Введение 3
1. Теоретические аспекты системы управления документооборотом 5
1.1. Понятие документооборота, его значимость и роль на предприятии 5
1.2. Электронный документооборот 7
1.3. Преимущества электронного документооборота над бумажным 10
2. Описание программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» 14
2.1 Общее описание 14
2.2 Ключевые возможности 14
3. Электронное хранилище документов как важная составляющая
документооборота на предприятии 25
3.1 Понятие и состав электронного хранилища документов 25
3.2 Функции системы электронного хранилища документов 26
3.3 Организация системы электронного хранилища документов 26
3.4 Преимущества системы электронного хранилища документов 39
3.5 Расчет экономической эффективности 40
Заключение 43
Список литературы 45
Одной из главных задач современного промышленного предприятия является повышение эффективности производственных процессов и снижение издержек производства. Важным фактором оптимизации производственных процессов является своевременное обеспечение сотрудников подразделений необходимыми документами и данными.
В условиях тотальной автоматизации рабочих процессов на предприятии без внимания не остался и процесс хранения первичных учетных документов.
Актуальность моей работы обусловлена тем, что в группе компаний ПАО «Татнефть» возникла необходимость во внедрении централизованной информационной системы, которая включала бы в себя систему электронного хранилища документов, а также автоматизацию процесса документооборота по первичным учетным документам и формам отчетности между структурными подразделениями. Для реализации решения должен использоваться единый программный комплекс, который обеспечивает хранение, оперативный доступ и защиту информационного массива документов.
Для решения этих задач была выбрана система «1С:Документооборот 8 КОРП», которая включает в себя также и электронный документооборот первичных учетных документов.
Архив документов и отлаженная работа с ним являются залогом здорового документооборота в любой организации. Система «1С:Документооборот 8 КОРП» решает широкий круг задач, связанных с организацией процесса документооборота, а также электронного хранилища документов.
Автоматизации учета бухгалтерской и финансовой документации — это самый эффективный метод оптимизации рабочих процессов с документооборотом, самый эффективный метод решения проблем бумажного архивирования документов. Организация системы электронного хранилища документов позволит решить широкий ряд проблем, которые то и дело возникают на предприятиях, использующих систему бумажного документооборота и бумажного хранения документации.
Целью моей дипломной работы является описание принципа реализации и организации системы электронного хранилища документов на базе 1С:Документооборот 8 КОРП, ее реализации, а также расчет экономической эффективности данного решения.
Автоматизация учета бухгалтерской и финансовой документации — это самый эффективный метод оптимизации рабочих процессов с документооборотом, самый эффективный метод решения проблем бумажного архивирования документов.
С организацией системы электронного хранилища документов устраняется необходимость пересылки физических оригиналов документов с одного места на другое, документы становятся доступными для всех, кому они нужны в работе.
Система электронного хранилища документов обеспечило:
• единое информационное пространство хранения документов;
• надежность и безопасность хранения документов (все данные хранятся на защищённых серверах и всегда имеют резервную копию);
• высокий уровень структурированности хранения документов;
• возможность оперативного размещения документов;
• исключение дублирования документов;
• оперативность доставки документов;
• разграничение прав доступа на документы;
• возможность комплектования документов (связи с другими документами);
• удобный и быстрый процесс подготовки налоговой и аудиторской отчетности;
• ведение номенклатуры дел;
• контроль сроков обработки документов;
• оперативный поиск и доступ к документам;
• формирование отчетов в разрезе аналитик.
С учетом уменьшения времени на передачу документов, достигнутое посредством автоматизации процессов документооборота, и осуществление их поиска, достигнутое за счет централизованной среды управления документами и данными, а также отсутствия материальных затрат на отправку документов, общее снижение затрат в целом по всем структурным подразделениям в результате организации системы электронного хранилища предполагается на 7 717,85 тыс.руб. Экономия затрат составит 92,50%.
Основное преимущество предлагаемых изменений заключается в том, что предприятие начинает более эффективно использовать время работы сотрудников, за счет экономии времени на передачу и поиск документов на 93,33% и 90,00% соответственно, увеличивается оперативность обработки документов, принятие их к учету и действию.
