ПРОЕКТИРОВАНИЕ МОДУЛЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО ПРОЦЕССА В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НИ ТГУ
|
Аннотация
Введение 7
Глава 1 Предпроектное исследование документационного обеспечения образовательного процесса 15
1.1 Статический и динамический анализ документации 15
1.1.1 Общая характеристика системы ДОУ 16
1.1.2 Анализ организационных форм службы ДОУ 27
1.2 Изучение системы постановки делопроизводства 30
1.2.1 Регистрация документов 30
1.2.2 Организация контроля исполнения документов 35
1.2.3 Постановка оперативного и архивного хранения документов 37
1.2.4 Постановка справочной работы 44
1.2.5 Технология документационного обеспечения 47
1.3 Организационная и функциональная структура аппарата управления 53
Глава 2 Проект модуля документационного обеспечения образовательного процесса в системе электронного документооборота НИ ТГУ 63
2.1 Аналитическая фаза 65
2.2 Фаза планирования. 76
2.3. Аспекты реализации проекта. 88
Заключение 96
Список источников и литературы 98
Приложение А (Информационное) Образец трафаретной формы личной карточки студента 108
Приложение Б (Информационное) Образец личной карточки студента формируемой в ПАС “Абитуриент” 109
Приложение В (Информационное) Образец личной карточки студента формируемой в ПАС “Студент” 110
Приложение Г (Справочное) Анализ содержания личной карточки студента 111
Приложение Д (Информационное) Фотография хранилища Архива НИ ТГУ 114
Приложение Е (Информационное) Образец топографической карточки Архива НИ ТГУ 115
Приложение Ж (Информационное) Образец обложки журнала учета и выдачи документов из Архива
НИ ТГУ 116
Приложение 3 (Справочное) Сводная ведомость выявленных недостатков организации документационного обеспечения образовательного процесса 117
Приложение И (Справочное) Дерево проблем 120
Приложение К (Справочное) Дерево целей 121
Приложение Л (Справочное) Логико-структурная матрица 122
Введение 7
Глава 1 Предпроектное исследование документационного обеспечения образовательного процесса 15
1.1 Статический и динамический анализ документации 15
1.1.1 Общая характеристика системы ДОУ 16
1.1.2 Анализ организационных форм службы ДОУ 27
1.2 Изучение системы постановки делопроизводства 30
1.2.1 Регистрация документов 30
1.2.2 Организация контроля исполнения документов 35
1.2.3 Постановка оперативного и архивного хранения документов 37
1.2.4 Постановка справочной работы 44
1.2.5 Технология документационного обеспечения 47
1.3 Организационная и функциональная структура аппарата управления 53
Глава 2 Проект модуля документационного обеспечения образовательного процесса в системе электронного документооборота НИ ТГУ 63
2.1 Аналитическая фаза 65
2.2 Фаза планирования. 76
2.3. Аспекты реализации проекта. 88
Заключение 96
Список источников и литературы 98
Приложение А (Информационное) Образец трафаретной формы личной карточки студента 108
Приложение Б (Информационное) Образец личной карточки студента формируемой в ПАС “Абитуриент” 109
Приложение В (Информационное) Образец личной карточки студента формируемой в ПАС “Студент” 110
Приложение Г (Справочное) Анализ содержания личной карточки студента 111
Приложение Д (Информационное) Фотография хранилища Архива НИ ТГУ 114
Приложение Е (Информационное) Образец топографической карточки Архива НИ ТГУ 115
Приложение Ж (Информационное) Образец обложки журнала учета и выдачи документов из Архива
НИ ТГУ 116
Приложение 3 (Справочное) Сводная ведомость выявленных недостатков организации документационного обеспечения образовательного процесса 117
Приложение И (Справочное) Дерево проблем 120
Приложение К (Справочное) Дерево целей 121
Приложение Л (Справочное) Логико-структурная матрица 122
В современных организациях одной из основных ценностей являются документные ресурсы, поскольку именно в них содержится около 80% информации, необходимой для эффективного функционирования системы управления. В последние десятилетия бумажный документооборот стремительно уступает место автоматизированным технологиям, которые позволяют обрабатывать, хранить и передавать информацию в электронном виде.
Одной из ключевых проблем в деле повышения эффективности организации документационного обеспечения образовательного процесса в НИ ТГУ является повышение уровня гибкости существующей системы (в некотором смысле, морально устаревшей) в отношении реальных и потенциальных изменений внешней и внутренней среды. Проектирование модуля документационного обеспечения образовательного процесса в системе электронного документооборота НИ ТГУ является особенно актуальным в преддверии создания единой федеральной межведомственной системы учета контингента обучающихся по основным образовательным программам и дополнительным общеобразовательным программам ГИС “Контингент” (в соответствии с планом мероприятий («дорожной картой»), утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 14 февраля 2015 г. № 236-р.). Предварительная оценка функционала разрабатываемой системы выявила невозможность предоставления данных университета с использованием ресурсов, имеющихся на настоящий момент. Поэтому возникла необходимость во внедрении дополнительного программного обеспечения, позволяющего решить эту и другие проблемы.
Настоящая работа представляет собой описание проекта автоматизации модуля документационного обеспечения образовательного процесса Национального исследовательского Томского государственного университета (Далее НИ ТГУ). По характеру проектируемых изменений данный проект относится к поддерживающим (реанимационным, реставрационным), поскольку его инициация напрямую была связана с необходимостью оперативной реакции на события внешней среды.
Основной целевой установкой проекта являлась организация внедрения платформы 1С:Университет в учебный процесс с параллельной оптимизацией основных бизнес процессов в рамках системы документационного обеспечения образовательного процесса. Реализация проекта проходила в три этапа:
1. Проведение предпроектного исследования модуля;
2. Планирование и разработка проектной документации;
3. Организация внедрения платформы 1С:Университет.
Автор работы была задействована на первом и втором этапе реализации проекта в составе рабочей экспертной группы проекта в качестве представителя организационно- методического отдела учебного управления НИ ТГУ.
НИ ТГУ, согласно Уставу, является некоммерческой организаций, созданной для достижения образовательных, научных и культурных целей, способствующих удовлетворению духовных и иных нематериальных потребностей граждан в образовании, а также в иных целях, направленных на достижение общественных благ. Учредителем университета является Российская Федерация, функции и полномочия которой осуществляет Министерство образования и науки Российской Федерации.
НИ ТГУ является юридическим лицом, созданным и действующим в соответствии с законодательством Российской Федерации, имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе. НИ ТГУ имеет круглую печать, содержащую его полное наименование на русском языке и изображением Государственного герба Российской Федерации, а также печати, штампы бланки и иные реквизиты юридического лица и товарный знак.
Управление НИ ТГУ осуществляется на основе сочетания принципов единоначалия и коллегиальности. Органами управления Университета являются: наблюдательный совет, конференция работников и обучающихся университета, ученый совет, Ректор, Президент Университета, ученые советы факультетов, международный академический совет, попечительский совет, а также студенческий совет.
В состав НИ ТГУ входят около 150 структурных подразделений, осуществляющих деятельность в различных сегментах, включая образовательный процесс. Для успешной интеграции активов в структуре, существуют единые финансовое, юридическое и прочие управления. В рамках магистерской диссертации затрагиваются только те из них, которые принимают непосредственное участие в организации и функционировании документационного обеспечения образовательного процесса....
Одной из ключевых проблем в деле повышения эффективности организации документационного обеспечения образовательного процесса в НИ ТГУ является повышение уровня гибкости существующей системы (в некотором смысле, морально устаревшей) в отношении реальных и потенциальных изменений внешней и внутренней среды. Проектирование модуля документационного обеспечения образовательного процесса в системе электронного документооборота НИ ТГУ является особенно актуальным в преддверии создания единой федеральной межведомственной системы учета контингента обучающихся по основным образовательным программам и дополнительным общеобразовательным программам ГИС “Контингент” (в соответствии с планом мероприятий («дорожной картой»), утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 14 февраля 2015 г. № 236-р.). Предварительная оценка функционала разрабатываемой системы выявила невозможность предоставления данных университета с использованием ресурсов, имеющихся на настоящий момент. Поэтому возникла необходимость во внедрении дополнительного программного обеспечения, позволяющего решить эту и другие проблемы.
Настоящая работа представляет собой описание проекта автоматизации модуля документационного обеспечения образовательного процесса Национального исследовательского Томского государственного университета (Далее НИ ТГУ). По характеру проектируемых изменений данный проект относится к поддерживающим (реанимационным, реставрационным), поскольку его инициация напрямую была связана с необходимостью оперативной реакции на события внешней среды.
Основной целевой установкой проекта являлась организация внедрения платформы 1С:Университет в учебный процесс с параллельной оптимизацией основных бизнес процессов в рамках системы документационного обеспечения образовательного процесса. Реализация проекта проходила в три этапа:
1. Проведение предпроектного исследования модуля;
2. Планирование и разработка проектной документации;
3. Организация внедрения платформы 1С:Университет.
Автор работы была задействована на первом и втором этапе реализации проекта в составе рабочей экспертной группы проекта в качестве представителя организационно- методического отдела учебного управления НИ ТГУ.
НИ ТГУ, согласно Уставу, является некоммерческой организаций, созданной для достижения образовательных, научных и культурных целей, способствующих удовлетворению духовных и иных нематериальных потребностей граждан в образовании, а также в иных целях, направленных на достижение общественных благ. Учредителем университета является Российская Федерация, функции и полномочия которой осуществляет Министерство образования и науки Российской Федерации.
НИ ТГУ является юридическим лицом, созданным и действующим в соответствии с законодательством Российской Федерации, имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе. НИ ТГУ имеет круглую печать, содержащую его полное наименование на русском языке и изображением Государственного герба Российской Федерации, а также печати, штампы бланки и иные реквизиты юридического лица и товарный знак.
Управление НИ ТГУ осуществляется на основе сочетания принципов единоначалия и коллегиальности. Органами управления Университета являются: наблюдательный совет, конференция работников и обучающихся университета, ученый совет, Ректор, Президент Университета, ученые советы факультетов, международный академический совет, попечительский совет, а также студенческий совет.
В состав НИ ТГУ входят около 150 структурных подразделений, осуществляющих деятельность в различных сегментах, включая образовательный процесс. Для успешной интеграции активов в структуре, существуют единые финансовое, юридическое и прочие управления. В рамках магистерской диссертации затрагиваются только те из них, которые принимают непосредственное участие в организации и функционировании документационного обеспечения образовательного процесса....
В рамках данной работы, изучается система документационного обеспечения управления образовательным процессом Национального исследовательского Томского государственного университета.
Проведен анализ текущей ситуации в системе: исследование позволило выявить ряд проблем, главными из которых являются слабая нормативная база, отсутствие Инструкции по делопроизводству, частичное несоблюдение нормативных документов, отсутствие должностных инструкций сотрудников, а также устаревшее программное обеспечение.
Также выявлена специфика организационной и функциональной структуры данной системы, определены основные проблемные зоны, их причины, проведена оценка последствий и высказаны рекомендации по их устранению. В качестве основной характеристики системы отмечен высокий уровень влияния человеческого фактора на организацию и сопровождение документационного обеспечения образовательного процесса.
На основе аналитического исследования, определена стратегия проекта по рационализации системы документационного обеспечения образовательного процесса путем комплексной автоматизации и разработан план проекта с учетом допущений и факторов риска. В качестве решения поставленных проблем предлагается повышение эффективности работы системы путем внедрения в учебный процесс платформы 1С:Университет и проработкой организационно-методического обеспечения.
На данный момент реализация проекта находится на стадии адаптации системы к существующим бизнес процессам с параллельной рационализацией последних для устранения выявленных по результатам предпроектного обследования проблем.
Полноценный переход на платформу 1С:Университет планируется с 01 сентября 2017 года, к этому моменту в рамках системы планируется организовать учет, хранение, обработку и анализ информации об основных процессах Университета в рамках модуля документационного обеспечения образовательного процесса, в частности:
1. Зачисление в число обучающихся;
2. Организация учебного процесса;
3. Выпуск и трудоустройство выпускников;
4. Расчет и распределение нагрузки профессорско-преподавательского состава;
5. Поддержка деятельности учебно-методических отделов и деканатов, институтов и межфакультетских подразделений;
6. Организация уровневой системы подготовки (бакалавр, специалист, магистр, аспирант) на уровне учебных планов и документов государственного образца об окончании вуза;
7. Автоматизация формирования отчетности и др.
В качестве итога хотелось бы также отметить, что для обеспечения безболезненной адаптации системы документационного обеспечения образовательного процесса под изменяющиеся нужды как внутренней, так и внешней среды необходим постоянный мониторинг состояния внедряемого модуля и организация грамотно технического сопровождения системы по мере ее эксплуатации.
Проведен анализ текущей ситуации в системе: исследование позволило выявить ряд проблем, главными из которых являются слабая нормативная база, отсутствие Инструкции по делопроизводству, частичное несоблюдение нормативных документов, отсутствие должностных инструкций сотрудников, а также устаревшее программное обеспечение.
Также выявлена специфика организационной и функциональной структуры данной системы, определены основные проблемные зоны, их причины, проведена оценка последствий и высказаны рекомендации по их устранению. В качестве основной характеристики системы отмечен высокий уровень влияния человеческого фактора на организацию и сопровождение документационного обеспечения образовательного процесса.
На основе аналитического исследования, определена стратегия проекта по рационализации системы документационного обеспечения образовательного процесса путем комплексной автоматизации и разработан план проекта с учетом допущений и факторов риска. В качестве решения поставленных проблем предлагается повышение эффективности работы системы путем внедрения в учебный процесс платформы 1С:Университет и проработкой организационно-методического обеспечения.
На данный момент реализация проекта находится на стадии адаптации системы к существующим бизнес процессам с параллельной рационализацией последних для устранения выявленных по результатам предпроектного обследования проблем.
Полноценный переход на платформу 1С:Университет планируется с 01 сентября 2017 года, к этому моменту в рамках системы планируется организовать учет, хранение, обработку и анализ информации об основных процессах Университета в рамках модуля документационного обеспечения образовательного процесса, в частности:
1. Зачисление в число обучающихся;
2. Организация учебного процесса;
3. Выпуск и трудоустройство выпускников;
4. Расчет и распределение нагрузки профессорско-преподавательского состава;
5. Поддержка деятельности учебно-методических отделов и деканатов, институтов и межфакультетских подразделений;
6. Организация уровневой системы подготовки (бакалавр, специалист, магистр, аспирант) на уровне учебных планов и документов государственного образца об окончании вуза;
7. Автоматизация формирования отчетности и др.
В качестве итога хотелось бы также отметить, что для обеспечения безболезненной адаптации системы документационного обеспечения образовательного процесса под изменяющиеся нужды как внутренней, так и внешней среды необходим постоянный мониторинг состояния внедряемого модуля и организация грамотно технического сопровождения системы по мере ее эксплуатации.
