Введение 5
1 Теоретическая часть 7
1.1 Обзор сферы физической культуры и спорта 7
1.1.1 Система государственного управления физкультурно-спортивным
движением в РФ 9
1.1.2 Информационное обеспечение системы учета спортивных учреждений 12
1.1.3 Информационные технологии в сфере физической культуры и спорта 15
1.2 Организация документооборота в государственных спортивных
организациях 17
1.2.1 Обработка входящей документации 18
1.2.2 Регистрация и контроль исполнения документации 19
2 Аналитическая часть 22
2.1 Характеристика объекта исследования 22
2.1.1 Организационная структура РЦСП «Академии летних видов спорта»25
2.1.2 Функциональная характеристика объекта исследования 33
2.2 Анализ документооборота КГАУ РЦСП «Академии летних видов спорта» 35
2.3 Описание бизнес-процесса «Регистрация входящих документов в КГАУ
РЦСП «Академия летних видов спорта» 44
3 Практическая часть 49
3.1 Разработка информационной системы учета входящих документов и их исполнения для КГАУ РЦСП «Академия летних видов спорта» 49
3.2 Оценка социально-экономической эффективности внедрения системы учета входящих документов для КГАУ РЦСП «Академия летних видов спорта» 60
Заключение 63
Список использованных источников 65
Приложение А Организационная модель КГАУ РЦСП «Академия летних видов спорта» 75
Приложение Б Функциональная структура КГАУ РЦСП «Академия летних видов спорта» 76
Приложение В Баланс государственного (муниципального) учреждения на 2014 год 77
Приложение Г Сведения об операции с целевыми средствами КГАУ РЦСП «Академии летних видов спорта» 78
Приложение Д отчет об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности 79
Прогресс не стоит на месте, в различных отраслях происходит постепенная модернизация и автоматизация процессов, переход от бумажного документооборота на электронный. Все чаще в работе предприятия начинают использоваться локальные и глобальные сети, что наиболее остро поднимает проблему конфиденциальности и защиты информации. Возможность реализовать эти и многие другие потребности возможно благодаря использованию информационных технологий.
Информационные технологии представляют собой совокупность методов программно-технических средств и производственных процессов, объединенных между собой для обеспечения сбора, обработки, хранения и распространения (отображения) информации с целью снижения трудовых затрат на использование информационных ресурсов, одновременно повышая точность и оперативность выполняемых работ.
Одним из важных качеств любой организации является скорость работы и реагирования на изменяющуюся ситуацию. Своевременная обработка информации способствует оперативному и долгосрочному планированию, прогнозированию и анализу хозяйственной деятельности, также позволяет минимизировать затраты времени, материальных, трудовых ресурсов в ходе своей деятельности. Эти задачи можно решить с использованием автоматизированных информационных систем.
Актуальность выбранной темы выпускной квалификационной работы обуславливается тем, что в краевой организации до сих пор ведутся ручные картотеки. Из этого вытекает большое количество ошибок, связанных с регистрацией входящих и исходящих документов. Также является невозможным сделать выборку или провести поиск. Решить это возможно путем разработки и внедрения информационной системы учета входящих документов и их исполнения в КГАУ РЦСП «Академия летних видов спорта».
Основной целью бакалаврской работы является повышение эффективности документооборота краевой спортивной организации посредством внедрения дополнительных информационных технологий в процесс ее деятельности.
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:
1. Изучить предметная область.
2. Изучить объект исследования.
3. Построить модели «как есть» («as is») и «как должно быть» («to be») процедуры записи входящих документов.
4. Разработать информационную систему учета входящих документов и их исполнения в КГАУ РЦСП «Академия летних видов спорта».
Перейдём к рассмотрению поставленных задач.
В ходе выполнения данной выпускной квалификационной работы были выполнены поставленные задачи.
В теоретическом разделе был приведен обзор сферы физической культуры и спорта, а также рассмотрены теоретические аспекты влияния применения информационных технологий на эффективность документооборота в организации. Также была рассмотрена основа документооборота в государственных спортивных организациях. Было установлено, что на сегодняшний день ручные картотеки и журналы учета документов устарели, и им требуется замена с исправлением недостатков.
В аналитическом разделе был изучен объект исследования - КГАУ РЦСП «Академия летних видов спорта»: приведены общие сведения об организации, описана ее внутренняя организация, построены организационная и функциональная структуры объекта исследования, рассмотрены текущие бизнес-процессы, проведен анализ схемы маршрута движения основных документов, построены модели «как есть» данных бизнес-процессов.
В результате в бизнес-процессе «Регистрация входящих документов в КГАУ РЦСП «Академия летних видов спорта» были выявлены недостатки:
- Ручные картотеки очень трудно вести, так как велика вероятность допустить ошибку.
- Нет возможности уследить за исполнением данного документа.
- Из-за большего количества записей в журнале регистрации входящих документов невозможно сделать выборку или найти ту или иную запись.
В заключительном разделе, посвященной практической реализации выбранного решения, были даны предложения по внедрению информационной системы учета входящих документов и их исполнения с целью повышения эффективности документооборота объекта исследования, также приведено обоснование социально-экономической эффективности внедрения предлагаемой системы.
По результатам расчета социально-экономической эффективности можно сделать вывод, что совершенствование процесса выгодно. Внедрение внедрение системы учета входящих документов и их исполнения в КГАУ РЦСП «Академия летних видов спорта» приведет к корректированию самого бизнес- процесса, так как задачи будут выполняться быстрее. Сотрудник сможет обрабатывать большие объемы информации за короткое время, а сэкономленное рабочее время сможет направить на выполнение других обязанностей.
