Управление документами в администрации Зырянского района Томской области

Аннотация 2
Введение 6
1 Законодательная и нормативная база управления документами в Администрации
Зырянского района 21
1.1 Администрация Зырянского района в системе местного самоуправления
Российской Федерации 21
1.2 Структура Администрации Зырянского района 26
1.3 Нормативное обеспечение работы с документацией в Администрации
Зырянского района 31
2 Организация системы управления документами в Администрации Зырянского
района 43
2.1 Разработка Политики управления документами в Администрации
Зырянского района 43
2.2 Рационализация управления документами в Администрации Зырянского
района 50
Заключение 71
Список источников и литературы 75
Приложение А (Информационное) Организационно-структурная схема Администрации
Зырянского района 88
Приложение Б (Обязательное) Проект положения «Об экспертной комиссии в
Администрации Зырянского района» 89
Приложение В (Обязательное) Проект Стандарта делопроизводства Администрации
Зырянского района 93
Приложение Г (Информационное) Распоряжение «О создании комиссии по разработке Политики управления документами в Администрации Зырянского района
170
Приложение Д (Информационное) Распоряжение «Об утверждении Политики управления документами в Администрации Зырянского района» 171
Приложение Е (Обязательное) Проект Политики управления документами
Администрации Зырянского района 172
Приложение Ж (Информационное) Распоряжение Администрации Зырянского района
175
Приложение З (Информационное) Письмо Администрации Зырянского района
176
Приложение И (Информационное) Бланк постановления Администрации Зырянского района 177
Приложение К (Информационное) Бланк распоряжения Администрации Зырянского района 178
Проверка на плагиат 179
Купить

Эффективная работа любой организации в современном обществе зависит не только от деятельности конкретных работников, но и от того, как подготовлены основы их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для достижения более качественной работы организаций важным фактором является рациональное управление документооборотом.
Диссертация посвящена изучению и характеристике управления документами в Администрации Зырянского района. Изучение управления документами на примере такой структуры, как Администрация, является очень важным, так как именно Администрация больше всего взаимодействует с органами государственной власти и населением. Поэтому необходимо, чтобы управление документами было налажено качественно, на высшем уровне.
На примере Администрации Зырянского района можно увидеть основные процедуры работы с документами в органах местного самоуправления, выявить недостатки и положительные стороны, изучить внутреннюю документацию, а так же рассмотреть возможность создания Политики управления документами, которая будет являться основой для организации всего документооборота.
Вся информация, поступающая в Администрацию и исходящая из нее, документируется. Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация является важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация поступает и исходит со всех органов управления.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.
Проблема документирования деятельности является актуальной в связи с тем, что в настоящее время стремительно развиваются новые информационные технологии, ускоренными темпами развивается информатизация общества, непрерывно растет объем документов, в том числе электронных . На основе стратегии развития информационного общества в Российской Федерации осуществляется перевод муниципальных услуг в электронный вид1. При закупке товаров, работ и услуг для нужд Администрации уже широко применяются элементы цифровой экономики, так, все закупки на сумму выше 100 000 рублей осуществляются на электронной торговой площадке .
В связи с этим управление документами является важной составляющей общего процесса управления организацией. Система управления документами позволяет установить общие правила работы с документами, обеспечивающие эффективную работу любой организации, а в данном случае - Администрации.
Тема исследования управления документами является актуальной, так как сейчас данной проблематике стали уделять все большее внимание. В системе управления документами движение практически каждого документа является важным, и от того, насколько рационально построена эта система, зависит эффективность деятельности Администрации.
Для написания работы была использована различная литература, которую можно разделить на три группы:
1. Работы, которые касаются управления документами и помогают наладить систему управления документацией в организации.
2. Работы, рассматривающие делопроизводственные процессы и деятельность служб ДОУ.
3. Правоведческие исследования, которые касаются органов государственной
власти и института местного самоуправления.
1. К вопросам по управлению документами обращаются не многие исследователи, так как эта проблема только начинает серьезно исследоваться. В основном можно встретить работы теоретического характера, а практических работ еще очень мало.
Впервые к этой теме обратился М. В. Ларин в своей работе «Управление документацией в организациях» , в которой рассматриваются вопросы теории и практики управления документацией с использованием методов информационного менеджмента. Также М. В. Ларин исследует вопросы истории и современного состояния делопроизводства, взаимосвязи управления документацией и информационного менеджмента, рассматривает новые информационные технологии применительно к управлению документацией, вопросы его автоматизации и проектирования.
Особо следует остановиться на книге канадского специалиста Майкла Дж. Саттона «Корпоративный документооборот: Принципы, технологии, методология внедрения»1, переведенной на русский язык. Автор подробно рассматривает весь процесс подготовки и внедрения Политики управления документами в организации. Предлагает структуру политики управления документами, состав разработчиков, определяет методы выстраивания стройной и высокоэффективной системы документооборота предприятия, что позволит избежать досадных и весьма дорогих ошибок.
Не менее важными являются статьи журнала «Делопроизводство», в которых раскрывается суть управления документами в организации.
Например, в работе А. В. Ермолаевой «К вопросу организации управления документами в органах исполнительной власти регионального уровня» описано использование информационных компьютерных технологий в регионах, раскрыт статус, оргструктура и функционал подразделений, ответственных за управление документами
М. А. Храмцовская в своей статье «Технология блокчейна как инструмент управления документами и электронного документооборота» останавливается на технологии блокчейна и распределённых реестрах, рассматривает инновационные черты и говорит о потенциальной отдаче блокчейн-решений, а также показывает опыт использования блокчейна в управлении документами и архивном деле.
Представляет интерес статья Е. В. Терентьевой «Правовая регламентация вопросов управления документацией в США» , в которой представлены федеральные законы США, освещающие основные вопросы управления документацией, а также нормативные правовые акты США, регулирующие вопросы управления документацией. Например, закон «О Национальном архиве», полномочиями которого стали прием и хранение документов от государственных учреждений. Также закон «Об Администрации Национальных архивов и управлении документацией», в соответствии с которым изменилось название архивной службы, которое сохраняется и на сегодняшний день — Национальный архив и управление документацией. Это позволяет сравнить Российские законодательные, нормативные правовые акты по управлению документами и акты США, выявить общее и особенное.
В статье «Новые требования к системам управления документами и электронным архивам»1 С. Л. Кузнецов раскрывает современные требования к системам автоматизации делопроизводства, к системам электронного документооборота и электронным архивам, что является полезным для любой организации, использующей или планирующей использовать автоматизированную систему документооборота.
Т. А. Селезнева в статье «Управление документами: от теории к практике» утверждает, что современное документоведение не должно зацикливаться на административном документоведении. В условиях перехода к информационному
обществу документоведу необходима фундаментальная подготовка, позволяющая работать во всех сферах информационно-документационной деятельности. Такую подготовку в наибольшей степени обеспечивает направление, развивающееся в рамках классического университета. Выходящие из стен классического университета документоведы не только востребованы на рынке труда, но и способны позитивно воздействовать на различные направления информационно-документационной деятельности, формировать цивилизованное информационное пространство России.
В работе Н. Г. Суровцевой «Основные тенденции в развитии теории управления документами в Российской Федерации» раскрывается понятие «управление
документами». Автор показывает, какое влияние оказывают информационные технологии на некоторые организационно-технологические решения, которые в свою очередь заставляют пересмотреть ряд методологических принципов делопроизводства и документооборота.
«Организационное проектирование» Н. Г. Суровцевой, которая в своей работе рассматривает наиболее актуальные вопросы организационного проектирования, современные подходы к изучению организации, а также методы изучения и моделирования организационных структур. Особое внимание в данном пособии уделено построению рациональной организации работы с документами.
2. Ко второй группе использованной литературы можно отнести следующие
исследования:
В. И. Андреева акцентирует внимание на всех этапах работы с документами, приеме и первичной обработке документов, регистрации, контроле исполнения и передаче документации на архивное хранение. Автор подробно рассказывает, какие процедуры работы с документами необходимо производить на каждом из данных этапов1.
Большое внимание нормативно-методической базе современного делопроизводства уделяют Л. М. Чернецкая и А. В. Пшенко . Авторы дают перечень документов, которые необходимо использовать для эффективной организации документационного обеспечения управления.
В своей работе «Документирование управленческой деятельности» Н. П. Крюкова делает упор на один из этапов документооборота - регистрацию документов, описывает каждый шаг в этом процессе, перечисляет формы регистрации, которые могут быть в организациях и говорит о достоинствах и недостатках каждой из них .
Авторы А. А. Раздорожный и М. Ю. Рогожин рассматривают общие моменты, касающиеся процесса ведения делопроизводства, говорят о типовых ошибках в организации делопроизводства, также затрагивают тему оформления текста управленческого документа.
В статье Г. Н. Латинской «Экспертиза ценности документов в сфере делопроизводства: актуальные вопросы современного развития», рассмотрены
необходимые изменения в нормативно-правовых документах по делопроизводству и архивному делу, освящен учет полноты информационных ресурсов при экспертизе ценности документов .
Статья Е. Н. Поповой «Формирование дел в делопроизводстве. Подготовка дел к передаче в архив организации» посвящена формированию дел в делопроизводстве, экспертизе ценности документов и комплектовании архива организации, требования к оформлению дел, которые передаются в архив организации1.
В работе «Некоторые вопросы жизненного цикла управленческих электронных документов» М. В. Бондырева раскрывает особенности жизненного цикла документа в электронной среде. Автор выявляет необходимость обеспечения непрерывной системы управления метаданными для поддержания целостности жизненного цикла электронных документов. В других своих работах Бондырева освещает вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации делопроизводства, рассматривает различные аспекты делопроизводственной работы, уделяет внимание вопросам нормативно-методического обеспечения и т.д.
Н. В. Пластинина в статье журнала «Секретарское дело» «Работа с входящими документами» рассказывает, что любая организация, контактируя с контрагентами в производственной, торговой, хозяйственной сфере, с контролирующими органами, имеет дело с входящей корреспонденцией. Если не упорядочить процесс работы с входящими документами, то очень быстро наступит момент неразберихи: все будет теряться, в срок не выполняться, могут возникнуть штрафы, иные санкции по обязательным платежам в бюджет и предлагает пути решения данной проблемы, предлагая как лучше организовать работу на данном участке.
Общие вопросы по составлению должностных инструкций, методических рекомендаций по подготовке служебных документов подробно рассмотрены в изданиях по секретарскому делу и делопроизводству Т. В. Кузнецовой , Л. В. Санкиной , М. В. Стенюкова,6, Ю. М. Демина и других авторов.
3. В следующую группу литературы можно отнести такие работы, как:
Работа А. А. Осипова «О развитии гражданско-правового статуса органов государственной власти и органов местного самоуправления», в которой рассмотрены основные подходы к возможности участия государственный (муниципальных) органов в гражданских правоотношениях, а также гражданско-правовой статус органов государственной власти1.
В своей статье «Проблемы правоведческой деятельности органов местного самоуправления» Г. А. Миннебаева и И. Р. Аминов рассматривают проблемы, которые возникают при осуществлении правотворческой деятельности органами местного самоуправления. Они связаны как с низким кадровым уровнем и юридической безграмотностью работников муниципалитета, так и с правоприменением норм нынешнего действующего законодательства, что особенно проявляется в сельских поселениях, где часто они вообще отсутствуют .
А. Т. Карасев в своей статье «Органы местного самоуправления как элемент системы местного самоуправления» дает понятие органов местного самоуправления, определяет систему и структуру органов местного самоуправления .
Таким образом, изучив литературу, можно отметить, что в целом данная тема изучена достаточно подробно, особенно вопросы, связанные с делопроизводством. Однако проблемы управлениями документами раскрываются только теоретически, практических работ пока очень мало.
Объектом исследования является управление документацией в органах местного самоуправления.
Предметом диссертации является управление документами в Администрации Зырянского района.
Цель - установить, как ведется работа с документами в Администрации Зырянского района, и предложить пути ее совершенствования.
В связи с поставленной целью можно выделить следующие задачи:
1. Охарактеризовать структуру и функции Администрации Зырянского района.
2. Проанализировать законодательные и нормативные документы в сфере ДОУ, которыми руководствуется в своей работе Администрация Зырянского района.
3. Разработать локальные нормативные документы в сфере ДОУ,
соответствующие современным требованиям.
4. Выявить возможности внедрения Политики управления документами и предложить вариант Политики управления документами для Администрации Зырянского района.
5. Предложить к внедрению варианты новых автоматизированных систем для усовершенствования работы с документами в Администрации.
В работе применяются общенаучные и специальные научные методы.
С помощью метода описания раскрывается теоретическая часть (структура органов Администрации Зырянского района Томской области, нормативно-законодательные документы и т.д.) и практическая часть (представляются результаты исследования документационного обеспечения деятельности Администрации Зырянского района).
Метод сравнения применяется в рассмотрении документов Администрации Зырянского района на предмет соответствия законодательно-нормативной документации в сфере ДОУ. Документы в Администрации были проверены на соответствии правилам оформления по ГОСТу Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который вступил в силу с 1 июля 2018г.
Посредством классификации выделяются уровни законодательно-нормативной документации (уровень РФ, субъектов РФ, локальный), виды документов в Администрации Зырянского района.
При помощи синтеза можно проследить, как входящие и исходящие документы образуют единую систему документооборота в Администрации Зырянского района.
Такой метод, как анализ осуществляется на всех этапах написания работы: теоретического материала (работа с нормативно-правовыми актами и государственными стандартами), результатов исследования (обработка исследования в Администрации Зырянского района в результате опроса).
С помощью обобщения формулируются выводы по каждому разделу диссертации.
Метод измерения позволяет выявить объём документооборота в Администрации Зырянского района (входящих и исходящих документов). Оценка количественного состава документов, анализ видового соотношения входящих, исходящих документов показаны в таблицах.
Для сопоставления общепринятой документации в делопроизводстве РФ с документацией, которая существует в Администрации Зырянского района, использовался метод аналогии.
Кроме общенаучных методов в работе используются и специальные научные методы: социологические - метод опроса и наблюдение, документоведческие методы - составление оперограммы, графическое моделирование, метод формулярного анализа.
Активно используется метод опроса: исследование базируется в том числе и на результатах опроса работников Администрации Зырянского района. С помощью данного метода были определены позиция работников по отношению к организации их делопроизводственной деятельности, готовность к изменениям и внедрению Политики управления документами, также то, что они сами хотели бы изменить в организации делопроизводства. В связи с загруженностью сотрудников, вопросы задавались в устной форме и не были одинаковыми для каждого опрошенного сотрудника.
Метод наблюдения является частью исследовательской работы при сборе материала для диссертации (например, наблюдение за работой сотрудников в Администрации Зырянского района, которое помогло увидеть загруженность работников, проследить их движения при работе с документацией, а также рациональность маршрутов прохождения документов при исполнении).
С помощью оперограммы описываются процедуры работы с документом и исполнители этих операций. В диссертации оперограммы наглядно показывают движение определенных документов, исходящих из Администрации, поступающих в нее и внутренних, что позволяет проанализировать рациональность движения и исключить дублирование операций.
Еще один метод - графическое моделирование, который показывает, через какие инстанции документ проходит в Администрации Зырянского района. С помощью данного метода рассмотрена траектория движения, прежде чем документ будет исполнен, выявлено нет ли лишних инстанций.
С помощью метода формулярного анализа существующих форм документов (бланков) в Администрации Зырянского района рассмотрены бланки документов Администрации на соответствие действующим ГОСТам.
Для написания магистерской диссертации использовались источники, которые можно разделить на источники федерального и локального уровня:
К первой группе следует отнести Федеральные законы: «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»1, «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» , «Об архивном деле в Российской Федерации» , Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» и другие. Федеральные законы играют важную роль в деятельности любой организации, так как требования, прописанные в них, являются общепринятой нормой.
Не менее важными являются нормативные акты Президента и Правительства РФ: Указ президента РФ «О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации» , Указ Президента «О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации» и т.д. Основной штат Администрации составляют муниципальные служащие, которые обязаны периодически проходить аттестацию. Конкурс на замещение вакантных должностей муниципальной службы проводится так же, как и для государственных гражданских служащих. Важность распоряжения Правительства РФ «О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников» обусловлена тем, что данные документы используются не только для подтверждения общего стажа работы сотрудников, но и для подтверждения стажа муниципальных служащих при назначении пенсии по выслуге лет.
Следующими источниками данной группы являются: «Примерная инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»; «Основные правила работы архивов организаций», Приказ министерства культуры Российской Федерации «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», которые устанавливают типовые правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и отражают правила работы архивов организации1.
Не менее важными являются нормативно-методические документы, которые носят рекомендательный характер, но, тем не менее, являются важной опорой для руководителей и секретарей в работе с документами. Это Государственные стандарты:
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.97 — 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» . Стандарт определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков и правила создания документов. Его положения распространяются на документы в бумажном и электронном видах.
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8. — 2013 «Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения» , в котором освящены термины и определения основных понятий, используемых в области делопроизводства и архивного дела.
Государственный стандарт ГОСТ Р ИСО 30301 - 2016 «Информация и
документация. Системы управления документами. Требования» . Настоящий
национальный стандарт устанавливает цели использования системы управления документами (СУД), содержит принципы СУД, описывает процессный подход и определяет функции высшего руководства.
Государственный стандарт ГОСТ Р ИСО 30301 - 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу информация и документация.
Системы управления документами Требования»1, который определяет требования к СУД для оказания помощи организациям в выполнении ее обязательств, миссии, стратегии и целей. Он устанавливает требования к разработке и применению политики и целей в области документов, а также содержит информацию о процессах измерения и мониторинга деятельности.
Особое внимание заслуживает ГОСТ Р ИСО 22310 - 2009 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами» , который объединяет требования, предъявленные к документам в стандартах ИСО 15489-1, ИСО/ТО 15489-2 и ИСО 23081-1 для включения их во все стандарты, регламентирующие процессы создания и хранения документов. В нем также выделены различные элементы требований, которые следует рассматривать как компоненты расширенной структуры управления документацией. ГОСТ является полезным для составления Политики управления документами в Администрации.
ГОСТ Р ИСО 30300 - 2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» устанавливает цели использования системы управления документами (СУД), содержит принципы СУД, описывает процессный подход и определяет функции высшего руководства.
ГОСТ Р ИСО 23081-1 - 2008. «Управление документами. Метаданные для
документов» . Настоящий стандарт описывает принципы поддержки и управления метаданными об управлении документами.
Кроме названых источников, в работе использовались нормативные документы Администрации, напрямую касающихся делопроизводственной деятельности и управления документами, среди них можно отметить:
- Стандарт делопроизводства1, регламентирующий технологию работы с документами в Администрации: правила, приемы, этапы создания документов, порядок работы с ними, основополагающие организационные моменты;
- Правила внутреннего трудового распорядка , определяющие режим труда и отдыха сотрудников, их права и обязанности, порядок приема и увольнения, поощрения и взыскания и другие вопросы трудовых взаимоотношений;
- Номенклатура дел Администрации на 2019 год, в которой определено какие дела формируются в каждом отделе с указанием индексов дел и сроков хранения;
- Положение о структурных подразделениях на 2016 год определяют цели и задачи, которые должны выполнять конкретные подразделения;
- Положение об архиве определяет порядок подготовки дел к архивному хранению;
- Кодекс этики и служебного поведения муниципальных служащих, в котором прописаны нормы поведения муниципальных служащих .
Исследование данных источников в целом позволяет решить поставленные задачи диссертации.
Подробнее о данных документах речь пойдет в разделе 1.3 первой главы диссертации.
Научная новизна диссертации:
Тема управления документами в литературе пока представлена недостаточно, так как проблема только начинает серьезно исследоваться.
Научная новизна работы состоит в анализе работы с документами и управления документами в исполнительном органе государственной власти - Администрации Зырянского района.
В работе составлены новые бланки и примеры документов для Администрации, в связи с тем, что теперь управленческие документы должны оформляться по новому ГОСТу Р 7.0.97 - 20161, предложены меры рационализации управления документами в Администрации и разработаны локальные нормативные документы, которые помогут более качественно организовать делопроизводственную деятельность.
Научный результат работы:
Установлено, что организация документационного обеспечения управления в Администрации Зырянского района не в полной мере соответствует принятым требованиям законодательной и нормативной документации, многие локальные документы давно не обновлялись и не соответствуют современным требованиям и изменениям. В связи с этим разработаны и предложены новые локальные нормативные документы, а также составлены бланки и образцы документов, соответствующие новому ГОСТу .
В Администрации нет программного обеспечения, в котором можно было бы совершать любую работу с документами и которое позволило бы подключиться к нему всем отделам. В связи с выявленными недостатками предложены меры рационализации, которые включают: возможность создания отдела управления делами (при условии более тщательного обследования на необходимость его создания), разработка Политики управления документами в которой заложены основные принципы делопроизводственной деятельности Администрации, предложены варианты новых СЭД, подходящих для Администрации и т.д.
Теоретическая и практическая значимость диссертации:
Правила делопроизводства едины для всех, в Администрациях в том числе. Теоретический анализ устройства ДОУ помогает облегчить ведение делопроизводства, решить проблемы организации работы с документами, если они есть, более рационально осуществлять управление документами. Для Администрации Зырянского района это повлечёт за собой улучшение работы специалистов всех отделов, так как их работа тесно связана с различной документацией, в которой они должны разбираться , ориентироваться и правильно оформлять.
Исследование сосредоточено на организации управления документами в Администрации Зырянского района Томской области. В работе делается акцент на том, как осуществляется работа с документацией в Администрации, учитывая то, как принято с ней работать (на основе законов, рекомендаций, правил и т.д.).
Практическая значимость исследования состоит в составлении рекомендаций по рационализации организации работы с документами, разработке локальных нормативных актов, соответствующих современным требованиям и Политики управления документами, которая усовершенствует делопроизводственный процесс в Администрации.
Структура магистерской диссертации подчинена реализации поставленной цели и задачам. Работа имеет традиционную структуру и включает в себя введение, основную часть, состоящую из 2 глав, заключение, список источников и литературы, а также приложения.

Купить