Документационное обеспечение деятельности муниципальных архивов Томской области (на примере Архивного отдела Администрации Томского района)
|
Аннотация 2
ВВЕДЕНИЕ 3
Глава 1 Организация и нормативно-правовое обеспечение архивного дела в Томской области 13
1.1 Краткая история развития и современная организация архивного дела на
территории Томской области 13
1.2 Нормативно-правовое регулирование архивной сферы в Российской
Федерации 16
1.3 Локальные акты, регламентирующие деятельность муниципальных
архивов Томской области 26
Глава 2 Организация и особенности делопроизводственных процессов в муниципальном архиве Томского района 35
2.1 Прием документов на архивное хранение и составление основных
учетных документов 35
2.2 Документационное сопровождение исполнения социально-правовых и
тематических запросов 45
2.3 Оптимизация делопроизводственных процессов в Архивном отделе
Томского района 52
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 56
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 59
ПРИЛОЖЕНИЕ А Архивные отделы (архивы) органов местного самоуправления Томской области 68
ПРИЛОЖЕНИЕ Б БЛОК-СХЕМА предоставления муниципальной услуги 69
ПРИЛОЖЕНИЕ В Образец оформления листа-заверителя дела 70
ПРИЛОЖЕНИЕ Г Лист-заверитель фонда Архивного отдела Томского района 71
ПРИЛОЖЕНИЕ Д Внутренняя опись 72
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж Внутренняя опись дела организации-источника комплектования Архивного отдела Томского района 73
ПРИЛОЖЕНИЕ И Образец описи дел постоянного срока хранения 74
ПРИЛОЖЕНИЕ К Образец описи дел по личному составу 75
ПРИЛОЖЕНИЕ Л Итоговая запись в описи дел постоянного хранения Архивного отдела Томского района 76
ПРИЛОЖЕНИЕ М Образец отрицательной справки Архивного отдела Томского района 77
ВВЕДЕНИЕ 3
Глава 1 Организация и нормативно-правовое обеспечение архивного дела в Томской области 13
1.1 Краткая история развития и современная организация архивного дела на
территории Томской области 13
1.2 Нормативно-правовое регулирование архивной сферы в Российской
Федерации 16
1.3 Локальные акты, регламентирующие деятельность муниципальных
архивов Томской области 26
Глава 2 Организация и особенности делопроизводственных процессов в муниципальном архиве Томского района 35
2.1 Прием документов на архивное хранение и составление основных
учетных документов 35
2.2 Документационное сопровождение исполнения социально-правовых и
тематических запросов 45
2.3 Оптимизация делопроизводственных процессов в Архивном отделе
Томского района 52
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 56
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 59
ПРИЛОЖЕНИЕ А Архивные отделы (архивы) органов местного самоуправления Томской области 68
ПРИЛОЖЕНИЕ Б БЛОК-СХЕМА предоставления муниципальной услуги 69
ПРИЛОЖЕНИЕ В Образец оформления листа-заверителя дела 70
ПРИЛОЖЕНИЕ Г Лист-заверитель фонда Архивного отдела Томского района 71
ПРИЛОЖЕНИЕ Д Внутренняя опись 72
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж Внутренняя опись дела организации-источника комплектования Архивного отдела Томского района 73
ПРИЛОЖЕНИЕ И Образец описи дел постоянного срока хранения 74
ПРИЛОЖЕНИЕ К Образец описи дел по личному составу 75
ПРИЛОЖЕНИЕ Л Итоговая запись в описи дел постоянного хранения Архивного отдела Томского района 76
ПРИЛОЖЕНИЕ М Образец отрицательной справки Архивного отдела Томского района 77
Современное российское общество находится в процессе трансформации и оптимизации исполнительной власти. Вместе с этим идет процесс развития архивного дела, в рамках которого важным звеном являются муниципальные архивы. Их появление связано с реорганизацией органов местного самоуправления в связи с принятием Конституции 1993 г. и Федерального закона «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» в 2003 г. Структура органов местного самоуправления выглядит следующим образом: представительный орган муниципального образования, глава, местная Администрация, контрольный орган и иные органы . На территории Томской области система устройства муниципального образования ничем не отличается. Если рассмотреть органы местного самоуправления одной из территориальных единиц Томской области, то они выглядят следующим образом: глава муниципального образования - мэр, представительный орган - Дума, исполнительно-распорядительный орган - Администрация, контрольно-счетный орган - Ревизионная комиссия .
Термин «Муниципальный архив» был законодательно закреплен и стал активно использоваться с 2004 г. с момента выхода Федерального закона РФ «Об Архивном деле в Российской Федерации» . Муниципальный архив - это структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов .Их основная функция - сохранение документов, создаваемых в процессе деятельности органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, а также физических лиц.
Актуальность выбранной темы заключается в том, что в муниципальных архивах страны и области сконцентрирован большой объем документов, в которых содержится
информация об истории населенных пунктов, предприятий, учреждений, о жителях и их деятельности и др. Этот архивный ресурс является важной составной частью общего информационно-документационного ресурса страны. Важно отметить, что в настоящее время муниципальные архивы имеют большую популярность и значимость для граждан Российской Федерации, особенно для лиц пенсионного возраста (в связи с пенсионной реформой в РФ 2019-2028 гг.). Количество запросов растет, а значит, объем
обрабатываемой информации тоже увеличивается. В связи с этим в муниципальных архивах трудится достаточно много архивистов. Организованность документационной деятельности и условия, при которых она осуществляется, влияют на эффективность поиска архивных документов и их обработку, исполнение поступающих запросов социально-правового характера, как в муниципальном архиве, так и в архивной системе Российской Федерации в целом. Работа с научно-справочным аппаратом, учетной документацией - важный элемент деятельности муниципальных архивов. От ее состояния зависит скорость и качество выполнения архивных операций. Кроме того, с активным внедрением цифровизации и информатизации в современном обществе, особое внимание стоит уделить электронным документам и системам оцифровки в архивных учреждениях.
Литературу по теме выпускной бакалаврской работы можно разделить на три группы. К первой из них относятся десятки книг и сотни статей, посвященных архивному делу в нашей стране, включая его теорию, историю, современное состояние. Отметим лишь некоторые из них. В общем виде архивное дело рассматривают Е. П. Киселева , Е. А. Ульянина, А.С. Якименко . Историю развития архивного дела в России авторы разделяют на несколько этапов, начиная с Киевской Руси и заканчивая современностью. Помимо этого, в учебниках есть глава о комплектовании архивов, которая содержит информацию об определении источников комплектования государственных архивов. В публикациях рассматриваются основные принципы работы государственных архивов, экспертиза ценности документов, условий их хранения, требований к зданиям и помещениям, основные учетные документы архивов.
В статье А.Н. Артизова и др. «Муниципальные архивы России: современное состояние, проблемы, перспективы развития» затрагиваются вопросы технического обеспечения муниципальных архивов. Речь идет о строительстве новых зданий для обеспечения большей площади хранения документов, создающихся в пределах муниципального образования, обеспечения условий хранения, доступа граждан к информации и т.д.
Работа Б.В. Альбрехта «Роль и место муниципальных архивов на современном этапе развития архивного дела в Российской Федерации» напоминает читателям о том, как появились муниципальные архивы, и с чем было связано изменение их статуса. Автор отмечает высокую значимость муниципальных архивов, особенно на современном этапе развития общества.
Проблему оцифровки бумажных и хранения электронных документов затрагивают С.И. Журавлев и В.В. Ермоленко вместе со И.К Стефоновичем. С. Журавлев в статье обращает внимание непосредственно на выбор оборудования для государственных и муниципальных архивов для оцифровки бумажных документов. А совместная работа Ермоленко и Стефановича «Проблемы цифровизации и инноваций в архивной деятельности» раскрывает аспекты, связанные с сохранностью уже имеющихся электронных документов, поступающих на хранение в муниципальные архивы. Особое внимание авторы уделяют юридической значимости этих документов.
Вторую группу работ составляют публикации по управленческому документоведению и документационному обеспечению управления. В статье В.Я. Янковой «Трудные случаи оформления документов» изучено самое большое количество вопросов, возникающих при оформлении документов. В работе автор утверждает, что изменения управленческой среды неизбежно приводят к изменениям в практике документирования.
Можно выделить также две публикации, в которых рассматривается вопрос о значимости документооборота в организациях. В коллективной статье И.А. Ворошиловой, В.А. Федосеева и А.М. Терехова акцентируется внимание на том, что должным образом обеспеченные условия по обработке документированной информации позволяют сократить временные и материальные затраты. В работе В.С. Баландиной «Документационное обеспечение управленческой деятельности как важный фактор эффективной работы предприятия» поднимается проблема унификации документов на предприятии и их должного оформления. Кроме этого, В.С. Баландина напоминает, что каждый управленческий документ имеет свои обязательные реквизиты, число которых ограничено. Отсутствие упорядоченной системы приводит к наличию документов низкого качества, увеличивая сроки их обработки , в том числе при приеме на архивное хранение.
Информативной является и статья В.Ф. Янковой , где отображены все изменения в законодательстве, связанные с делопроизводством в государственных органах и органах местного самоуправления. Отмечается, что теперь органы местного самоуправления, где есть единая система документооборота, могут применять единую инструкцию по делопроизводству в соответствии с недавно утвержденными Правилами делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления.
Третья группа публикаций связана с документационным обеспечением архивного дела. Так, в статьях Е.Н. Кожановой «Как передать документы в архив» и «Оформляем дела на постоянное хранение» автор раскрывает особенности оформления архивных документов для передачи их на хранение в архив. В работе подробно описаны все процедуры, выполняемые архивистом на стадии оформления дела, перечислены учетные документы, которые передаются совместно с фондами.
В. Ананьина в статье «Лист-заверитель дела» обращает внимание на важность правильного оформления такого учетного документа, лишний раз заставляя сотрудников архивов организаций задуматься о том, как необходимо выполнять работу по оформлению учетной документации.
В статье Е.Л. Полосы «Организуем исполнение запросов в архиве» раскрываются все этапы работы по исполнению социально-правовых запросов архивных учреждений, что является одной из самых основных задач. В статье описан процесс получения и обработки запроса от пользователя, алгоритм поиска необходимой информации и, конечно, особенности подготовки результата об исполнении запроса. В ее же работе «Исполнение запросов: архивная выписка и архивная копия» представлены особенности архивных документов, выдаваемых в качестве подтверждения запросов граждан. Особое внимание уделяется тем «реквизитам», которые отсутствуют в привычных для нас делопроизводственных документах.
Несмотря на обилие публикаций об архивном деле, региональные муниципальные архивы и документационное обеспечение их деятельности, вследствие своего недолгого существования, изучены пока недостаточно.
Целью ВКР является исследование организации и технологии работы с документами в муниципальных архивах Томской области (на примере Архивного отдела Администрации Томского района) для оценки ее качества и соответствия действующей нормативно-методической базе и современным технологиям.
Исходя из определения цели, были поставлены следующие задачи:
1) Охарактеризовать правовые акты, нормативно-методические документы,
регламентирующие работу муниципальных архивов Российской Федерации;
2) Выявить видовой состав документации, обеспечивающей основную
деятельность муниципальных архивов Томской области;
3) Охарактеризовать организацию документооборота в муниципальных архивах Томской области и особенности ведения архивных документов.
4) Оценить качество системы ДОУ в муниципальных архивах Томской области и её соответствие действующей нормативно-методической базе и современным технологиям.
Объектом исследования являются муниципальные архивы Томской области.
Предмет исследования - документационное обеспечение деятельности муниципальных архивов Томской области на примере архивного отдела Администрации Томского района. При этом акцент был сделан на исследовании документации, обеспечивающей основную деятельность Архивного отдела - по комплектованию, учету, хранению и использованию архивных документов.
При написании выпускной квалификационной работы применялись следующие методы исследования. При определении принадлежности муниципальных архивов к тому или иному уровню использовался метод системного анализа, который позволил отделить их от государственных архивов. Кроме того, исследование показало, что муниципальные архивы относятся к органам местного самоуправления, тем самым являясь их подсистемой/отдельным подразделением, необходимым для работы. Для исследования истории развития архивной сети на территории Томской области и поиска сведений о муниципальном устройстве ее территориальных единиц был использован исторический метод. Он нашел применение в первом разделе первой главы работы при изучении становления муниципальных архивов. Метод классификации потребовался для выделения в разные категории учетных документов и документов, являющихся результатом исполнения муниципальной услуги, разделения нормативно-правовых актов и выделения ряда архивных документов. Метод описания и сравнения нашел применение в процессе написания второй главы, где рассматриваются особенности оформления архивных документов. При рассмотрении документов, создаваемых в процессе деятельности муниципального архива, был использован метод формулярного анализа. Этот метод предполагает разбор структурированности в архивных управленческих документах, анализ дополнительных реквизитов, не использующихся в наиболее массовых управленческих документах.
Источниковой базой ВКР послужили, прежде всего, Федеральные законы РФ. Самым важным является ФЗ от 22.10.2004 № 125 - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»1. Законодательный акт регламентирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, составляющих Архивный фонд Российской Федерации и других архивных документов. Закон устанавливает порядок управления архивным делом, выделяя при этом уровни архивов и их соподчиненность. В ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления» устанавливается, что к вопросам местного самоуправления относится формирование архивных фондов поселения2.
Поскольку муниципальные архивы выполняют функции учета, комплектования, хранения и использования архивных документов, то важным нормативно-правовым документом являются «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденные приказом министерства культуры и массовых коммуникаций . Данный документ регламентирует все основные вопросы, связанные с сохранностью документов, приемом и оформлением дел на хранение. Кроме того, здесь же прописаны все действия, которые должен осуществлять архивист, например, проверка наличия и состояния архивных документов.
При определении организаций - источников комплектования государственные и муниципальные архивы должны обращаться к Методическим рекомендациям Росархива «Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов» . Здесь рассматриваются такие вопросы, как порядок определения источников, составление и ведение списков организаций-источников, где имеется примерная классификация блоков.
Отдельное внимание стоит уделить закону Томской области «Об архивном деле в Томской области» . Закон субъекта Российской Федерации регулирует полномочия государственных органов власти в сфере архивного дела в пределах области, устанавливает состав и источники комплектования архивных фондов, определят главный орган исполнительный власти в сфере архивного дела и др.
В Постановлении Администрации Томской области «Порядок ведения государственного реестра уникальных документов архивного фонда Томской области» включен перечень органов, имеющих право подать заявление на включение документа архивного фонда Томской области в Государственный реестр, зафиксированы основные требования к оформлению заявления, порядок включения документа в Государственный реестр. Отмечается, что при изменении уникального документа эти сведения вносятся и в реестр.
Положение «Об Экспертно-проверочной комиссии Департамента по культуре и туризму Томской области» определяет состав ЭПК, четко регламентирует выполняемые функции и устанавливает права. Вместе с тем, организация работы ЭПК в данном документе отсутствует.
В «Основных правилах работы архивов организаций» рассматриваются вопросы нормативно-методических документов и правила работы архивов организаций, определяющие их деятельность. Правила основаны на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами, значение которых исследуется во второй главе дипломной работы.
В 2008 году был издан «Путеводитель по архивным фондам Томского района» , который стал первым научно-справочным изданием среди муниципальных архивов. В данном путеводителе представлены сведения о составе фондов: количество единиц хранения, основные группы документов. Кроме этого, в конце справочника можно найти информацию о территориальных изменениях Томского района, что позволяет отследить, к какой территории относится тот или иной населенный пункт, ранее входивший в состав Томского района или наоборот, не входивший в него.
Таким образом, архивное дело в Российской Федерации и в ее субъектах регулируется разными уровнями нормативно-правовых актов. Чтобы раскрыть вопрос о деятельности муниципальных архивов, необходимо изучить не только нормативные акты субъекта РФ и муниципалитета, но и вышестоящие правовые документы.
Структура выпускной квалификационной работы соответствует поставленным целям и задачам, состоит из введения, двух глав, заключения, списка источников и литературы и приложений. В первой главе проанализированы все нормативно-правовые документы, регламентирующие деятельность архивного дела на территории Российской Федерации, Томской области и непосредственно в Архивном отделе Томского района. Во второй главе описаны основные делопроизводственные процессы в муниципальном архиве Томского района, выявлены наиболее часто используемые в работе документы, охарактеризованы особенности оформления управленческих архивных документов, в том числе таких массовых, как ответы на запросы граждан и организаций.
Термин «Муниципальный архив» был законодательно закреплен и стал активно использоваться с 2004 г. с момента выхода Федерального закона РФ «Об Архивном деле в Российской Федерации» . Муниципальный архив - это структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов .Их основная функция - сохранение документов, создаваемых в процессе деятельности органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, а также физических лиц.
Актуальность выбранной темы заключается в том, что в муниципальных архивах страны и области сконцентрирован большой объем документов, в которых содержится
информация об истории населенных пунктов, предприятий, учреждений, о жителях и их деятельности и др. Этот архивный ресурс является важной составной частью общего информационно-документационного ресурса страны. Важно отметить, что в настоящее время муниципальные архивы имеют большую популярность и значимость для граждан Российской Федерации, особенно для лиц пенсионного возраста (в связи с пенсионной реформой в РФ 2019-2028 гг.). Количество запросов растет, а значит, объем
обрабатываемой информации тоже увеличивается. В связи с этим в муниципальных архивах трудится достаточно много архивистов. Организованность документационной деятельности и условия, при которых она осуществляется, влияют на эффективность поиска архивных документов и их обработку, исполнение поступающих запросов социально-правового характера, как в муниципальном архиве, так и в архивной системе Российской Федерации в целом. Работа с научно-справочным аппаратом, учетной документацией - важный элемент деятельности муниципальных архивов. От ее состояния зависит скорость и качество выполнения архивных операций. Кроме того, с активным внедрением цифровизации и информатизации в современном обществе, особое внимание стоит уделить электронным документам и системам оцифровки в архивных учреждениях.
Литературу по теме выпускной бакалаврской работы можно разделить на три группы. К первой из них относятся десятки книг и сотни статей, посвященных архивному делу в нашей стране, включая его теорию, историю, современное состояние. Отметим лишь некоторые из них. В общем виде архивное дело рассматривают Е. П. Киселева , Е. А. Ульянина, А.С. Якименко . Историю развития архивного дела в России авторы разделяют на несколько этапов, начиная с Киевской Руси и заканчивая современностью. Помимо этого, в учебниках есть глава о комплектовании архивов, которая содержит информацию об определении источников комплектования государственных архивов. В публикациях рассматриваются основные принципы работы государственных архивов, экспертиза ценности документов, условий их хранения, требований к зданиям и помещениям, основные учетные документы архивов.
В статье А.Н. Артизова и др. «Муниципальные архивы России: современное состояние, проблемы, перспективы развития» затрагиваются вопросы технического обеспечения муниципальных архивов. Речь идет о строительстве новых зданий для обеспечения большей площади хранения документов, создающихся в пределах муниципального образования, обеспечения условий хранения, доступа граждан к информации и т.д.
Работа Б.В. Альбрехта «Роль и место муниципальных архивов на современном этапе развития архивного дела в Российской Федерации» напоминает читателям о том, как появились муниципальные архивы, и с чем было связано изменение их статуса. Автор отмечает высокую значимость муниципальных архивов, особенно на современном этапе развития общества.
Проблему оцифровки бумажных и хранения электронных документов затрагивают С.И. Журавлев и В.В. Ермоленко вместе со И.К Стефоновичем. С. Журавлев в статье обращает внимание непосредственно на выбор оборудования для государственных и муниципальных архивов для оцифровки бумажных документов. А совместная работа Ермоленко и Стефановича «Проблемы цифровизации и инноваций в архивной деятельности» раскрывает аспекты, связанные с сохранностью уже имеющихся электронных документов, поступающих на хранение в муниципальные архивы. Особое внимание авторы уделяют юридической значимости этих документов.
Вторую группу работ составляют публикации по управленческому документоведению и документационному обеспечению управления. В статье В.Я. Янковой «Трудные случаи оформления документов» изучено самое большое количество вопросов, возникающих при оформлении документов. В работе автор утверждает, что изменения управленческой среды неизбежно приводят к изменениям в практике документирования.
Можно выделить также две публикации, в которых рассматривается вопрос о значимости документооборота в организациях. В коллективной статье И.А. Ворошиловой, В.А. Федосеева и А.М. Терехова акцентируется внимание на том, что должным образом обеспеченные условия по обработке документированной информации позволяют сократить временные и материальные затраты. В работе В.С. Баландиной «Документационное обеспечение управленческой деятельности как важный фактор эффективной работы предприятия» поднимается проблема унификации документов на предприятии и их должного оформления. Кроме этого, В.С. Баландина напоминает, что каждый управленческий документ имеет свои обязательные реквизиты, число которых ограничено. Отсутствие упорядоченной системы приводит к наличию документов низкого качества, увеличивая сроки их обработки , в том числе при приеме на архивное хранение.
Информативной является и статья В.Ф. Янковой , где отображены все изменения в законодательстве, связанные с делопроизводством в государственных органах и органах местного самоуправления. Отмечается, что теперь органы местного самоуправления, где есть единая система документооборота, могут применять единую инструкцию по делопроизводству в соответствии с недавно утвержденными Правилами делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления.
Третья группа публикаций связана с документационным обеспечением архивного дела. Так, в статьях Е.Н. Кожановой «Как передать документы в архив» и «Оформляем дела на постоянное хранение» автор раскрывает особенности оформления архивных документов для передачи их на хранение в архив. В работе подробно описаны все процедуры, выполняемые архивистом на стадии оформления дела, перечислены учетные документы, которые передаются совместно с фондами.
В. Ананьина в статье «Лист-заверитель дела» обращает внимание на важность правильного оформления такого учетного документа, лишний раз заставляя сотрудников архивов организаций задуматься о том, как необходимо выполнять работу по оформлению учетной документации.
В статье Е.Л. Полосы «Организуем исполнение запросов в архиве» раскрываются все этапы работы по исполнению социально-правовых запросов архивных учреждений, что является одной из самых основных задач. В статье описан процесс получения и обработки запроса от пользователя, алгоритм поиска необходимой информации и, конечно, особенности подготовки результата об исполнении запроса. В ее же работе «Исполнение запросов: архивная выписка и архивная копия» представлены особенности архивных документов, выдаваемых в качестве подтверждения запросов граждан. Особое внимание уделяется тем «реквизитам», которые отсутствуют в привычных для нас делопроизводственных документах.
Несмотря на обилие публикаций об архивном деле, региональные муниципальные архивы и документационное обеспечение их деятельности, вследствие своего недолгого существования, изучены пока недостаточно.
Целью ВКР является исследование организации и технологии работы с документами в муниципальных архивах Томской области (на примере Архивного отдела Администрации Томского района) для оценки ее качества и соответствия действующей нормативно-методической базе и современным технологиям.
Исходя из определения цели, были поставлены следующие задачи:
1) Охарактеризовать правовые акты, нормативно-методические документы,
регламентирующие работу муниципальных архивов Российской Федерации;
2) Выявить видовой состав документации, обеспечивающей основную
деятельность муниципальных архивов Томской области;
3) Охарактеризовать организацию документооборота в муниципальных архивах Томской области и особенности ведения архивных документов.
4) Оценить качество системы ДОУ в муниципальных архивах Томской области и её соответствие действующей нормативно-методической базе и современным технологиям.
Объектом исследования являются муниципальные архивы Томской области.
Предмет исследования - документационное обеспечение деятельности муниципальных архивов Томской области на примере архивного отдела Администрации Томского района. При этом акцент был сделан на исследовании документации, обеспечивающей основную деятельность Архивного отдела - по комплектованию, учету, хранению и использованию архивных документов.
При написании выпускной квалификационной работы применялись следующие методы исследования. При определении принадлежности муниципальных архивов к тому или иному уровню использовался метод системного анализа, который позволил отделить их от государственных архивов. Кроме того, исследование показало, что муниципальные архивы относятся к органам местного самоуправления, тем самым являясь их подсистемой/отдельным подразделением, необходимым для работы. Для исследования истории развития архивной сети на территории Томской области и поиска сведений о муниципальном устройстве ее территориальных единиц был использован исторический метод. Он нашел применение в первом разделе первой главы работы при изучении становления муниципальных архивов. Метод классификации потребовался для выделения в разные категории учетных документов и документов, являющихся результатом исполнения муниципальной услуги, разделения нормативно-правовых актов и выделения ряда архивных документов. Метод описания и сравнения нашел применение в процессе написания второй главы, где рассматриваются особенности оформления архивных документов. При рассмотрении документов, создаваемых в процессе деятельности муниципального архива, был использован метод формулярного анализа. Этот метод предполагает разбор структурированности в архивных управленческих документах, анализ дополнительных реквизитов, не использующихся в наиболее массовых управленческих документах.
Источниковой базой ВКР послужили, прежде всего, Федеральные законы РФ. Самым важным является ФЗ от 22.10.2004 № 125 - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»1. Законодательный акт регламентирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, составляющих Архивный фонд Российской Федерации и других архивных документов. Закон устанавливает порядок управления архивным делом, выделяя при этом уровни архивов и их соподчиненность. В ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления» устанавливается, что к вопросам местного самоуправления относится формирование архивных фондов поселения2.
Поскольку муниципальные архивы выполняют функции учета, комплектования, хранения и использования архивных документов, то важным нормативно-правовым документом являются «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденные приказом министерства культуры и массовых коммуникаций . Данный документ регламентирует все основные вопросы, связанные с сохранностью документов, приемом и оформлением дел на хранение. Кроме того, здесь же прописаны все действия, которые должен осуществлять архивист, например, проверка наличия и состояния архивных документов.
При определении организаций - источников комплектования государственные и муниципальные архивы должны обращаться к Методическим рекомендациям Росархива «Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов» . Здесь рассматриваются такие вопросы, как порядок определения источников, составление и ведение списков организаций-источников, где имеется примерная классификация блоков.
Отдельное внимание стоит уделить закону Томской области «Об архивном деле в Томской области» . Закон субъекта Российской Федерации регулирует полномочия государственных органов власти в сфере архивного дела в пределах области, устанавливает состав и источники комплектования архивных фондов, определят главный орган исполнительный власти в сфере архивного дела и др.
В Постановлении Администрации Томской области «Порядок ведения государственного реестра уникальных документов архивного фонда Томской области» включен перечень органов, имеющих право подать заявление на включение документа архивного фонда Томской области в Государственный реестр, зафиксированы основные требования к оформлению заявления, порядок включения документа в Государственный реестр. Отмечается, что при изменении уникального документа эти сведения вносятся и в реестр.
Положение «Об Экспертно-проверочной комиссии Департамента по культуре и туризму Томской области» определяет состав ЭПК, четко регламентирует выполняемые функции и устанавливает права. Вместе с тем, организация работы ЭПК в данном документе отсутствует.
В «Основных правилах работы архивов организаций» рассматриваются вопросы нормативно-методических документов и правила работы архивов организаций, определяющие их деятельность. Правила основаны на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами, значение которых исследуется во второй главе дипломной работы.
В 2008 году был издан «Путеводитель по архивным фондам Томского района» , который стал первым научно-справочным изданием среди муниципальных архивов. В данном путеводителе представлены сведения о составе фондов: количество единиц хранения, основные группы документов. Кроме этого, в конце справочника можно найти информацию о территориальных изменениях Томского района, что позволяет отследить, к какой территории относится тот или иной населенный пункт, ранее входивший в состав Томского района или наоборот, не входивший в него.
Таким образом, архивное дело в Российской Федерации и в ее субъектах регулируется разными уровнями нормативно-правовых актов. Чтобы раскрыть вопрос о деятельности муниципальных архивов, необходимо изучить не только нормативные акты субъекта РФ и муниципалитета, но и вышестоящие правовые документы.
Структура выпускной квалификационной работы соответствует поставленным целям и задачам, состоит из введения, двух глав, заключения, списка источников и литературы и приложений. В первой главе проанализированы все нормативно-правовые документы, регламентирующие деятельность архивного дела на территории Российской Федерации, Томской области и непосредственно в Архивном отделе Томского района. Во второй главе описаны основные делопроизводственные процессы в муниципальном архиве Томского района, выявлены наиболее часто используемые в работе документы, охарактеризованы особенности оформления управленческих архивных документов, в том числе таких массовых, как ответы на запросы граждан и организаций.
Краткая историческая справка об истории архивного дела на территории Томской области и в Российской Федерации, показала, что процесс становления и функционирования данной отрасли имеет очень длинную историю, на протяжении которой архивисты сталкивались с множеством трудностей. В настоящее время на территории Томской области действует два областных архива: Государственный архив Томской области (ГАТО) и Центр документации новейшей истории (ЦДНИ ТО); двадцать муниципальных архивов . Исполнительным органом государственной власти в сфере архивного дела является Комитет по делам архивов Департамента по культуре и туризму Томской области.
Существующая законодательная и нормативная база строго регламентирует процессы работы с архивной документацией. Сейчас действует большое количество Федеральных законов, федеральных органов исполнительной власти и муниципальных органов власти, правил и методических рекомендаций. Важную роль имеют ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации», который является основополагающим для всех архивных учреждений, и «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», разработанные министерством культуры с целью унификации и систематизации архивных процессов.
На основе проведенного исследования, можно сделать ряд выводов. Архивный отдел Томского района действует на основании Положения об Архивном отделе Управления Делами Администрации Томского района. Помимо федеральных законов, деятельность муниципального архива регламентируется постановлениями и распоряжениями администрации Томского района. Архивный отдел осуществляет работу по взаимодействию с органами местного самоуправления, учреждениями и организациями Томского района, гражданами и другими общественными организациями.
В процессе деятельности муниципальный архив Томского района взаимодействует с гражданами, организациями и государственными учреждениями. К исходящим документам относятся архивные справки, архивные выписки, архивные копии, письма об отказе в предоставлении муниципальной услуги и некоторые другие. К входящей документации относятся запросы в виде заявлений граждан и писем от организаций. Эти две группы документов проходят процесс регистрации, запись о поступлении которых фиксируется в журналах и специализированной программе.
Прием граждан осуществляет начальник отдела в дни приема согласно графику. Специалисты отдела занимаются исполнением запросов, результатом которых является изготовление архивных справок, копий и выписок. Кроме этого, специалистами осуществляется прием документов на государственное хранение. Дела, передаваемые на архивное хранение, должны сопровождаться соответствующими документами. Кроме сопроводительной документации, обращается внимание на оформление самого дела: обложка дела, внутренняя опись, лист-заверитель, оформление которых оставляет желать лучшего.
При изготовлении архивных справок, копий и выписок, стоит заметить, что их оформление отличается от оформления наиболее массовых управленческих документов. Так, сотрудники Архивного отдела Томского района вносят сведения об источнике, откуда была взята эта информация, в качестве достоверности предоставляемых сведений. После того, как запрос подготовлен, начальник отдела подписывает / заверяет эти документы. Так они приобретают юридическую силу.
В квалификации сотрудников муниципального районного архива можно не сомневаться, даже исходя из того, что всего один человек из 7 имеет документоведческое образование. Несмотря на это, делопроизводственные процессы в отделе стоит оценить как находящиеся на высоком уровне.
Исследование вопросов комплектования и учета архивных документов позволило сделать вывод, что особое внимание стоит уделять оформлению дел при принятии их на хранение. В частности, не всегда архивистами отдела Администрации Томского района замечаются такие мелочи, как правильно оформленный лист-заверитель дела. В связи с этим необходимо проводить методическую работу с организациями-источниками комплектования. Кроме этого, поступившая опись дел после проверки экспертно-проверочной комиссией Департамента культуры и туризма Томской области может также иметь ряд недочетов: одни и те же даты у дел с одинаковыми заголовками, одинаковые порядковые номера и т.д. Это можно объяснить человеческим фактором.
Стоит отметить, что процессы комплектования, учета, хранения и использования архивных документов в Архивном отделе Томского района в целом соответствуют действующей нормативно-методической базе, за исключением некоторых нюансов. Муниципальной архив в своей работе полностью руководствуется Федеральными законами, Правилами работы архивов организаций, локальными нормативными документами.
Помимо этого, был выделен ряд проблем и трудностей в работе Архивного отдела Томского района. Одной из них является отсутствие квалифицированных сотрудников в архивах организаций-источников комплектования муниципального архива. В результате в муниципальный архив передаются не всегда должным образом оформленные дела на временное и постоянное хранение. Сотрудники отдела не в силах контролировать эти процессы. Другая проблема заключается в отсутствии необходимой материально-технической оснащенности муниципального архива. Это является важным, поскольку количество запросов растет, поиск бумажных документов занимает много времени. Наличие базы с частично оцифрованной документацией позволяет ускорить данные процессы. Но в связи с тем, что техника, установленная для оцифровки в Архивном отделе Томского района, не позволяет работать с документами, физическое состояние которых оставляет желать лучшего, требуется более удобное и дорогое техническое оснащение.
В своей работе Архивный отдел активно применяет программные средства, позволяющие осуществлять деятельность с наибольшей скоростью. Так, специалисты используют следующие программы:
1) Vip Net;
2) Архивный фонд;
3) Учет обращений граждан и организаций.
Использование данных программ позволяет автоматизировать некоторые из процессов работы, например, составление отчетов об исполнении обращений. Кроме этого, VipNet позволяет реализовать межведомственный электронный документооборот между Архивным отделом Томского района и Пенсионным Фондом Российской Федерации, что значительно экономит временные ресурсы.
В целом, проведенное исследование показало, что основные делопроизводственные процессы в Архивном отделе Томского района находятся на достаточно высоком уровне, соответствуют действующей нормативно-методической базе. Однако для повышения эффективности использования архивных документов органы местного самоуправления, в частности Администрация Томского района, нуждаются в развитии компьютерного парка, совершенствовании его архивного программного обеспечения. Количество программных средств в Архивном отделе Администрации является небольшим. Совершенствование отдельных процессов, более широкое использование современных компьютерных технологий позволит повысить эффективность работы с документами в муниципальных архивах Томской области.
Существующая законодательная и нормативная база строго регламентирует процессы работы с архивной документацией. Сейчас действует большое количество Федеральных законов, федеральных органов исполнительной власти и муниципальных органов власти, правил и методических рекомендаций. Важную роль имеют ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации», который является основополагающим для всех архивных учреждений, и «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», разработанные министерством культуры с целью унификации и систематизации архивных процессов.
На основе проведенного исследования, можно сделать ряд выводов. Архивный отдел Томского района действует на основании Положения об Архивном отделе Управления Делами Администрации Томского района. Помимо федеральных законов, деятельность муниципального архива регламентируется постановлениями и распоряжениями администрации Томского района. Архивный отдел осуществляет работу по взаимодействию с органами местного самоуправления, учреждениями и организациями Томского района, гражданами и другими общественными организациями.
В процессе деятельности муниципальный архив Томского района взаимодействует с гражданами, организациями и государственными учреждениями. К исходящим документам относятся архивные справки, архивные выписки, архивные копии, письма об отказе в предоставлении муниципальной услуги и некоторые другие. К входящей документации относятся запросы в виде заявлений граждан и писем от организаций. Эти две группы документов проходят процесс регистрации, запись о поступлении которых фиксируется в журналах и специализированной программе.
Прием граждан осуществляет начальник отдела в дни приема согласно графику. Специалисты отдела занимаются исполнением запросов, результатом которых является изготовление архивных справок, копий и выписок. Кроме этого, специалистами осуществляется прием документов на государственное хранение. Дела, передаваемые на архивное хранение, должны сопровождаться соответствующими документами. Кроме сопроводительной документации, обращается внимание на оформление самого дела: обложка дела, внутренняя опись, лист-заверитель, оформление которых оставляет желать лучшего.
При изготовлении архивных справок, копий и выписок, стоит заметить, что их оформление отличается от оформления наиболее массовых управленческих документов. Так, сотрудники Архивного отдела Томского района вносят сведения об источнике, откуда была взята эта информация, в качестве достоверности предоставляемых сведений. После того, как запрос подготовлен, начальник отдела подписывает / заверяет эти документы. Так они приобретают юридическую силу.
В квалификации сотрудников муниципального районного архива можно не сомневаться, даже исходя из того, что всего один человек из 7 имеет документоведческое образование. Несмотря на это, делопроизводственные процессы в отделе стоит оценить как находящиеся на высоком уровне.
Исследование вопросов комплектования и учета архивных документов позволило сделать вывод, что особое внимание стоит уделять оформлению дел при принятии их на хранение. В частности, не всегда архивистами отдела Администрации Томского района замечаются такие мелочи, как правильно оформленный лист-заверитель дела. В связи с этим необходимо проводить методическую работу с организациями-источниками комплектования. Кроме этого, поступившая опись дел после проверки экспертно-проверочной комиссией Департамента культуры и туризма Томской области может также иметь ряд недочетов: одни и те же даты у дел с одинаковыми заголовками, одинаковые порядковые номера и т.д. Это можно объяснить человеческим фактором.
Стоит отметить, что процессы комплектования, учета, хранения и использования архивных документов в Архивном отделе Томского района в целом соответствуют действующей нормативно-методической базе, за исключением некоторых нюансов. Муниципальной архив в своей работе полностью руководствуется Федеральными законами, Правилами работы архивов организаций, локальными нормативными документами.
Помимо этого, был выделен ряд проблем и трудностей в работе Архивного отдела Томского района. Одной из них является отсутствие квалифицированных сотрудников в архивах организаций-источников комплектования муниципального архива. В результате в муниципальный архив передаются не всегда должным образом оформленные дела на временное и постоянное хранение. Сотрудники отдела не в силах контролировать эти процессы. Другая проблема заключается в отсутствии необходимой материально-технической оснащенности муниципального архива. Это является важным, поскольку количество запросов растет, поиск бумажных документов занимает много времени. Наличие базы с частично оцифрованной документацией позволяет ускорить данные процессы. Но в связи с тем, что техника, установленная для оцифровки в Архивном отделе Томского района, не позволяет работать с документами, физическое состояние которых оставляет желать лучшего, требуется более удобное и дорогое техническое оснащение.
В своей работе Архивный отдел активно применяет программные средства, позволяющие осуществлять деятельность с наибольшей скоростью. Так, специалисты используют следующие программы:
1) Vip Net;
2) Архивный фонд;
3) Учет обращений граждан и организаций.
Использование данных программ позволяет автоматизировать некоторые из процессов работы, например, составление отчетов об исполнении обращений. Кроме этого, VipNet позволяет реализовать межведомственный электронный документооборот между Архивным отделом Томского района и Пенсионным Фондом Российской Федерации, что значительно экономит временные ресурсы.
В целом, проведенное исследование показало, что основные делопроизводственные процессы в Архивном отделе Томского района находятся на достаточно высоком уровне, соответствуют действующей нормативно-методической базе. Однако для повышения эффективности использования архивных документов органы местного самоуправления, в частности Администрация Томского района, нуждаются в развитии компьютерного парка, совершенствовании его архивного программного обеспечения. Количество программных средств в Архивном отделе Администрации является небольшим. Совершенствование отдельных процессов, более широкое использование современных компьютерных технологий позволит повысить эффективность работы с документами в муниципальных архивах Томской области.
Подобные работы
- ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВА АДМИНИСТРАЦИИ ДЗУН-ХЕМЧИКСКОГО РАЙОНА РЕСПУБЛИКИ ТЫВА
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 5970 р. Год сдачи: 2016 - ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В АДМИНИСТРАЦИИ АСИНОВСКОГО ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ
Бакалаврская работа, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4700 р. Год сдачи: 2016