ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ИП «ПАНИЧКИНА Е.С.» 12
1.1. Характеристика индивидуального предпринимателя 12
1.2. Документирование управленческой деятельности 27
1.3. Организация работы с управленческой документацией 60
ГЛАВА 2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ИП «ПАНИЧКИНА Е.С.» 75
2.1. Переработка должностной инструкции секретаря 75
2.2. Разработка инструкции по делопроизводству 83
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 92
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 95
ПРИЛОЖЕНИЯ 103
Эффективная система делопроизводства является неотъемлемой частью организации. Документация составляет основу управления в организации и от того, насколько профессионально ведется делопроизводство и документирование управленческой деятельности, зависит эффективность и качество работы всей организации.
Актуальность исследования обусловлена тем, что эффективность и качество деятельности всей организации, независимо от ее масштабов и специфики деятельности зависит от того насколько качественно построена система работы с документацией. Ведь в процессе своей деятельности, будь то большое коммерческое предприятие, малый или средний бизнес, любые организации образуют и накапливают определенный массив документов, которыми нужно эффективно управлять.
Индивидуальным предпринимателем признается гражданин, который зарегистрирован в установленном порядке в таком качестве и осуществляет без образования юридического лица предпринимательскую деятельность, т.е. самостоятельную, на свой риск деятельность, направленную на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.
Индивидуальный предприниматель наравне с организациями должен документировать свои управленческие решения, вести общее и кадровое делопроизводство, утверждать локальные нормативные акты и издавать необходимые организационно-распорядительные документы.
Актуальность выбранной темы также обусловлена тем, что вопрос организации делопроизводства индивидуального предпринимателя недостаточно изучен и представляет собой интерес, ведь индивидуальный предприниматель является одной из самых распространенных организационно-правовых форм ведения бизнеса.
Для эффективной деятельности индивидуального предпринимателя и его успешного взаимодействия со сторонними ведомствами и учреждениями необходима четкая система документации и нормативная регламентация документационных процессов их деятельности. Проведение оргпроектного обследования ИП «Паничкина Елена Сергеевна» призвано заполнить выявленные пробелы и устранить недостатки в организации ведения делопроизводства индивидуальных предпринимателей.
Степень изученности проблемы. В процессе написания выпускной квалификационной работы использовались законодательные и нормативно- правовые акты, а также справочная и научная литература, в которых отражен значительный объем знаний, накопленный отечественными исследователями в области делопроизводства.
При написании выпускной квалификационной работы были использованы работы В.И. Андреевой , А.С. Гринберг , О.Н. Соколовой , содержащие основные понятия и терминологию, общие правила составления и оформления организационно-распорядительных документов, организацию работы с управленческими документами, их регистрацию, контроль, исполнение и хранение. В их трудах также рассмотрены правила составления организационно-распорядительной документации, номенклатуры дел и оформления дел.
В учебных пособиях М.И. Басакова, И.К. Корнеева и И.Н. Кузнецова отражено понятие службы документационного обеспечения управления, ее сущности, структуры, задач и функций. Представлены способы подготовки документации по трудовым отношениям, финансам, снабжению и быту. Их работы также рассматривают назначение и виды деловых писем, переписки и письменной корреспонденции....
При подготовке выпускной квалификационной работы была определена цель - изучить организацию делопроизводства в ИП «Паничкина Елена Сергеевна» и на основе анализа его деятельности разработать рекомендации по повышению качества и эффективности ведения делопроизводства. Данная цель достигнута, для ее реализации были решены следующие задачи:
- изучена история создания организации, ее организационно-правовая структура, правовой статус и основные направления деятельности;
- рассмотрена роль секретаря в организации делопроизводства;
- проведен анализ регламентации деятельности секретаря и ведения делопроизводства в организации;
- раскрыты основные виды управленческой документации в организации и ее состав;
- рассмотрены основные этапы работы секретаря с управленческой документацией.
В ходе изучения было выявлено, что база исследования является организацией индивидуального предпринимателя и занимается реализацией непродовольственных товаров, а именно реализацией дополнительного оборудования для автотранспортных средств. Следует также отметить, что организация ИП «Паничкина Елена Сергеевна» представляет собой сервисный центр, в задачи которого входит обслуживание автомобилей и других транспортных средств. В штатную численность организации входят такие должности, как бухгалтер, управляющий торгово-сервисным центром, секретарь, старший автоэлектрик, старший менеджер, продавцы- консультанты, автоэлектрики, кассиры и уборщики помещений. Наибольшее количество сотрудников относятся к должностям технических специалистов, имеют среднее специальное образование и стаж работы от 2 до 5 лет.
В результате анализа порядка документирования и организации документооборота можно сделать следующие выводы:
1. В организации ИП «Паничкина Елена Сергеевна» отсутствует
отдельное подразделение или отдел, отвечающий за делопроизводство. Обязанности по ведению документации возложены на секретаря и отражены в его должностной инструкции. Следует также отметить, что помимо работы с документом, секретарь также выполняет функции по организационно- техническому обеспечению административно-распорядительной
деятельности руководителя. Такая специфика деятельности секретаря во многом обусловлена небольшой штатной численностью организации и малым объемом документооборота.
2. В организации ИП «Паничкина Елена Сергеевна» централизованная система делопроизводства. Управленческую документацию организации составляют документы организационно-правового, распорядительного, информационно-справочного, отчетного, планового и договорного характера. Следует также отметить, что по сравнению с предыдущими годами, в 2018 году отмечается небольшой рост количества документов.
3. Документопотоки в организации ИП «Паничкина Елена Сергеевна» включают в себя входящую, исходящую и внутреннюю документацию. Следует отметить, что входящая документация является преобладающей, в свою очередь, процент внутренней документации достаточно мал.
В выпускной квалификационной работе были рассмотрены документы, создаваемые в результате деятельности организации ИП «Паничкина Елена Сергеевна» и был проведен их анализ на соответствие действующим нормативам и стандартам в области делопроизводства. В результате проведенного анализа были отмечены ошибки в оформлении документов и организации работы с ними. При оформлении реквизитов документов наиболее часто встречается неправильное оформление реквизита наименование организации. В документах также часто отсутствует такой реквизит, как виза согласования....
