Помощь студентам в учебе
Законодательное и нормативное регулирование документирования кадровой деятельности
|
1 Теоретические аспекты законодательного и нормативного регулирования
документирования кадровой деятельности 7
1.1Сущность понятия «кадровая деятельность» 7
1.2 Документирование кадровой деятельности: анализ и особенности 11
2 Законодательное и нормативное регулирование документирования кадровой
деятельности 222
2.1Анализ законодательного и нормативного регулирования
документирования кадровой деятельности в России 222
2.2Кадровое делопроизводство на предприятии: особенности и перспективы развитии 455
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 77
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
документирования кадровой деятельности 7
1.1Сущность понятия «кадровая деятельность» 7
1.2 Документирование кадровой деятельности: анализ и особенности 11
2 Законодательное и нормативное регулирование документирования кадровой
деятельности 222
2.1Анализ законодательного и нормативного регулирования
документирования кадровой деятельности в России 222
2.2Кадровое делопроизводство на предприятии: особенности и перспективы развитии 455
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 77
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
Кадровые документы любой организации хранят сведения о самом важном ресурсе предприятия - человеческом капитале. Информация о бывших и нынешних сотрудниках важна не только для самой организации, но и для государства, которое заинтересовано в корректном социальном обеспечении работающих граждан.
Кроме того, кадровые документы обладают юридической и даже коммерческой ценностью. Каждый из них может быть использован как доказательство в суде. Поэтому для безопасности такой важной информации нужна чёткая и продуманная система хранения и правильная систематизация кадровых документов.
Систематизировать кадровые документы нужно не только для того, чтобы работать с ними было удобнее, но и чтобы следить за полнотой ведения всех необходимых регистров, а также иметь наиболее актуальные сведения о движении персонала.
Систематизация кадровых документов заключается в составлении подробной номенклатуры дел, оформленной по установленным стандартам. Она представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, в котором также указываются сроки хранения документов.
Номенклатура кадровой документации составляется следующим образом:
1. определяется структура разделов. Разделами обычно служат названия внутренних подразделений, направления деятельности организации или должности сотрудников или руководителей.
2. определяется порядок расположения заголовков дел внутри разделов. Он определяется важностью документов каждого дела: от организационно¬распорядительных, плановых и отчетных до всех остальных в порядке убывания.
3. составляются заголовки дел и вносятся в номенклатуру. Заголовки должны быть краткими и отражать содержание входящих в дело документов. В процессе ведения дел заголовки могут изменяться и уточняться.
Присвоение индекса для каждого дела. Если номенклатура ведется поструктурным подразделениям, то индекс должен содержать часть индекса соответствующего подразделения и порядковый номер.
В конце года номенклатура каждого структурного подразделения закрывается итоговой записью, в которой фиксируется количество заведенных за год дел и скрепляется подписью ответственных лиц. Затем все номенклатуры подразделений анализируются и сводятся в единую общую номенклатуру организации. При систематизации кадровых документов необходимо помнить, что дело не должно иметь более 250 листов при толщине не более 4 см. Все листы должны быть аккуратно подшиты и пронумерованы.
Цель работы: проанализировать законодательное и нормативное регулирование документирования кадровой деятельности.
В ходе исследований были поставлены и решены следующие задачи:
1. проанализировать теоретические аспекты темы;
2. проанализировать сущность понятия «кадровая деятельность»;
3. проанализировать особенности кадрового делопроизводства;
4. охарактеризовать нормативно-методическое обеспечение работы с документами;
5. проанализировать законодательное и нормативное регулирование документирования кадровой деятельности;
6. провести анализ организации работы с входящими, исходящими, внутренними документами;
7. охарактеризовать организацию хранения документов;
8. разработать направления развития регулирования документирования кадровой деятельности.
Методологическую основу исследования составили фундаментальные положения экономических и социальных наук о сущности делопроизводства и документооборота; отраслевые экономические исследования сферы; официальные и нормативные документы.
В данной работе для анализа деятельности предприятия были применены аналитический и синтетический методы.
Практическая значимость заключается в том, что результаты проведенного анализа возможно применить в дальнейшем для совершенствования деятельности организации.
Несмотря на то, что проблемы совершенствования документооборота неоднократно поднимались прежде в различных научных изданиях и периодике, многие вопросы документационного обеспечения управления в данной области остаются досих пор недостаточно освещенными в литературе.
Историография темы. Анализ литературы включает в себя анализ периодических изданий и интернет источников. Данная тема является актуальной и рассматривается в работах множества исследователей. В публикациях последнего времени часто ставятся практические вопросы организации работы в области документоведения. Особенно важными в данном аспекте являются статьи С.В. Пугачева, Б.З. Брода, Е.П. Сорокина и многих других специалистов. Однако за рамками внимания ученых по-прежнему остаются многие вопросы документирования и архивного хранения комплексов документации.
Достаточно полное представление (к сожалению, утратившее свою актуальность в связи с принятием Федерального закона «О техническом регулировании») о практике и методах разработки корпоративных стандартов, специфике их формулирования и оформления содержится в книге А.С. Николаевой и С.В.Шебека.
Отечественным документоведением накоплен большой объем знаний, отраженных в научных трудах, монографиях, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах различных конференций. Особо выделим труды К.Г. Митяева, Я.З. Лившица, В.А. Цикулина, Т.В. Кузнецовой, А.Н. Соковой, М.В. Ларина, В.С. Мингалева, И.Л. Бачило, В.Д. Банасюкевича, М.Н. Костомарова, А.Л. Райхцаума, В.И. Андреевой, В.Ф. Янковой, А.В. Пшенко, Н.В. Овчинниковой, М.П. Бобылевой и др., в которых получили развитие исторические, теоретические и прикладные проблемы документоведения, организации делопроизводства и документационногообеспечения управления, автоматизации работы с документами, различные вопросы унификации и стандартизации документации, формирования и совершенствования различных функциональных (специальных) систем документации.
Наибольший вклад в изучение истории и развитие теории документоведения применительно к стандартизации внесен основными научными центрами страны в этой области.
Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка используемой литературы.
Кроме того, кадровые документы обладают юридической и даже коммерческой ценностью. Каждый из них может быть использован как доказательство в суде. Поэтому для безопасности такой важной информации нужна чёткая и продуманная система хранения и правильная систематизация кадровых документов.
Систематизировать кадровые документы нужно не только для того, чтобы работать с ними было удобнее, но и чтобы следить за полнотой ведения всех необходимых регистров, а также иметь наиболее актуальные сведения о движении персонала.
Систематизация кадровых документов заключается в составлении подробной номенклатуры дел, оформленной по установленным стандартам. Она представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, в котором также указываются сроки хранения документов.
Номенклатура кадровой документации составляется следующим образом:
1. определяется структура разделов. Разделами обычно служат названия внутренних подразделений, направления деятельности организации или должности сотрудников или руководителей.
2. определяется порядок расположения заголовков дел внутри разделов. Он определяется важностью документов каждого дела: от организационно¬распорядительных, плановых и отчетных до всех остальных в порядке убывания.
3. составляются заголовки дел и вносятся в номенклатуру. Заголовки должны быть краткими и отражать содержание входящих в дело документов. В процессе ведения дел заголовки могут изменяться и уточняться.
Присвоение индекса для каждого дела. Если номенклатура ведется поструктурным подразделениям, то индекс должен содержать часть индекса соответствующего подразделения и порядковый номер.
В конце года номенклатура каждого структурного подразделения закрывается итоговой записью, в которой фиксируется количество заведенных за год дел и скрепляется подписью ответственных лиц. Затем все номенклатуры подразделений анализируются и сводятся в единую общую номенклатуру организации. При систематизации кадровых документов необходимо помнить, что дело не должно иметь более 250 листов при толщине не более 4 см. Все листы должны быть аккуратно подшиты и пронумерованы.
Цель работы: проанализировать законодательное и нормативное регулирование документирования кадровой деятельности.
В ходе исследований были поставлены и решены следующие задачи:
1. проанализировать теоретические аспекты темы;
2. проанализировать сущность понятия «кадровая деятельность»;
3. проанализировать особенности кадрового делопроизводства;
4. охарактеризовать нормативно-методическое обеспечение работы с документами;
5. проанализировать законодательное и нормативное регулирование документирования кадровой деятельности;
6. провести анализ организации работы с входящими, исходящими, внутренними документами;
7. охарактеризовать организацию хранения документов;
8. разработать направления развития регулирования документирования кадровой деятельности.
Методологическую основу исследования составили фундаментальные положения экономических и социальных наук о сущности делопроизводства и документооборота; отраслевые экономические исследования сферы; официальные и нормативные документы.
В данной работе для анализа деятельности предприятия были применены аналитический и синтетический методы.
Практическая значимость заключается в том, что результаты проведенного анализа возможно применить в дальнейшем для совершенствования деятельности организации.
Несмотря на то, что проблемы совершенствования документооборота неоднократно поднимались прежде в различных научных изданиях и периодике, многие вопросы документационного обеспечения управления в данной области остаются досих пор недостаточно освещенными в литературе.
Историография темы. Анализ литературы включает в себя анализ периодических изданий и интернет источников. Данная тема является актуальной и рассматривается в работах множества исследователей. В публикациях последнего времени часто ставятся практические вопросы организации работы в области документоведения. Особенно важными в данном аспекте являются статьи С.В. Пугачева, Б.З. Брода, Е.П. Сорокина и многих других специалистов. Однако за рамками внимания ученых по-прежнему остаются многие вопросы документирования и архивного хранения комплексов документации.
Достаточно полное представление (к сожалению, утратившее свою актуальность в связи с принятием Федерального закона «О техническом регулировании») о практике и методах разработки корпоративных стандартов, специфике их формулирования и оформления содержится в книге А.С. Николаевой и С.В.Шебека.
Отечественным документоведением накоплен большой объем знаний, отраженных в научных трудах, монографиях, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах различных конференций. Особо выделим труды К.Г. Митяева, Я.З. Лившица, В.А. Цикулина, Т.В. Кузнецовой, А.Н. Соковой, М.В. Ларина, В.С. Мингалева, И.Л. Бачило, В.Д. Банасюкевича, М.Н. Костомарова, А.Л. Райхцаума, В.И. Андреевой, В.Ф. Янковой, А.В. Пшенко, Н.В. Овчинниковой, М.П. Бобылевой и др., в которых получили развитие исторические, теоретические и прикладные проблемы документоведения, организации делопроизводства и документационногообеспечения управления, автоматизации работы с документами, различные вопросы унификации и стандартизации документации, формирования и совершенствования различных функциональных (специальных) систем документации.
Наибольший вклад в изучение истории и развитие теории документоведения применительно к стандартизации внесен основными научными центрами страны в этой области.
Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка используемой литературы.
Кадровая документация является неотъемлемой частью
унифицированной системы документации. Поэтому работа с ней подчиняется общепринятым законам и нормам.
В данной работе был проведен анализ документационного обеспечения управления кадрами предприятия с использованием информационных технологий на примере ЗАО «Айсбит» Организация, ведение и
совершенствование системы документационного обеспечения управления в ЗАО «Айсбит» проводится наоснове единой технической политики и
применения современных технических средств в работе с документами отделом по делопроизводству, а в целом в процесс документооборота вовлечено порядка 300 сотрудников предприятия. Исследование существующей на предприятии системы документооборота позволила выявить ряд проблем: трудоемкая технология передачи документов между структурными подразделениями и затруднение контроля за данным процессом; частичная автоматизация документационного обеспечения управления приводящая к сложности в получении оперативной и достоверной информации о ходе исполнения документов и о выполнении поручения по входящему документу, к значительным временным затратам на поиск документов поструктурным подразделениям; использование различных специализированных сложносовместимых программных продуктов при составлении документов приводящее к дублированию информации, а зачастую, к ее искажению; отсутствие необходимой степени полноты информации о качественном и количественном составе документооборота в ЗАО «Айсбит»» у руководства предприятием и т.д.
Выявленные проблемы замедляют процесс принятия и реализации управ¬ленческих решений, уменьшает эффективность управления из-за недостаточно¬сти и разобщенности информации.
Для такой крупной организации как ЗАО «Айсбит»», имеющей разветвленную структуру наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является использование автоматизированной информационной системы, что позволило бы все документы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети.
Система автоматизации документационного обеспечения управления должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводст-венной деятельности.
В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие:
1. регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;
2. регистрация всей исходящей корреспонденции, и ее внутренних документов;
3. списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
4. осуществление контроля за исполнением поручений; поиск документов.
Выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСУД) обусловлен потребностями организации. На первом этапе определяется набор критериев для классификации: на каких технических плат¬формах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области, какие объемы хранимой информации ориентирована система, согла¬суются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации; ка¬кова организация распределения, хранения и обмена документами между структурными подразделениями, эффективность сетевого взаимодействия; оп¬ределяется размер финансовых затрат. При этом необходимо учитывать нали¬чие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор АСУД, поэтому при выборе системы следует обратить внима¬ние на этот фактор.
В качестве меры эффективности использования АСУД выступает повы-шение производительности труда в результате внедрения системы. Эффектив-ность достигается не только засчет высокого быстродействия системы, но и ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система по-зволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое дело¬производство (с параллельным хождением электронных и бумажных докумен¬тов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для ЗАО «Айсбит»». Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.
На основе анализа российского рынка АСУД наиболее оптимальным для ЗАО «Айсбит»» представляется программный продукт «Летограф» - автоматизированная система документооборота и бизнес-процессов (workflow), которая интегрирована с учетной системой «1 С:Предприятие 8.0», используемой в бухгалтерии ЗАО «Айсбит»». Интеграция данной АИС ДОУ ссистемой «1С: Предприятие 8.0» позволяет избежать двойного ввода данных (данные из учетной системы могут сразу попадать в контур документооборота) и значительно ускорить обработку информации, разделить и упорядочить функции по вводу и обработке данных в организации. Засчет интеграции с учетной системой в ЗАО «Айсбит»» упрощается и ускоряется документооборот. Документы вводятся в единое место хранения цен¬трализованно. Обеспечен доступ различным пользователям и информационным системам для решения разных задач. К каждому первичному документу можно прикрепить другие документы (файлы, тексты, изображения оригиналов), и со¬брать всю документальную базу в единой системе. Нет необходимости разраба¬тывать и поддерживать технические конвертеры, шлюзы и обработки интегра¬ции с корпоративной учетной системой. Данный программный продукт позво¬ляет решать задачи описать и оптимизировать бизнес-процессы, выполнить учет, планирование и анализ в различных областях управления.
К основным достоинствам системы «Летограф» относятся:
1. наличие готовых схем документооборота, бизнес-процессов и методики внедрения;
2. визуальный способ настроек, интеграция ссуществующей системой документооборота «Дело».
Визуальная настройка (без кодирования) позволяет значительно сократить сроки внедрения, гарантировать успешность проекта. Снижаются за¬траты на внедрение засчет исключения целых этапов (конфигурирования и ко¬дирования в «1С:Конфигураторе», и отладки кода).
Еще одним преимуществом является снижение затрат на последующее сопровождение и развитие: любые сделанные ранее настройки можно скопиро¬вать, сохранив исходные данные, и внести изменения. Таким образом, данная АИС ДОУ всегда может по функциональным возможностям соответствовать уровню развития ЗАО «Айсбит»», что максимально сокращает сроки и риски внедрения.
Расчет эффективности внедрения программы «Летограф» показал окупае¬мость предлагаемых мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения управления ЗАО «Айсбит» менее чем за год, а затраты на внедрение программного продукта значительно меньше получаемой экономии времени.
В заключении необходимо отметить, что использование систем, аналогичных «Летограф» позволяет повысить оперативность управления ресурсами организации, выявить ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.
унифицированной системы документации. Поэтому работа с ней подчиняется общепринятым законам и нормам.
В данной работе был проведен анализ документационного обеспечения управления кадрами предприятия с использованием информационных технологий на примере ЗАО «Айсбит» Организация, ведение и
совершенствование системы документационного обеспечения управления в ЗАО «Айсбит» проводится наоснове единой технической политики и
применения современных технических средств в работе с документами отделом по делопроизводству, а в целом в процесс документооборота вовлечено порядка 300 сотрудников предприятия. Исследование существующей на предприятии системы документооборота позволила выявить ряд проблем: трудоемкая технология передачи документов между структурными подразделениями и затруднение контроля за данным процессом; частичная автоматизация документационного обеспечения управления приводящая к сложности в получении оперативной и достоверной информации о ходе исполнения документов и о выполнении поручения по входящему документу, к значительным временным затратам на поиск документов поструктурным подразделениям; использование различных специализированных сложносовместимых программных продуктов при составлении документов приводящее к дублированию информации, а зачастую, к ее искажению; отсутствие необходимой степени полноты информации о качественном и количественном составе документооборота в ЗАО «Айсбит»» у руководства предприятием и т.д.
Выявленные проблемы замедляют процесс принятия и реализации управ¬ленческих решений, уменьшает эффективность управления из-за недостаточно¬сти и разобщенности информации.
Для такой крупной организации как ЗАО «Айсбит»», имеющей разветвленную структуру наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является использование автоматизированной информационной системы, что позволило бы все документы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети.
Система автоматизации документационного обеспечения управления должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводст-венной деятельности.
В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие:
1. регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;
2. регистрация всей исходящей корреспонденции, и ее внутренних документов;
3. списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
4. осуществление контроля за исполнением поручений; поиск документов.
Выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСУД) обусловлен потребностями организации. На первом этапе определяется набор критериев для классификации: на каких технических плат¬формах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области, какие объемы хранимой информации ориентирована система, согла¬суются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации; ка¬кова организация распределения, хранения и обмена документами между структурными подразделениями, эффективность сетевого взаимодействия; оп¬ределяется размер финансовых затрат. При этом необходимо учитывать нали¬чие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор АСУД, поэтому при выборе системы следует обратить внима¬ние на этот фактор.
В качестве меры эффективности использования АСУД выступает повы-шение производительности труда в результате внедрения системы. Эффектив-ность достигается не только засчет высокого быстродействия системы, но и ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система по-зволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое дело¬производство (с параллельным хождением электронных и бумажных докумен¬тов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для ЗАО «Айсбит»». Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.
На основе анализа российского рынка АСУД наиболее оптимальным для ЗАО «Айсбит»» представляется программный продукт «Летограф» - автоматизированная система документооборота и бизнес-процессов (workflow), которая интегрирована с учетной системой «1 С:Предприятие 8.0», используемой в бухгалтерии ЗАО «Айсбит»». Интеграция данной АИС ДОУ ссистемой «1С: Предприятие 8.0» позволяет избежать двойного ввода данных (данные из учетной системы могут сразу попадать в контур документооборота) и значительно ускорить обработку информации, разделить и упорядочить функции по вводу и обработке данных в организации. Засчет интеграции с учетной системой в ЗАО «Айсбит»» упрощается и ускоряется документооборот. Документы вводятся в единое место хранения цен¬трализованно. Обеспечен доступ различным пользователям и информационным системам для решения разных задач. К каждому первичному документу можно прикрепить другие документы (файлы, тексты, изображения оригиналов), и со¬брать всю документальную базу в единой системе. Нет необходимости разраба¬тывать и поддерживать технические конвертеры, шлюзы и обработки интегра¬ции с корпоративной учетной системой. Данный программный продукт позво¬ляет решать задачи описать и оптимизировать бизнес-процессы, выполнить учет, планирование и анализ в различных областях управления.
К основным достоинствам системы «Летограф» относятся:
1. наличие готовых схем документооборота, бизнес-процессов и методики внедрения;
2. визуальный способ настроек, интеграция ссуществующей системой документооборота «Дело».
Визуальная настройка (без кодирования) позволяет значительно сократить сроки внедрения, гарантировать успешность проекта. Снижаются за¬траты на внедрение засчет исключения целых этапов (конфигурирования и ко¬дирования в «1С:Конфигураторе», и отладки кода).
Еще одним преимуществом является снижение затрат на последующее сопровождение и развитие: любые сделанные ранее настройки можно скопиро¬вать, сохранив исходные данные, и внести изменения. Таким образом, данная АИС ДОУ всегда может по функциональным возможностям соответствовать уровню развития ЗАО «Айсбит»», что максимально сокращает сроки и риски внедрения.
Расчет эффективности внедрения программы «Летограф» показал окупае¬мость предлагаемых мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения управления ЗАО «Айсбит» менее чем за год, а затраты на внедрение программного продукта значительно меньше получаемой экономии времени.
В заключении необходимо отметить, что использование систем, аналогичных «Летограф» позволяет повысить оперативность управления ресурсами организации, выявить ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.