Помощь студентам в учебе
Автоматизация технического документооборота на примере предприятия «ДСТ-Урал»
|
Аннотация
ВВЕДЕНИЕ 6
1 ОБЗОР ОСНОВНЫХ АСПЕКТОВ АВТОМАТИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННЫХ
АРХИВОВ ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ 8
1.1 Основные способы организации архивов технической документации 8
1.2 Файловое хранилище архива 10
1.3 Нормативно-законодательная база хранения электронной документации и
электронного документооборота 10
1.4 Использование электронной подписи для электронных технических
документов 12
1.5 Основные требования к созданию архива технической документации на
предприятии 14
1.6 Подготовка электронных документов к передаче в архив предприятия 15
1.7 Виды классификации технической документации 16
1.8 Регистрации в системе технических документов 16
1.8.1 Классификация документации по ЕСКД 17
1.8.2 Классификация документации по ЕСТД 17
1.8.3 Классификация документации по ЕСПД 18
Выводы по разделу один 19
2 ОБЗОР ВОЗМОЖНОСТЕЙ СОВРЕМЕННЫХ АВТОМАТИЗИРОВА1II1ЫХ
СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА, PLM-СИСТЕМ И
СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВОВ ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ... 20
2.1 Задачи систем электронного документооборота 20
2.2 Классификация систем электронного документооборота 20
2.3 Концепция информатизации предприятия ДСТ-УРАЛ. Электронный
документооборот в отрасли 21
2.4 Общесистемные функции модели архива 29
2.5 Стадии электронного технического документа 30
2.6 САПР-независимость электронного архива. Оригинал и подлинник
документа 31
2.7 Алгоритм разграничения прав на доступ к документам 33
Выводы по разделу два 34
3 ОПИСАНИЕ ИС ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ТЕХНИЧЕСКОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЯ «ДСТ-УРАЛ» 35
3.1 Выбор PLM-системы для предприятия «ДСТ-Урал» 35
3.2 Обзор PLM-системы IPS 36
3.3 Технический документооборот с помощью IPS 37
3.3.1 Работа с документами любых типов 38
3.3.2 Навигатор PLM-системы IPS 39
3.3.3 Редактор структурированных текстовых документов 41
3.3.4 Редактор извещений об изменениях 42
3.3.5 Модуль маршрутизации документов IPS Workflow 49
3.3.6 Рецензирование документов 60
3.3.7 Встроенный редактор замечаний 61
3.3.8 Модуль электронных подписей 62
3.3.9 Удаленный доступ 64
3.3.10 Управление архивами 65
3.3.11 Канцелярский документооборот 66
3.4 Автоматизация технического документооборота на предприятии «ДСТ-
Урал» 68
3.4.1 План и порядок внедрения элементов PLM-системы 68
3.4.2 Настройка ролей, уровней доступа и присвоение их пользователям
для обеспечения конфиденциальности и безопасности данных 69
3.4.3 Разработка шаблонов для маршрутов прохождения согласования
документации 71
3.4.4 Разработка форм для выбора согласующих при отправке документов
на согласование 73
3.4.5 Автоматизация выпуска извещений на документацию 74
Выводы по разделу три 76
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 77
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 78
ВВЕДЕНИЕ 6
1 ОБЗОР ОСНОВНЫХ АСПЕКТОВ АВТОМАТИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННЫХ
АРХИВОВ ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ 8
1.1 Основные способы организации архивов технической документации 8
1.2 Файловое хранилище архива 10
1.3 Нормативно-законодательная база хранения электронной документации и
электронного документооборота 10
1.4 Использование электронной подписи для электронных технических
документов 12
1.5 Основные требования к созданию архива технической документации на
предприятии 14
1.6 Подготовка электронных документов к передаче в архив предприятия 15
1.7 Виды классификации технической документации 16
1.8 Регистрации в системе технических документов 16
1.8.1 Классификация документации по ЕСКД 17
1.8.2 Классификация документации по ЕСТД 17
1.8.3 Классификация документации по ЕСПД 18
Выводы по разделу один 19
2 ОБЗОР ВОЗМОЖНОСТЕЙ СОВРЕМЕННЫХ АВТОМАТИЗИРОВА1II1ЫХ
СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА, PLM-СИСТЕМ И
СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВОВ ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ... 20
2.1 Задачи систем электронного документооборота 20
2.2 Классификация систем электронного документооборота 20
2.3 Концепция информатизации предприятия ДСТ-УРАЛ. Электронный
документооборот в отрасли 21
2.4 Общесистемные функции модели архива 29
2.5 Стадии электронного технического документа 30
2.6 САПР-независимость электронного архива. Оригинал и подлинник
документа 31
2.7 Алгоритм разграничения прав на доступ к документам 33
Выводы по разделу два 34
3 ОПИСАНИЕ ИС ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ТЕХНИЧЕСКОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЯ «ДСТ-УРАЛ» 35
3.1 Выбор PLM-системы для предприятия «ДСТ-Урал» 35
3.2 Обзор PLM-системы IPS 36
3.3 Технический документооборот с помощью IPS 37
3.3.1 Работа с документами любых типов 38
3.3.2 Навигатор PLM-системы IPS 39
3.3.3 Редактор структурированных текстовых документов 41
3.3.4 Редактор извещений об изменениях 42
3.3.5 Модуль маршрутизации документов IPS Workflow 49
3.3.6 Рецензирование документов 60
3.3.7 Встроенный редактор замечаний 61
3.3.8 Модуль электронных подписей 62
3.3.9 Удаленный доступ 64
3.3.10 Управление архивами 65
3.3.11 Канцелярский документооборот 66
3.4 Автоматизация технического документооборота на предприятии «ДСТ-
Урал» 68
3.4.1 План и порядок внедрения элементов PLM-системы 68
3.4.2 Настройка ролей, уровней доступа и присвоение их пользователям
для обеспечения конфиденциальности и безопасности данных 69
3.4.3 Разработка шаблонов для маршрутов прохождения согласования
документации 71
3.4.4 Разработка форм для выбора согласующих при отправке документов
на согласование 73
3.4.5 Автоматизация выпуска извещений на документацию 74
Выводы по разделу три 76
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 77
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 78
На сегодняшний день большинство современных производственных предприятий в России продолжают придерживаться устаревших принципов создания и обработки документации, которые были установлены еще в прошлом веке. Это означает, что практически все информационные потоки, как внутри предприятия, так и при взаимодействии с партнерами, все еще осуществляются посредством использования бумажного документооборота. Несмотря на то, что с появлением персональных компьютеров и специализированных программ в конце 80-х годов ХХ века начали применяться электронные средства для разработки и выпуска технической документации (конструкторской, технологической и других), все документы все равно печатаются на бумаге и отправляются в архив в виде физических копий. В результате документооборот продолжается в традиционной бумажной форме. Таким образом, существует противоречие между необходимостью в электронном архиве с электронным документооборотом для технической документации и недостаточной разработкой методов и алгоритмов, которые позволили бы внедрить такое решение.
Эти проблемы особенно актуальны для организаций, занимающихся разработкой сложных технических проектов.
В последнее время принят ряд законодательных актов, постановлений правительства, программ и методических рекомендаций в области электронного документооборота и электронного архива, которые устанавливают существенные требования на работу в данной сфере. Это, прежде всего, Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»; постановление Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 (ред. от 21.07.14) «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти»; распоряжение Правительства РФ от 09.06.2014 № 991-р «Об утверждении плана мероприятий («дорожной карты») по реализации Концепции развития механизмов предоставления государственных и муниципальных услуг в электронном виде, утвержденной распоряжением Правительства РФ от 25.12.2013 № 2516-р»; рекомендации ВНИИДАД по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций; государственная программа Российской Федерации «Информационное Общество (2011-2020 годы), одобренная распоряжением Правительства Российской Федерации № 2161-р от 2 декабря 2011 г.; постановление Правительства РФ от 15.04.2014 № 313 «Об утверждении государственной программы Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)» .
Таким образом, развитие в комплексе архивной системы делопроизводства посредством электронного оборота конструкторских и технологических документов является важной и насущной задачей. Исходя из сказанного выпускная квалификационная работа посвящена изучению вопроса автоматизации технического документооборота и его реализации на предприятии «ДСТ-Урал».
Объектом исследования в данной выпускной квалификационной работе являются системы автоматизации технического документооборота.
Целью выпускной квалификационной работы явдяется создание единого информационного пространства для всех сотрудников, позволяющего эффективно управлять технической документацией, обеспечивать электронное согласование и подписание документов, а также повышать контроль и безопасность информации.
Задачами данной выпускной квалификационной работы являются:
1. Анализ требований, которым должна соответствовать система автоматизации для реализации технического электронного документооборота;
2. Проведение исследования рынка и сравнительного анализа существующих систем автоматизации для выбора подходящей системы;
3. Обзор функциональных возможностей выбранной PLM-системы IPS;
4. Разработка плана внедрения автоматизации на предприятии «ДСТ- Урал»;
5. Внедрение и апробация системы автоматизации IPS;
6. Оценка полученных результатов.
Эти проблемы особенно актуальны для организаций, занимающихся разработкой сложных технических проектов.
В последнее время принят ряд законодательных актов, постановлений правительства, программ и методических рекомендаций в области электронного документооборота и электронного архива, которые устанавливают существенные требования на работу в данной сфере. Это, прежде всего, Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»; постановление Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 (ред. от 21.07.14) «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти»; распоряжение Правительства РФ от 09.06.2014 № 991-р «Об утверждении плана мероприятий («дорожной карты») по реализации Концепции развития механизмов предоставления государственных и муниципальных услуг в электронном виде, утвержденной распоряжением Правительства РФ от 25.12.2013 № 2516-р»; рекомендации ВНИИДАД по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций; государственная программа Российской Федерации «Информационное Общество (2011-2020 годы), одобренная распоряжением Правительства Российской Федерации № 2161-р от 2 декабря 2011 г.; постановление Правительства РФ от 15.04.2014 № 313 «Об утверждении государственной программы Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)» .
Таким образом, развитие в комплексе архивной системы делопроизводства посредством электронного оборота конструкторских и технологических документов является важной и насущной задачей. Исходя из сказанного выпускная квалификационная работа посвящена изучению вопроса автоматизации технического документооборота и его реализации на предприятии «ДСТ-Урал».
Объектом исследования в данной выпускной квалификационной работе являются системы автоматизации технического документооборота.
Целью выпускной квалификационной работы явдяется создание единого информационного пространства для всех сотрудников, позволяющего эффективно управлять технической документацией, обеспечивать электронное согласование и подписание документов, а также повышать контроль и безопасность информации.
Задачами данной выпускной квалификационной работы являются:
1. Анализ требований, которым должна соответствовать система автоматизации для реализации технического электронного документооборота;
2. Проведение исследования рынка и сравнительного анализа существующих систем автоматизации для выбора подходящей системы;
3. Обзор функциональных возможностей выбранной PLM-системы IPS;
4. Разработка плана внедрения автоматизации на предприятии «ДСТ- Урал»;
5. Внедрение и апробация системы автоматизации IPS;
6. Оценка полученных результатов.
В выпускной квалификационной работе были рассмотрены теоретические аспекты организации технического документооборота, включая бумажный документооборот, бумажный архив технической документации и их недостатки, способы организации файлового хранилища данных архива, нормативнозаконодательная база электронной документации, требования к созданию архива технической документации и ее классификация.
Затем полученные знания были применены для автоматизации технического документооборота на предприятии «ДСТ-Урал». Был проведен детальный обзор функций выбранной системы автоматизации технического документооборота IPS (Intermech Professional Solutions) и разработан план ее внедрения.
Для оптимизации процессов согласования конструкторской документации и служебных записок были реализованы шаблоны бизнес-процессов, а также разработана экранная форма выбора согласующих лиц. Кроме того, проведена полная настройка редактора извещений.
В результате внедрения PLM-системы IPS на предприятии «ДСТ-Урал» были достигнуты следующие ключевые преимущества: повышение прозрачности бизнес-процессов и продуктивности взаимодействия сотрудников, централизация и систематизация хранения документов и данных, обеспечение безопасности документов и данных, сокращение издержек на бумажные документы, оптимизация хранения и учета архивного фонда, а также повышение эффективности производственных процессов через оперативный доступ к ключевой информации.
Внедрение PLM-системы IPS способствует современному и эффективному управлению технической документацией, что в свою очередь приводит к улучшению производительности и качества работы предприятия «ДСТ-Урал».
Затем полученные знания были применены для автоматизации технического документооборота на предприятии «ДСТ-Урал». Был проведен детальный обзор функций выбранной системы автоматизации технического документооборота IPS (Intermech Professional Solutions) и разработан план ее внедрения.
Для оптимизации процессов согласования конструкторской документации и служебных записок были реализованы шаблоны бизнес-процессов, а также разработана экранная форма выбора согласующих лиц. Кроме того, проведена полная настройка редактора извещений.
В результате внедрения PLM-системы IPS на предприятии «ДСТ-Урал» были достигнуты следующие ключевые преимущества: повышение прозрачности бизнес-процессов и продуктивности взаимодействия сотрудников, централизация и систематизация хранения документов и данных, обеспечение безопасности документов и данных, сокращение издержек на бумажные документы, оптимизация хранения и учета архивного фонда, а также повышение эффективности производственных процессов через оперативный доступ к ключевой информации.
Внедрение PLM-системы IPS способствует современному и эффективному управлению технической документацией, что в свою очередь приводит к улучшению производительности и качества работы предприятия «ДСТ-Урал».
Нормативно-законодательная база хранения электронной
документации и электронного документооборота
