Документные ресурсы муниципальных архивов административных центров Западной Сибири и их использование (Документоведение, архивоведение, Омский государственный университет)
Выпускная квалификационная работа.
ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1 ДОКУМЕНТНЫЕ РЕСУРСЫ МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВОВ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ЦЕНТРОВ ЗАПАДНОЙ СИБИРИ 8
1.1 Определение понятия «документные ресурсы» 8
1.2 Общая характеристика муниципальных архивов административных центров Западной Сибири и их документных ресурсов 23
ГЛАВА 2 ЦЕЛИ И ФОРМЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТНЫХ РЕСУРСОВ МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВОВ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ЦЕНТРОВ ЗАПАДНОЙ СИБИРИ 32
2.1 Цели использования документных ресурсов 32
2.2 Формы использования документных ресурсов 39
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 51
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 53
Создание архивов в России было обусловлено пониманием ценности документов, необходимости их сохранения. Именно в архивах порой сохраняются крайне ценные документы, анализ которых позволяет не только уточнять отдельные периоды истории, но и пересматривать ее.
Не менее ценными являются архивные данные и документные ресурсы, которые содержат сведения о деятельности юридических лиц, о трудовой деятельности граждан России. В истории России было много сложных периодов времени, когда сохранение документов оказывалось невозможным либо проблематичным. Несмотря на то, что советский период времени нередко подвергается критике, стоит отметить, что именно при советской власти ценность архивных данных была признана, что повлекло за собой упорядочение деятельности, создание целевых и комплексных документных ресурсов.
В настоящее время развитие науки и техники позволяет минимизировать объем данных, которые хранятся на таких материальных носителях, как бумага, полотна, кассеты и тому подобное. Сведения стали все чаще оцифровываться. Как следствие возникает вопрос о необходимости создания и хранения документных ресурсов, востребованности сведений в повседневной жизни, а не только для тех, кто в силу специфики своей деятельности вынужден обращаться к исследованию истории, как с точки зрения ее изучения, так и с точки зрения необходимости подтверждения и обоснования собственного мнения.
Документные ресурсы создаются не произвольно и не преследуют цель исключительно хранения информации. Они предназначены для последующего ее использования. Насколько важны и необходимы документные ресурсы, создаваемые на муниципальном уровне, востребованы ли они и какие проблемы возникают в процессе их создания и использования, все эти вопросы нуждаются в исследовании для того, чтобы определить подход к формированию архивов и их документных ресурсов.
Изложенное позволяет сделать вывод об актуальности темы настоящего исследования, что и обусловило выбор ее для исследования.
Степень изученности темы настоящего исследования относительно невысока, поскольку основная часть существующих работ посвящается преимущественно созданию и формированию архивов в целом. Документные ресурсы как таковые изучаются достаточно редко и преимущественно в аспекте и систематизации и стандартизации.
Как основную проблему можно определить необходимость разработки методики формирования муниципальных архивов, порядка и способов использования документных ресурсов. В настоящее время не является обязательным сохранение многих данных, в том числе сведений о деятельности организаций и индивидуальных предпринимателей, касающихся сведений о сотрудниках и иных аспектах. Отчасти это связано с подходом законодателя к установлению определенных ограничений в части персональных данных, коммерческой тайны и так далее. Не оспаривая необходимости сохранения тайны, представляется необходимым определить тот минимально потребный объем документов, которые должны сохраняться в архивах, которые создаются на муниципальном уровне.
Объектом исследования в данной работе являются документные ресурсы муниципальных архивов административных центров Западной Сибири.
Предмет – формирование и использование муниципальных архивов административных центров Западной Сибири.
Целью работы является определение наиболее оптимальных способов использования документных ресурсов муниципальных архивов административных центров Западной Сибири.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
исследовать и охарактеризовать понятие «документные ресурсы»;
дать общую характеристику муниципальных архивов административных центров Западной Сибири и их документных ресурсов;
проанализировать цели использования документных ресурсов;
изучить формы использования документных ресурсов.
Хронологические рамки исследования охватывают последнее десятилетие. Территориальные рамки исследования ограничены муниципальными архивами Западной Сибири, расположенными в Горно-Алтайске, Барнауле, Кемерово, Новосибирске, Омске, Томске.
В качестве источников при проведении настоящего исследования были изучены работы таких авторов, как Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, которые являются авторами трудов об архивах, в том числе «»Архивоведение», «Справочно-поисковые средства к архивным документам: Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации», «Организация документов в архиве».
Использовались труды К.К. Колина, С.Ю. Кабатова, И.Г. Асфандияровой.
Вопрос о документных ресурсах муниципальных архивов ранее был предметом изучения. В числе научных исследований, где было уделено внимание данной теме можно выделить следующие:
В.В. Моисеев «История организации и деятельность научно-методического совета архивных учреждений Сибири в контексте развития отечественного архивного дела: 1970-2005 гг.» ;
А.И. Костанов «История формирования, сохранения и использования документального наследия Сибири и Дальнего Востока» ;
С.П. Галактионова «Документные ресурсы вузовских библиотек как компонент образовательно-информационного пространства территории» ;
Т.В. Майстрович «Электронный документ как компонент библиотечного фонда» ;
О.Ю. Митченко «Документационное обеспечение деятельности органов местного самоуправления: на примере администрации города Твери» .
Вместе с тем можно еще раз акцентировать внимание на том, что большинство трудов посвящены именно формированию и использованию архивов в целом, муниципальные архивы Западной Сибири исследуются достаточно редко.
В процессе написания данной работы использовались историко-правовой метод при проведении ретроспективного анализа законодательства о формировании архивов в России, формально-логический, сравнительно-правовой методы и метод системного анализа для изучения норм права России, а также иные методы научного познания.
Новизна настоящего исследования заключается в изучении архивов Западной Сибири как отдельных документных ресурсов, их состава, наполнения и проблем формирования, а также отдельных аспектов использования. Результаты проведенного исследования могут быть использованы для совершенствования системы использования указанных архивов.
Работа состоит из настоящего введения, двух глав, разделенных на два параграфа каждая, заключения и списка использованных источников.
Первая глава посвящена исследованию теоретического аспекта формирования муниципальных архивов административных центров Западной Сибири. В данной главе на основе анализа нормативных правовых актов и существующих трудов приведено определение документных ресурсов, а также проанализированы основные данные об отдельных архивах Западной Сибири.
Во второй главе уделено внимание целям и формам практического использования документных ресурсов муниципальных архивов административных центров Западной Сибири.
Заключение содержит обобщающие выводы по результатам проведенного исследования, а также конкретизированные предложения в части совершенствования способов использования документных ресурсов муниципальных архивов административных центров Западной Сибири.
В список использованных источников вошли научная, учебная литература, публикации в периодической печати, нормативные правовые акты, использованные при приведении данного исследования.
Подводя итоги проведенному исследованию, можно сделать вывод, что задачи, которые были поставлены, решены и цель проведения исследования достигнута. Обобщить полученные результаты можно следующим образом.
Понятие документных ресурсов в законодательстве российской Федерации отсутствует и оно было сформулировано на основе анализа ряда нормативных правовых актов как совокупность документов, формируемых для более удобного и целесообразного хранения информации. Именно определение документного ресурса как некоей совокупности информации не позволяет конкретизировать допустимые носители, что, в свете развития науки не представляется столь актуальным, так как документные ресурсы постепенно переводятся в электронную форму, что позволяет их изучать, систематизировать, а также облегчает поиск и осуществление анализа информации.
Возможности формирования архивов в настоящее время становятся все более ограниченными, так как законодатель в нашей стране пошел по пути установления ограничения в части возможности произвольно обрабатывать персональные данные людей, а также ограничивать возможности доступа к охраняемой информации, в первую очередь – к государственной тайне. Как следствие, чтобы хранить подобную информацию в архиве, необходимо получать согласие и обращаться за оформлением доступа. Кроме того, вопросы авторского права, которые становятся все более актуальными, существенно ограничивают возможности формирования и использования документных ресурсов.
Практически свободное использование документных ресурсов допускается в отношении библиотек и архивов, которые предоставляют данные безвозмездно.
Архивы Западной Сибири довольно обширны, но проведенный ретроспективный анализ их формирования позволяет утверждать, что многие данные были утрачены, порой без возможности восстановления. Активное восстановление и формирование архивов началось уже после Второй мировой войны, что не уменьшает значимость собранной и обрабатываемой информации.
Изучение регионального законодательства, а также нормативных актов органов местного смоуправления позволяет утверждать, что единообразный подход в архивном деле на местном уровне отсутствует. Каждое муниципальное образование вправе принять решение, есть ли необходимость создавать самостоятельное юридическое лицо, либо достаточно наличия архивного отдела в органе местного самоуправления. Встречаются случае, когда вопросами архивов занимаются отдельные органы местного самоуправления и ряд созданных ими организаций, а централизация обработки архивов и предоставления сведений из них отсутствует, что представляется неверным.
Как наиболее удачный и правильный подход к тому, каким образом должна реализовываться услуга по предоставлению документов и справок из архивов можно определить созданный в Новосибирской области. Регламент в данном регионе был разработан территориальным подразделением Росархива, что во многом и объясняет наличие взвешенного и разумного подхода, а также тщательную проработку многих вопросов. Представляется, что подобный подход может быть взят за образец при корректировке актов органов местного самоуправления, регламентирующих вопросы деятельности местных архивов.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
