Помощь студентам в учебе
Организация работы ведомственного архива Национального исследовательского Томского государственного университета
|
Аннотация 2
ВВЕДЕНИЕ 3
1 Глава Характеристика нормативной базы архива НИ ТГУ 12
2 Глава Организация работы архива НИ ТГУ 22
2.1. Комплектование архива документами 22
2.2 Организация передачи дел из структурных подразделений в архив НИ
ТГУ 30
2.3. Организация хранения и уничтожения документов 37
Заключение 44
Список использованных источников и литературы 45
Приложение А должностная инструкция документоведа 53
Приложение Б пример описи дел в архиве НИ ТГУ 58
Приложение В лист заверитель 60
Приложение Г пример описей в НИ ТГУ 62
Приложение Д пример обложки дела НИ ТГУ 64
Приложение Е пример описи структурного подразделения 66
Приложение Ж стеллажи хранения в ведомственном архиве НИ ТГУ 67
Приложение И рабочее место специалиста архива НИ ТГУ 68
ВВЕДЕНИЕ 3
1 Глава Характеристика нормативной базы архива НИ ТГУ 12
2 Глава Организация работы архива НИ ТГУ 22
2.1. Комплектование архива документами 22
2.2 Организация передачи дел из структурных подразделений в архив НИ
ТГУ 30
2.3. Организация хранения и уничтожения документов 37
Заключение 44
Список использованных источников и литературы 45
Приложение А должностная инструкция документоведа 53
Приложение Б пример описи дел в архиве НИ ТГУ 58
Приложение В лист заверитель 60
Приложение Г пример описей в НИ ТГУ 62
Приложение Д пример обложки дела НИ ТГУ 64
Приложение Е пример описи структурного подразделения 66
Приложение Ж стеллажи хранения в ведомственном архиве НИ ТГУ 67
Приложение И рабочее место специалиста архива НИ ТГУ 68
В жизни любой организации всегда образуется много документов, являющиеся результатом различных направлений ее деятельности. Документы организации длительного (свыше 10 лет) срока хранения, относятся к документам, подлежащим архивному хранению. Архивные документы образовательных организаций высшего образования являются документами государственного архивного фонда Российской Федерации. Некоторые документы имеют научное и историческое значение, другие документы содержат информацию социального характера - документы поличному составу работников и обучающихся образовательной организации. Хранение документов всегда принадлежало к числу первостепенных задач, связанных с обработкой информации.
В настоящее время архивы выполняют важнейшую социальную функцию — обеспечение доступа граждан к документной информации. Архивные документы используются для доказательства законных прав людей, доказательства времени и места рождения, фактов гражданства, родства, полученного образования, трудового стажа, права на собственность и наследство и многих других значимых для отдельных физических лиц фактов1.
Согласно ГОСТу Р 7.0.8-2013, хранением документов является «организация рационального размещения и обеспечения сохранности документов» . точка после сноски И поэтому возникают вопросы, которые касаются ценности документов, времени их использования и дальнейшего их сохранения или не сохранения.
Есть разные виды хранения документов: временного и постоянного срока. Документы, которые хранятся постоянно концентрируются в муниципальных и государственных архивах, а временного - в организациях, где были созданы. Документация может храниться как в архиве учреждения, так и в структурном подразделении. Согласно ГОСТу Р 7.0.8-20131, деятельность архива понимается «деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов».
Основной ролью архивов ВУЗов является комплектование, учет документов архива, обеспечение сохранности документов архива.
В Национальном исследовательском Томском государственном университете есть свой архив. В ведомственном архиве на данный момент хранятся: приказы (по основной деятельности, личному составу студентов и сотрудников (отдельно друг от друга), документы по личному составу (дела выбывших студентов и сотрудников университета), научноисследовательской части, протоколы заседаний университетских комиссий, учебные программы, штатные расписания, бухгалтерская документация и др.
ТГУ основная часть архивного фонда, это документы по студентам, которые обучались в университете.
Литература, связанная с деятельностью архива, достаточно разнообразна и имеет внушительный список. Можно выделить несколько направлений в исследованиях авторов.
О комплектовании говориться во многих учебных пособиях в области документоведения и архивного дела. По мнению авторов Ульяниной Е.А. и Якименко А.С., Буровой Е.М и др. следует, что комплектование это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем . Авторы пишут о том, что «современное архивоведение, является достаточно развивающейся дисциплиной в современной России». Освещают проблему комплектования и экспертизы ценности документов, и считают, что «от правильного решения этой проблемы во многом зависит, что мы оставим в наследство нашим потомкам в составе документального наследия, в т.ч. в составе Архивного фонда Российской Федерации»1.
Имеются статьи, в которых авторы не используют термин «комплектование», но пишут о том, что напрямую с ним связано. Специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству Кожанова Е.Н. в своей статье «Инструкция по хранению документов: разработка и ведение номенклатуры дел» детально описывает процесс создания проекта номенклатуры, его согласования и утверждения в организации. Номенклатура определяет сроки хранения документов в организации, а также играет важную роль при передаче документов в архив. В другой статье «Номенклатура дел от А до Я» Кожанова Е.Н. указывает на порядок работы с номенклатурой дел, пишет о процессе передачи номенклатуры в структурные подразделения и дальнейшее использование такого документа .
Важным вопросов в исследованиях Кожановой Е.Н. и Кошелевой Е.А. является вопрос о проведении экспертизы ценности документов и уничтожении документации. Данные действия связаны с комплектованием архива. Ведь те документы, которые в соответствии с экспертизой были признаны имеющими необходимую для сохранения информацию, отправляются не на уничтожение, а на дальнейшее хранение в архив на постоянной или долговременной, свыше 10 лет, основе. Кожанова Е.Н. рассматривает создание и работу экспертной комиссии, так и сам процесс отбора документов на хранение или уничтожение.
Кошелева Е.А. пишет об экспертной комиссии, но она рассматривает её только со стороны уничтожения документов. Подробно описывает элементы акта, который создаётся в процессе уничтожения 1.
Также процесс комплектования связан с формированием дел и их последующей передачей в архив, потому что архив получает новые документы для хранения. Кожанова Е.Н. и Кошелева Е.А. подробно анализируют подготовку дел для передачи в архив. Они описывают весь процесс подготовки, начиная с группировки документов в дела и заканчивая их переносом в архив и составление необходимой документации. Кошелева Е.А. отдельно прописывает действия по передаче корреспонденции на хранение. Она опирается на «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» .
Есть статьи, в которых авторы пишут с точки зрения внешнего специалиста, который передаёт документацию в архив. Имеются работы где те же самые процессы рассматриваются с точки зрения архивиста .
Храмцовская Н.А. комплектование архива рассматривает как один из обыденных процессов в организации . Она указывает на требования, которые необходимо выполнять при приёме новых документов. Уделяет внимание номенклатуре дел, экспертной комиссии, останавливается на актах передачи дел в архив. Стоит отметить, что, в отличие от Тиханович С.В.5, которая использует термин «комплектование» в значении пополнения архива новыми документами, Храмцовская Н.А. использует данный термин наряду с «хранением» при описании видов «упаковки документов»: папки типа «корона» и переплёты.
Важным вопросом в исследованиях авторов является рассмотрение нормативной документации, которая связана с процессом комплектования и работой с документами. Например, Янковая В.Ф., отвечает на вопросы, связанные с применением Перечня документов со сроками их хранения 1. Она пишет об изменениях в локальной документации в связи с Перечнем и проясняет термин «постоянное хранение» в случаях, когда организация не является источником комплектования. Также Храмцовская Н.А. в своей статье описывает сложившуюся нормативную базу в сфере хранения электронных документов говорит о проблемах, которые полностью не решены 2.
Также хотелось бы сказать о том, что проблема комплектования архивов электронными документами в России ещё не решена. Как пишут Яковлева Е.С. Ланская Д.В. «сейчас в России на архивное хранение документы поступают в основном лишь на бумажных носителях. По данным отраслевого портала «Архивы России» архивного агентства документы на бумажной основе существенно преобладают над остальными» . Поэтому полноценная передача электронных документов на постоянное хранение архивам в настоящее время невозможна. По мнению Афанасьевой Л.П. причиной такой проблемы является не проработанность существующей нормативной базы .
Описывает проблемы в области комплектования и Макарова В.В. такие как отсутствие единых форматов и версий документов, принимаемых в архив; быстрое устаревание уже существующих технологий; слабая обучаемость сотрудников архива в области электронного архивного дела; использование программ ограничительного доступа 1. На данный момент можно сказать, что проблема комплектования архивов электронными документами в России пока только начинает свое развитие.
В целом, тема архива организации хорошо изучена, освещена в многочисленных публикациях.
Объектом исследования является архив Национального исследовательского Томского государственного университета.
Предмет исследования: организация работы архива Национального исследовательского Томского государственного университета.
Цель работы: изучить деятельность ведомственного архива НИ ТГУ и предложить пути его совершенствования.
Задачи, решаемые для достижения поставленной цели:
1. Изучить состав и охарактеризовать нормативные акты, регламентирующие порядок работы архива Национального исследовательского Томского государственного университета.
2. Выявить видовой состав документации НИ ТГУ.
3. Рассмотреть основные процессы деятельности архива, взаимодействие с другими подразделениями НИ ТГУ.
В работе использовались следующие методы исследования: Нормативно-правовой метод применялся для анализа нормативнометодических актов Российской Федерации, регламентирующих вопросы комплектования архивных фондов организаций-источников комплектования
1 Макарова В.В. Комплектование архивов электронными документами - один из приоритетных векторов в развитии архивного дела // Калининградские архивы. - 2019. - Выпуск 16. - С. 5-12. URL: https://www.elibrary.ru/download/elibrary_41496354_22986886.pdf (дата обращения 17.04.2024)
Архивного фонда Российской Федерации, и локальной нормативной базы НИ ТГУ в области архивного дела.
Метод классификации применялся для рассмотрения нормативно - методических документов различного уровня в сфере управления документами и архивного дела, определения источников комплектования архивного фонда НИ ТГУ.
Метод анализа - для изучения литературы и источников;
Метод интервью: для получения информации с помощью вопросов, анкетирования. Были опрошены сотрудники архива НИ ТГУ, участвующие в процессе комплектования, о самом процессе и его отдельных элементах (экспертиза ценности, уничтожение документов, формирование дел на постоянное хранение и т.д.).
Для раскрытия темы использовалась источниковая база. Значительную роль играют нормативные акты, принятые в сфере организации и деятельности архива. Их можно разделить на Федеральные, отрастлевые и локальные.
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"1, который определяет основные понятия: «архив», «архивный фонд», описывает процесс комплектования архивного фонда организации. Содержит информацию об обязанности организаций по обеспечению сохранности документации.
Важную роль играет ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела .
Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 “Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях” определяет состав документов, подлежащих архивному хранению, в процессе комплектования документов Архивного фонда Российской Федерации1.
Приказ Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. N 42 "Об утверждении примерного положения об архиве организации" , который регламентирует создание примерного положения об архиве организации.
Приказ «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения .
Ко второй группе источником следует отнести приказ "Об утверждении Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки и подведомственных ей организаций, с указанием сроков их хранения". Является основным нормативным документом в работе экспертных комиссий при определении сроков хранения, отборе документов на архивное хранение, в том числе в состав Архивного фонда Российской Федерации, выделении документов и дел с истекшими сроками хранения к уничтожению, а также при подготовке номенклатур дел1.
К локальным актом относится приказ Томского Государственного университета 19.06.2018 № 648/од «Регламент формирования, ведения и хранения личных дел, обучающихся НИ ТГУ» . Данный документ используется для формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся и сотрудников университета. Он устанавливает единую систему формирования личных дел, порядок подготовки, оформления и хранения документов, входящих в личное дело .
Затрагивает вопросы делопроизводства, организации хранения документов в НИ ТГУ приказ НИ ТГУ от 14.12.2021 № 1140 ОД «Об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству ТГУ» .
Важную роль для организации деятельности архива играет номенклатура дел, которая отражает видовой состав документов создаваемых в университете и сроки их храниться . Подробно о нормативной базе речь пойдет в первой главе.
Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка источников и литературы, приложения.
В настоящее время архивы выполняют важнейшую социальную функцию — обеспечение доступа граждан к документной информации. Архивные документы используются для доказательства законных прав людей, доказательства времени и места рождения, фактов гражданства, родства, полученного образования, трудового стажа, права на собственность и наследство и многих других значимых для отдельных физических лиц фактов1.
Согласно ГОСТу Р 7.0.8-2013, хранением документов является «организация рационального размещения и обеспечения сохранности документов» . точка после сноски И поэтому возникают вопросы, которые касаются ценности документов, времени их использования и дальнейшего их сохранения или не сохранения.
Есть разные виды хранения документов: временного и постоянного срока. Документы, которые хранятся постоянно концентрируются в муниципальных и государственных архивах, а временного - в организациях, где были созданы. Документация может храниться как в архиве учреждения, так и в структурном подразделении. Согласно ГОСТу Р 7.0.8-20131, деятельность архива понимается «деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов».
Основной ролью архивов ВУЗов является комплектование, учет документов архива, обеспечение сохранности документов архива.
В Национальном исследовательском Томском государственном университете есть свой архив. В ведомственном архиве на данный момент хранятся: приказы (по основной деятельности, личному составу студентов и сотрудников (отдельно друг от друга), документы по личному составу (дела выбывших студентов и сотрудников университета), научноисследовательской части, протоколы заседаний университетских комиссий, учебные программы, штатные расписания, бухгалтерская документация и др.
ТГУ основная часть архивного фонда, это документы по студентам, которые обучались в университете.
Литература, связанная с деятельностью архива, достаточно разнообразна и имеет внушительный список. Можно выделить несколько направлений в исследованиях авторов.
О комплектовании говориться во многих учебных пособиях в области документоведения и архивного дела. По мнению авторов Ульяниной Е.А. и Якименко А.С., Буровой Е.М и др. следует, что комплектование это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем . Авторы пишут о том, что «современное архивоведение, является достаточно развивающейся дисциплиной в современной России». Освещают проблему комплектования и экспертизы ценности документов, и считают, что «от правильного решения этой проблемы во многом зависит, что мы оставим в наследство нашим потомкам в составе документального наследия, в т.ч. в составе Архивного фонда Российской Федерации»1.
Имеются статьи, в которых авторы не используют термин «комплектование», но пишут о том, что напрямую с ним связано. Специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству Кожанова Е.Н. в своей статье «Инструкция по хранению документов: разработка и ведение номенклатуры дел» детально описывает процесс создания проекта номенклатуры, его согласования и утверждения в организации. Номенклатура определяет сроки хранения документов в организации, а также играет важную роль при передаче документов в архив. В другой статье «Номенклатура дел от А до Я» Кожанова Е.Н. указывает на порядок работы с номенклатурой дел, пишет о процессе передачи номенклатуры в структурные подразделения и дальнейшее использование такого документа .
Важным вопросов в исследованиях Кожановой Е.Н. и Кошелевой Е.А. является вопрос о проведении экспертизы ценности документов и уничтожении документации. Данные действия связаны с комплектованием архива. Ведь те документы, которые в соответствии с экспертизой были признаны имеющими необходимую для сохранения информацию, отправляются не на уничтожение, а на дальнейшее хранение в архив на постоянной или долговременной, свыше 10 лет, основе. Кожанова Е.Н. рассматривает создание и работу экспертной комиссии, так и сам процесс отбора документов на хранение или уничтожение.
Кошелева Е.А. пишет об экспертной комиссии, но она рассматривает её только со стороны уничтожения документов. Подробно описывает элементы акта, который создаётся в процессе уничтожения 1.
Также процесс комплектования связан с формированием дел и их последующей передачей в архив, потому что архив получает новые документы для хранения. Кожанова Е.Н. и Кошелева Е.А. подробно анализируют подготовку дел для передачи в архив. Они описывают весь процесс подготовки, начиная с группировки документов в дела и заканчивая их переносом в архив и составление необходимой документации. Кошелева Е.А. отдельно прописывает действия по передаче корреспонденции на хранение. Она опирается на «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» .
Есть статьи, в которых авторы пишут с точки зрения внешнего специалиста, который передаёт документацию в архив. Имеются работы где те же самые процессы рассматриваются с точки зрения архивиста .
Храмцовская Н.А. комплектование архива рассматривает как один из обыденных процессов в организации . Она указывает на требования, которые необходимо выполнять при приёме новых документов. Уделяет внимание номенклатуре дел, экспертной комиссии, останавливается на актах передачи дел в архив. Стоит отметить, что, в отличие от Тиханович С.В.5, которая использует термин «комплектование» в значении пополнения архива новыми документами, Храмцовская Н.А. использует данный термин наряду с «хранением» при описании видов «упаковки документов»: папки типа «корона» и переплёты.
Важным вопросом в исследованиях авторов является рассмотрение нормативной документации, которая связана с процессом комплектования и работой с документами. Например, Янковая В.Ф., отвечает на вопросы, связанные с применением Перечня документов со сроками их хранения 1. Она пишет об изменениях в локальной документации в связи с Перечнем и проясняет термин «постоянное хранение» в случаях, когда организация не является источником комплектования. Также Храмцовская Н.А. в своей статье описывает сложившуюся нормативную базу в сфере хранения электронных документов говорит о проблемах, которые полностью не решены 2.
Также хотелось бы сказать о том, что проблема комплектования архивов электронными документами в России ещё не решена. Как пишут Яковлева Е.С. Ланская Д.В. «сейчас в России на архивное хранение документы поступают в основном лишь на бумажных носителях. По данным отраслевого портала «Архивы России» архивного агентства документы на бумажной основе существенно преобладают над остальными» . Поэтому полноценная передача электронных документов на постоянное хранение архивам в настоящее время невозможна. По мнению Афанасьевой Л.П. причиной такой проблемы является не проработанность существующей нормативной базы .
Описывает проблемы в области комплектования и Макарова В.В. такие как отсутствие единых форматов и версий документов, принимаемых в архив; быстрое устаревание уже существующих технологий; слабая обучаемость сотрудников архива в области электронного архивного дела; использование программ ограничительного доступа 1. На данный момент можно сказать, что проблема комплектования архивов электронными документами в России пока только начинает свое развитие.
В целом, тема архива организации хорошо изучена, освещена в многочисленных публикациях.
Объектом исследования является архив Национального исследовательского Томского государственного университета.
Предмет исследования: организация работы архива Национального исследовательского Томского государственного университета.
Цель работы: изучить деятельность ведомственного архива НИ ТГУ и предложить пути его совершенствования.
Задачи, решаемые для достижения поставленной цели:
1. Изучить состав и охарактеризовать нормативные акты, регламентирующие порядок работы архива Национального исследовательского Томского государственного университета.
2. Выявить видовой состав документации НИ ТГУ.
3. Рассмотреть основные процессы деятельности архива, взаимодействие с другими подразделениями НИ ТГУ.
В работе использовались следующие методы исследования: Нормативно-правовой метод применялся для анализа нормативнометодических актов Российской Федерации, регламентирующих вопросы комплектования архивных фондов организаций-источников комплектования
1 Макарова В.В. Комплектование архивов электронными документами - один из приоритетных векторов в развитии архивного дела // Калининградские архивы. - 2019. - Выпуск 16. - С. 5-12. URL: https://www.elibrary.ru/download/elibrary_41496354_22986886.pdf (дата обращения 17.04.2024)
Архивного фонда Российской Федерации, и локальной нормативной базы НИ ТГУ в области архивного дела.
Метод классификации применялся для рассмотрения нормативно - методических документов различного уровня в сфере управления документами и архивного дела, определения источников комплектования архивного фонда НИ ТГУ.
Метод анализа - для изучения литературы и источников;
Метод интервью: для получения информации с помощью вопросов, анкетирования. Были опрошены сотрудники архива НИ ТГУ, участвующие в процессе комплектования, о самом процессе и его отдельных элементах (экспертиза ценности, уничтожение документов, формирование дел на постоянное хранение и т.д.).
Для раскрытия темы использовалась источниковая база. Значительную роль играют нормативные акты, принятые в сфере организации и деятельности архива. Их можно разделить на Федеральные, отрастлевые и локальные.
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"1, который определяет основные понятия: «архив», «архивный фонд», описывает процесс комплектования архивного фонда организации. Содержит информацию об обязанности организаций по обеспечению сохранности документации.
Важную роль играет ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела .
Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 “Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях” определяет состав документов, подлежащих архивному хранению, в процессе комплектования документов Архивного фонда Российской Федерации1.
Приказ Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. N 42 "Об утверждении примерного положения об архиве организации" , который регламентирует создание примерного положения об архиве организации.
Приказ «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения .
Ко второй группе источником следует отнести приказ "Об утверждении Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки и подведомственных ей организаций, с указанием сроков их хранения". Является основным нормативным документом в работе экспертных комиссий при определении сроков хранения, отборе документов на архивное хранение, в том числе в состав Архивного фонда Российской Федерации, выделении документов и дел с истекшими сроками хранения к уничтожению, а также при подготовке номенклатур дел1.
К локальным актом относится приказ Томского Государственного университета 19.06.2018 № 648/од «Регламент формирования, ведения и хранения личных дел, обучающихся НИ ТГУ» . Данный документ используется для формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся и сотрудников университета. Он устанавливает единую систему формирования личных дел, порядок подготовки, оформления и хранения документов, входящих в личное дело .
Затрагивает вопросы делопроизводства, организации хранения документов в НИ ТГУ приказ НИ ТГУ от 14.12.2021 № 1140 ОД «Об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству ТГУ» .
Важную роль для организации деятельности архива играет номенклатура дел, которая отражает видовой состав документов создаваемых в университете и сроки их храниться . Подробно о нормативной базе речь пойдет в первой главе.
Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка источников и литературы, приложения.
Ведомственный архив НИ ТГУ размешен в приспособленном помещении. Хранение документов осуществляется в соответствии с требованиями законодательства. В составе архива два сотрудника документовед и заведующий архивом, что является достаточным для выполнения функций архива.
Процесс комплектования архивного фонда любой организации является важным элементом и влияет на качество важных процессов в работе с архивными документами, а также хранение и использование документов в архиве организации, влияет на учет документов в организации.
Комплектование в Национальном исследовательском Томском государственном университете регулируется собственными локально - нормативными документами: Уставом организации, Инструкцией по делопроизводству Правилами внутреннего распорядка, Положением о постоянно действующей экспертной комиссии, Положением об Управлении делами. Перечисленные локально-нормативными документы в НИ ТГУ опираются на действующую нормативно-правовую базу Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела.
При исследовании комплектования архива НИ ТГУ было выяснено, что присутствуют следующие недостатки:
• Сотрудники не используют форму акта приема-передачи, закрепленную в Инструкции по делопроизводству университета;
• В структурных подразделениях нарушаются сроки хранения дел;
• Нет четкого графика передачи дел из структурных подразделений в архив;
• Не во всех подразделениях есть экспертные комиссии;
• Отсутствует должностная инструкция у сотрудника архива Для решения выявленных проблем были предложены рекомендации.
1. Чтобы прекратить несвоевременную передачу документов в архив, необходимо согласовать график передачи со всеми структурными подразделениями и по возможности накладывать санкции в случае его нарушения.
2. Сотрудникам нужно использовать форму акта, закрепленную в Инструкции, для этого необходимо Управлению делами проконсультировать структурные подразделения и оказать методическую помощь.
3. Создать экспертные комиссии в подразделениях НИ ТГУ
4. В качестве рекомендации разработана должностная инструкция, которая может быть использована сотрудником архива НИ ТГУ.
Процесс комплектования архивного фонда любой организации является важным элементом и влияет на качество важных процессов в работе с архивными документами, а также хранение и использование документов в архиве организации, влияет на учет документов в организации.
Комплектование в Национальном исследовательском Томском государственном университете регулируется собственными локально - нормативными документами: Уставом организации, Инструкцией по делопроизводству Правилами внутреннего распорядка, Положением о постоянно действующей экспертной комиссии, Положением об Управлении делами. Перечисленные локально-нормативными документы в НИ ТГУ опираются на действующую нормативно-правовую базу Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела.
При исследовании комплектования архива НИ ТГУ было выяснено, что присутствуют следующие недостатки:
• Сотрудники не используют форму акта приема-передачи, закрепленную в Инструкции по делопроизводству университета;
• В структурных подразделениях нарушаются сроки хранения дел;
• Нет четкого графика передачи дел из структурных подразделений в архив;
• Не во всех подразделениях есть экспертные комиссии;
• Отсутствует должностная инструкция у сотрудника архива Для решения выявленных проблем были предложены рекомендации.
1. Чтобы прекратить несвоевременную передачу документов в архив, необходимо согласовать график передачи со всеми структурными подразделениями и по возможности накладывать санкции в случае его нарушения.
2. Сотрудникам нужно использовать форму акта, закрепленную в Инструкции, для этого необходимо Управлению делами проконсультировать структурные подразделения и оказать методическую помощь.
3. Создать экспертные комиссии в подразделениях НИ ТГУ
4. В качестве рекомендации разработана должностная инструкция, которая может быть использована сотрудником архива НИ ТГУ.
Подобные работы
- Организация и технологии комплектования архива Национального исследовательского Томского государственного университета (НИ ТГУ)
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4860 р. Год сдачи: 2023 - УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ В ПРОЦЕССЕ СОЗДАНИЯ МАССОВЫХ ОТКРЫТЫХ ОНЛАЙН-КУРСОВ В НАЦИОНАЛЬНОМ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОМ ТОМСКОМ ГОСУДАРСТВЕННОМ УНИВЕРСИТЕТЕ
Магистерская диссертация, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4825 р. Год сдачи: 2020 - Государственный учёт документов в архивах Российской Федерации (Государственные, муниципальные архивы и архивы организации)
Курсовые работы, архивное дело. Язык работы: Русский. Цена: 300 р. Год сдачи: 2018 - ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ В СФЕРЕ МУЗЕЙНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И СОХРАНЕНИЯ КУЛЬТУРНОГО НАСЛЕДИЯ: НА ПРИМЕРЕ ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ
Бакалаврская работа, менеджмент. Язык работы: Русский. Цена: 4380 р. Год сдачи: 2021 - РАЗВИТИЕ ВЫСШЕГО ИСТОРИЧЕСКОГО ОБРАЗОВАНИЯ НА СЕВЕРНОМ КАВКАЗЕ С 1945 ПО 2000 гг. (по материалам Дона, Кубани и Ставрополья)
Диссертация , история . Язык работы: Русский. Цена: 500 р. Год сдачи: 2004 - ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ РПЦ НА АЛТАЕ ВО ВТОРОЙ ПОЛОВИНЕ XIX - НАЧАЛЕ XX ВВ.
Магистерская диссертация, политология. Язык работы: Русский. Цена: 4945 р. Год сдачи: 2020