Помощь студентам в учебе
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЯХ
|
АННОТАЦИЯ 3
ВВЕДЕНИЕ 4
1 ОСНОВНЫЕ ПОДХОДЫ В ТЕОРЕТИЧЕСКОМ
ОСМЫСЛЕНИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЯХ
1.1 Понятие и виды документооборота 7
1.2 Электронный документооборот: достоинства и
недостатки 19
1.3 Переход от бумажного к электронному
документообороту 31
2 ПРАВОВЫЕ АСПЕКТЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОТДЕЛЬНЫХ ВИДАХ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ
2.1 Электронная трудовая книжка 47
2.2 Электронный трудовой договор 57
2.3 Идентификация личности работника 64
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 80
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 90
ВВЕДЕНИЕ 4
1 ОСНОВНЫЕ ПОДХОДЫ В ТЕОРЕТИЧЕСКОМ
ОСМЫСЛЕНИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЯХ
1.1 Понятие и виды документооборота 7
1.2 Электронный документооборот: достоинства и
недостатки 19
1.3 Переход от бумажного к электронному
документообороту 31
2 ПРАВОВЫЕ АСПЕКТЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОТДЕЛЬНЫХ ВИДАХ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ
2.1 Электронная трудовая книжка 47
2.2 Электронный трудовой договор 57
2.3 Идентификация личности работника 64
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 80
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 90
В современных организациях происходит широкий обмен информацией: с деловыми партнерами, органами государственной власти, со своими территориальными подразделениями. Большая часть информации передается в виде документов на бумажном носителе. В последние годы происходит значительное увеличение объема информации, проходящей по электронным каналам, в том числе и электронных документов. Главной задачей сегодня является переход от дискретной формы электронного документооборота к целостной, комплексной, непрерывной информационной технологии. Когда мы говорим об электронном документе, всегда необходимо помнить, что этот документ все стадии своего жизненного цикла проходит именно в электронно-цифровом виде. Иначе говоря, такие документы мы создаем, передаем во времени и пространстве, храним или уничтожаем только в электронно-цифровом виде. Несмотря на высокие темпы развития информационных технологий, электронные документы еще мало применяются в управлении. Кроме общих (технических, технологических и др.) причин, недостаточное применение электронной документации в России усугубляется рядом факторов, создающих препятствия для широкого внедрения и эффективного использования электронных документов в организациях.
К числу таких негативных факторов относятся:
• несовершенная нормативная правовая база, не всегда учитывающая возможности современных информационных технологий;
• недостаточное развитие информационных технологий в области управления;
• неготовность многих организаций к применению эффективных технологий управления;
• отсутствие в стране целостной информационной инфраструктуры и эффективной информационной поддержки рынков товаров и услуг;
• недостаточный уровень подготовки кадров в области
использования информационных технологий.
Тем не менее, процессы информатизации активно идут на всех уровнях управления, многие мероприятия, направленные на развитие
информационных технологий, реализуются или планируются к реализации в рамках федеральных, региональных и ведомственных программ.
Цель выпускной квалификационной работы состоит в исследовании вопросов применения электронного документооборота в трудовых отношениях.
Задачами выпускной квалификационной работы выступают:
- изучение понятие и виды документооборота;
- исследование достоинств и недостатков электронного документооборота в трудовых отношениях;
- изучение вопроса о переходе от бумажного документооборота к электронному документообороту;
- анализ трудового законодательства относительно электронной трудовой книжки, электронного трудового договора, идентификации личности работника.
Объектом выпускной квалификационной работы выступают общественные отношения, связанные с законодательными, доктринальными, правоприменительными особенностями трудового законодательства в сфере электронного документооборота и дистанционной работы.
Предметом выпускной квалификационной работы выступают нормы российского трудового законодательства.
Теоретическая основа. На протяжении времени, когда появились первые вопросы электронного документооборота в специальной юридической литературе, проблемы рассматривались в исследованиях Арзуманова Л.Л., Рождественская Т.Э., Костюк И.В., Малунова З.А., Пушкин А.В., Рябова Е.В., Хоменко Е.Г., Байтенова А.А. Кукарина Ю.М. и других авторов.
Нормативную и эмпирическую основу выпускной квалификационной работы составляют Конституция РФ, международные соглашения, Трудовой кодекс РФ, материалы судебной практики Верховного суда РФ и судов общей юрисдикции.
Методологической основой выпускной квалификационной работы является диалектический метод, а так же общенаучные методы познания: анализа, синтеза, индукции, кроме того использованы специальные методы, такие, как: исторический, сравнительно-правовой, системно-аналитический, формально-логический, метод сравнительного правоведения и др.
Структура выпускной квалификационной работы определена характером исследуемых в ней вопросов. Работа состоит из введения, основной части, разделенной на две главы, заключения и библиографического списка.
К числу таких негативных факторов относятся:
• несовершенная нормативная правовая база, не всегда учитывающая возможности современных информационных технологий;
• недостаточное развитие информационных технологий в области управления;
• неготовность многих организаций к применению эффективных технологий управления;
• отсутствие в стране целостной информационной инфраструктуры и эффективной информационной поддержки рынков товаров и услуг;
• недостаточный уровень подготовки кадров в области
использования информационных технологий.
Тем не менее, процессы информатизации активно идут на всех уровнях управления, многие мероприятия, направленные на развитие
информационных технологий, реализуются или планируются к реализации в рамках федеральных, региональных и ведомственных программ.
Цель выпускной квалификационной работы состоит в исследовании вопросов применения электронного документооборота в трудовых отношениях.
Задачами выпускной квалификационной работы выступают:
- изучение понятие и виды документооборота;
- исследование достоинств и недостатков электронного документооборота в трудовых отношениях;
- изучение вопроса о переходе от бумажного документооборота к электронному документообороту;
- анализ трудового законодательства относительно электронной трудовой книжки, электронного трудового договора, идентификации личности работника.
Объектом выпускной квалификационной работы выступают общественные отношения, связанные с законодательными, доктринальными, правоприменительными особенностями трудового законодательства в сфере электронного документооборота и дистанционной работы.
Предметом выпускной квалификационной работы выступают нормы российского трудового законодательства.
Теоретическая основа. На протяжении времени, когда появились первые вопросы электронного документооборота в специальной юридической литературе, проблемы рассматривались в исследованиях Арзуманова Л.Л., Рождественская Т.Э., Костюк И.В., Малунова З.А., Пушкин А.В., Рябова Е.В., Хоменко Е.Г., Байтенова А.А. Кукарина Ю.М. и других авторов.
Нормативную и эмпирическую основу выпускной квалификационной работы составляют Конституция РФ, международные соглашения, Трудовой кодекс РФ, материалы судебной практики Верховного суда РФ и судов общей юрисдикции.
Методологической основой выпускной квалификационной работы является диалектический метод, а так же общенаучные методы познания: анализа, синтеза, индукции, кроме того использованы специальные методы, такие, как: исторический, сравнительно-правовой, системно-аналитический, формально-логический, метод сравнительного правоведения и др.
Структура выпускной квалификационной работы определена характером исследуемых в ней вопросов. Работа состоит из введения, основной части, разделенной на две главы, заключения и библиографического списка.
Развитие электронных технологий и их активное использование в процессе управления открыли новые возможности для обмена информационными ресурсами между юридическими лицами и государством. Эти возможности потребовали законодательного регулирования и, в первую очередь, необходимо было решить вопрос о придании информации, созданной и переданной средствами вычислительной техники, юридической силы.
С начала 90-х годов 20 века ведется интенсивная работа законотворческих органов ряда стран мира над проблемами использования электронных технологий в управлении и экономике, где быстрота и своевременность получения и обработки информации играет наиважнейшую роль. И уже к середине 90-х годов появились первые результаты в этом направлении: Типовой закон ЮНСИТРАЛ «Об электронной коммерции». Затем появляются подобные законы в других странах (страны Западной Европы, США, Азии и страны СНГ). Это свидетельствует о международном характере проблемы использования электронных документов. В настоящее время на большинстве предприятий документооборот пока остается в привычной, традиционной бумажной форме, несмотря на то, что многие компании стараются автоматизировать если не весь документооборот, то хотя бы отдельные его этапы, ведь автоматизированная технология имеет ряд существенных преимуществ. Основным критерием при выборе организационной формы делопроизводства является объем поступивших в организацию и созданных ею документов за определенный период. Поэтому в компаниях с разветвленной структурой департаментов, связанных единой цепью множества документов, внедрение системы электронного документооборота становится жизненно важной задачей. Рассмотрим ключевые понятия электронного документооборота. Документооборот - это процесс движения документов с момента их создания или получения до
момента исполнения или реализации, и, в конечном счете, - хранение, архивация или уничтожение, если документ не представляет определенной ценности. Электронный документооборот - это единый механизм движения документов, созданных с помощью компьютерных средств, как правило, подписанных электронной цифровой подписью, а также способ обработки этих документов с помощь различных электронных носителей. Электронный документооборот может быть применим в любой организации: и на малом предприятии, и в огромной корпорации или холдинге с разветвленной сетью филиалов. Он обладает целым рядом преимуществ. Во-первых, это прозрачность бизнес-процессов. Контроль над исполнением, получением, созданием и, вообще, существованием документов в электронной системе осуществляется быстрее и проще, что позволяет следить за бизнес- процессами руководству и линейным руководителям. Также несомненным преимуществом электронного документооборота является повышение исполнительской функции. По статистике достаточно большой процент поручений не выполняется работниками. В системе электронного документооборота руководитель может контролировать все рабочие процессы, скорость и качество выполнения, а, главное, результат работы. Сокращение времени на обработки исполнение самих документов. Электронный документооборот обеспечивает более быстрое создание, поиск, обработку и рассылку документов, а также автоматическое составление сводок, отчетов и реестров, что позволяет оперативно и качественно выполнять работу и, в конечном итоге, оптимизировать бизнес-процессы. Внедрение системы электронного документооборота также
позволяет повысить уровень конфиденциальности. Каждый участник получает именно ту степень доступа к документам компании, которая соответствует его полномочиям: чтение, редактирование документа, либо полные права. Все действия протоколируются в компьютерной системе, поэтому в любой момент можно посмотреть, кто работал с данными, вносил изменения в них. Вообще, проблема конфиденциальности стоит очень остро. Утрата некоторых документов компании может повлечь за собой миллионные убытки. Ведь бумажные документы можно без проблем изъять из папки и всю информацию передать на сторону. При внедрении в компанию системы электронного документооборота полностью исключить утечку информации, конечно, не удастся, однако всегда можно посмотреть, кто из сотрудников, когда, в какой момент и каким образом пользовался этими документами.
Электронный документооборот позволяет оптимизировать процесс обучения новых сотрудников и внедрение новых процессов в компанию. Внедрение новых инструкций и положений при электронном документообороте происходит значительно быстрее, нежели
информирование каждого сотрудника по-отдельности и ознакомление его с бумажными документами. Электронный документооборот повышает корпоративную культуру. Все структуры компании работают в едином информационном пространстве, что позволяет практически каждого сотрудника вовлечь в корпоративные процессы. Существование электронного документооборота на предприятии позволяет быстрее адаптироваться к изменениям на рынке международных стандартов. При возникновении новых стандартов компания, работающая в системе электронного документооборота, может изменить свои документы под новый шаблон, что повышает уровень конкурентоспособности на рынке. Следует отметить, что электронный документооборот имеет и свои недостатки. Существенным минусом системы электронного документооборота является проблема сохранности документов. Ведь в любой момент в компьютер может проникнуть вирус, не сработать система сохранения документов. Проблему можно решить созданием системы резервирования. Одним из минусов системы электронного документооборота являются кадры, или персонал, который занят в системе. В процессе автоматизации документооборота, возможно, не удастся избежать стрессов среди сотрудников, привыкших к ручному труду и обладающих недостаточными знаниями об электронном документообороте. В системе электронного документооборота особенно важен грамотный ввод данных. Человеческий фактор здесь особенно важен, ведь от качественной работы квалифицированного персонала будет зависеть дальнейшее бесперебойное функционирование системы. Также на этапе приобретения и внедрения системы электронного документооборота неизбежны большие затраты для компании, которые, впрочем, компенсируются сокращением временных затрат на работу с документами и оптимизацией бизнес-процессов. Отрицательно сказывается на повсеместном внедрении электронного документооборота и географический фактор. Электронный обмен документами возможен далеко не со всеми контрагентами из-за отсутствия единого информационного пространства. Поэтому многим компаниям приходится параллельно вести и традиционный «бумажный», и электронный обмен документами. Однако пересылки актов, договоров электронным способом упростили бы работу между заказчиками и клиентами в любом сегменте рынка, особенно, между географически отдаленными регионами. Необходимо отметить, что обязательным реквизитом большинства документов, придающим им юридическую силу, является личная подпись. Юридическая сила электронного документа подтверждается электронной подписью, которой согласно 63-ФЗ, существует три вида. В настоящее время большинство государств юридически равноправными считают документы на бумажных носителях, подписанных обычной подписью и электронный документ, который подписывается квалифицированной электронной подписью. В кадровом делопроизводстве полный переход к системе электронного документооборота невозможен, так как если кадровый документ должен содержать личную подпись работника, необходимо его оформление в бумажном виде для должного обеспечения правовых взаимоотношений работника и работодателя. Кроме того, строго регламентировано ведение трудовых книжек. Этот и ряд других кадровых документов могут оформляться, заполняться и храниться исключительно в бумажной форме. Однако преимущества электронного документооборота настолько очевидны, что сегодня сложно представить себе кадровую службу, ведущую документооборот исключительно в бумажной форме. Электронный документооборот входит в трудовые отношения и на законодательном уровне. Весной 2013 года Трудовой кодекс РФ был дополнен главой «Особенности регулирования труда дистанционных работников». Обе стороны - работодатель и работник - для оформления трудовых отношений должны обладать электронной подписью. Если человек постоянно работает как фрилансер или на дому, потратиться на электронную подпись и в дальнейшем оптимизировать данный процесс, конечно, стоит. Система электронного документооборота имеет свои преимущества и может стать полезна для крупного предприятия с разветвленной структурой подразделений. Однако на данном этапе своего существования система обладает целым рядом недостатков, которые тормозят процесс перехода от бумажного к полному электронному документообороту. Все это требует серьезных доработок и на технологическом, и на законодательном уровне.
Электронный документооборот используется для облегчения производства большей части документов, которые традиционно необходимо оформлять в соответствии с гостами, а также назначать управление производством и оборудованием. Кроме того, технология растровых изображений используется для сканирования созданных вручную документов и преобразования их в различные форматы данных, которые могут обрабатывать компьютеры, однако с некоторыми ограничениями. Гораздо менее развитой областью является использование компьютеров для поддержки управления всеми этими документами, произведенными в цифровом виде или отсканированными в цифровой формат.
Современная практика использует ряд разрозненных специальных решений для управления документами. Их общим знаменателем является то, что обмен компьютерными документами осуществляется, с использованием частично ручных методов.
Коронавирусная инфекция только ускорила и так стремительное развитие информационных технологий в трудовых правоотношениях, и началось разрешение старых проблем при дистанционной работе. Удалённая работа также может стать официальным местом основной работы. А электронная форма позволит защитить права работников и дать гарантии работодателям, принимающих их на работу.
На основе проанализированных судебных актов можно сделать следующие выводы.
1. Работодатель вправе контролировать исполнение работником трудовой функции любыми законными способами, в том числе и осуществлять контроль за использованием служебной техники, корпоративной почты. При этом риск раскрытия личной переписки лежит на работнике, если он ведет ее со служебного компьютера и с использованием рабочего почтового ящика, иных средств связи, предоставленных работодателем. Отметим, что работодатель при этом не вправе использовать технические и программные средства, применение которых разрешено только ограниченному кругу лиц в специальных условиях (спецслужбы, правоохранительные органы и т. п.), например, средств дистанционной прослушки или дистанционного доступа к личным мобильным и иным устройствам работника. В этом плане более правильным выглядит применение программных средств основанных на анализе интернет- траффика, использования приложений, аппаратных ресурсов, но весьма сомнительно использование средств перехвата по типу кейлоггеров.
2. Работник согласно ч. 1 ст. 21 ТК РФ имеет право на полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте, поэтому работодатель обязан уведомить работника под роспись о возможности проведения контрольных мероприятий. В частности, в обязательном порядке работников уведомляют о ведении видео- и аудионаблюдения. Нарушение данного требования дает право работнику требовать компенсации морального вреда за нарушение его трудовых прав, а именно права на получение достоверной и полной информации об условии труда и мерах по охране труда.
3. Работник имеет право знать о ведении контроля за активностью рабочих компьютеров, иных мониторинговых действий, так как они также являются составляющими условий труда и охраны труда. На практике работники редко обращают на это внимание и нечасто предъявляют претензии работодателю при отслеживании активности пользователей на рабочих компьютерах, т. к. работники не воспринимают это как угрозу, в отличии от видеонаблюдения.
4. Работодателю рекомендуется разработать (и ознакомить с ним под роспись работников) специальные локальные нормативные акты, в которых бы регулировались вопросы использования средств мониторинга за поведением работника (видеонаблюдение, системы отслеживания активности пользователя и т. п.).
5. Работникам не рекомендуется использовать корпоративную рабочую почту, рабочие аккаунты в социальных сетях и т. п. для личной переписки и личных дел, так как это может расцениваться как нарушение дисциплины труда. Работодатель вправе привлечь работника за такие действия к дисциплинарной ответственности. Однако, работодатель не вправе использовать полученную информацию о личной переписке гражданина в каких-либо целях, кроме установления факта нарушения трудовой дисциплины.
Также работники ограничивают доступ к своим личным страницам в социальных сетях, а также ответственно подходить к размещению информации в Интернете.
Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей. «Электронный офис» предполагает организацию работы групп пользователей над совместным
решением сложных распределенных задач в электронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию «workflow» - стратегии обеспечения управления прикладными программами,
необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.
Использование сетей и средств электронной почты позволяет мгновенно пересылать документы из одного подразделения в другое без временных задержек на передачу бумажного документа. Упрощает хранение, контроль, поиск, архивирование, включая ведение долговременного архива документов. Здесь есть два существенных препятствия: внешнее и внутреннее. Последнее зачастую связано с привычками и другими простыми человеческими особенностями и слабостями.
С начала 90-х годов 20 века ведется интенсивная работа законотворческих органов ряда стран мира над проблемами использования электронных технологий в управлении и экономике, где быстрота и своевременность получения и обработки информации играет наиважнейшую роль. И уже к середине 90-х годов появились первые результаты в этом направлении: Типовой закон ЮНСИТРАЛ «Об электронной коммерции». Затем появляются подобные законы в других странах (страны Западной Европы, США, Азии и страны СНГ). Это свидетельствует о международном характере проблемы использования электронных документов. В настоящее время на большинстве предприятий документооборот пока остается в привычной, традиционной бумажной форме, несмотря на то, что многие компании стараются автоматизировать если не весь документооборот, то хотя бы отдельные его этапы, ведь автоматизированная технология имеет ряд существенных преимуществ. Основным критерием при выборе организационной формы делопроизводства является объем поступивших в организацию и созданных ею документов за определенный период. Поэтому в компаниях с разветвленной структурой департаментов, связанных единой цепью множества документов, внедрение системы электронного документооборота становится жизненно важной задачей. Рассмотрим ключевые понятия электронного документооборота. Документооборот - это процесс движения документов с момента их создания или получения до
момента исполнения или реализации, и, в конечном счете, - хранение, архивация или уничтожение, если документ не представляет определенной ценности. Электронный документооборот - это единый механизм движения документов, созданных с помощью компьютерных средств, как правило, подписанных электронной цифровой подписью, а также способ обработки этих документов с помощь различных электронных носителей. Электронный документооборот может быть применим в любой организации: и на малом предприятии, и в огромной корпорации или холдинге с разветвленной сетью филиалов. Он обладает целым рядом преимуществ. Во-первых, это прозрачность бизнес-процессов. Контроль над исполнением, получением, созданием и, вообще, существованием документов в электронной системе осуществляется быстрее и проще, что позволяет следить за бизнес- процессами руководству и линейным руководителям. Также несомненным преимуществом электронного документооборота является повышение исполнительской функции. По статистике достаточно большой процент поручений не выполняется работниками. В системе электронного документооборота руководитель может контролировать все рабочие процессы, скорость и качество выполнения, а, главное, результат работы. Сокращение времени на обработки исполнение самих документов. Электронный документооборот обеспечивает более быстрое создание, поиск, обработку и рассылку документов, а также автоматическое составление сводок, отчетов и реестров, что позволяет оперативно и качественно выполнять работу и, в конечном итоге, оптимизировать бизнес-процессы. Внедрение системы электронного документооборота также
позволяет повысить уровень конфиденциальности. Каждый участник получает именно ту степень доступа к документам компании, которая соответствует его полномочиям: чтение, редактирование документа, либо полные права. Все действия протоколируются в компьютерной системе, поэтому в любой момент можно посмотреть, кто работал с данными, вносил изменения в них. Вообще, проблема конфиденциальности стоит очень остро. Утрата некоторых документов компании может повлечь за собой миллионные убытки. Ведь бумажные документы можно без проблем изъять из папки и всю информацию передать на сторону. При внедрении в компанию системы электронного документооборота полностью исключить утечку информации, конечно, не удастся, однако всегда можно посмотреть, кто из сотрудников, когда, в какой момент и каким образом пользовался этими документами.
Электронный документооборот позволяет оптимизировать процесс обучения новых сотрудников и внедрение новых процессов в компанию. Внедрение новых инструкций и положений при электронном документообороте происходит значительно быстрее, нежели
информирование каждого сотрудника по-отдельности и ознакомление его с бумажными документами. Электронный документооборот повышает корпоративную культуру. Все структуры компании работают в едином информационном пространстве, что позволяет практически каждого сотрудника вовлечь в корпоративные процессы. Существование электронного документооборота на предприятии позволяет быстрее адаптироваться к изменениям на рынке международных стандартов. При возникновении новых стандартов компания, работающая в системе электронного документооборота, может изменить свои документы под новый шаблон, что повышает уровень конкурентоспособности на рынке. Следует отметить, что электронный документооборот имеет и свои недостатки. Существенным минусом системы электронного документооборота является проблема сохранности документов. Ведь в любой момент в компьютер может проникнуть вирус, не сработать система сохранения документов. Проблему можно решить созданием системы резервирования. Одним из минусов системы электронного документооборота являются кадры, или персонал, который занят в системе. В процессе автоматизации документооборота, возможно, не удастся избежать стрессов среди сотрудников, привыкших к ручному труду и обладающих недостаточными знаниями об электронном документообороте. В системе электронного документооборота особенно важен грамотный ввод данных. Человеческий фактор здесь особенно важен, ведь от качественной работы квалифицированного персонала будет зависеть дальнейшее бесперебойное функционирование системы. Также на этапе приобретения и внедрения системы электронного документооборота неизбежны большие затраты для компании, которые, впрочем, компенсируются сокращением временных затрат на работу с документами и оптимизацией бизнес-процессов. Отрицательно сказывается на повсеместном внедрении электронного документооборота и географический фактор. Электронный обмен документами возможен далеко не со всеми контрагентами из-за отсутствия единого информационного пространства. Поэтому многим компаниям приходится параллельно вести и традиционный «бумажный», и электронный обмен документами. Однако пересылки актов, договоров электронным способом упростили бы работу между заказчиками и клиентами в любом сегменте рынка, особенно, между географически отдаленными регионами. Необходимо отметить, что обязательным реквизитом большинства документов, придающим им юридическую силу, является личная подпись. Юридическая сила электронного документа подтверждается электронной подписью, которой согласно 63-ФЗ, существует три вида. В настоящее время большинство государств юридически равноправными считают документы на бумажных носителях, подписанных обычной подписью и электронный документ, который подписывается квалифицированной электронной подписью. В кадровом делопроизводстве полный переход к системе электронного документооборота невозможен, так как если кадровый документ должен содержать личную подпись работника, необходимо его оформление в бумажном виде для должного обеспечения правовых взаимоотношений работника и работодателя. Кроме того, строго регламентировано ведение трудовых книжек. Этот и ряд других кадровых документов могут оформляться, заполняться и храниться исключительно в бумажной форме. Однако преимущества электронного документооборота настолько очевидны, что сегодня сложно представить себе кадровую службу, ведущую документооборот исключительно в бумажной форме. Электронный документооборот входит в трудовые отношения и на законодательном уровне. Весной 2013 года Трудовой кодекс РФ был дополнен главой «Особенности регулирования труда дистанционных работников». Обе стороны - работодатель и работник - для оформления трудовых отношений должны обладать электронной подписью. Если человек постоянно работает как фрилансер или на дому, потратиться на электронную подпись и в дальнейшем оптимизировать данный процесс, конечно, стоит. Система электронного документооборота имеет свои преимущества и может стать полезна для крупного предприятия с разветвленной структурой подразделений. Однако на данном этапе своего существования система обладает целым рядом недостатков, которые тормозят процесс перехода от бумажного к полному электронному документообороту. Все это требует серьезных доработок и на технологическом, и на законодательном уровне.
Электронный документооборот используется для облегчения производства большей части документов, которые традиционно необходимо оформлять в соответствии с гостами, а также назначать управление производством и оборудованием. Кроме того, технология растровых изображений используется для сканирования созданных вручную документов и преобразования их в различные форматы данных, которые могут обрабатывать компьютеры, однако с некоторыми ограничениями. Гораздо менее развитой областью является использование компьютеров для поддержки управления всеми этими документами, произведенными в цифровом виде или отсканированными в цифровой формат.
Современная практика использует ряд разрозненных специальных решений для управления документами. Их общим знаменателем является то, что обмен компьютерными документами осуществляется, с использованием частично ручных методов.
Коронавирусная инфекция только ускорила и так стремительное развитие информационных технологий в трудовых правоотношениях, и началось разрешение старых проблем при дистанционной работе. Удалённая работа также может стать официальным местом основной работы. А электронная форма позволит защитить права работников и дать гарантии работодателям, принимающих их на работу.
На основе проанализированных судебных актов можно сделать следующие выводы.
1. Работодатель вправе контролировать исполнение работником трудовой функции любыми законными способами, в том числе и осуществлять контроль за использованием служебной техники, корпоративной почты. При этом риск раскрытия личной переписки лежит на работнике, если он ведет ее со служебного компьютера и с использованием рабочего почтового ящика, иных средств связи, предоставленных работодателем. Отметим, что работодатель при этом не вправе использовать технические и программные средства, применение которых разрешено только ограниченному кругу лиц в специальных условиях (спецслужбы, правоохранительные органы и т. п.), например, средств дистанционной прослушки или дистанционного доступа к личным мобильным и иным устройствам работника. В этом плане более правильным выглядит применение программных средств основанных на анализе интернет- траффика, использования приложений, аппаратных ресурсов, но весьма сомнительно использование средств перехвата по типу кейлоггеров.
2. Работник согласно ч. 1 ст. 21 ТК РФ имеет право на полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте, поэтому работодатель обязан уведомить работника под роспись о возможности проведения контрольных мероприятий. В частности, в обязательном порядке работников уведомляют о ведении видео- и аудионаблюдения. Нарушение данного требования дает право работнику требовать компенсации морального вреда за нарушение его трудовых прав, а именно права на получение достоверной и полной информации об условии труда и мерах по охране труда.
3. Работник имеет право знать о ведении контроля за активностью рабочих компьютеров, иных мониторинговых действий, так как они также являются составляющими условий труда и охраны труда. На практике работники редко обращают на это внимание и нечасто предъявляют претензии работодателю при отслеживании активности пользователей на рабочих компьютерах, т. к. работники не воспринимают это как угрозу, в отличии от видеонаблюдения.
4. Работодателю рекомендуется разработать (и ознакомить с ним под роспись работников) специальные локальные нормативные акты, в которых бы регулировались вопросы использования средств мониторинга за поведением работника (видеонаблюдение, системы отслеживания активности пользователя и т. п.).
5. Работникам не рекомендуется использовать корпоративную рабочую почту, рабочие аккаунты в социальных сетях и т. п. для личной переписки и личных дел, так как это может расцениваться как нарушение дисциплины труда. Работодатель вправе привлечь работника за такие действия к дисциплинарной ответственности. Однако, работодатель не вправе использовать полученную информацию о личной переписке гражданина в каких-либо целях, кроме установления факта нарушения трудовой дисциплины.
Также работники ограничивают доступ к своим личным страницам в социальных сетях, а также ответственно подходить к размещению информации в Интернете.
Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей. «Электронный офис» предполагает организацию работы групп пользователей над совместным
решением сложных распределенных задач в электронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию «workflow» - стратегии обеспечения управления прикладными программами,
необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.
Использование сетей и средств электронной почты позволяет мгновенно пересылать документы из одного подразделения в другое без временных задержек на передачу бумажного документа. Упрощает хранение, контроль, поиск, архивирование, включая ведение долговременного архива документов. Здесь есть два существенных препятствия: внешнее и внутреннее. Последнее зачастую связано с привычками и другими простыми человеческими особенностями и слабостями.
