Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) в государственном управлении: современное состояние и перспективы развития (Делопроизводство, Алтайский Государственный Университет)
Выпускная квалификационная работа.
Объект исследования - системы управления документацией в Администрации Шипуновского района Алтайского края.
Много приложений.
Введение 4
1 Теоретические основы внедрения СЭД в систему управления документооборотом органов государственной власти 7
1.1 Система управления документооборотом организаций: сущность, содержание, основные элементы 7
1.2 Современные системы электронного документооборота в организациях, краткая характеристика 12
1.3 Технология внедрения систем электронного документооборота 20
2 Организация системы управления документацией в Администрации Шипуновского района Алтайского края 25
2.1 Характеристика деятельности Администрации Шипуновского района 25
2.2 Анализ организации системы управления документооборотом в Администрации 29
3 Разработка мероприятий по внедрению СЭД в Администрации Шипуновского района 39
3.1 Предложения по совершенствованию системы управления документооборотом на основе внедрения СЭД 39
3.2 Обоснование эффективности предложений по совершенствованию системы документооборота 43
Заключение 48
Список использованных источников 51
Приложение 1 56
Приложение 2 57
Приложение 3 58
Приложение 4 59
Приложение 5 60
Приложение 6 61
Приложение 8 63
Приложение 9 64
Приложение 10 65
Документационное обеспечение управления представляет собой организационно-правовой механизм управления организацией при помощи документов. Документы могут выполнять правовые и управленческие функции при соблюдении определенных требований к ним самим и к технологиям работы с ними. Для эффективной организации такой работы необходима хорошо налаженная система управления документацией предприятия.
Для повышения эффективности управления необходимо достаточно внимания уделять совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение базируется на информации.
Деятельность современного предприятия характеризуется увеличением объема накапливаемых в организации документов, что приводит к таким проблемам: поиск документов, обеспечение режима конфиденциальности и сохранности. В результате возникает ситуация информационной недостаточности, управленческие решения принимаются не оперативно, а затраты на документооборот увеличиваются. В этих условиях самым эффективным решением является внедрение системы электронного документооборота. Важность заявленной темы определяется не только ее значимостью, но и степенью научной изученности. В литературе отсутствуют специальные исследования по обозначенной проблеме, но имеется ряд статей (В.В.Андреев, П.В. Глущенко, И.В. Соловьев, А.А. Стреха, Л.Р. Фионова, Л.В. Путькина), в которых рассматриваются базовые моменты внедрения информационных технологий и электронного документооборота.
Объектом исследования является системы управления документацией в Администрации Шипуновского района Алтайского края
Предмет исследования: внедрение системы электронного документооборота в систему управления документацией в Администрации Шипуновского района Алтайского края
Цель исследования: разработка предложений по внедрению системы электронного документооборота в Администрации Шипуновского района Алтайского края
Цель конкретизируется в задачах:
1. Изучить теоретические аспекты системы управления документооборотом;
2. Дать характеристику современным системам электронного документооборота;
3. Рассмотреть технологию внедрения систем электронного документооборота;
4. Охарактеризовать деятельность Администрации Шипуновского района;
5. Проанализировать организацию системы управления документооборотом в Администрации;
6. Разработать предложения по совершенствованию системы управления документооборотом на основе внедрения СЭД
7. Обосновать эффективность предложений по совершенствованию системы документооборота.
Теоретико-методологическую основу исследования составляют работы В.В. Андреева, Е.С. Белоус, М.В. Бородина, П.В. Глущенко, В.П. Граб, М.В. Ларина, Н.Ю. Кауфмана и др.
Источниковую базу исследования составили общегосударственные нормативные документы, законодательные акты, а также методические материалы, регламентирующие процесс организации документооборота на предприятии. К ним относятся федеральные законы: «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», «О коммерческой тайне». Кодексы: Гражданский кодекс Российской Федерации, Трудовой кодекс Российской Федерации. Кроме того, были изучены нормативные и методические материалы в области делопроизводства.
Эффективность организации документооборота изучалось по организационно-правовым актам и распорядительным документам Администрации муниципального образования: Положениям, Инструкциям по делопроизводству, Должностным инструкциям сотрудников; Правилам внутреннего распорядка.
При написании работы были использованы такие методы исследования как структурно-функциональный подход, анализ, синтез, метод моделирования, которые позволили определить степень эффективности управления системой документооборота в Администрации Шипуновского района Алтайского края.
Логика изложения предопределила структуру работы, которая состоит из
введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложений .
Документационное обеспечение управления является важной стороной деятельности любой организации, поскольку обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами. На сегодняшний день деятельность органов исполнительной власти характеризуется повсеместным внедрением современных информационных технологий, которые являются неотъемлемой частью обеспечения эффективного управления.
В результате изучения теоретических аспектов темы работы, было определено, что документооборот представляет собой движение документов внутри документационного обеспечения управления. Данный процесс должен быть организован так, чтобы маршрут движения каждого документопотока был коротким, прямым, с минимальными временными затратами. Система электронного документооборота является наиболее эффективным инструментом и позволит повысить эффективность работы с документами.
Выбор системы электронного документооборота для внедрения на предприятии - сложная задача. Решение принимается по результатам обследования на предприятии и анализа современного информационного рынка. На российском рынке наиболее популярными являются: «Евфрат», «БОСС-Референт», «Гран-док», «CompanyMedia», «LanDocs», «Золушка», «ОптимаWorkflow», «Дело». Каждая из перечисленных систем обладает специфическими характеристиками.
Внедрение выбранной системы электронного документооборота представляет собой сложный процесс, состоящий из последовательных этапов:
внутренний и внешний анализ, выбор стратегии внедрения СЭД, реализация стратегии внедрения СЭД, коррекция стратегии, завершение внедрения, ввод проекта в эксплуатацию, контроль использования системы. Каждый из этапов предполагает выполнение определенных действий.
Необходимость внедрения СЭД было рассмотрено на примере Администрации муниципального образования Шипуновский район. Анализ деятельности данного исполнительно-распорядительного органа, позволил сделать вывод о том, что в основе его деятельности лежит линейная структура управления, которая обеспечивает простоту и четкость выполнения поручений руководства. При формировании структуры был применен функциональный подход, при котором отдельные структурные единицы выполняют определенную функцию.
Функции регулирования документирования осуществляет Управление делами. Существующая в Администрации система управления документооборотом в целом соответствует требованиями в области делопроизводства, но некоторые направления нуждаются в совершенствовании. Самым важным является недостаточная автоматизация работы с документами. Данный факт характеризуется следующими моментами:
- отсутствие специализированного программного обеспечения для документирования;
- отсутствие нужной оргтехники при приеме и отправке корреспонденции.
Указанные недочеты являются причиной нерационального использования
использованию временных, трудовых и материальных ресурсов, к повышению трудоемкости процессов. Решить все имеющиеся недочеты традиционного документооборота поможет внедрение системы электронного документооборота (СЭД). При выборе автоматизированной системы необходимо учесть следующие моменты: масштабность, поддержка всех структурных подразделений, надежность, защищенность, доступность для всех структурных подразделений, поддержка всего жизненного цикла работы с документами. С учетом указанных требований к системе, был сделан вывод, что в Администрации лучшего всего использовать СЭД «ДЕЛО».
Система электронного документооборота будет более эффективной, чем бумажный документооборот. В результате ее внедрения, организация получает тактические и стратегические выгоды.
К показателям экономической эффективности можно отнести: сокращение затрат на бумажные документы, повышение производительности труда, повышение исполнительской дисциплины, экономия рабочего времени, сокращение прохождения документов внутри организации. Отдельно нужно отметить эффективность архивного хранения в системе электронного документооборота, которая выражается в снижении следующих показателей: времени поиска документа, времени подготовки выборки документов, количества потерянных документов, затрат на содержание архива, затрат на расходные материалы.
Таким образом, в результате проделанной работы, были разработаны и обоснованы предложения по внедрению СЭД в Администрацию Шипуновского района Алтайского края. Все поставленные задачи были решены и цель работы достигнута.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
