Введение 3
1 Понятие системы учета документов в архиве 5
2 Порядок размещения и топографирования документов в архиве 7
3 Устройство, оборудование и эксплуатация помещений архива 9
Заключение 12
Список использованных источников 13
Данная работа посвящена изучению темы «Учет и обеспечение сохранности документации».
Выбранная тема работы имеет большую актуальность, так как документы по своей сущности являются информационной основой деятельности любого предприятия, в связи с тем, что именно в документах как правило сосредоточена преобладающая доля всевозможных информационных ресурсов. При хранении документов в условиях архива они в той или иной степени подвергаются воздействию всевозможных негативных факторов, которые могут вызвать различные необратимые изменения свойств материалов, таких как старение и многие другие. В связи с массовым повреждением документов, которые находятся на длительном хранении, возникает острая проблема обеспечения сохранности, а также возможной консервации фондов. В национальной библиотеке Российской Федерации около четверти книг требует проведение консервации. Похожая ситуация складывается во многих других библиотеках нашей страны.
В библиотечных, музейных, а также архивных фонды содержится масса всевозможных изданий и рукописей, выполненных, в основном, на бумаге, имеющей свойство разрушаться в процессе их хранения и использования. Целью хранения можно назвать снижение воздействия неблагоприятных факторов, а также увеличение долговечности различных документов и изданий.
Целью данной работы является изучение учета и обеспечения сохранности документации.
В качестве объекта выбраны методы учета и хранения документов.
Предметом исследования выбрана система учета и обеспечения сохранности архивных документов.
Цель работы обусловила выполнение следующих задач:
изучение понятия учета архивных документов;
изучение порядка размещения и топографирования документов в архиве;
изучение правил устройства, оборудования и эксплуатации помещений архива.
Методологической основой работы являются следующие методы исследования: аналитический поиск, с применением источников сети Интернет; анализ литературы по теме исследования; общенаучные методы исследования, в том числе методы классификации, обобщения и описания.
Теоретической основой работы выступила научная литература отечественных авторов, а также различные нормативно-правовые документы, принятые в Российской Федерации.
Выбранные цели и задачи определили структуру работы, в состав которой входят:
введение;
основная часть, разделенная на три главы;
заключение;
список использованных источников литературы.
В данной работе была изучена тема «Учет и обеспечение сохранности документации», доказана ее актуальность для изучения.
В качестве заключения могут выступить следующие выводы, сделанные в ходе работы. Учетом архивных документов принято называть мероприятия по установлению их количества, с последующим отражения этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Мероприятия по учету архивных документов во многом способствуют их сохранности, а также значительно облегчают процесс контроля за наличием документов и обеспечением их поиска.
Порядок, по которому фонды размещаются в архиве, определяется планом, в которой принято указывать распределение фондов или комплексов фондов по хранилищам с учетом новых поступлений документов.
Главным условием создания оптимальных условий для хранения архивных документов можно назвать наличие здания, которое отвечает по всем параметрам обеспечению сохранности этих документов. В случаях, когда здание, в котором располагается архив, строится для него специально, процессы его строительства и эксплуатации должны осуществляться с соблюдением всех требований пожарной безопасности. Требования, которые предъявляются к помещениям всех видов архивов, зафиксированы в нормативных и методических документах. Условия хранения документов дифференцируются в зависимости от состава документов архива и носителей информации.
Таким образом, актуальность темы доказана, все цели и задачи работы выполнены.
