Введение
1. Информационные технологии в процессе управления организацией
1.1 Понятие и значение информационных систем в процессе управления организацией
1.2 Типы информационных систем в процессе управления организацией
1.3 Методы эффективной адаптации информационной системы в процесс управления организацией
2. Характеристика деятельности ООО «Компания Вита Джус»
2.1 Анализ динамики основных показателей деятельности ООО «Компания Вита Джус»
2.2 Исследование системы управления ООО «Компания Вита Джус»
2.3 Анализ действующей информационной системы и применяемых информационных технологий в ООО «Компания Вита Джус»
3. Предложения совершенствованию информационной системы в процессе управления ООО «Компания Вита Джус»
3.1 Предложения по применению современных информационных технологий в процессе управления ООО «Компания Вита Джус»
3.2 Рекомендации по внедрению предложений по применению современных информационных технологий в процессе управления ООО «Компания Вита Джус»
3.3 Экономическое обоснование эффективности предложений по применению современных информационных технологий в процессе управления ООО «Компания Вита Джус»
Заключение
Список используемых источников
ПРИЛОЖЕНИЯ
Самым важным фактором интеграции управления являются информационные технологии управления организацией. Информационные технологии управления организацией - это обмен информацией между людьми в ходе их совместной деятельности, включая обмен идеями, мнениями, мыслями, чувствами. Без коммуникаций невозможно существование организованной группы людей.
Информационные технологии управления организацией - это средство, при котором образуется единая организованная деятельность. Также ее можно рассматривать как средство, при помощи которого социальные и энергетические вложения входят в социальные системы. Информационные технологии управления организацией является средством, при помощи которого преобразуется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели. По существу, это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы. Результативными руководителями считают тех, кто эффективен в Информационные технологии управления организацией. Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, они выполняют работу «чужими руками».
Роль обмена информацией бесспорно важна как в малых организациях, так и в крупных компаниях. От того, как производится обмен информацией, зависит будущее не только организации, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также людей, работающих на данном предприятии, а в глобальном случае и благополучие целой страны.
Информационные технологии управления организацией сравнительно недавно стала актуальной темой для исследований. Многие древние народы знали о ее значимости и принимали активное участие в распространении информации. П. Бернанд был известным автором и был в числе первых, кто довольно серьезно рассматривал коммуникационные процессы на крупных предприятиях. Он рассматривал ее как средство, при помощи которого люди объединялись в организованные группы для достижения единой цели. Это до сих пор остается основной функцией коммуникации. Без коммуникационных операций невозможно и управление на предприятии, т. к. оно опирается на уже организованные формы коммуникаций, и с другой стороны - формирует формы, которые должны облегчить не только совместную деятельность, но и самоуправление.
Процесс передачи информации имеет широкое применение во всех областях управления, она особенно важна для осуществления функции руководства и лидерства. Согласно исследованиям, руководитель от 50 до 90% своего времени тратит на коммуникации [21, с.185]. Это кажется невероятным, хотя если учесть, что руководитель занимается этим для реализации своей роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессе принятия решений. Именно то, что коммуникации включены во все основные виды управленческой деятельности, можно сказать, что данные процессы являются связующими.
Достижение целей напрямую зависит от качества коммуникаций, т. к. руководитель выполняет роли и функции именно для формирования целей своей организации и достижения их.
Это означает, что для успеха сотрудника и организации в целом необходима результативность коммуникаций.
Результативно работающие руководители - это те руководители, кто эффективно участвуют во внутренних коммуникациях и обмене информацией с внешней средой. Они имеют хорошее представление о коммуникационном процессе, а также отлично развитое умение устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.
Из вышеизложенного можно понять на сколько сложным процессом является система информационных технологий управления организацией.
Основными компонентами в обмене информацией являются:
- субъекты коммуникационного процесса - отправитель и получатель информации;
- средства коммуникации - код, используемый для передачи коммуникации в знаковой форме, а также каналы, по которым передается информация от коммуникатора к реципиенту;
- предмет коммуникации и отражающее его сообщение;
- эффект коммуникации - последствия обмена информацией, представленные в изменении внутреннего состояния субъектов коммуникации, в их взаимоотношениях или действиях.
При рассмотрении коммуникаций нужно учитывать и то, что человеческое общение зависит от качества передачи информации, очень важно как она воспринимается получателем, уточняется и развивается в последствии. Информационные технологии управления организацией и информация различные понятия, но тесно связанные между собой. Информационные технологии управления организацией включает в себя и то, что передается, и то, как оно передается.
Для того чтобы Информационные технологии управления организацией состоялась, необходимо минимум два участника. Исходя из этого, каждый должен обладать всеми или большинством способностей: видеть, воспринимать запах и вкус, осязать, слышать. Эффективный обмен информацией требует определенных умений от каждого участника.
В определенном человеческом обмене информацией особую роль для каждого участника выполняет значимость информации, потому что люди не просто обмениваются словами, а стараются выработать из них обобщающий итог. А это возможно только при условии, что данные не только приняты, но и поняты, осмыслены.
Целью работы является разработка наиболее совершенных рекомендаций по управлению коммуникационной политикой в ООО «Компания Вита Джус».
К задачам работы относится проведение анализа состояния данной проблемы в организации, подобрать возможные подходы, пути и методы ее решения. Показать общую характеристику предприятия. Провести анализ коммуникаций в организации и разработать рекомендации по совершенствованию обмена информацией. Сделать обоснование рекомендаций: вычислить ожидаемые экономические и организационные эффекты.
Для изучения проблем коммуникационной политики использовались методы анализа литературы и наблюдения, изучение документации ООО «Компания Вита Джус». Данные методы были определены в связи с их доступностью и открытостью к информации, не являющейся конфиденциальной.
В данной работе рассмотрены аспекты информационных технологий управления организацией.
В качестве исходных данных использовались материалы преддипломной практики, научная литература по менеджменту, управлению персоналом, организационному поведению, коммуникационному менеджменту, организационному менеджменту, экономике.
В теоретической части работы рассмотрены вопросы по теоретическим аспектам коммуникаций, видам и функциям коммуникаций. Раскрыты коммуникационные сети и стили, коммуникационный процесс, а также барьеры коммуникаций и регулирование информационных потоков.
Практическая часть работы включает в себя краткую характеристику организации ООО «Компания Вита Джус» и показатели её деятельности. Проанализирована организационная структура и коммуникаций, протекающих на предприятии. Рассмотрены виды коммуникаций в организации, коммуникационные стили и регулирование информационных потоков. Разработана анкета и проведено анкетирование по выявлению узких мест в организации коммуникаций.
Даны рекомендации, основанные на знании теории по данному вопросу, и проведенного анкетирования. На основе зарубежного опыта и на основе отечественного опыта.
Анализируя предприятие ООО «Компания Вита Джус» было выявлено, что основной проблемой предприятия является система информационных технологий, а именно низкая скорость передачи информации от руководителя к подчиненному. Для ускорения доведения информации до подразделений и их руководителей предложено внедрить систему электронного документооборота (СЭД).
СЭД напрямую влияет на способность компании обрабатывать поступающую и внутреннюю информацию, на скорость принятия решений и контроль их реализации, а значит, определяет, насколько компания мобильна и динамична, и, в конечном счёте, насколько конкурентоспособна.
Например, электронное согласование документов позволяет существенно сократить время на подготовку документов, что даёт возможность выполнять больше бизнес операций в единицу времени, а значит и получать больше прибыли в единицу времени.
С помощью СЭД существенно возрастает скорость распространения информации: время передачи документа минимально, и при этом система даёт возможность быстрого доступа к любой нужной информации. Здесь наиболее ощутимую выгоду получают крупные компании, имеющие территориально удалённые подразделения.
С внедрением СЭД появляется прозрачность документооборота, автоматически растёт исполнительская дисциплина. Сотруднику уже сложно сказать «не знаю, не видел, не читал, не приносили», т.к. в системе адаптируются все операции и фиксируется время поступления и обработки документов. Сразу становятся видны узкие места, лишние действия и неэффективные сотрудники.
Помимо прямых выгод от внедрения СЭД, появляются и косвенные эффекты, например, позитивные изменения в корпоративной культуре, повышение привлекательности компании для инвестиций. Тот факт, что организация внедрила или внедряет у себя систему электронного документооборота, говорит о том, что руководство уделяет больше внимание созданию эффективной, прозрачной управленческой структуры. Это делает организацию более привлекательной с точки зрения потенциального инвестора.
Таким образом, с внедрением СЭД решается одна из самых основных и актуальных проблем для организации, ускорение нисходящей коммуникации.
Помимо экономического эффекта предложенные мероприятия по внедрению системы электронного документооборота несут и организационный эффект такие как: улучшение характера и условий труда, снижение напряжённости труда, уменьшение числа конфликтов. Увеличивается количество каналов доставки информации, что увеличивает вероятность доставки послания адресату. Уменьшаются ошибки в процессе декодирования и передачи информации, уменьшаются ограничения по нахождению на одном месте. И самое главное значительно увеличится скорость доставки информации, коммуникации на предприятии будут протекать в разы быстрее чем это было до использования СЭД.
На основании проведённой работы можно сделать вывод, что без взаимной помощи и кооперации руководства и персонала невозможно наладить эффективное взаимодействие коммуникаций на предприятии. Также, в отечественных организациях следует развивать и усовершенствовать нисходящие и восходящие формальные вертикальные коммуникации, так как в них скрывается значительный резерв организации коммуникаций, а также возрождать систему сбора предложений.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
