Введение 4
1 Обзорно-аналитическая часть 6
1.1 Общая характеристика организации 6
1.2 Определение множества необходимых признаков документа 7
1.3 Обзор информационных систем, направленных на хранение документов 11
1.4 Выводы по 1 главе 14
2 Разработка информационной системы 16
2.1 IDEF0 диаграмма 16
2.2 Диаграмма вариантов использования 19
2.3 Диаграмма деятельности 20
2.4 Реализация информационной системы 22
2.5 Выводы по 2 главе 29
Заключение 30
Список сокращений 31
Список использованных источников 32
Приложение
В процессе деятельности многих предприятий возникает огромное количество документов в бумажном, а также электронном виде и появляется необходимость их хранения. Поэтому создание ЭА является одной из основных задач для любой организации. Потенциально внедрение такой системы может привести к экономии средств (например, за счет уменьшения количества печатных документов). Так и может принести, в некоторой степени, улучшение экологической обстановки (т.к. бумагу делают из древесины). Согласно проекта «Концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 г.», предложенным Росархивом, были поставлены ряд задач, одной из которых является создание автоматизированной системы государственного централизованного учета документов Архивного фонда Российской Федерации по принципу единой информационной сети.
В Российской Федерации опыт и требования к архивному хранению электронных документов практически отсутствуют. Можно выделить, Санкт- Петербург, как субъект Российской Федерации, одним из первых приступил к созданию Единой системы электронного делопроизводства и документооборота для органов власти. Система построена с использованием технологий информационных продуктов партнера Microsoft — компании «Кодекс» и на основе глубокой интеграции с продуктами Microsoft Office. Например, в Эстонии для решения проблемы был разработан Универсальный модуль архивирования (Universal Archiving Module), доступный на сайте Национального архива Эстонии, предназначенная для архивистов организации и позволяющая осуществлять экспорт данных из системы управления электронными документами (СУЭД) в архив организации.
Предлагаемый способ решения задачи учитывает то, что на данный момент времени, специфика работы с документами имеет такую особенность, что большая часть документов поступают в организацию через службу электронных писем. Документы прикрепляются в виде вложений к письмам. Мною
4
предлагается модуль, ведущий учет документов, при этом обращение к документам и работа с ними возможна через проводник операционной системы. Использование такого инструмента, как резервное копирование позволит восстановить данные в случае поломки аппаратного обеспечения и полностью исключит возможность потери важной информации. Кроме этого необходимо учитывать, что у документов может иметься несколько версий. Требуется вести учет версий документов и при этом обеспечивать доступ к самой актуальной версии. При реализации данного метода, вмешательство в привычную работу сотрудников минимальна.
Цель работы:
Построить электронный архив средней школы на базе почтовой службы. Для достижения цели решаются следующие задачи:
1. Обзор и анализ информационных систем и технологий, как средство коллективной обработки документов и ведение корпоративного архива;
2. Разработка информационной системы для автоматизации делопроизводства в средней школе.
В ходе выполнения бакалаврской работы был проведен анализ информационных систем и технологий, направленных на хранение документов в организации. Результатом анализа стал вывод, что рассматриваемые системы ориентированы, в первую очередь, на пользователя, а не на нормативно¬правовую базу. Решение, учитывающее особенности и полностью удовлетворявшее требования организации, на рынке найдено не было. Было принято решение о собственной разработке. Полученные в ходе обзорно¬аналитической части сведения в дальнейшем стали основой при разработке системы.
Была смоделирована функциональная модель, диаграмма вариантов использования и диаграммы деятельности разрабатываемой системы. Информационная система была полностью реализована согласно этим моделям и предъявляемым требованиям.
В результате работы достигнута цель, а именно была разработана информационная система, обеспечивающая сохранность документов и оперативный доступ к ним.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
