Помощь студентам в учебе
Информационное обеспечение систем межфункционального взаимодействия Агентства печати и массовых коммуникаций
|
ВВЕДЕНИЕ 7
1 Теоретические основы бизнес-процесса 9
1.1 Что такое бизнес -процесс? 9
1.2 Описание бизнес -процессов 10
1.2.1 Элементы бизнес -процесса 12
1.2.2 Как описывать бизнес -процесс? 16
1.2.3 Правила описания бизнес -процессов 18
1.3 Моделирование бизнес -процессов 20
1.3.1 Методология моделирования 25
1.3.1.1 Методология IDEF3 26
1.3.1.2 Методология IDEF0 27
1.3.1.3 Методология ARIS 30
2 Практическая часть 35
2.1 Краткая характеристика объекта исследования 35
2.1.1 Анализ организационной структуры Агентства печати и
массовых коммуникаций Красноярского края 38
2.1.2 Документооборот в Агентстве печати и массовых коммуникаций
Красноярского края 40
2.1.3 Схема движения основных документов в Агентстве печати и
массовых коммуникаций Красноярского края 42
2.1.4 Выявленные проблемы в работе Агентства 44
2.2 Проектирование и разработка информационной системы 45
2.2.1 Модель «as is» 46
2.2.2 Модель «to be» 51
2.2.3 Интерфейс внедряемого программного продукта 53
3 Экономическое обоснование эффективности предлагаемого решения 56
3.1 Диаграмма Ганта 56
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 59
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 62
ПРИЛОЖЕНИЕ
1 Теоретические основы бизнес-процесса 9
1.1 Что такое бизнес -процесс? 9
1.2 Описание бизнес -процессов 10
1.2.1 Элементы бизнес -процесса 12
1.2.2 Как описывать бизнес -процесс? 16
1.2.3 Правила описания бизнес -процессов 18
1.3 Моделирование бизнес -процессов 20
1.3.1 Методология моделирования 25
1.3.1.1 Методология IDEF3 26
1.3.1.2 Методология IDEF0 27
1.3.1.3 Методология ARIS 30
2 Практическая часть 35
2.1 Краткая характеристика объекта исследования 35
2.1.1 Анализ организационной структуры Агентства печати и
массовых коммуникаций Красноярского края 38
2.1.2 Документооборот в Агентстве печати и массовых коммуникаций
Красноярского края 40
2.1.3 Схема движения основных документов в Агентстве печати и
массовых коммуникаций Красноярского края 42
2.1.4 Выявленные проблемы в работе Агентства 44
2.2 Проектирование и разработка информационной системы 45
2.2.1 Модель «as is» 46
2.2.2 Модель «to be» 51
2.2.3 Интерфейс внедряемого программного продукта 53
3 Экономическое обоснование эффективности предлагаемого решения 56
3.1 Диаграмма Ганта 56
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 59
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 62
ПРИЛОЖЕНИЕ
Двадцать первый век можно смело назвать веком информатизации. В настоящее время в любой современной организации сотрудники работают с информацией по средствам компьютера и современных информационных систем. С усовершенствованием информационных технологий, с их расширенными функциональными возможностями, компьютеры активно применяются в различных сферах человеческой деятельности, связанных с обработкой информации, представлением данных.
В современном обществе, которое функционирует в строгих рыночных условиях, своевременная обработка информации содействует совершенствованию организации производства, оперативному и долгосрочному планированию, прогнозированию и анализу хозяйственной деятельности, что позволяет успешно составлять конкуренцию на рынке. Каждая организация стремиться минимизировать затраты времени, материальных, трудовых ресурсов в ходе своей деятельности и упростить процесс обработки информации. Эти задачи можно решить с использованием автоматизированных информационных систем.
Актуальность темы состоит в том, что использование баз данных и информационных систем становится неотъемлемой составляющей деловой деятельности современного человека и функционирования преуспевающих организаций, реализация проекта автоматизированной информационной системы значительно облегчит работу сотрудников и обеспечит возможность уменьшить расходы на управление за счет освобождения человеческих ресурсов.
Объектом исследования является Агентство печати и массовых коммуникаций Красноярского края.
Целью данной бакалаврской работы является оптимизация бизнес- процессов и повышение эффективности работы за счет внедрения информационной системы на примере агентства печати и массовых коммуникаций Красноярского края.
Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих задач:
1. Анализ агентства печати и массовых коммуникаций Красноярского края.
2. Анализ организационной структуры агентства печати и массовых коммуникаций Красноярского края.
3. Выявление проблем в работе агентства.
4. Анализ существующего документооборота.
5. Разработка модели «as is» для бизнес-процесса.
6. Анализ реального бизнес -процесса.
7. Разработка модели «to be» для бизнес -процесса.
8. Экономическое обоснование эффективности предлагаемого решения.
Перейдем к решению поставленных задач.
В современном обществе, которое функционирует в строгих рыночных условиях, своевременная обработка информации содействует совершенствованию организации производства, оперативному и долгосрочному планированию, прогнозированию и анализу хозяйственной деятельности, что позволяет успешно составлять конкуренцию на рынке. Каждая организация стремиться минимизировать затраты времени, материальных, трудовых ресурсов в ходе своей деятельности и упростить процесс обработки информации. Эти задачи можно решить с использованием автоматизированных информационных систем.
Актуальность темы состоит в том, что использование баз данных и информационных систем становится неотъемлемой составляющей деловой деятельности современного человека и функционирования преуспевающих организаций, реализация проекта автоматизированной информационной системы значительно облегчит работу сотрудников и обеспечит возможность уменьшить расходы на управление за счет освобождения человеческих ресурсов.
Объектом исследования является Агентство печати и массовых коммуникаций Красноярского края.
Целью данной бакалаврской работы является оптимизация бизнес- процессов и повышение эффективности работы за счет внедрения информационной системы на примере агентства печати и массовых коммуникаций Красноярского края.
Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих задач:
1. Анализ агентства печати и массовых коммуникаций Красноярского края.
2. Анализ организационной структуры агентства печати и массовых коммуникаций Красноярского края.
3. Выявление проблем в работе агентства.
4. Анализ существующего документооборота.
5. Разработка модели «as is» для бизнес-процесса.
6. Анализ реального бизнес -процесса.
7. Разработка модели «to be» для бизнес -процесса.
8. Экономическое обоснование эффективности предлагаемого решения.
Перейдем к решению поставленных задач.
Данная бакалаврская работа на тему «Информационное обеспечение систем межфункционального взаимодействия Агентства печати и массовых коммуникаций красноярского края проходила в три этапа.
На первом этапе произошло ознакомление с теоретической основой бизнес-процесса. Ознакомились с тем, что такое бизнес-процесс и чем он отличается от функции. Ознакомились с элементами бизнес -процесса, в которые входят:
- функции (операции, действия);
- события;
- ресурсы (исполнители и информационные ресурсы);
- продукты и услуги;
- потоки;
- уровни описания процессов (декомпозиция).
А так же ознакомились с правилами описания бизнес-процесса, которые включают в себя следующее:
- законченность;
- лаконичность;
- использование общепризнанных нотаций;
- все участники бизнес-процесса должны быть учтены и прямо указаны;
- понятное потребителю описание.
Также были проанализированы методологии моделирования, которые наибольшим образом подходили бы для проектирования информационной системы. Была выбрана методология IDEF0, потому что методология содержит следующие достоинства:
- полнота описания бизнес-процесса;
- комплексность при декомпозиции;
- возможность агрегирования и детализации потоков данных и информации;
- наличие жестких требований методологии, обеспечивающих получение моделей процессов стандартного вида;
- простота документирования процессов.
На втором этапе работы была рассмотрена деятельность Агентства печати и массовых коммуникаций Красноярского края. Была построена и рассмотрена организационная структура организации, а также был произведен анализ документооборота. После анализа организационной структуры агентства, можно сделать вывод, что организационная структура выполнена с учетом правильного распределения нагрузки и изменения в ней не нужны. Проанализировав документооборот Агентства, можно сделать вывод, что правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документа в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.
После анализа работы агентства были выявлены такие проблемы, как:
- большая загруженность специалистов, ответственных за организацию и ведение делопроизводства, что негативно влияет на качество выполняемой ими работы;
- наличие на сайте Агентства одного контактирующего номера, который соединяет потенциального клиента с секретарем. Это негативно сказывается на производительности работы как секретаря, так и всех отделов Агентства;
- неравномерная загрузка аппарата управления. Это проявляется как по отношению к отдельным руководителям, так и специалистам в рамках одного отдела. Обычно серьезные задания поручаются более ответственным и квалифицированным сотрудникам без соответствующих материальных компенсаций;
Если проанализировать все проблемы, то они в основном касаются загруженности некоторых работников.
На этом же этапе была разработана модель «как есть», после которой было принято решение внедрить в агентство печати и массовых коммуникаций Красноярского края интерактивное голосовое меню. Интерактивное голосовое меню решает ряд выявленных проблем и заметно упрощает других процессы в фирме. В модели «to be» отражено внедрение данного программного продукта.
Здесь же рассказывается о том, что такое голосовое меню, выявляются его преимущества, и описывается интерфейс голосового меню для Агентства печати и массовых коммуникаций Красноярского края.
На третьем этапе мы экономически обосновали эффективность предлагаемого решения. Проект можно считать достаточно экономически эффективным, учитывая весьма короткие сроки и небольшую стоимость внедрения.
Все цели и задачи были достигнуты, а это значит, что бакалаврская работы выполнена полностью.
На первом этапе произошло ознакомление с теоретической основой бизнес-процесса. Ознакомились с тем, что такое бизнес-процесс и чем он отличается от функции. Ознакомились с элементами бизнес -процесса, в которые входят:
- функции (операции, действия);
- события;
- ресурсы (исполнители и информационные ресурсы);
- продукты и услуги;
- потоки;
- уровни описания процессов (декомпозиция).
А так же ознакомились с правилами описания бизнес-процесса, которые включают в себя следующее:
- законченность;
- лаконичность;
- использование общепризнанных нотаций;
- все участники бизнес-процесса должны быть учтены и прямо указаны;
- понятное потребителю описание.
Также были проанализированы методологии моделирования, которые наибольшим образом подходили бы для проектирования информационной системы. Была выбрана методология IDEF0, потому что методология содержит следующие достоинства:
- полнота описания бизнес-процесса;
- комплексность при декомпозиции;
- возможность агрегирования и детализации потоков данных и информации;
- наличие жестких требований методологии, обеспечивающих получение моделей процессов стандартного вида;
- простота документирования процессов.
На втором этапе работы была рассмотрена деятельность Агентства печати и массовых коммуникаций Красноярского края. Была построена и рассмотрена организационная структура организации, а также был произведен анализ документооборота. После анализа организационной структуры агентства, можно сделать вывод, что организационная структура выполнена с учетом правильного распределения нагрузки и изменения в ней не нужны. Проанализировав документооборот Агентства, можно сделать вывод, что правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документа в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.
После анализа работы агентства были выявлены такие проблемы, как:
- большая загруженность специалистов, ответственных за организацию и ведение делопроизводства, что негативно влияет на качество выполняемой ими работы;
- наличие на сайте Агентства одного контактирующего номера, который соединяет потенциального клиента с секретарем. Это негативно сказывается на производительности работы как секретаря, так и всех отделов Агентства;
- неравномерная загрузка аппарата управления. Это проявляется как по отношению к отдельным руководителям, так и специалистам в рамках одного отдела. Обычно серьезные задания поручаются более ответственным и квалифицированным сотрудникам без соответствующих материальных компенсаций;
Если проанализировать все проблемы, то они в основном касаются загруженности некоторых работников.
На этом же этапе была разработана модель «как есть», после которой было принято решение внедрить в агентство печати и массовых коммуникаций Красноярского края интерактивное голосовое меню. Интерактивное голосовое меню решает ряд выявленных проблем и заметно упрощает других процессы в фирме. В модели «to be» отражено внедрение данного программного продукта.
Здесь же рассказывается о том, что такое голосовое меню, выявляются его преимущества, и описывается интерфейс голосового меню для Агентства печати и массовых коммуникаций Красноярского края.
На третьем этапе мы экономически обосновали эффективность предлагаемого решения. Проект можно считать достаточно экономически эффективным, учитывая весьма короткие сроки и небольшую стоимость внедрения.
Все цели и задачи были достигнуты, а это значит, что бакалаврская работы выполнена полностью.