Управление научно-технической документацией в АО «Научно-исследовательский институт полупроводниковых приборов»
|
Аннотация 2
ВВЕДЕНИЕ 4
Глава 1 Теоретические основы управления документами 13
Глава 2 Управление научно-технической документацией в АО «НИИПП»
2.1 Организационные основы деятельности АО «НИИПП» 38
2.2 Особенности управления научно-технической документацией в АО «НИИПП» 51
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 67
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 70
ПРИЛОЖЕНИЕ А (справочное). Организационная структура АО «НИИПП» 78
ПРИЛОЖЕНИЕ Б (справочное). Организационная структура цеха № 1
79 АО «НИИПП»
ПРИЛОЖЕНИЕ В (справочное). Политика АО «НИИПП» в области качества 80
ПРИЛОЖЕНИЕ Г (справочное). Алгоритм процесса «Управление научно-
81 технической документацией»
ВВЕДЕНИЕ 4
Глава 1 Теоретические основы управления документами 13
Глава 2 Управление научно-технической документацией в АО «НИИПП»
2.1 Организационные основы деятельности АО «НИИПП» 38
2.2 Особенности управления научно-технической документацией в АО «НИИПП» 51
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 67
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 70
ПРИЛОЖЕНИЕ А (справочное). Организационная структура АО «НИИПП» 78
ПРИЛОЖЕНИЕ Б (справочное). Организационная структура цеха № 1
79 АО «НИИПП»
ПРИЛОЖЕНИЕ В (справочное). Политика АО «НИИПП» в области качества 80
ПРИЛОЖЕНИЕ Г (справочное). Алгоритм процесса «Управление научно-
81 технической документацией»
Актуальность исследования. Понятие «управление документацией» в отечественном документоведении и практической деятельности используется около двух десятилетий. Полноценная концепция управления документацией, прежде всего за рубежом, сформировалась к концу 1990-х гг. Однако, как за рубежом, так и в России отсутствует единое мнение о трактовке понятия «управления документацией». Кроме этого актуальными являются дискуссии об определении места такого явления в деятельности организации. Однако, несмотря на плюрализм мнений и то, что управление документацией в разных странах организовано различным образом, нужно признать, что в настоящее время деятельность по управлению документацией приобретает самостоятельность и воспринимается как полноценная управленческая функция организации.
Известно, что каждый документ, будучи сам по себе сложной информационной системой, независимо от характера содержащейся в нём информации, является элементом более крупной документной системы . Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к оформлению . Всё многообразие таких систем документации можно разделить на два основные типа: функциональные и корпоративные (атрибутивные). К функциональным системам относятся комплексы документов, которые обеспечивают выполнение, прежде всего, общих управленческих функций (направлений) деятельности. К функциональным системам примыкают комплексы систем документации, в которых находят отражение специфические функции деятельности организаций, учреждений, предприятий. К ним относятся научная, техническая, медицинская и другая документация .
Говоря об управлении документацией, прежде всего, в подсознании возникают какие-либо принципы или методы управления именно системой организационно-распорядительной документации, поскольку она функционирует в любой организации, вне зависимости от её сферы или отрасли деятельности. Однако, для предприятий, связанных с серийным либо мелкосерийным производством, специализирующихся на выпуске какой-либо продукции, управление научно-технической документацией (НТД) имеет важное и, возможно, одно из главных направлений деятельности высшего руководства предприятия. Управление документацией в целом, равно как и управление научно-технической документацией в частности, должно рассматриваться как полноценная управленческая функция организации, реализация которой распространяется на все стадии жизненного цикла документов и от которой напрямую зависит деятельность и достижение главной цели предприятия - производство продукции и получение прибыли от её реализации.
Так, изучение управления научно-технической документацией на примере Акционерного общества «Научно-исследовательский институт полупроводниковых приборов» (АО «НИИПП») позволяет сделать акцент на роли и значимости этой процедуры в целом для производственных предприятий и для АО «НИИПП» в частности.
Степень изученности темы. Имеющуюся литературу по заявленной теме условно можно разделить на 2 группы:
1. Работы, относящиеся к исследованию процесса управлении документами в целом;
2. Работы, связанные с изучением функций и специфики научно-технической документации и системы управления этой документацией.
Считается, что в отечественном документоведении одной из первых к изучению управления документацией и обозначению концепции этого процесса обратилась научный сотрудник ВНИИДАД А.Н. Сокова. Собственное понимание деятельности по управлению документами она отразила в своём исследовании «Деловая документация в сфере управления» . В управление документацией А.Н. Сокова включала деятельность по созданию в организации механизма контроля за объемом и качеством создаваемых документов, обеспечению детального и точного документирования деятельности организаций и обеспечение их соответствующими унифицированными формами документов, организации надёжного хранения документов и поддержание их в актуальном состоянии. Кроме того, в управлении документацией автор придавала весомое значение упрощению работы с документами.
Помимо этого, к первой группе работ в первую очередь относится книга бывшего директора ВНИИДАД М.В. Ларина «Управление документацией в организациях» . В ней рассматриваются вопросы теории и практики управления документацией в организациях с использованием методологии информационного менеджмента. Исследуются вопросы истории и современного состояния делопроизводства, взаимосвязи управления документацией и информационного менеджмента, рассмотрены новые информационные технологии применительно к управлению документацией, вопросы его автоматизации и проектирования. Несмотря на то, что с момента выхода этой научной монографии прошло значительное количество времени, изложенные в ней основные выводы позволяют руководствоваться и принимать её во внимание при изучении процесса управления документами.
Вопросы управления документацией в деятельности различных организаций, с учетом требований международных стандартов в сфере информации и документации, рекомендаций Международного совета архивов, зарубежного опыта документационного обеспечения управленческой деятельности отражены в методическом пособии М.В. Ларина, подготовленном в соавторстве с О.И. Рысковым «Управление документами на основе международного стандарта ИСО 15489-2001» .
Кроме этого, вопросы управления документацией отражены в ряде статей, опубликованных в сборниках материалов научных конференций. Учитывая тот факт, что в настоящее время параллельно используются термины и понятия «делопроизводство», «документационное обеспечение управления», «управление документами», то необходимо развести эти понятия и выяснить, в чём между ними разница. Вопросу различий и сходства этих понятий посвящена статья Т.А. Селезнёвой «Соотношение понятий «делопроизводство», «документационное обеспечение деятельности», «управление документами» (ретроспектива и современность)» . Автор попытался выявить разные подходы к трактовке указанных понятий. В другой статье Т.А. Селезнёвой «Управление документами: от теории к практике» нашли отражение отдельные аспекты теории и практики управления документами в Российской Федерации, а основной акцент сделан на проблемах методического обеспечения проектирования и реализации системы управления документами в организации. Статья Н.Г. Суровцевой «Основные тенденции в развитии теории управления документами в Российской Федерации (1991-2017)» содержит сведения, характеризующие влияние развития современных информационно-коммуникационных технологий на организацию работы с документами, развитие теоретических подходов к управлению документами, а также отражает некоторые специфические свойства электронных документов, что также влияет на организационные, технологические и методологические изменения в управлении документами.
Что же касается второй группы работ, а именно отражающих вопросы и проблемы управления научно-технической информацией, то приходится констатировать её немногочисленность. Некоторые аспекты данной темы можно выборочно найти в различных статьях, посвященных системе НТД. К таким статьям можно отнести следующие: «Расширение функций современной системы НТИ России в контексте ее совершенствования и развития инновационной направленности» Е.В. Мельниковой, «Социальные аспекты использования научно-технической документации» К.А. Чернова. Нужно отметить, что Е.В. Мельниковой принадлежат также статьи, в которых получил освещение и зарубежный опыт. Среди них «Система НТИ Германии и её роль в развитии инновационной среды» и «Инновационная направленность современной системы НТИ Франции» . Кроме статей, системе НТД посвящена часть главы (составители В.С. Мингалёв, Е.В. Терентьева) учебника для студентов учреждений высшего образования «Документоведение» (под редакцией М.В. Ларина). Здесь подробно описан видовой состав НТД, характеризуются некоторые свойства и аспекты этой системы документации. Комплекс разнообразных вопросов, связанных с практической деятельностью служб научно-технической документации на промышленных предприятиях и в организациях, отражение в работе И.А. Середенко и А.А. Сидорова «Организация и технология ведения работ с научно-технической документацией» .
Таким образом, обзор имеющейся литературы по теме свидетельствует о недостаточной изученности системы научно-технической документации, как на теоретическом уровне, так и в рамках изучения и обобщения практического опыта управления НТД на уровне отдельных организаций и предприятий что позволяет говорить о новизне настоящей магистерской диссертации.
Объектом исследования является система управления документацией в АО «НИИПП», предметом - подсистема управления научно-технической документацией в АО «НИИПП».
Цель магистерской диссертации: определить степень соответствия деятельности по управлению научно-технической документацией в Акционерном обществе «Научно-исследовательский институт полупроводниковых приборов» (АО «НИИ1111») установленным нормативным требованиям.
В соответствии с целью были поставлены следующие задачи:
1. Осветить теоретические аспекты управления документами.
2. Охарактеризовать структуру и основные направления деятельности АО «НИИПП».
3. На основе изучения нормативных документов, регламентирующих работу с научно-технической документацией, оценить уровень соблюдения содержащихся в них основных требований при организации работы с НТД в АО «НИИПП».
4. Выявить специфику процесса управления научно-технической документацией в АО «НИИПП».
Методологическая основа исследования. Для полного и всестороннего исследования были использованы как общенаучные, так и частные и специальные методы исследования. Прежде всего стоит отметить, что в работе соблюдается принцип историзма, предполагающий изучение объекта и предмета исследования, учитывая их социокультурную среду существования, их происхождение, этапы развития и современное состояние. С этой целью в работе освещена история создания и развития АО «НИИ1111». Метод историзма необходим также для более полного понимания сущности происходящих в организации процессов, преемственности различных традиций, в том числе в области документирования и управлении документацией и т.д.
Системный подход, который предполагает установление связей между структурными элементами системы, является одним из основополагающих методов исследования, поскольку его использование в принципе позволяет говорить о комплексности анализа процесса управления научно-технической документацией. Это объясняется тем, что невозможно понять, представить, описать, дать исчерпывающую характеристику этому процессу, изучая его только в рамках одного структурного подразделения АО «НИИПП». Для объективной оценки эффективности необходимо проследить и рассмотреть всевозможные аспекты управления научно-технической документацией на разных этапах в различных структурных подразделениях предприятия.
Рассмотреть процесс управления научно-технической документации в АО «НИИ1111» представляется возможным в рамках процессного подхода, где это явление рассматривается как управление, основанное на непрерывности взаимосвязанных решений и процессов.
Разделение комплекса научно-технических документов на отдельные виды стало возможным в рамках применения метода классификации.
Применение таких общенаучных методов исследования как анализ и синтез помогло выявить состав и свойства управления научно-технической документацией АО «НИИПП».
Кроме всего прочего, при исследовании были использованы методы описания и наблюдения. Использование этих методов обусловлено тем, что исследователь является сотрудником изучаемой организации и непосредственно имеет дело и представление о сущности происходящих процессов в рамках управления научно-технической документацией, которые может описать, а также продемонстрировать, на каком этапе и в каком объёме включается документовед структурного подразделения (непосредственно исследователь) в тот или иной бизнес-процесс в рамках управления научно-технической документацией АО «НИИПП».
Безусловно, изучая какой-либо процесс, взаимосвязь процессов, а также взаимосвязь структурных элементов различных систем, для визуального отображения этих связей используется метод моделирования. Формализованное представление тех или иных процессов или явлений воплощается в работе при построении моделей документированных процессов.
Рассмотрение видового состава научно-технических документов АО «НИИПП» даёт возможность использования функционального анализа. Однако стоит сделать оговорку в части изучения содержания документов. Учитывая тот факт, что предприятие в большей степени работает на государственные оборонные заказы, то оно имеет особый статус и придерживается собственной политики конфиденциальности, поэтому функциональный анализ осуществлялся с опорой преимущественно на государственные стандарты.
В исследовании нашел применение и метод сравнения для сопоставления формальных, установленных по большей части в нормативно-правовых документах правил и требований, с реально существующим положением дел.
Учитывая тот факт, что предприятие АО «НИИПП» является той организацией, на основе которой исследования проводят преимущественно студенты технических специальностей, и сравнительно небольшое количество работ выдержано в рамках направлений деятельности, близких нашей, то одним из основных источников получения информации о деятельности Общества стали беседы с его сотрудниками. Это было необходимо для описания как в целом деятельности организации, так и для характеристики некоторых аспектов процесса управления научно-технической документацией.
Источниковая база исследования. Источниковую базу магистерской диссертации составляют, во-первых, ряд Федеральных законов, отдельные положения которых регулируют деятельность АО «НИИПП». Поскольку исследуемое предприятие, в первую очередь, является научно-исследовательским институтом, то Федеральный закон «О науке и государственной научно-технической политике» регулирует научно-техническую деятельность организации, а также предоставление государственной поддержки инновационной деятельности. Одним из главных законодательных актов для производственных предприятий является Федеральный закон «О техническом регулировании» , который устанавливает ряд принципов технического регулирования. В числе таких принципов применение единых правил установления требований к продукции соответствия технического регулирования уровню развития национальной экономики, развития материально-технической базы, а также уровню научно-технического развития, единства правил и методов исследований (испытаний) и измерений при проведении процедур обязательной оценки соответствия и т.д. Кроме этого, информация о деятельность любой организации, связанной с производством товаров или услуг, подлежит строгой охране доступа к ней и её использования. Так, в настоящем законе провозглашается, что «в отношении оборонной продукции (работ, услуг), поставляемой по государственному оборонному заказу; продукции (работ, услуг), используемой в целях защиты сведений, составляющих государственную тайну или относимых к охраняемой в соответствии с законодательством Российской Федерации иной информации ограниченного доступа; продукции (работ, услуг), сведения о которой составляют государственную тайну; продукции, для которой устанавливаются требования, связанные с обеспечением безопасности в области использования атомной энергии; процессов проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации, утилизации, захоронения соответственно указанной продукции обязательными требованиями наряду с требованиями технических регламентов являются требования, установленные государственными заказчиками, федеральными органами исполнительной власти, уполномоченными в области обеспечения безопасности, обороны, внешней разведки, противодействия техническим разведкам и технической защиты информации...». Кроме этого законодательного акта, вопросы защиты информации регулируются Федеральными законами «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и «О коммерческой тайне» .
Наиболее существенную источниковую базу магистерской диссертации составляют стандарты, содержащие основные принципы работы с НТД. Основой российских стандартов являются комплекс ГОСТов по единой системе конструкторской документации (ЕСКД) и единой системе технологической документации (ЕСТД). Первая группа - комплекс межгосударственных стандартов и рекомендаций, устанавливающих взаимосвязанные правила и положения по порядку разработки, комплектации, оформления и обращения технологической документации, применяемой при изготовлении, контроле, приемке и ремонте (модернизации) изделий (включая сбор и сдачу технологических отходов). Стандарты комплекса ЕСТД устанавливают единые требования к созданию, исполнению, приёмам работы и т.д. технологических документов на предприятиях. Второй комплекс стандартов именуется ЕСКД - Единая система конструкторской документации. Это комплекс стандартов, устанавливающих взаимосвязанные правила, требования и нормы по разработке, оформлению и обращению конструкторской документации, разрабатываемой на всех стадиях жизненного цикла изделия и разработанный для формирования единых требований к такой документации. В ЕСТД в настоящий момент входят 42 стандарта, а в ЕСКД - 218. Более подробно отдельные виды ГОСТов, требования этих нормативных документов к научно¬технической документации, организации работ с ней охарактеризованы во второй главе настоящей магистерской диссертации.
Глава магистерской диссертации о теоретических основах управления документами обуславливает использование тезисов, основополагающих принципов стандартов по единой системе менеджмента качества, управлению документацией, содержащихся в следующих источниках: ГОСТ ISO 9001-2011 «Системы менеджмента качества. Требования» , ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. «СИБИД. Управление документами. Общие требования» , ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» .
В магистерской диссертации в пределах допустимого в соответствии с политикой конфиденциальности АО «НИИПП» использованы материалы из локальных нормативных актов предприятия: Политика АО «НИИПП» в области качества, Положение о структурном подразделении (Цех № 1), СТО «Управление записями».
Практическая значимость исследования состоит в том, что анализ функционирующей в настоящее время системы управления НТД в АО «НИИПП» позволил выявить её специфические характеристики этой системы, установить степень соответствия организации работы с НТД на предприятии требованиям нормативных документов, выявить проблемы.
Степень достоверности результатов проведенных исследований определяется привлечением широкого круга литературы и источников. Работа опирается на международные и российские нормативные документы, локальные нормативные акты предприятия. Кроме этого, в работе корректно использованы методы научного исследования.
Структура магистерской диссертация выстроена в соответствии со поставленной целью и заявленными задачами и состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.
Известно, что каждый документ, будучи сам по себе сложной информационной системой, независимо от характера содержащейся в нём информации, является элементом более крупной документной системы . Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к оформлению . Всё многообразие таких систем документации можно разделить на два основные типа: функциональные и корпоративные (атрибутивные). К функциональным системам относятся комплексы документов, которые обеспечивают выполнение, прежде всего, общих управленческих функций (направлений) деятельности. К функциональным системам примыкают комплексы систем документации, в которых находят отражение специфические функции деятельности организаций, учреждений, предприятий. К ним относятся научная, техническая, медицинская и другая документация .
Говоря об управлении документацией, прежде всего, в подсознании возникают какие-либо принципы или методы управления именно системой организационно-распорядительной документации, поскольку она функционирует в любой организации, вне зависимости от её сферы или отрасли деятельности. Однако, для предприятий, связанных с серийным либо мелкосерийным производством, специализирующихся на выпуске какой-либо продукции, управление научно-технической документацией (НТД) имеет важное и, возможно, одно из главных направлений деятельности высшего руководства предприятия. Управление документацией в целом, равно как и управление научно-технической документацией в частности, должно рассматриваться как полноценная управленческая функция организации, реализация которой распространяется на все стадии жизненного цикла документов и от которой напрямую зависит деятельность и достижение главной цели предприятия - производство продукции и получение прибыли от её реализации.
Так, изучение управления научно-технической документацией на примере Акционерного общества «Научно-исследовательский институт полупроводниковых приборов» (АО «НИИПП») позволяет сделать акцент на роли и значимости этой процедуры в целом для производственных предприятий и для АО «НИИПП» в частности.
Степень изученности темы. Имеющуюся литературу по заявленной теме условно можно разделить на 2 группы:
1. Работы, относящиеся к исследованию процесса управлении документами в целом;
2. Работы, связанные с изучением функций и специфики научно-технической документации и системы управления этой документацией.
Считается, что в отечественном документоведении одной из первых к изучению управления документацией и обозначению концепции этого процесса обратилась научный сотрудник ВНИИДАД А.Н. Сокова. Собственное понимание деятельности по управлению документами она отразила в своём исследовании «Деловая документация в сфере управления» . В управление документацией А.Н. Сокова включала деятельность по созданию в организации механизма контроля за объемом и качеством создаваемых документов, обеспечению детального и точного документирования деятельности организаций и обеспечение их соответствующими унифицированными формами документов, организации надёжного хранения документов и поддержание их в актуальном состоянии. Кроме того, в управлении документацией автор придавала весомое значение упрощению работы с документами.
Помимо этого, к первой группе работ в первую очередь относится книга бывшего директора ВНИИДАД М.В. Ларина «Управление документацией в организациях» . В ней рассматриваются вопросы теории и практики управления документацией в организациях с использованием методологии информационного менеджмента. Исследуются вопросы истории и современного состояния делопроизводства, взаимосвязи управления документацией и информационного менеджмента, рассмотрены новые информационные технологии применительно к управлению документацией, вопросы его автоматизации и проектирования. Несмотря на то, что с момента выхода этой научной монографии прошло значительное количество времени, изложенные в ней основные выводы позволяют руководствоваться и принимать её во внимание при изучении процесса управления документами.
Вопросы управления документацией в деятельности различных организаций, с учетом требований международных стандартов в сфере информации и документации, рекомендаций Международного совета архивов, зарубежного опыта документационного обеспечения управленческой деятельности отражены в методическом пособии М.В. Ларина, подготовленном в соавторстве с О.И. Рысковым «Управление документами на основе международного стандарта ИСО 15489-2001» .
Кроме этого, вопросы управления документацией отражены в ряде статей, опубликованных в сборниках материалов научных конференций. Учитывая тот факт, что в настоящее время параллельно используются термины и понятия «делопроизводство», «документационное обеспечение управления», «управление документами», то необходимо развести эти понятия и выяснить, в чём между ними разница. Вопросу различий и сходства этих понятий посвящена статья Т.А. Селезнёвой «Соотношение понятий «делопроизводство», «документационное обеспечение деятельности», «управление документами» (ретроспектива и современность)» . Автор попытался выявить разные подходы к трактовке указанных понятий. В другой статье Т.А. Селезнёвой «Управление документами: от теории к практике» нашли отражение отдельные аспекты теории и практики управления документами в Российской Федерации, а основной акцент сделан на проблемах методического обеспечения проектирования и реализации системы управления документами в организации. Статья Н.Г. Суровцевой «Основные тенденции в развитии теории управления документами в Российской Федерации (1991-2017)» содержит сведения, характеризующие влияние развития современных информационно-коммуникационных технологий на организацию работы с документами, развитие теоретических подходов к управлению документами, а также отражает некоторые специфические свойства электронных документов, что также влияет на организационные, технологические и методологические изменения в управлении документами.
Что же касается второй группы работ, а именно отражающих вопросы и проблемы управления научно-технической информацией, то приходится констатировать её немногочисленность. Некоторые аспекты данной темы можно выборочно найти в различных статьях, посвященных системе НТД. К таким статьям можно отнести следующие: «Расширение функций современной системы НТИ России в контексте ее совершенствования и развития инновационной направленности» Е.В. Мельниковой, «Социальные аспекты использования научно-технической документации» К.А. Чернова. Нужно отметить, что Е.В. Мельниковой принадлежат также статьи, в которых получил освещение и зарубежный опыт. Среди них «Система НТИ Германии и её роль в развитии инновационной среды» и «Инновационная направленность современной системы НТИ Франции» . Кроме статей, системе НТД посвящена часть главы (составители В.С. Мингалёв, Е.В. Терентьева) учебника для студентов учреждений высшего образования «Документоведение» (под редакцией М.В. Ларина). Здесь подробно описан видовой состав НТД, характеризуются некоторые свойства и аспекты этой системы документации. Комплекс разнообразных вопросов, связанных с практической деятельностью служб научно-технической документации на промышленных предприятиях и в организациях, отражение в работе И.А. Середенко и А.А. Сидорова «Организация и технология ведения работ с научно-технической документацией» .
Таким образом, обзор имеющейся литературы по теме свидетельствует о недостаточной изученности системы научно-технической документации, как на теоретическом уровне, так и в рамках изучения и обобщения практического опыта управления НТД на уровне отдельных организаций и предприятий что позволяет говорить о новизне настоящей магистерской диссертации.
Объектом исследования является система управления документацией в АО «НИИПП», предметом - подсистема управления научно-технической документацией в АО «НИИПП».
Цель магистерской диссертации: определить степень соответствия деятельности по управлению научно-технической документацией в Акционерном обществе «Научно-исследовательский институт полупроводниковых приборов» (АО «НИИ1111») установленным нормативным требованиям.
В соответствии с целью были поставлены следующие задачи:
1. Осветить теоретические аспекты управления документами.
2. Охарактеризовать структуру и основные направления деятельности АО «НИИПП».
3. На основе изучения нормативных документов, регламентирующих работу с научно-технической документацией, оценить уровень соблюдения содержащихся в них основных требований при организации работы с НТД в АО «НИИПП».
4. Выявить специфику процесса управления научно-технической документацией в АО «НИИПП».
Методологическая основа исследования. Для полного и всестороннего исследования были использованы как общенаучные, так и частные и специальные методы исследования. Прежде всего стоит отметить, что в работе соблюдается принцип историзма, предполагающий изучение объекта и предмета исследования, учитывая их социокультурную среду существования, их происхождение, этапы развития и современное состояние. С этой целью в работе освещена история создания и развития АО «НИИ1111». Метод историзма необходим также для более полного понимания сущности происходящих в организации процессов, преемственности различных традиций, в том числе в области документирования и управлении документацией и т.д.
Системный подход, который предполагает установление связей между структурными элементами системы, является одним из основополагающих методов исследования, поскольку его использование в принципе позволяет говорить о комплексности анализа процесса управления научно-технической документацией. Это объясняется тем, что невозможно понять, представить, описать, дать исчерпывающую характеристику этому процессу, изучая его только в рамках одного структурного подразделения АО «НИИПП». Для объективной оценки эффективности необходимо проследить и рассмотреть всевозможные аспекты управления научно-технической документацией на разных этапах в различных структурных подразделениях предприятия.
Рассмотреть процесс управления научно-технической документации в АО «НИИ1111» представляется возможным в рамках процессного подхода, где это явление рассматривается как управление, основанное на непрерывности взаимосвязанных решений и процессов.
Разделение комплекса научно-технических документов на отдельные виды стало возможным в рамках применения метода классификации.
Применение таких общенаучных методов исследования как анализ и синтез помогло выявить состав и свойства управления научно-технической документацией АО «НИИПП».
Кроме всего прочего, при исследовании были использованы методы описания и наблюдения. Использование этих методов обусловлено тем, что исследователь является сотрудником изучаемой организации и непосредственно имеет дело и представление о сущности происходящих процессов в рамках управления научно-технической документацией, которые может описать, а также продемонстрировать, на каком этапе и в каком объёме включается документовед структурного подразделения (непосредственно исследователь) в тот или иной бизнес-процесс в рамках управления научно-технической документацией АО «НИИПП».
Безусловно, изучая какой-либо процесс, взаимосвязь процессов, а также взаимосвязь структурных элементов различных систем, для визуального отображения этих связей используется метод моделирования. Формализованное представление тех или иных процессов или явлений воплощается в работе при построении моделей документированных процессов.
Рассмотрение видового состава научно-технических документов АО «НИИПП» даёт возможность использования функционального анализа. Однако стоит сделать оговорку в части изучения содержания документов. Учитывая тот факт, что предприятие в большей степени работает на государственные оборонные заказы, то оно имеет особый статус и придерживается собственной политики конфиденциальности, поэтому функциональный анализ осуществлялся с опорой преимущественно на государственные стандарты.
В исследовании нашел применение и метод сравнения для сопоставления формальных, установленных по большей части в нормативно-правовых документах правил и требований, с реально существующим положением дел.
Учитывая тот факт, что предприятие АО «НИИПП» является той организацией, на основе которой исследования проводят преимущественно студенты технических специальностей, и сравнительно небольшое количество работ выдержано в рамках направлений деятельности, близких нашей, то одним из основных источников получения информации о деятельности Общества стали беседы с его сотрудниками. Это было необходимо для описания как в целом деятельности организации, так и для характеристики некоторых аспектов процесса управления научно-технической документацией.
Источниковая база исследования. Источниковую базу магистерской диссертации составляют, во-первых, ряд Федеральных законов, отдельные положения которых регулируют деятельность АО «НИИПП». Поскольку исследуемое предприятие, в первую очередь, является научно-исследовательским институтом, то Федеральный закон «О науке и государственной научно-технической политике» регулирует научно-техническую деятельность организации, а также предоставление государственной поддержки инновационной деятельности. Одним из главных законодательных актов для производственных предприятий является Федеральный закон «О техническом регулировании» , который устанавливает ряд принципов технического регулирования. В числе таких принципов применение единых правил установления требований к продукции соответствия технического регулирования уровню развития национальной экономики, развития материально-технической базы, а также уровню научно-технического развития, единства правил и методов исследований (испытаний) и измерений при проведении процедур обязательной оценки соответствия и т.д. Кроме этого, информация о деятельность любой организации, связанной с производством товаров или услуг, подлежит строгой охране доступа к ней и её использования. Так, в настоящем законе провозглашается, что «в отношении оборонной продукции (работ, услуг), поставляемой по государственному оборонному заказу; продукции (работ, услуг), используемой в целях защиты сведений, составляющих государственную тайну или относимых к охраняемой в соответствии с законодательством Российской Федерации иной информации ограниченного доступа; продукции (работ, услуг), сведения о которой составляют государственную тайну; продукции, для которой устанавливаются требования, связанные с обеспечением безопасности в области использования атомной энергии; процессов проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации, утилизации, захоронения соответственно указанной продукции обязательными требованиями наряду с требованиями технических регламентов являются требования, установленные государственными заказчиками, федеральными органами исполнительной власти, уполномоченными в области обеспечения безопасности, обороны, внешней разведки, противодействия техническим разведкам и технической защиты информации...». Кроме этого законодательного акта, вопросы защиты информации регулируются Федеральными законами «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и «О коммерческой тайне» .
Наиболее существенную источниковую базу магистерской диссертации составляют стандарты, содержащие основные принципы работы с НТД. Основой российских стандартов являются комплекс ГОСТов по единой системе конструкторской документации (ЕСКД) и единой системе технологической документации (ЕСТД). Первая группа - комплекс межгосударственных стандартов и рекомендаций, устанавливающих взаимосвязанные правила и положения по порядку разработки, комплектации, оформления и обращения технологической документации, применяемой при изготовлении, контроле, приемке и ремонте (модернизации) изделий (включая сбор и сдачу технологических отходов). Стандарты комплекса ЕСТД устанавливают единые требования к созданию, исполнению, приёмам работы и т.д. технологических документов на предприятиях. Второй комплекс стандартов именуется ЕСКД - Единая система конструкторской документации. Это комплекс стандартов, устанавливающих взаимосвязанные правила, требования и нормы по разработке, оформлению и обращению конструкторской документации, разрабатываемой на всех стадиях жизненного цикла изделия и разработанный для формирования единых требований к такой документации. В ЕСТД в настоящий момент входят 42 стандарта, а в ЕСКД - 218. Более подробно отдельные виды ГОСТов, требования этих нормативных документов к научно¬технической документации, организации работ с ней охарактеризованы во второй главе настоящей магистерской диссертации.
Глава магистерской диссертации о теоретических основах управления документами обуславливает использование тезисов, основополагающих принципов стандартов по единой системе менеджмента качества, управлению документацией, содержащихся в следующих источниках: ГОСТ ISO 9001-2011 «Системы менеджмента качества. Требования» , ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. «СИБИД. Управление документами. Общие требования» , ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» .
В магистерской диссертации в пределах допустимого в соответствии с политикой конфиденциальности АО «НИИПП» использованы материалы из локальных нормативных актов предприятия: Политика АО «НИИПП» в области качества, Положение о структурном подразделении (Цех № 1), СТО «Управление записями».
Практическая значимость исследования состоит в том, что анализ функционирующей в настоящее время системы управления НТД в АО «НИИПП» позволил выявить её специфические характеристики этой системы, установить степень соответствия организации работы с НТД на предприятии требованиям нормативных документов, выявить проблемы.
Степень достоверности результатов проведенных исследований определяется привлечением широкого круга литературы и источников. Работа опирается на международные и российские нормативные документы, локальные нормативные акты предприятия. Кроме этого, в работе корректно использованы методы научного исследования.
Структура магистерской диссертация выстроена в соответствии со поставленной целью и заявленными задачами и состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.
Деятельность по управлению документами в организации на современном этапе трансформируется в самостоятельную, независимую, но взаимосвязанную с другими направлениями деятельности, функцию управленческого аппарата. Важно понимать роль и значимость этой деятельности, поскольку управление документами имеет прикладной характер - документы создаются, поступают и используются в процессе осуществления повседневной деловой деятельности. И в связи с этим для обеспечения непрерывности деловой деятельности, соблюдения требований нормативных документов, обеспечения необходимой отчётности организации должны создавать и хранить аутентичные, надёжные и пригодные для пользования документы, а также обеспечивать их целостность на протяжении длительного периода времени. Рекомендации по созданию систем управления документами, включению в неё документов, регулированию процессов управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций содержатся в ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007. «СИБИД. Управление документами. Общие требования». Несмотря на то, что стандарт носит рекомендательный характер, описанные в нём требования к управлению документами, проектированию и внедрению системы управления документацией, рекомендации по созданию политики управления документами носят вполне прикладной характер, и организациям и предприятиям следует использовать этот стандарт в своей деятельности.
Известно, что в организациях в зависимости от сферы и отрасли их деятельности, функционируют различные системы документации. Для производственных предприятий важно уделять огромное внимание процессу управления научно-технической документацией. Это может играть ключевую роль для достижения организацией главной её цели - получение прибыли. Одним из принципов менеджмента качества является ориентация на потребителя. В соответствии с этим, предприятие должно стремиться поставлять качественную продукцию своему потребителю. Поскольку технологический процесс производства того или иного изделия, продукта, товара непосредственно сопровождается комплексом необходимых научно-технических документов, постольку необходимо эффективно и действенно управлять такими документами. С этой целью на подобных предприятиях существует система менеджмента качества, занимающая особую роль. Управление НТД является обязательной общесистемной процедурой системы менеджмента качества, которая определяет средства управления, требуемые при идентификации, хранении, защите, восстановлении, определении сроков хранения и изъятия неактуальных документов.
Исследование в рамках магистерской диссертации проводилось на базе Акционерного общества «Научно-исследовательский институт полупроводниковых приборов» (АО «НИИПП»). Предприятие в составе Государственной корпорации «Ростех» входит в оборонный промышленный комплекс РФ - комплекс отраслей, предприятий и организаций, составляющих специфический сектор экономики, который предназначен для удовлетворения военных потребностей государства. Имея довольно значительную историю в прошлом, в настоящее время АО «НИИПП» не сменил направление своей деятельности. Важно заметить, что внутри предприятия сильны традиции и преемственность принципов и приёмов работы, дошедшие до настоящего времени со прошлых времён. Это ощущение складывается из различных мелких деталей, которые создают в итоге целостную картину. Одной из таких мельчайших деталей является то, что, в отличие от других развивающихся предприятий, где структурные подразделения носят названия управлений или отделов, в структуре АО «НИИПП» до сих пор существует различные бюро (Бюро стандартизации, Бюро технической документации, Бюро анализа брака и т.д.). Это замечается и при работе с документами. В качестве примера можно привести тот факт, что значительная часть сотрудников предприятия при составлении различных организационно-распорядительных или информационно-справочных документов не пользуется рекомендациями ГОСТ Р 7.0.97-2016. «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», а делают это «как делали раньше». Стоит отметить, что сотрудники некоторых структурных подразделений (например Секретариат, Канцелярия, Отдел кадров) наоборот, требуют от коллег соблюдения установленных требований. По моему мнению, разногласия и споры сотрудников в данном случае лишь вопрос времени. В сравнении с этим, ГОСТы систем ЕСКД и ЕСТД исполняются неукоснительно, хотя и носят такого рода документы рекомендательный характер. К вопросам оформления, обращения, регистрации, заполнения, передачи на исполнение технологических документов в АО «НИИПП» относятся ответственно. С одной стороны, такой уровень ответственности и исполнительности требует существующая нормативная база, регулирующая работу с НТД в России. К тому же, предприятие входит в ОПК, выпускает продукцию для потребностей государства в сфере военной деятельности. Это обуславливает чёткую и эффективную работу организации в строгом соответствии с нормативными документами. С другой стороны, понимание особой роли и важности правильной и эффективной организации деятельности с НТД несут за собой сами сотрудники АО «НИИПП», которые весь свой трудовой путь проходят либо прошли на этом предприятии. Значительная часть из них - люди советского времени и закалки, знающие о выполнении поставленных задач точно в срок, строгом соблюдении временных рамок и иных требований, установленных ГОСТами, ОСТами, Руководящими материалами и документами требований. Такие сотрудники внедрили особую практику работы в АО «НИИПП» как, в частности, с документацией, так и в целом на производстве. Методы интервьюирования и наблюдения позволили выявить специфику работы и управления научно-технической документацией АО «НИИПП».
Проведенное исследование показало, что система НТД в АО «НИИПП», несмотря на её значительный масштаб, функционирует эффективно. Предприятие внедряет новые процессы и технологии, выпускает новые виды изделий, активно развивается в направлении выпуска гражданской продукции. Только при условии, что все эти процессы документально подтверждены и обеспечены необходимой сопроводительной документацией, может быть организовано серийное производство продукции, которое должно быть обеспечено эффективной системой управления НТД - деятельность от создания проекта того или иного технологического/конструкторского документа, до получения потребителем конечного качественного продукта.
Известно, что в организациях в зависимости от сферы и отрасли их деятельности, функционируют различные системы документации. Для производственных предприятий важно уделять огромное внимание процессу управления научно-технической документацией. Это может играть ключевую роль для достижения организацией главной её цели - получение прибыли. Одним из принципов менеджмента качества является ориентация на потребителя. В соответствии с этим, предприятие должно стремиться поставлять качественную продукцию своему потребителю. Поскольку технологический процесс производства того или иного изделия, продукта, товара непосредственно сопровождается комплексом необходимых научно-технических документов, постольку необходимо эффективно и действенно управлять такими документами. С этой целью на подобных предприятиях существует система менеджмента качества, занимающая особую роль. Управление НТД является обязательной общесистемной процедурой системы менеджмента качества, которая определяет средства управления, требуемые при идентификации, хранении, защите, восстановлении, определении сроков хранения и изъятия неактуальных документов.
Исследование в рамках магистерской диссертации проводилось на базе Акционерного общества «Научно-исследовательский институт полупроводниковых приборов» (АО «НИИПП»). Предприятие в составе Государственной корпорации «Ростех» входит в оборонный промышленный комплекс РФ - комплекс отраслей, предприятий и организаций, составляющих специфический сектор экономики, который предназначен для удовлетворения военных потребностей государства. Имея довольно значительную историю в прошлом, в настоящее время АО «НИИПП» не сменил направление своей деятельности. Важно заметить, что внутри предприятия сильны традиции и преемственность принципов и приёмов работы, дошедшие до настоящего времени со прошлых времён. Это ощущение складывается из различных мелких деталей, которые создают в итоге целостную картину. Одной из таких мельчайших деталей является то, что, в отличие от других развивающихся предприятий, где структурные подразделения носят названия управлений или отделов, в структуре АО «НИИПП» до сих пор существует различные бюро (Бюро стандартизации, Бюро технической документации, Бюро анализа брака и т.д.). Это замечается и при работе с документами. В качестве примера можно привести тот факт, что значительная часть сотрудников предприятия при составлении различных организационно-распорядительных или информационно-справочных документов не пользуется рекомендациями ГОСТ Р 7.0.97-2016. «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», а делают это «как делали раньше». Стоит отметить, что сотрудники некоторых структурных подразделений (например Секретариат, Канцелярия, Отдел кадров) наоборот, требуют от коллег соблюдения установленных требований. По моему мнению, разногласия и споры сотрудников в данном случае лишь вопрос времени. В сравнении с этим, ГОСТы систем ЕСКД и ЕСТД исполняются неукоснительно, хотя и носят такого рода документы рекомендательный характер. К вопросам оформления, обращения, регистрации, заполнения, передачи на исполнение технологических документов в АО «НИИПП» относятся ответственно. С одной стороны, такой уровень ответственности и исполнительности требует существующая нормативная база, регулирующая работу с НТД в России. К тому же, предприятие входит в ОПК, выпускает продукцию для потребностей государства в сфере военной деятельности. Это обуславливает чёткую и эффективную работу организации в строгом соответствии с нормативными документами. С другой стороны, понимание особой роли и важности правильной и эффективной организации деятельности с НТД несут за собой сами сотрудники АО «НИИПП», которые весь свой трудовой путь проходят либо прошли на этом предприятии. Значительная часть из них - люди советского времени и закалки, знающие о выполнении поставленных задач точно в срок, строгом соблюдении временных рамок и иных требований, установленных ГОСТами, ОСТами, Руководящими материалами и документами требований. Такие сотрудники внедрили особую практику работы в АО «НИИПП» как, в частности, с документацией, так и в целом на производстве. Методы интервьюирования и наблюдения позволили выявить специфику работы и управления научно-технической документацией АО «НИИПП».
Проведенное исследование показало, что система НТД в АО «НИИПП», несмотря на её значительный масштаб, функционирует эффективно. Предприятие внедряет новые процессы и технологии, выпускает новые виды изделий, активно развивается в направлении выпуска гражданской продукции. Только при условии, что все эти процессы документально подтверждены и обеспечены необходимой сопроводительной документацией, может быть организовано серийное производство продукции, которое должно быть обеспечено эффективной системой управления НТД - деятельность от создания проекта того или иного технологического/конструкторского документа, до получения потребителем конечного качественного продукта.
