Есть приложения.
Работа носит чисто теоретический характер - хорошо подойдет в качестве первой главы диплома.
Введение 3
1 Теоретические аспекты организации документооборота 5
1. 1Документооборот и его составляющие 5
1.2 Требования к организации рационального документооборота 13
2Организация электронного документооборота 21
2.1Электронный документооборот. Принципы построения 21
2.2 Классификация систем электронного документооборота и основные этапы внедрения СЭД 29
Заключение 41
Список использованных источников 44
Приложение 1 48
Приложение 2 49
Приложение 3 50
Деятельность современного предприятия характеризуется увеличением объема накапливаемых в организации документов, что приводит к таким проблемам как поиск документов, обеспечение режима конфиденциальности и сохранности. В результате возникает ситуация информационной недостаточности, управленческие решения принимаются не оперативно, а затраты на документационные операции увеличиваются. В этих условиях эффективный документооборот необходим в управленческой деятельности. От его правильной организации во многом зависит результативность управленческих процессов. Документооборотом называется процесс движения официальных бумаг, начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении.
Актуальность темы работы обусловлена тем, что документооборот организации – это важнейшее звено делопроизводства. Он определяет инстанции перемещения документов и скорость их движения. Это имеет огромное значение для управленческих процессов, ведь оперативная обработка документации обеспечивает организацию актуальной и своевременной информацией. Невостребованный документ — всего лишь листок бумаги. Обработанный надлежащим образом, он становится источником ценных сведений.
Важность заявленной темы определяется не только ее значимостью, но и степенью научной изученности.
Информационной базой исследования являются отечественные и зарубежные литературные источники (методические рекомендации, монографии, публикации в отраслевых периодических журналах). Также использованы материалы, размещенные в сети Интернет.
В литературе недостаточно теоретических работ по обозначенной проблеме, но имеется ряд статей, в которых рассматриваются основные аспекты требований к современному документообороту. В этой связи следует отметить таких авторов, как Е.Ю. Жарова [15], Н.С. Жминько [17], К.Ю. Котова [20], Л.Р. Фионова. Большинство публикаций в периодической печати и сети Интернет посвящаются организации электронного документооборота, проблемам, связанным с этим процессам и перспективам развития. Перечисленные вопросы освещаются следующими авторами:
М.П. Бобылева[9], М.В. Бородин [10], М.С. Днепровская [11], А.Ю. Жильников [12], Е.В. Иванова [13], К.О. Шрейтер [14]. Кроме того, при написании работы были использованы основополагающие труды в области документационного обеспечения и нормативно-правовые акты.
Целью данной работы является анализ организации документооборота на предприятии.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
рассмотреть понятие и правила документооборота;
изучить особенности организации электронного документооборота.
Объектом работы выступают документооборот. Предметом – особенности его организации.
В работе использовались методы теоретического анализа литературы по исследуемой проблеме, методы изучения, обобщения и анализа.
Практическая значимость работы связана с возможностью применения материалов исследования в процессе преподавания в учебных заведениях лекционных и практических занятий курсов «Документоведение», «Организация и технология документационного обеспечения управления».
По структуре работы состоит из введения, основной части и списка использованных источников.
Эффективная работа современного предприятия в немалой степени зависит от рациональной организации работы с документами, поскольку любое управленческое решение базируется на информации.
Терминологический анализ ключевых понятий темы исследования позволил сделать вывод, что более современным термином, который определяет весь процесс управления документированной информацией, является «документационное обеспечение управления». Однако, перспективным является понятие «управления документами», поскольку включает в себя не только документационные процессы, но и требования к сфере делопроизводства. Было отмечено, что документационное обеспечение управления характеризует переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией. Движение документов внутри ДОУ, называется документооборотом.
Документооборот является элементом системы документационного обеспечения управления. Изучение структуры документооборота позволило сделать вывод, что его составляющими являются внутренний, входящий и исходящий документопотоки. Каждый из перечисленных потоков документов имеет свой маршрут, в рамках которого производятся определенные документационные процессы. Для регламентации работы с документами, на предприятии составляется Инструкция по делопроизводству. Указанный документ закрепляет принятую в организации систему документооборота.
Во многом от того насколько рационально организован документооборот, зависят результаты управленческой деятельности. Для построения рационального документооборота необходимо придерживаться принципов:
прямоточности, непрерывности, ритмичности, параллельности, пропорциональности. Организовать систему документооборота можно в различных формах:
централизованной, децентрализованной и смешанной. Выбор той или иной формы зависит от объема составляемых документов, а также от структуры предприятия.
Эффективный документооборот означает, что в его системе соотносятся показатели качества, количества и времени. Построение такого документооборота возможно только с использованием информационных технологий, которые выражаются во внедрении электронного документооборота.
Изучение автоматизированных систем делопроизводства, позволило сделать вывод, что они представлены двумя группами: системами управления архивами и системами управления электронным документооборотом. Система электронного документооборота обладает рядом преимуществ перед традиционной системой: однократная регистрация, одновременное выполнение операций с документом несколькими пользователями, непрерывность движения документов, сокращение времени работы с документами, снижение материальных затрат, сокращение количества делопроизводственного персонала. То есть, современные системы электронного документооборота способны выполнять задачи любой сложности.
В результате анализа современных СЭД, были выделены наиболее популярные из них: «Евфрат», «БОСС-Референт», «Гран-док», «CompanyMedia», «LanDocs», «Золушка», «ОптимаWorkflow», «Дело». Процесс выбора конкретной системы электронного документооборота индивидуален для каждого конкретного предприятия. Внедрение СЭД – это сложный комплекс мероприятий, который требует тщательной подготовки и в этом процессе могут возникнуть различные проблемы. Среди наиболее часто встречающихся затруднений были отмечены: недостаточная проработанность внутрикорпоративных документов, переобучение персонала; финансовые затраты; необходимость защиты информации; слабая формализация бизнес-процессов; отсутствие системы традиционного документооборота. Чтобы понять, где наиболее уязвимые места в организации, лучше внедрить сначала пилотный проект. Сам процесс внедрения предполагает несколько этапов: анализ ситуации на предприятии (внутренний анализ, технологический анализ, информационное исследование); идентификация проблемы (определение целей внедрения СЭД); определение критериев выбора средств программирования; выбор средств проектирования; реализация проекта внедрения СЭД.
На основании вышеизложенного, можно отметить что, все поставленные задачи были выполнены, а значит, цель работы была достигнута.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
