ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ И МЕТОДЫ РАБОЧЕГО ОБСЛЕДОВАНИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ (НА ПРИМЕРЕ УПРАВЛЕНИЯ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ СВЯЗИ, ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ ПО ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ (РОСКОМНАДЗОР)
|
Введение 4
Глава 1 Теоретические основы рационализации СДОУ
1.1 Общая характеристика процесса рационализации СДОУ 9
1.2 Методы обследования СДОУ 17
Глава 2 Основные характеристики системы ДОУ в Роскомнадзоре
2.1 Состав и движение документации в аппарате управления
Роскомнадзора 28
2.2 Организация и технология ДОУ в Роскомнадзоре 40
Заключение 55
Список использованных источников и литературы 58
Приложение А (справочное) Примерная рабочая программа обследования СДОУ 63
Приложение Б (информационное) Письмо Роскомнадзора по Томской области 65
Приложение В (информационное) Приказ Роскомнадзора по Томской области 66
Приложение Г (информационное) Распоряжение Роскомнадзора по Томской области 67
Приложение Д (информационное) Докладная записка Роскомнадзора по Томской области 68
Приложение Е (информационное) Внутренняя опись документов Роскомнадзора по Томской области 69
Приложение Ж (справочное) Организационная структура Роскомнадзора по Томской области
Глава 1 Теоретические основы рационализации СДОУ
1.1 Общая характеристика процесса рационализации СДОУ 9
1.2 Методы обследования СДОУ 17
Глава 2 Основные характеристики системы ДОУ в Роскомнадзоре
2.1 Состав и движение документации в аппарате управления
Роскомнадзора 28
2.2 Организация и технология ДОУ в Роскомнадзоре 40
Заключение 55
Список использованных источников и литературы 58
Приложение А (справочное) Примерная рабочая программа обследования СДОУ 63
Приложение Б (информационное) Письмо Роскомнадзора по Томской области 65
Приложение В (информационное) Приказ Роскомнадзора по Томской области 66
Приложение Г (информационное) Распоряжение Роскомнадзора по Томской области 67
Приложение Д (информационное) Докладная записка Роскомнадзора по Томской области 68
Приложение Е (информационное) Внутренняя опись документов Роскомнадзора по Томской области 69
Приложение Ж (справочное) Организационная структура Роскомнадзора по Томской области
В современное время существование и деятельность любой организации, независимо от ее типа, неразрывно связано с обеспечением эффективности системы документационного обеспечения управления, которая достигается посредством привлечения специалистов в этой сфере. Умело проведенные процедуры по совершенствованию систем управления в настоящем всецело способствуют развитию организации в целом, а также создают условия для дальнейшего ее успешного функционирования.
Актуальность данной темы обусловлена постоянными изменениями внешних и внутренних условий организационного развития. Предпроектное обследование предусматривает использование методов для выявлений недочетов в существующей системе и нахождение правильных путей для их исправления с целью повышения эффективности работы организации.
Теоретической основой послужили работы авторов: Л. Н. Качалина, Л. Н. Солянкиной, Т. В. Кузнецовой, И. А. Подольской, Л.Р. Фионова.
Характеристика рационализации системы ДОУ была дана наиболее информативно в работе Л. Н. Качалиной, но книга «Научная организация управленческого труда» написана в 1973 году, хотя некоторые моменты в оргпроектировании устарели, работа является базой для многих современных работ. Статья Л. Н. Солянкиной являются современной адаптацией работы Л. Н. Качалиной, в которой прописано содержание организационного проектирования.
Наиболее подробно рассказывается о методах предпроектного обследования в работах Л.Н. Солянкиной подробно описаны методы наблюдения за трудовыми процессами, а в «Оргпроектирование. Методы опроса» акцент направлен на проведения метода опроса. Т.В. Кузнецова, И.А. Подольская в своей работе описывают методы предпроектного обследования, указывают в какой ситуации каждый из них применим, а также прилагают шаблоны документов, необходимых при процедуре обследования. В статье Л.Р. Фионовой рассматриваются необходимые направления для проведения обследования, процесс анализа системы ДОУ. Авторы делают акцент на методах изучения затрат рабочего времени, но использование только их не дает комплексное представление о системе ДОУ.
Объект исследования: СДОУ Роскомнадзора.
Предмет исследования: технология и организация документационных процессов в Роскомнадзоре.
Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Томской области (Роскомнадзор) создан для осуществления полномочий по контролю и надзору в сфере средств массовой информации, в том числе в электронном, и массовых коммуникаций, информационных технологий и связей, функции по контролю и надзору за соответствием обработки персональных данных требованиям законодательства Российской Федерации в области персональных данных на подведомственной территории.
В Роскомнадзор входят следующие структурные подразделения:
1. Отдел организационной, финансовой, правовой работы и кадров;
2. Отдел контроля (надзора) в сфере массовых коммуникаций;
3. Отдел по защите прав субъектов персональных данных, надзора в сфере связи и информационных технологий.
Цель работы - оценка системы ДОУ в Роскомнадзоре и выявление возможностей для ее рационализации.
Задачи, решаемые для достижения поставленной цели:
1) общая характеристика методов обследования, анализа СДОУ и условия их применения;
2) характеристика количественного и качественного состава документов Роскомнадзора;
3) анализ формы и бланков документов для оценки соответствия требованиям ГОСТа Р 6.30-2003;
4) оценка организационной формы ДОУ на основе определения ее соответствия функциям аппарата управления.
В работе используются общенаучные методы исследования для решения поставленных задач. С помощью метода анализа были выявлены отдельные характеристики системы ДОУ и основные группы документов, с помощью метода описание была охарактеризована система документооборота в Роскомнадзоре. Метод сравнения позволил выявить различия и схожести фактического положение дел в организации с прописанными правила в локальных нормативно-методических документах в сфере ДОУ, также использовался метод систематизации данных.
Нормативных документов, которые регламентируют процедуру обследования, изучения, анализа не существует, но комплекс нормативно-методической документации в сфере ДОУ, который задает образцово-эталонные показатели, косвенно является источником.
1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов . Данный источник позволил проанализировать правильность оформления реквизитов документов и сравнить правильность оформления документов в организации.
2. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения . Он использовался для анализа основных терминов и определений, используемых в области делопроизводства.
3. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти позволяют сформировать представление, как должна быть организована система ДОУ.
4. Основные правила работы архивов организаций , в которых прописаны правила оформления и формирования дел.
Также для более детального изучения системы ДОУ Роскомнадзора имеют значение локальные нормативные акты.
1. Положение об Управлении Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Томской области , в котором устанавливаются основные полномочия и порядок их осуществления.
2. Инструкция по делопроизводству , в которой прописаны основные требования к оформлению, обработке, хранению и использованию документов. Инструкция позволила в целом проанализировать и представить в систематизированном порядке основные делопроизводственные операции
3. Номенклатура дел, которая устанавливает сроки хранения тех или иных документов.
4. Должностная инструкция делопроизводителя позволила в целом проанализировать и представить в систематизированном порядке основные должностные обязанности.
5. Реестры регистрируемых документов позволили определить количественный и качественный состав документов Роскомнадзора по Томской области.
6. Документы Роскомнадзора по Томской области (приказ, распоряжение, докладная записка и др.) позволили оценить правильность оформления реквизитов в соответствие требованиям ГОСТа 6.30-2003.
Актуальность данной темы обусловлена постоянными изменениями внешних и внутренних условий организационного развития. Предпроектное обследование предусматривает использование методов для выявлений недочетов в существующей системе и нахождение правильных путей для их исправления с целью повышения эффективности работы организации.
Теоретической основой послужили работы авторов: Л. Н. Качалина, Л. Н. Солянкиной, Т. В. Кузнецовой, И. А. Подольской, Л.Р. Фионова.
Характеристика рационализации системы ДОУ была дана наиболее информативно в работе Л. Н. Качалиной, но книга «Научная организация управленческого труда» написана в 1973 году, хотя некоторые моменты в оргпроектировании устарели, работа является базой для многих современных работ. Статья Л. Н. Солянкиной являются современной адаптацией работы Л. Н. Качалиной, в которой прописано содержание организационного проектирования.
Наиболее подробно рассказывается о методах предпроектного обследования в работах Л.Н. Солянкиной подробно описаны методы наблюдения за трудовыми процессами, а в «Оргпроектирование. Методы опроса» акцент направлен на проведения метода опроса. Т.В. Кузнецова, И.А. Подольская в своей работе описывают методы предпроектного обследования, указывают в какой ситуации каждый из них применим, а также прилагают шаблоны документов, необходимых при процедуре обследования. В статье Л.Р. Фионовой рассматриваются необходимые направления для проведения обследования, процесс анализа системы ДОУ. Авторы делают акцент на методах изучения затрат рабочего времени, но использование только их не дает комплексное представление о системе ДОУ.
Объект исследования: СДОУ Роскомнадзора.
Предмет исследования: технология и организация документационных процессов в Роскомнадзоре.
Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Томской области (Роскомнадзор) создан для осуществления полномочий по контролю и надзору в сфере средств массовой информации, в том числе в электронном, и массовых коммуникаций, информационных технологий и связей, функции по контролю и надзору за соответствием обработки персональных данных требованиям законодательства Российской Федерации в области персональных данных на подведомственной территории.
В Роскомнадзор входят следующие структурные подразделения:
1. Отдел организационной, финансовой, правовой работы и кадров;
2. Отдел контроля (надзора) в сфере массовых коммуникаций;
3. Отдел по защите прав субъектов персональных данных, надзора в сфере связи и информационных технологий.
Цель работы - оценка системы ДОУ в Роскомнадзоре и выявление возможностей для ее рационализации.
Задачи, решаемые для достижения поставленной цели:
1) общая характеристика методов обследования, анализа СДОУ и условия их применения;
2) характеристика количественного и качественного состава документов Роскомнадзора;
3) анализ формы и бланков документов для оценки соответствия требованиям ГОСТа Р 6.30-2003;
4) оценка организационной формы ДОУ на основе определения ее соответствия функциям аппарата управления.
В работе используются общенаучные методы исследования для решения поставленных задач. С помощью метода анализа были выявлены отдельные характеристики системы ДОУ и основные группы документов, с помощью метода описание была охарактеризована система документооборота в Роскомнадзоре. Метод сравнения позволил выявить различия и схожести фактического положение дел в организации с прописанными правила в локальных нормативно-методических документах в сфере ДОУ, также использовался метод систематизации данных.
Нормативных документов, которые регламентируют процедуру обследования, изучения, анализа не существует, но комплекс нормативно-методической документации в сфере ДОУ, который задает образцово-эталонные показатели, косвенно является источником.
1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов . Данный источник позволил проанализировать правильность оформления реквизитов документов и сравнить правильность оформления документов в организации.
2. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения . Он использовался для анализа основных терминов и определений, используемых в области делопроизводства.
3. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти позволяют сформировать представление, как должна быть организована система ДОУ.
4. Основные правила работы архивов организаций , в которых прописаны правила оформления и формирования дел.
Также для более детального изучения системы ДОУ Роскомнадзора имеют значение локальные нормативные акты.
1. Положение об Управлении Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Томской области , в котором устанавливаются основные полномочия и порядок их осуществления.
2. Инструкция по делопроизводству , в которой прописаны основные требования к оформлению, обработке, хранению и использованию документов. Инструкция позволила в целом проанализировать и представить в систематизированном порядке основные делопроизводственные операции
3. Номенклатура дел, которая устанавливает сроки хранения тех или иных документов.
4. Должностная инструкция делопроизводителя позволила в целом проанализировать и представить в систематизированном порядке основные должностные обязанности.
5. Реестры регистрируемых документов позволили определить количественный и качественный состав документов Роскомнадзора по Томской области.
6. Документы Роскомнадзора по Томской области (приказ, распоряжение, докладная записка и др.) позволили оценить правильность оформления реквизитов в соответствие требованиям ГОСТа 6.30-2003.
В настоящее время для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, т. к. от организации работы с документами зависит качество работы аппарата управления.
Предпроектное обследование системы ДОУ необходимо для определения направлений ее рационализации. Перед началом обследования необходимо получить представления об исследуемом объекте. Необходимо изучить систему документирования, включая состав документов и их движения в аппарате, изучить организацию делопроизводственного обслуживания деятельности аппарата управления. Для получения всей необходимой информации предполагается применение основных методов предпроектного обследования: непосредственное наблюдение и опрос. Каждый из данных методов способствует комплексному изучению системы ДОУ и своевременным решениям по устранению неполадок или решению проблем.
Методы непосредственного наблюдения, целесообразно использовать в случае, когда для последующей рационализации, требуется оценка действующей системы квалифицированными специалистами. В данную категорию методов относится хронометраж, фотография рабочего дня для определения затрат рабочего времени со стороны наблюдателя, а также самофотография в организации с большой численностью сотрудников.
В свою очередь, метод опроса, иначе говоря, метод анкетирования или интервьюирования, способствует объективной оценке действующей системы документационного обеспечения управления изнутри, со стороны персонала. Помимо этого, с помощью данного метода предпроектного обследования можно узнать мнение сотрудников, а также их готовность и квалификационные способности в случае введение кардинальных изменений, к примеру, автоматизация регистрации документов, или внедрения системы электронного документооборота.
В Роскомнадзоре по Томской области был проведен детальный анализ системы документационного обеспечения управления, была изучена технология управленческих процессов, проанализированы состав и движение документации.
Делопроизводством в Роскомнадзоре занимается один сотрудник- делопроизводитель в приёмной руководителя, это объясняется тем, что в Роскомнадзоре средний документооборот. Делопроизводство полностью ведется в СЭД, это является большим плюсом, так как временные затраты на контроль, поиск документов минимизированы.
Была изучена нормативная база ДОУ, в которой были представлены регламентирующие деятельность Роскомнадзора основные документов, и были выявлены некоторые недочеты.
Инструкция по делопроизводства является типовой, так как она разработана для всех территориальных органов Роскомнадзора, поэтому существуют недочёты. Так, например, в Инструкции прописано, что делопроизводством занимается отдел документооборота, но фактически его не существует. В данном документе прописано все маршруты движения и оформление документов, но непрописанно расположение реквизитов, что способствует при создании документов несоблюдение требований ГОСТа Р 6.30-2003. Должностная инструкция делопроизводителя немного устарела, так как некоторые обязанности уже не выполняются работником. Было предложено обновление некоторых локальных нормативных документов.
Номенклатура дел составлена верно, но некоторые правила в оперативном хранении не соблюдаются. Архив в Роскомнадзоре существует, но не ведется уже около 10 лет, все дела хранятся в шкафах структурных подразделений. Предложено нанять дополнительного сотрудника для введения архива.
При изучении количественного состава документов было выявлено, что самой массовой группой является исходящая документация. Маршруты движения входящих, исходящих документов и докладной записки достаточно просты и не требуют дополнительных согласований.
Следует отметить, что ввиду объективных причин пришлось отказаться от построения схемы распределения обязанностей сотрудников, так как делопроизводством занимается один работник.
Таким образом, в данном исследовании был проведен анализ системы ДОУ Роскомнадзора по Томской области, выявлены существующие проблемы и предложены меры по их решению.
Предпроектное обследование системы ДОУ необходимо для определения направлений ее рационализации. Перед началом обследования необходимо получить представления об исследуемом объекте. Необходимо изучить систему документирования, включая состав документов и их движения в аппарате, изучить организацию делопроизводственного обслуживания деятельности аппарата управления. Для получения всей необходимой информации предполагается применение основных методов предпроектного обследования: непосредственное наблюдение и опрос. Каждый из данных методов способствует комплексному изучению системы ДОУ и своевременным решениям по устранению неполадок или решению проблем.
Методы непосредственного наблюдения, целесообразно использовать в случае, когда для последующей рационализации, требуется оценка действующей системы квалифицированными специалистами. В данную категорию методов относится хронометраж, фотография рабочего дня для определения затрат рабочего времени со стороны наблюдателя, а также самофотография в организации с большой численностью сотрудников.
В свою очередь, метод опроса, иначе говоря, метод анкетирования или интервьюирования, способствует объективной оценке действующей системы документационного обеспечения управления изнутри, со стороны персонала. Помимо этого, с помощью данного метода предпроектного обследования можно узнать мнение сотрудников, а также их готовность и квалификационные способности в случае введение кардинальных изменений, к примеру, автоматизация регистрации документов, или внедрения системы электронного документооборота.
В Роскомнадзоре по Томской области был проведен детальный анализ системы документационного обеспечения управления, была изучена технология управленческих процессов, проанализированы состав и движение документации.
Делопроизводством в Роскомнадзоре занимается один сотрудник- делопроизводитель в приёмной руководителя, это объясняется тем, что в Роскомнадзоре средний документооборот. Делопроизводство полностью ведется в СЭД, это является большим плюсом, так как временные затраты на контроль, поиск документов минимизированы.
Была изучена нормативная база ДОУ, в которой были представлены регламентирующие деятельность Роскомнадзора основные документов, и были выявлены некоторые недочеты.
Инструкция по делопроизводства является типовой, так как она разработана для всех территориальных органов Роскомнадзора, поэтому существуют недочёты. Так, например, в Инструкции прописано, что делопроизводством занимается отдел документооборота, но фактически его не существует. В данном документе прописано все маршруты движения и оформление документов, но непрописанно расположение реквизитов, что способствует при создании документов несоблюдение требований ГОСТа Р 6.30-2003. Должностная инструкция делопроизводителя немного устарела, так как некоторые обязанности уже не выполняются работником. Было предложено обновление некоторых локальных нормативных документов.
Номенклатура дел составлена верно, но некоторые правила в оперативном хранении не соблюдаются. Архив в Роскомнадзоре существует, но не ведется уже около 10 лет, все дела хранятся в шкафах структурных подразделений. Предложено нанять дополнительного сотрудника для введения архива.
При изучении количественного состава документов было выявлено, что самой массовой группой является исходящая документация. Маршруты движения входящих, исходящих документов и докладной записки достаточно просты и не требуют дополнительных согласований.
Следует отметить, что ввиду объективных причин пришлось отказаться от построения схемы распределения обязанностей сотрудников, так как делопроизводством занимается один работник.
Таким образом, в данном исследовании был проведен анализ системы ДОУ Роскомнадзора по Томской области, выявлены существующие проблемы и предложены меры по их решению.