Помощь студентам в учебе
Бухгалтерский учет и анализ материальных ценностей в условиях компьютеризации бухгалтерского учета (на примере Елабужского института (филиала) ФГАОУ ВО КФУ)
|
ВВЕДЕНИЕ 3
1. КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В УЧЕТЕ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ 6
1.1. Роль и значение компьютеризации производства на современном этапе 6
1.2. Обзор компьютерных систем, используемых в учете и анализе материальных ценностей 17
2. ДЕЙСТВУЮЩАЯ ПРАКТИКА КОМПЬЮТЕРИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ В ЕИ ФГАОУ ВО КФУ 32
2.1. Основы бухгалтерского учета материальных ценностей в ЕИ ФГАОУ ВО КФУ 32
2.2. Компьютеризация первичного документирования движения материальных ценностей 39
2.3. Формирование электронных выходных документов по учету материальных ценностей 46
3. АНАЛИЗ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ В УСЛОВИЯХ КОМПЬЮТЕРИЗАЦИИ 53
3.1. Анализ состава, структуры и динамики материальных ценностей организации 53
3.2. Оценка возможности компьютеризации аналитических расчетов 62
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 68
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 73
ПРИЛОЖЕНИЯ
1. КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В УЧЕТЕ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ 6
1.1. Роль и значение компьютеризации производства на современном этапе 6
1.2. Обзор компьютерных систем, используемых в учете и анализе материальных ценностей 17
2. ДЕЙСТВУЮЩАЯ ПРАКТИКА КОМПЬЮТЕРИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ В ЕИ ФГАОУ ВО КФУ 32
2.1. Основы бухгалтерского учета материальных ценностей в ЕИ ФГАОУ ВО КФУ 32
2.2. Компьютеризация первичного документирования движения материальных ценностей 39
2.3. Формирование электронных выходных документов по учету материальных ценностей 46
3. АНАЛИЗ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ В УСЛОВИЯХ КОМПЬЮТЕРИЗАЦИИ 53
3.1. Анализ состава, структуры и динамики материальных ценностей организации 53
3.2. Оценка возможности компьютеризации аналитических расчетов 62
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 68
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 73
ПРИЛОЖЕНИЯ
Тема данной выпускной квалификационной работы: «Бухгалтерский учёт и анализ материальных ценностей в условиях компьютеризации бухгалтерского учёта (на примере Елабужского института (филиала) федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего образования "Казанский (Приволжский) федеральный университет").
Работа бухгалтерии любой организации сводится не только к хранению данных об имуществе и обязательствах предприятия, но и к формированию на основании этих данных бухгалтерских отчетов различного уровня сложности. Конечно, такую работу можно проделать, используя различные программные продукты, предназначенные для удобного хранения данных - базы данных или, в простом случае, электронные таблицы. Однако одним из основных требований к бухгалтерскому учету (согласно закону о бухгалтерском учете) является документальное обоснование каждой бухгалтерской операции. Поэтому актуальным для приложения, реализующего автоматизацию работы бухгалтерии, является удобный интерфейс, позволяющий создавать все основные типы документов, применяемые на предприятии. Однако для того чтобы иметь такую пользовательскую оболочку, требуется огромный объем работы программистов. Поэтому создание собственных бухгалтерских приложений каждым предприятием в отдельности часто не является рентабельным. В этой связи широкое распространение получили специализированные бухгалтерские программы, облегчающие работу программистов по настройке и созданию бухгалтерских документов и отчетов.
Все современные бухгалтерские программы основаны на создании документооборота предприятия. Процесс работы с бухгалтерской программой представляется так. Пользователь вводит первичные документы, которые обрабатываются программой. Результатом этой обработки являются сформированные хозяйственные операции. Каждая хозяйственная операция представляет собой набор бухгалтерских проводок. Таким образом, главная цель автоматизации бухгалтерских задач - обеспечение автоматического формирования хозяйственных операций, а также обеспечение удобного хранения и анализа бухгалтерской информации.
Сегодня наиболее популярными программами являются "1С:Предприятие", "БЭСТ", "Парус". Все они являются системами автоматизации, т. е. позволяют осуществлять работу организации в согласованном режиме сразу на нескольких участках, либо последовательно на разных этапах хозяйственного цикла.
Актуальность темы дипломной работы обусловлена особой важностью правильного управления автоматизированного учёта материальных ценностей организации в условиях внедрения специальных систем автоматизированного учёта, величина материальных ценностей, их приобретение и выбытие оказывают прямое влияние на непрерывность производственного процесса, ликвидность бухгалтерского баланса и размер налогов.
Целью данной выпускной квалификационной работы является изучение существующего уровня компьютеризации учёта материальных ценностей на примере Елабужского института (филиала) федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего образования "Казанский (Приволжский) федеральный университет", а также проведение анализа организации и методики учёта материальных ценностей Елабужского института (филиала) ФГАОУ ВО КФУ.
Для раскрытия поставленной цели требуется решить следующие задачи:
• раскрыть теоретические основы компьютеризации учёта организации;
• рассмотреть системы учета материальных ценностей в бюджетной организации, контроля за сохранностью и использованием материальных ценностей в условиях компьютеризации системы;
• провести анализ обеспеченности, эффективности использования и движения материальных ценностей в Елабужском институте (филиале) ФГАОУ ВО КФУ.
Объектом исследования является Елабужский институт (филиал) ФГАОУ ВО КФУ.
Предмет исследования - бухгалтерский учёт и анализ материальных ценностей организации в условиях компьютеризации.
В ходе подготовки ВКР были использованы следующие методы: анализ, синтез, сравнение, обобщение и метод экспертных оценок.
Методологическими основами исследования в работе являются нормативные и законодательные акты по бухгалтерскому учету материальных ценностей, а также труды ученых по заданной теме исследования.
Информационной базой исследования является нормативная документация, литература по бухгалтерскому учету и анализу материальных ценностей, публикации экономических журналов и газет, таких как «Бухгалтерский учет», «Главбух», «Финансовая газета» и внутренняя документация предприятия (регистры синтетического и аналитического учета, бухгалтерская и оперативная отчетность, база «1С:Предприятие») по учету материальных ценностей.
Практическая значимость работы заключается в том, что для рассмотренной бюджетной организации анализ и вывод данной ВКР будет весьма полезен.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трёх глав, заключения, содержит таблицы, рисунки, приложения и список литературы.
Работа бухгалтерии любой организации сводится не только к хранению данных об имуществе и обязательствах предприятия, но и к формированию на основании этих данных бухгалтерских отчетов различного уровня сложности. Конечно, такую работу можно проделать, используя различные программные продукты, предназначенные для удобного хранения данных - базы данных или, в простом случае, электронные таблицы. Однако одним из основных требований к бухгалтерскому учету (согласно закону о бухгалтерском учете) является документальное обоснование каждой бухгалтерской операции. Поэтому актуальным для приложения, реализующего автоматизацию работы бухгалтерии, является удобный интерфейс, позволяющий создавать все основные типы документов, применяемые на предприятии. Однако для того чтобы иметь такую пользовательскую оболочку, требуется огромный объем работы программистов. Поэтому создание собственных бухгалтерских приложений каждым предприятием в отдельности часто не является рентабельным. В этой связи широкое распространение получили специализированные бухгалтерские программы, облегчающие работу программистов по настройке и созданию бухгалтерских документов и отчетов.
Все современные бухгалтерские программы основаны на создании документооборота предприятия. Процесс работы с бухгалтерской программой представляется так. Пользователь вводит первичные документы, которые обрабатываются программой. Результатом этой обработки являются сформированные хозяйственные операции. Каждая хозяйственная операция представляет собой набор бухгалтерских проводок. Таким образом, главная цель автоматизации бухгалтерских задач - обеспечение автоматического формирования хозяйственных операций, а также обеспечение удобного хранения и анализа бухгалтерской информации.
Сегодня наиболее популярными программами являются "1С:Предприятие", "БЭСТ", "Парус". Все они являются системами автоматизации, т. е. позволяют осуществлять работу организации в согласованном режиме сразу на нескольких участках, либо последовательно на разных этапах хозяйственного цикла.
Актуальность темы дипломной работы обусловлена особой важностью правильного управления автоматизированного учёта материальных ценностей организации в условиях внедрения специальных систем автоматизированного учёта, величина материальных ценностей, их приобретение и выбытие оказывают прямое влияние на непрерывность производственного процесса, ликвидность бухгалтерского баланса и размер налогов.
Целью данной выпускной квалификационной работы является изучение существующего уровня компьютеризации учёта материальных ценностей на примере Елабужского института (филиала) федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего образования "Казанский (Приволжский) федеральный университет", а также проведение анализа организации и методики учёта материальных ценностей Елабужского института (филиала) ФГАОУ ВО КФУ.
Для раскрытия поставленной цели требуется решить следующие задачи:
• раскрыть теоретические основы компьютеризации учёта организации;
• рассмотреть системы учета материальных ценностей в бюджетной организации, контроля за сохранностью и использованием материальных ценностей в условиях компьютеризации системы;
• провести анализ обеспеченности, эффективности использования и движения материальных ценностей в Елабужском институте (филиале) ФГАОУ ВО КФУ.
Объектом исследования является Елабужский институт (филиал) ФГАОУ ВО КФУ.
Предмет исследования - бухгалтерский учёт и анализ материальных ценностей организации в условиях компьютеризации.
В ходе подготовки ВКР были использованы следующие методы: анализ, синтез, сравнение, обобщение и метод экспертных оценок.
Методологическими основами исследования в работе являются нормативные и законодательные акты по бухгалтерскому учету материальных ценностей, а также труды ученых по заданной теме исследования.
Информационной базой исследования является нормативная документация, литература по бухгалтерскому учету и анализу материальных ценностей, публикации экономических журналов и газет, таких как «Бухгалтерский учет», «Главбух», «Финансовая газета» и внутренняя документация предприятия (регистры синтетического и аналитического учета, бухгалтерская и оперативная отчетность, база «1С:Предприятие») по учету материальных ценностей.
Практическая значимость работы заключается в том, что для рассмотренной бюджетной организации анализ и вывод данной ВКР будет весьма полезен.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трёх глав, заключения, содержит таблицы, рисунки, приложения и список литературы.
Развитие систем телекоммуникаций и, в частности, технологий локальных вычислительных сетей, позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую информационную систему. Наиболее эффективной системой информации считается система, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации, объединенных в одну систему.
Спрос на вычислительную технику и, следовательно, на программное обеспечение привел к появлению многочисленных фирм и просто отдельных разработчиков, которые создавали программы автоматизации отдельных участков бухгалтерского учета без методической проработки и комплексного подхода. На текущий момент региональный рынок представлен довольно большим количеством систем ведения бухгалтерского учета.
Три самые популярные программы для ведения бухгалтерского учета это:
1. «1С Бухгалтерия» фирмы «1C»;
2. «БЭСТ» фирмы «БЭСТ»;
3. «Инфо - бухгалтер» фирмы «Инфо - бухгалтер».
По функциональным возможностям программные продукты существенно не уступают друг другу. Тем не менее на российском рынке с существенным преимуществом лидирует продукт фирмы «1С». Главным функциональным преимуществом продукта, является «открытость конфигурации» что делает программу очень удобной. В нее можно вносить изменения, дорабатывать и улучшать, учитывать особенности бизнеса, расширять функциональность программы. Программист достаточного уровня может разобраться с программным кодом, выяснить конфигурацию, поработать с программой для ее изменения под требования клиента.
Безусловной заслугой популярности программных продуктов фирмы «1С» является ее грамотная маркетинговая политика и понимание важности правильной ориентации «завтрашнего бухгалтера».
Елабужский институт является федеральным государственным автономным образовательным учреждением, координацию и регулирование деятельности которого осуществляет КФУ, обеспечивает подготовку специалистов высшего уровня, бакалавров и специалистов по различным направлениям и специальностям на основании закона РФ "Об образовании". Свою деятельность Елабужский институт КФУ осуществляет в соответствии с лицензией, полученной в установленном порядке на виды образовательных услуг.
Филиал не является юридическим лицом и осуществляет свою деятельность от имени КФУ. Имущество филиала учитывается на отдельном балансе и на балансе КФУ. Имеет печать со своим полным наименованием, штампы, бланки и иную атрибутику со своим наименованием.
Материальные ценности являются важным фактором обеспечения деятельности Елабужского института КФУ, что обуславливает необходимость оперативной, полной информации об их наличии и движении для определения реальной потребности. Поскольку бухгалтерский учет предполагает документальное оформление всех фактов хозяйственной деятельности, то вопросы документирования такого элемента активов как материальные запасы достаточно актуальны.
Материальные ценности в Елабужском институте КФУ принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Основными способами поступления материальных запасов учреждения являются:
- приобретение у поставщиков;
- приобретение через подотчетных лиц.
Как таковая компьютеризация бухгалтерского учета материальных ценностей значительно повышает эффективность и производительность работы бухгалтера-материалиста Елабужского института КФУ за счет сокращения ручных проверочных и расчетных операций.
Действующая практика компьютеризации бухгалтерского учета материальных ценностей в Елабужском институте ФГАОУ ВО КФУ полностью оправдывает затраты на свое внедрение, потому что в значительной мере сокращает время и упрощает работу бухгалтера-материалиста. Также стоит отметить, что и общая работа всей системы бухгалтерского учета в организации, в следствии компьютеризации, значительно модернизируется. Получение выходной информации по конкретной проводке на конкретную дату, либо же о целой группе материальных ценностей, стало в разы быстрее. Нет необходимости поднимать бумажные архивы, что делается теперь в крайне редких случаях. Соответственно, чем больше будет усовершенствоваться данная компьютерная технология учета, тем эффективнее будет работа, и тем меньшее количество человеко-часов потребуется для решения поставленных задач в будущем.
Также, помимо как такового учета имеющихся материальных ценностей, одним из условий нормальной работы Елабужского института КФУ является обеспеченность организации материальными ресурсами. Для оценки обеспеченности Елабужского института КФУ материалами в процессе анализа прежде всего нужно определить уровень материалопотребления и его изменение в сравнении с предыдущими годами. Уровень материалопотребления целесообразнее рассчитывать, как в целом, по всем потребленным материалам, так и по каждой группе в отдельности.
В 2015 г. расходы материалов на нужды организации Елабужского института КФУ по сравнению с 2014 г. возросли на 2927,2 тыс.руб., то есть на 1,4 % и составили 10079,0 тыс.руб. В целом это является свидетельством укрепления внутривузовской сети, расширения возможности улучшения качества образования населения, более полного удовлетворения потребностей обслуживаемого контингента в предоставляемых услугах.
Анализ выполнения плана снабжения показывает, что в Елабужском институте КФУ отмечается нерациональность размещения средств на приобретение материальных ценностей. В то время как по двум группам (лабораторное оборудование и хозяйственный инвентарь) организации недопоставлено ценностей на общую сумму 417,0 тыс. руб., по остальным же их видам приобретение превысило потребности на 1096,0 тыс. руб. В связи с наличием отклонений фактических данных от плановых в дальнейшем необходимо проанализировать обоснованность поданных заявок, целесообразность приобретения отдельных материальных ресурсов сверх потребности по одним группам и причины недопоставок их по другим.
Таким образом, проведя анализ материальных ценностей в Елабужским институте КФУ, можно прийти к выводу, что с внедрением новых компьютерных программ и технологий, значительно улучшилась система учета материальных ценностей. Скорость обработки данных повлиял на скорость введения определенной ценности в работу (к примеру, упростился учет продуктов питания). Однако, сохраняется независящая от уровня компьютеризации проблема неправильного распределения затрат на приобретение материальных ценностей. Решением данной проблемы может стать проведенная полная инвентаризация материальных ценностей с внедренной системой штриховых кодов. Это позволит упростить и ускорить инвентаризацию, проверить имеющиеся данные и по полученным результатам сделать выводы о последующем более рациональном распределении денежных средств на приобретение материальных ценностей в Елабужском институте КФУ.
На основе проведенного анализа можно сделать выводы:
- произошло увеличение уровня материалопотребления по продуктам питания, что является положительным моментом в деятельности организации, т.к. это свидетельствует об улучшении уровня обслуживания, в то же время нужно следить за нормами и сроками годности;
- явление снижения уровня материалопотребления по оргтехнике подлежит тщательному обсуждению и регулированию с привлечением к анализу компетентных специалистов, которые должны объективно оценивать последствия такого сокращения денежных норм и расходов на технику и внести необходимые коррективы при расчете на предстоящие периоды;
- при выполнении заявок необходимо обращать внимание на первоочередное приобретение недостающей оргтехники по степени необходимости;
- внимание нужно уделить нормам по продуктам питания, т.к. от этого зависит улучшение оказания услуг;
- нужно разработать мероприятия по развитию системы предоставляемых услуг, что расширит направление деятельности и повысить уровень обеспеченности материальными ценностями.
Спрос на вычислительную технику и, следовательно, на программное обеспечение привел к появлению многочисленных фирм и просто отдельных разработчиков, которые создавали программы автоматизации отдельных участков бухгалтерского учета без методической проработки и комплексного подхода. На текущий момент региональный рынок представлен довольно большим количеством систем ведения бухгалтерского учета.
Три самые популярные программы для ведения бухгалтерского учета это:
1. «1С Бухгалтерия» фирмы «1C»;
2. «БЭСТ» фирмы «БЭСТ»;
3. «Инфо - бухгалтер» фирмы «Инфо - бухгалтер».
По функциональным возможностям программные продукты существенно не уступают друг другу. Тем не менее на российском рынке с существенным преимуществом лидирует продукт фирмы «1С». Главным функциональным преимуществом продукта, является «открытость конфигурации» что делает программу очень удобной. В нее можно вносить изменения, дорабатывать и улучшать, учитывать особенности бизнеса, расширять функциональность программы. Программист достаточного уровня может разобраться с программным кодом, выяснить конфигурацию, поработать с программой для ее изменения под требования клиента.
Безусловной заслугой популярности программных продуктов фирмы «1С» является ее грамотная маркетинговая политика и понимание важности правильной ориентации «завтрашнего бухгалтера».
Елабужский институт является федеральным государственным автономным образовательным учреждением, координацию и регулирование деятельности которого осуществляет КФУ, обеспечивает подготовку специалистов высшего уровня, бакалавров и специалистов по различным направлениям и специальностям на основании закона РФ "Об образовании". Свою деятельность Елабужский институт КФУ осуществляет в соответствии с лицензией, полученной в установленном порядке на виды образовательных услуг.
Филиал не является юридическим лицом и осуществляет свою деятельность от имени КФУ. Имущество филиала учитывается на отдельном балансе и на балансе КФУ. Имеет печать со своим полным наименованием, штампы, бланки и иную атрибутику со своим наименованием.
Материальные ценности являются важным фактором обеспечения деятельности Елабужского института КФУ, что обуславливает необходимость оперативной, полной информации об их наличии и движении для определения реальной потребности. Поскольку бухгалтерский учет предполагает документальное оформление всех фактов хозяйственной деятельности, то вопросы документирования такого элемента активов как материальные запасы достаточно актуальны.
Материальные ценности в Елабужском институте КФУ принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Основными способами поступления материальных запасов учреждения являются:
- приобретение у поставщиков;
- приобретение через подотчетных лиц.
Как таковая компьютеризация бухгалтерского учета материальных ценностей значительно повышает эффективность и производительность работы бухгалтера-материалиста Елабужского института КФУ за счет сокращения ручных проверочных и расчетных операций.
Действующая практика компьютеризации бухгалтерского учета материальных ценностей в Елабужском институте ФГАОУ ВО КФУ полностью оправдывает затраты на свое внедрение, потому что в значительной мере сокращает время и упрощает работу бухгалтера-материалиста. Также стоит отметить, что и общая работа всей системы бухгалтерского учета в организации, в следствии компьютеризации, значительно модернизируется. Получение выходной информации по конкретной проводке на конкретную дату, либо же о целой группе материальных ценностей, стало в разы быстрее. Нет необходимости поднимать бумажные архивы, что делается теперь в крайне редких случаях. Соответственно, чем больше будет усовершенствоваться данная компьютерная технология учета, тем эффективнее будет работа, и тем меньшее количество человеко-часов потребуется для решения поставленных задач в будущем.
Также, помимо как такового учета имеющихся материальных ценностей, одним из условий нормальной работы Елабужского института КФУ является обеспеченность организации материальными ресурсами. Для оценки обеспеченности Елабужского института КФУ материалами в процессе анализа прежде всего нужно определить уровень материалопотребления и его изменение в сравнении с предыдущими годами. Уровень материалопотребления целесообразнее рассчитывать, как в целом, по всем потребленным материалам, так и по каждой группе в отдельности.
В 2015 г. расходы материалов на нужды организации Елабужского института КФУ по сравнению с 2014 г. возросли на 2927,2 тыс.руб., то есть на 1,4 % и составили 10079,0 тыс.руб. В целом это является свидетельством укрепления внутривузовской сети, расширения возможности улучшения качества образования населения, более полного удовлетворения потребностей обслуживаемого контингента в предоставляемых услугах.
Анализ выполнения плана снабжения показывает, что в Елабужском институте КФУ отмечается нерациональность размещения средств на приобретение материальных ценностей. В то время как по двум группам (лабораторное оборудование и хозяйственный инвентарь) организации недопоставлено ценностей на общую сумму 417,0 тыс. руб., по остальным же их видам приобретение превысило потребности на 1096,0 тыс. руб. В связи с наличием отклонений фактических данных от плановых в дальнейшем необходимо проанализировать обоснованность поданных заявок, целесообразность приобретения отдельных материальных ресурсов сверх потребности по одним группам и причины недопоставок их по другим.
Таким образом, проведя анализ материальных ценностей в Елабужским институте КФУ, можно прийти к выводу, что с внедрением новых компьютерных программ и технологий, значительно улучшилась система учета материальных ценностей. Скорость обработки данных повлиял на скорость введения определенной ценности в работу (к примеру, упростился учет продуктов питания). Однако, сохраняется независящая от уровня компьютеризации проблема неправильного распределения затрат на приобретение материальных ценностей. Решением данной проблемы может стать проведенная полная инвентаризация материальных ценностей с внедренной системой штриховых кодов. Это позволит упростить и ускорить инвентаризацию, проверить имеющиеся данные и по полученным результатам сделать выводы о последующем более рациональном распределении денежных средств на приобретение материальных ценностей в Елабужском институте КФУ.
На основе проведенного анализа можно сделать выводы:
- произошло увеличение уровня материалопотребления по продуктам питания, что является положительным моментом в деятельности организации, т.к. это свидетельствует об улучшении уровня обслуживания, в то же время нужно следить за нормами и сроками годности;
- явление снижения уровня материалопотребления по оргтехнике подлежит тщательному обсуждению и регулированию с привлечением к анализу компетентных специалистов, которые должны объективно оценивать последствия такого сокращения денежных норм и расходов на технику и внести необходимые коррективы при расчете на предстоящие периоды;
- при выполнении заявок необходимо обращать внимание на первоочередное приобретение недостающей оргтехники по степени необходимости;
- внимание нужно уделить нормам по продуктам питания, т.к. от этого зависит улучшение оказания услуг;
- нужно разработать мероприятия по развитию системы предоставляемых услуг, что расширит направление деятельности и повысить уровень обеспеченности материальными ценностями.