1. ОСОБЕННОСТИ ВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ.
1.1 Подготовка к переговорам.
1.2 Общие правила поведения на переговорах.
1.3 Подготовка помещения.
1.4 Технология ведения переговоров.
2. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА СЛУЖЕБНОГО РАЗГОВОРА ПО ТЕЛЕФОНУ.
2.1. Как пользоваться телефонным аппаратом.
2.2 Входящий телефонный звонок
2.3 Исходящий телефонный звонок.
Успех переговоров зависит от тщательности их предварительной подготовки. Процесс подготовки к переговорам можно разделить на два тесно взаимосвязанных этапа: организационный и содержательный. Плохая организация может привести переговоры к осложнениям и даже к срыву.
Организационная подготовка переговоров – это:
- определение места и времени встречи;
- формирование делегации и назначение ее главы.
При формировании делегации заранее определяют, сколько человек будет в ее составе и кто. Все это, безусловно, зависит от специфики деловой встречи или переговоров. Обычно делегации с обеих сторон должны быть равного состава; слишком многочисленная делегация может повредить делу, поскольку при этом возникает множество побочных проблем. Во главе должен стоять человек, разбирающийся в предмете переговоров, экономических и юридических аспектах соглашения, которое нужно заключить, а также умеющий вести переговоры. В состав делегации могут быть включены эксперты, которые способны оперативно дать содержательную, правовую или экономическую оценку предложений партнера. С самого начала следует определить функции каждого члена делегации (кто и за что отвечает). Функции должны быть распределены равномерно.
При содержательной подготовке нужно:
- провести анализ проблемы и оценить ситуацию, а также проанализировать интересы, как свои, так и партнера;
- согласовать все вопросы внутри своей делегации, а также с теми, кто будет задействован в выполнении возможных договоренностей (смежные организации),т.е. провести «внутренние переговоры»;
- проработать несколько возможных вариантов решения, чтобы во время переговоров не принимать скоропалительных решений при изменившейся ситуации;
- разработать целостные и не противоречащие друг другу предложения. Обычно заранее готовятся аргументы по наиболее значимым пунктам позиции, и они также не должны быть противоречивыми;
- подготовить инструкции участникам переговоров (выработать общее направление действий) и подобрать необходимые документы (законодательные нормы, нормы аналогичных отчислений, справочные материалы по ценам).
1.2 Общие правила поведения на переговорах. Опаздывать на переговоры недопустимо, это может отрицательно сказаться на вашем имидже, повредить самому ходу переговоров, иногда другая сторона даже может отказаться от проведения переговоров. Если встреча назначена у вас в офисе, а вы задерживаетесь, то проследите за тем, чтобы перед собравшимися извинились от вашего имени, предложили сесть, выпить чашку чая или кофе, дали возможность ознакомиться со свежим журналом или газетой. За задержку с приемом необходимо еще раз лично извиниться при встрече. Ни в коем случае у ваших собеседников не должно остаться впечатления, что вы специально задержали их прием, дабы подчеркнуть свою значительность. По этим же соображениям не рекомендуется принимать посетителей, сидя за столом. Гораздо лучше выйти из-за стола и сделать несколько шагов навстречу гостям или встретить их при входе в кабинет или комнату для переговоров. Когда переговоры проходят в офисе одного из участников, его сотрудник (референт или помощник) встречает гостей у входа.
