Введение 3
Глава 1 Теоретические основы организации документооборота 5
1.1 Понятие и этапы документооборота 5
1.2 Сущность организации документооборота 9
Глава 2 Организация документооборота в УПФР в г. Барнауле Алтайского края 14
2.1 Современное состояние организации документооборота в УПФР в г. Барнауле Алтайского края 14
2.2 Внедрение в УПФР в г. Барнауле Алтайского края Административного регламента предоставления Пенсионным фондом Российской Федерации государственной услуги по приему заявления застрахованного лица о распределении средств пенсионных накоплений 19
Заключение 24
Список использованных источников 26
Приложение 30
Современные требования, предъявляемые к качеству работы учреждений и предприятий свидетельствуют, что эффективная работа всецело зависит от уровня организации документооборота компании.
В Российской Федерации для выполнения государственной политики в области пенсионного обеспечения населения был создан Пенсионный фонд Российской Федерации (далее – ПФР) – один из наиболее значимых социальных институтов страны. Это крупнейшая федеральная система оказания государственных услуг в области социального обеспечения в России.
Ежегодно в ПФР поступает более 87 млн. документов. Около 99 % из них – в электронной форме. Годовой объем информации, которой Фонд обменивается с клиентами, выражается в терабайтах . Учитывая количество клиентов и широкую номенклатуру услуг, такой объем информации требует высокоэффективной организации документооборота.
Перед ПФР стоят сегодня и такие важные задачи, как обеспечение полноценного функционирования профессиональной пенсионной системы (что потребует серьезных организационных и технологических усилий), постоянное совершенствование имеющихся и создание новых информационных реестров, например, общероссийской базы данных участников Великой Отечественной войны и тружеников тыла.
На протяжении последних лет в ПФР активно создаются и развиваются ре-гиональные системы автоматизации документооборота, а также осваиваются со-временные информационные технологии.
Такая работа рассматривается как необходимое условие для проведения пенсионной реформы. Внедрение электронного документооборота позволяет резко уменьшить время подготовки документов и число ошибок при их составлении, ликвидировать очереди и уменьшить накладные расходы местных отделений ПФР. На технические возможности региональных сетей местных отделений фонда в значительной степени опираются система персонифицированного учета и электронная система информирования граждан о состоянии их именных пенсионных счетов.
Все вышеизложенное обусловливает актуальность исследования состояния и проблем совершенствования организации документооборота в структурном подразделении ПФР.
Объектом исследования в работе является документооборот в ПФР.
Предмет исследования – организация документооборота в УПФР в г. Барнауле Алтайского края.
Цель исследования – проанализировать состояние и проблемы совершенствования организации документооборота в УПФР в г. Барнауле Алтайского края.
Достижение данной цели возможно при решении следующих задач:
изучить понятие и этапы документооборота;
рассмотреть сущность организации документооборота;
выявить современное состояние проблем в организации документообо-рота в УПФР в г. Барнауле Алтайского края;
проанализировать внедрение в УПФР в г. Барнауле Алтайского края Административного регламента предоставления ПФР государственной услуги по приему заявления застрахованного лица о распределении средств пенсионных накоплений.
Методы исследования: изучение документов, описательный метод, метод наблюдения, приемы классификации, систематизации и обобщения исследуемого материала.
Теоретическая основа исследования: нормативно-правовые акты в сфере организации документооборота федерального и локального уровня, монографическая и учебная литература, публикации на тему исследования в научных периодических изданиях.
Структура работы включает введение, две главы, объединяющие четыре пункта, заключение, список использованных источников и приложение.
Документооборот является важным этапом функционирования каждого учреждения. Под ним понимают движение документов в компании со времени их создания или получения до полного исполнения или отправки.
В настоящее время повсеместная автоматизация документооборота – это не только средство оптимизации внутренних процессов (документопотоков) компании, но и потребность в условиях конкурентной борьбы. Электронный документооборот – это автоматизированный механизм создания, движения, распространения и хранения документов в электронной форме, а также осуществления контроля за потоками документов в компании.
Организация документооборота – это совокупность правил, согласно которым происходит движение документов в организации. Весь массив документов классифицируется на: 1) поступающие (входящие); 2) отправляемые (исходящие); 3) внутренние. Общее количество поступивших документов и документом, созданных в компании за период (обычно за год) называется объёмом документооборота.
Документооборот имеет важное значение в функционировании и управлении организацией, так как своевременное получение исчерпывающих сведений является гарантией аргументированного и действенного управленческого решения, плодотворной и рациональной деятельности. Для оптимальной организации документооборота разработаны решения на базе автоматизированных технологий. Сегодня существует множество систем электронного документооборота.
Организация документооборота в УПФР в г. Барнауле Алтайского края осуществляется на основании Инструкции по делопроизводству и ГОСТ Р 7.0.97-2016 и проходит следующие этапы: 1) организация доставки документов; 2) приём, обработка и распределение поступающих документов; 3) рассмотрение входящих документов; 4) организация регистрации и передачи исходящих документов; 5) прохождение внутренних документов; 6) приём и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи; 7) учёт документов.
ПФР и УПФР в г. Барнауле Алтайского края продолжает совершенствовать систему оказания физическим и юридическим лицам государственных услуг в электронном виде. Теперь граждане и страхователи могут получить ряд услуг через Единый портал государственных и муниципальных услуг. /то оптимизирует документопотоки и совершенствует документооборот.
Однако до последнего времени существовала проблема, связанная со сложностью для застрахованного лица оформить свою волю по распределению средств пенсионных накоплений.
В целях решения данной проблемы, а также для совершенствования и оптимизации организации документооборота в ПФР в целом, и в УПФР в г. Барнауле Алтайского края, в частности, Правлением ПФР было принят Административный регламент предоставления Пенсионным фондом государственной услуги по приёму заявления застрахованного лица о распределении средств пенсионных накоплений.
Данный регламент определяет порядок оказания данной госуслуги УПФР в г. Барнауле Алтайского края, сроки и последовательность выполнения всех административных процедур.
Представляется, что этот документ, регулирующий взаимодействие УПФР в г. Барнауле Алтайского края с населением, станет эффективным инструментом совершенствования организации документооборота ПФР.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
