются.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда дату отправки и получения документа можно установить только по конверту, иногда можно установить адрес корреспондента. Письма с пометкой "лично" передаются работникам фирмы.
Предварительное рассмотрение: документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Эту операцию производят с помощью Перечня нерегистрируемых документов (в каждой организации есть свой перечень таких документов).
На регистрируемых документах проставляется "отметка о поступлении" - название организации, дата поступления, номер.
Документы на имя руководства и без указания конкретного адресата передаются руководителю, а документы в адрес структурных подразделений -секретарям структурных подразделений ним руководителям. Для удобства обработки документов секретарь может иметь разные пап¬ки: "К исполнению", "В ожидании ответа", "Срочно" и т.п. Можно использовать папки различных цветов.
После сортировки, постановки отметки о поступлении документы передаются (докладываются) руководите¬лю (передаются наиболее важные и срочные из поступивших документов), остальную корреспонденцию секретарь распределяет между заместителями (согласно их компетенции).
Если к поступившим документам надо подобрать дополнительные материалы (контракты, предыдущие письма и т.п.), то их передают вместе с поступившей корреспонденцией.
Руководитель, рассматривая документы, пишет резолюцию на них. Резолюция включает в себя следующие элементы: кому, что сделать, к какому сроку, подпись руководителя и дата.
Получив от руководителя документы с резолюцией, отдел документационного обеспечения вносит сведения о документе и резолюцию в журнал входящей корреспонденции или карточку регистрации.
Документы должны передаваться руководству или исполнителям в день их поступления.
Рассмотрение документов должно производиться в кратчайшие сроки (как правило, в день поступления документа).
Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или размножаются и передаются одновременно в копиях.
Документы имеют юридическую силу и служат доказательством фактов при решении хозяйственных споров в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых споров с работниками предприятия.
Значение организации делопроизводства для совершенствования аппарата управления объясняется большим удельным весом документации в процессе управления организацией, предприятием, учреждением.
В зависимости от назначения документы могут выполнять различные роли. Коммуникативная функция документов обеспечивает внешние связи учреждений, организаций; информационная функция дает возможность анализировать деятельность; научно-историческая функция обеспечивает исследование истории организаций, их взаимосвязи, место и значение в обществе.
От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность управления, организация труда, культура работы аппарата, использование информации в будущем.
Далее перечислены наименования документов, которые используются в ГУ «Городская Больница № 40» в отделе документационного обеспечения и их характеристики.
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями.
Издание распорядительных документов обязательно: по организационным вопросам, по вопросам планирования, производства, строительства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы.
Это, конечно, не все вопросы, по которым возможно и необходимо создание распорядительных документов. Они являются наиболее характерными и стабильными основаниями для обязательного издания распорядительных документов.
Во всех случаях, когда действующими нормами не установлено обязательное издание документа, выбор письменной или устной формы управленческих действий лежит на органе управления (должностном лице).
Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям; группам или отдельным должностным лицам.
К распорядительным документам относятся: постановление, указание, приказ, решение, распоряжение. Они аналогичны друг другу. Формуляр-образец этих документов отличается друг от друга некоторыми реквизитами.
Приказ
Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующего на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.
Это - основной распорядительный документ. Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и т.д.
Приказы оформляются на общих бланках или на специальных бланках, где типографским способом нанесено название документа - ПРИКАЗ.
Выписка из приказа
ВЫПИСКА - копия части документа. В выписке берётся только та часть текста, которая нужна для работы. Констатирующая часть пишется полностью (если она есть). Слова Верно, наименование должности, дата пишутся от левого поля, расшифровка подписи после 48 печатного знака от левого поля.
Распоряжение
Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеют обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Их издают предприятия, организации, министерства, правительство, администрации городов, районов и т.д.
Распоряжения бывают длительного действия и касающиеся конкретного вопроса.
Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную части. В первой указывают цель или причину распоряжения, во второй, начинающейся словом "ОБЯЗЫВАЮ", - предписываемые действия. В констатирующей части целесообразно использовать устойчивые формулировки: "в соответствии", "в связи", "в целях"...
Письмо
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте.
Служат средством общения с учреждениями, частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.
Письмо должно составляться в том случае, коп невозможно решить вопрос другими способами (личная беседа, телефонный разговор).
Существует много видов служебных писем. Письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, зап¬рос, требуют ответа. Письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание, не требуют ответа.
Телеграмма.
Телеграмма – документы, выделяемые по способу передачи (по телеграфу).
Документ передаётся по телеграфу, если другой способ замедлит исполнение.
Телеграммы бывают с несколькими текстами в один пункт, с аналогичным текстом в разные пункты, фототелеграмма, схема-телеграмма, с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом, на специальном бланке и т.д.
Телефонограмма.
Телефонограмма – обобщённое название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передаётся по телефону, записывается получателем).
Используется для передачи срочных распоряжений, извещений и сведений в пределах телефонной связи.
Заявление.
Заявление - документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на ту, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.
Заявление работник пишет, как правило, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии. Заявление имеет реквизиты: / название вида документа, / дата,
/ адресат (кому направлено), / от кого направлено, / текст, / подпись.
Индивидуальная номенклатура
Протокол – документ, фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.
Протоколы оформляются на бланках организации; на специальных бланках, где название документа заранее напечатано в типографии или на обычных листах бумаги формата А4.
Индивидуальная номенклатура дел имеет место в одном конкретном учреждении, отражая специфику его делопроизводства.
ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ
Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерная загрузка подразделений и должностных лиц.
Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, оправданным.
Документооборот осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители, специалисты, служащие) и пунктами технической обработки (экспедиция, секретарь, копировально-множительная служба и т.п.).
Различают три основных потока документов:
♦ входящий (поступающий в учреждение документы),
♦ исходящий (отправляемые из учреждения документы),
♦ внутренний (создаются в учреждении и не выходят за его пределы).
Входящие документы разделяют на документопотоки, направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям.
В подразделениях формируются исходящие документы.
Движение документов должно быть прямоточным, т.е. исключающим возвратные маршруты. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном подразделении или у одного исполнителя.
Документы распределяются в учреждении в соответствии с функциями подразделений и исполнителей, которые закреплены в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях для исполнителей.
Обработка входящих документов
Обработкой корреспонденции занимается отдел документационного обеспечения.
Первоначальная обработка поступающей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, проверяется адрес документа, количество листов, приложений. При отсутствии листов документа или приложения нужно поставить в известность отправителя документа, сделать пометку на документе и в журнале (карточке) регистрации в графе "Примечание".
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.
Все конверты, за исключением личной корреспонденции и писем в адрес общественных организаций, вскрываются.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда дату отправки и получения документа можно установить только по конверту, иногда можно установить адрес корреспондента. Письма с пометкой "лично" передаются работникам фирмы.
Предварительное рассмотрение: документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Эту операцию производят с помощью Перечня нерегистрируемых документов (в каждой организации есть свой перечень таких документов).
На регистрируемых документах проставляется "отметка о поступлении" - название организации, дата поступления, номер.
Документы на имя руководства и без указания конкретного адресата передаются руководителю, а документы в адрес структурных подразделений -секретарям структурных подразделений ним руководителям. Для удобства обработки документов секретарь может иметь разные пап¬ки: "К исполнению", "В ожидании ответа", "Срочно" и т.п. Можно использовать папки различных цветов.
После сортировки, постановки отметки о поступлении документы передаются (докладываются) руководите¬лю (передаются наиболее важные и срочные из поступивших документов), остальную корреспонденцию секретарь распределяет между заместителями (согласно их компетенции).
Если к поступившим документам надо подобрать дополнительные материалы (контракты, предыдущие письма и т.п.), то их передают вместе с поступившей корреспонденцией.
Руководитель, рассматривая документы, пишет резолюцию на них. Резолюция включает в себя следующие элементы: кому, что сделать, к какому сроку, подпись руководителя и дата.
Получив от руководителя документы с резолюцией, отдел документационного обеспечения вносит сведения о документе и резолюцию в журнал входящей корреспонденции или карточку регистрации.
Документы должны передаваться руководству или исполнителям в день их поступления.
Рассмотрение документов должно производиться в кратчайшие сроки (как правило, в день поступления документа).
Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или размножаются и передаются одновременно в копиях.