ВВЕДЕНИЕ 3
1. Организационно-правовые основы ООО «БНГРЭ» 21
1.1. История создания и основная деятельность ООО «БНГРЭ» 21
1.2. Правовой статус и организационно - правовая форма ООО «БНГРЭ».24
1.3. Структура ООО «БНГРЭ» 29
2. Организация документооборота ООО «БНГРЭ» 32
2.1. Документы, регулирующие документооборот ООО «БНГРЭ» 32
2.2. Организация внутреннего документопотока 36
2.3. Организация входящего документопотока 41
2.4. Организация исходящего документопотока 45
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 51
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 54
ПРИЛОЖЕНИЕ
Купить

Актуальность темы. На современном этапе все сферы делопроизводства развиваются. В законодательство вносятся новые положения регулирующие работу с документами.
Однако документооборот в коммерческих организациях отличается от документооборота государственных и муниципальных учреждений, прежде всего организационно-правовой основой, которая имеет свою специфику. Важно отметить, что деятельность коммерческих организаций регулируется другими законами, которые к регулированию государственных и муниципальных учреждений не относятся.
Документооборот в коммерческих организациях ведется в соответствии с законодательством. Однако работа с документами в коммерческих организациях производится по тем же принципам, что и в государственных и муниципальных учреждениях подобного типа, так как отдельных инструкций для работы с документами не предусмотрено
законодательством. Особенности ведения делопроизводства негосударственных организаций закрепляется в инструкции по делопроизводству. В силу специфики правовой основы коммерческих предприятий со сложной структурой ведения делопроизводства, в частности, организацией внутреннего, входящего и исходящего документопотока, имеет особенности, отличаясь от государственных и муниципальных предприятий.
Таким образом, работа будет актуальна, так как в ней проанализированы особенности организации документооборота в коммерческих предприятиях на примере Общества с ограниченной ответственностью «Байкитской нефтегазоразведочной экспедиции» (далее ООО «БНГРЭ»), что существенно улучшает понимание структуры делопроизводства в коммерческих организациях с их спецификой. Важно отметить, что анализ делопроизводства в данной организации проводится впервые.
Степень изученности темы. Первые научные работы, предметом исследования которых являлись коммерческие организации и документооборот в учреждениях с данной правовой формой, начали создаваться с последнего десятилетия XX века. Это обусловлено появлением частной собственности в России, закрепленной в Конституции РФ , принятой в 1993 г. Тем не менее исследования относящиеся к изучению обществ с ограниченной ответственностью, стали создаваться после 1998 г. Это связано с принятием Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» №14-ФЗ от 08.02.1998 г.
Все научные работы, в которых предметом исследования является общество с ограниченной ответственностью и его документооборот можно сгруппировать по направлениям деятельности и проблемному признаку.
Изучением и анализом законодательства о правовом статусе, правовой форме, обществ с ограниченной ответственностью занимались следующие исследователи: М. Ю. Тихомиров, А. В. Анищенко, М. А. Бунина, А. А. Прохорович, С. И. Сапко, Н. В. Фомичева, А. П. Зрелов, Н. А. Дорохова, Л. В. Зрелова, К. П. Беляев, А. В. Габов, А. А. Стус , С. Д. Могилевский . В данной категории исследований значимыми являются работы «Общество с ограниченной ответственность: статус, организация управления и контроля» О. М. Оглоблиной, М. Ю. Тихомировой и работа А. Е. Молотникова «АО и ООО: две формы ведения бизнеса». В них анализируется правовой статус, организация учреждения обществ, а в последней автор уделяет особое внимание сравнению двух правовых форм.
Помимо этого исследователи не уделяют внимания анализу внутренних организационных документов коммерческих обществ, как основным документам регулирующим деятельность предприятий. Так, следующей категорией исследований являются статьи, изучающие и анализирующие организационно-распорядительные документы обществ. В этом направлении работали: М. А. Бунина , Ю. В. Царенко , М. Ю. Тихомиров , В. Н. Смирнов . Особый вклад в изучение организационно-распорядительных документов коммерческих организаций внес М. Ю. Тихомиров . Так, в работе «Устав и внутренние документы общества с ограниченной ответственностью: образцы документов с комментариями» он описал виды организационно-распорядительных документов коммерческих учреждений, уделив особое внимание такому документу как Устав организации.
Следующий блок исследований посвящен документообороту коммерческих организаций, в частности внутреннему, входящему и исходящему документопотоку.
Отдельного внимания заслуживают работы, предметом изучения которых являются общетеоретические аспекты делопроизводства и документооборота. В данном направлении работали следующие
исследователи: О. Литвинова, С. В. Савченко, Л. М. Ткач, Е. А. Прокофьева, В. О. Витер, А. Сазонов, Л. Доронина, Е. В. Шестакова, О. В. Железнов, В. М. Маркевич, А. А. Емельянова, М. С. Черникова, Е. В. Сидоренко,
Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина, С. В. Савченко, Л. М. Ткач, Е. А. Прокофьева, В. О. Витер, Т. Л. Безрукова, И. И. Шанин, Ю. В. Дуракова, Л. Р. Фионова, Ю. И. Черницова . Особо значимым исследованием в данной группе является работа В. А. Чеботовой «Актуализация нормативной базы для оптимизации управления документами организации», так как в статье рассмотрен процесс управления нормативной базой организации, включая её упорядочение, систематизацию, поддержание в актуальном состоянии.
Особо выделяются работы, предметом изучения, которых являются общетеоретические аспекты делопроизводства и документооборота на примере разных ведомств, отличных от обществ с ограниченной ответственностью. К изучению этого вопроса обращались следующие исследователи: Л. А. Золотухина, Т. И. Кабакова, С. А. Михайлова , Л. Р. Фионова, Ю. М. Баранова. Так, М. Ю. Тулупова, О. В. Медведева в статье «Документационное обеспечение управления органов внутренних дел», в которой выявили особенности управления документами органов внутренних дел, в том числе описали систему регистрации входящих и исходящих документов. Помимо этого стоит выделить работы, в которых проведен анализ законодательства в сфере делопроизводства. Изучением данного аспекта делопроизводства занимались следующие исследователи: Е. Н. Роготнева, Т. Ю. Володина, Л. М. Варламова , М. С. Митина, Л. А. Жереб . Особо значимыми работами являются статья Е. И. Скакунова, Л. О. Платыч, Л. А. Жереб «Сравнительная характеристика некоторых аспектов российского и зарубежного делопроизводства», в которой сопоставили делопроизводство России и Англии, Германии, Франции и выявили особенности российского делопроизводства. Особое внимание стоит уделить работе Д. Г. Семеновой , которая занималась анализом типовой «Инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» и методических «Рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Значимой работой является статья Л. М. Варламова «Стандартизация делопроизводства в России: прошлое, настоящее, будущее», в которой представлены основные стандарты работы с документами и проанализирована специфика их изменения. Тем не менее, данные исследования базируются на анализе регулирования бумажного документооборота, поэтому в них не уделяется внимание регулированию электронного документооборота.
Таким образом, в комплексе работ посвященных анализу законодательства в сфере делопроизводства отдельно можно выделить работы посвященные законодательству об электронных документах и электронному документообороту. К изучению этого вопроса обращались исследователи: А. В. Острушко , А. А. Караев , Ж. В. Эстерлейн , В. А. Попов , П. А. Тосунов, С. Л. Будылиным . Особо значимым является исследование Д. В. Овсянникова «Классификация юридически значимых электронных документов», в которой он показывает классификацию электронных документов и освещает вопрос законодательства об электронных документах. Также внимания заслуживает работа Е. Орловой «Новшества законодательства 2016 года», в которой приведен обзор законодательных инициатив, действующих с 2016 г., по налоговому администрированию, трудовым отношениям, электронному
документообороту, административной ответственности и т. д. Новые положения и поправки сгруппированы по разделам и представлены в виде таблицы. Помимо этого значимой является статья Е. С. Дружинкина «Электронный документ как средство доказывания в юридическом процессе», в которой рассматриваются вопросы допустимости электронных документов как источников доказательств в юридическом процессе.
Таким образом, в этой группе работ рассматриваются электронные документы и электронный документооборот с точки зрения законодательства, но не рассматривается процесс внедрения и возникающие проблемы при внедрении систем электронного документооборота (далее СЭД).
Основная масса предприятий России: как коммерческих, так и государственных, перешли на систему электронного документооборота. Процесс массового перехода на СЭД начался после 2006 г., что обусловлено принятием закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ от 27.07.2006 г. На данный момент это направление является актуальным в силу своей практической значимости, так как процесс внедрения СЭД проводится практически на всех предприятиях, вне зависимости от статуса, численности и прочих факторов.
Проблемам, связанным с внедрением СЭД и применением электронных документов уделяли внимание следующие авторы: Д. Исьянова,
A. Ю. Макарова, Ю. В. Оспенниковой, О. Филиппова, И. Д. Королев,
B. И. Федяинова, Т. Н. Сысо, А. В. Дедяев . Особый вклад в изучение
данного вопроса внес А. Н. Авдеев «Переход к электронному
документообороту: нормативная база и практические решения» проанализированы основные шаги последнего десятилетия по нормативному регулированию электронного документооборота в учреждениях, сформулированы предложения по его практическому внедрению. Помимо этого значимой работой является «Электронный документооборот в коммерческих организациях» Е. Г. Стричко , в которой рассматриваются возможности и преимущества электронного документооборота между коммерческими организациями. Приводятся правовые нормы, позволяющие осуществлять такой обмен.
Таким образом, можно отметить, что процесс перехода с бумажного на электронный документооборот стал массовым явлением для организаций разного уровня и статуса. Однако возникает проблема придания юридической силы электронным документам. Исходя из этого, особое внимание стоит уделить работам, посвященным электронной цифровой подписи, так как без этого реквизита электронный документ не является юридически значимым. К изучению этого вопроса обращались такие исследователи как А. В. Ермоленко , А. В. Черемушкин , Л. В. Астахова . Значимой работой этой группы является работа Т. С. Астахова, Е. П. Чадаева . «Электронная цифровая подпись как фактор сохранения целостности и аутентичности документа», в которой рассматривается правовой аспект электронной подписи и её значение для электронного документа и документооборота в целом.
На сегодняшний день ЭЦП активно применяется юридическими лицами и придает электронному документу юридическую силу равную документам на бумажном носителе.
Отдельно стоит выделить работы, посвященные внутреннему документопотоку, как составной части документооборота следующих исследователей: А. Сазонов , Н. С. Жминько, В. П. Васильев, Ю. А. Тритяк , Ю. Г. Кирюхин, М. А. Катышева . Значимым исследованием данного аспекта является работа «Исполнение документов: проблемы и контроль» Е. В. Шестакова , в которой проанализированы проблемы с исполнением документов и дает рекомендации по их решению.
Особое внимание заслуживают научные труды посвященные изучению и анализу номенклатуры дел организаций, как документу, систематизирующему внутренний документопоток. Это обусловлено тем, что номенклатура дел является одним из важнейших документов учреждения по ведению документооборота. Занимались исследованием данного вопроса В. И. Андреев , Ю. Енцов , С. Н. Поленова, Ю. Г. Кирюхин, М. А. Катышева43 . Важной является работа А. Красавина «Уничтожение документов и дел в организации». В статье подробно описана процедура уничтожения документов и дел, и о том какую роль в данном процессе занимает номенклатура дел и ее правильное составление.
Изучением и анализом в сфере делопроизводства, в частности обработки входящей и исходящей корреспонденции, занимались следующие исследователи: Л. А. Золотухина Т. И. Кабакова, С. А. Михайлова , Л. Р. Фионова . В данной категории можно выделить работу С. В. Баландиной «Организация работы с входящими, исходящими и внутренними документами в ПАО», в которой изучается и анализируется порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Также важной работой является «Методология оптимизации документооборота, форм и маршрутов движения документов в части корреспонденции, организационно-распорядительной документации, нормативно-организационной документации и договоров на авиастроительном предприятии» авторов О. В. Железнова, В. М. Маркевич, А. А. Емельяновой, М. С. Черникова , в которой проанализирован комплексный подход оптимизации документооборота, особое внимание уделялось оптимизации маршрутов входящих и исходящих документов.
В отдельную группу можно выделить исследования, созданные на основе межотраслевого подхода, посвященные делопроизводству в нефтегазовой отрасли. Значимой работой является «Система инженерного документооборота: опыт разработки и внедрения» автора В. 3. Кузенкова , в которой представлен опыт разработки и внедрения системы инженерного документооборота в ОАО «ТомскНИПИнефть», используемой с целью оптимизации и повышения эффективности процессов управления работами и контроля выполнения задач при подготовке проектно-сметной документации по объектам обустройства нефтегазовых месторождений. Также работа Е. А. Фролова «Способы оптимизации документоемких процессов в
нефтегазовой отрасли», в которой представлена оптимизация делопроизводственных рабочих процессов в нефтегазовой отрасли.
Стоит отметить, что ООО «БНГРЭ» уже становилось объектом исследования. Так В. В. Зотов выпустил в свет две работы: «ООО «Байкитская нефтеразведочная экспедиция». Высокая ответственность при исполнении госконтракта»» и «ООО «БНГРЭ»: в ожидании новых достижений» в статьях он рассматривал специфику основной деятельности Общества. Тем не менее проблемы документооборота в работах не рассматривались.
В 2013 г. была опубликована статья «ООО «Байкитская нефтегазоразведочная экспедиция»: прокладывая путь к нефти», в которой
С. Скрипальщиков описал и проанализировал Общество по его основной деятельности, не анализируя работу с документами.
Таким образом, тема работы изучена не в полном объёме, вопрос управления документооборотом в коммерческих организациях, в частности управления входящими, исходящими и внутренними документами рассматривается на примере разных ведомств, в том числе и коммерческих. Тем не менее работы, изучающие данный вопрос на примере ООО «БНГРЭ» на сегодняшний день отсутствуют. ООО «БНГРЭ» становилась предметом изучения, только с точки зрения основной деятельности, но вопрос ведения документооборота остался не изученным.
Объект исследования - Общество с ограниченной ответственностью «Байкитская нефтегазоразведочная экспедиция».
Предмет исследования - система организации документооборота в Обществе с ограниченной ответственностью «Байкитская
нефтегазоразведочная экспедиция».
Цель исследования - изучить и проанализировать организацию системы управления документооборота в Обществе с ограниченной ответственностью «Байкитскаянефтегазоразведочная экспедиция».
Для решения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- проанализировать правовые основы Общества;
- изучить особенности структуры Общества;
- изучить организацию оперативного хранения документов, в частности номенклатуру дел Общества;
- проанализировать систему управления внутренним документопотоком Общества.
- изучить систему управления входящей документацией;
- проанализировать систему управления исходящей документацией;
- выявить особенности управления внутренними, входящими и исходящими документами Общества.
Хронологические рамки исследования - 1998-2017 г. Верхняя граница обусловлена созданием Общества; нижняя граница - действием ООО «БНГРЭ» на сегодняшний день.
Территориальные рамки обусловлены местом положения ООО «БНГРЭ» - город Красноярск.
Источниковая база. Исследование базируется на опубликованных источниках.
Первая группа источников - нормативно-правовые документы. Высший нормативно-правовой документ - «Конституция Российской Федерации» от 12.12.1993 , в статье 35 «Право частной собственности охраняется законом» закрепляет право собственности.
В Федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» дается понятие электронного документа и смежных с ним областей. Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ и Гражданский кодекс РФ регулирует деятельность данного типа. В Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг и т.д.
Классификация способов отправки почтой и деятельность почтовых служб представлена в Федеральном законе «О почтовой связи» от 17.07.1999 № 176-ФЗ.
«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры России от 25 августа 2010
г. № 558 , закрепляет виды и сроки хранения управленческих документов. Также существует «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 . В данном документе также закрепляются виды и сроки хранения документов, но касающихся научно-технической и производственной деятельности организаций.
Вторая группа источников - государственные стандарты и рекомендации. Так ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения» закрепляет понятия, которые используются в делопроизводственной сфере.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденная приказом Главархива СССР от 23.05.1988 № 33 закрепляет основные принципы и нормы, определяющие общие требования к документационному обеспечению управления и обеспечению работы с документами в организациях.
«Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 , на основе которых государственные и негосударственные организации составляют инструкции по делопроизводству, в том числе и ООО «БНГРЭ».
ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов» , где описаны правила оформления документов в организациях.
К третьей группе источников относятся локально-нормативные акты ООО «БНГРЭ».
Первый документ данной категории - Устав Общества с ограниченной ответственностью «Байкитская нефтегазоразведочная экспедиция». Документ закрепляет правовое положение общества, цели и виды деятельности, права и обязанности участников Общества, управление в Обществе и т.д.
К документам, регулирующим документооборот Общества относится «Регламент согласования и подписания приказов (распоряжений) и иных организационно-распорядительных документов Общества с ограниченной ответственностью «Байкитская нефтегазоразведочная экспедиция»», утвержденный приказом генерального директора от 16.12.2015 №423-п . Документ регламентирует сроки согласования и подписания документов, подготовку и оформление приказов (распоряжений) и иных организационно- распорядительных документов Общества. Также есть «Регламент оформления исходящей корреспонденции Общества с ограниченной ответственностью «Байкитская нефтегазоразведочная экспедиция»» утвержденный приказом генерального директора от 16.12.2015 №423-п , в котором устанавливается набор реквизитов и требования к оформлению исходящих писем, в том числе электронных писем.
Должностной единицей, отвечающей за документооборот в ООО «БНГРЭ» является помощник генерального директора. Его функциональные обязанности, права и ответственность определены «Должностной инструкцией «Помощника генерального директора»» .
Правила внутреннего трудового распорядка Общества регулируют прием и увольнение работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора и т.д.
К четвертой группе относятся электронные источники. На официальном сайте ВНИИДАД размещены инструкции, рекомендации, нормативно-правовые документы для ведения делопроизводства в организациях.
При изучении структуры ООО «БНГРЭ» в качестве источника был использован официальный сайт ООО «Славнефть-Красноярскнефтегаз» на котором представлены официальные сведения о компании и её дочернем предприятии.
Таким образом, источниковая база позволяет исследовать организацию документооборота в Обществе с ограниченной ответственностью «Байкитская нефтегазоразведочная экспедиция».
Методология исследования. Работа базируется на принципе объективности. Данный принцип включает в себя изучение системы документооборота с точным описанием документов с учетом достоверности сведений ООО «БНГРЭ», изъяснения основных принципов работы организации и системы документооборота без искажения смысла.
В работе использованы как общенаучные методы, так и специальные методы исследования.
Из общенаучных методов исследования использовались: метод анализа, метод синтеза, метод системного подхода, метод классификации, метод сравнения, метод аналогии.
При изучении структуры промышленного холдинга ОАО «НГК «Славнефть», системы организации структуры общества и управления внутренним, входящим и исходящим документопотоком Общества использовались методы анализа, синтеза и метод системного подхода.
Метод классификации использовался при ранжировании документов создающихся внутри Общества.
Для выявления особенностей управления внутренними, входящими и исходящими документами использовался метод сравнения.
Метод аналогии использовался для сопоставления общих правил ведения документооборота и правил использующихся в ООО «БНГРЭ». Помимо этого в работе использовались специальные методы исследования: формально-юридический метод, условно-документоведческий, графический метод.
Формально-юридический метод исследования использовался при изучении законодательства в сфере делопроизводства.
Для изучения видов внутренних, входящих и исходящих документов в ООО «БНГРЭ» использовался условно-документоведческий метод.
Графический метод исследования при изучении, анализе и составлении схемы структуры промышленного холдинга ОАО «НГК «Славнефть» и схемы организационной структуры Общества. Помимо этого, данный метод использовался для составления схемы движения внутренних документов в Обществе.
Практическая значимость. Материалы работы можно использовать при изучении таких дисциплин как документоведение, документационное обеспечение управления, документационное обеспечение управления в негосударственных организациях.
Апробация работы. Работа апробирована на трех международных конференциях: «Молодёжь и наука: проспект Свободный - 2016», (г. Красноярск, 2016 г.), «Молодёжь Сибири - Науке России», (г. Красноярск 2017 г.), «Научные исследования: ключевые проблемы III тысячелетия», (г. Москва, 2017 г.). По теме исследования опубликованы три работы .

Купить