Организация и технологии комплектования архива Национального исследовательского Томского государственного университета (НИ ТГУ)
|
Аннотация 2
ВВЕДЕНИЕ 3
1 Теоретические основы и нормативно-правовая база комплектования архивов 16
1.1. Теоретические и организационные основы комплектования архивов 16
1.2. Нормативная база, регулирующая архивное дело и его основные направления 24
1.3. Проблема комплектования архивов электронными документами 29
2 Комплектование ведомственного архива Национального исследовательского
Томского государственного университета 38
2.1. Нормативно-правовые документы Национального исследовательского Томского государственного университета, регулирующие работу архива... 38
2.2. Процесс комплектования архива НИ ТГУ и возможности его оптимизации 43
Заключение 57
Список использованных источников и литературы 59
Приложение А 68
ВВЕДЕНИЕ 3
1 Теоретические основы и нормативно-правовая база комплектования архивов 16
1.1. Теоретические и организационные основы комплектования архивов 16
1.2. Нормативная база, регулирующая архивное дело и его основные направления 24
1.3. Проблема комплектования архивов электронными документами 29
2 Комплектование ведомственного архива Национального исследовательского
Томского государственного университета 38
2.1. Нормативно-правовые документы Национального исследовательского Томского государственного университета, регулирующие работу архива... 38
2.2. Процесс комплектования архива НИ ТГУ и возможности его оптимизации 43
Заключение 57
Список использованных источников и литературы 59
Приложение А 68
Хранение документов всегда принадлежало к числу первостепенных задач, связанных с обработкой информации. Согласно ГОСТу Р 7.0.8-2013, хранением документов является «организация рационального размещения и обеспечения сохранности документов»1. В связи с этим часто возникают вопросы, касающиеся ценности документов, времени их использования и дальнейшего их сохранения или несохранения. Первоначально документы хранились в библиотеках. Но со временем произошла дифференциация социальных институтов, благодаря которой документы стали храниться в разных организациях.
Существуют разные виды хранения документов: постоянного срока и временного. Документы с постоянным сроком хранения концентрируются в государственных и муниципальных архивах, а временного - в организациях, где были созданы. В свою очередь, документация может храниться как в структурном подразделении, так и в архиве учреждения, предприятия. Хранение документов выступает одним из направлений деятельности, объединяемых понятием «архивное дело». Согласно ГОСТу Р 7.0.8-2013, под архивным делом понимается «деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов» .
Важнейшая роль в архивном деле отводится комплектованию. Под комплектованием понимается «систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем, т.е. в соответствии с установленным для данного архива составом документов, который определяется на основании признаков классификации документов Архивного фонда Российской Федерации» . Следовательно, комплектование - это передача документов на долговременное или постоянное хранение. Таким образом, документация из структурных подразделений передается в архив организации (ведомственный) и/или в государственный архив, который на это имеет соответствующее право принятия.
Национальный исследовательский Томский государственный университет (НИ ТГУ, ТГУ) имеет собственный архив. К данному моменту в ведомственном архиве хранятся: документы по личному составу (дела выбывших студентов и сотрудников университета), приказы (по основной деятельности, личному составу студентов и сотрудников (отдельно друг от друга), научно-исследовательской части), штатные расписания, протоколы заседаний университетских комиссий, бухгалтерская документация, учебные программы. При этом в ВУЗе сложилась своя специфика в области комплектования архива. Так, например, основную часть архивного фонда ТГУ составляют документы по студентам, которые закончили ВУЗ или были отчислены. Последними в архив поступили дела окончивших студентов за 2022 год. При этом крайней датой дел отчисленных студентов является 2017 год. Оба варианта противоречат существующей нормативной базе Российской Федерации. Согласно «Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российский Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» личные дела, к которым относятся дела студентов, должны быть переданы в архив «не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве»1. Следовательно, в архив должны быть переданы дела за 2019-2021 годы. Отсюда вытекает вопрос: каким образом в архив университета передаются дела студентов?
Наряду с этим вопросом встаёт другой, связанный с документами НИ ТГУ, имеющими постоянный срок хранения. Такая документация должна отправляться в иные архивы, имеющие право их принятия и дальнейшего сохранения. Раньше университет был источником комплектования Государственного архива Томской области (Г АТ О). Согласно Путеводителю , в ГАТО хранятся документы ТГУ с 1888 по 1996 годы. Соответственно, и более поздняя документация постоянного срока хранения должна передаваться в упомянутый архив. Однако в законе Томской области от 11 ноября 2005 года указано, что «источниками формирования архивных фондов Томской области являются органы государственной власти Томской области, иные государственные органы Томской области; организации Томской области, в том числе государственные архивы Томской области, музеи, библиотеки Томской области» . При этом НИ ТГУ является подведомственной организацией Министерства науки и высшего образования Российской Федерации1. Следовательно, в настоящее время университет не является источником комплектования архивов Томской области. Более того, архив ТГУ никуда не передавал документы постоянного срока хранения, начиная с 1997 года. Отсюда вытекают вопросы: источником комплектования какого архива является ТГУ и в чём заключается разница между передачей документов в ведомственный архив и в государственный?
Кроме того, в Национальном исследовательском Томском государственном университете существует проблема соотношения между бумажным и электронным документооборотом. Как и в других высших учебных заведениях, в университете происходит постоянный обмен информацией, в первую очередь, между преподающими и учащимися. Однако в таких учреждениях, как и в любых других организациях, существует документация, связанная с финансовой деятельностью, трудовыми взаимоотношениями, административными связями. При этом каждой стороне необходимо фиксировать полученную нужную информацию на материальном носителе. Какой же материальный носитель, а следовательно, какую форму документа нужно использовать для дальнейшей сохранности ценной информации? Здесь немаловажную роль сыграли условия пандемии. Например, в ТГУ до весны 2022 года был введён смешанный формат. Связь между преподавателями и учащимися, сотрудниками разных факультетов и институтов, руководством и подчинёнными людьми в основном можно было наладить только с помощью машин и специальных технологий. Поэтому в дистанционном режиме легче было использовать электронные документы. Однако в архив университета поступают документы только на бумажном носителе. Сотрудники архива пользуются техникой в случае создания и регистрации справок или для ознакомления с недавно утверждёнными локально-нормативными документами, регулирующими архивное дело в университете. Отсюда вытекает вопрос: какие условия необходимо создать в архиве, чтобы в дальнейшем он мог пополняться электронной документацией?
Комплектование в широком понятии рассматривается во многих учебных пособиях в области документоведения и архивного дела. Например, в своём учебнике Н.Б. Зиновьева рассматривает комплектование как «планомерный отбор и приобретение документов, отвечающих указанным требованиям» . Она отмечает, что данный процесс важен, потому что он помогает эффективно работать с «упорядоченными собраниями документов, подобранных по какому-либо признаку». Е.А. Ульянина и А.С. Якименко рассматривают комплектование как «одну из основных задач и функций архивов»1. Авторы дают определение данному процессу и нормативную документацию, его характеризующую. Однако больше внимания уделяется комплектованию государственных архивов, потому что, по мнению авторов, оно является «более сложным». В своих лекциях Е.М. Бурова и И.Е. Ромашин пишут о важности как всего архивоведения, так и комплектования как одного из элементов архивного дела . Они напоминают читателю, что «современное архивоведение, как это ни покажется странным для непосвященных, является достаточно динамично развивающейся дисциплиной в современной России». В то же время авторы освещают проблему комплектования и экспертизы ценности документов. Они пишут: «От правильного решения этой проблемы во многом зависит, что мы оставим в наследство нашим потомкам в составе документального наследия, в т.ч. в составе Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ).
Важнейшими для изучения темы оказались статьи, в которых авторы не используют термин «комплектование», однако то, о чём они пишут, напрямую с ним связано. Так, например, Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству в своей статье «Инструкция по хранению документов: разработка и ведение номенклатуры дел» детально описывает процесс создания проекта номенклатуры, его согласования и утверждения в организации. Номенклатура определяет сроки хранения документов в организации, вследствие чего играет важную роль при передаче документов в архив. В другой статье «Номенклатура дел от А до Я» она также указывает на порядок работы с номенклатурой дел, пишет о процессе передачи номенклатуры в структурные подразделения и дальнейшее закрытие в использовании такого документа. В ещё одной статье Е.Н. Кожанова описывает процесс работы с номенклатурой в декабре и её возможную корректировку для дальнейшего использования . Похожая проблематика прослеживается в статье архивиста Е.А. Кошелевой .
Процесс комплектования также связан с формированием дел и их последующей передачей в архив. Последний вариант и является комплектованием, потому что архив получает новые документы для хранения. Про подготовку дел для передачи в архив писали те же Е.Н. Кожанова и Е.А. Кошелева1. Они описали весь процесс подготовки, начиная с группировки документов в дела и заканчивая их переносом в архив и составление необходимой документации (описей и научно-справочного аппарата к ним). Отдельно Е.А. Кошелева прописывает действия по передаче корреспонденции на хранение. При этом она опирается на Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» . Также в статье из Справочника секретаря и офис-менеджера были представлены правила написания Инструкции по подготовке и передаче документов в архив . В статье был дан пример такой инструкции.
Кроме того, Е.Н. Кожанова и Е.А. Кошелева писали о проведении экспертизы ценности документов и уничтожении документации. Данные действия связаны с комплектованием архива. Ведь те документы, которые в соответствии с экспертизой были признаны имеющими необходимую для сохранения информацию, отправляются не на уничтожение, а на дальнейшее хранение в архив на постоянной или долговременной, свыше 10 лет, основе. Е.Н. Кожанова рассматривает как создание и работу экспертной комиссии, так и сам процесс отбора документов на хранение или уничтожение. Отдельно у неё есть статья про оценку и отправку электронных документов на дальнейшее хранение или уничтожение . Об экспертной комиссии писала и Е.А. Кошелева. Однако она рассматривает её только со стороны уничтожения документов. При этом автор тщательно описывает элементы акта, который создаётся в процессе уничтожения1. Кроме того, в Справочнике секретаря и офис-менеджера подробно описан процесс отбора документов и дальнейшее их уничтожение после решения экспертной комиссии . Отдельно в Справочнике рассматривается процесс экспертизы ценности документов . При этом освещаются разные ситуации, где данный процесс необходимо проводить: в делопроизводстве, в архиве и в самой организации. Кроме того, в Справочнике пишут о процессе уничтожения документов . В статье приводятся три способа уничтожения с описанием достоинств и недостатков каждого.
Зарубежные специалисты тоже отмечают важность в правильной передаче документов в архив. Так, например, Kendra Whitaker Yates, специалист правительственного учреждения Utah Division of Archives and Records Service, в своём выступлении рассматривает процедуру передачи документов . В первую очередь, в структурных подразделениях необходимо дать каждому документу определённый неповторяющийся номер. Далее в подразделениях необходимо подготовить коробки, в которых в дальнейшем будут складываться документы для передачи. Затем документация упорядочивается и формируется. Конечным этапом является упаковка документов и наклеивание специальных этикеток на коробки. Исходя из вышеописанного можно сказать, что опыт отечественных и зарубежных организаций во многом схож. Кроме того, Kendra Whitaker Yates также не использует термин «комплектования архивов», хотя является специалистом в архивном деле.
Во всех указанных выше статьях авторы рассматривали комплектование с точки зрения внешнего специалиста, который передаёт документацию в архив. Но есть статьи, в которых те же самые процессы описываются с точки зрения архивиста. Так, например, С.В. Тиханович, начальник отдела комплектования Российского государственного архива научно-технической документации, рассматривает комплектование как одну из основных функций архива. Она отмечает необходимость в использовании номенклатуры дел, а также в правильном оформлении документов, передаваемых в архив 1 . Н.А. Храмцовская рассматривает комплектование архива как один из обыденных процессов в организации . Она указывает на требования, которые необходимо выполнять при приёме новых документов. Здесь указано и про экспертную комиссию, и про номенклатуру дел, а также про акты о передаче дел. Однако при этом она замечает, что на первых порах необходимо принимать «всё, что дадут». А это может затруднить оперативную работу с документами со стороны сотрудников. Стоит отметить, что, в отличие от С.В. Тиханович, которая использует термин «комплектование» в значении пополнения архива новыми документами, Н.А. Храмцовская использует данный термин наряду с «хранением» при описании видов «упаковки документов»: папки типа «Корона» и переплёты. Е.А. Кошелева описывает процесс комплектования в случае, если организация - источник документов, должна быть ликвидирована. Она отдельно выделяет экспертизу ценности дел, оформление документов, составление описей. При этом функции экспертной комиссии берёт на себя ликвидационная. Е.А. Кошелева также не использует термин «комплектование». Вместо этого она использует «передача на хранение» .
Отдельно стоит упомянуть статьи, где было написано не об архиве, а о сотруднике, функции которого связаны с деятельностью архивиста. Например, Е.А. Кожанова описывает ситуацию, когда в организации нет архива, а все документы хранятся в структурных подразделениях. Для этого, в первую очередь, необходимо отделить документы временного срока хранения от документов с постоянным сроком (функция экспертной комиссии), разработать и использовать номенклатуру дел, правильно производить уничтожение документов .
Таким образом, комплектование архива в данных статьях преимущественно рассматривается не целостно, а частично. При этом сам термин «комплектование» авторами не используется.
Помимо описания операций по работе с документами, влияющих и входящих в процесс комплектования, существуют также пояснения к нормативной документации, которая связана с данным процессом. Так, например, В.Ф. Янковая, доцент РГГУ, кандидат исторических наук отвечает на вопросы, связанные с применением Перечня документов со сроками их хранения1. В частности, она пишет об изменениях в локальной документации в связи с Перечнем и проясняет термин «постоянное хранение» в случаях, когда организация не является источником комплектования. Подобные разъяснения даёт Н.А. Храмцовская в своей статье . Однако она освещает в целом сложившуюся нормативную базу в сфере хранения электронных документов. Н.А. Храмцовская также упоминает о проблемах, которые решены частично или ещё далеки от этого.
Другая группа статей, связанная с комплектованием, относится к практическому опыту, накопленному в архивах различных регионов Российской Федерации, а также в других странах . Так, например, Г.В. Скорочкина приводит выводы, полученные после анализа сформированных списков организаций, являющихся источниками комплектования архивов Приволжского федерального округа с 2016 года и их показателях. Н.С. Кононова пишет о политике Digital strategy (Цифровая стратегия), используемой в Национальном архиве Великобритании. Политика подразумевает работу с электронными документами для дальнейшей передачи их в архив. Для этого они оцениваются, отбираются и формируются. То же самое характерно и для документов в России. Оценка и отбор происходит при работе экспертной комиссии, а формирование - при работе в структурных подразделениях. Однако в нашей стране чаще так работают с документами на бумажном носителе.
Отдельно стоит сказать об общей проблеме отечественных и зарубежных архивов - комплектование электронными документами. Во многих европейских странах данная проблема была решена частично. Как пишут Д.В. Ланская и Е.С. Яковлева, «актуальной задачей для французских архивистов является комплектование архивов веб-сайтами» 1 . Вследствие того, что количество сайтов в настоящее время неизмеримо, во Франции с учётом специальных критериев было предложено отбирать сайты для дальнейшего хранения роботом «Эритрикс». В Эстонии был создан специальный Универсальный модуль архивирования (Universal Archiving Module), в который организации - источники комплектования, отправляют в архивы свою документацию. Тем самым в стране существует единый модуль для передачи электронных документов на хранение с одного места в другое.
Однако есть страны, в которых проблема комплектования ещё не решена. Согласно А.Е. Рыбакову, сотруднику Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, в Республике Беларусь планируется урегулировать процесс передачи электронных документов на государственном уровне . Для этого, в первую очередь, необходимо создать Интернет-портал между организациями - источниками комплектования, и государственными архивами. Далее необходимо оборудовать централизованные хранилища для электронных документов, которые будут созданы на основе облачных пространств. Последним этапом является налаживание автоматической системы проверки документов и их отправки в специальное хранилище. При этом, как пишет сам автор, необходимо решить ряд существующих проблем: неполное оснащение техническими и программными средствами организаций - источников комплектования и архивов; отсутствие элемента, определяющего подлинность и достоверность электронного документа на постоянной основе; отсутствие закреплённых в нормативной базе страны условий хранения электронной документации; не проработанность в вопросе о способах защиты электронных документов.
В России проблема комплектования архивов электронными документами также ещё не решена. Как пишут Д.В. Ланская и Е.С. Яковлева, «сейчас в России на архивное хранение документы поступают в основном лишь на бумажных носителях. Согласно данным отраслевого портала «Архивы России» архивного агентства документы на бумажной основе существенно преобладают над остальными» . Поэтому полноценная передача электронных документов на постоянное хранение архивам в настоящее время невозможна. Однако авторы статьи рассматривают возможность в скором решении, ссылаясь на рост цифровых проектов в области архивного дела. Л.П. Афанасьева в своей статье также освещает проблему комплектования электронными документами 1 . Она заметила, что, хотя документы на бумажном носителе значительно превалируют над электронными (больше 98%), с каждым годом число последних увеличивается. Причиной проблемы автор считает не проработанность существующей нормативной базы. Такую же причину указывает и О.В. Олейников, главный специалист Государственного архива Российской Федерации . На основе работы с ГАРФ автор выделяет следующие препятствия, мешающие преодолеть описанную выше проблему: обширное понятие «электронного документа», неоднозначное использование электронной подписи, устаревание уже существующих технологий в области комплектования, нерешённость вопроса передачи электронных документов в случае ликвидации организации. Об этой проблеме писала также и В.В. Макарова. Рассматривая опыт Государственного архива Калининградской области, она характеризует затруднения, с которыми столкнулась вместе с коллегами в области комплектования : отсутствие единых форматов и версий документов, принимаемых в архив; использование программ ограничительного доступа; быстрое устаревание уже существующих технологий; слабая обученность сотрудников архива в области электронного архивного дела. Исходя из вышеперечисленного можно сказать, что проблема комплектования архивов электронными документами в России пока находится на начальном этапе. На данный момент существуют примерные планы по цифровизации архивного дела, в том числе в сфере комплектования. Однако ряд затруднений, в основном связанных с устареванием существующей нормативной базы и отсутствием практики в данной сфере, препятствуют в преодолении текущей проблемы.
Таким образом, вопрос о комплектовании архива рассматривается в литературе с разных сторон: с точки зрения отдельных элементов, сотрудников - участников процесса, практического опыта в разных регионах и странах. Вопрос о комплектовании ведомственного архива Томского государственного университета пока специально не изучался.
Итак, объектом моего исследования является документальный фонд Национального исследовательского Томского государственного университета. Предметом - комплектование архива НИ ТГУ.
Цель: выявить проблемы в процессе комплектования архива НИ ТГУ и предложить рекомендации по их устранению.
Задачи:
• Охарактеризовать нормативную документацию, связанную с комплектованием архивов, в том числе локально-нормативную базу НИ ТГУ;
• Определить круг лиц, участвующих в процессе комплектования архива документами, и выявить их функционал в данной области;
• Выявить видовой состав документов, передаваемых в архив НИ ТГУ с точки зрения их значимости для учреждения;
• Оценить соответствие организации и технологии комплектования архива НИ ТГУ действующей нормативно-правовой базе и современным технологиям;
• Разработать рекомендации по разрешению проблем в процессе комплектования архива НИ ТГУ.
Методы:
• Классификация. Представляет собой объединение элементов по их характерному признаку. Метод использовался для выявления видового состава документов, передаваемых в архив НИ ТГУ с точки зрения их значимости для учреждения. Метод классификации помог понять, какие виды документации важно сохранить университету;
• Системный анализ. Представляет собой анализ связанных между собой элементов, которые, с одной стороны, рассматриваются как единое целое, а с другой - как часть другой системы. Метод использовался для рассмотрения локально-нормативных актов ТГУ как системы, регулирующей комплектование архива университета, так и части существующей нормативной базы, обеспечивающей эффективную деятельность в одном из направлений архивного дела. Кроме того, метод был необходим при описании комплектования архива университета. Благодаря ему рассматривались такие элементы, как сотрудники, участвующие в данной деятельности; документы, передающиеся в архив НИ ТГУ; процесс приёма-передачи документации;
• Наблюдение. Представляет собой способ поиска информации на основе личного участия. Автор работы проходил производственную практику в архиве НИ ТГУ, где мог наблюдать деятельность сотрудника архива в целом и процесс комплектования в
частности. Метод использовался для определения участников комплектования, ценных документов университета, способов передачи документации в архив, особенностей и проблем комплектования архива НИ ТГУ. В дальнейшем это помогло корректно оценить процесс комплектования ТГУ в целом;
• Интервью. Представляет собой получение информации с помощью вопросов, опросов, анкетирования. Автор работы спрашивал лиц, участвующих в процессе комплектования, о самом процессе и его отдельных элементах (экспертиза ценности, уничтожение документов, формирование дел на постоянное хранение и т.д.). Метод использовался для определения видового состава документов, передающихся в архив университета, и функционала лиц в области комплектования. Наряду с наблюдением интервью помогло сложить целостную картину комплектования в высшем учебном заведении;
• Сравнение. Представляет собой сопоставление двух и более элементов с целью определения схожих и разных черт между ними. Метод использовался для того, чтобы охарактеризовать связанную с комплектованием архивов нормативную документацию в стране и университете. Также метод был необходим для того, чтобы оценить соответствие организации и технологии комплектования архива НИ ТГУ действующей нормативно-правовой базе и современным технологиям. В дальнейшем это помогло в разработке рекомендаций по разрешению проблем в процессе комплектования ведомственного архива;
• Обобщение. Представляет собой получение выводов на основе использования других методов. Применялось для того, чтобы подвести итоги как отдельных частей, так и всего исследования. Наряду со сравнением, обобщение на основе полученной информации помогло в разработке рекомендаций по разрешению проблем в процессе комплектования архива НИ ТГУ;
• Визуализация. Представляет собой наглядный показ информации на основе таблиц, схем, диаграмм, блоков. Метод использовался для удобного знакомства с исследованием, а также для выделения наиболее важных понятий и тезисов в работе. Источники:
• Официального происхождения:
о федеральные и отраслевые (законы, ГОСТы, правила) - Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ; «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система
стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; Правила 14
организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях;
о локальные (университетские) - Устав НИ ТГУ, Инструкция по
делопроизводству, Положение о постоянно действующей экспертной комиссии; Положение об архиве;
• инициативного документирования:
о интервью с сотрудниками Управления делами ТГУ и других структурных подразделений, участвующих в комплектовании архива.
Источники официального происхождения подразделяются на два блока: федеральные и отраслевые документы, а также локально-нормативные акты. Первый блок будет проанализирован с целью характеристики существующих принципов комплектования архивов в целом и ведомственных архивов в частности, в том числе архивов высших учебных заведений. Второй блок будет проанализирован с целью характеристики принципов комплектования архива НИ ТГУ, соответствия локальной документации федеральной и отраслевой. Источники «инициативного документирования» помогут провести анализ системы комплектования архива университета, а также выделить существующие там проблемы и/или особенности.
Существуют разные виды хранения документов: постоянного срока и временного. Документы с постоянным сроком хранения концентрируются в государственных и муниципальных архивах, а временного - в организациях, где были созданы. В свою очередь, документация может храниться как в структурном подразделении, так и в архиве учреждения, предприятия. Хранение документов выступает одним из направлений деятельности, объединяемых понятием «архивное дело». Согласно ГОСТу Р 7.0.8-2013, под архивным делом понимается «деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов» .
Важнейшая роль в архивном деле отводится комплектованию. Под комплектованием понимается «систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем, т.е. в соответствии с установленным для данного архива составом документов, который определяется на основании признаков классификации документов Архивного фонда Российской Федерации» . Следовательно, комплектование - это передача документов на долговременное или постоянное хранение. Таким образом, документация из структурных подразделений передается в архив организации (ведомственный) и/или в государственный архив, который на это имеет соответствующее право принятия.
Национальный исследовательский Томский государственный университет (НИ ТГУ, ТГУ) имеет собственный архив. К данному моменту в ведомственном архиве хранятся: документы по личному составу (дела выбывших студентов и сотрудников университета), приказы (по основной деятельности, личному составу студентов и сотрудников (отдельно друг от друга), научно-исследовательской части), штатные расписания, протоколы заседаний университетских комиссий, бухгалтерская документация, учебные программы. При этом в ВУЗе сложилась своя специфика в области комплектования архива. Так, например, основную часть архивного фонда ТГУ составляют документы по студентам, которые закончили ВУЗ или были отчислены. Последними в архив поступили дела окончивших студентов за 2022 год. При этом крайней датой дел отчисленных студентов является 2017 год. Оба варианта противоречат существующей нормативной базе Российской Федерации. Согласно «Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российский Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» личные дела, к которым относятся дела студентов, должны быть переданы в архив «не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве»1. Следовательно, в архив должны быть переданы дела за 2019-2021 годы. Отсюда вытекает вопрос: каким образом в архив университета передаются дела студентов?
Наряду с этим вопросом встаёт другой, связанный с документами НИ ТГУ, имеющими постоянный срок хранения. Такая документация должна отправляться в иные архивы, имеющие право их принятия и дальнейшего сохранения. Раньше университет был источником комплектования Государственного архива Томской области (Г АТ О). Согласно Путеводителю , в ГАТО хранятся документы ТГУ с 1888 по 1996 годы. Соответственно, и более поздняя документация постоянного срока хранения должна передаваться в упомянутый архив. Однако в законе Томской области от 11 ноября 2005 года указано, что «источниками формирования архивных фондов Томской области являются органы государственной власти Томской области, иные государственные органы Томской области; организации Томской области, в том числе государственные архивы Томской области, музеи, библиотеки Томской области» . При этом НИ ТГУ является подведомственной организацией Министерства науки и высшего образования Российской Федерации1. Следовательно, в настоящее время университет не является источником комплектования архивов Томской области. Более того, архив ТГУ никуда не передавал документы постоянного срока хранения, начиная с 1997 года. Отсюда вытекают вопросы: источником комплектования какого архива является ТГУ и в чём заключается разница между передачей документов в ведомственный архив и в государственный?
Кроме того, в Национальном исследовательском Томском государственном университете существует проблема соотношения между бумажным и электронным документооборотом. Как и в других высших учебных заведениях, в университете происходит постоянный обмен информацией, в первую очередь, между преподающими и учащимися. Однако в таких учреждениях, как и в любых других организациях, существует документация, связанная с финансовой деятельностью, трудовыми взаимоотношениями, административными связями. При этом каждой стороне необходимо фиксировать полученную нужную информацию на материальном носителе. Какой же материальный носитель, а следовательно, какую форму документа нужно использовать для дальнейшей сохранности ценной информации? Здесь немаловажную роль сыграли условия пандемии. Например, в ТГУ до весны 2022 года был введён смешанный формат. Связь между преподавателями и учащимися, сотрудниками разных факультетов и институтов, руководством и подчинёнными людьми в основном можно было наладить только с помощью машин и специальных технологий. Поэтому в дистанционном режиме легче было использовать электронные документы. Однако в архив университета поступают документы только на бумажном носителе. Сотрудники архива пользуются техникой в случае создания и регистрации справок или для ознакомления с недавно утверждёнными локально-нормативными документами, регулирующими архивное дело в университете. Отсюда вытекает вопрос: какие условия необходимо создать в архиве, чтобы в дальнейшем он мог пополняться электронной документацией?
Комплектование в широком понятии рассматривается во многих учебных пособиях в области документоведения и архивного дела. Например, в своём учебнике Н.Б. Зиновьева рассматривает комплектование как «планомерный отбор и приобретение документов, отвечающих указанным требованиям» . Она отмечает, что данный процесс важен, потому что он помогает эффективно работать с «упорядоченными собраниями документов, подобранных по какому-либо признаку». Е.А. Ульянина и А.С. Якименко рассматривают комплектование как «одну из основных задач и функций архивов»1. Авторы дают определение данному процессу и нормативную документацию, его характеризующую. Однако больше внимания уделяется комплектованию государственных архивов, потому что, по мнению авторов, оно является «более сложным». В своих лекциях Е.М. Бурова и И.Е. Ромашин пишут о важности как всего архивоведения, так и комплектования как одного из элементов архивного дела . Они напоминают читателю, что «современное архивоведение, как это ни покажется странным для непосвященных, является достаточно динамично развивающейся дисциплиной в современной России». В то же время авторы освещают проблему комплектования и экспертизы ценности документов. Они пишут: «От правильного решения этой проблемы во многом зависит, что мы оставим в наследство нашим потомкам в составе документального наследия, в т.ч. в составе Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ).
Важнейшими для изучения темы оказались статьи, в которых авторы не используют термин «комплектование», однако то, о чём они пишут, напрямую с ним связано. Так, например, Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству в своей статье «Инструкция по хранению документов: разработка и ведение номенклатуры дел» детально описывает процесс создания проекта номенклатуры, его согласования и утверждения в организации. Номенклатура определяет сроки хранения документов в организации, вследствие чего играет важную роль при передаче документов в архив. В другой статье «Номенклатура дел от А до Я» она также указывает на порядок работы с номенклатурой дел, пишет о процессе передачи номенклатуры в структурные подразделения и дальнейшее закрытие в использовании такого документа. В ещё одной статье Е.Н. Кожанова описывает процесс работы с номенклатурой в декабре и её возможную корректировку для дальнейшего использования . Похожая проблематика прослеживается в статье архивиста Е.А. Кошелевой .
Процесс комплектования также связан с формированием дел и их последующей передачей в архив. Последний вариант и является комплектованием, потому что архив получает новые документы для хранения. Про подготовку дел для передачи в архив писали те же Е.Н. Кожанова и Е.А. Кошелева1. Они описали весь процесс подготовки, начиная с группировки документов в дела и заканчивая их переносом в архив и составление необходимой документации (описей и научно-справочного аппарата к ним). Отдельно Е.А. Кошелева прописывает действия по передаче корреспонденции на хранение. При этом она опирается на Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» . Также в статье из Справочника секретаря и офис-менеджера были представлены правила написания Инструкции по подготовке и передаче документов в архив . В статье был дан пример такой инструкции.
Кроме того, Е.Н. Кожанова и Е.А. Кошелева писали о проведении экспертизы ценности документов и уничтожении документации. Данные действия связаны с комплектованием архива. Ведь те документы, которые в соответствии с экспертизой были признаны имеющими необходимую для сохранения информацию, отправляются не на уничтожение, а на дальнейшее хранение в архив на постоянной или долговременной, свыше 10 лет, основе. Е.Н. Кожанова рассматривает как создание и работу экспертной комиссии, так и сам процесс отбора документов на хранение или уничтожение. Отдельно у неё есть статья про оценку и отправку электронных документов на дальнейшее хранение или уничтожение . Об экспертной комиссии писала и Е.А. Кошелева. Однако она рассматривает её только со стороны уничтожения документов. При этом автор тщательно описывает элементы акта, который создаётся в процессе уничтожения1. Кроме того, в Справочнике секретаря и офис-менеджера подробно описан процесс отбора документов и дальнейшее их уничтожение после решения экспертной комиссии . Отдельно в Справочнике рассматривается процесс экспертизы ценности документов . При этом освещаются разные ситуации, где данный процесс необходимо проводить: в делопроизводстве, в архиве и в самой организации. Кроме того, в Справочнике пишут о процессе уничтожения документов . В статье приводятся три способа уничтожения с описанием достоинств и недостатков каждого.
Зарубежные специалисты тоже отмечают важность в правильной передаче документов в архив. Так, например, Kendra Whitaker Yates, специалист правительственного учреждения Utah Division of Archives and Records Service, в своём выступлении рассматривает процедуру передачи документов . В первую очередь, в структурных подразделениях необходимо дать каждому документу определённый неповторяющийся номер. Далее в подразделениях необходимо подготовить коробки, в которых в дальнейшем будут складываться документы для передачи. Затем документация упорядочивается и формируется. Конечным этапом является упаковка документов и наклеивание специальных этикеток на коробки. Исходя из вышеописанного можно сказать, что опыт отечественных и зарубежных организаций во многом схож. Кроме того, Kendra Whitaker Yates также не использует термин «комплектования архивов», хотя является специалистом в архивном деле.
Во всех указанных выше статьях авторы рассматривали комплектование с точки зрения внешнего специалиста, который передаёт документацию в архив. Но есть статьи, в которых те же самые процессы описываются с точки зрения архивиста. Так, например, С.В. Тиханович, начальник отдела комплектования Российского государственного архива научно-технической документации, рассматривает комплектование как одну из основных функций архива. Она отмечает необходимость в использовании номенклатуры дел, а также в правильном оформлении документов, передаваемых в архив 1 . Н.А. Храмцовская рассматривает комплектование архива как один из обыденных процессов в организации . Она указывает на требования, которые необходимо выполнять при приёме новых документов. Здесь указано и про экспертную комиссию, и про номенклатуру дел, а также про акты о передаче дел. Однако при этом она замечает, что на первых порах необходимо принимать «всё, что дадут». А это может затруднить оперативную работу с документами со стороны сотрудников. Стоит отметить, что, в отличие от С.В. Тиханович, которая использует термин «комплектование» в значении пополнения архива новыми документами, Н.А. Храмцовская использует данный термин наряду с «хранением» при описании видов «упаковки документов»: папки типа «Корона» и переплёты. Е.А. Кошелева описывает процесс комплектования в случае, если организация - источник документов, должна быть ликвидирована. Она отдельно выделяет экспертизу ценности дел, оформление документов, составление описей. При этом функции экспертной комиссии берёт на себя ликвидационная. Е.А. Кошелева также не использует термин «комплектование». Вместо этого она использует «передача на хранение» .
Отдельно стоит упомянуть статьи, где было написано не об архиве, а о сотруднике, функции которого связаны с деятельностью архивиста. Например, Е.А. Кожанова описывает ситуацию, когда в организации нет архива, а все документы хранятся в структурных подразделениях. Для этого, в первую очередь, необходимо отделить документы временного срока хранения от документов с постоянным сроком (функция экспертной комиссии), разработать и использовать номенклатуру дел, правильно производить уничтожение документов .
Таким образом, комплектование архива в данных статьях преимущественно рассматривается не целостно, а частично. При этом сам термин «комплектование» авторами не используется.
Помимо описания операций по работе с документами, влияющих и входящих в процесс комплектования, существуют также пояснения к нормативной документации, которая связана с данным процессом. Так, например, В.Ф. Янковая, доцент РГГУ, кандидат исторических наук отвечает на вопросы, связанные с применением Перечня документов со сроками их хранения1. В частности, она пишет об изменениях в локальной документации в связи с Перечнем и проясняет термин «постоянное хранение» в случаях, когда организация не является источником комплектования. Подобные разъяснения даёт Н.А. Храмцовская в своей статье . Однако она освещает в целом сложившуюся нормативную базу в сфере хранения электронных документов. Н.А. Храмцовская также упоминает о проблемах, которые решены частично или ещё далеки от этого.
Другая группа статей, связанная с комплектованием, относится к практическому опыту, накопленному в архивах различных регионов Российской Федерации, а также в других странах . Так, например, Г.В. Скорочкина приводит выводы, полученные после анализа сформированных списков организаций, являющихся источниками комплектования архивов Приволжского федерального округа с 2016 года и их показателях. Н.С. Кононова пишет о политике Digital strategy (Цифровая стратегия), используемой в Национальном архиве Великобритании. Политика подразумевает работу с электронными документами для дальнейшей передачи их в архив. Для этого они оцениваются, отбираются и формируются. То же самое характерно и для документов в России. Оценка и отбор происходит при работе экспертной комиссии, а формирование - при работе в структурных подразделениях. Однако в нашей стране чаще так работают с документами на бумажном носителе.
Отдельно стоит сказать об общей проблеме отечественных и зарубежных архивов - комплектование электронными документами. Во многих европейских странах данная проблема была решена частично. Как пишут Д.В. Ланская и Е.С. Яковлева, «актуальной задачей для французских архивистов является комплектование архивов веб-сайтами» 1 . Вследствие того, что количество сайтов в настоящее время неизмеримо, во Франции с учётом специальных критериев было предложено отбирать сайты для дальнейшего хранения роботом «Эритрикс». В Эстонии был создан специальный Универсальный модуль архивирования (Universal Archiving Module), в который организации - источники комплектования, отправляют в архивы свою документацию. Тем самым в стране существует единый модуль для передачи электронных документов на хранение с одного места в другое.
Однако есть страны, в которых проблема комплектования ещё не решена. Согласно А.Е. Рыбакову, сотруднику Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, в Республике Беларусь планируется урегулировать процесс передачи электронных документов на государственном уровне . Для этого, в первую очередь, необходимо создать Интернет-портал между организациями - источниками комплектования, и государственными архивами. Далее необходимо оборудовать централизованные хранилища для электронных документов, которые будут созданы на основе облачных пространств. Последним этапом является налаживание автоматической системы проверки документов и их отправки в специальное хранилище. При этом, как пишет сам автор, необходимо решить ряд существующих проблем: неполное оснащение техническими и программными средствами организаций - источников комплектования и архивов; отсутствие элемента, определяющего подлинность и достоверность электронного документа на постоянной основе; отсутствие закреплённых в нормативной базе страны условий хранения электронной документации; не проработанность в вопросе о способах защиты электронных документов.
В России проблема комплектования архивов электронными документами также ещё не решена. Как пишут Д.В. Ланская и Е.С. Яковлева, «сейчас в России на архивное хранение документы поступают в основном лишь на бумажных носителях. Согласно данным отраслевого портала «Архивы России» архивного агентства документы на бумажной основе существенно преобладают над остальными» . Поэтому полноценная передача электронных документов на постоянное хранение архивам в настоящее время невозможна. Однако авторы статьи рассматривают возможность в скором решении, ссылаясь на рост цифровых проектов в области архивного дела. Л.П. Афанасьева в своей статье также освещает проблему комплектования электронными документами 1 . Она заметила, что, хотя документы на бумажном носителе значительно превалируют над электронными (больше 98%), с каждым годом число последних увеличивается. Причиной проблемы автор считает не проработанность существующей нормативной базы. Такую же причину указывает и О.В. Олейников, главный специалист Государственного архива Российской Федерации . На основе работы с ГАРФ автор выделяет следующие препятствия, мешающие преодолеть описанную выше проблему: обширное понятие «электронного документа», неоднозначное использование электронной подписи, устаревание уже существующих технологий в области комплектования, нерешённость вопроса передачи электронных документов в случае ликвидации организации. Об этой проблеме писала также и В.В. Макарова. Рассматривая опыт Государственного архива Калининградской области, она характеризует затруднения, с которыми столкнулась вместе с коллегами в области комплектования : отсутствие единых форматов и версий документов, принимаемых в архив; использование программ ограничительного доступа; быстрое устаревание уже существующих технологий; слабая обученность сотрудников архива в области электронного архивного дела. Исходя из вышеперечисленного можно сказать, что проблема комплектования архивов электронными документами в России пока находится на начальном этапе. На данный момент существуют примерные планы по цифровизации архивного дела, в том числе в сфере комплектования. Однако ряд затруднений, в основном связанных с устареванием существующей нормативной базы и отсутствием практики в данной сфере, препятствуют в преодолении текущей проблемы.
Таким образом, вопрос о комплектовании архива рассматривается в литературе с разных сторон: с точки зрения отдельных элементов, сотрудников - участников процесса, практического опыта в разных регионах и странах. Вопрос о комплектовании ведомственного архива Томского государственного университета пока специально не изучался.
Итак, объектом моего исследования является документальный фонд Национального исследовательского Томского государственного университета. Предметом - комплектование архива НИ ТГУ.
Цель: выявить проблемы в процессе комплектования архива НИ ТГУ и предложить рекомендации по их устранению.
Задачи:
• Охарактеризовать нормативную документацию, связанную с комплектованием архивов, в том числе локально-нормативную базу НИ ТГУ;
• Определить круг лиц, участвующих в процессе комплектования архива документами, и выявить их функционал в данной области;
• Выявить видовой состав документов, передаваемых в архив НИ ТГУ с точки зрения их значимости для учреждения;
• Оценить соответствие организации и технологии комплектования архива НИ ТГУ действующей нормативно-правовой базе и современным технологиям;
• Разработать рекомендации по разрешению проблем в процессе комплектования архива НИ ТГУ.
Методы:
• Классификация. Представляет собой объединение элементов по их характерному признаку. Метод использовался для выявления видового состава документов, передаваемых в архив НИ ТГУ с точки зрения их значимости для учреждения. Метод классификации помог понять, какие виды документации важно сохранить университету;
• Системный анализ. Представляет собой анализ связанных между собой элементов, которые, с одной стороны, рассматриваются как единое целое, а с другой - как часть другой системы. Метод использовался для рассмотрения локально-нормативных актов ТГУ как системы, регулирующей комплектование архива университета, так и части существующей нормативной базы, обеспечивающей эффективную деятельность в одном из направлений архивного дела. Кроме того, метод был необходим при описании комплектования архива университета. Благодаря ему рассматривались такие элементы, как сотрудники, участвующие в данной деятельности; документы, передающиеся в архив НИ ТГУ; процесс приёма-передачи документации;
• Наблюдение. Представляет собой способ поиска информации на основе личного участия. Автор работы проходил производственную практику в архиве НИ ТГУ, где мог наблюдать деятельность сотрудника архива в целом и процесс комплектования в
частности. Метод использовался для определения участников комплектования, ценных документов университета, способов передачи документации в архив, особенностей и проблем комплектования архива НИ ТГУ. В дальнейшем это помогло корректно оценить процесс комплектования ТГУ в целом;
• Интервью. Представляет собой получение информации с помощью вопросов, опросов, анкетирования. Автор работы спрашивал лиц, участвующих в процессе комплектования, о самом процессе и его отдельных элементах (экспертиза ценности, уничтожение документов, формирование дел на постоянное хранение и т.д.). Метод использовался для определения видового состава документов, передающихся в архив университета, и функционала лиц в области комплектования. Наряду с наблюдением интервью помогло сложить целостную картину комплектования в высшем учебном заведении;
• Сравнение. Представляет собой сопоставление двух и более элементов с целью определения схожих и разных черт между ними. Метод использовался для того, чтобы охарактеризовать связанную с комплектованием архивов нормативную документацию в стране и университете. Также метод был необходим для того, чтобы оценить соответствие организации и технологии комплектования архива НИ ТГУ действующей нормативно-правовой базе и современным технологиям. В дальнейшем это помогло в разработке рекомендаций по разрешению проблем в процессе комплектования ведомственного архива;
• Обобщение. Представляет собой получение выводов на основе использования других методов. Применялось для того, чтобы подвести итоги как отдельных частей, так и всего исследования. Наряду со сравнением, обобщение на основе полученной информации помогло в разработке рекомендаций по разрешению проблем в процессе комплектования архива НИ ТГУ;
• Визуализация. Представляет собой наглядный показ информации на основе таблиц, схем, диаграмм, блоков. Метод использовался для удобного знакомства с исследованием, а также для выделения наиболее важных понятий и тезисов в работе. Источники:
• Официального происхождения:
о федеральные и отраслевые (законы, ГОСТы, правила) - Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ; «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система
стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; Правила 14
организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях;
о локальные (университетские) - Устав НИ ТГУ, Инструкция по
делопроизводству, Положение о постоянно действующей экспертной комиссии; Положение об архиве;
• инициативного документирования:
о интервью с сотрудниками Управления делами ТГУ и других структурных подразделений, участвующих в комплектовании архива.
Источники официального происхождения подразделяются на два блока: федеральные и отраслевые документы, а также локально-нормативные акты. Первый блок будет проанализирован с целью характеристики существующих принципов комплектования архивов в целом и ведомственных архивов в частности, в том числе архивов высших учебных заведений. Второй блок будет проанализирован с целью характеристики принципов комплектования архива НИ ТГУ, соответствия локальной документации федеральной и отраслевой. Источники «инициативного документирования» помогут провести анализ системы комплектования архива университета, а также выделить существующие там проблемы и/или особенности.
Комплектование архивов является важным элементом не только в сфере архивного дела, но и в делопроизводстве организации. С одной стороны, обеспечение правильного комплектования документов важно для сотрудников структурных подразделений, в которых ранее использовалась документация. То, как документы хранились в подразделениях и как они оформлены для передачи в архив зависит, насколько долго документы смогут быть сохраненными для потомков. С другой стороны, обеспечение правильного комплектования документов важно для сотрудников архива. То, как документы будут приняты в архив, насколько правильно они будут упорядочены, зависит, насколько долго они смогут просуществовать для других.
В отечественной практике комплектование регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», а также рядом «Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов...» и «Примерных инструкций по делопроизводству.». В них дается определение комплектования, содержатся указания о сроках хранения различных видов документов, описаны процессы отбора документов на дальнейшее хранение, уничтожение документов, работа с организациями - источниками комплектования.
В Национальном исследовательском Томском государственном университете комплектование регулируется собственными локально-нормативными документами: Уставом организации, Правилами внутреннего распорядка, Положением об Управлении делами, Положением о постоянно действующей экспертной комиссии, Инструкцией по делопроизводству. Все они опираются на действующую нормативно-правовую базу Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела.
Однако в ходе реализации поставленных целей и задач при исследовании комплектования архива НИ ТГУ было выяснено, что в практической деятельности в структурных подразделениях нарушаются сроки хранения дел; сотрудники не используют унифицированную форму акта приема-передачи, закрепленную в Инструкции по делопроизводству университета, и не создают временные описи, вследствие чего есть риск потери ценных документов; работа постоянно действующей экспертной комиссии университета является формальной, отбор документов на дальнейшее хранение осуществляется в основном самими структурными подразделениями; в университете не регламентирована работа с электронными документами, а также процесс уничтожения документации.
Для решения выявленных проблем были предложены рекомендации. Чтобы прекратить несвоевременную передачу документов в архив, необходимо согласовать график передачи со всеми структурными подразделениями и по возможности накладывать санкции в случае его нарушения. Чтобы сотрудники начали использовать форму акта, закрепленную в Инструкции, необходимо Управлению делами провести консультации для всех структурных подразделений в области делопроизводства и архивного дела. Сотрудники, скорее всего, не осведомлены об Инструкции и ее положениях, а также не представляют важности правильной работы с документами. Поскольку в функции Управления делами входит методическая помощь в сфере делопроизводства и архивного дела, то данная структура имеет право провести консультационные встречи для того, чтобы осведомить сотрудников о том, как правильно осуществлять документооборот в университете и для чего это важно. Для налаживания процессов отбора документов, уничтожения утратившей актуальность документации, для работы с электронными документами; необходимо создать соответствующие регламенты. В качестве примера автором был разработан проект Регламента по отбору документов, подготовке дел к долговременному и постоянному хранению, уничтожению документации. В этом проекте рассматриваются описанные выше процессы. Документ имеет универсальный характер и подходит для всех структурных подразделений. Кроме того, в приложении даны примеры протокола Экспертной комиссии и акта об уничтожении документов.
Предлагаемые рекомендации и проект регламента могут быть использованы сотрудниками Управления делами НИ ТГУ в качестве вспомогательного материала для улучшения делопроизводства и архивного дела в университете.
В отечественной практике комплектование регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», а также рядом «Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов...» и «Примерных инструкций по делопроизводству.». В них дается определение комплектования, содержатся указания о сроках хранения различных видов документов, описаны процессы отбора документов на дальнейшее хранение, уничтожение документов, работа с организациями - источниками комплектования.
В Национальном исследовательском Томском государственном университете комплектование регулируется собственными локально-нормативными документами: Уставом организации, Правилами внутреннего распорядка, Положением об Управлении делами, Положением о постоянно действующей экспертной комиссии, Инструкцией по делопроизводству. Все они опираются на действующую нормативно-правовую базу Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела.
Однако в ходе реализации поставленных целей и задач при исследовании комплектования архива НИ ТГУ было выяснено, что в практической деятельности в структурных подразделениях нарушаются сроки хранения дел; сотрудники не используют унифицированную форму акта приема-передачи, закрепленную в Инструкции по делопроизводству университета, и не создают временные описи, вследствие чего есть риск потери ценных документов; работа постоянно действующей экспертной комиссии университета является формальной, отбор документов на дальнейшее хранение осуществляется в основном самими структурными подразделениями; в университете не регламентирована работа с электронными документами, а также процесс уничтожения документации.
Для решения выявленных проблем были предложены рекомендации. Чтобы прекратить несвоевременную передачу документов в архив, необходимо согласовать график передачи со всеми структурными подразделениями и по возможности накладывать санкции в случае его нарушения. Чтобы сотрудники начали использовать форму акта, закрепленную в Инструкции, необходимо Управлению делами провести консультации для всех структурных подразделений в области делопроизводства и архивного дела. Сотрудники, скорее всего, не осведомлены об Инструкции и ее положениях, а также не представляют важности правильной работы с документами. Поскольку в функции Управления делами входит методическая помощь в сфере делопроизводства и архивного дела, то данная структура имеет право провести консультационные встречи для того, чтобы осведомить сотрудников о том, как правильно осуществлять документооборот в университете и для чего это важно. Для налаживания процессов отбора документов, уничтожения утратившей актуальность документации, для работы с электронными документами; необходимо создать соответствующие регламенты. В качестве примера автором был разработан проект Регламента по отбору документов, подготовке дел к долговременному и постоянному хранению, уничтожению документации. В этом проекте рассматриваются описанные выше процессы. Документ имеет универсальный характер и подходит для всех структурных подразделений. Кроме того, в приложении даны примеры протокола Экспертной комиссии и акта об уничтожении документов.
Предлагаемые рекомендации и проект регламента могут быть использованы сотрудниками Управления делами НИ ТГУ в качестве вспомогательного материала для улучшения делопроизводства и архивного дела в университете.
Подобные работы
- Комплектование и хранение личных дел в архиве Национального исследовательского Томского государственного университета (НИ ТГУ)
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4600 р. Год сдачи: 2024 - АРХИВНЫЙ ФОНД НАУЧНОЙ БИБЛИОТЕКИ ТОМСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА:
СОСТАВ И ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4750 р. Год сдачи: 2019 - ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ АРХИВОВ И ГРАЖДАН ПО ВОПРОСАМ СОХРАНЕНИЯ ПЕРСОНАЛЬНОГО НАСЛЕДИЯ
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4750 р. Год сдачи: 2025