ВНЕДРЕНИЕ КОРПОРАТИВНОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ В ПРОЦЕССЫ ПРИЕМНОЙ КАМПАНИИ ВЫСШЕГО УЧЕБНОГО ЗАВЕДЕНИЯ ПО РАБОТЕ СИНОСТРАННЫМИ АБИТУРИЕНТАМИ
|
Аннотация
Введение 3
1 Теоретические основы применения информационных систем в образовательной
деятельности 5
1.1 Подходы к определению и классификация информационных систем 5
1.2 Классификация информационных систем в бизнесе 9
1.3 Применение информационных систем в образовательной деятельности 13
1.4Использование CRM-системы и ее функциональные возможности в образовательной деятельности 17
2 Анализ бизнес-процессов «AS-IS» с применением нотации BPMN 22
2.1 Анализ практики внедрения информационных систем в образовательной
организации: интервью с участником процесса 22
2.2 Моделирование бизнес-процессов «AS IS» взаимодействия с рекрутинговыми
компаниями 25
2.3 Анализ и оптимизации бизнес-процессов передачи данных иностранных
абитуриентов 33
3 Оптимизация бизнес-процессов «TO BE» с помощью внедрения корпоративной
информационной системы 37
3.1Рекомендации по оптимизации бизнес-процессов работы с иностранными абитуриентами 37
3.2 Проектирование личного кабинета рекрутера и CRM-системы 43
3.3 Моделирование расчета экономического эффекта от реализации и внедрения
корпоративной информационной системы 55
3.4 Стохастическая оценка экономического эффекта от внедрения личного кабинета
рекрутера и CRM-системы методом Монте-Карло 68
Заключение 85
Список использованных источников и литературы 87
Введение 3
1 Теоретические основы применения информационных систем в образовательной
деятельности 5
1.1 Подходы к определению и классификация информационных систем 5
1.2 Классификация информационных систем в бизнесе 9
1.3 Применение информационных систем в образовательной деятельности 13
1.4Использование CRM-системы и ее функциональные возможности в образовательной деятельности 17
2 Анализ бизнес-процессов «AS-IS» с применением нотации BPMN 22
2.1 Анализ практики внедрения информационных систем в образовательной
организации: интервью с участником процесса 22
2.2 Моделирование бизнес-процессов «AS IS» взаимодействия с рекрутинговыми
компаниями 25
2.3 Анализ и оптимизации бизнес-процессов передачи данных иностранных
абитуриентов 33
3 Оптимизация бизнес-процессов «TO BE» с помощью внедрения корпоративной
информационной системы 37
3.1Рекомендации по оптимизации бизнес-процессов работы с иностранными абитуриентами 37
3.2 Проектирование личного кабинета рекрутера и CRM-системы 43
3.3 Моделирование расчета экономического эффекта от реализации и внедрения
корпоративной информационной системы 55
3.4 Стохастическая оценка экономического эффекта от внедрения личного кабинета
рекрутера и CRM-системы методом Монте-Карло 68
Заключение 85
Список использованных источников и литературы 87
Современная система высшего образования Российской Федерации активно развивается в направлении цифровизации, интернационализации и повышения конкурентоспособности на международной арене.
Одним из ключевых векторов государственной образовательной политики является привлечение иностранных граждан к обучению в российских вузах. Эта задача рассматривается как стратегически значимая для социально-экономического и научнотехнологического развития страны.
В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 7 мая 2024 года «О национальных целях развития Российской Федерации на период до 2030 года и на перспективу до 2036 года», установлена цель увеличения числа иностранных студентов, обучающихся в российских образовательных организациях, до 500 тысяч человек к 2030 году.
По данным Министерства науки и высшего образования России, на 2024 год в российских вузах обучается более 355 тысяч иностранных студентов, что свидетельствует о высоком спросе на российское образование и наличии устойчивой позитивной динамики.
Увеличение международной студенческой мобильности требует от образовательных организаций модернизации внутренних бизнес-процессов, особенно в части приёма и сопровождения иностранных абитуриентов.
На практике наиболее ресурсоемким элементом процесса является передача персональных данных тысяч иностранных граждан от рекрутинговых компаний сотрудникам приемной кампании Высшего учебного заведения.
В условиях отсутствия автоматизированного механизма процесс сопровождается высокой долей ручного труда, рисками потери данных, дублирования информации.
Указанные проблемы актуализируют задачу цифровой трансформации процессов взаимодействия с иностранными абитуриентами. Одним из эффективных инструментов достижения данной цели является внедрение информационных систем, обеспечивающих автоматизацию обработки заявок, централизованное хранение информации, прозрачное взаимодействие с рекрутинговыми организациями и снижение административной нагрузки на сотрудников университета.
Цель выпускной квалификационной работы — оптимизация бизнес-процесса приёма иностранных абитуриентов Высшего учебного заведения Дальневосточного федерального округа путём автоматизации этапов передачи данных на основе внедрения информационной системы.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- изучить теоретические основы и классификацию информационных систем в образовательных организациях;
- смоделировать текущий бизнес-процесс передачи данных иностранных студентов сотрудникам университета с использованием нотации BPMN;
- выявить узкие места и определить направления оптимизации;
- разработать целевую модель с учётом использования информационной системы;
- спроектировать личный кабинет рекрутера и CRM-модуль;
- рассчитать ожидаемый экономический эффект от внедрения цифрового решения;
Объект исследования - образовательная организация, осуществляющая набор иностранных студентов.
Предмет исследования - бизнес-процесс передачи персональных данных иностранных абитуриентов в период приёмной кампании.
В процессе работы использовались абстрактные методы (системный анализ и синтез, абстрагирование, обобщение, изучение и анализ литературы) и практические методы (расчеты, моделирование бизнес-процессов).
Методологическая база исследования включает системный анализ, методы моделирования (BPMN), экспертную оценку, расчёт экономических показателей эффективности, применение метода Монте-Карло.
Теоретико-методологической базой исследования послужили нормативно-правовые акты, статьи, аналитические материалы, ресурсы сети Интернет, научные работы отечественных и зарубежных авторов, а также онлайн-сервисы Битрикс24, 1С: Битрикс управление сайтом.
Структура работы включает в себя: введение, три главы (первая глава - «Теоретические основы исследования информационных систем в образовательной деятельности», вторая глава - «Описание текущих бизнес-процессов с помощью нотации BPMN», третья глава - «Оптимизация бизнес-процессов с помощью внедрения информационных систем»), заключение, список использованных источников и литературы.
Одним из ключевых векторов государственной образовательной политики является привлечение иностранных граждан к обучению в российских вузах. Эта задача рассматривается как стратегически значимая для социально-экономического и научнотехнологического развития страны.
В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 7 мая 2024 года «О национальных целях развития Российской Федерации на период до 2030 года и на перспективу до 2036 года», установлена цель увеличения числа иностранных студентов, обучающихся в российских образовательных организациях, до 500 тысяч человек к 2030 году.
По данным Министерства науки и высшего образования России, на 2024 год в российских вузах обучается более 355 тысяч иностранных студентов, что свидетельствует о высоком спросе на российское образование и наличии устойчивой позитивной динамики.
Увеличение международной студенческой мобильности требует от образовательных организаций модернизации внутренних бизнес-процессов, особенно в части приёма и сопровождения иностранных абитуриентов.
На практике наиболее ресурсоемким элементом процесса является передача персональных данных тысяч иностранных граждан от рекрутинговых компаний сотрудникам приемной кампании Высшего учебного заведения.
В условиях отсутствия автоматизированного механизма процесс сопровождается высокой долей ручного труда, рисками потери данных, дублирования информации.
Указанные проблемы актуализируют задачу цифровой трансформации процессов взаимодействия с иностранными абитуриентами. Одним из эффективных инструментов достижения данной цели является внедрение информационных систем, обеспечивающих автоматизацию обработки заявок, централизованное хранение информации, прозрачное взаимодействие с рекрутинговыми организациями и снижение административной нагрузки на сотрудников университета.
Цель выпускной квалификационной работы — оптимизация бизнес-процесса приёма иностранных абитуриентов Высшего учебного заведения Дальневосточного федерального округа путём автоматизации этапов передачи данных на основе внедрения информационной системы.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- изучить теоретические основы и классификацию информационных систем в образовательных организациях;
- смоделировать текущий бизнес-процесс передачи данных иностранных студентов сотрудникам университета с использованием нотации BPMN;
- выявить узкие места и определить направления оптимизации;
- разработать целевую модель с учётом использования информационной системы;
- спроектировать личный кабинет рекрутера и CRM-модуль;
- рассчитать ожидаемый экономический эффект от внедрения цифрового решения;
Объект исследования - образовательная организация, осуществляющая набор иностранных студентов.
Предмет исследования - бизнес-процесс передачи персональных данных иностранных абитуриентов в период приёмной кампании.
В процессе работы использовались абстрактные методы (системный анализ и синтез, абстрагирование, обобщение, изучение и анализ литературы) и практические методы (расчеты, моделирование бизнес-процессов).
Методологическая база исследования включает системный анализ, методы моделирования (BPMN), экспертную оценку, расчёт экономических показателей эффективности, применение метода Монте-Карло.
Теоретико-методологической базой исследования послужили нормативно-правовые акты, статьи, аналитические материалы, ресурсы сети Интернет, научные работы отечественных и зарубежных авторов, а также онлайн-сервисы Битрикс24, 1С: Битрикс управление сайтом.
Структура работы включает в себя: введение, три главы (первая глава - «Теоретические основы исследования информационных систем в образовательной деятельности», вторая глава - «Описание текущих бизнес-процессов с помощью нотации BPMN», третья глава - «Оптимизация бизнес-процессов с помощью внедрения информационных систем»), заключение, список использованных источников и литературы.
В настоящее время развитие образовательной деятельности в университетах является необходимым условием не только для повышения качества обучения студентов, но и для совершенствования внутренних рабочих процессов, обеспечивающих эффективное функционирование образовательной организации.
В условиях роста международной академической мобильности особенно важно создавать современные, гибкие и технологичные подходы к управлению образовательными и административными процедурами.
Эффективное привлечение иностранных абитуриентов требует от образовательных организаций внедрения современных управленческих и технологических решений, позволяющих автоматизировать ключевые этапы приёмной кампании, снизить операционные издержки и повысить качество обслуживания.
В условиях реализации Указа Президента Российской Федерации от 7 мая 2024 года «О национальных целях развития Российской Федерации на период до 2030 года и на перспективу до 2036 года», предусматривающего достижение численности иностранных студентов не менее 500 тысяч человек, результаты выпускной квалификационной работы могут быть практически применены в университетах, стремящихся повысить эффективность приёма иностранных абитуриентов.
На сегодняшний день в России функционирует более 400 высших учебных заведений. Эффективная реализация государственной стратегии требует модернизации внутренних процессов, в том числе автоматизации взаимодействия с иностранными абитуриентами и рекрутинговыми агентствами.
В работе проведена всесторонняя оценка текущего состояния бизнес-процессов приемной кампании на примере ведущего высшего учебного заведения Дальневосточного федерального округа Российской Федерации.
Рассмотрены бизнес-процессы поиска рекрутинговых компаний, оформления договора о сотрудничестве с рекрутинговой компанией и передачи персональных данных иностранных абитуриентов в период приемной кампании.
Особое внимание уделено этапу передачи персональных данных в системы образовательной организации. Анализ показал наличие существенных проблем, связанных с отсутствием цифровой интеграции, высокой долей ручного труда, дублированием информации и рисками потери данных.
Для описания и анализа существующих бизнес-процессов применена нотация BPMN, что позволило формализовать схемы взаимодействия заинтересованных сторон, выявить узкие места. На основе интервью с заместителем проректора по международным отношениям уточнены параметры процесса и определены ключевые точки оптимизации.
В работе предложено несколько вариантов автоматизации бизнес-процесса с использованием внедрения CRM-формы, разработки личного кабинета рекрутера и внедрения CRM-системы, которая интегрирована с 1С: Университет высшего учебного заведения.
Предложенная система обеспечивает централизованную обработку данных, автоматическую верификацию заявок и прозрачный документооборот между университетом и внешними партнёрами.
С целью количественного обоснования целесообразности внедрения корпоративной информационной система проведена экономическая оценка проекта, включающая расчёт ключевых показателей капиталовложений, годовой экономии от автоматизации деятельности, коэффициента экономической эффективности, срока окупаемости капиталовложений. Расчёты подтвердили положительный эффект от оптимизации - проект демонстрирует экономическую эффективность и снижение затрат на ручную обработку данных.
Дополнительно, в условиях отсутствия точных эмпирических данных и наличия множества неопределённых факторов, в работе был применён метод Монте-Карло - один из наиболее надёжных инструментов имитационного моделирования. Использование стохастического подхода позволило учесть вариативность ключевых параметров и рассчитать диапазон возможных сценариев развития проекта. Моделирование подтвердило устойчиво положительный экономический эффект при всех рассмотренных 1000 вариантах и усилило обоснование инвестиционной привлекательности проекта.
Таким образом, в ходе исследования достигнута поставленная цель: обоснована и разработана оптимизированная модель бизнес-процесса приёма иностранных абитуриентов Высшего учебного заведения Дальневосточного федерального округа путём автоматизации этапов передачи данных на основе внедрения информационной системы.
Перспективы развития проекта включают расширение функциональности CRM- системы, внедрение аналитических модулей для мониторинга показателей эффективности приёмной кампании.
В условиях роста международной академической мобильности особенно важно создавать современные, гибкие и технологичные подходы к управлению образовательными и административными процедурами.
Эффективное привлечение иностранных абитуриентов требует от образовательных организаций внедрения современных управленческих и технологических решений, позволяющих автоматизировать ключевые этапы приёмной кампании, снизить операционные издержки и повысить качество обслуживания.
В условиях реализации Указа Президента Российской Федерации от 7 мая 2024 года «О национальных целях развития Российской Федерации на период до 2030 года и на перспективу до 2036 года», предусматривающего достижение численности иностранных студентов не менее 500 тысяч человек, результаты выпускной квалификационной работы могут быть практически применены в университетах, стремящихся повысить эффективность приёма иностранных абитуриентов.
На сегодняшний день в России функционирует более 400 высших учебных заведений. Эффективная реализация государственной стратегии требует модернизации внутренних процессов, в том числе автоматизации взаимодействия с иностранными абитуриентами и рекрутинговыми агентствами.
В работе проведена всесторонняя оценка текущего состояния бизнес-процессов приемной кампании на примере ведущего высшего учебного заведения Дальневосточного федерального округа Российской Федерации.
Рассмотрены бизнес-процессы поиска рекрутинговых компаний, оформления договора о сотрудничестве с рекрутинговой компанией и передачи персональных данных иностранных абитуриентов в период приемной кампании.
Особое внимание уделено этапу передачи персональных данных в системы образовательной организации. Анализ показал наличие существенных проблем, связанных с отсутствием цифровой интеграции, высокой долей ручного труда, дублированием информации и рисками потери данных.
Для описания и анализа существующих бизнес-процессов применена нотация BPMN, что позволило формализовать схемы взаимодействия заинтересованных сторон, выявить узкие места. На основе интервью с заместителем проректора по международным отношениям уточнены параметры процесса и определены ключевые точки оптимизации.
В работе предложено несколько вариантов автоматизации бизнес-процесса с использованием внедрения CRM-формы, разработки личного кабинета рекрутера и внедрения CRM-системы, которая интегрирована с 1С: Университет высшего учебного заведения.
Предложенная система обеспечивает централизованную обработку данных, автоматическую верификацию заявок и прозрачный документооборот между университетом и внешними партнёрами.
С целью количественного обоснования целесообразности внедрения корпоративной информационной система проведена экономическая оценка проекта, включающая расчёт ключевых показателей капиталовложений, годовой экономии от автоматизации деятельности, коэффициента экономической эффективности, срока окупаемости капиталовложений. Расчёты подтвердили положительный эффект от оптимизации - проект демонстрирует экономическую эффективность и снижение затрат на ручную обработку данных.
Дополнительно, в условиях отсутствия точных эмпирических данных и наличия множества неопределённых факторов, в работе был применён метод Монте-Карло - один из наиболее надёжных инструментов имитационного моделирования. Использование стохастического подхода позволило учесть вариативность ключевых параметров и рассчитать диапазон возможных сценариев развития проекта. Моделирование подтвердило устойчиво положительный экономический эффект при всех рассмотренных 1000 вариантах и усилило обоснование инвестиционной привлекательности проекта.
Таким образом, в ходе исследования достигнута поставленная цель: обоснована и разработана оптимизированная модель бизнес-процесса приёма иностранных абитуриентов Высшего учебного заведения Дальневосточного федерального округа путём автоматизации этапов передачи данных на основе внедрения информационной системы.
Перспективы развития проекта включают расширение функциональности CRM- системы, внедрение аналитических модулей для мониторинга показателей эффективности приёмной кампании.
