ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ СОПРОВОЖДЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТБОРОЧНЫХ КОМИССИЙ НАЦИОНАЛЬНОГО ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОГО ТОМСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА
|
Аннотация
ВВЕДЕНИЕ 3
1 Нормативное регулирование документационного сопровождения работы
отборочных комиссий НИ ТГУ 13
1.1 Федеральные нормативные акты, регулирующие деятельность
отборочных комиссий российских вузов 13
1.2 Локальные нормативные акты, регулирующие деятельность
отборочных комиссий НИ ТГУ 27
2 Деятельность отборочных комиссий НИ ТГУ и её документационное
сопровождение 34
2.1 Отборочные комиссии НИ ТГУ как функционально-структурный
элемент приемной комиссии НИ ТГУ 34
2.2 Видовой состав документов отборочных комиссий НИ ТГУ 45
2.3 Организация документооборота в отборочных комиссиях НИ ТГУ ... 53
3 Рекомендации по совершенствованию документационного сопровождения
работы отборочных комиссий НИ ТГУ 64
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 76
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 78
ПРИЛОЖЕНИЕ А Состав личного дела абитуриента 95
ПРИЛОЖЕНИЕ Б Фотография рабочего дня технического секретаря и оператора отборочной комиссии факультета психологии НИ ТГУ 101
ПРИЛОЖЕНИЕ В Предлагаемые поправки в «Положение о приемной комиссии Национального исследовательского Томского государственного университета» 108
ПРИЛОЖЕНИЕ Г Скринкопия титульного листа «Правил приема на обучение по образовательным программам высшего образования - программам бакалавриата, программам специалитета, программа
магистратуры в Национальный исследовательский Томский государственный университет на 2023/24 учебный год» от 30.03.2023 года 131
ПРИЛОЖЕНИЕ Д Скринкопия титульного листа «Правил приема на обучение по образовательным программам высшего образования - программам бакалавриата, программам специалитета, программа магистратуры в Национальный исследовательский Томский государственный университет на 2023/24 учебный год» от 13.05.2023 года 132
ПРИЛОЖЕНИЕ Е План интервью с ответственным секретарем отборочной комиссии факультета психологии НИ ТГУ 133
ВВЕДЕНИЕ 3
1 Нормативное регулирование документационного сопровождения работы
отборочных комиссий НИ ТГУ 13
1.1 Федеральные нормативные акты, регулирующие деятельность
отборочных комиссий российских вузов 13
1.2 Локальные нормативные акты, регулирующие деятельность
отборочных комиссий НИ ТГУ 27
2 Деятельность отборочных комиссий НИ ТГУ и её документационное
сопровождение 34
2.1 Отборочные комиссии НИ ТГУ как функционально-структурный
элемент приемной комиссии НИ ТГУ 34
2.2 Видовой состав документов отборочных комиссий НИ ТГУ 45
2.3 Организация документооборота в отборочных комиссиях НИ ТГУ ... 53
3 Рекомендации по совершенствованию документационного сопровождения
работы отборочных комиссий НИ ТГУ 64
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 76
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 78
ПРИЛОЖЕНИЕ А Состав личного дела абитуриента 95
ПРИЛОЖЕНИЕ Б Фотография рабочего дня технического секретаря и оператора отборочной комиссии факультета психологии НИ ТГУ 101
ПРИЛОЖЕНИЕ В Предлагаемые поправки в «Положение о приемной комиссии Национального исследовательского Томского государственного университета» 108
ПРИЛОЖЕНИЕ Г Скринкопия титульного листа «Правил приема на обучение по образовательным программам высшего образования - программам бакалавриата, программам специалитета, программа
магистратуры в Национальный исследовательский Томский государственный университет на 2023/24 учебный год» от 30.03.2023 года 131
ПРИЛОЖЕНИЕ Д Скринкопия титульного листа «Правил приема на обучение по образовательным программам высшего образования - программам бакалавриата, программам специалитета, программа магистратуры в Национальный исследовательский Томский государственный университет на 2023/24 учебный год» от 13.05.2023 года 132
ПРИЛОЖЕНИЕ Е План интервью с ответственным секретарем отборочной комиссии факультета психологии НИ ТГУ 133
Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Национальный исследовательский Томский государственный университет» (далее — НИ ТГУ), основанное в 1878 году, является первым высшим учебным заведением в Сибири1. В настоящее время университет занимает лидирующие позиции в федеральных и международных рейтингах и является для многих молодых людей гарантом качественного высшего образования1 2. В НИ ТГУ осуществляется подготовка высококвалифицированных кадров на базе 20 факультетов и учебных институтов, более 200 направлений и специальностей обучения бакалавриата и специалитета, 110 программ магистратуры3.
В НИ ТГУ на постоянной основе функционирует, как самостоятельное структурное подразделение, Управление нового набора, созданное по приказу ректора в 2014 году4. Одной из задач данного структурного подразделения является организация приемной кампании в НИ ТГУ и создание приемной комиссии. В состав приемной комиссии входят экзаменационная, апелляционная и отборочная комиссии.
Отборочные комиссии - это те подразделения, с которых начинается знакомство абитуриента с университетом. Именно на отборочные комиссии возложена задача по организации и обеспечению процесса приема абитуриентов в вуз.
Общий порядок приема на обучение в высшее учебное заведение установлен на федеральном уровне, но в каждом вузе есть и свои особенности. Различия могут быть в отдельных требованиях, работе интернет-сервисов и в организации деятельности отборочных комиссий. Перед последними стоит задача не только набрать нужное количество обучающихся, но и обеспечить качество набора, то есть привлечь в вуз лучших студентов. Профессиональная работа всех сотрудников отборочных комиссий является важной составляющей формирования положительного имиджа университета.
Процесс цифровой трансформации в российской системе образования, как и во всех сферах жизни общества, был ускорен под влиянием внешних факторов. Пандемия COVID-19, начавшаяся весной 2020 года, заставила образовательные организации форсировано пересмотреть подходы как к организации учебного процесса, так и к организации работы в целом. Цифровая трансформация в значительной степени повлияла на документационное сопровождение поступления, упрощая и ускоряя процесс подачи документов и обмена информацией между абитуриентами и вузами. Успешной адаптации к новым условиям способствовал тот факт, что в НИ ТГУ и ранее использовались дистанционные форматы подачи документов в отборочные комиссии, хотя они и не являлись основными.
В современных условиях документационное сопровождение становится еще более важным, так как онлайн-сервисы и электронные документы могут стать основным каналом взаимодействия отборочных комиссий и абитуриентов. Логично оформленная и структурированная документация может помочь упростить и ускорить процесс взаимодействия. Поэтому отборочные комиссии должны уделять должное внимание документационному сопровождению своей деятельности и стремиться к его постоянному улучшению.
...
В НИ ТГУ на постоянной основе функционирует, как самостоятельное структурное подразделение, Управление нового набора, созданное по приказу ректора в 2014 году4. Одной из задач данного структурного подразделения является организация приемной кампании в НИ ТГУ и создание приемной комиссии. В состав приемной комиссии входят экзаменационная, апелляционная и отборочная комиссии.
Отборочные комиссии - это те подразделения, с которых начинается знакомство абитуриента с университетом. Именно на отборочные комиссии возложена задача по организации и обеспечению процесса приема абитуриентов в вуз.
Общий порядок приема на обучение в высшее учебное заведение установлен на федеральном уровне, но в каждом вузе есть и свои особенности. Различия могут быть в отдельных требованиях, работе интернет-сервисов и в организации деятельности отборочных комиссий. Перед последними стоит задача не только набрать нужное количество обучающихся, но и обеспечить качество набора, то есть привлечь в вуз лучших студентов. Профессиональная работа всех сотрудников отборочных комиссий является важной составляющей формирования положительного имиджа университета.
Процесс цифровой трансформации в российской системе образования, как и во всех сферах жизни общества, был ускорен под влиянием внешних факторов. Пандемия COVID-19, начавшаяся весной 2020 года, заставила образовательные организации форсировано пересмотреть подходы как к организации учебного процесса, так и к организации работы в целом. Цифровая трансформация в значительной степени повлияла на документационное сопровождение поступления, упрощая и ускоряя процесс подачи документов и обмена информацией между абитуриентами и вузами. Успешной адаптации к новым условиям способствовал тот факт, что в НИ ТГУ и ранее использовались дистанционные форматы подачи документов в отборочные комиссии, хотя они и не являлись основными.
В современных условиях документационное сопровождение становится еще более важным, так как онлайн-сервисы и электронные документы могут стать основным каналом взаимодействия отборочных комиссий и абитуриентов. Логично оформленная и структурированная документация может помочь упростить и ускорить процесс взаимодействия. Поэтому отборочные комиссии должны уделять должное внимание документационному сопровождению своей деятельности и стремиться к его постоянному улучшению.
...
Отборочные комиссии НИ ТГУ играют важную роль в процессе осуществления нового набора на обучение по программам бакалавриата, специалитета, магистратуры и аспирантуры. Отборочные комиссии являются частью структуры приемной комиссии вуза и в своей деятельности должны обеспечивать соблюдение прав граждан на получение образования, установленных Конституцией Российской Федерации, принципов гласности и открытости проведения всех процедур приема, объективности оценки способностей поступающих.
В ходе работы были охарактеризованы нормативно-правовые акты, регулирующие деятельность отборочных комиссий НИ ТГУ, определен состав документов и порядок их движения, выявлены пути совершенствования документационного сопровождения деятельности отборочных комиссий НИ ТГУ. Для достижения поставленной цели автором был применен ряд методов исследования, среди них - метод сравнения, интервьюирование ответственного секретаря отборочной комиссии факультета психологии НИ ТГУ, метод включенного наблюдения, метод графической визуализации и метод фотографии рабочего дня. Для подведения итогов проделанной работы использовался метод обобщения.
В рамках проведенного исследования был определен обширный перечень нормативно-правовых актов, регулирующих деятельность вузов страны и конкретно НИ ТГУ в период приемной кампании. Отмечено регулярное обновление, изменение и дополнение нормативных документов, а также их взаимосвязь. Проблемой является отсутствие регулирования деятельности отборочных комиссий на федеральном уровне. В связи с этим важную роль играет именно локально-нормативное сопровождение их деятельности. В НИ ТГУ место отборочной комиссии в структуре приемной комиссии определено в «Положении о приемной комиссии Национального исследовательского Томского государственного университета», имеющее ряд неточностей и являющееся по ряду пунктов неактуальным. Иные локальные
нормативные акты, напрямую регламентирующие деятельность отборочных комиссий в вузе, отсутствуют. В связи с этим в результате работы были даны рекомендации по актуализации «Положения о приемной комиссии Национального исследовательского Томского государственного
университета» и уточнения ключевых моментов.
При рассмотрении видового состава документов в отборочных комиссиях НИ ТГУ было обнаружено отсутствие журналов регистрации входящей и исходящей документации, единых правил ведения деловой переписки.
Несмотря на использование системы электронного документооборота «1С: Приемная кампания» и интеграции ее с ЕПГУ, велика роль человеческого фактора при проверке документов, поступающих в отборочные комиссии. А также имеет место дублирование информации на электронном и бумажном носителе. Есть потребность в разработке нормативно-правовой базы на федеральном уровне по формированию электронных личных дел. Распечатка и уничтожение десятков тысяч личных дел абитуриентов - это атавизм делопроизводства в условиях цифровой трансформации.
Таким образом, совершенствование документационного сопровождения деятельности отборочных комиссий требует комплексного подхода. Организация работы с документами в отборочных комиссиях вуза предполагает постоянную оптимизацию в связи с обновлением федеральной нормативной базы и внедрением в процесс приема цифровых продуктов. Кроме того, реализация мер по совершенствованию документационного сопровождения деятельности отборочных комиссий НИ ТГУ позволит повысить эффективность выполнения их основной функции - организационное обеспечение проведения нового набора на образовательные программы, реализуемые в рамках факультета.
В ходе работы были охарактеризованы нормативно-правовые акты, регулирующие деятельность отборочных комиссий НИ ТГУ, определен состав документов и порядок их движения, выявлены пути совершенствования документационного сопровождения деятельности отборочных комиссий НИ ТГУ. Для достижения поставленной цели автором был применен ряд методов исследования, среди них - метод сравнения, интервьюирование ответственного секретаря отборочной комиссии факультета психологии НИ ТГУ, метод включенного наблюдения, метод графической визуализации и метод фотографии рабочего дня. Для подведения итогов проделанной работы использовался метод обобщения.
В рамках проведенного исследования был определен обширный перечень нормативно-правовых актов, регулирующих деятельность вузов страны и конкретно НИ ТГУ в период приемной кампании. Отмечено регулярное обновление, изменение и дополнение нормативных документов, а также их взаимосвязь. Проблемой является отсутствие регулирования деятельности отборочных комиссий на федеральном уровне. В связи с этим важную роль играет именно локально-нормативное сопровождение их деятельности. В НИ ТГУ место отборочной комиссии в структуре приемной комиссии определено в «Положении о приемной комиссии Национального исследовательского Томского государственного университета», имеющее ряд неточностей и являющееся по ряду пунктов неактуальным. Иные локальные
нормативные акты, напрямую регламентирующие деятельность отборочных комиссий в вузе, отсутствуют. В связи с этим в результате работы были даны рекомендации по актуализации «Положения о приемной комиссии Национального исследовательского Томского государственного
университета» и уточнения ключевых моментов.
При рассмотрении видового состава документов в отборочных комиссиях НИ ТГУ было обнаружено отсутствие журналов регистрации входящей и исходящей документации, единых правил ведения деловой переписки.
Несмотря на использование системы электронного документооборота «1С: Приемная кампания» и интеграции ее с ЕПГУ, велика роль человеческого фактора при проверке документов, поступающих в отборочные комиссии. А также имеет место дублирование информации на электронном и бумажном носителе. Есть потребность в разработке нормативно-правовой базы на федеральном уровне по формированию электронных личных дел. Распечатка и уничтожение десятков тысяч личных дел абитуриентов - это атавизм делопроизводства в условиях цифровой трансформации.
Таким образом, совершенствование документационного сопровождения деятельности отборочных комиссий требует комплексного подхода. Организация работы с документами в отборочных комиссиях вуза предполагает постоянную оптимизацию в связи с обновлением федеральной нормативной базы и внедрением в процесс приема цифровых продуктов. Кроме того, реализация мер по совершенствованию документационного сопровождения деятельности отборочных комиссий НИ ТГУ позволит повысить эффективность выполнения их основной функции - организационное обеспечение проведения нового набора на образовательные программы, реализуемые в рамках факультета.
