ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ СТАНДАРТЫ В СФЕРЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ: ПРОБЛЕМЫ ПРИМЕНЕНИЯ В АО «ТОМЗЭЛ»
|
АННОТАЦИЯ 3
Введение 3
1 Профессиональная деятельность специалистов в сфере работы с документами 13
1.1 Характеристика профессиональных стандартов в сфере документационного
обеспечения управления, управления документами и архивного дела 13
1.2 Профессиональные стандарты специалистов по документационному обеспечению управления и архивному делу: характеристика содержания и возможностей
применения 26
2 Профессиональная деятельность специалистов в сфере работы с документами: анализ
реальной практики 36
2.1 Характеристика практики использования профессиональных стандартов
российскими организациями 36
2.2 Опыт применения профессиональных стандартов в Акционерном обществе
«Томский завод электроприводов» 48
Заключение 64
Список использованных источников и литературы 69
Приложение А Вопросы интервью для помощника руководителя 80
Приложение Б Вопросы интервью для специалиста архива 82
Приложение В Вопросы интервью для специалистов по кадра
Введение 3
1 Профессиональная деятельность специалистов в сфере работы с документами 13
1.1 Характеристика профессиональных стандартов в сфере документационного
обеспечения управления, управления документами и архивного дела 13
1.2 Профессиональные стандарты специалистов по документационному обеспечению управления и архивному делу: характеристика содержания и возможностей
применения 26
2 Профессиональная деятельность специалистов в сфере работы с документами: анализ
реальной практики 36
2.1 Характеристика практики использования профессиональных стандартов
российскими организациями 36
2.2 Опыт применения профессиональных стандартов в Акционерном обществе
«Томский завод электроприводов» 48
Заключение 64
Список использованных источников и литературы 69
Приложение А Вопросы интервью для помощника руководителя 80
Приложение Б Вопросы интервью для специалиста архива 82
Приложение В Вопросы интервью для специалистов по кадра
Стремительное развитие цифровых технологий оказывает существенное влияние на рынок труда. Автоматизируются многие аспекты профессиональной деятельности, что обуславливает значительные изменения трудовых функций специалистов разных отраслей. Появляются профессиональные задачи, для решения которых требуются новые знания и навыки. Как следствие профессиональные требования, предъявляемые к специалистам, меняются. Поэтому необходимо выявить и описать появившиеся трудовые функции и на их основе сформулировать требования к специалистам разных сфер деятельности, что в итоге создадут опору для системы профессионального образования при подготовке специалистов.
До недавнего времени единственным нормативным документом, закрепляющим критерии квалификации специалистов, являлся Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (далее - Квалификационный справочник). Со временем он устарел и перестал отражать реальное положение дел на рынке труда как в плане требований и запросов работодателей, так и в плане формирования представления о тех компетенциях, которыми обладали выходящие на рынок специалисты, либо которыми они должны были обладать. Фактически не существовало нормативных и методических документов, которые описывали бы профессиональные задачи и функции специалистов в разных отраслях экономики и которые могли бы использовать работники и работодатели. В связи с этим на рынке труда наметился разрыв между спросом и предложением рабочей силы . Это проявлялось в том, что специалисты, которые имелись на рынке труда и которые выпускались из учебных заведений, зачастую не соответствовали требованиям работодателей.
Для устранения этих противоречий с 2013 года Россия стала переходить на систему профессиональных стандартов, устанавливающих требования к необходимой квалификации специалистов разных отраслей. Были созданы и утверждены нормативные документы, которые определяют порядок разработки, внедрения профессиональных стандартов в деятельность организаций . С 1 июля 2016 года профессиональные стандарты стали обязательными для ряда организаций (например, для государственных учреждений) .
Количество профессиональных стандартов постоянно увеличивается и на январь 2022 года их насчитывалось 1490 . Принятые профессиональные стандарты периодически обновляются . Таким образом, очевидно, что государство прикладывает усилия для выработки актуальных требований к трудовой деятельности в разных отраслях, стремится создать условия для того, чтобы на рынок труда выходили специалисты, которые соответствовали бы требованиям работодателей, а сами требования формировались бы на основе лучших практик.
Однако, несмотря на стремление государства перейти к повсеместному применению профессиональных стандартов, в реальности лишь малая часть организаций используют их в своей деятельности полноценно. В основном это организации обязанность которых, использовать профессиональные стандарты при определении требований к сотрудникам, непосредственно обозначена в нормативно-правовых актах Российской Федерации . Но даже в этом случае профессиональные стандарты используются, как правило, лишь в части соответствия опыта работы и уровня образования, что необходимо при подборе сотрудников.
Организации, которые не обязаны применять профессиональные стандарты, по разным причинам могут и вовсе их игнорировать, или не знать о существовании таких нормативных документов. Учитывая, что таких организаций большинство, можно предположить, что, тем самым весь закладываемый разработчиками потенциал профессионального стандарта как нормативного документа, и та ценность, которую он имеет как агрегированные и описанные лучшие профессиональные практики, остаются нераскрытыми и невостребованными в практической деятельности. Это приводит к тому, что затраченные ресурсы со стороны государства дают минимум отдачи и не оправдывают потраченные усилия на создание системы профессиональных стандартов. Как следствие развитие некоторых сфер деятельности происходит неравномерно, снижается качество локальных нормативных документов, а обязанности сотрудников организаций могут распределяться неэффективно.
Такая ситуация касается и сферы документационного обеспечения управления и архивного дела, для которых разработаны и в последние годы актуализированы профессиональные стандарты. Но, закон не возлагает на организации прямую обязанность применять профессиональные стандарты специалистов по документационному обеспечению управления. Это необходимо если эти специалисты работают в государственном секторе, но даже и в этом случае, как было упомянуто выше, практика использования профессиональных стандартов, в основном касается исключительно процесса найма персонала. То есть профессиональные стандарты используются не столько непосредственно специалистами по документационному обеспечению управления, сколько специалистами по управлению персоналом. Конкретный специалист по документационному обеспечению управления часто не осознает возможностей и необходимости их применения в своей практической деятельности и не видит в профессиональных стандартах для себя ценности.
Совокупность исследований, касающихся изучаемой темы, в основном представлена работами, которые посвящены характеристике содержания, особенностям, преимуществам и ограничениям профессиональных стандартов для организаций и специалистов. Авторы научных статей характеризуют профессиональные стандарты в целом как нормативные документы, и анализируют их отдельные положения. Можно выделить три группы таких исследований.
Первая группа работ посвящена Национальной системе квалификаций, в рамках которой появились профессиональные стандарты. В центре внимания авторов находятся элементы составляющие Национальную систему квалификаций: участники, учреждения, а также нормативно-правовая база, которая позволяет обеспечить легитимность функционирования как самой системы, так и профессиональных стандартов.
Авторы считают, что профессиональные стандарты являются ядром Национальной системы квалификаций и призваны согласовывать требования работодателей и компетенции специалистов, которые формируются системой профессиональной подготовки . Также, по их мнению, Национальная система квалификаций создает среду, которая позволяет разрабатывать профессиональные стандарты с учетом интересов государства, работодателей, практикующих специалистов, что должно существенно повлиять на их использование.
В центре внимания второй группы исследователей находится практика применения профессиональных стандартов в организациях. Авторы, чьи работы были отнесены к этой группе, анализируют конкретные кейсы, связанные с применением профессиональных стандартов, возникающие сложности и потенциальные выгоды при их использовании.
Например, В. Н. Лазарев и И. С. Филоненко исследует положительные стороны применения профессиональных стандартов, акцентируя внимание на том, что профессиональный стандарт является инструментом для повышения качества выполняемых трудовых функций, т.к. работники могут быстрее адаптироваться и откликаться на перемены в разных отраслях экономики. А. Э. Галина и А. А. Иванова полагают, что профессиональные стандарты стимулируют работников к совершенствованию своих профессиональных навыков через акцент на необходимость прохождения курсов переобучения, профессиональной переподготовки или повышения квалификации.
В исследованиях Е. В. Романенко , М. В. Демченко , А. А. Кузнецовой,
Л. Н. Петровой, Н. Б. Фатеевой поднимаются вопросы внедрения и применения профессиональных стандартов в организациях. Внимание авторов акцентировано на том, какие необходимо предпринять действия, чтобы организация перешла к использованию профессиональных стандартов.
Статьи, в которых исследуются проблемы и сложности применения профессиональных стандартов, представлены работами К. А. Матвеевой,
С. М. Самохваловой, М. Е. Фаер , Л. В. Сотниковой . В числе основных проблем, тормозящих процесс внедрения профессиональных стандартов, называются невключенность работодателей в качестве экспертов при разработке данных документов, недостаток необходимых ресурсов при внедрении, сложная структура профессиональных стандартов.
Третья группа исследований посвящена анализу профессиональных стандартов, разработанных для сферы работы с документами.
В фокусе внимания Л. Р. Фионовой , З. В. Аракчеевой, С. С. Великановой находятся компетенции, которыми необходимо владеть сотрудникам для обеспечения наиболее эффективной работы организации в современных условиях. О. В. Медведева исследует содержание профессиональных стандартов в сфере документационного обеспечения управления и сопоставляет их с требованиями современных образовательных стандартов. Г. Н. Ланской исследует профессиональный стандарт «Специалист архива», характеризуя концепцию, которая была положена в основу стандарта, и логику описания трудовых функций.
Проведенный анализ состояния исследовательского поля в области профессиональных стандартов специалистов по документационному обеспечению управления и архивному делу свидетельствует о немногочисленности публикаций, касающихся профессиональных стандартов «Специалист по формированию электронного архива» и «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности» . Вероятно, это связано с тем, что с момента выхода этих стандартов прошло немного времени. Однако эти стандарты определенно представляют живой интерес для профессионального сообщества, поскольку еще на этапе разработки активно обсуждались на научно-практических конференциях .
Таким образом, количество научных публикаций, затрагивающих разные аспекты применения и внедрения профессиональных стандартов по документационному обеспечению управления и архивному делу, сравнительно не велико. Статьи, относящиеся к профессиональным стандартам, можно условно разделить на узкопрофильные статьи, посвященные конкретным стандартам, и общие, где обсуждается в целом тематика стандартизации профессиональной деятельности.
Объектом выпускного квалификационного исследования являются профессиональные стандарты в сфере документационного обеспечения управления; предметом - применение профессиональных стандартов в организациях.
Цель данной работы заключается в выявлении роли профессиональных стандартов в деятельности специалистов по документационному обеспечению управления и архивному делу, а также определение способов превращения профессиональных стандартов в реально работающий инструмент в организации. Достижение поставленной цели предполагает решение следующих задач:
1. Охарактеризовать профессиональные стандарты в сфере документационного обеспечения управления и смежных областях, разработанные и принятые в РФ на данный момент.
2. Выявить потенциальные преимущества использования профессиональных стандартов для организации.
3. Выявить причины, по которым организации не используют профессиональные стандарты в своей деятельности.
4. Предложить способы интегрирования профессиональных стандартов в деятельность практикующих специалистов в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела.
При проведении исследования использовались как общенаучные, так и специальные методы. Метод описания использовался для получения общего обзора предмета исследования, изложения полученных данных и характеристик. Метод анализа позволил выявить основные этапы развития системы профессиональных стандартов в России и определить их значимость для отдельных субъектов, а также выявить идею, которая лежит в основе применения профессиональных стандартов. Метод сравнительного анализа использовался для выявления сходства и различий в требованиях, предъявляемых к должностям в разных источниках. Метод наблюдения использовался для выявления направлений применения профессиональных стандартов в Акционерном обществе «Томский завод электроприводов» (далее - АО «ТОМЗЭЛ»). Интервьюирование сотрудников отдела делопроизводства и контроля, отдела кадров в АО «ТОМЗЭЛ» позволило получить более подробную информацию, выявить субъективную позицию сотрудников по отношению к использованию профессиональных стандартов. Метод обобщения был применен для систематизации полученной информации и формулирования выводов исследования.
При проведении исследования привлечен широкий круг различных источников, как опубликованных, так и не опубликованных.
Комплекс использованных источников представлен нормативно-правовыми актами, которыми регулируется применение профессиональных стандартов. К ним относится Постановление Правительства РФ «О Правилах разработки и утверждения профессиональных стандартов» , Приказы Министерства труда и социальной защиты РФ «Об утверждении уровней квалификации в целях разработки проектов профессиональных стандартов» , «Об утверждении Макета профессионального стандарта» .
Следующую группу источников составляют нормативные и методические документы, в которых определены основные трудовые функции специалистов, работающих с документацией, а также охарактеризованы необходимые для решения таких профессиональных задач знания и навыки. В первую очередь к таким документам относятся профессиональные стандарты в сфере документационного обеспечения управления, архивного дела и управления документами «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» , «Специалист по управлению документацией организации» , «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации» , «Специалист по формированию электронного архива» , «Специалист архива» . В профессиональных стандартах приведены наименования должностей специалистов и соответствующие им трудовые функции, находящихся в фокусе данного исследования, также устанавливаются требования к образованию и стажу сотрудников. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих содержит широкий перечень должностей, определяет требования относительно знаний, умений, профессиональной подготовки специалистов.
Отдельную группу источников составляют материалы, связанные с разработкой и внедрением профессиональных стандартов, размещенные на официальном сайте Министерства труда РФ и на федеральном портале проектов нормативных правовых актов . Это методические рекомендации по внедрению стандартов, списки профессиональных стандартов, планируемых к разработке и к актуализации, проекты профессиональных стандартов и результаты общественных обсуждений по проектам нормативных документов.
В исследовании использовались видеоматериалы, размещенные на YouTube каналах. На YouTube канале «ВНИИДАД TV» опубликованы видеозаписи открытых общественных обсуждений отдельных профессиональных стандартов. Обращение к материалам обсуждений позволяет выявить отношение разработчиков к профессиональным стандартам, их позицию по отдельным положениям, также понять какие вопросы больше всего волнуют работодателей и организаций, которые не привлекались к разработке, но будут их использовать. YouTube канал «Natasha Khramtsovsky» содержит видео с выступлений на общественных мероприятиях Н. А. Храмцовской по поводу актуальных проблем документоведения. Размещенные на этих каналах видеозаписи конференций, видео докладов позволяют определить актуальные вопросы и проблемы сферы документационного обеспечения управления, архивоведения, а также проследить влияние цифровизации на деятельность этих специалистов.
Локальные нормативные акты Акционерного общества «Томский завод
электроприводов» применялись для формирования общего представления об
организационной системе, целях, задачах и основных видах деятельности. Был использован устав АО «ТОМЗЭЛ», который включает основные положения и правила, касающиеся правового статуса организации, её организационной формы, структуры и устройства, в нем закреплены цели и задачи организации, а также перечислены основные виды деятельности. В исследовании также использовались должностные инструкции работников отдела делопроизводства и контроля для определения трудовых функций специалистов и последующим их сравнении с профессиональными стандартами.
Важными источниками для исследования стали интервью, проведенные с сотрудниками отдела делопроизводства и контроля и с сотрудниками отдела кадров в АО «ТОМЗЭЛ». Гайд интервью был составлен с учетом целей исследования. Основной акцент был сделан на выявлении степени использования профессиональных стандартов в деятельности специалистов.
Таким образом, совокупность источников позволяет выявить преимущества и недостатки профессиональных стандартов в области документационного обеспечения управления и архивного дела, а также и выявить их роль в практической деятельности специалистов.
Структура работы подчинена общей логике исследования, его цели и задачам. Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений. Использованная литература и источники, применение обозначенных методов позволяют раскрыть содержание темы, достичь поставленную цель и реализовать задачи исследования.
До недавнего времени единственным нормативным документом, закрепляющим критерии квалификации специалистов, являлся Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (далее - Квалификационный справочник). Со временем он устарел и перестал отражать реальное положение дел на рынке труда как в плане требований и запросов работодателей, так и в плане формирования представления о тех компетенциях, которыми обладали выходящие на рынок специалисты, либо которыми они должны были обладать. Фактически не существовало нормативных и методических документов, которые описывали бы профессиональные задачи и функции специалистов в разных отраслях экономики и которые могли бы использовать работники и работодатели. В связи с этим на рынке труда наметился разрыв между спросом и предложением рабочей силы . Это проявлялось в том, что специалисты, которые имелись на рынке труда и которые выпускались из учебных заведений, зачастую не соответствовали требованиям работодателей.
Для устранения этих противоречий с 2013 года Россия стала переходить на систему профессиональных стандартов, устанавливающих требования к необходимой квалификации специалистов разных отраслей. Были созданы и утверждены нормативные документы, которые определяют порядок разработки, внедрения профессиональных стандартов в деятельность организаций . С 1 июля 2016 года профессиональные стандарты стали обязательными для ряда организаций (например, для государственных учреждений) .
Количество профессиональных стандартов постоянно увеличивается и на январь 2022 года их насчитывалось 1490 . Принятые профессиональные стандарты периодически обновляются . Таким образом, очевидно, что государство прикладывает усилия для выработки актуальных требований к трудовой деятельности в разных отраслях, стремится создать условия для того, чтобы на рынок труда выходили специалисты, которые соответствовали бы требованиям работодателей, а сами требования формировались бы на основе лучших практик.
Однако, несмотря на стремление государства перейти к повсеместному применению профессиональных стандартов, в реальности лишь малая часть организаций используют их в своей деятельности полноценно. В основном это организации обязанность которых, использовать профессиональные стандарты при определении требований к сотрудникам, непосредственно обозначена в нормативно-правовых актах Российской Федерации . Но даже в этом случае профессиональные стандарты используются, как правило, лишь в части соответствия опыта работы и уровня образования, что необходимо при подборе сотрудников.
Организации, которые не обязаны применять профессиональные стандарты, по разным причинам могут и вовсе их игнорировать, или не знать о существовании таких нормативных документов. Учитывая, что таких организаций большинство, можно предположить, что, тем самым весь закладываемый разработчиками потенциал профессионального стандарта как нормативного документа, и та ценность, которую он имеет как агрегированные и описанные лучшие профессиональные практики, остаются нераскрытыми и невостребованными в практической деятельности. Это приводит к тому, что затраченные ресурсы со стороны государства дают минимум отдачи и не оправдывают потраченные усилия на создание системы профессиональных стандартов. Как следствие развитие некоторых сфер деятельности происходит неравномерно, снижается качество локальных нормативных документов, а обязанности сотрудников организаций могут распределяться неэффективно.
Такая ситуация касается и сферы документационного обеспечения управления и архивного дела, для которых разработаны и в последние годы актуализированы профессиональные стандарты. Но, закон не возлагает на организации прямую обязанность применять профессиональные стандарты специалистов по документационному обеспечению управления. Это необходимо если эти специалисты работают в государственном секторе, но даже и в этом случае, как было упомянуто выше, практика использования профессиональных стандартов, в основном касается исключительно процесса найма персонала. То есть профессиональные стандарты используются не столько непосредственно специалистами по документационному обеспечению управления, сколько специалистами по управлению персоналом. Конкретный специалист по документационному обеспечению управления часто не осознает возможностей и необходимости их применения в своей практической деятельности и не видит в профессиональных стандартах для себя ценности.
Совокупность исследований, касающихся изучаемой темы, в основном представлена работами, которые посвящены характеристике содержания, особенностям, преимуществам и ограничениям профессиональных стандартов для организаций и специалистов. Авторы научных статей характеризуют профессиональные стандарты в целом как нормативные документы, и анализируют их отдельные положения. Можно выделить три группы таких исследований.
Первая группа работ посвящена Национальной системе квалификаций, в рамках которой появились профессиональные стандарты. В центре внимания авторов находятся элементы составляющие Национальную систему квалификаций: участники, учреждения, а также нормативно-правовая база, которая позволяет обеспечить легитимность функционирования как самой системы, так и профессиональных стандартов.
Авторы считают, что профессиональные стандарты являются ядром Национальной системы квалификаций и призваны согласовывать требования работодателей и компетенции специалистов, которые формируются системой профессиональной подготовки . Также, по их мнению, Национальная система квалификаций создает среду, которая позволяет разрабатывать профессиональные стандарты с учетом интересов государства, работодателей, практикующих специалистов, что должно существенно повлиять на их использование.
В центре внимания второй группы исследователей находится практика применения профессиональных стандартов в организациях. Авторы, чьи работы были отнесены к этой группе, анализируют конкретные кейсы, связанные с применением профессиональных стандартов, возникающие сложности и потенциальные выгоды при их использовании.
Например, В. Н. Лазарев и И. С. Филоненко исследует положительные стороны применения профессиональных стандартов, акцентируя внимание на том, что профессиональный стандарт является инструментом для повышения качества выполняемых трудовых функций, т.к. работники могут быстрее адаптироваться и откликаться на перемены в разных отраслях экономики. А. Э. Галина и А. А. Иванова полагают, что профессиональные стандарты стимулируют работников к совершенствованию своих профессиональных навыков через акцент на необходимость прохождения курсов переобучения, профессиональной переподготовки или повышения квалификации.
В исследованиях Е. В. Романенко , М. В. Демченко , А. А. Кузнецовой,
Л. Н. Петровой, Н. Б. Фатеевой поднимаются вопросы внедрения и применения профессиональных стандартов в организациях. Внимание авторов акцентировано на том, какие необходимо предпринять действия, чтобы организация перешла к использованию профессиональных стандартов.
Статьи, в которых исследуются проблемы и сложности применения профессиональных стандартов, представлены работами К. А. Матвеевой,
С. М. Самохваловой, М. Е. Фаер , Л. В. Сотниковой . В числе основных проблем, тормозящих процесс внедрения профессиональных стандартов, называются невключенность работодателей в качестве экспертов при разработке данных документов, недостаток необходимых ресурсов при внедрении, сложная структура профессиональных стандартов.
Третья группа исследований посвящена анализу профессиональных стандартов, разработанных для сферы работы с документами.
В фокусе внимания Л. Р. Фионовой , З. В. Аракчеевой, С. С. Великановой находятся компетенции, которыми необходимо владеть сотрудникам для обеспечения наиболее эффективной работы организации в современных условиях. О. В. Медведева исследует содержание профессиональных стандартов в сфере документационного обеспечения управления и сопоставляет их с требованиями современных образовательных стандартов. Г. Н. Ланской исследует профессиональный стандарт «Специалист архива», характеризуя концепцию, которая была положена в основу стандарта, и логику описания трудовых функций.
Проведенный анализ состояния исследовательского поля в области профессиональных стандартов специалистов по документационному обеспечению управления и архивному делу свидетельствует о немногочисленности публикаций, касающихся профессиональных стандартов «Специалист по формированию электронного архива» и «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности» . Вероятно, это связано с тем, что с момента выхода этих стандартов прошло немного времени. Однако эти стандарты определенно представляют живой интерес для профессионального сообщества, поскольку еще на этапе разработки активно обсуждались на научно-практических конференциях .
Таким образом, количество научных публикаций, затрагивающих разные аспекты применения и внедрения профессиональных стандартов по документационному обеспечению управления и архивному делу, сравнительно не велико. Статьи, относящиеся к профессиональным стандартам, можно условно разделить на узкопрофильные статьи, посвященные конкретным стандартам, и общие, где обсуждается в целом тематика стандартизации профессиональной деятельности.
Объектом выпускного квалификационного исследования являются профессиональные стандарты в сфере документационного обеспечения управления; предметом - применение профессиональных стандартов в организациях.
Цель данной работы заключается в выявлении роли профессиональных стандартов в деятельности специалистов по документационному обеспечению управления и архивному делу, а также определение способов превращения профессиональных стандартов в реально работающий инструмент в организации. Достижение поставленной цели предполагает решение следующих задач:
1. Охарактеризовать профессиональные стандарты в сфере документационного обеспечения управления и смежных областях, разработанные и принятые в РФ на данный момент.
2. Выявить потенциальные преимущества использования профессиональных стандартов для организации.
3. Выявить причины, по которым организации не используют профессиональные стандарты в своей деятельности.
4. Предложить способы интегрирования профессиональных стандартов в деятельность практикующих специалистов в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела.
При проведении исследования использовались как общенаучные, так и специальные методы. Метод описания использовался для получения общего обзора предмета исследования, изложения полученных данных и характеристик. Метод анализа позволил выявить основные этапы развития системы профессиональных стандартов в России и определить их значимость для отдельных субъектов, а также выявить идею, которая лежит в основе применения профессиональных стандартов. Метод сравнительного анализа использовался для выявления сходства и различий в требованиях, предъявляемых к должностям в разных источниках. Метод наблюдения использовался для выявления направлений применения профессиональных стандартов в Акционерном обществе «Томский завод электроприводов» (далее - АО «ТОМЗЭЛ»). Интервьюирование сотрудников отдела делопроизводства и контроля, отдела кадров в АО «ТОМЗЭЛ» позволило получить более подробную информацию, выявить субъективную позицию сотрудников по отношению к использованию профессиональных стандартов. Метод обобщения был применен для систематизации полученной информации и формулирования выводов исследования.
При проведении исследования привлечен широкий круг различных источников, как опубликованных, так и не опубликованных.
Комплекс использованных источников представлен нормативно-правовыми актами, которыми регулируется применение профессиональных стандартов. К ним относится Постановление Правительства РФ «О Правилах разработки и утверждения профессиональных стандартов» , Приказы Министерства труда и социальной защиты РФ «Об утверждении уровней квалификации в целях разработки проектов профессиональных стандартов» , «Об утверждении Макета профессионального стандарта» .
Следующую группу источников составляют нормативные и методические документы, в которых определены основные трудовые функции специалистов, работающих с документацией, а также охарактеризованы необходимые для решения таких профессиональных задач знания и навыки. В первую очередь к таким документам относятся профессиональные стандарты в сфере документационного обеспечения управления, архивного дела и управления документами «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» , «Специалист по управлению документацией организации» , «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации» , «Специалист по формированию электронного архива» , «Специалист архива» . В профессиональных стандартах приведены наименования должностей специалистов и соответствующие им трудовые функции, находящихся в фокусе данного исследования, также устанавливаются требования к образованию и стажу сотрудников. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих содержит широкий перечень должностей, определяет требования относительно знаний, умений, профессиональной подготовки специалистов.
Отдельную группу источников составляют материалы, связанные с разработкой и внедрением профессиональных стандартов, размещенные на официальном сайте Министерства труда РФ и на федеральном портале проектов нормативных правовых актов . Это методические рекомендации по внедрению стандартов, списки профессиональных стандартов, планируемых к разработке и к актуализации, проекты профессиональных стандартов и результаты общественных обсуждений по проектам нормативных документов.
В исследовании использовались видеоматериалы, размещенные на YouTube каналах. На YouTube канале «ВНИИДАД TV» опубликованы видеозаписи открытых общественных обсуждений отдельных профессиональных стандартов. Обращение к материалам обсуждений позволяет выявить отношение разработчиков к профессиональным стандартам, их позицию по отдельным положениям, также понять какие вопросы больше всего волнуют работодателей и организаций, которые не привлекались к разработке, но будут их использовать. YouTube канал «Natasha Khramtsovsky» содержит видео с выступлений на общественных мероприятиях Н. А. Храмцовской по поводу актуальных проблем документоведения. Размещенные на этих каналах видеозаписи конференций, видео докладов позволяют определить актуальные вопросы и проблемы сферы документационного обеспечения управления, архивоведения, а также проследить влияние цифровизации на деятельность этих специалистов.
Локальные нормативные акты Акционерного общества «Томский завод
электроприводов» применялись для формирования общего представления об
организационной системе, целях, задачах и основных видах деятельности. Был использован устав АО «ТОМЗЭЛ», который включает основные положения и правила, касающиеся правового статуса организации, её организационной формы, структуры и устройства, в нем закреплены цели и задачи организации, а также перечислены основные виды деятельности. В исследовании также использовались должностные инструкции работников отдела делопроизводства и контроля для определения трудовых функций специалистов и последующим их сравнении с профессиональными стандартами.
Важными источниками для исследования стали интервью, проведенные с сотрудниками отдела делопроизводства и контроля и с сотрудниками отдела кадров в АО «ТОМЗЭЛ». Гайд интервью был составлен с учетом целей исследования. Основной акцент был сделан на выявлении степени использования профессиональных стандартов в деятельности специалистов.
Таким образом, совокупность источников позволяет выявить преимущества и недостатки профессиональных стандартов в области документационного обеспечения управления и архивного дела, а также и выявить их роль в практической деятельности специалистов.
Структура работы подчинена общей логике исследования, его цели и задачам. Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений. Использованная литература и источники, применение обозначенных методов позволяют раскрыть содержание темы, достичь поставленную цель и реализовать задачи исследования.
Постоянные и динамичные изменения, происходящие во всех сферах жизни, в том числе и на рынке труда привели к тому, что профессиональная деятельность практически всех специалистов быстро изменялась, трудовые функции трансформировались. Это могло приводить к ситуации, когда выпускник, оказывался не нужным на рынке труда, так как его знания не соответствовали реальной ситуации и требованиям работодателей. Существовавшая на тот момент система квалификационных справочников постепенно пришла в негодность, реформировать ее не представлялось возможным. Поэтому был выбран новый вектор развития в результате чего появилась Национальная система квалификаций, центральное место в которой заняли профессиональные стандарты. По мысли разработчиков, профессиональные стандарты должны были упорядочить систему трудовых взаимоотношений, способствовать развитию профессиональной деятельности в соответствии с лучшими практиками, существующими в конкретных отраслях, задать ориентиры для системы образования, что позволило бы образовательным учреждениям готовить специалистов, действительно востребованных не только на сегодняшнем, но и на формирующемся рынке труда. Однако, несмотря на заложенный в профессиональных стандартах потенциал, довольно длительный (около 10 лет) срок, который прошел с момента принятия решения о переходе на эту систему, практика их использования довольно ограничена, а отношение к ним среди работодателей и специалистов-практиков - неоднозначно.
Целью выпускного квалификационного исследования было выявить роль профессиональных стандартов в деятельности специалистов по документационному обеспечению управления и смежных областях, и определить меры, позволяющие сделать профессиональные стандарты реально работающими инструментами в организации.
Для достижения поставленной цели были проанализированы профессиональные стандарты «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» , «Специалист по управлению документацией организации» , «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации» . «Специалист по формированию электронного архива» , «Специалист архива» . Это было необходимо, чтобы выявить и описать модель деятельности, заложенную в стандартах, и сравнить ее с реальностью, которая была изучена во время прохождения практики в Акционерном обществе «Томский завод электроприводов». При проведении сравнения важно было не только понять, соответствуют ли реальные функции специалистов положениям профессиональных стандартах, но и выявить как используются профстандарты и как к ним относятся специалисты, а также понять причины такого отношения к профессиональным стандартам. В результате, на основе выводов исследования, были предложены меры, которые могут улучшить ситуацию, связанную с реальным применением профессиональных стандартов в организациях.
Исследование профессиональных стандартов, анализ их содержания и выявление мнений разработчиков относительно их необходимости в профессиональной деятельности, позволило определить значимость профессиональных стандартов для разных субъектов.
Потенциально профессиональные стандарты - это действительно нужные нормативные документы, которые содержат согласованное представление рынка труда о квалификационных характеристиках, необходимых для того или иного вида профессиональной деятельности. Понимать, что собой представляет то или иное профессиональное поле и профессиональная деятельность важно и для учебных заведений, чтобы создать эффективные и востребованные образовательные программы, выпускать специалистов с актуальным для рынка труда набором компетенций. То есть для системы высшего и среднего профессионального образования профессиональные стандарты могут быть полезны при формировании компетентностной модели выпускника образовательной программы.
Для организаций профессиональные стандарты могут создать опору при подготовке локальной нормативной документации, помочь работодателю выработать ясные и четкие требования, которые могут использоваться при найме сотрудников, оценке персонала, создании программ корпоративного обучения. Сотрудники, опираясь на профессиональный стандарт, могут выстроить свою карьерную траекторию и определить возможные карьерные перспективы в своей деятельности, понять, какие знания и навыки необходимы в современных условиях, чтобы оставаться востребованным на рынке труда, а также могут использовать профессиональный стандарт в своей практической деятельности при создании локальных нормативных актов, и для понимания того, каким образом сделать свою профессиональную деятельность лучше и эффективнее.
Профессиональные стандарты при условии их высокого качества и ориентации на современные лучшие практики могут способствовать развитию и совершенствованию того или иного профессионального поля в целом. Представляется, что это особенно важно для сферы работы с документами в контексте все чаще звучащих высказываний о том, что профессия документоведа, специалиста по документационному обеспечению управления становится неактуальной, отмирает, так как большая часть их трудовых функций может быть автоматизирована. Следовательно, чтобы профессия сохранилась, она должна меняться, должно сформироваться новое понимание места документоведа в системе разделения труда. Разработчики профессиональных стандартов стремятся учесть происходящие изменения при разработке новых и актуализации существующих стандартов. Результатом этой работы становится появление новых трудовых функций, связанных с использованием информационно-коммуникационных технологий, работы с электронными документами, и новых профессиональных стандартов, например, стандарта специалиста по трансформации документационных сред организации. Несмотря на то, что этот стандарт был неоднозначно встречен специалистами, появление его было необходимо. Как показало исследование в целом содержание пула профессиональных стандартов специалистов по работе с документами отражает действительность актуальное состояние профессионального поля и закладывает основы для прогрессивной трансформации деятельности специалистов.
По идее разработчиков профессиональные стандарты задумывались как инструмент, который способен сделать требования работодателей к специалистам более прозрачными и понятными. Однако в реальности ситуация выглядит иначе, и их внедрение только добавляет сложностей работодателю и сотрудникам.
При исследовании опыта применения профессиональных стандартов в Акционерном обществе «Томский завод электроприводов» было выявлено, что специалисты оказались не готовы к обязательному внедрению профессиональных стандартов, были в них не заинтересованы и изначально не осознавали в этом необходимости, поэтому восприняли такие изменения негативно. Сотрудники отдела кадров и отдела делопроизводства и контроля в АО «ТОМЗЭЛ» считают, что профессиональные стандарты необходимы для отдела кадров при найме специалистов. Для отдела делопроизводства и контроля, а также для линейных специалистов, по их мнению, профессиональные стандарты не являются значимыми. В целом интервью показало, что сотрудники отдела делопроизводства и контроля не рефлексируют свою деятельность и не находят в ней применения профессиональным стандартам, также существует непонимание причин создания и применения профессиональных стандартов. Поэтому неиспользование профессиональных стандартов сотрудниками отдела делопроизводства и контроля в АО «ТОМЗЭЛ» происходит не по причине плохого их качества, либо неактуального содержания, а из-за непонимания сотрудниками ценности в профессиональных стандартах.
Основными факторами, ограничивающими применение профессиональных стандартов, являются сложность процедуры внедрения стандартов в деятельность организации при недостаточности ее нормативной проработки и методического сопровождения. Поэтому в ряде ситуаций неочевидна траектория действий и принятия решений. Неоднородность уровня навыков у практикующих специалистов приводит к необходимости включения в стандарт слишком общих требований к знаниям, умениям. Описание этих знаний и навыков занимает значительную часть текста стандарта, в результате действительно новые компетенции могут просто «потеряться», а у сотрудника, обращающегося к тексту стандарта, складывается впечатление, что он воспроизводит очевидные (порой неактуальные) вещи и поэтому бесполезен.
Для того, чтобы профессиональные стандарты стали реально работающими инструментами, необходим комплексный подход, требующий принятия мер со стороны государства, профессиональных сообществ, работодателей и сотрудников.
На государственном уровне необходимо дополнить нормативно-правовую базу положениями, касающимися применения профессиональных стандартов. Несмотря на то, что существует законодательная база, регулирующая вопросы создания профессиональных стандартов, имеется недостаток нормативных и методических документов, отражающих в полной мере вопросы применения профессиональных стандартов. Более подробное описание процесса использования профессиональных стандартов поможет работодателям и сотрудникам избежать проблем, возникающих с их применением.
Со стороны профессиональных сообществ необходимо привлечение более широкого круга заинтересованных специалистов к обсуждению профессиональных стандартов на этапе их актуализации и разработки. На данный момент такие обсуждения проходят кулуарно, объявления о них и их результаты не всегда публикуются для широкой аудитории. Участие в таких обсуждениях позволит сотрудникам и работодателям осознать суть профессиональных стандартов и понять их необходимость.
Следующей мерой может стать проведение методической работы профессиональным сообществом, которая может включать семинары, лекции, направленные на разъяснение положений профессиональных стандартов, объяснение того, каким образом следует работать с таким нормативным документом, как его использовать. Это могло бы помочь, организациям избежать проблем при внедрении профессиональных стандартов и избежать ошибок при их внедрении.
Также в этом процессе может помочь проведение консультаций между представителями профессионального сообщества и работодателями. Такие консультации могли бы стать площадкой, где работодатели получили бы возможность обсудить с разработчиком стандарта возникающие сложности при их применении, и решить вопросы, которые вызывают затруднение. В связи с тем, что многие вопросы, касающиеся применения профессиональных стандартов, не отражены в нормативно-правовых актах, такие консультации для работодателя сделают переход к профессиональным стандартам менее сложным, а разработчикам позволят определить круг вопросов, которые требуют более детальной проработки и отражения их в нормативно-правовых актах.
Подводя итог, важно отметить, что, если обязать всех на государственном уровне применять профессиональные стандарты, это не будет являться выходом в сложившийся ситуации, поскольку не получится реализовать те цели, ради которых создавались профессиональные стандарты. Принуждение к использованию профессиональных стандартов усложнит работу специалистов, вызовет негативную обратную реакцию и желание всеми возможными способами обойти эту систему и отдалится от нее.
Чтобы обеспечить реальное использование профессиональных стандартов, в первую очередь, работодатели и сотрудники должны осознать какую пользу и какие преимущества они получат от их применения. Свою роль, вероятно, сыграет время, которое требуется, чтобы сотрудники, работодатели успели адаптироваться к новой системе. Первый опыт разработки нормативного документа может не всегда является удачным, поэтому следует ожидать, что с каждой последующей редакцией профессиональных стандартов будет улучшаться и их качество.
Для того, чтобы минимизировать сложности на пути внедрения профессиональных стандартов и превратить их потенциал в реальность, необходима постоянная координация деятельности между работодателями, практиками, разработчиками. Важно, чтобы работодатели и практикующие специалисты понимали их назначение, содержание, направление и границы их использования как в трудовой деятельности, так и в более широком контексте, например, при выстраивании профессиональной траектории, планировании профессионального развития.
Целью выпускного квалификационного исследования было выявить роль профессиональных стандартов в деятельности специалистов по документационному обеспечению управления и смежных областях, и определить меры, позволяющие сделать профессиональные стандарты реально работающими инструментами в организации.
Для достижения поставленной цели были проанализированы профессиональные стандарты «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» , «Специалист по управлению документацией организации» , «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации» . «Специалист по формированию электронного архива» , «Специалист архива» . Это было необходимо, чтобы выявить и описать модель деятельности, заложенную в стандартах, и сравнить ее с реальностью, которая была изучена во время прохождения практики в Акционерном обществе «Томский завод электроприводов». При проведении сравнения важно было не только понять, соответствуют ли реальные функции специалистов положениям профессиональных стандартах, но и выявить как используются профстандарты и как к ним относятся специалисты, а также понять причины такого отношения к профессиональным стандартам. В результате, на основе выводов исследования, были предложены меры, которые могут улучшить ситуацию, связанную с реальным применением профессиональных стандартов в организациях.
Исследование профессиональных стандартов, анализ их содержания и выявление мнений разработчиков относительно их необходимости в профессиональной деятельности, позволило определить значимость профессиональных стандартов для разных субъектов.
Потенциально профессиональные стандарты - это действительно нужные нормативные документы, которые содержат согласованное представление рынка труда о квалификационных характеристиках, необходимых для того или иного вида профессиональной деятельности. Понимать, что собой представляет то или иное профессиональное поле и профессиональная деятельность важно и для учебных заведений, чтобы создать эффективные и востребованные образовательные программы, выпускать специалистов с актуальным для рынка труда набором компетенций. То есть для системы высшего и среднего профессионального образования профессиональные стандарты могут быть полезны при формировании компетентностной модели выпускника образовательной программы.
Для организаций профессиональные стандарты могут создать опору при подготовке локальной нормативной документации, помочь работодателю выработать ясные и четкие требования, которые могут использоваться при найме сотрудников, оценке персонала, создании программ корпоративного обучения. Сотрудники, опираясь на профессиональный стандарт, могут выстроить свою карьерную траекторию и определить возможные карьерные перспективы в своей деятельности, понять, какие знания и навыки необходимы в современных условиях, чтобы оставаться востребованным на рынке труда, а также могут использовать профессиональный стандарт в своей практической деятельности при создании локальных нормативных актов, и для понимания того, каким образом сделать свою профессиональную деятельность лучше и эффективнее.
Профессиональные стандарты при условии их высокого качества и ориентации на современные лучшие практики могут способствовать развитию и совершенствованию того или иного профессионального поля в целом. Представляется, что это особенно важно для сферы работы с документами в контексте все чаще звучащих высказываний о том, что профессия документоведа, специалиста по документационному обеспечению управления становится неактуальной, отмирает, так как большая часть их трудовых функций может быть автоматизирована. Следовательно, чтобы профессия сохранилась, она должна меняться, должно сформироваться новое понимание места документоведа в системе разделения труда. Разработчики профессиональных стандартов стремятся учесть происходящие изменения при разработке новых и актуализации существующих стандартов. Результатом этой работы становится появление новых трудовых функций, связанных с использованием информационно-коммуникационных технологий, работы с электронными документами, и новых профессиональных стандартов, например, стандарта специалиста по трансформации документационных сред организации. Несмотря на то, что этот стандарт был неоднозначно встречен специалистами, появление его было необходимо. Как показало исследование в целом содержание пула профессиональных стандартов специалистов по работе с документами отражает действительность актуальное состояние профессионального поля и закладывает основы для прогрессивной трансформации деятельности специалистов.
По идее разработчиков профессиональные стандарты задумывались как инструмент, который способен сделать требования работодателей к специалистам более прозрачными и понятными. Однако в реальности ситуация выглядит иначе, и их внедрение только добавляет сложностей работодателю и сотрудникам.
При исследовании опыта применения профессиональных стандартов в Акционерном обществе «Томский завод электроприводов» было выявлено, что специалисты оказались не готовы к обязательному внедрению профессиональных стандартов, были в них не заинтересованы и изначально не осознавали в этом необходимости, поэтому восприняли такие изменения негативно. Сотрудники отдела кадров и отдела делопроизводства и контроля в АО «ТОМЗЭЛ» считают, что профессиональные стандарты необходимы для отдела кадров при найме специалистов. Для отдела делопроизводства и контроля, а также для линейных специалистов, по их мнению, профессиональные стандарты не являются значимыми. В целом интервью показало, что сотрудники отдела делопроизводства и контроля не рефлексируют свою деятельность и не находят в ней применения профессиональным стандартам, также существует непонимание причин создания и применения профессиональных стандартов. Поэтому неиспользование профессиональных стандартов сотрудниками отдела делопроизводства и контроля в АО «ТОМЗЭЛ» происходит не по причине плохого их качества, либо неактуального содержания, а из-за непонимания сотрудниками ценности в профессиональных стандартах.
Основными факторами, ограничивающими применение профессиональных стандартов, являются сложность процедуры внедрения стандартов в деятельность организации при недостаточности ее нормативной проработки и методического сопровождения. Поэтому в ряде ситуаций неочевидна траектория действий и принятия решений. Неоднородность уровня навыков у практикующих специалистов приводит к необходимости включения в стандарт слишком общих требований к знаниям, умениям. Описание этих знаний и навыков занимает значительную часть текста стандарта, в результате действительно новые компетенции могут просто «потеряться», а у сотрудника, обращающегося к тексту стандарта, складывается впечатление, что он воспроизводит очевидные (порой неактуальные) вещи и поэтому бесполезен.
Для того, чтобы профессиональные стандарты стали реально работающими инструментами, необходим комплексный подход, требующий принятия мер со стороны государства, профессиональных сообществ, работодателей и сотрудников.
На государственном уровне необходимо дополнить нормативно-правовую базу положениями, касающимися применения профессиональных стандартов. Несмотря на то, что существует законодательная база, регулирующая вопросы создания профессиональных стандартов, имеется недостаток нормативных и методических документов, отражающих в полной мере вопросы применения профессиональных стандартов. Более подробное описание процесса использования профессиональных стандартов поможет работодателям и сотрудникам избежать проблем, возникающих с их применением.
Со стороны профессиональных сообществ необходимо привлечение более широкого круга заинтересованных специалистов к обсуждению профессиональных стандартов на этапе их актуализации и разработки. На данный момент такие обсуждения проходят кулуарно, объявления о них и их результаты не всегда публикуются для широкой аудитории. Участие в таких обсуждениях позволит сотрудникам и работодателям осознать суть профессиональных стандартов и понять их необходимость.
Следующей мерой может стать проведение методической работы профессиональным сообществом, которая может включать семинары, лекции, направленные на разъяснение положений профессиональных стандартов, объяснение того, каким образом следует работать с таким нормативным документом, как его использовать. Это могло бы помочь, организациям избежать проблем при внедрении профессиональных стандартов и избежать ошибок при их внедрении.
Также в этом процессе может помочь проведение консультаций между представителями профессионального сообщества и работодателями. Такие консультации могли бы стать площадкой, где работодатели получили бы возможность обсудить с разработчиком стандарта возникающие сложности при их применении, и решить вопросы, которые вызывают затруднение. В связи с тем, что многие вопросы, касающиеся применения профессиональных стандартов, не отражены в нормативно-правовых актах, такие консультации для работодателя сделают переход к профессиональным стандартам менее сложным, а разработчикам позволят определить круг вопросов, которые требуют более детальной проработки и отражения их в нормативно-правовых актах.
Подводя итог, важно отметить, что, если обязать всех на государственном уровне применять профессиональные стандарты, это не будет являться выходом в сложившийся ситуации, поскольку не получится реализовать те цели, ради которых создавались профессиональные стандарты. Принуждение к использованию профессиональных стандартов усложнит работу специалистов, вызовет негативную обратную реакцию и желание всеми возможными способами обойти эту систему и отдалится от нее.
Чтобы обеспечить реальное использование профессиональных стандартов, в первую очередь, работодатели и сотрудники должны осознать какую пользу и какие преимущества они получат от их применения. Свою роль, вероятно, сыграет время, которое требуется, чтобы сотрудники, работодатели успели адаптироваться к новой системе. Первый опыт разработки нормативного документа может не всегда является удачным, поэтому следует ожидать, что с каждой последующей редакцией профессиональных стандартов будет улучшаться и их качество.
Для того, чтобы минимизировать сложности на пути внедрения профессиональных стандартов и превратить их потенциал в реальность, необходима постоянная координация деятельности между работодателями, практиками, разработчиками. Важно, чтобы работодатели и практикующие специалисты понимали их назначение, содержание, направление и границы их использования как в трудовой деятельности, так и в более широком контексте, например, при выстраивании профессиональной траектории, планировании профессионального развития.
