ВВЕДЕНИЕ 4
1. Организация хранения документов 13
1.1. История Управления социальной защиты населения 13
1.2. Взаимодействие с другими организациями Управления социальной
защиты населения Администрации Октябрьского района в г. Красноярске 14
1.3. Социальный паспорт Управления 17
1.4. Оперативное хранение документов 18
1.5. Формирование и оформление дел 19
1.6. Установление сроков хранения дел 20
1.7. Номенклатура дел 21
1.8. Экспертиза ценности документов 23
2. Организация хранения документов в Управлении социальной защиты
населения 25
2.1. Делопроизводство социальной защиты населения 25
2.2. Организацинно-распорядительные документы Управления социальной защиты населения 26
2.3. Организация работы с нормативными правовыми документами в
Управлении социальной защиты населения Красноярского края Октябрьского района 30
2.4. Общая характеристика системы делопроизводства в
Управлении социальной защиты населения Красноярского края Октябрьского района 46
2.5. Организация хранения документов в социальной защите населения 48
2.6. Задачи и функции архива Управления социальной защиты населения
Красноярского края Октябрьского района 50
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 53
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 55
ПРИЛОЖЕНИЕ А 60
ПРИЛОЖЕНИЕ Б 61
ПРИЛОЖЕНИЕ В 62
ПРИЛОЖЕНИЕ Г
Купить

Актуальность темы. Организация хранения документов- это определенные мероприятия, направленные на сохранение, упорядочение документов. Профессиональный архив представляет собой продуманную систему с надежной современной инфраструктурой.
Ежедневно в социальной защите населения разрабатывается и поступает большое количество различных видов документов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Для того чтобы найти нужный документ не составляло труда, была разработана примерная система организации хранения документов в организации после окончания работы с ними, но до поступления в архив. Соблюдение всех правил позволяет не только не потерять, но легко и оперативно находить важные документы.
Правильная организация архивного хранения документов невозможна без использования современных стеллажей и коробов, постоянного поддержания порядка, наличия системы охраны и учета документов. Так же необходимо соблюдать противопожарный (оборудование автоматической пожарной сигнализацией и средствами пожаротушения), температурно-влажностный (соблюдение климатических параметров воздуха, при этом важно учитывать специфику хранящихся документов), световой и санитарно-гигиенический режим ( требований направленных на поддержание чистоты в помещении архива),так как не все предприятия соблюдают данные требования, тема становится актуальной на сегодняшний день.
Так же тема актуальна потому, что законодательная система преобразуется и не стоит на месте, соответственно некоторые нормативные акты требуют пересмотра или преобразований.
Система делопроизводства и хранение документов государственных и муниципальных учреждения отличается от хранения и делопроизводства коммерческих организаций, поэтому тема актуальна тем, что нужно рассмотреть всю законодательную базу и показать эти различия.
Степень изученности темы. Имеющуюся по теме литературу можно условно разделить на три группы: труды, носящие общий, обзорный характер; публикации, рассматривающие данную тему как глубоко теоретический вопрос; работы, имеющие полезное практическое значение.
К первой группе можно отнести исследования: В. С. Соколова , В. Г. Петелина , А. В. Непогоды , Ж. Ф. Сергазина . Данная группа дает представление о сохранности документов в организации, главные понятия и основные положения.
Теоретические основы организации хранения документации в организации были затронуты в работах таких научных деятелей, как: В. И. Андреева , Т. В. Кузнецова , С. С. Уфинов . Здесь подробно рассматриваются теоретические вопросы, касающиеся темы, а так же детали и частные возможные случаи.
Работы, имеющие полезное практическое значение, таких авторов, как:
3. В. Крайская , Е. В. Булюлина , Е. П. Смирнова , Т. А. Стяжкина . Данные работы имеют высокое значение для наилучшего изучения темы.
В работе Г. М. Горфейн в термине «архивоведение» показывает не только условия сохранности архивных документов, но и организацию документов и дел Архивного фонда Российской Федерации.
Труды А. В. Охотникова «Документоведение и делопроизводство» обращает внимание на классификацию документов, системы документаций, документную коммуникацию и документную деятельность, где рассматривается хранение документов. Документ рассматривается в контексте его исторического развития, в его видах и функциях.
Исследование в сфере делопроизводства М. В. Стенюкова подробно раскрывает этапы работы с документами. Одним, из которых является этап - текущее хранение документов. Так же в данном исследовании рассматривается классификация документов по различным основаниям.
Работа М. В. Кирсановой «Современное делопроизводство» в данных работе очень широко освещена тема обеспечения сохранности документов, основана работа на изучении и обобщении существующей практики ведения делопроизводства.
Литература по данной теме охватывает все процессы подготовки документов и организацию работы с документами, в том числе и хранение, вплоть до их уничтожения или передачи на архивное хранение. Но на данном этапе времени происходит активный переход от бумажного документооборота к электронному. Тема организации хранения электронных носителей информации освещена мало и практически не изучена.
Многие организации не имеют локальные нормативные акты и руководствуются на Приказ 31 марта 2015 года «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» . Так же на «Государственную Систему Документационного Обеспечения Управления» — это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, так же в учреждениях и общественных организациях.
Таким образом можно сделать вывод о том, что тема организации хранения документов социальной защиты населения в современной литературе изучена достаточно. Большинство книг отражают правовые основы социальной защиты и её структуры.
Объект исследования- документы социальной защиты населения Красноярского края Октябрьского района.
Предмет исследования- организация хранения документов
Управления социальной защиты населения Администрации Октябрьского района в г.Красноярске.
Цель исследования - проанализировать систему организации хранения документов в Управлении социальной защиты населения Администрации Октябрьского района в г. Красноярск; изучить правовые основы Управления социальной защиты населения Администрации Октябрьского района в г. Красноярск; изучить особенности структуры документооборота Управления социальной защиты населения Администрации Октябрьского района в г. Красноярск; изучить и проанализировать организацию хранения дел и документов, в частности номенклатуры Управления социальной защиты населения Администрации Октябрьского района в г. Красноярск; рассмотреть структуру Управления
социальной защиты населения Администрации Октябрьского района в г. Красноярск, а так же организацию хранения документов Управления социальной защиты населения Администрации Октябрьского района в г. Красноярск
Задачи исследования:
1. раскрыть значение номенклатуры дел в архиве социальной защиты населения;
2. рассмотреть порядок формирования дел;
3. проанализировать порядок обработки дел для последующего хранения;
4. изучить условия хранения документации;
5. изучить процесс сдачи дел в ведомственный архив.
Хронологические рамки исследования: 04.01.1993 г - по настоящее время. Верхней границей является дата 04.01.1993г., так как это дата создания первого отдела департамента по социальным вопросам администрации города Красноярска. Нижняя граница обусловлена действием социальной защиты населения Красноярского края Октябрьского района на сегодняшний день
Территориальные рамки исследования: обусловлены местом расположения социальной защиты населения г Красноярск Октябрьский район.
Источниковая база исследования: основные аспекты хранения документации в любой организации представлены в нормативно - законодательных документах.
Одними из них являются Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в главе 4 ( Хранение и учет архивных документов) подробно представлены обязанности государственных органов по обеспечению сохранности архивных документов. Так же как происходит учет и хранение документов в Архивном фонде Российской Федерации.
Приказ Министерства Юстиций Российской Федерации 18 сентября 2015 года №2/2133-А «Об утверждении правил организации ранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» этот приказ содержит правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.
Национальный стандарт РФ ГОСТ Р.7.0.8-2013 « Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» , настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемых в области делопроизводства и архивного дела.
«Методические указания по внедрению ОСТ 55.6-85 «Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования» , основные разделы посвящены техническим требованиям к хранению документации.
Вторая группа источников это литература, из этой группы можно выделить такие труды как М. И. Басаков,О. И. Замыцкова« Делопроизводство» , Т В. Кузнецова «Делопроизводство» , М. В. Стенюков «Делопроизводство» , А. С. Гринберг «Документационное обеспечение управления» , В. А. Спивак «Документирование управленческой деятельности» , И. О. Шишин «Корпоративный документооборот» , О. П. Сологуб «Делопроизводство» , журнальная статья «Социальная служба России» , Л. Н. Варламов «Стандартизация управления документации в России: современный этап».
Методология исследования, заключается в том, что данная работа базируется на принципе объективности. Данный принцип включает в себя изучение системы документооборота и организации хранения документов с точным описанием документов с учетом достоверности сведений о Управлении социальной защиты населения Администрации Октябрьского района в г. Красноярск.
В работе использованы как общенаучные методы, так и специальные методы исследования.
Были использованы общенаучные методы исследования:
- метод синтеза - это процедура мысленного или материального соединения выделенных в процессе анализа частей (признаков, свойств, отношений) некоторого объекта в единое целое;
- метод анализа -это процедура мысленного или материального разделения целостного объекта (предмета, явления, процесса) на составляющие части (признаки, свойства, отношения) с целью их изучения;
- метод аналогии -метод, посредством которого достигается знание о предметах и явлениях на основании того, что они имеют сходство с другими.
При изучении структуры документационного обеспечения управления социальной защиты населения Красноярского края Октябрьского района, системы организации хранения документов, использовались методы анализа, синтеза и метод системного подхода.
Метод классификации использовался при ранжировании создающихся документов внутри управления.
Для выявления особенностей хранения и учета документации использовался метод сравнения.
Метод аналогии использовался для сопоставления общих правил хранения документов и правил использующихся в социальной защите населения Красноярского края Октябрьского района.
Помимо этого в работе использовались специальные методы исследования:
Формально-юридический метод исследования использовался при изучении законодательства в сфере делопроизводства.
Для изучения методов и правил хранения документации в социальной защите населения Красноярского края Октябрьского района использовался условно-документоведческий метод.
Практическая значимость. Материалы работы можно использовать при изучении таких дисциплин как: документоведение, документационное обеспечение управления, документационное обеспечение управления социальной защиты населения.
Купить