УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ В ПРОЦЕССЕ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ
|
АННОТАЦИЯ 3
Введение 6
1 Теоретические основы и нормативное регулирование комплектования государственных
архивов в Российской Федерации 17
1.1 Теоретические основы комплектования государственных архивов в РФ 17
1.2 Нормативное регулирование комплектования государственных архивов в РФ 31
2 Система управления документами в процессе комплектования фондов ОГКУ ГАТО ....45
2.1 Основные направления деятельности и организационная структура ОГКУ ГАТО ..46
2.2 Нормативно-методические документы, определяющие процесс комплектования
фондов ОГКУ ГАТО 50
2.3 Стадии процесса комплектования ОГКУ ГАТО документами 57
2.4 Перспективные направления совершенствования системы управления документами
процесса комплектования и меры по её оптимизации 66
Заключение 76
Список использованных источников и литературы 78
Приложение А (обязательное) Таблица А.1 - Основные этапы процесса комплектования ОКГУ ГАТО документами организаций-источников комплектования, сопровождающие их документы/информация и распределение ответственности 92
Приложение Б (обязательное) Проект Регламента процесса комплектования ОГКУ ГАТО документами организаций-источников комплектования
Введение 6
1 Теоретические основы и нормативное регулирование комплектования государственных
архивов в Российской Федерации 17
1.1 Теоретические основы комплектования государственных архивов в РФ 17
1.2 Нормативное регулирование комплектования государственных архивов в РФ 31
2 Система управления документами в процессе комплектования фондов ОГКУ ГАТО ....45
2.1 Основные направления деятельности и организационная структура ОГКУ ГАТО ..46
2.2 Нормативно-методические документы, определяющие процесс комплектования
фондов ОГКУ ГАТО 50
2.3 Стадии процесса комплектования ОГКУ ГАТО документами 57
2.4 Перспективные направления совершенствования системы управления документами
процесса комплектования и меры по её оптимизации 66
Заключение 76
Список использованных источников и литературы 78
Приложение А (обязательное) Таблица А.1 - Основные этапы процесса комплектования ОКГУ ГАТО документами организаций-источников комплектования, сопровождающие их документы/информация и распределение ответственности 92
Приложение Б (обязательное) Проект Регламента процесса комплектования ОГКУ ГАТО документами организаций-источников комплектования
Архивы являются культурными, научными и просветительными центрами, которые систематически пополняются документами Архивного фонда Российской Федерации. Архивный фонд РФ - это важная часть культурного наследия нашего народа, а также часть мирового духовного богатства. Основными целями любого архива являются: комплектование, учет, использование, обеспечение сохранности архивных документов. Выполнение всех этих процессов в должной мере дает гарантию качественной работы архива в целом.
Результативность организации зависит от внедрения и поддержания системы управления, которая обеспечивает методологию принятия решений и управления ресурсами для достижения целей организации. Одним из направлений в сфере управления организацией является управление документами, поддерживающее эффективность всех процессов работы с документами. Тема исследования связана с организацией системы управления документами в процессе комплектования Областного государственного казенного учреждения «Государственный архив Томской области» (далее - ОГКУ ГАТО, Учреждение) документами.
Одна из важнейших функций управления - организация основной деятельности учреждения. Комплектование ОГКУ ГАТО документами является одной из главных целей данной организации в соответствии с миссией по обеспечению общества ретроспективной документной информацией. Формирование и функционирование системы управления документами в процессе комплектования ОГКУ ГАТО документами основывается на определенном составе локальных нормативных актов. Существенной проблемой является отсутствие некоторых локальных нормативных актов, необходимых для формирования полноценной системы управления документами в процессе комплектования Учреждения документами. Поэтому актуальным является проведение анализа процесса комплектования ОГКУ ГАТО документами для выявлений недочетов в существующей системе управления документами в рамках процесса и нахождении правильных путей для их исправления в целях эффективной реализации данного процесса и за счет этого - повышения эффективности работы Учреждения в целом.
Степень разработанности темы. Научные публикации, в которых освещены различные аспекты темы исследования, можно разделить на три группы:
1) труды, в которых рассматриваются теоретические основы комплектования архивов документами;
2) работы, в которых выделяются определенные проблемы процесса комплектования архивов документами;
3) исследования, которые касаются управления документами в организации.
В первой группе работ можно выделить исследователей, которые освещают становление теории экспертизы ценности документов в России. В.Н. Автократов в монографии рассмотрел становление теории экспертизы ценности документов и практику их отбора на государственное хранение, подверг критике некоторые критерии экспертизы ценности документов, пришел к выводу о необходимости использования при экспертизе ценности документов источниковедческого и информационного подходов.
В.А. Савин в своей работе проанализировал процесс формирования Государственного архивного фонда, описал проблемы комплектования архивов, связанные с макулатурными кампаниями 1920-1930 гг.
И.А. Суровцева в статье «Экспертиза ценности документов и комплектование государственных архивов в СССР и современной России: теоретический аспект» выделила этапы развития теории экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов.
Статьи Т.В. Виноградовой и С.И. Цеменковой описывают формирование методов экспертизы ценности документов на примерах документов из фондов разных регионов.
Исследования Т.И. Бондаревой и А.Г. Черешни связаны с разработкой теории и методики комплектования архивов научно-технической документацией.
Некоторые аспекты осуществления экспертизы ценности электронных документов рассмотрены в статьях А.П. Афанасьевой, Н.Н. Куняева, В.И. Тихонова и др. В частности, В.И. Тихонов исследовал особенности применения некоторых выработанных критериев экспертизы ценности документов к электронным документам и выявил определенные трудности при этом, сделав вывод о необходимости разработки дополнительных критериев. А.П. Афанасьева провела похожее исследование, применив традиционные критерии к государственным информационным системам.
Работа Н.Н. Куняева посвящена вопросам комплектования, учета, обеспечения сохранности, использования архивных электронных документов в государственных архивах. В статье рассмотрены модели, которые Государственный архив РФ использует для приема электронных документов и некоторые задачи, касающиеся деятельности архивов по приему-передаче электронных документов на архивное хранение.
К теоретическим основам комплектования архивов документами относится используемый понятийный аппарат в сфере архивного дела и делопроизводства. М.В. Ларин , О.В. Наумов , Н.Г. Суровцева , В.Ф. Янковая и др. в своих работах поднимают вопрос корректировки некоторых понятий в нормативных документах, в том числе: архивный документ, электронный документ и др.
Во второй группе можно выделить несколько ключевых работ по разным проблемам:
1. Исследования, связанные с проблемами передачи архивных электронных документов от организаций-источников комплектования на хранение в государственные архивы. Н.Н. Куняев считает необходимым разработать порядок подготовки и передачи электронных документов и баз данных в государственные архивы. Статья М.П. Бобылевой содержит информацию об обеспечении аутентичности и целостности электронных документов в процессе их жизненного цикла.
2. Работы, связанные с проблемами передачи архивных электронных документов от граждан-источников комплектования на хранение в государственные архивы. Т.В. Шульгой определены проблемы приема электронных документов личного происхождения на государственное хранение, изложены характеристики модели персонального цифрового архива представителя академического сообщества. В статье Ж.А. Рожневой рассмотрены зарубежные проекты, касающиеся изучения персональных цифровых архивов, выделены основные проблемы, свойственные личному цифровому архивированию.
3. Исследования, связанные с проблемами в сфере архивного законодательства. И.Г. Асфандиярова , А.Г. Караваева , А.И. Кулинич и Е.И. Сорогин изложили коллизии нормативных актов, связанных с делением архивных документов по принадлежности к разным формам собственности; порядком передачи документов ликвидированных организаций в государственные архивы и др.
Среди работ в области управления документами можно выделить книгу Майкла Дж. Саттона «Корпоративный документооборот: Принципы, технологии, методология внедрения» . Автор описывает основу управления документацией как в бумажном, так и в электронном виде; основные направления разработки документооборота предприятия. Он рассматривает процесс подготовки и внедрения политики управления документами в организации, описывает ее структуру.
В статье Т.А. Селезневой дана характеристика политики управления документами, предложены способы оформления данного документа, подробно описана структура текста политики.
В.Г. Елиферов, В.В. Репин в своем труде дают основные термины для определения процесса как объекта управления, описывают правила выделения процесса, приводят практический пример выделения процессов организации, дают рекомендации по управлению процессами, регламентированию процесса, обзор методик моделирования процессов.
Учебное пособие Н.Г. Суровцевой содержит анализ системного и процессного подходов к управлению организацией. Основным принципом системного подхода является раскрытие целостности объекта и выявление всего многообразия связей в нем. Основой процессного подхода выступает взгляд на предприятие как на совокупность ключевых бизнес-процессов.
Е.Е. Демидов в статье «Пишем регламент: рекомендации по разработке» перечисляет процессы, которые подлежат регламентации, подробно описывает структуру регламента и в приложении приводит шаблон регламента.
Е.Н. Кожанова определяет, что такое регламент, какие бывают отрицательные последствия регламентирования всех рабочих процессов организации, освещает структуру и содержание регламента, его реквизиты, приводит пример регламента процесса.
Таким образом, можно сделать вывод, что в настоящее время детально проработаны теоретические основы комплектования архивов документами, хорошо изучены проблемы процесса комплектования архивов документами, широко представлена теоретическая сторона вопроса управления документами в организации, однако узконаправленной литературы, касающейся управления документами в процессе комплектования архивов документами не выявлено.
Объектом исследования является процесс комплектования государственных
архивов Российской Федерации.
Предмет исследования - система управления документами в процессе комплектования ОГКУ ГАТО документами.
Цель исследования - на основе комплексного анализа комплектования ОГКУ ГАТО документами определить перспективные направления его совершенствования и меры по оптимизации системы управления документами в процессе комплектования.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Охарактеризовать теоретические основы и нормативное регулирование комплектования государственных архивов в РФ.
2. Охарактеризовать структуру ОГКУ ГАТО и основные направления деятельности.
3. Проанализировать нормативные документы, определяющие порядок управления документами в процессе комплектования фондов ОГКУ ГАТО.
4. Исследовать современное состояние процесса комплектования ОГКУ ГАТО документами.
5. Определить перспективные направления совершенствования системы управления документами процесса комплектования, обосновать меры по её оптимизации.
Хронологические рамки исследования охватывают период с первой половины XIX в. по настоящее время. Нижняя хронологическая граница обусловлена началом проведения экспертизы ценности документов в России.
Методологическую основу исследования составляют:
Принцип историзма, с помощью которого был рассмотрен вопрос исторического развития теории экспертизы ценности документов и процесса комплектования государственных архивов в России.
Принцип системности, при котором процесс пополнения Архивного фонда РФ можно рассматривать как совокупность процессов комплектования государственных и муниципальных архивов на уровне субъектов РФ. В рамках процессного подхода данный принцип помог определить процесс комплектования ОГКУ ГАТО документами, как совокупность взаимосвязанных элементов процесса. Принцип системности позволил рассмотреть Учреждение в целом как систему с множеством подсистем, одной из которых является система управления документами организации, в которую включена система управления документами в процессе комплектования ОГКУ ГАТО документами.
Процессный подход, который дал возможность взглянуть на ОГКУ ГАТО как на совокупность ключевых процессов Учреждения, выделить среди них и проанализировать процесс комплектования ОГКУ ГАТО документами.
Метод классификации, с помощью которого были рассмотрены отдельные виды и разновидности документов, составляющие систему управления документами в Учреждении.
Метод включенного наблюдения для изучения процесса комплектования ОГКУ ГАТО документами (наблюдение за участниками процесса и движением документов, которые сопровождают процесс).
Метод описания, который использовался для закрепления и фиксации данных, полученных в результате наблюдения. С помощью данного метода составлен текст проекта регламента процесса комплектования ОГКУ ГАТО документами организаций- источников комплектования.
Метод устного опроса - беседа для получения информации о процессе комплектования Учреждения документами от первоисточника. Опрос начальников отделов комплектования и делопроизводства организаций, обеспечения сохранности и государственного учета документов о документах, существующих в отделах для выполнения процесса.
Метод анализа, который помог выделить элементы процесса комплектования ОГКУ ГАТО документами организаций-источников комплектования (владелец процесса, выход процесса, вход процесса, ресурсы процесса, технология процесса и др.) и детально их изучить.
Метод синтеза, примененный при составлении проекта регламента процесса комплектования ОГКУ ГАТО документами организаций-источников комплектования.
Метод моделирования для графического описания процесса комплектования ОГКУ ГАТО документами организаций-источников комплектования, визуализации логики процесса.
Нормативно-правовой метод, который использовался при анализе правовых и нормативно-методических актов Российской Федерации, регламентирующих или регулирующих вопросы комплектования государственных архивов.
Источниковой базой исследования являются: федеральные законы, кодексы РФ, Указы Президента РФ, нормативно-правовые документы федеральных органов власти по вопросам архивного дела и делопроизводства, среди которых можно выделить:
- Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, одобренный Советом Федерации 13 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации», который регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации .
- Федеральный закон от 8 июля 2006 г. № 149-ФЗ, одобренный Советом Федерации 14 июля 2006 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» , в котором отражены вопросы доступа и использования архивных документов.
- Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 20 декабря 2001 г. № 195-ФЗ, устанавливающий меры за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.
- Указ Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Положение о Федеральном архивном агентстве» , наделивший Росархив полномочиями по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства.
- Указ Президента РФ от 9 мая 2017 г. № 203 «О Стратегии развития
информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы», определяющий цели, задачи и меры по реализации внутренней и внешней политики Российской Федерации в сфере применения информационных и коммуникационных технологий, направленные на развитие информационного общества, формирование национальной цифровой экономики, обеспечение национальных интересов и реализацию стратегических национальных приоритетов . Он актуализирует проблемы архивного хранения и использования электронных документов.
- Приказ Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, которые содержат информацию об организации хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации, а также о передаче документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив .
- Приказ Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. № 24 об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях , содержащих требования к комплектованию архивов документами Архивного фонда РФ (главы 35-38).
- Приказ Росархива от 22 мая 2019 г. № 71 об утверждении Правил
делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, разработанных в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив органа государственной власти, органа местного самоуправления .
Отдельно можно выделить такой вид источника, как методические рекомендации, разрабатываемые Росархивом и ВНИИДАД, например, «Методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных
организациях» ; «Определение организаций-источников комплектования
государственных и муниципальных архивов» и др.
В качестве источников выступают нормативные документы Томской области, посвященные архивному делу:
- Закон Томской области от 11 ноября 2005 г. № 204-ОЗ «Об архивном деле в Томской области (с изменениями на 8 декабря 2017 года)» , который разграничивает полномочия органов государственной власти Томской области в сфере архивного дела, определяет состав и источники формирования архивных фондов Томской области, а также регулирует отношения в сфере управления архивным делом в Томской области.
- Постановление Губернатора Томской области от 14 ноября 2012 г. № 158 «Об утверждении Положения о Департаменте по культуре Томской области» , определяющее функции данного исполнительного органа государственной власти, в том числе касающихся сферы архивного дела.
В работе используются национальные стандарты в области управления документами:
- ГОСТ Р ИСО 30300-2015 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь. Настоящий стандарт устанавливает цели использования системы управления документами, содержит принципы системы управления документами, описывает процессный подход и определяет функции высшего руководства .
- ГОСТ Р ИСО 9001-2015 Национальный стандарт Российской Федерации. Системы менеджмента качества. Требования (Переиздание. Февраль 2020 г.) . В данном стандарте применен процессный подход, который включает цикл «Планируй - Делай - Проверяй - Действуй».
- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы . Стандарт содержит понятия и принципы создания, ввода в систему и управления документами . В нем отражены свойства документов, характеристики документных систем, дано описание политики управления документами.
- ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения , который устанавливает термины и определения основных понятий, используемых в области делопроизводства и архивного дела.
Еще одной группой источников являются нормативные документы ОГКУ ГАТО: устав, штатное расписание, положения об отделах, должностные инструкции и др. документы.
Научная новизна работы заключается в том, что до настоящего времени исследования с целью оптимизации системы управления документами в процессе комплектования ОГКУ ГАТО документами не проводилось.
Практическая значимость исследования заключается в возможности применения его результатов в деятельности ОГКУ ГАТО для совершенствования системы управления документами в процессе комплектования ОГКУ ГАТО документами. Кроме этого, результаты исследования можно применить в других архивных учреждениях.
Результативность организации зависит от внедрения и поддержания системы управления, которая обеспечивает методологию принятия решений и управления ресурсами для достижения целей организации. Одним из направлений в сфере управления организацией является управление документами, поддерживающее эффективность всех процессов работы с документами. Тема исследования связана с организацией системы управления документами в процессе комплектования Областного государственного казенного учреждения «Государственный архив Томской области» (далее - ОГКУ ГАТО, Учреждение) документами.
Одна из важнейших функций управления - организация основной деятельности учреждения. Комплектование ОГКУ ГАТО документами является одной из главных целей данной организации в соответствии с миссией по обеспечению общества ретроспективной документной информацией. Формирование и функционирование системы управления документами в процессе комплектования ОГКУ ГАТО документами основывается на определенном составе локальных нормативных актов. Существенной проблемой является отсутствие некоторых локальных нормативных актов, необходимых для формирования полноценной системы управления документами в процессе комплектования Учреждения документами. Поэтому актуальным является проведение анализа процесса комплектования ОГКУ ГАТО документами для выявлений недочетов в существующей системе управления документами в рамках процесса и нахождении правильных путей для их исправления в целях эффективной реализации данного процесса и за счет этого - повышения эффективности работы Учреждения в целом.
Степень разработанности темы. Научные публикации, в которых освещены различные аспекты темы исследования, можно разделить на три группы:
1) труды, в которых рассматриваются теоретические основы комплектования архивов документами;
2) работы, в которых выделяются определенные проблемы процесса комплектования архивов документами;
3) исследования, которые касаются управления документами в организации.
В первой группе работ можно выделить исследователей, которые освещают становление теории экспертизы ценности документов в России. В.Н. Автократов в монографии рассмотрел становление теории экспертизы ценности документов и практику их отбора на государственное хранение, подверг критике некоторые критерии экспертизы ценности документов, пришел к выводу о необходимости использования при экспертизе ценности документов источниковедческого и информационного подходов.
В.А. Савин в своей работе проанализировал процесс формирования Государственного архивного фонда, описал проблемы комплектования архивов, связанные с макулатурными кампаниями 1920-1930 гг.
И.А. Суровцева в статье «Экспертиза ценности документов и комплектование государственных архивов в СССР и современной России: теоретический аспект» выделила этапы развития теории экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов.
Статьи Т.В. Виноградовой и С.И. Цеменковой описывают формирование методов экспертизы ценности документов на примерах документов из фондов разных регионов.
Исследования Т.И. Бондаревой и А.Г. Черешни связаны с разработкой теории и методики комплектования архивов научно-технической документацией.
Некоторые аспекты осуществления экспертизы ценности электронных документов рассмотрены в статьях А.П. Афанасьевой, Н.Н. Куняева, В.И. Тихонова и др. В частности, В.И. Тихонов исследовал особенности применения некоторых выработанных критериев экспертизы ценности документов к электронным документам и выявил определенные трудности при этом, сделав вывод о необходимости разработки дополнительных критериев. А.П. Афанасьева провела похожее исследование, применив традиционные критерии к государственным информационным системам.
Работа Н.Н. Куняева посвящена вопросам комплектования, учета, обеспечения сохранности, использования архивных электронных документов в государственных архивах. В статье рассмотрены модели, которые Государственный архив РФ использует для приема электронных документов и некоторые задачи, касающиеся деятельности архивов по приему-передаче электронных документов на архивное хранение.
К теоретическим основам комплектования архивов документами относится используемый понятийный аппарат в сфере архивного дела и делопроизводства. М.В. Ларин , О.В. Наумов , Н.Г. Суровцева , В.Ф. Янковая и др. в своих работах поднимают вопрос корректировки некоторых понятий в нормативных документах, в том числе: архивный документ, электронный документ и др.
Во второй группе можно выделить несколько ключевых работ по разным проблемам:
1. Исследования, связанные с проблемами передачи архивных электронных документов от организаций-источников комплектования на хранение в государственные архивы. Н.Н. Куняев считает необходимым разработать порядок подготовки и передачи электронных документов и баз данных в государственные архивы. Статья М.П. Бобылевой содержит информацию об обеспечении аутентичности и целостности электронных документов в процессе их жизненного цикла.
2. Работы, связанные с проблемами передачи архивных электронных документов от граждан-источников комплектования на хранение в государственные архивы. Т.В. Шульгой определены проблемы приема электронных документов личного происхождения на государственное хранение, изложены характеристики модели персонального цифрового архива представителя академического сообщества. В статье Ж.А. Рожневой рассмотрены зарубежные проекты, касающиеся изучения персональных цифровых архивов, выделены основные проблемы, свойственные личному цифровому архивированию.
3. Исследования, связанные с проблемами в сфере архивного законодательства. И.Г. Асфандиярова , А.Г. Караваева , А.И. Кулинич и Е.И. Сорогин изложили коллизии нормативных актов, связанных с делением архивных документов по принадлежности к разным формам собственности; порядком передачи документов ликвидированных организаций в государственные архивы и др.
Среди работ в области управления документами можно выделить книгу Майкла Дж. Саттона «Корпоративный документооборот: Принципы, технологии, методология внедрения» . Автор описывает основу управления документацией как в бумажном, так и в электронном виде; основные направления разработки документооборота предприятия. Он рассматривает процесс подготовки и внедрения политики управления документами в организации, описывает ее структуру.
В статье Т.А. Селезневой дана характеристика политики управления документами, предложены способы оформления данного документа, подробно описана структура текста политики.
В.Г. Елиферов, В.В. Репин в своем труде дают основные термины для определения процесса как объекта управления, описывают правила выделения процесса, приводят практический пример выделения процессов организации, дают рекомендации по управлению процессами, регламентированию процесса, обзор методик моделирования процессов.
Учебное пособие Н.Г. Суровцевой содержит анализ системного и процессного подходов к управлению организацией. Основным принципом системного подхода является раскрытие целостности объекта и выявление всего многообразия связей в нем. Основой процессного подхода выступает взгляд на предприятие как на совокупность ключевых бизнес-процессов.
Е.Е. Демидов в статье «Пишем регламент: рекомендации по разработке» перечисляет процессы, которые подлежат регламентации, подробно описывает структуру регламента и в приложении приводит шаблон регламента.
Е.Н. Кожанова определяет, что такое регламент, какие бывают отрицательные последствия регламентирования всех рабочих процессов организации, освещает структуру и содержание регламента, его реквизиты, приводит пример регламента процесса.
Таким образом, можно сделать вывод, что в настоящее время детально проработаны теоретические основы комплектования архивов документами, хорошо изучены проблемы процесса комплектования архивов документами, широко представлена теоретическая сторона вопроса управления документами в организации, однако узконаправленной литературы, касающейся управления документами в процессе комплектования архивов документами не выявлено.
Объектом исследования является процесс комплектования государственных
архивов Российской Федерации.
Предмет исследования - система управления документами в процессе комплектования ОГКУ ГАТО документами.
Цель исследования - на основе комплексного анализа комплектования ОГКУ ГАТО документами определить перспективные направления его совершенствования и меры по оптимизации системы управления документами в процессе комплектования.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Охарактеризовать теоретические основы и нормативное регулирование комплектования государственных архивов в РФ.
2. Охарактеризовать структуру ОГКУ ГАТО и основные направления деятельности.
3. Проанализировать нормативные документы, определяющие порядок управления документами в процессе комплектования фондов ОГКУ ГАТО.
4. Исследовать современное состояние процесса комплектования ОГКУ ГАТО документами.
5. Определить перспективные направления совершенствования системы управления документами процесса комплектования, обосновать меры по её оптимизации.
Хронологические рамки исследования охватывают период с первой половины XIX в. по настоящее время. Нижняя хронологическая граница обусловлена началом проведения экспертизы ценности документов в России.
Методологическую основу исследования составляют:
Принцип историзма, с помощью которого был рассмотрен вопрос исторического развития теории экспертизы ценности документов и процесса комплектования государственных архивов в России.
Принцип системности, при котором процесс пополнения Архивного фонда РФ можно рассматривать как совокупность процессов комплектования государственных и муниципальных архивов на уровне субъектов РФ. В рамках процессного подхода данный принцип помог определить процесс комплектования ОГКУ ГАТО документами, как совокупность взаимосвязанных элементов процесса. Принцип системности позволил рассмотреть Учреждение в целом как систему с множеством подсистем, одной из которых является система управления документами организации, в которую включена система управления документами в процессе комплектования ОГКУ ГАТО документами.
Процессный подход, который дал возможность взглянуть на ОГКУ ГАТО как на совокупность ключевых процессов Учреждения, выделить среди них и проанализировать процесс комплектования ОГКУ ГАТО документами.
Метод классификации, с помощью которого были рассмотрены отдельные виды и разновидности документов, составляющие систему управления документами в Учреждении.
Метод включенного наблюдения для изучения процесса комплектования ОГКУ ГАТО документами (наблюдение за участниками процесса и движением документов, которые сопровождают процесс).
Метод описания, который использовался для закрепления и фиксации данных, полученных в результате наблюдения. С помощью данного метода составлен текст проекта регламента процесса комплектования ОГКУ ГАТО документами организаций- источников комплектования.
Метод устного опроса - беседа для получения информации о процессе комплектования Учреждения документами от первоисточника. Опрос начальников отделов комплектования и делопроизводства организаций, обеспечения сохранности и государственного учета документов о документах, существующих в отделах для выполнения процесса.
Метод анализа, который помог выделить элементы процесса комплектования ОГКУ ГАТО документами организаций-источников комплектования (владелец процесса, выход процесса, вход процесса, ресурсы процесса, технология процесса и др.) и детально их изучить.
Метод синтеза, примененный при составлении проекта регламента процесса комплектования ОГКУ ГАТО документами организаций-источников комплектования.
Метод моделирования для графического описания процесса комплектования ОГКУ ГАТО документами организаций-источников комплектования, визуализации логики процесса.
Нормативно-правовой метод, который использовался при анализе правовых и нормативно-методических актов Российской Федерации, регламентирующих или регулирующих вопросы комплектования государственных архивов.
Источниковой базой исследования являются: федеральные законы, кодексы РФ, Указы Президента РФ, нормативно-правовые документы федеральных органов власти по вопросам архивного дела и делопроизводства, среди которых можно выделить:
- Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, одобренный Советом Федерации 13 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации», который регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации .
- Федеральный закон от 8 июля 2006 г. № 149-ФЗ, одобренный Советом Федерации 14 июля 2006 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» , в котором отражены вопросы доступа и использования архивных документов.
- Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 20 декабря 2001 г. № 195-ФЗ, устанавливающий меры за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.
- Указ Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Положение о Федеральном архивном агентстве» , наделивший Росархив полномочиями по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства.
- Указ Президента РФ от 9 мая 2017 г. № 203 «О Стратегии развития
информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы», определяющий цели, задачи и меры по реализации внутренней и внешней политики Российской Федерации в сфере применения информационных и коммуникационных технологий, направленные на развитие информационного общества, формирование национальной цифровой экономики, обеспечение национальных интересов и реализацию стратегических национальных приоритетов . Он актуализирует проблемы архивного хранения и использования электронных документов.
- Приказ Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, которые содержат информацию об организации хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации, а также о передаче документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив .
- Приказ Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. № 24 об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях , содержащих требования к комплектованию архивов документами Архивного фонда РФ (главы 35-38).
- Приказ Росархива от 22 мая 2019 г. № 71 об утверждении Правил
делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, разработанных в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив органа государственной власти, органа местного самоуправления .
Отдельно можно выделить такой вид источника, как методические рекомендации, разрабатываемые Росархивом и ВНИИДАД, например, «Методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных
организациях» ; «Определение организаций-источников комплектования
государственных и муниципальных архивов» и др.
В качестве источников выступают нормативные документы Томской области, посвященные архивному делу:
- Закон Томской области от 11 ноября 2005 г. № 204-ОЗ «Об архивном деле в Томской области (с изменениями на 8 декабря 2017 года)» , который разграничивает полномочия органов государственной власти Томской области в сфере архивного дела, определяет состав и источники формирования архивных фондов Томской области, а также регулирует отношения в сфере управления архивным делом в Томской области.
- Постановление Губернатора Томской области от 14 ноября 2012 г. № 158 «Об утверждении Положения о Департаменте по культуре Томской области» , определяющее функции данного исполнительного органа государственной власти, в том числе касающихся сферы архивного дела.
В работе используются национальные стандарты в области управления документами:
- ГОСТ Р ИСО 30300-2015 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь. Настоящий стандарт устанавливает цели использования системы управления документами, содержит принципы системы управления документами, описывает процессный подход и определяет функции высшего руководства .
- ГОСТ Р ИСО 9001-2015 Национальный стандарт Российской Федерации. Системы менеджмента качества. Требования (Переиздание. Февраль 2020 г.) . В данном стандарте применен процессный подход, который включает цикл «Планируй - Делай - Проверяй - Действуй».
- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы . Стандарт содержит понятия и принципы создания, ввода в систему и управления документами . В нем отражены свойства документов, характеристики документных систем, дано описание политики управления документами.
- ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения , который устанавливает термины и определения основных понятий, используемых в области делопроизводства и архивного дела.
Еще одной группой источников являются нормативные документы ОГКУ ГАТО: устав, штатное расписание, положения об отделах, должностные инструкции и др. документы.
Научная новизна работы заключается в том, что до настоящего времени исследования с целью оптимизации системы управления документами в процессе комплектования ОГКУ ГАТО документами не проводилось.
Практическая значимость исследования заключается в возможности применения его результатов в деятельности ОГКУ ГАТО для совершенствования системы управления документами в процессе комплектования ОГКУ ГАТО документами. Кроме этого, результаты исследования можно применить в других архивных учреждениях.
Система управления документами является важной частью системы управления каждой организации, в том числе и архивов, которые предоставляют обществу ретроспективную информацию, зафиксированную в документах Архивного фонда РФ. Формирование Архивного фонда РФ - одно из основных направлений деятельности архивных учреждений, в основе которого находится процесс комплектования архивов документами.
Так как важным фактором развития организации является совершенствование системы управления, то необходимо проводить меры по ее оптимизации, выявлении слабых мест и улучшении качества системы управления организацией (включая систему управления документами). В связи с этим, целью исследования стало определение перспективных направлений совершенствования процесса комплектования ОГКУ ГАТО документами и мер по оптимизации системы управления документами в данном процессе.
Характеристика теоретических основ и нормативного регулирования комплектования государственных архивов в РФ помогла сделать вывод, что Архивный фонд РФ формируется за счет документов, образовавшихся в деятельности организаций и граждан, на основании экспертизы ценности документов, зарождение которой относится к первой половине XIX в. Её теоретические основы сформировались в советский период и остаются актуальны по сегодняшний день лишь с некоторыми изменениями. При этом увеличение роли информационных технологий в деятельности источников комплектования государственных архивов способствует выработке новой методики проведения экспертизы ценности документов, закреплению нововведений в нормативнометодических документах.
Анализ правовых и нормативно-методических актов, действующих в Российской Федерации и регламентирующих или регулирующих вопросы комплектования государственных архивов, показал, что нормативно-правовое обеспечение комплектования государственных архивов документами нуждается в дальнейшем совершенствовании.
Характеристика структуры ОГКУ ГАТО и основных направлений деятельности Учреждения дала понять, что организационная структура ОГКУ ГАТО сформирована согласно целевым установкам организации: комплектование, хранение, учет,
использование документов Архивного фонда РФ и других архивных документов.
Анализ нормативных документов, определяющих порядок управления документами в процессе комплектования фондов ОГКУ ГАТО, выявил, что для Учреждения характерен функциональный подход к управлению документами, в рамках 76
которого деятельность организации представляет собой совокупность функций, необходимых для достижения целей. Каждое подразделение имеет свою нормативнометодическую базу, свой перечень целей и задач, на которые оно ориентируется в первую очередь.
Исследование современного состояния процесса комплектования ОГКУ ГАТО документами дало основания сделать вывод, что данный процесс во многом зависит от состояния делопроизводства организаций-источников комплектования архива и делится на определенные стадии, каждая из которых сопровождается рядом проблем. Одной из стадий процесса является прием-передача документов на хранение в государственный архив.
Рабочее обследование процесса комплектования ОГКУ ГАТО документами организаций-источников комплектования выявило недочеты в существующей системе управления документами в процессе. Анализ процесса показал, что в целом, этапы выстроены правильно, соблюдается логическая последовательность действий, однако ход процесса полностью не описан ни в одном документе ОГКУ ГАТО. Локальная нормативная база Учреждения, частично регламентирующая процесс комплектования ОГКУ ГАТО документами, не соответствует процессному подходу. Был сделан вывод, что Учреждению необходимо разработать дополнительные локальные нормативные акты для формирования полноценной системы управления документами в процессе комплектования ОГКУ ГАТО документами: политику по управлению документами в процессе комплектования ОГКУ ГАТО документами, регламент процесса комплектования ОГКУ ГАТО документами организаций-источников комплектования. Кроме этого, следует внести изменения в должностные инструкции сотрудников-участников процесса, прописать взаимодействие сотрудников в рамках процесса.
Таким образом, разработанные меры по оптимизации системы управления документами в процессе комплектования ОГКУ ГАТО документами будут способствовать эффективной реализации данного процесса.
Так как важным фактором развития организации является совершенствование системы управления, то необходимо проводить меры по ее оптимизации, выявлении слабых мест и улучшении качества системы управления организацией (включая систему управления документами). В связи с этим, целью исследования стало определение перспективных направлений совершенствования процесса комплектования ОГКУ ГАТО документами и мер по оптимизации системы управления документами в данном процессе.
Характеристика теоретических основ и нормативного регулирования комплектования государственных архивов в РФ помогла сделать вывод, что Архивный фонд РФ формируется за счет документов, образовавшихся в деятельности организаций и граждан, на основании экспертизы ценности документов, зарождение которой относится к первой половине XIX в. Её теоретические основы сформировались в советский период и остаются актуальны по сегодняшний день лишь с некоторыми изменениями. При этом увеличение роли информационных технологий в деятельности источников комплектования государственных архивов способствует выработке новой методики проведения экспертизы ценности документов, закреплению нововведений в нормативнометодических документах.
Анализ правовых и нормативно-методических актов, действующих в Российской Федерации и регламентирующих или регулирующих вопросы комплектования государственных архивов, показал, что нормативно-правовое обеспечение комплектования государственных архивов документами нуждается в дальнейшем совершенствовании.
Характеристика структуры ОГКУ ГАТО и основных направлений деятельности Учреждения дала понять, что организационная структура ОГКУ ГАТО сформирована согласно целевым установкам организации: комплектование, хранение, учет,
использование документов Архивного фонда РФ и других архивных документов.
Анализ нормативных документов, определяющих порядок управления документами в процессе комплектования фондов ОГКУ ГАТО, выявил, что для Учреждения характерен функциональный подход к управлению документами, в рамках 76
которого деятельность организации представляет собой совокупность функций, необходимых для достижения целей. Каждое подразделение имеет свою нормативнометодическую базу, свой перечень целей и задач, на которые оно ориентируется в первую очередь.
Исследование современного состояния процесса комплектования ОГКУ ГАТО документами дало основания сделать вывод, что данный процесс во многом зависит от состояния делопроизводства организаций-источников комплектования архива и делится на определенные стадии, каждая из которых сопровождается рядом проблем. Одной из стадий процесса является прием-передача документов на хранение в государственный архив.
Рабочее обследование процесса комплектования ОГКУ ГАТО документами организаций-источников комплектования выявило недочеты в существующей системе управления документами в процессе. Анализ процесса показал, что в целом, этапы выстроены правильно, соблюдается логическая последовательность действий, однако ход процесса полностью не описан ни в одном документе ОГКУ ГАТО. Локальная нормативная база Учреждения, частично регламентирующая процесс комплектования ОГКУ ГАТО документами, не соответствует процессному подходу. Был сделан вывод, что Учреждению необходимо разработать дополнительные локальные нормативные акты для формирования полноценной системы управления документами в процессе комплектования ОГКУ ГАТО документами: политику по управлению документами в процессе комплектования ОГКУ ГАТО документами, регламент процесса комплектования ОГКУ ГАТО документами организаций-источников комплектования. Кроме этого, следует внести изменения в должностные инструкции сотрудников-участников процесса, прописать взаимодействие сотрудников в рамках процесса.
Таким образом, разработанные меры по оптимизации системы управления документами в процессе комплектования ОГКУ ГАТО документами будут способствовать эффективной реализации данного процесса.
Подобные работы
- АНАЛИЗ ИСПОЛНЕНИЯ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВЫХ ЗАПРОСОВ В ГОСУДАРСТВЕННОМ АРХИВЕ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ(НА ПРИМЕРЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ)
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4800 р. Год сдачи: 2016 - Организация комплектования, хранения и использования научно-технической документации в государственном архиве томской области
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4900 р. Год сдачи: 2019 - Применение информационных технологий в архивном деле (на примере Государственного архива Томской области и Центра документации новейшей истории Томской области)
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4800 р. Год сдачи: 2025 - ПУБЛИКАТОРСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ СОТРУДНИКОВ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ (1920-1991 гг.)
Бакалаврская работа, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4850 р. Год сдачи: 2018 - КОМПЛЕКТОВАНИЕ КАК ОДНО ИЗ НАПРАВЛЕНИЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4600 р. Год сдачи: 2016 - ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ АРХИВОВ И ГРАЖДАН ПО ВОПРОСАМ СОХРАНЕНИЯ ПЕРСОНАЛЬНОГО НАСЛЕДИЯ
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4750 р. Год сдачи: 2025 - АНАЛИЗ ВЫСТАВОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ НА ПРИМЕРЕ АРХИВОВ СИБИРСКОГО ФЕДЕРАЛЬНОГО ОКРУГА
Дипломные работы, ВКР, история . Язык работы: Русский. Цена: 4290 р. Год сдачи: 2022 - Организация и технологии комплектования архива Национального исследовательского Томского государственного университета (НИ ТГУ)
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4860 р. Год сдачи: 2023 - ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ В СФЕРЕ МУЗЕЙНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И СОХРАНЕНИЯ КУЛЬТУРНОГО НАСЛЕДИЯ: НА ПРИМЕРЕ ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ
Бакалаврская работа, менеджмент. Язык работы: Русский. Цена: 4380 р. Год сдачи: 2021 - ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
В АКЦИОНЕРНОМ ОБЩЕСТВЕ «СИБКАБЕЛЬ» (Г. ТОМСК)
Бакалаврская работа, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4900 р. Год сдачи: 2024