Много приложений.
Введение 3
1 Документация в системе управления организацией 5
1.1 Правовой, исторический и управленческие аспекты в определении документа 5
1.2 Унификация документов. Система организационно-распорядительной документации 10
2 Бланки организационно-распорядительный документов 15
2.1Требования к изготовлению бланков документов 15
2.2 Разновидности бланков документов. Особенности оформления реквизитов 26
Заключение 35
Список использованных источников 38
Приложение 1 42
Приложение 2 43
Приложение 3 44
Приложение 4 45
Приложение 5 46
Приложение 6 47
Управленческая деятельность современной организации базируется на сборе информации о состоянии объекта управления, его внешней среды, а также на формулировании управленческого решения. Информация в подавляющих объемах требует документирования, только в таком виде она приобретает необходимые свойства доказательности достоверности действенности. Документирование информации представляет собой процесс закрепления информации на материальном носителе. Феномен «документ», зародившийся около семи тысячелетий назад по-прежнему обеспечивает информационно-коммуникационные процессы в обществе. Значение делового документа велико. В документах закрепляются государственное устройство и взаимоотношения между государствами. Правильно организованная работа с документами предоставляет возможность получения реальной картины деятельности любой организации, способствует более эффективному ее управлению.
Вопросы оформления официальных документов особенно актуальны на современном этапе, что связано с ужесточением нормативных требований к деятельности организаций всех форм собственности и повышением роли информации вообще и документированной информации в частности. Данным фактом объясняется актуальность выбранной темы исследования.
Цель исследования – проведение анализа различных видов бланков и современных требований к их оформлению.
Для достижения цели были сформулированы задачи:
1. Проанализировать понятие документа.
2. Изучить специфику унифицированной организационно-распорядительной документации.
3. Определить современные требования к изготовлению бланков.
4. Выделить основные виды бланков и требования к оформлению их реквизитов.
Объект исследования – бланки документов.
Предмет – виды бланков документов и порядок их оформления.
Для реализации поставленных задач был использован комплекс научных методов. Применялись общенаучные методы исследования, такие как, теоретико-методологический и логический анализ, сравнительный анализ, обобщение, индукция и дедукция.
Методологической основой данного исследования послужили стандарты в области управления документацией, теоретические положения данной проблемы, а также материалы об организации документооборота медицинских учреждений. Были использованы публикации в журналах Секретарь-референт, Делопроизводство, Молодой ученый, а также Вестники высших учебных заведений и материалы научно-практических конференций.
Литературы касающейся постановки делопроизводства на предприятии и оформления документов достаточно, однако вопросам классификации бланков документов посвящены только отдельные разделы в учебниках и немногочисленные статьи. Данный факт еще раз доказывает актуальность темы исследования.
Вопросам истории и развития документа, посвящены работы таких авторов как М.В Ларин., М.В. Зеленов, Г.В. Матвеева. Перечисленные авторы рассматривают теоретические вопросы документоведения. Специфике работы с электронными документами посвящены публикации М.В. Ларина,
Е.Н. Филенко, В.С. Туркиной. В монографиях и статьях раскрыты сущность понятия «электронный документ», его отличие от аналогового документа, основные этапы развития электронных документов в нашей стране
Что касается проблемы оформления, хранения и использования бланков документов, то здесь нужно отметить В.Ф. Янковую и И.И. Куролеса.
Структура работы повторяет логику исследования и представлена введением, двумя главами основной части, заключения и списка литературы. В приложении представлены образцы бланков различных видов.
Эффективная работа современного предприятия в немалой степени зависит от рациональной организации работы с документами, поскольку любое управленческое решение базируется на информации. Результатом отражения этого решения является документ.
Изучение понятия документа, позволило сделать вывод, что данный феномен до сих пор до конца не изучен. Такое положение дел происходит по причине сложности и многогранности данного объекта изучения.
Важность документов объясняется тем, что именно с помощью них сохраняется информация, ее многократное использование во времени и пространстве. Развитие информационных технологий в сфере делопроизводства обусловило существование документов в двух видах: аналоговом (бумажном) и электронном. Электронный документ используется на современном предприятии наряду с бумажным, и обладает такой юридической силой. Его подлинность устанавливается с использованием средств контроля электронной цифровой подписи.
Для сокращения многообразия управленческих документов используется унификация, в результате которой образуются отдельные системы документации. Результаты процесса унификации юридически закрепляются в стандартах. На сегодняшний день действуют стандарты на отдельные документы и на целые системы документации.
Унификация системы организационно-распорядительной документации происходит на основе стандартной графической модели построения документов. Стандартная модель называется формуляром-образцом. Формуляр образец необходим для определения состава реквизитов, мест их расположения на стандартном листе бумаги.
Для всех документов системы организационно-распорядительной документации утвержден типовой состав из 30 реквизитов. Для электронных документов количество обязательных реквизитов равно шести.
Все реквизиты располагаются на бланках, требования к изготовлению которых приведены в ГОСТе Р 7.0.97-2016. Стандарт устанавливает следующие критерии для бланков: размеры бланков, допустимые размеры полей, требования к учету и хранению бланков строгой отчетности. Указанный ГОСТ впервые нормативно закрепил требования к электронному шаблону документов и поставил его на один уровень с аналоговым.
Анализ существующих классификаций , позволил выделить три критерия, на основании которых образуются отдельные группы бланков. Деление происходит по: по составу реквизитов; по расположению реквизитов; по наличию герба. В соответствии с первым критерием бланки бывают общие, для писем, конкретного вида, должностного лица. Второй критерий определяет использование бланков с продольным и угловым расположением реквизитов.
В последнем случае бланки делятся на гербовые и простые.
В большинстве организаций используется два вида бланков – общие и для писем. Если должностное лица, например начальник структурного подразделения, имеет право подписи, то тогда возможно использование бланков должностного лица. Оформление в течение года более 100 экземпляров одного вида документа обуславливает создание бланка конкретного вида. В частности, могут быть спроектированы бланки приказов, распоряжений, протоколов и т.д. При необходимости может быть разработан бланк структурного подразделения. Используемые бланки различаются постоянными реквизитами: для каждого вида характерен определенный их набор. Переменные реквизиты используется для подготовки конкретного документа.
Изготовление и использование гербовых бланков должно быть организовано в соответствии с требованиями нормативно-правовых актов. Такие бланки являются документами строгой отчетности, поэтому все движения бланков необходимо отражать в специальном журнале.
Если организация работает с зарубежными партнерами, то бланки документов должны оформляться на двух языках: на русском и на языке партнера. По такому же принципу оформляются бланки субъектов федерации, где используются два языка.
В результате проведенного исследования, было выяснено, что бланк организационно-распорядительного документа необходим в управленческой деятельности. Их использование значительно упрощает процесс оформления документов и способствует его единообразию. Современные требования к изготовлению, оформлению, учету и хранению закреплены в ГОСТе Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». При необходимости, нужно привести в соответствие локальные нормативные акты по делопроизводству, и ввести в действие новые бланки. Если на предприятии используются электронные документы, то возможно потребуется доработка системы электронного документооборота.
На основании вышеизложенного, можно заключить, что все поставленные задачи были выполнены и цель исследования достигнута.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
