Работа носит теоретический характер. Хорошо подойдет в качестве первой главы диплома (теории).
Введение 3
1 Понятие электронного документооборота, его цели и задачи 5
1.1 Понятие электронного документооборота, виды и компоненты 5
1.2 Цели и задачи электронного документооборота 10
2 Проблемы и пути совершенствования внедрения и использования систем электронного документооборота 13
2.1. Проблемы внедрения системы электронного документооборота 13
2.2 Совершенствование системы электронного документооборота 19
Заключение 23
Список использованных источников 25
Актуальность выбранной темы. Автоматизация документооборота в настоящее время является не просто средством оптимизации внутренних процессов различных организаций, а жизненно важной необходимостью в условиях жесточайшей конкурентной борьбы. Также автоматизация документооборота предоставляет новые возможности организациям по улучшению своей деятельности, помогает обогнать конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений .
Сегодня автоматизация документооборота в организации также нужна, как автоматизация бухгалтерского учета в 1990-х годах. Обстоятельств, подтверждающих это много. В первую очередь, информационные данные нужно обрабатывать как можно лучше и оперативнее, чаще информационные потоки имеют большее значение, чем финансовые. Также, потеря информации либо ее попадание в чужие руки может обойтись очень недешево. Можно выделить ряд вопросов, общих для тех компаний, где работа с документами ведется обычным методом: документы теряются; скапливается огромное количество документов, назначение и источник которых неясны; документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки; тратится масса рабочего времени на поиск подходящего документа и формирование определенной тематики пакета документов; создается несколько копий документов - на бумагу, на копирование документов тратиться много средств; на подготовку и согласование документов тратится большое количество времени.
Все обозначенные проблемы можно решить при помощи внедрения системы электронного документооборота.
На основании изложенного, выбранная тема имеет важное теоретическое и практическое значение.
Объектом работы выступает электронный документооборот.
Предмет работы составляют нормы законодательства, регламентирующие процесс электронного документооборота, научная и специальная литература по теме исследования.
Целью работы является комплексное исследование понятия, основных компонентов, проблемы выбора и использования системы электронного документооборота.
Исходя из поставленной цели в работе определены следующие задачи:
- изучить понятие электронного документооборота, виды и компоненты;
- рассмотреть цели и задачи электронного документооборота;
- исследовать проблемы внедрения системы электронного документооборота;
- предложить пути совершенствования системы электронного документооборота.
Методы работы. В ходе работы применялись такие методы, как диалектический, формальный, системный, структурный, логический, методы анализа и синтеза и другие.
Структура работы. Работа состоит из введения, двух глав, включающих четыре параграфа, заключения и списка использованной литературы.
Системы электронного документооборота – особый класс систем, позволяющий автоматизировать бизнес-процессы работы с документами и усилить документационное обеспечения управления в организации. В рамках работы определены основные цели и задачи электронного документооборота, виды систем документооборота, а также основные преимущества использования таких систем.
В российском законодательстве отсутствует единый нормативно-правовой акт, определявший бы общие правила, принципы, задачи и т.д. системы электронного документооборота.
Наиболее значимые законы в данной области – ФЗ «Об электронной подписи» и ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» носят технический, прикладной характер, и не разрешают всех необходимых вопросов относительно СЭД в органах государственной и муниципальной власти.
Следует понимать, что электронный документооборот в системе государственного и муниципального управления обладает определенной спецификой, которую указанные нормативно-правовые акты не учитывают.
Отсутствие единого законодательного акта приводит к отсутствию единого подхода к пониманию электронного документа. В одних нормативных актах электронный документ понимается как выполненный без бумажного документирования и противопоставляется электронной копии документа, в других под электронным документом понимается любой документ, информация в котором представлена в электронной форме, т.е., в том числе, электронная копия документа.
Соответственно, необходим единый нормативно-правовой акт – Федеральный закон «О системе электронного документооборота в органах государственной и муниципальной власти».
В целом внедрение в органах государственной власти системы электронного документооборота направлено на повышение эффективности управленческой деятельности посредством усиления исполнительской дисциплины, контроля за выполнением планов, решений и т.д., улучшение взаимодействия структурных подразделений, а так же на повышение доверия граждан к деятельности органов государственного управления.
