ФОРМИРОВАНИЕ АРХИВНОГО ФОНДА ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ В АКЦИОНЕРНОМ ОБЩЕСТВЕ «НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ПОЛУПРОВОДНИКОВЫХ ПРИБОРОВ» (АО «НИИПП»)
|
Аннотация 2
ВВЕДЕНИЕ 3
1 Хранение электронных документов в российской практике 18
1.1 Тенденции в сфере хранения электронных документов 18
1.2 Технологии, связанные с передачей документов в архив 28
2 Диагностика системы хранения документов в АО «НИИПП» 36
3 Разработка проекта Правил организации хранения, комплектования, учета и
использования электронных документов в АО «НИИПП» 41
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 51
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 53
ПРИЛОЖЕНИЕ А Интервью 64
ПРИЛОЖЕНИЕ Б Правила организации хранения, комплектования, учета и использования электронных документов в АО «НИИПП» (проект) 68
ПРИЛОЖЕНИЕ В Предметный указатель компетенций 117
ВВЕДЕНИЕ 3
1 Хранение электронных документов в российской практике 18
1.1 Тенденции в сфере хранения электронных документов 18
1.2 Технологии, связанные с передачей документов в архив 28
2 Диагностика системы хранения документов в АО «НИИПП» 36
3 Разработка проекта Правил организации хранения, комплектования, учета и
использования электронных документов в АО «НИИПП» 41
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 51
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 53
ПРИЛОЖЕНИЕ А Интервью 64
ПРИЛОЖЕНИЕ Б Правила организации хранения, комплектования, учета и использования электронных документов в АО «НИИПП» (проект) 68
ПРИЛОЖЕНИЕ В Предметный указатель компетенций 117
Акционерное общество «Научно-исследовательский институт полупроводниковых приборов» (далее - АО «НИИПП», Общество, компания, предприятие) появился 60 лет назад благодаря профессору В. А. Преснову. На протяжении своей истории предприятие занимается научными разработками и их внедрением в промышленное производство. Сегодня миссия АО «НИИПП» - обеспечивать технологическую независимость России и создавать передовые технологии для повышения качества жизни людей .
АО «НИИПП» - одно из ведущих предприятий Госкорпорации «Ростех» (объединяет важнейшие высокотехнологичные предприятия российской промышленности), один из лидеров в области разработки и создания сверхвысокочастотных-изделий и оптоэлектронных приборов инфракрасного и видимого диапазонов. На предприятии налажен полный цикл от разработки до выпуска готовых изделий. Предприятие производит радиоэлектронную продукцию гражданского назначения (светотехнику, медицинские приборы, промышленную электронику) .
Стоит отметить, что АО «НИИПП», богат не только своей историей, но и кадрами: 4 доктора наук, 23 кандидата наук, 5 аспирантов, 481 инженерно¬технический работник, что позволяет продукции быть
конкурентоспособной и достойно представлять компанию на конкурсах и выставках. В апреле 2024 года коллектив АО «11ИИ1111» одержал заслуженную победу во Всероссийском конкурсе Российского союза промышленников и предпринимателей «Флагманы бизнеса: динамика, ответственность, устойчивость - 2023» в номинации «Высокотехнологичные проекты» .
Идя в ногу со временем, Общество не может остаться в стороне от изменений, произошедших после пандемии. Трансформации коснулись всех сторон нашей жизни, в том числе и мира документооборота и архивной деятельности. В условиях карантина участникам бизнеса пришлось менять процессы согласования, подписания, передачи и хранения документов. Государство стало стремительно развивать электронный документооборот между организациями и надзорными органами.
Компания, проделавшая такой длинный исторический путь, не может существовать без документов и архива и отставать в цифровизации этой деятельности. В настоящее время в Обществе ведется смешанный документооборот, два пути поступления документов (бумажный и электронный), где большую часть составляют документы на бумажном носителе и скан-образы - более 70% от общего объема документов (Приложение А).
Электронные документы большей частью поступают от предприятий Госкорпорации «Ростех» по цифровым каналам связи. Данные документы подписываются руководителями верхнего уровня усиленной квалифицированной электронной подписью (далее - КЭП). Простая электронная подпись есть примерно у 15% руководящего состава АО «НИИПП» (Приложение А).
Актуальность данной тематики обуславливается заинтересованностью компании в цифровизации, наличием в Обществе документов, подписанных как КЭП, так и простой электронной подписью.
Формирование архивного фонда электронных документов поможет организовать быстрый поиск документов и оперативный доступ, обеспечит сохранность документов, решит вопрос о ненадлежащем качестве текущего помещения, выделенного под архив и его перегруженность, а также станет начальным этапом на пути внедрения цифрового архива в АО «НИИПП».
Важность данной тематики исследования подчеркивают исследования многих авторов. В своих статьях они рассматривают как проблемы, возникающие в процессе создания цифровых архивов, так и положительные перспективы их внедрения.
Так Н. А. Храмцовская рассматривает перспективы архивов под влиянием цифровизации государства и общества. Приводит факторы, продвигающие трансформацию, описывает сложности, с которыми сталкиваются архивы принимая на хранение электронные документы, имеющие постоянные и долговременные сроки хранения. Отмечает серьезное отставание архивной отрасли от других отраслей, отставание в законодательной базе и методической поддержке, а также сложности с кадрами способными быстро трансформироваться к новым реалиям и готовыми приобретать новые компетенции.
Уместно обратиться к работе А. К. Макаровой в которой она исследует, как в научных образовательных учреждениях США выстроено архивное хранение электронных документов. А также рассматривает возможность передачи документов в электронном формате через различные электронные средства связи.
Д. В. Ланская в своей статье рассматривает проблемы формирования Архивного фонда при трансформации программно-аппаратных платформ . Проводит анализ опыта долгосрочного хранения электронных документов в России и за рубежом. Автор говорит нам о том, что от достоверности, полноты и сохранности информации зависит функционирование, органов местного самоуправления, государственных органов, учреждений, предприятий и организаций разных видов форм собственности. Таким образом, основной задачей архивистов сегодня является обеспечение сохранности ретроспективной документной информации.
А. И. Бабкин проводит обзор текущего состояния электронного документооборота в России и дает важные рекомендации по внедрению новых технологий .
А. Р. Маликова в своей статье детально излагает основные этапы создания электронного архива организации. Разбирает сложности, возникающие при формировании электронного архива .
В своей работе А. А. Рындин предлагает систематизированное решение задачи избавления от «пыльных полок», в зависимости от потребностей организации. В статье сделан уклон на проработку электронного архива с позиции специалиста по информационным технологиям, подсвечиваются важные моменты, такие как выбор носителя информации, организация условий хранения, организация доступа к информации и системы поиска, организация пополнения информации .
М. П. Бобылева в своей статье рассматривает вопрос доверия к электронным документам, что является важным фактором в контексте их архивного сохранения. Доверие подразделяется на разные виды: психологическое, юридическое, техническое и документоведческое. Автор предлагает решить и связанные с этим сложности, в том числе какой электронной подписью формируется самое надежное доверие. При этом наличие электронной подписи не гарантирует психологическое доверие .
Работа Л. Р. Фионовой и С. А. Улановой посвящена внедрению в работу архивов «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» . Авторы акцентируют внимание на новые положения появившихся Правил в разрезе, действовавших ранее , а также с позиции соотношения вновь принятых правил и других действующих норм .
М. М Орлов в своей статье убедительно показывает, что сегодняшние разработчики должны придерживаться Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота (далее-ТФТ) и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов . Автор приводит как плюсы, так и минусы ТФТ, при этом признавая их актуальность .
В еще одной статье Л. Р. Фионовой в соавторстве с Н. А. Захаровой предлагается поразмышлять над понятием жизненного цикла электронного документа, его значимостью при выборе систем электронного документооборота. Это связано с тем, что проанализированные автором системы допускают ряд ошибок в организации жизненного цикла электронных документов. Устранить эти недостатки, по мнению автора, сможет создание единого информационного пространства в области электронного документооборота и государственная информационная система электронного документооборота . Авторы возлагают большие надежды на ее их создание и внедрение .
Таким образом, изученная литература показывает, что использование электронных документов является сегодня повсеместным. При этом существуют проблемные вопросы, требующие разрешения, в том числе и обеспечение сохранности электронных документов организаций и их последующего эффективного использования на основе четких нормативов.
Объект исследования - архивное хранение электронных документов.
Предмет исследования - процесс формирования архивного фонда в части электронных документов в Акционерном обществе «Научно-исследовательский институт полупроводниковых приборов».
Цель выпускной квалификационной работы - разработать предложения по организации хранения электронных документов в архивном фонде АО «НИИПП».
Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:
1) выявить тенденции в сфере хранения электронных документов в РФ;
2) охарактеризовать технологии документационного обеспечения управления, связанные с передачей документов в архив;
3) провести диагностику системы хранения документов в АО «НИИПП».
4) подготовить проект «Правил организации хранения,
комплектования, учета электронных документов в АО «11ИИ1111».
Источниковая база диссертации включает четыре группы:
1. Федеральные нормативные акты.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ .
Данный законодательный акт создан для того, чтобы регулировать взаимодействие, связанное с хранением, комплектованием, учетом и применением документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных материалов, независимо от вида собственности, так и отношения в рамках управленческой деятельности архивным делом в Российской федерации, чтобы обеспечить интересы граждан, общества, государства.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 27 июля 2006 года №149-ФЗ . Является базовым законом информационного права и определяет нормы права, регламентирующие документирование и организацию работы с документами.
Федеральный закон «Об акционерных обществах», от 26 декабря 1995 года №208-ФЗ . Закон определяет все этапы жизненного цикла акционерного общества от создания до ликвидации, права и обязанности акционеров, а также меры по защите прав и интересов акционеров.
Федеральный закон «Об информации, электронной подписи», от 6 апреля 2011 года №63-ФЗ . Закон упорядочивает взаимодействие в сфере применения электронных подписей. Он описывает разные виды электронных подписей, которые имеют различную степень защиты и их предназначения. Также устанавливает их правовую значимость, регулирует вопросы ответственности и безопасности при использовании этих подписей.
Указ Президента РФ от 9 мая 2017 г. № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы» . Указ устанавливает цели, задачи и способы проведения внутренней и внешней политики России в области использования коммуникационных технологий. Его ключевая цель - развитие информационного общества, создание национальной цифровой экономики, гарантирование национальных интересов и выполнение приоритетных задач. Данный Указ актуализирует проблемы архивного хранения и использования электронных документов. И еще раз подчеркивает курс всей страны на цифровизацию.
2.Отраслевые нормативные документы.
Приказ Росархива от 29.04.2011 № 32 «Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности» .
Документ гарантирует единые унифицированные рекомендации по составлению списков документов для органов федеральной исполнительной власти, которые должны проходить весь цикл (создание, хранение, использование, уничтожение) в электронном формате в процессе их внутренней работы.
Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления» . Регламентирует правила для организации хранения, комплектования, учета и эксплуатации документов Архивного фонда РФ. Это касается как постоянных, так и временных документов (срок хранения которых превышает 10 лет), включая документы, относящиеся к личному составу и документы личного характера для государственных органов, органов местного самоуправления и организаций.
Приказ Федерального архивного агентства от 15.06.2020 № 69 «Об утверждении типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов» . Определяет унифицированные правила к системе передачи и хранения документов, что будет способствовать появлению и развитию единой, согласованной среды для хранения и передачи электронных документов. Это позволит улучшить и ускорить взаимодействие между учреждениями, госорганами. А также обеспечит более результативное и безопасное управление документами в электронном формате.
Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс "Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ" . Определяет сроки, в течение которых должны храниться документы акционерных обществ, что позволяет быстро находить нужные документы, а также обеспечивать сохранность наиболее важных документов.
3. Стандарты.
ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005. «Обеспечение
долговременной сохранности электронных документов», введен в действие 01.05.2013 . Предлагает концепцию для разработки стратегий и практик, применимых к электронным документам, для обеспечения их долговременного хранения, с учетом международной практики.
ИСО/ТО 17797: 2014. «Архивирование электронное. Выбор цифровой запоминающей среды для долгосрочного сохранения информации» . Помогает выбрать специализированную среду с гарантийными свойствами стабильности и надежности, с учетом повседневных потребностей в организации доступа к хранимой цифровой информации и управления информационными потоками.
ИСО/ТО 14641:2018. «Электронный документооборот. Проектирование и эксплуатация информационной системы для сохранения электронных документов. Технические условия» . Указанный стандарт включает в себя совокупность технических требований и организационных мер, которые необходимо выполнить для захвата, хранения и доступа к электронным документам. Это помогает гарантировать читаемость, целостность и возможность отслеживания электронных документов в течение необходимого периода хранения.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами», введен в действие 01.01.20202. Стандарт содержит понятия и принципы создания, ввода в систему и управления документами. В нем отражены свойства документов, характеристики документных систем, дано описание политики управления документами.
ГОСТ 54471-2011/ISO/TR 15801:2009. «Системы электронного
документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» . Стандарт помогает организациям создать условия для выполнения достоверности и надежности информации, хранящейся в электронном виде. Документ детализирует шаги по управлению документами в электронном формате от создания и до архивирования и уничтожения.
ГОСТ Р ИСО 13008-2015 «Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов» . Документ разъясняет понятия таких терминов как конверсия (преобразование документов из одного формата в другой) и миграция (перенос из одной системы хранения в другую). Это значимо с учетом постоянной смены технологий. Соблюдение процессов конверсии и миграции позволит не утратить документы, даже при смене технологий. Стандарт рекомендует фиксировать каждый шаг трансформации документа и помнить о рисках, что позволит проводить работы с электронными документами максимально безопасно.
ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» . Стандарт закрепляет определения и понятия, используемые при учете, хранении, передачи, обработки документов. Помогает избежать разночтений в терминологии и лучшему взаимодействию между ведомствами в сферах документооборота и архива.
4. Локально-нормативные акты (далее - ЛНА) АО «НИИПП».
Устав АО «НИИПП» регламентирует основные принципы работы, защищает права участников процесса, делает компанию «прозрачной» для потенциальных инвесторов. Устав является обязательным документом для акционерных обществ .
Инструкция по делопроизводству Общества устанавливает правила работы, оформления документов для всех структурных подразделений (далее - СП). Данный документ регламентирует процедуры, по которым создают, обрабатывают, обновляют и контролируют исполнение документов. Она устанавливает общие требования к оформлению реквизитов и изложению текстов. Это позволяет компании оперативно обрабатывать и своевременно исполнять документы, от чего напрямую зависит правильность управленческих решений и достижение стратегических целей.
Должностная инструкция (далее - ДИ) заведующего архивом . Стоит отметить, что данная инструкция морально устарела. В ДИ не учтен Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 27 апреля 2023 г. № 421н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по управлению документами организации» . Реальный функционал сотрудников не соответствует должностной инструкции. ДИ написана общими фразами, используется фраза «исполнять поручения руководителя», что позволяет сотрудника нагрузить любой работой. Документ не описывающий реальный функционал сотрудника, позволяющий слишком широко трактовать обязанности сотрудника, является номинальным документом.
В работе в качестве основного методологического подхода используются принципы организационного проектирования:
1) принцип единства (система хранения информации должна быть единой и взаимосвязанной. За счет этого обеспечивается прослеживание связи каждого документа с конкретным архивным делом, договором или хозяйственной операцией);
2) принцип открытости и доступности (система должна быть удобной для пользователей, быть понятной для сотрудника со средним уровнем владения компьютером);
3) принцип конфиденциальности (информация, сданная на хранение, не должна быть передана лицам, не имеющим права на доступ к ней. Этот принцип применяется как для электронного архива внутри предприятия, так и для вне офисного архива, созданного в архивном центре. Уровень доступа информации определяется для каждого пользователя индивидуально или сразу для групп пользователей);
4) принцип совместимости (предполагает, что все вновь внедренные системы согласуются (не конфликтуют) при взаимодействии с существующими системами Общества);
5) принцип надежности (сданная на хранение информация должна быть надежно защищена от кражи и потери данных. Также данный принцип предполагает создание резервных копий на случай непредвиденных сбоев в системе).
Методология исследования связана также с реализацией процессного подхода, а также методов анализа, синтеза, включенного наблюдения, графического моделирования и классификации.
В условиях стабильной внешней среды внедрение процессного подхода ведет к существенному росту эффективности. Конечной целью действий процессного подхода является устранение несовершенств существующих процессов: выявление и ликвидация разрывов в информационных потоках, перераспределение потоков ресурсов по их необходимости в процессах, рациональное распределение функций (включение в процесс недостающих операций и устранение дублирования функций), повышение качества операций. Процессно-ориентированная структура нацелена на бизнес- процессы, их эффективность и совершенствование.
Метод системного анализа дает возможность определить, как связаны между собой все элементы в системе автоматизированного электронного процесса. С его помощью можно акцентировать внимание на элементах процесса управления документов и подробно проанализировать, какие документы присутствуют на всех этапах перехода к полному электронному формату и их дальнейшее хранение.
Метод синтеза способствует соединению отдельных частей в единый целый механизм формирования фонда электронных документов.
Непосредственное участие автора ВКР как сотрудника организации в реализации исследуемого процесса, позволяет применить метод включенного наблюдения, что дает возможность увидеть скрытые, внутренние механизмы работы СП и архива Общества, оценить плюсы существующей системы, получить доступ к внутренним документам Общества.
Метод графического моделирования позволяет визуализировать процесс формирования фонда электронных документов, что делает реализацию процесса более наглядной.
Систематизировать имеющиеся данные о документах в Обществе позволит метод классификации.
Прикладная ценность данной работы выражается в заинтересованности руководства Общества к внедрению наработок, что будет способствовать оптимизации внутренних процессов. Это даст возможность сократить затраты временных и человеческих ресурсов, улучшить эффективность работы и сделать процесс более упорядоченным. А также компания получит готовый интеллектуальный продукт под свои нужды, без привлечения к его разработке действующих специалистов аппарата.
АО «НИИПП» - одно из ведущих предприятий Госкорпорации «Ростех» (объединяет важнейшие высокотехнологичные предприятия российской промышленности), один из лидеров в области разработки и создания сверхвысокочастотных-изделий и оптоэлектронных приборов инфракрасного и видимого диапазонов. На предприятии налажен полный цикл от разработки до выпуска готовых изделий. Предприятие производит радиоэлектронную продукцию гражданского назначения (светотехнику, медицинские приборы, промышленную электронику) .
Стоит отметить, что АО «НИИПП», богат не только своей историей, но и кадрами: 4 доктора наук, 23 кандидата наук, 5 аспирантов, 481 инженерно¬технический работник, что позволяет продукции быть
конкурентоспособной и достойно представлять компанию на конкурсах и выставках. В апреле 2024 года коллектив АО «11ИИ1111» одержал заслуженную победу во Всероссийском конкурсе Российского союза промышленников и предпринимателей «Флагманы бизнеса: динамика, ответственность, устойчивость - 2023» в номинации «Высокотехнологичные проекты» .
Идя в ногу со временем, Общество не может остаться в стороне от изменений, произошедших после пандемии. Трансформации коснулись всех сторон нашей жизни, в том числе и мира документооборота и архивной деятельности. В условиях карантина участникам бизнеса пришлось менять процессы согласования, подписания, передачи и хранения документов. Государство стало стремительно развивать электронный документооборот между организациями и надзорными органами.
Компания, проделавшая такой длинный исторический путь, не может существовать без документов и архива и отставать в цифровизации этой деятельности. В настоящее время в Обществе ведется смешанный документооборот, два пути поступления документов (бумажный и электронный), где большую часть составляют документы на бумажном носителе и скан-образы - более 70% от общего объема документов (Приложение А).
Электронные документы большей частью поступают от предприятий Госкорпорации «Ростех» по цифровым каналам связи. Данные документы подписываются руководителями верхнего уровня усиленной квалифицированной электронной подписью (далее - КЭП). Простая электронная подпись есть примерно у 15% руководящего состава АО «НИИПП» (Приложение А).
Актуальность данной тематики обуславливается заинтересованностью компании в цифровизации, наличием в Обществе документов, подписанных как КЭП, так и простой электронной подписью.
Формирование архивного фонда электронных документов поможет организовать быстрый поиск документов и оперативный доступ, обеспечит сохранность документов, решит вопрос о ненадлежащем качестве текущего помещения, выделенного под архив и его перегруженность, а также станет начальным этапом на пути внедрения цифрового архива в АО «НИИПП».
Важность данной тематики исследования подчеркивают исследования многих авторов. В своих статьях они рассматривают как проблемы, возникающие в процессе создания цифровых архивов, так и положительные перспективы их внедрения.
Так Н. А. Храмцовская рассматривает перспективы архивов под влиянием цифровизации государства и общества. Приводит факторы, продвигающие трансформацию, описывает сложности, с которыми сталкиваются архивы принимая на хранение электронные документы, имеющие постоянные и долговременные сроки хранения. Отмечает серьезное отставание архивной отрасли от других отраслей, отставание в законодательной базе и методической поддержке, а также сложности с кадрами способными быстро трансформироваться к новым реалиям и готовыми приобретать новые компетенции.
Уместно обратиться к работе А. К. Макаровой в которой она исследует, как в научных образовательных учреждениях США выстроено архивное хранение электронных документов. А также рассматривает возможность передачи документов в электронном формате через различные электронные средства связи.
Д. В. Ланская в своей статье рассматривает проблемы формирования Архивного фонда при трансформации программно-аппаратных платформ . Проводит анализ опыта долгосрочного хранения электронных документов в России и за рубежом. Автор говорит нам о том, что от достоверности, полноты и сохранности информации зависит функционирование, органов местного самоуправления, государственных органов, учреждений, предприятий и организаций разных видов форм собственности. Таким образом, основной задачей архивистов сегодня является обеспечение сохранности ретроспективной документной информации.
А. И. Бабкин проводит обзор текущего состояния электронного документооборота в России и дает важные рекомендации по внедрению новых технологий .
А. Р. Маликова в своей статье детально излагает основные этапы создания электронного архива организации. Разбирает сложности, возникающие при формировании электронного архива .
В своей работе А. А. Рындин предлагает систематизированное решение задачи избавления от «пыльных полок», в зависимости от потребностей организации. В статье сделан уклон на проработку электронного архива с позиции специалиста по информационным технологиям, подсвечиваются важные моменты, такие как выбор носителя информации, организация условий хранения, организация доступа к информации и системы поиска, организация пополнения информации .
М. П. Бобылева в своей статье рассматривает вопрос доверия к электронным документам, что является важным фактором в контексте их архивного сохранения. Доверие подразделяется на разные виды: психологическое, юридическое, техническое и документоведческое. Автор предлагает решить и связанные с этим сложности, в том числе какой электронной подписью формируется самое надежное доверие. При этом наличие электронной подписи не гарантирует психологическое доверие .
Работа Л. Р. Фионовой и С. А. Улановой посвящена внедрению в работу архивов «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» . Авторы акцентируют внимание на новые положения появившихся Правил в разрезе, действовавших ранее , а также с позиции соотношения вновь принятых правил и других действующих норм .
М. М Орлов в своей статье убедительно показывает, что сегодняшние разработчики должны придерживаться Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота (далее-ТФТ) и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов . Автор приводит как плюсы, так и минусы ТФТ, при этом признавая их актуальность .
В еще одной статье Л. Р. Фионовой в соавторстве с Н. А. Захаровой предлагается поразмышлять над понятием жизненного цикла электронного документа, его значимостью при выборе систем электронного документооборота. Это связано с тем, что проанализированные автором системы допускают ряд ошибок в организации жизненного цикла электронных документов. Устранить эти недостатки, по мнению автора, сможет создание единого информационного пространства в области электронного документооборота и государственная информационная система электронного документооборота . Авторы возлагают большие надежды на ее их создание и внедрение .
Таким образом, изученная литература показывает, что использование электронных документов является сегодня повсеместным. При этом существуют проблемные вопросы, требующие разрешения, в том числе и обеспечение сохранности электронных документов организаций и их последующего эффективного использования на основе четких нормативов.
Объект исследования - архивное хранение электронных документов.
Предмет исследования - процесс формирования архивного фонда в части электронных документов в Акционерном обществе «Научно-исследовательский институт полупроводниковых приборов».
Цель выпускной квалификационной работы - разработать предложения по организации хранения электронных документов в архивном фонде АО «НИИПП».
Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:
1) выявить тенденции в сфере хранения электронных документов в РФ;
2) охарактеризовать технологии документационного обеспечения управления, связанные с передачей документов в архив;
3) провести диагностику системы хранения документов в АО «НИИПП».
4) подготовить проект «Правил организации хранения,
комплектования, учета электронных документов в АО «11ИИ1111».
Источниковая база диссертации включает четыре группы:
1. Федеральные нормативные акты.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ .
Данный законодательный акт создан для того, чтобы регулировать взаимодействие, связанное с хранением, комплектованием, учетом и применением документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных материалов, независимо от вида собственности, так и отношения в рамках управленческой деятельности архивным делом в Российской федерации, чтобы обеспечить интересы граждан, общества, государства.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 27 июля 2006 года №149-ФЗ . Является базовым законом информационного права и определяет нормы права, регламентирующие документирование и организацию работы с документами.
Федеральный закон «Об акционерных обществах», от 26 декабря 1995 года №208-ФЗ . Закон определяет все этапы жизненного цикла акционерного общества от создания до ликвидации, права и обязанности акционеров, а также меры по защите прав и интересов акционеров.
Федеральный закон «Об информации, электронной подписи», от 6 апреля 2011 года №63-ФЗ . Закон упорядочивает взаимодействие в сфере применения электронных подписей. Он описывает разные виды электронных подписей, которые имеют различную степень защиты и их предназначения. Также устанавливает их правовую значимость, регулирует вопросы ответственности и безопасности при использовании этих подписей.
Указ Президента РФ от 9 мая 2017 г. № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы» . Указ устанавливает цели, задачи и способы проведения внутренней и внешней политики России в области использования коммуникационных технологий. Его ключевая цель - развитие информационного общества, создание национальной цифровой экономики, гарантирование национальных интересов и выполнение приоритетных задач. Данный Указ актуализирует проблемы архивного хранения и использования электронных документов. И еще раз подчеркивает курс всей страны на цифровизацию.
2.Отраслевые нормативные документы.
Приказ Росархива от 29.04.2011 № 32 «Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности» .
Документ гарантирует единые унифицированные рекомендации по составлению списков документов для органов федеральной исполнительной власти, которые должны проходить весь цикл (создание, хранение, использование, уничтожение) в электронном формате в процессе их внутренней работы.
Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления» . Регламентирует правила для организации хранения, комплектования, учета и эксплуатации документов Архивного фонда РФ. Это касается как постоянных, так и временных документов (срок хранения которых превышает 10 лет), включая документы, относящиеся к личному составу и документы личного характера для государственных органов, органов местного самоуправления и организаций.
Приказ Федерального архивного агентства от 15.06.2020 № 69 «Об утверждении типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов» . Определяет унифицированные правила к системе передачи и хранения документов, что будет способствовать появлению и развитию единой, согласованной среды для хранения и передачи электронных документов. Это позволит улучшить и ускорить взаимодействие между учреждениями, госорганами. А также обеспечит более результативное и безопасное управление документами в электронном формате.
Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс "Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ" . Определяет сроки, в течение которых должны храниться документы акционерных обществ, что позволяет быстро находить нужные документы, а также обеспечивать сохранность наиболее важных документов.
3. Стандарты.
ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005. «Обеспечение
долговременной сохранности электронных документов», введен в действие 01.05.2013 . Предлагает концепцию для разработки стратегий и практик, применимых к электронным документам, для обеспечения их долговременного хранения, с учетом международной практики.
ИСО/ТО 17797: 2014. «Архивирование электронное. Выбор цифровой запоминающей среды для долгосрочного сохранения информации» . Помогает выбрать специализированную среду с гарантийными свойствами стабильности и надежности, с учетом повседневных потребностей в организации доступа к хранимой цифровой информации и управления информационными потоками.
ИСО/ТО 14641:2018. «Электронный документооборот. Проектирование и эксплуатация информационной системы для сохранения электронных документов. Технические условия» . Указанный стандарт включает в себя совокупность технических требований и организационных мер, которые необходимо выполнить для захвата, хранения и доступа к электронным документам. Это помогает гарантировать читаемость, целостность и возможность отслеживания электронных документов в течение необходимого периода хранения.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами», введен в действие 01.01.20202. Стандарт содержит понятия и принципы создания, ввода в систему и управления документами. В нем отражены свойства документов, характеристики документных систем, дано описание политики управления документами.
ГОСТ 54471-2011/ISO/TR 15801:2009. «Системы электронного
документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» . Стандарт помогает организациям создать условия для выполнения достоверности и надежности информации, хранящейся в электронном виде. Документ детализирует шаги по управлению документами в электронном формате от создания и до архивирования и уничтожения.
ГОСТ Р ИСО 13008-2015 «Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов» . Документ разъясняет понятия таких терминов как конверсия (преобразование документов из одного формата в другой) и миграция (перенос из одной системы хранения в другую). Это значимо с учетом постоянной смены технологий. Соблюдение процессов конверсии и миграции позволит не утратить документы, даже при смене технологий. Стандарт рекомендует фиксировать каждый шаг трансформации документа и помнить о рисках, что позволит проводить работы с электронными документами максимально безопасно.
ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» . Стандарт закрепляет определения и понятия, используемые при учете, хранении, передачи, обработки документов. Помогает избежать разночтений в терминологии и лучшему взаимодействию между ведомствами в сферах документооборота и архива.
4. Локально-нормативные акты (далее - ЛНА) АО «НИИПП».
Устав АО «НИИПП» регламентирует основные принципы работы, защищает права участников процесса, делает компанию «прозрачной» для потенциальных инвесторов. Устав является обязательным документом для акционерных обществ .
Инструкция по делопроизводству Общества устанавливает правила работы, оформления документов для всех структурных подразделений (далее - СП). Данный документ регламентирует процедуры, по которым создают, обрабатывают, обновляют и контролируют исполнение документов. Она устанавливает общие требования к оформлению реквизитов и изложению текстов. Это позволяет компании оперативно обрабатывать и своевременно исполнять документы, от чего напрямую зависит правильность управленческих решений и достижение стратегических целей.
Должностная инструкция (далее - ДИ) заведующего архивом . Стоит отметить, что данная инструкция морально устарела. В ДИ не учтен Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 27 апреля 2023 г. № 421н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по управлению документами организации» . Реальный функционал сотрудников не соответствует должностной инструкции. ДИ написана общими фразами, используется фраза «исполнять поручения руководителя», что позволяет сотрудника нагрузить любой работой. Документ не описывающий реальный функционал сотрудника, позволяющий слишком широко трактовать обязанности сотрудника, является номинальным документом.
В работе в качестве основного методологического подхода используются принципы организационного проектирования:
1) принцип единства (система хранения информации должна быть единой и взаимосвязанной. За счет этого обеспечивается прослеживание связи каждого документа с конкретным архивным делом, договором или хозяйственной операцией);
2) принцип открытости и доступности (система должна быть удобной для пользователей, быть понятной для сотрудника со средним уровнем владения компьютером);
3) принцип конфиденциальности (информация, сданная на хранение, не должна быть передана лицам, не имеющим права на доступ к ней. Этот принцип применяется как для электронного архива внутри предприятия, так и для вне офисного архива, созданного в архивном центре. Уровень доступа информации определяется для каждого пользователя индивидуально или сразу для групп пользователей);
4) принцип совместимости (предполагает, что все вновь внедренные системы согласуются (не конфликтуют) при взаимодействии с существующими системами Общества);
5) принцип надежности (сданная на хранение информация должна быть надежно защищена от кражи и потери данных. Также данный принцип предполагает создание резервных копий на случай непредвиденных сбоев в системе).
Методология исследования связана также с реализацией процессного подхода, а также методов анализа, синтеза, включенного наблюдения, графического моделирования и классификации.
В условиях стабильной внешней среды внедрение процессного подхода ведет к существенному росту эффективности. Конечной целью действий процессного подхода является устранение несовершенств существующих процессов: выявление и ликвидация разрывов в информационных потоках, перераспределение потоков ресурсов по их необходимости в процессах, рациональное распределение функций (включение в процесс недостающих операций и устранение дублирования функций), повышение качества операций. Процессно-ориентированная структура нацелена на бизнес- процессы, их эффективность и совершенствование.
Метод системного анализа дает возможность определить, как связаны между собой все элементы в системе автоматизированного электронного процесса. С его помощью можно акцентировать внимание на элементах процесса управления документов и подробно проанализировать, какие документы присутствуют на всех этапах перехода к полному электронному формату и их дальнейшее хранение.
Метод синтеза способствует соединению отдельных частей в единый целый механизм формирования фонда электронных документов.
Непосредственное участие автора ВКР как сотрудника организации в реализации исследуемого процесса, позволяет применить метод включенного наблюдения, что дает возможность увидеть скрытые, внутренние механизмы работы СП и архива Общества, оценить плюсы существующей системы, получить доступ к внутренним документам Общества.
Метод графического моделирования позволяет визуализировать процесс формирования фонда электронных документов, что делает реализацию процесса более наглядной.
Систематизировать имеющиеся данные о документах в Обществе позволит метод классификации.
Прикладная ценность данной работы выражается в заинтересованности руководства Общества к внедрению наработок, что будет способствовать оптимизации внутренних процессов. Это даст возможность сократить затраты временных и человеческих ресурсов, улучшить эффективность работы и сделать процесс более упорядоченным. А также компания получит готовый интеллектуальный продукт под свои нужды, без привлечения к его разработке действующих специалистов аппарата.
Анализ тенденций в сфере электронного документооборота, выявил высокую степень динамизма, интенсивное развитие и внедрение в деятельность организаций IT- технологий с поддержкой государства.
Диагностика системы хранения в АО «11ИИ1111» подсветила недоработки, отставание в сфере архивной деятельности.
Формирование архивного фонда электронных документов в АО «11ИИ1111» послужит первым шагом на пути создания электронного архива Общества. Устранит разрыв, сложившийся в существующих ЛНА в архивной сфере и федеральными законами. Создание архивного фонда решит существующие проблемы и даст существенные преимущества компании: хранения документов;
оперативностью доступа из любой точки;
быстрого поиска (по атрибутам; автору; дате; содержанию и т. п.);
экономия времени на копии и тиражирование, пересылку, обмен между С1, государственными службами, банками;
возможность работы с документом нескольким операторам;
прозрачность системы прав доступа;
прозрачность этапов согласования доработки
высвобождение площадей;
возможность оперативного получения отчетов (сколько обращений, к каким документам, даты обращений);
повысит рейтинг компании в контексте всеобщей цифровизации.
Управленческий процесс формирования архивного фонда электронных документов будет задокументирован в 1равилах. Документ опишет этапы и сроки работы, поможет всем сотрудникам Общества легче адаптироваться к новым бизнес-процессам. Также Иравила учтут введенные в действие последние законодательные акты в сфере архивного хранения электронных документов.
Вовлеченность руководства АО «11ИИ1111» в процесс формирования архивного фонда будет способствовать быстрому внедрению, достаточному финансированию данного проекта.
Диагностика системы хранения в АО «11ИИ1111» подсветила недоработки, отставание в сфере архивной деятельности.
Формирование архивного фонда электронных документов в АО «11ИИ1111» послужит первым шагом на пути создания электронного архива Общества. Устранит разрыв, сложившийся в существующих ЛНА в архивной сфере и федеральными законами. Создание архивного фонда решит существующие проблемы и даст существенные преимущества компании: хранения документов;
оперативностью доступа из любой точки;
быстрого поиска (по атрибутам; автору; дате; содержанию и т. п.);
экономия времени на копии и тиражирование, пересылку, обмен между С1, государственными службами, банками;
возможность работы с документом нескольким операторам;
прозрачность системы прав доступа;
прозрачность этапов согласования доработки
высвобождение площадей;
возможность оперативного получения отчетов (сколько обращений, к каким документам, даты обращений);
повысит рейтинг компании в контексте всеобщей цифровизации.
Управленческий процесс формирования архивного фонда электронных документов будет задокументирован в 1равилах. Документ опишет этапы и сроки работы, поможет всем сотрудникам Общества легче адаптироваться к новым бизнес-процессам. Также Иравила учтут введенные в действие последние законодательные акты в сфере архивного хранения электронных документов.
Вовлеченность руководства АО «11ИИ1111» в процесс формирования архивного фонда будет способствовать быстрому внедрению, достаточному финансированию данного проекта.
