Помощь студентам в учебе
Электронный кадровый документооборот: практика использования и перспективы развития в Российской Федерации
|
Аннотация 2
ВВЕДЕНИЕ 4
Глава 1. Нормативное регулирование и технологические условия реализации электронного кадрового документооборота (ЭКДО) в России 12
1.1 Нормативное регулирование ЭКДО в РФ 12
1.2 Технологические условия реализации ЭКДО в российских
организациях 32
Глава 2. Переход на ЭКДО в российских организациях и перспективы его развития 48
2.1 Практика ведения ЭКДО в российских организациях 48
2.2 Перспективы развития ЭКДО в РФ 58
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 64
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 66
ПРИЛОЖЕНИЕ А 64
ВВЕДЕНИЕ 4
Глава 1. Нормативное регулирование и технологические условия реализации электронного кадрового документооборота (ЭКДО) в России 12
1.1 Нормативное регулирование ЭКДО в РФ 12
1.2 Технологические условия реализации ЭКДО в российских
организациях 32
Глава 2. Переход на ЭКДО в российских организациях и перспективы его развития 48
2.1 Практика ведения ЭКДО в российских организациях 48
2.2 Перспективы развития ЭКДО в РФ 58
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 64
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 66
ПРИЛОЖЕНИЕ А 64
9 мая 2017 года Указом Президента Российской Федерации был дан старт преобразованиям в области кадрового документооборота 1. Согласно этому указу, основными задачами применения информационных технологий в сфере взаимодействия государства и бизнеса являются продвижение проектов по внедрению электронного документооборота в организациях, создание условий для повышения доверия к электронным документам, осуществление в электронной форме идентификации и аутентификации участников правоотношений и т.д.
22 ноября 2021 года в силу вступил Федеральный закон №377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», регулирующий электронный кадровый документооборот. Согласно этому закону, под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе .
Изданию этого закона предшествовал эксперимент по внедрению и использованию электронного кадрового документооборота (далее ЭКДО) в организациях-добровольцах, который начался в мае 2020 г. и завершился 15 ноября 2021 г. Согласно данным с сайта Министерства труда, эксперимент показал, что использование ЭКДО позволяет лучше защищать кадровые документы от повреждения и потери, упрощает процедуру оформления трудовых отношений, дает работникам быстрый доступ к необходимым документам и справкам .
Следующий эксперимент по переходу на ЭКДО в отдельных органах государственной власти перед его обязательным внедрением стартовал 1 июня 2023 года .
Задачами эксперимента являются:
1. Апробация федеральными органами исполнительной власти, в которых проводится эксперимент, технологий создания, подписания и хранения электронных кадровых документов;
2. Подготовка предложений о доработке сервисов Единой системы, обеспечивающих создание, подписание и хранение электронных кадровых документов с учетом результатов эксперимента;
3. Определение сроков внедрения ЭКДО в государственных органах с учетом результатов эксперимента .
Стоит отметить тот факт, что подобный эксперимент очень важен в условиях предстоящего обязательного внедрения ЭКДО. Тестирование работы с электронными кадровыми документами на практике позволит выявить технические и организационные проблемы для усовершенствования работы системы. Также определение сроков внедрения ЭКДО в государственных органах - очень разумный шаг. Эксперимент позволит учесть техническую подготовленность разных ведомств во избежание резкого перехода на использование системы ЭКДО. Эксперимент - взвешенный подход к переходу на использование системы электронного кадрового документооборота. Он позволяет адаптировать систему под реальные нужды организаций и обеспечивает плавный переход на ЭКДО без потрясений и рисков для государственных структур.
Система электронного кадрового документооборота в Российской Федерации на данный момент тесно связана с воинским учетом. Согласно статье 8.2 Федерального закона №53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» ведется работа над созданием единого электронного реестра воинского учета, в котором будет размещаться необходимая соответствующим органам информация о военнообязанных . Организация должна своевременно, в установленном порядке предоставлять запрашиваемую информацию, так как сейчас этому уделяется пристальное внимание и государство крайне заинтересовано в актуальности и достоверности предоставляемых данных. С октября 2023 года в Кодекс административных правонарушений внесены поправки, согласно которым штрафы за нарушения в этой сфере многократно возросли . Без качественной, хорошо работающей системы электронного документооборота предоставить всю информацию будет трудно, что еще раз доказывает актуальность изучаемого вопроса.
Следует понимать, что перевод кадровых процессов в электронный формат обусловлен и другими факторами. Например, объемы хранящихся бумажных кадровых документов, по оценкам работодателей, достигают критического значения, и электронная трансформация традиционной системы кадрового делопроизводства становится насущной потребностью .
Однако на практике активное внедрение ЭКДО в работу российских организаций все еще сталкивается с рядом затруднений, связанных с его эффективным использованием.
Остается актуальным вопрос защиты персональных данных и информационной безопасности, так как система может быть подвержена кибератакам, что в свою очередь может привести к утечке информации.
Не последнее место в череде трудностей перехода на ЭКДО занимает дублирование работы. С 2020 г. в Российской Федерации начался процесс перехода с бумажных трудовых книжек на электронные. Однако по желанию работников, трудоустроенных до 2021 г., фиксация сведений о трудовой деятельности и стаже может продолжаться в бумажном виде . В таком случае специалисты отделов кадров оказываются перегружены: они должны вести работу с документацией как в электронном формате, так и в бумажном. То же самое касается справки СТД-Р: по желанию работника она может выдаваться как на бумажном носителе, так и в электронном виде . Таким образом, имеет место противоречие между описанным в законе безбумажным документооборотом и реальной практикой работы с отдельными документами.
Также полному переходу на электронный кадровый документооборот препятствует так называемый «человеческий фактор». В обществе отсутствует единая позиция по этому вопросу, однако значительная часть работников к внедрению ЭКДО относится настороженно. Примером этому служит массовое желание работников, трудоустроенных до 2021 года, оставить бумажные трудовые книжки.
Помимо прочего, внедрение электронного кадрового документооборота требует от работодателей значительных финансовых вложений на приобретение программного обеспечения. Стоит отметить, что государство предоставляет необходимые ресурсы для работы с ЭКДО, однако, некоторые работодатели выбирают собственные системы или внедряют новые и именно для их приобретения и доработки требуются средства.
В качестве проблемы исследования выступают вопросы о том, почему на данный момент в Российской Федерации невозможен полный переход на ЭКДО, как «промежуточный период» сказывается на практике работы с документами по личному составу и каковы ближайшие перспективы развития ЭКДО в России?
Тема внедрения ЭКДО в Российской Федерации вызывает интерес у многих исследователей. Использованную литературу можно разделить на несколько групп: статьи, посвященные правовому регулированию ЭКДО, а также статьи, рассматривающие преимущества и недостатки использования ЭКДО.
К первой группе использованной литературы можно отнести статьи С. Ю. Головиной и Л. В. Зайцевой , а также Н. И. Пинтий и Г. Р. Миначева 2, в которых авторы анализируют проводимые государством эксперименты по введению ЭКДО в РФ и последующие изменения законодательства в сфере трудовых отношений. А. А. Сапфирова в своей работе оценивает изменения трудового законодательства с точки зрения их влияния на защиту трудовых прав работников.
Ко второй группе литературы можно отнести статьи С. В. Куликова и Н. В. Репецкой , А. А. Чуркина и О. Г. Седнева1. Эти авторы рассматривают преимущества и перспективы развития электронного кадрового документооборота. Исследователи В. А. Варфоломеева и Н. А. Александрова в своей работе рассматривают не только преимущества ЭКДО, но также недостатки и риски, связанные с его внедрением.
Отдельно стоит выделить статью Д. К. Чугунова и В. А. Марушиной , в которой авторы подробно рассматривают функционал цифровой платформы «Работа в России», в том числе и сервиса ЭКДО данной платформы.
Объектом исследования является российский электронный кадровый документооборот, а предметом - практика и перспективы его использования в российских организациях.
Цель исследования заключается в характеристике условий и текущей практики использования ЭКДО в российских организациях, а также выявлении перспектив его развития.
Задачи исследования:
1. Охарактеризовать нормативные и технологические условия использования ЭКДО в российских организациях.
2. На основе накопленной практики использования ЭКДО выявить его преимущества и недостатки для организации.
3. Определить перспективы развития ЭКДО в России.
Источниковую базу исследования в первую очередь составляют нормативные акты, регулирующие электронный кадровый документооборот в Российской Федерации. К ним относятся Трудовой кодекс РФ , Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» , Федеральный закон «Об электронной подписи» и др. Также в исследовании был использован Приказ Минтруда России , утверждающий единые требования к составу и форматам электронных, кадровых документов, а также Приказ Минтруда , утверждающий формы сведений о трудовой деятельности и порядок их заполнения и др.
Во-вторых, к источниковой базе можно отнести разъяснения на информационных ресурсах министерств и ведомств. Например, комментарии к вопросам, связанным с ЭКДО, на сайте Минтруда России 5.
Для сбора статистической информации были использованы такие источники, как портал «Работа России» и аналитические материалы издательства CNews . Также в исследовании была использована информация с официальных сайтов систем электронного документооборота, например, VK HR Tek , Directum HR Pro и др.
Методологическую основу исследования составили методы анализа, сравнения, обобщения, полуструктурированное интервью. Метод анализа был применен в процессе изучения нормативно -правовых актов, а также для изучения работы систем электронного кадрового документооборота. Метод сравнения позволил сравнить функционал портала «Работа России» с функционалом других систем по работе с ЭКДО. Полуструктурированное интервью стало одним из самых важных методов исследования, так как с его помощью был проведен опрос практикующих специалистов, которые непосредственно работают с системами ЭКДО. Обобщение позволило сделать вывод по итогам изучения темы.
22 ноября 2021 года в силу вступил Федеральный закон №377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», регулирующий электронный кадровый документооборот. Согласно этому закону, под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе .
Изданию этого закона предшествовал эксперимент по внедрению и использованию электронного кадрового документооборота (далее ЭКДО) в организациях-добровольцах, который начался в мае 2020 г. и завершился 15 ноября 2021 г. Согласно данным с сайта Министерства труда, эксперимент показал, что использование ЭКДО позволяет лучше защищать кадровые документы от повреждения и потери, упрощает процедуру оформления трудовых отношений, дает работникам быстрый доступ к необходимым документам и справкам .
Следующий эксперимент по переходу на ЭКДО в отдельных органах государственной власти перед его обязательным внедрением стартовал 1 июня 2023 года .
Задачами эксперимента являются:
1. Апробация федеральными органами исполнительной власти, в которых проводится эксперимент, технологий создания, подписания и хранения электронных кадровых документов;
2. Подготовка предложений о доработке сервисов Единой системы, обеспечивающих создание, подписание и хранение электронных кадровых документов с учетом результатов эксперимента;
3. Определение сроков внедрения ЭКДО в государственных органах с учетом результатов эксперимента .
Стоит отметить тот факт, что подобный эксперимент очень важен в условиях предстоящего обязательного внедрения ЭКДО. Тестирование работы с электронными кадровыми документами на практике позволит выявить технические и организационные проблемы для усовершенствования работы системы. Также определение сроков внедрения ЭКДО в государственных органах - очень разумный шаг. Эксперимент позволит учесть техническую подготовленность разных ведомств во избежание резкого перехода на использование системы ЭКДО. Эксперимент - взвешенный подход к переходу на использование системы электронного кадрового документооборота. Он позволяет адаптировать систему под реальные нужды организаций и обеспечивает плавный переход на ЭКДО без потрясений и рисков для государственных структур.
Система электронного кадрового документооборота в Российской Федерации на данный момент тесно связана с воинским учетом. Согласно статье 8.2 Федерального закона №53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» ведется работа над созданием единого электронного реестра воинского учета, в котором будет размещаться необходимая соответствующим органам информация о военнообязанных . Организация должна своевременно, в установленном порядке предоставлять запрашиваемую информацию, так как сейчас этому уделяется пристальное внимание и государство крайне заинтересовано в актуальности и достоверности предоставляемых данных. С октября 2023 года в Кодекс административных правонарушений внесены поправки, согласно которым штрафы за нарушения в этой сфере многократно возросли . Без качественной, хорошо работающей системы электронного документооборота предоставить всю информацию будет трудно, что еще раз доказывает актуальность изучаемого вопроса.
Следует понимать, что перевод кадровых процессов в электронный формат обусловлен и другими факторами. Например, объемы хранящихся бумажных кадровых документов, по оценкам работодателей, достигают критического значения, и электронная трансформация традиционной системы кадрового делопроизводства становится насущной потребностью .
Однако на практике активное внедрение ЭКДО в работу российских организаций все еще сталкивается с рядом затруднений, связанных с его эффективным использованием.
Остается актуальным вопрос защиты персональных данных и информационной безопасности, так как система может быть подвержена кибератакам, что в свою очередь может привести к утечке информации.
Не последнее место в череде трудностей перехода на ЭКДО занимает дублирование работы. С 2020 г. в Российской Федерации начался процесс перехода с бумажных трудовых книжек на электронные. Однако по желанию работников, трудоустроенных до 2021 г., фиксация сведений о трудовой деятельности и стаже может продолжаться в бумажном виде . В таком случае специалисты отделов кадров оказываются перегружены: они должны вести работу с документацией как в электронном формате, так и в бумажном. То же самое касается справки СТД-Р: по желанию работника она может выдаваться как на бумажном носителе, так и в электронном виде . Таким образом, имеет место противоречие между описанным в законе безбумажным документооборотом и реальной практикой работы с отдельными документами.
Также полному переходу на электронный кадровый документооборот препятствует так называемый «человеческий фактор». В обществе отсутствует единая позиция по этому вопросу, однако значительная часть работников к внедрению ЭКДО относится настороженно. Примером этому служит массовое желание работников, трудоустроенных до 2021 года, оставить бумажные трудовые книжки.
Помимо прочего, внедрение электронного кадрового документооборота требует от работодателей значительных финансовых вложений на приобретение программного обеспечения. Стоит отметить, что государство предоставляет необходимые ресурсы для работы с ЭКДО, однако, некоторые работодатели выбирают собственные системы или внедряют новые и именно для их приобретения и доработки требуются средства.
В качестве проблемы исследования выступают вопросы о том, почему на данный момент в Российской Федерации невозможен полный переход на ЭКДО, как «промежуточный период» сказывается на практике работы с документами по личному составу и каковы ближайшие перспективы развития ЭКДО в России?
Тема внедрения ЭКДО в Российской Федерации вызывает интерес у многих исследователей. Использованную литературу можно разделить на несколько групп: статьи, посвященные правовому регулированию ЭКДО, а также статьи, рассматривающие преимущества и недостатки использования ЭКДО.
К первой группе использованной литературы можно отнести статьи С. Ю. Головиной и Л. В. Зайцевой , а также Н. И. Пинтий и Г. Р. Миначева 2, в которых авторы анализируют проводимые государством эксперименты по введению ЭКДО в РФ и последующие изменения законодательства в сфере трудовых отношений. А. А. Сапфирова в своей работе оценивает изменения трудового законодательства с точки зрения их влияния на защиту трудовых прав работников.
Ко второй группе литературы можно отнести статьи С. В. Куликова и Н. В. Репецкой , А. А. Чуркина и О. Г. Седнева1. Эти авторы рассматривают преимущества и перспективы развития электронного кадрового документооборота. Исследователи В. А. Варфоломеева и Н. А. Александрова в своей работе рассматривают не только преимущества ЭКДО, но также недостатки и риски, связанные с его внедрением.
Отдельно стоит выделить статью Д. К. Чугунова и В. А. Марушиной , в которой авторы подробно рассматривают функционал цифровой платформы «Работа в России», в том числе и сервиса ЭКДО данной платформы.
Объектом исследования является российский электронный кадровый документооборот, а предметом - практика и перспективы его использования в российских организациях.
Цель исследования заключается в характеристике условий и текущей практики использования ЭКДО в российских организациях, а также выявлении перспектив его развития.
Задачи исследования:
1. Охарактеризовать нормативные и технологические условия использования ЭКДО в российских организациях.
2. На основе накопленной практики использования ЭКДО выявить его преимущества и недостатки для организации.
3. Определить перспективы развития ЭКДО в России.
Источниковую базу исследования в первую очередь составляют нормативные акты, регулирующие электронный кадровый документооборот в Российской Федерации. К ним относятся Трудовой кодекс РФ , Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» , Федеральный закон «Об электронной подписи» и др. Также в исследовании был использован Приказ Минтруда России , утверждающий единые требования к составу и форматам электронных, кадровых документов, а также Приказ Минтруда , утверждающий формы сведений о трудовой деятельности и порядок их заполнения и др.
Во-вторых, к источниковой базе можно отнести разъяснения на информационных ресурсах министерств и ведомств. Например, комментарии к вопросам, связанным с ЭКДО, на сайте Минтруда России 5.
Для сбора статистической информации были использованы такие источники, как портал «Работа России» и аналитические материалы издательства CNews . Также в исследовании была использована информация с официальных сайтов систем электронного документооборота, например, VK HR Tek , Directum HR Pro и др.
Методологическую основу исследования составили методы анализа, сравнения, обобщения, полуструктурированное интервью. Метод анализа был применен в процессе изучения нормативно -правовых актов, а также для изучения работы систем электронного кадрового документооборота. Метод сравнения позволил сравнить функционал портала «Работа России» с функционалом других систем по работе с ЭКДО. Полуструктурированное интервью стало одним из самых важных методов исследования, так как с его помощью был проведен опрос практикующих специалистов, которые непосредственно работают с системами ЭКДО. Обобщение позволило сделать вывод по итогам изучения темы.
Электронный кадровый документооборот в Российской Федерации представляет собой важный этап развития трудовых отношений, направленный на оптимизацию процессов работы с кадровыми документами. В ходе исследования были рассмотрены нормативные, технологические и практические аспекты внедрения ЭКДО, а также перспективы его развития.
Нормативная база, регулирующая ЭКДО в Российской Федерации, включает в себя Трудовой кодекс РФ, федеральные законы об электронной подписи, информации и информационных технологиях, а также ряд подзаконных актов, таких как постановления Правительства и приказы Минтруда. Эти нормативные документы закрепляют правовые основы электронного документооборота, определяют требования к составу и форматам электронных документов, а также регламентируют порядок их подписания и хранения. Однако, несмотря на детальную проработку законодательства, остаются вопросы, связанные с защитой персональных данных, распределением ответственности между работодателем и государством, а также необходимостью дальнейшей корректировки нормативных актов в условиях полного перехода на ЭКДО.
Технологические условия реализации ЭКДО предусматривают использование государственной платформы «Работа России» или собственных информационных систем работодателя. Анализ показал, что, несмотря на преимущества государственной платформы (бесплатное использование и интеграция с порталом Госуслуг) её функционал уступает коммерческим решениям, таким как: VK HR Tek, Directum HR Pro и 1С:ЗУП. Эти системы обладают расширенными возможностями, включая автоматизацию HR-процессов и высокий уровень безопасности. Однако их внедрение требует значительных финансовых затрат, что может быть препятствием для малых и средних предприятий.
Практика внедрения ЭКДО в российских организациях, рассмотренная на примере организаций ТУСУР, «Газпром инвест» «Томск» и 64
ООО «Главбух», демонстрирует смешанный формат документооборота, где часть документов переведена в электронный вид, а часть остаётся на бумажных носителях. Основными преимуществами ЭКДО, выявленными в рамках исследовательских интервью, являются прозрачность процессов, сокращение времени на согласование документов и уменьшение количества ошибок. Однако опрошенные специалисты по кадрам отмечают трудности, обусловленные сопротивлением сотрудников, техническими проблемами (например, медленной работой систем) и опасениями по поводу безопасности данных.
Перспективы развития ЭКДО в РФ связаны с полным отказом от бумажных носителей, автоматизацией бизнес-процессов и внедрением технологий искусственного интеллекта. Государство играет ключевую роль в этом процессе, организуя эксперименты по внедрению ЭКДО и корректируя законодательство. Частный бизнес, в свою очередь, разрабатывает инновационные решения, способствующие эффективному использованию ЭКДО.
Таким образом, внедрение электронного кадрового документооборота в России — это сложный, но неизбежный процесс, который требует комплексного подхода, включающего правовые, технологические и организационные меры. Несмотря на существующие сложности, переход на ЭКДО открывает значительные перспективы для оптимизации кадровых процессов, повышения их прозрачности и эффективности. В ближайшие годы можно ожидать дальнейшего развития этой системы, что приведёт к полному переходу кадрового документооборота в стране в электронный формат.
Нормативная база, регулирующая ЭКДО в Российской Федерации, включает в себя Трудовой кодекс РФ, федеральные законы об электронной подписи, информации и информационных технологиях, а также ряд подзаконных актов, таких как постановления Правительства и приказы Минтруда. Эти нормативные документы закрепляют правовые основы электронного документооборота, определяют требования к составу и форматам электронных документов, а также регламентируют порядок их подписания и хранения. Однако, несмотря на детальную проработку законодательства, остаются вопросы, связанные с защитой персональных данных, распределением ответственности между работодателем и государством, а также необходимостью дальнейшей корректировки нормативных актов в условиях полного перехода на ЭКДО.
Технологические условия реализации ЭКДО предусматривают использование государственной платформы «Работа России» или собственных информационных систем работодателя. Анализ показал, что, несмотря на преимущества государственной платформы (бесплатное использование и интеграция с порталом Госуслуг) её функционал уступает коммерческим решениям, таким как: VK HR Tek, Directum HR Pro и 1С:ЗУП. Эти системы обладают расширенными возможностями, включая автоматизацию HR-процессов и высокий уровень безопасности. Однако их внедрение требует значительных финансовых затрат, что может быть препятствием для малых и средних предприятий.
Практика внедрения ЭКДО в российских организациях, рассмотренная на примере организаций ТУСУР, «Газпром инвест» «Томск» и 64
ООО «Главбух», демонстрирует смешанный формат документооборота, где часть документов переведена в электронный вид, а часть остаётся на бумажных носителях. Основными преимуществами ЭКДО, выявленными в рамках исследовательских интервью, являются прозрачность процессов, сокращение времени на согласование документов и уменьшение количества ошибок. Однако опрошенные специалисты по кадрам отмечают трудности, обусловленные сопротивлением сотрудников, техническими проблемами (например, медленной работой систем) и опасениями по поводу безопасности данных.
Перспективы развития ЭКДО в РФ связаны с полным отказом от бумажных носителей, автоматизацией бизнес-процессов и внедрением технологий искусственного интеллекта. Государство играет ключевую роль в этом процессе, организуя эксперименты по внедрению ЭКДО и корректируя законодательство. Частный бизнес, в свою очередь, разрабатывает инновационные решения, способствующие эффективному использованию ЭКДО.
Таким образом, внедрение электронного кадрового документооборота в России — это сложный, но неизбежный процесс, который требует комплексного подхода, включающего правовые, технологические и организационные меры. Несмотря на существующие сложности, переход на ЭКДО открывает значительные перспективы для оптимизации кадровых процессов, повышения их прозрачности и эффективности. В ближайшие годы можно ожидать дальнейшего развития этой системы, что приведёт к полному переходу кадрового документооборота в стране в электронный формат.
