Организация деятельности архива в органах исполнительной власти (Административное управление, Российская Академия Народного Хозяйства и Государственной Службы (РАНХ и ГС))
Выпускная квалификационная работа
Практическая часть работы сделана на примере Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Алтайскому краю.
Введение 3
Глава 1. Теоретические и нормативные правовые основы организации деятельности архива в органах исполнительной власти 6
1.1 Понятие и роль архива в деятельности органов исполнительной власти 6
1.2 Нормативные правовые основы организации работы архива в органах исполнительной власти 13
1.3 Особенности организации архивного хранения документов в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии 18
Глава 2. Анализ деятельности архива в Управлении Росреестра по Алтайскому краю 27
2.1 Характеристика Управления Росреестра по Алтайскому краю 27
2.2. Организация работы архива Управления Росреестра по Алтайскому краю. 34
2.3 Совершенствование организации деятельности архива Управления Росреестра по Алтайскому краю 41
Заключение 48
Список использованных источников и литературы 51
Как и во всем цивилизованном мире, российские архивы сегодня – важный социальный институт государства, обеспечивающий конституционное право граждан на доступ к документной информации – право без реализации которого невозможно обеспечение других прав и свобод человека. Именно поэтому часто и обоснованно утверждают, что архивы являются привилегированными хранителями памяти нации. Несмотря на то, что мир вступил в эру массового пользования информационных технологий, это утверждение остаётся актуальным и сейчас. И бумажный документ пока остаётся в приоритете.
Если говорить об идеальном современном архиве, то в его функции обязательно должны входить: превращение информации в корпоративный ресурс, обеспечение централизованного хранения, резервирования, управления доступом, коллективная работа, удалённый доступ, поддержка всех версий документа, управление электронными документами, а также иными ресурсами. Помимо всего вышеперечисленного, архив в обязательном порядке должен обеспечить быстрый поиск сведений, хранящихся в базе.
Управление Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Алтайскому краюосуществляет:
государственный кадастровый учёт и государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним;
предоставление сведений, содержащихся в Едином государственном реестре недвижимости;
лицензирование геодезической и картографической деятельности;
ведение государственного фонда данных, полученных в результате проведения землеустройства;
государственный земельный надзор.
В результате в Управлении образуется большой объем документов, который необходимо правильно принять, провести научно-техническую обработку и передать на архивное хранение. В архиве организации хранятся документы делопроизводства, Единого государственного реестра недвижимости и государственного фонда данных, полученные в результате проведения землеустройства.Все они и составляют государственную часть Архивного фонда РФ.
Актуальность темы выпускной квалификационной работы обусловлена большой значимостью вышеназванных документов, а также востребованностью сведений из данных документов для органов власти, организаций и граждан. Зачастую документы, хранящиеся в данных делах, являются единственным источником необходимой информации.
Если говорить о степени изученности организации деятельности архива в современной системе управления, то сразу необходимо отметить, что сегодня архив существует в двух формах – традиционно бумажных документах и электронной документации электронного документооборота.
Традиционной форме хранения документов посвящены исследования Е.В. Алексеевой, Л.П. Афанасьевой, Е.М. Буровой, Н.А. Муравьевой. Они дают представление об основах работы с архивными документами и об организационном устройстве отечественного архивного дела. В.А. Еремченко в своих трудах рассматривает нормативно-методические документы, определяющие деятельность архивов. Организации работы электронных архивов, обеспечению сохранности электронных документов в архивах посвящены работы М.В. Ларина, И.И. Белова, Ю.М. Кукариной, Н.Г. Суровцевой.Несмотря на активность исследователей в данной области, тема нуждается в дальнейшей проработке.
Объект исследования–Деятельность архива ворганах исполнительной власти.
Предмет исследования – Организация деятельности архива в Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Алтайскому краю.
Целью исследования выпускной квалификационной работы является анализи разработка предложений по совершенствованию деятельности архива Управления Росреестра по Алтайскому краю.
Для достижения поставленной цели необходимо решить задачи:
определить понятие и роль архива в деятельности организации;
изучить нормативные и методические документы, определяющие порядок работы архива;
ознакомиться с содержанием деятельности архива в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестре);
дать характеристику Управления Росреестра по Алтайскому краю;
рассмотреть организационные основы работы архива Управления Росреестра по Алтайскому краю;
выдвинуть предложения по совершенствованию работы архива Управления Росреестра по Алтайскому краю.
При выполнении выпускной квалифицированной работы использовались методы сбора, систематизации и анализа информации, содержащейся в научных публикациях, Интернет-ресурсах, документах Управления Росреестра по Алтайскому краю, статистический метод, методы сравнения.
Практическая значимость результатов исследования, представленного в выпускной квалификационной работе, и выработанных рекомендаций по совершенствованию работы архива заключается в возможности их применения в Управлении Росреестра по Алтайскому краю.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, включающих в себя шесть параграфов, заключения; содержит __ рисунка,4 таблицы, а также использовано 36 источников литературы.
Итак, назначение архива – хранение, комплектование, учёт и дальнейшее использование документов.
В данной выпускной квалификационной работе была исследована организация деятельности архива в органах исполнительной власти (на примере Управления Росреестра по Алтайскому краю).
В ходе исследования были рассмотрены понятие и значение архива в деятельности учреждения, посредством изучения научных публикаций, подробно раскрывающих все этапы работы с архивными документами, включая вопросы комплектования, учёта, использования, правильного хранения.
Изучены нормативные и методические документы, определяющие порядок работы архива, такие как Конституция Российской Федерации, Федеральные законы, Указы, приказы, распоряжения и так далее. Помимо общегосударственных нормативно-методических документов, немало важную роль играют документы, разработанные в самом Управлении Росреестра по Алтайскому краю.
Проведено ознакомление с содержанием деятельности архива в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии.
Дана характеристика Управлению Росреестра по Алтайскому краю.
На основании документов, предоставленных Управлением, охарактеризованы организационные работы архива данного учреждения
А также на основе полученных сведений, выдвинуты предложения по совершенствованию работы архива Управления Росреестра по Алтайскому краю.
В ходе работы был проведен анализ системы архивного хранения в Управлении, который выявил проблемы в данной сфере управления организации, затем мною были предложены пути их решения.
Первая проблема — это отсутствие единого архива Управления, как структурного подразделения. Хотя в следствии увеличения объёма документооборота при прежней штатной численности сотрудников (и даже частично уменьшения её численности из-за сокращения штатов) происходит увеличение трудозатрат – растёт нагрузка на специалистов.
Анализ данных по обеспечению сохранности документов в Управлении, выявил наличие перезагруженности архивохранилищ в крае. Многие архивохранилища уже достигли предельной загруженности архивными документами. А при сохранении существующей практики комплектования и хранения документов потребуется ежегодное увеличение архивных площадей и финансовых вложений.
Значительная часть техники старше 3 лет, она физически устарела. Неподготовленность материально-технической базы, резкое увеличение потока электронных документов, приводит к тому, что старые компьютеры не справляются - зависают, что в свою очередь приводит к падению производительности труда. Зачастую технические сбои в оборудовании, приводят к полной остановке обмена файлами.
Для решения этих проблем предлагаю:
- В целях организации единого порядка по обеспечению сохранности, созданию оптимальных условий, для хранения документов и дел ЕГРН, фонда ГФДЗ, законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности Управления и его структурных подразделений, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, законченные делопроизводством документы по личному составу необходимо создать единый в Управлении отдел архива.
- Перезагруженность архивов можно решить путем сокращения объемов документов. А для этого необходимо:
1.Перевести в электронный вид хранимые документы;
2.Изьять из дел документы, не подлежащие хранению;
3.Осуществлять операции по государственным услугам в электронном виде.
Одновременно, увеличивая архивные площади путём создания специализированного централизованного архивохранилища. В соответствии со Стратегией централизованные архивохранилища в Сибирском федеральном округе должны размещаться:в Кемеровской области (г. Кемерово), куда будут поступать документы из следующих субъектов Российской Федерации - Республики Алтай, Республики Тыва, Республики Хакасия, Алтайского края, Красноярского края (кроме северных районов), Кемеровской области, Новосибирской области, Омской области, Томской области.
И конечно же необходимо продолжать обновлять материально-техническую базу организации.
Развитие новых форм экономических отношений, активное внедрение систем электронного документооборота, необходимость оперативной и качественной переработки информации предъявляют повышенные требования к уровню образования специалистов. Поэтому необходимо продолжать повышать уровень профессиональной компетентности и квалификации специалистов. Только высококвалифицированные и ответственные сотрудники могут выдержать современный ритм.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
