Работа носит теоретический характер. Хорошо подойдет в качестве первой главы диплома (теории).
Введение 3
1 Понятие электронного документооборота, его цели и задачи 5
1.1 Понятие электронного документооборота, виды и компоненты 5
1.2 Цели и задачи электронного документооборота 10
2 Проблемы и пути совершенствования внедрения и использования систем электронного документооборота 13
2.1. Проблемы внедрения системы электронного документооборота 13
2.2 Совершенствование системы электронного документооборота 19
Заключение 23
Список использованных источников 25
Актуальность выбранной темы. Автоматизация документооборота в настоящее время является не просто средством оптимизации внутренних процессов различных организаций, а жизненно важной необходимостью в условиях жесточайшей конкурентной борьбы. Также автоматизация документооборота предоставляет новые возможности организациям по улучшению своей деятельности, помогает обогнать конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений .
Сегодня автоматизация документооборота в организации также нужна, как автоматизация бухгалтерского учета в 1990-х годах. Обстоятельств, подтверждающих это много. В первую очередь, информационные данные нужно обрабатывать как можно лучше и оперативнее, чаще информационные потоки имеют большее значение, чем финансовые. Также, потеря информации либо ее попадание в чужие руки может обойтись очень недешево. Можно выделить ряд вопросов, общих для тех компаний, где работа с документами ведется обычным методом: документы теряются; скапливается огромное количество документов, назначение и источник которых неясны; документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки; тратится масса рабочего времени на поиск подходящего документа и формирование определенной тематики пакета документов; создается несколько копий документов - на бумагу, на копирование документов тратиться много средств; на подготовку и согласование документов тратится большое количество времени.
Все обозначенные проблемы можно решить при помощи внедрения системы электронного документооборота.
На основании изложенного, выбранная тема имеет важное теоретическое и практическое значение.
Объектом работы выступает электронный документооборот.
Предмет работы составляют нормы законодательства, регламентирующие процесс электронного документооборота, научная и специальная литература по теме исследования.
Целью работы является комплексное исследование понятия, основных компонентов, проблемы выбора и использования системы электронного документооборота.
Исходя из поставленной цели в работе определены следующие задачи:
- изучить понятие электронного документооборота, виды и компоненты;
- рассмотреть цели и задачи электронного документооборота;
- исследовать проблемы внедрения системы электронного документооборота;
- предложить пути совершенствования системы электронного документооборота.
Методы работы. В ходе работы применялись такие методы, как диалектический, формальный, системный, структурный, логический, методы анализа и синтеза и другие.
Структура работы. Работа состоит из введения, двух глав, включающих четыре параграфа, заключения и списка использованной литературы.
Системы электронного документооборота – особый класс систем, позволяющий автоматизировать бизнес-процессы работы с документами и усилить документационное обеспечения управления в организации. В рамках работы определены основные цели и задачи электронного документооборота, виды систем документооборота, а также основные преимущества использования таких систем.
В российском законодательстве отсутствует единый нормативно-правовой акт, определявший бы общие правила, принципы, задачи и т.д. системы электронного документооборота.
Наиболее значимые законы в данной области – ФЗ «Об электронной подписи» и ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» носят технический, прикладной характер, и не разрешают всех необходимых вопросов относительно СЭД в органах государственной и муниципальной власти.
Следует понимать, что электронный документооборот в системе государственного и муниципального управления обладает определенной спецификой, которую указанные нормативно-правовые акты не учитывают.
Отсутствие единого законодательного акта приводит к отсутствию единого подхода к пониманию электронного документа. В одних нормативных актах электронный документ понимается как выполненный без бумажного документирования и противопоставляется электронной копии документа, в других под электронным документом понимается любой документ, информация в котором представлена в электронной форме, т.е., в том числе, электронная копия документа.
Соответственно, необходим единый нормативно-правовой акт – Федеральный закон «О системе электронного документооборота в органах государственной и муниципальной власти».
В целом внедрение в органах государственной власти системы электронного документооборота направлено на повышение эффективности управленческой деятельности посредством усиления исполнительской дисциплины, контроля за выполнением планов, решений и т.д., улучшение взаимодействия структурных подразделений, а так же на повышение доверия граждан к деятельности органов государственного управления.
1. Федеральный закон от 06 апреля 2011 года № 63-ФЗ (ред. от 23.06.2016) «Об электронной подписи» [Электрон. ресурс] // Консультант Плюс. – URL: http://www.consultant.ru/online, свободный. – Загл. с экрана. – (Дата обращения 07.10.2018).
2. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 19.07.2018) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [Электрон. ресурс] // Консультант Плюс. – URL: http://www.consultant.ru/online, свободный. – Загл. с экрана. – (Дата обращения 07.10.2018).
3. Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 года № 754 « Положение о системе межведомственного электронного документооборота» (ред. от 26.12.2016) [Электрон. ресурс] // Консультант Плюс. – URL: http://www.consultant.ru/online, свободный. – Загл. с экрана. – (Дата обращения 07.10.2018).
4. Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 года № 477 (ред. от 26.04.2016) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» [Электрон. ресурс] // Консультант Плюс. – URL: http://www.consultant.ru/online, свободный. – Загл. с экрана. – (Дата обращения 07.10.2018).
5. Приказ Федерального архивного агентства (Росархива) от 29 апреля 2011 года № 32 «Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности» [Электрон. ресурс] // Консультант Плюс. – URL: http://www.consultant.ru/online, свободный. – Загл. с экрана. – (Дата обращения 07.10.2018).
6. ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Стандартинформ, 2014. С.3
7. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. – М.: Стандартинформ, 2015. С.4
Научная и специальная литература
8. Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному / М.П. Бобылева. - М.: МЭИ, 2014. – С.101.
9. Елисеев Н.И. Анализ и синтез перспективных систем электронного документооборота / Н.И. Елисеев // Известия Южного федерального университета. - 2015,. - № 5. С. 166-171.
10. Жеребенкова, А.В. Документооборот на предприятии/ А.В. Жеребенкова. - Москва: Вершина, 2015. – С.34
11. Иванов С.В. Организация электронного документооборота в территориально распределенной организации / С.В. Иванов // Документация в информационном обществе: проблемы оптимизации документооборота. Доклады и сообщения на ХVIII Международной научно-практической конференции, 29.07 – 01.08.2014. - М.:Росархив, 2014. С.40 - 44.
12. Информационная политика: Учебник/ Под общ. ред. В.Д.Попова. - М.: Изд-во РАНХиГС, 2017. – С.34
13. Князева, Т.В. Системы электронного документооборота: анализ и выбор. Справочно-методическое пособие / Т.В. Князева; под ред. В.Ф. Янковой. - М.: 2014. – С.102
14. Ларин М.В. Управление документацией в организациях / М.В. Ларин. – М.: Научная книга, 2017. – С.21
15. Логиновский, О.В. Информационные системы в государственном управлении: монография / О.В. Логиновский, А.С.Козлов.- Челябинск: Издательский центр ЮУрГУ, 2017.- С.65.
16. Пахомов Е.В. Анализ систем электронного документооборота в органах государственного управления /.Е.В. Пахомов // Вестник Южного федерального университета. – 2016. - № 8. - т. 133. С. 52.
17. Романов Д. Н. Критерии оценки эффективности внедрения СЭД / Д.Н. Романов // Современные технологии делопроизводства и документооборота. - 2016. - № 2. С. 82 – 84.
18. Ходак Е.Е. Внедрение систем электронного документооборота: как это происходит на практике // Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2017. - № 2. - С. 22-27.
19. Шафеева Ю. И., Быкова Н. Н. Система электронного документооборота в органах государственной власти / Ю.И.Шафеева, Н.Н. Быкова // Молодой ученый. - 2015.- № 23. С. 78.