Анализ организации системы управления документами в коммерческой организации, оказывающей медицинские услуги (Документационное обеспечение управления, РАНХ и ГС)

Делопроизводство является важнейшей составной частью управленческой деятельности в медицинском учреждении. От того, насколько четко поставлена работа с документами во многом зависит успешность процесса управления. Современным понятием, которое точно отражает весь цикл работы с документами, является «управление документацией». Этот процесс охватывает жизненный цикл документов с момента их составления или получения, выполнения ими соответствующих задач до передачи на государственное хранение или уничтожение.
Эффективная управленческая деятельность в лечебном учреждении возможна при построении системы управления документацией. Специфика построения такой системы была изучена на примере «Городской негосударственной поликлиники «Ультрмед» г. Барнаул.
В результате изучения массива создаваемых в поликлинике документов, выделены следующие группы документов: организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные, кадровые и медицинские. Форма организация работы с указанными документами определена, как смешанная. К специфическим чертам системы документационного обеспечения поликлиники, относятся:
– работа с организационной, распорядительной, информационно-справочной документацией ведется централизованно секретарем главного врача;
– работа с кадровой документацией ведется в отделе кадров;
– специальные медицинские документы ведутся сотрудниками на местах, в соответствии со своими должностными обязанностями.
Анализ степени автоматизации делопроизводственных процессов, позволил сделать заключение, что полностью автоматизированными являются массивы кадровой и медицинской документации.
Обобщив результаты анализа, был сделан вывод об отсутствии в поликлинике системы управления документацией. В качестве подтверждения отмечены следующие недостатки: отсутствие инструкции по делопроизводству, отсутствие номенклатуры дел поликлиники, неразработанность схемы документооборота.
Анализ состояния организации работ с документами больницы, позволил разработать систему мер по оптимизации данного процесса. Для исправления найденных недостатков и построения эффективной системы управления документацией, необходима автоматизация всех процессов работы с документами. Наиболее подходящей системой будет система электронного документооборота «ДЕЛО», для внедрения которой необходимо проведение следующих мероприятий: разработка локальных нормативных актов для регламентации делопроизводственных процедур в управленческой деятельности; проведение детального анализа существующей системы документационного обеспечения управления; построение традиционной системы документооборота.
Изложенное позволяет заключить, что поставленные задачи были выполнены, а значит, цель работы достигнута.


Купить