Тема: ПРОЕКТИРОВАНИЕ МОДУЛЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО ПРОЦЕССА В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НИ ТГУ

В современных организациях одной из основных ценностей являются документные ресурсы, поскольку именно в них содержится около 80% информации, необходимой для эффективного функционирования системы управления. В последние десятилетия бумажный документооборот стремительно уступает место автоматизированным технологиям, которые позволяют обрабатывать, хранить и передавать информацию в электронном виде.
Одной из ключевых проблем в деле повышения эффективности организации документационного обеспечения образовательного процесса в НИ ТГУ является повышение уровня гибкости существующей системы (в некотором смысле, морально устаревшей) в отношении реальных и потенциальных изменений внешней и внутренней среды. Проектирование модуля документационного обеспечения образовательного процесса в системе электронного документооборота НИ ТГУ является особенно актуальным в преддверии создания единой федеральной межведомственной системы учета контингента обучающихся по основным образовательным программам и дополнительным общеобразовательным программам ГИС “Контингент” (в соответствии с планом мероприятий («дорожной картой»), утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 14 февраля 2015 г. № 236-р.). Предварительная оценка функционала разрабатываемой системы выявила невозможность предоставления данных университета с использованием ресурсов, имеющихся на настоящий момент. Поэтому возникла необходимость во внедрении дополнительного программного обеспечения, позволяющего решить эту и другие проблемы.
Настоящая работа представляет собой описание проекта автоматизации модуля документационного обеспечения образовательного процесса Национального исследовательского Томского государственного университета (Далее НИ ТГУ). По характеру проектируемых изменений данный проект относится к поддерживающим (реанимационным, реставрационным), поскольку его инициация напрямую была связана с необходимостью оперативной реакции на события внешней среды.
Основной целевой установкой проекта являлась организация внедрения платформы 1С:Университет в учебный процесс с параллельной оптимизацией основных бизнес процессов в рамках системы документационного обеспечения образовательного процесса. Реализация проекта проходила в три этапа:
1. Проведение предпроектного исследования модуля;
2. Планирование и разработка проектной документации;
3. Организация внедрения платформы 1С:Университет.
Автор работы была задействована на первом и втором этапе реализации проекта в составе рабочей экспертной группы проекта в качестве представителя организационно- методического отдела учебного управления НИ ТГУ.
НИ ТГУ, согласно Уставу, является некоммерческой организаций, созданной для достижения образовательных, научных и культурных целей, способствующих удовлетворению духовных и иных нематериальных потребностей граждан в образовании, а также в иных целях, направленных на достижение общественных благ. Учредителем университета является Российская Федерация, функции и полномочия которой осуществляет Министерство образования и науки Российской Федерации.
НИ ТГУ является юридическим лицом, созданным и действующим в соответствии с законодательством Российской Федерации, имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе. НИ ТГУ имеет круглую печать, содержащую его полное наименование на русском языке и изображением Государственного герба Российской Федерации, а также печати, штампы бланки и иные реквизиты юридического лица и товарный знак.
Управление НИ ТГУ осуществляется на основе сочетания принципов единоначалия и коллегиальности. Органами управления Университета являются: наблюдательный совет, конференция работников и обучающихся университета, ученый совет, Ректор, Президент Университета, ученые советы факультетов, международный академический совет, попечительский совет, а также студенческий совет.
В состав НИ ТГУ входят около 150 структурных подразделений, осуществляющих деятельность в различных сегментах, включая образовательный процесс. Для успешной интеграции активов в структуре, существуют единые финансовое, юридическое и прочие управления. В рамках магистерской диссертации затрагиваются только те из них, которые принимают непосредственное участие в организации и функционировании документационного обеспечения образовательного процесса....
Купить

В рамках данной работы, изучается система документационного обеспечения управления образовательным процессом Национального исследовательского Томского государственного университета.
Проведен анализ текущей ситуации в системе: исследование позволило выявить ряд проблем, главными из которых являются слабая нормативная база, отсутствие Инструкции по делопроизводству, частичное несоблюдение нормативных документов, отсутствие должностных инструкций сотрудников, а также устаревшее программное обеспечение.
Также выявлена специфика организационной и функциональной структуры данной системы, определены основные проблемные зоны, их причины, проведена оценка последствий и высказаны рекомендации по их устранению. В качестве основной характеристики системы отмечен высокий уровень влияния человеческого фактора на организацию и сопровождение документационного обеспечения образовательного процесса.
На основе аналитического исследования, определена стратегия проекта по рационализации системы документационного обеспечения образовательного процесса путем комплексной автоматизации и разработан план проекта с учетом допущений и факторов риска. В качестве решения поставленных проблем предлагается повышение эффективности работы системы путем внедрения в учебный процесс платформы 1С:Университет и проработкой организационно-методического обеспечения.
На данный момент реализация проекта находится на стадии адаптации системы к существующим бизнес процессам с параллельной рационализацией последних для устранения выявленных по результатам предпроектного обследования проблем.
Полноценный переход на платформу 1С:Университет планируется с 01 сентября 2017 года, к этому моменту в рамках системы планируется организовать учет, хранение, обработку и анализ информации об основных процессах Университета в рамках модуля документационного обеспечения образовательного процесса, в частности:
1. Зачисление в число обучающихся;
2. Организация учебного процесса;
3. Выпуск и трудоустройство выпускников;
4. Расчет и распределение нагрузки профессорско-преподавательского состава;
5. Поддержка деятельности учебно-методических отделов и деканатов, институтов и межфакультетских подразделений;
6. Организация уровневой системы подготовки (бакалавр, специалист, магистр, аспирант) на уровне учебных планов и документов государственного образца об окончании вуза;
7. Автоматизация формирования отчетности и др.
В качестве итога хотелось бы также отметить, что для обеспечения безболезненной адаптации системы документационного обеспечения образовательного процесса под изменяющиеся нужды как внутренней, так и внешней среды необходим постоянный мониторинг состояния внедряемого модуля и организация грамотно технического сопровождения системы по мере ее эксплуатации.
Купить