ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРОФСОЮЗНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ В ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ
|
Аннотация
ВВЕДЕНИЕ 7
1 Организационная структура и нормативно-методическая база документационного
обеспечения деятельности профсоюзных организаций в Томской области 21
1.1 Организационная структура современных российских профессиональных
союзов 21
1.2 Нормативно-правовое обеспечение деятельности профсоюзных организаций в
Томской области 31
2 Организация и технологии документационного обеспечения деятельности профсоюзных
организаций в Томской области 42
2.1 Документационное обеспечение деятельности профсоюзных организаций в
Томской области 42
2.2 Организация и документационное обеспечение взаимоотношений с членами
профсоюзных организаций в Томской области 52
2.3 Рекомендации по оптимизации работы с документами в Союзе организаций
профсоюзов «Федерация профсоюзных организаций Томской области» 57
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 63
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 66
ПРИЛОЖЕНИЕ А (справочное) Эмблема и Флаг Федерации независимых профсоюзов России 78
ПРИЛОЖЕНИЕ Б (обязательное) Организационная структура Федерации независимых профсоюзов России 79
ПРИЛОЖЕНИЕ В (обязательное) Организационная структура Союза организаций
профсоюзов «Федерация профсоюзных организаций Томской области» 80
ПРИЛОЖЕНИЕ Г (обязательное) Организационная структура профсоюзной организации работников Томского государственного университета 82
ПРИЛОЖЕНИЕ Д (обязательное) Внутренняя организационная структура Союза организаций профсоюзов «Федерация профсоюзных организаций Томской области» 83
ПРИЛОЖЕНИЕ Е (обязательное) Маршрутная схема движения входящего документа в Союзе организаций профсоюзов «Федерация профсоюзных организаций Томской области» 84
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж (обязательное) Маршрутная схема движения исходящего документа в Союзе организаций профсоюзов «Федерация профсоюзных организаций Томской области» 85 ПРИЛОЖЕНИЕ И (обязательное) Маршрутная схема движения внутреннего документа в Союзе организаций профсоюзов «Федерация профсоюзных организаций Томской
области» 86
ПРИЛОЖЕНИЕ К (обязательное) Проект номенклатуры дел Союза организаций профсоюзов «Федерация профсоюзных организаций Томской области» 87
ВВЕДЕНИЕ 7
1 Организационная структура и нормативно-методическая база документационного
обеспечения деятельности профсоюзных организаций в Томской области 21
1.1 Организационная структура современных российских профессиональных
союзов 21
1.2 Нормативно-правовое обеспечение деятельности профсоюзных организаций в
Томской области 31
2 Организация и технологии документационного обеспечения деятельности профсоюзных
организаций в Томской области 42
2.1 Документационное обеспечение деятельности профсоюзных организаций в
Томской области 42
2.2 Организация и документационное обеспечение взаимоотношений с членами
профсоюзных организаций в Томской области 52
2.3 Рекомендации по оптимизации работы с документами в Союзе организаций
профсоюзов «Федерация профсоюзных организаций Томской области» 57
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 63
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 66
ПРИЛОЖЕНИЕ А (справочное) Эмблема и Флаг Федерации независимых профсоюзов России 78
ПРИЛОЖЕНИЕ Б (обязательное) Организационная структура Федерации независимых профсоюзов России 79
ПРИЛОЖЕНИЕ В (обязательное) Организационная структура Союза организаций
профсоюзов «Федерация профсоюзных организаций Томской области» 80
ПРИЛОЖЕНИЕ Г (обязательное) Организационная структура профсоюзной организации работников Томского государственного университета 82
ПРИЛОЖЕНИЕ Д (обязательное) Внутренняя организационная структура Союза организаций профсоюзов «Федерация профсоюзных организаций Томской области» 83
ПРИЛОЖЕНИЕ Е (обязательное) Маршрутная схема движения входящего документа в Союзе организаций профсоюзов «Федерация профсоюзных организаций Томской области» 84
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж (обязательное) Маршрутная схема движения исходящего документа в Союзе организаций профсоюзов «Федерация профсоюзных организаций Томской области» 85 ПРИЛОЖЕНИЕ И (обязательное) Маршрутная схема движения внутреннего документа в Союзе организаций профсоюзов «Федерация профсоюзных организаций Томской
области» 86
ПРИЛОЖЕНИЕ К (обязательное) Проект номенклатуры дел Союза организаций профсоюзов «Федерация профсоюзных организаций Томской области» 87
Профессиональные союзы в Российской Федерации - крупные общественные объединения, основной функцией которых является защита социально-экономических прав и интересов работников. Именно с этой целью профсоюзы создавались и на протяжении своего исторического становления и развития доказывали, что являются доступной широким массам трудящихся формой их организации в борьбе за свои права.
На сегодняшний день самым крупным объединением трудящихся на территории РФ является Федерация независимых профсоюзов России (далее - ФНПР), в которую входит 120 членских организаций, из них - 38 общероссийских профсоюзов и
82 территориальные (областные) организации профсоюзов. В общем количестве около 20 млн человек на территории нашей страны являются членами Федерации независимых профсоюзов России. ФНПР и ее членские организации, которые представлены в большинстве регионов России, в том числе в Томской области, осуществляют представительство и защиту социально-трудовых прав и интересов работников, реализуя свои основные функции. Главной считается функция защиты интересов работников. Она тесно связана с представлением интересов трудящихся на уровне государственной власти, органов местного самоуправления, а также в учреждениях и на предприятиях. Представительство и защита прав и интересов работников предусматривает заключение коллективных договоров, ведение переговоров от имени работника, решение коллективных трудовых споров. Социальная функция включает улучшение условий труда, осуществление мер по социальной защите членов профсоюзов. В рамках контролирующей функции осуществляется проверка соблюдения прав рабочих в разных аспектах: социальные гарантии, соблюдение норм труда. Реализуя культурно
оздоровительную функцию, профессиональные союзы развивают туризм, массовую физическую культуру и спорт. Таким образом, осуществляя поставленные задачи, профессиональные союзы являются одним из основных элементов гражданского общества и оказывают непосредственное влияние на решение социально-трудовых проблем.
Основным показателем эффективности реализации вышеперечисленных функций является так называемый положительный социальный эффект, который проявляется в увеличении количества заключенных коллективных договоров, улучшении правовой защиты членов профсоюзов, росте степени вовлеченности молодежи, повышении общественного имиджа, а самое главное - в высоком уровне профсоюзного членства и активности членов профсоюзов, поскольку именно трудящиеся являются основной составляющей профсоюзных организаций.
Однако в последнее время наблюдается негативная тенденция к снижению численности членов профсоюзов. Об этом свидетельствуют статистические данные. Ежегодно количество работников, входящих в состав ФНПР, сокращается в среднем на 100-200 тыс. чел. . Одновременно увеличивается количество первичных профсоюзных организаций с численностью их членов менее 50% от общего количества работников. Данный отрицательный показатель фиксируется на заседаниях и в ежегодных отчетах о результатах деятельности. Исходя из этого, проводится системная работа по выявлению причин проблем профсоюзного движения и разработке мер по их минимизации. В программах действий ФНПР и ее членских организаций на 20212 и 2022 года фиксировались следующие причины негативного имиджа профсоюзного движения: недостаточное количество и уровень квалификации профсоюзных кадров, малая осведомленность работников о профсоюзах и их деятельности, отсутствие элементов цифровизации, организационная слабость, которая отражается в проблемах структурных взаимоотношений между многочисленными членскими организациями, а также в некачественной проработке организации документационной деятельности (отсутствие современной нормативной базы, единых форм и методов работы с документами в членских организациях, электронного документооборота и цифрового взаимодействия с членами профсоюзов).
Соответственно продуктивность реализации функций, а, следовательно, и результативность деятельности профсоюзов в целом зависят в том числе и от того, насколько корректно организована работа с документами. Документационное обеспечение деятельности является основной частью организационной работы, поскольку именно в документах отражается ход провидимых собраний и конференций и закрепляются принятые постановления. Зачастую именно документы выступают в качестве единственного доказательства при возникновении трудовых споров. Изучение документации и работы с ней важно для совершенствования информационного обеспечения деятельности профессиональных союзов, укрепления организационного единства и исполнительской дисциплины, поскольку ошибки в документационном обеспечении могут повлечь за собой ненадлежащее выполнение основной функции профсоюзов - защита прав и интересов рабочих и как следствие снижение авторитета профсоюзного движения. Что же касается новизны исследования, то она заключается в отсутствии специальных работ о документационном обеспечении деятельности современных российских профессиональных союзов.
Всю изученную литературу следует разделить на четыре группы. К первой относятся книги и статьи, посвящённые истории российских профсоюзов и современному состоянию профсоюзного движения в РФ, в том числе на территории Томской области. Знакомство с этими работами необходимо для того, чтобы более детально разобраться с особенностями организации и функционирования российских профсоюзов. Наиболее полно история профессиональных союзов в России представлена в книге Н.Н. Гриценко, В.А. Кадейкина, Е.В. Макухина «История профсоюзов России: этапы, события, люди». В данной работе раскрыты предпосылки возникновения профсоюзов, содержится историко-социологический анализ деятельности профсоюзных организаций, представлена критическая оценка работы профсоюзов. История профсоюзов в Томской области подробно освящена в книге П.З. Брекотнина «Вехи Века. Из истории профсоюзов Томской области».
Какова роль профсоюзных организаций? Каково их социально-экономическое назначение? Эти вопросы в своих статьях обсуждают И.О. Снигирева «Функции профсоюзов. Принципы и правовое регулирование их деятельности», А.А. Сапфирова «Защита трудовых прав работников профсоюзами: реализация функций и перспективы развития» и А.В. Петров «Профсоюзы - институт гражданского общества». В данных публикациях описывается современная деятельность профсоюзных организаций, их основные функции, правовое регулирование и перспективы развития.
Ко второй группе можно отнести книги и статьи о делопроизводстве и документационном обеспечении управления в Российской Федерации. В частности, в учебном пособии И.Н. Кузнецова «Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство» излагается нормативно-правовая база, основная терминология и общие правила работы с документами. М.Ю. Рогожин в своём учебнике «Документационное обеспечение управления» доказывает, что эффективная работа служб ДОУ необходима для нормального функционирования всей организации. Аналогичные вопросы рассматриваются в статьях В.С. Баландина «Документационное обеспечение управленческой деятельности как важный фактор эффективной работы предприятия» и А.А. Андросова «Место и роль документационного обеспечения управленческой деятельности». Авторы прописывают цели и задачи ДОУ, показывают основные проблемы в организации документационной деятельности.
Информативным ресурсом является значительное количество исследований В.Ф. Янковой, в которых она рассматривает современную нормативную базу делопроизводства, правила оформления документов и принципы организации документооборота. Более подробно работа с входящими документами представлена в статье Н.В. Пластининой «Работа с входящими документами», в которой описана процедура первичной обработки документов и регистрация. Приведены примеры оформления документов, описаны различные способы их регистрации. Вопросы оптимизации документооборота рассматриваются и в статье Е.Н. Кожановой «Как упростить и ускорить документооборот организации: строим маршруты документов».
Стоит отметить и публикацию Е.Н. Поповой «Формирование дел в делопроизводстве. Подготовка дел к передаче на архивное хранение», в которой освещаются принципы формирования дел и порядок проведения экспертизы ценности документов. Вместе с тем сделан акцент на правилах формирования дел постоянного и временного срока хранения. Особое внимание в статьях Е.Н. Кожановой «Номенклатура дел от А до Я» и «Номенклатура дел в конце года: уточнение и переутверждение» уделяется тонкостям заполнения формы номенклатуры дел. Описывается процесс ее согласования с экспертной комиссией и архивным учреждением, а также определяются сроки этих процедур...
На сегодняшний день самым крупным объединением трудящихся на территории РФ является Федерация независимых профсоюзов России (далее - ФНПР), в которую входит 120 членских организаций, из них - 38 общероссийских профсоюзов и
82 территориальные (областные) организации профсоюзов. В общем количестве около 20 млн человек на территории нашей страны являются членами Федерации независимых профсоюзов России. ФНПР и ее членские организации, которые представлены в большинстве регионов России, в том числе в Томской области, осуществляют представительство и защиту социально-трудовых прав и интересов работников, реализуя свои основные функции. Главной считается функция защиты интересов работников. Она тесно связана с представлением интересов трудящихся на уровне государственной власти, органов местного самоуправления, а также в учреждениях и на предприятиях. Представительство и защита прав и интересов работников предусматривает заключение коллективных договоров, ведение переговоров от имени работника, решение коллективных трудовых споров. Социальная функция включает улучшение условий труда, осуществление мер по социальной защите членов профсоюзов. В рамках контролирующей функции осуществляется проверка соблюдения прав рабочих в разных аспектах: социальные гарантии, соблюдение норм труда. Реализуя культурно
оздоровительную функцию, профессиональные союзы развивают туризм, массовую физическую культуру и спорт. Таким образом, осуществляя поставленные задачи, профессиональные союзы являются одним из основных элементов гражданского общества и оказывают непосредственное влияние на решение социально-трудовых проблем.
Основным показателем эффективности реализации вышеперечисленных функций является так называемый положительный социальный эффект, который проявляется в увеличении количества заключенных коллективных договоров, улучшении правовой защиты членов профсоюзов, росте степени вовлеченности молодежи, повышении общественного имиджа, а самое главное - в высоком уровне профсоюзного членства и активности членов профсоюзов, поскольку именно трудящиеся являются основной составляющей профсоюзных организаций.
Однако в последнее время наблюдается негативная тенденция к снижению численности членов профсоюзов. Об этом свидетельствуют статистические данные. Ежегодно количество работников, входящих в состав ФНПР, сокращается в среднем на 100-200 тыс. чел. . Одновременно увеличивается количество первичных профсоюзных организаций с численностью их членов менее 50% от общего количества работников. Данный отрицательный показатель фиксируется на заседаниях и в ежегодных отчетах о результатах деятельности. Исходя из этого, проводится системная работа по выявлению причин проблем профсоюзного движения и разработке мер по их минимизации. В программах действий ФНПР и ее членских организаций на 20212 и 2022 года фиксировались следующие причины негативного имиджа профсоюзного движения: недостаточное количество и уровень квалификации профсоюзных кадров, малая осведомленность работников о профсоюзах и их деятельности, отсутствие элементов цифровизации, организационная слабость, которая отражается в проблемах структурных взаимоотношений между многочисленными членскими организациями, а также в некачественной проработке организации документационной деятельности (отсутствие современной нормативной базы, единых форм и методов работы с документами в членских организациях, электронного документооборота и цифрового взаимодействия с членами профсоюзов).
Соответственно продуктивность реализации функций, а, следовательно, и результативность деятельности профсоюзов в целом зависят в том числе и от того, насколько корректно организована работа с документами. Документационное обеспечение деятельности является основной частью организационной работы, поскольку именно в документах отражается ход провидимых собраний и конференций и закрепляются принятые постановления. Зачастую именно документы выступают в качестве единственного доказательства при возникновении трудовых споров. Изучение документации и работы с ней важно для совершенствования информационного обеспечения деятельности профессиональных союзов, укрепления организационного единства и исполнительской дисциплины, поскольку ошибки в документационном обеспечении могут повлечь за собой ненадлежащее выполнение основной функции профсоюзов - защита прав и интересов рабочих и как следствие снижение авторитета профсоюзного движения. Что же касается новизны исследования, то она заключается в отсутствии специальных работ о документационном обеспечении деятельности современных российских профессиональных союзов.
Всю изученную литературу следует разделить на четыре группы. К первой относятся книги и статьи, посвящённые истории российских профсоюзов и современному состоянию профсоюзного движения в РФ, в том числе на территории Томской области. Знакомство с этими работами необходимо для того, чтобы более детально разобраться с особенностями организации и функционирования российских профсоюзов. Наиболее полно история профессиональных союзов в России представлена в книге Н.Н. Гриценко, В.А. Кадейкина, Е.В. Макухина «История профсоюзов России: этапы, события, люди». В данной работе раскрыты предпосылки возникновения профсоюзов, содержится историко-социологический анализ деятельности профсоюзных организаций, представлена критическая оценка работы профсоюзов. История профсоюзов в Томской области подробно освящена в книге П.З. Брекотнина «Вехи Века. Из истории профсоюзов Томской области».
Какова роль профсоюзных организаций? Каково их социально-экономическое назначение? Эти вопросы в своих статьях обсуждают И.О. Снигирева «Функции профсоюзов. Принципы и правовое регулирование их деятельности», А.А. Сапфирова «Защита трудовых прав работников профсоюзами: реализация функций и перспективы развития» и А.В. Петров «Профсоюзы - институт гражданского общества». В данных публикациях описывается современная деятельность профсоюзных организаций, их основные функции, правовое регулирование и перспективы развития.
Ко второй группе можно отнести книги и статьи о делопроизводстве и документационном обеспечении управления в Российской Федерации. В частности, в учебном пособии И.Н. Кузнецова «Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство» излагается нормативно-правовая база, основная терминология и общие правила работы с документами. М.Ю. Рогожин в своём учебнике «Документационное обеспечение управления» доказывает, что эффективная работа служб ДОУ необходима для нормального функционирования всей организации. Аналогичные вопросы рассматриваются в статьях В.С. Баландина «Документационное обеспечение управленческой деятельности как важный фактор эффективной работы предприятия» и А.А. Андросова «Место и роль документационного обеспечения управленческой деятельности». Авторы прописывают цели и задачи ДОУ, показывают основные проблемы в организации документационной деятельности.
Информативным ресурсом является значительное количество исследований В.Ф. Янковой, в которых она рассматривает современную нормативную базу делопроизводства, правила оформления документов и принципы организации документооборота. Более подробно работа с входящими документами представлена в статье Н.В. Пластининой «Работа с входящими документами», в которой описана процедура первичной обработки документов и регистрация. Приведены примеры оформления документов, описаны различные способы их регистрации. Вопросы оптимизации документооборота рассматриваются и в статье Е.Н. Кожановой «Как упростить и ускорить документооборот организации: строим маршруты документов».
Стоит отметить и публикацию Е.Н. Поповой «Формирование дел в делопроизводстве. Подготовка дел к передаче на архивное хранение», в которой освещаются принципы формирования дел и порядок проведения экспертизы ценности документов. Вместе с тем сделан акцент на правилах формирования дел постоянного и временного срока хранения. Особое внимание в статьях Е.Н. Кожановой «Номенклатура дел от А до Я» и «Номенклатура дел в конце года: уточнение и переутверждение» уделяется тонкостям заполнения формы номенклатуры дел. Описывается процесс ее согласования с экспертной комиссией и архивным учреждением, а также определяются сроки этих процедур...
В настоящее время профессиональные союзы - это общественные объединения, деятельность которых осуществляется на принципах независимости, солидарности, законности и добровольности. Как институт гражданского общества профсоюзы защищают значимые права работников - на труд, здоровье, достойную оплату труда и отдых, а также осуществляют контроль за соблюдением работодателями трудового законодательства и взаимодействуют с органами исполнительной власти, представляя и защищая интересы своих членов.
Деятельность профессиональных союзов регулируется достаточным количеством нормативно-правовых актов: Конституцией Российской Федерации, международным законодательством, Федеральными законами, законодательством субъектов РФ. Отдельную группу составляют внутрисоюзные (корпоративные) нормативные документы, утверждаемые внутри профсоюзных организаций. В эту группу входят: Устав, Положение о порядке работы с обращениями граждан, Положения о первичных профсоюзных организациях и т.д. В статьях данных локальных нормативно-правовых актов отражаются и конкретизируются нормы, установленные российским и международным законодательством.
Наиболее значимую роль в формировании гражданского общества играет Федерация Независимых профсоюзов России. Она является самым многочисленным объединением, как по количеству входящих в нее членских организаций, так и по уровню профсоюзного членства. ФНПР представляет собой разветвленную сеть членских организаций, в которую входят областные, отраслевые и первичные профсоюзные организации, которые находятся на территории Российской Федерации. Взаимодействие между структурными элементами системы имеет высокий уровень организации. Каждое звено выполняет четко обозначенные задачи. Функции координации, планирования и контроля выполняют элементы высшего звена (ФНПР, общероссийские отраслевые и областные профсоюзные организации). Непосредственное представительство и защиту осуществляют низшие элементы системы - первичные профсоюзные организации.
В состав ФНПР входит Союз организаций профсоюзов «Федерация профсоюзных организаций Томской области», который является территориальной (областной) профсоюзной организацией, включающий в себя отраслевые, первичные профсоюзные организации и профсоюзные организации непосредственного обслуживания, находящиеся на территории Томской области. Внутренняя организационная структура ФПО ТО состоит из восьми отделов и представляет собой классическую линейно-функциональную структуру управления. Большая часть отделов выполняют правовые функции. Общий отдел является связующим звеном в организационной структуре, поскольку организация делопроизводства в ФПО ТО имеет централизованную форму под руководством Заведующего этим отделом. Распределение всех документов для исполнения происходит после обязательного рассмотрения их Председателем Союза организаций профсоюзов «Федерация профсоюзных организаций Томской области».
Одним из приоритетных и многогранных направлений в деятельности Союза организаций профсоюзов «Федерация профсоюзных организаций Томской области» является рассмотрение устных и письменных обращений граждан. В конце каждого календарного года составляется подробный отчет, в котором представлены объемы работы, динамика подачи документов, перечень наиболее проблемных и волнующих работников вопросов, соотношение устных и письменных обращений. Полученные данные о деятельности публикуются на сайте ФПО ТО и в профсоюзной газете «Действие», что подтверждает статус общественного объединения и факт гласности его деятельности. Однако стоит отметить, что организация работы с обращениями представлена ненадлежащем уровне. Регистрация и учет обращений ведется вручную (в журналах на бумажных носителях), отсутствует единая форма отчетности для членских организаций и подачи электронных обращений на сайте ФПО ТО.
В результате исследования документационного обеспечения деятельности ФПО ТО были выявлены следующие проблемы:
1. нормативного обеспечения;
2. программно-технологического обеспечения.
Для решения первой проблемы необходима актуализация нормативных актов, в частности, Инструкции по делопроизводству. Данный нормативный акт составлен центральным профсоюзным органом и не отражает реальной практики работы с документами в ФПО ТО. Кроме того, Инструкция по делопроизводству не отвечает современным требованиям и нуждается в пересмотре, уточнении и актуализации.
Не менее важный локальный нормативный документ - Номенклатура дел также нуждается в обновлении. В результате автором работы Союзу организаций профсоюзов «Федерация профсоюзных организаций Томской области» была предложена усовершенствованная Номенклатура дел (см. Приложение К).
Требуется дополнение локальных нормативных актов с точки зрения создания должностных инструкций сотрудников, отвечающих за ведение делопроизводства. На данных момент в Общем отделе два сотрудника: Заведующий и советник Председателя. Функционал их деятельности отличается, однако должностные инструкции отсутствуют.
Кроме того, сотрудниками выполняются функции, которые не закреплены нормативно. Исходя из этого, необходимо провести наблюдение за работой двух специалистов и усовершенствовать положения нормативной базы.
Проблема программно-технического обеспечения связана с недостаточным уровнем применения современных технологических решений в документационной деятельности. Делопроизводство ведется в традиционной форме, без использования системы электронного документооборота. Изучив технологию работы с документами, в частности, процесса регистрации, ФПО ТО можно рекомендовать создать журнал регистрации в Microsoft Excel. Применение табличного процессора поможет значительно облегчить процедуру, а также позволит сэкономить время сотрудников.
На современном этапе активно создаются предпосылки для внедрения системы электронного документооборота в рамках реализации программы ФНПР на 2022 год «Информационной политики и цифровизация работы профсоюзов». Присоединение к данной деятельности является наилучшим технологическим решением для профсоюзов Томской области, поскольку внедрение СЭД позволит организовать взаимоотношения между членскими организациями на более высоком уровне, улучшить качество работы ввиду сокращения времени на выполнение определённых задач и возрастания прозрачности протекания административных процессов. Кроме того, ФНПР и образовательным учреждением профсоюзов высшего образования «Академия труда и социальных отношений» в рамках реализации данной программы обеспечивается координация и методическое сопровождение процесса внедрения системы электронного документооборота.
Таким образом, модернизация системы требует комплексного подхода. Организация работы с документами предполагает постоянную оптимизацию в связи с развитием новых технологий, обновлением положений нормативной базы, усложнением организационной структуры. Кроме того, реализация мер по совершенствованию системы документационного обеспечения деятельности позволит повысить эффективность выполнения основной функции профсоюзов - защиты социально-экономических прав и интересов трудящихся.
Деятельность профессиональных союзов регулируется достаточным количеством нормативно-правовых актов: Конституцией Российской Федерации, международным законодательством, Федеральными законами, законодательством субъектов РФ. Отдельную группу составляют внутрисоюзные (корпоративные) нормативные документы, утверждаемые внутри профсоюзных организаций. В эту группу входят: Устав, Положение о порядке работы с обращениями граждан, Положения о первичных профсоюзных организациях и т.д. В статьях данных локальных нормативно-правовых актов отражаются и конкретизируются нормы, установленные российским и международным законодательством.
Наиболее значимую роль в формировании гражданского общества играет Федерация Независимых профсоюзов России. Она является самым многочисленным объединением, как по количеству входящих в нее членских организаций, так и по уровню профсоюзного членства. ФНПР представляет собой разветвленную сеть членских организаций, в которую входят областные, отраслевые и первичные профсоюзные организации, которые находятся на территории Российской Федерации. Взаимодействие между структурными элементами системы имеет высокий уровень организации. Каждое звено выполняет четко обозначенные задачи. Функции координации, планирования и контроля выполняют элементы высшего звена (ФНПР, общероссийские отраслевые и областные профсоюзные организации). Непосредственное представительство и защиту осуществляют низшие элементы системы - первичные профсоюзные организации.
В состав ФНПР входит Союз организаций профсоюзов «Федерация профсоюзных организаций Томской области», который является территориальной (областной) профсоюзной организацией, включающий в себя отраслевые, первичные профсоюзные организации и профсоюзные организации непосредственного обслуживания, находящиеся на территории Томской области. Внутренняя организационная структура ФПО ТО состоит из восьми отделов и представляет собой классическую линейно-функциональную структуру управления. Большая часть отделов выполняют правовые функции. Общий отдел является связующим звеном в организационной структуре, поскольку организация делопроизводства в ФПО ТО имеет централизованную форму под руководством Заведующего этим отделом. Распределение всех документов для исполнения происходит после обязательного рассмотрения их Председателем Союза организаций профсоюзов «Федерация профсоюзных организаций Томской области».
Одним из приоритетных и многогранных направлений в деятельности Союза организаций профсоюзов «Федерация профсоюзных организаций Томской области» является рассмотрение устных и письменных обращений граждан. В конце каждого календарного года составляется подробный отчет, в котором представлены объемы работы, динамика подачи документов, перечень наиболее проблемных и волнующих работников вопросов, соотношение устных и письменных обращений. Полученные данные о деятельности публикуются на сайте ФПО ТО и в профсоюзной газете «Действие», что подтверждает статус общественного объединения и факт гласности его деятельности. Однако стоит отметить, что организация работы с обращениями представлена ненадлежащем уровне. Регистрация и учет обращений ведется вручную (в журналах на бумажных носителях), отсутствует единая форма отчетности для членских организаций и подачи электронных обращений на сайте ФПО ТО.
В результате исследования документационного обеспечения деятельности ФПО ТО были выявлены следующие проблемы:
1. нормативного обеспечения;
2. программно-технологического обеспечения.
Для решения первой проблемы необходима актуализация нормативных актов, в частности, Инструкции по делопроизводству. Данный нормативный акт составлен центральным профсоюзным органом и не отражает реальной практики работы с документами в ФПО ТО. Кроме того, Инструкция по делопроизводству не отвечает современным требованиям и нуждается в пересмотре, уточнении и актуализации.
Не менее важный локальный нормативный документ - Номенклатура дел также нуждается в обновлении. В результате автором работы Союзу организаций профсоюзов «Федерация профсоюзных организаций Томской области» была предложена усовершенствованная Номенклатура дел (см. Приложение К).
Требуется дополнение локальных нормативных актов с точки зрения создания должностных инструкций сотрудников, отвечающих за ведение делопроизводства. На данных момент в Общем отделе два сотрудника: Заведующий и советник Председателя. Функционал их деятельности отличается, однако должностные инструкции отсутствуют.
Кроме того, сотрудниками выполняются функции, которые не закреплены нормативно. Исходя из этого, необходимо провести наблюдение за работой двух специалистов и усовершенствовать положения нормативной базы.
Проблема программно-технического обеспечения связана с недостаточным уровнем применения современных технологических решений в документационной деятельности. Делопроизводство ведется в традиционной форме, без использования системы электронного документооборота. Изучив технологию работы с документами, в частности, процесса регистрации, ФПО ТО можно рекомендовать создать журнал регистрации в Microsoft Excel. Применение табличного процессора поможет значительно облегчить процедуру, а также позволит сэкономить время сотрудников.
На современном этапе активно создаются предпосылки для внедрения системы электронного документооборота в рамках реализации программы ФНПР на 2022 год «Информационной политики и цифровизация работы профсоюзов». Присоединение к данной деятельности является наилучшим технологическим решением для профсоюзов Томской области, поскольку внедрение СЭД позволит организовать взаимоотношения между членскими организациями на более высоком уровне, улучшить качество работы ввиду сокращения времени на выполнение определённых задач и возрастания прозрачности протекания административных процессов. Кроме того, ФНПР и образовательным учреждением профсоюзов высшего образования «Академия труда и социальных отношений» в рамках реализации данной программы обеспечивается координация и методическое сопровождение процесса внедрения системы электронного документооборота.
Таким образом, модернизация системы требует комплексного подхода. Организация работы с документами предполагает постоянную оптимизацию в связи с развитием новых технологий, обновлением положений нормативной базы, усложнением организационной структуры. Кроме того, реализация мер по совершенствованию системы документационного обеспечения деятельности позволит повысить эффективность выполнения основной функции профсоюзов - защиты социально-экономических прав и интересов трудящихся.
Подобные работы
- Документационное обеспечение деятельности федерации профсоюзных организаций Томской области (Томский Государственный Университет)
Курсовые работы, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 600 р. Год сдачи: 2021