СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ Г. ГОРНО-АЛТАЙСКА: ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ОРГАНИЗАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННОГО И АРХИВНОГО ОТДЕЛОВ
|
Введение 6
1 Нормативная база документационного обеспечения управления Администрации г. Горно¬Алтайска: федеральные и локальные нормативные акты 17
1.1 Понятие местного самоуправления и органов местного самоуправления 17
1.2 Нормативная база документационного обеспечения управления Администрации г.
Горно-Алтайска 21
2 Система документационного обеспечения управления Администрации г. Горно-Алтайска: деятельность организационного и архивного отделов 36
2.1 Деятельность организационно-документационного отдела Администрации г. Горно¬Алтайска 36
2.2 Деятельность архивного отдела Администрации г. Горно-Алтайска 53
Заключение 64
Список использованных источников и литературы 70
Приложение А Оформление шапки распоряжения Администрации г. Горно-Алтайска 76
Приложение Б Оформление обложки дела, находящегося на хранении в архивном отделе Администрации г. Горно-Алтайска 77
Приложение В Первичные средства хранения архивных документов в архивном отделе Администрации г. Горно-Алтайска - коробки (старые и современные) 78
Приложение Г Оформление ярлыка на лицевой стороне первичного средства хранения архивных документов в архивном отделе Администрации г. Горно-Алтайска 79
1 Нормативная база документационного обеспечения управления Администрации г. Горно¬Алтайска: федеральные и локальные нормативные акты 17
1.1 Понятие местного самоуправления и органов местного самоуправления 17
1.2 Нормативная база документационного обеспечения управления Администрации г.
Горно-Алтайска 21
2 Система документационного обеспечения управления Администрации г. Горно-Алтайска: деятельность организационного и архивного отделов 36
2.1 Деятельность организационно-документационного отдела Администрации г. Горно¬Алтайска 36
2.2 Деятельность архивного отдела Администрации г. Горно-Алтайска 53
Заключение 64
Список использованных источников и литературы 70
Приложение А Оформление шапки распоряжения Администрации г. Горно-Алтайска 76
Приложение Б Оформление обложки дела, находящегося на хранении в архивном отделе Администрации г. Горно-Алтайска 77
Приложение В Первичные средства хранения архивных документов в архивном отделе Администрации г. Горно-Алтайска - коробки (старые и современные) 78
Приложение Г Оформление ярлыка на лицевой стороне первичного средства хранения архивных документов в архивном отделе Администрации г. Горно-Алтайска 79
Документационное обеспечение управления (ДОУ) является одной из отраслей деятельности любой организации, которая обеспечивает документирование операций и процессов, протекающих в ней, организацию работы со всеми видами документов. Как и любая другая отрасль, документационное обеспечение должно осуществляться с соблюдением требований действующих законов и иных нормативно-правовых актов, методических рекомендаций и локальных документов, действующих в организации. Поэтому для развития и совершенствования отрасли ДОУ важно не только знать, понимать и анализировать федеральное законодательство, но и уметь применять его на практике, составляя локальные документы, и постоянно отслеживать любые изменения в этой сфере. От того, насколько хорошо развита и организована отрасль ДОУ, зависит оперативность и качество принимаемых управленческих решений, эффективность их исполнения, скорость движения документов внутри организации, и в некоторых случаях даже имидж и образ организации за ее пределами (например, это проявляется в правильности оформления исходящих документов).
Исследовать и анализировать ДОУ на практике можно, изучая опыт конкретных организаций в этой сфере (в данной работе в роли такой организации выступает Администрация г. Горно-Алтайска, а именно ее организационно-документационный и архивный отделы). Это важно потому, что выявление и понимание недостатков этого опыта - первый шаг к их исправлению, а положительные моменты можно использовать в собственном опыте. Кроме того, в результате такого анализа выявляются способы исправления недостатков, что может стать полезным для организации.
Российская нормативная база документационного обеспечения является фундаментом локальной нормативной базы Администрации г. Горно-Алтайска в сфере ДОУ. Поэтому особенности федерального законодательства отражаются в локальных нормативных актах, и это влияет на деятельность структурных подразделений, регулирующих систему ДОУ в Администрации г. Горно-Алтайска.
Как и любая другая функционирующая система, система ДОУ Администрации г. Горно-Алтайска имеет не только свои особенности, но и недостатки. По большей части это проявляется в существовании слабых сторон в деятельности подразделений, осуществляющих регулирование системы документационного обеспечения. Выявление этих слабых сторон, а также приведение рекомендаций по устранению недостатков могут повлиять на усовершенствовование системы ДОУ.
В процессе изучения теоретической стороны данной темы использовалась литература, которую можно разделить на три группы: основы муниципального самоуправления, нормативное регулирование сферы ДОУ в России, и проблемы функционирования системы ДОУ в организации.
Так как Администрация г. Горно-Алтайска является органом местного самоуправления, действующим на основании федерального законодательства, для понимания сущности местного самоуправления использовалась литература по этой тематике.
В книге В. И. Васильева «Законодательная основа муниципальной реформы» анализируются важнейшие положения Федерального закона от 06.10.2003 №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления» и его место в системе российского законодательства. Раскрыты компетенции, пределы функциональной самостоятельности и статус органов местного самоуправления в России.
В научной статье А. В. Елькиной определяется место и структура органов местного самоуправления в системе местного самоуправления России. Данная работа использовалась при определении термина «органы местного самоуправления» и выявлении основных признаков этих органов.
Вторая группа литературы содержит работы, посвященные нормативному регулированию сферы ДОУ в России. Она изучалась с целью выявить, проанализировать и охарактеризовать российскую нормативную базу, которая составляет основу нормативной базы ДОУ Администрации г. Горно-Алтайска.
В научной статье Е. А. Залипаевой рассмотрена иерархия групп нормативно-правовых актов, которые в настоящее время составляют основу документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в органах исполнительной власти, а также выявлены блоки нормативных актов, которые составляют действующую правовую базу документационного обеспечения в России. Дана характеристика ключевых для этой сферы законов и приведен их анализ. Классификация групп нормативно-правовых и методических актов, предложенная Е. А. Залипаевой, была взята за основу разработанной в данной дипломной работе классификации актов нормативной базы ДОУ Администрации г. Горно-Алтайска.
В научной статье А. В. Кузьмина «Нормативно-правовые основы развития документационного обеспечения управления на местном уровне» проводится анализ развития делопроизводственных процессов в органах местного самоуправления. Автор рассмотрел ключевые нормативно-правовые акты, составляющие основу государственного регулирования в сфере ДОУ, и показал их значение для органов местного самоуправления.
Третья группа литературы содержит работы, которые описывают функционирование системы ДОУ в организации. Они изучались с целью сравнения действующей системы ДОУ Администрации г. Горно-Алтайска с моделями, предложенными авторами.
Так как одним из направлений исследования в данной дипломной работе является кадровое обеспечение деятельности Администрации г. Горно-Алтайска, была использована научная статья Т. Х. Нигматуллиной «Особенности ведения кадровой политики и документационного обеспечения управления кадрами в органах местного самоуправления» , которая подробно освещает вопросы проведения кадровой политики в системе органов власти и управления в соответствии с законодательством.
Также при выявлении недостатков в работе структурных подразделений, регулирующих систему ДОУ Администрации г. Горно-Алтайска была полезна научная статья Г. В. Очкур «К вопросам совершенствования информационно-документационного обеспечения управления организацией на современном этапе» . В данной статье рассмотрены основные проблемы системы документационного обеспечения в организации и приведены рекомендации по их решению.
Таким образом, теоретическая сторона данной темы изучена разными исследователями достаточно подробно. Однако это направление базируется на анализе законодательства, которое постоянно дополняется и изменяется, поэтому подходящей для данной дипломной работы может быть только литература, посвященная актуальному законодательству.
Цель настоящей дипломной работы - дать оценку системе документационного обеспечения управления Администрации г. Горно-Алтайска через анализ деятельности организационно-документационного и архивного отделов, выявить достоинства и недостатки этой системы, а также предложить рекомендации по устранению недостатков. В связи с данной целью поставлены следующие задачи работы:
а) определить и дать характеристику локальной нормативной базе системы документационного обеспечения управления в Администрации г. Горно-Алтайска;
б) определить роль организационно-документационного и архивного отделов в системе документационного обеспечения управления Администрации г. Горно-Алтайска;
в) выявить достоинства и недостатки данной системы документационного обеспечения управления;
г) в случае обнаружения недостатков предложить рекомендации по их устранению.
Цели и задачи работы определяют объект и предмет исследования. Объектом исследования является система документационного обеспечения управления Администрации г. Горно-Алтайска, а предметом - роль организационно-документационного и архивного отдела в системе ДОУ Администрации г. Горно-Алтайска.
Источниковая база данной работы включает в себя нормативно-правовые и методические акты, а также локальные нормативные акты Администрации г. Горно-Алтайска. Надо отметить, что тема данной дипломной работы подразумевает в большей степени работу с источниками.
В первую очередь стоит упомянуть Конституцию Российской Федерации и Конституцию Республики Алтай . Это акты высшей юридической силы, и поэтому они являются основой для всего текущего законодательства в сфере ДОУ. Для Администрации г. Горно-Алтайска особенно важна глава 8 Конституции РФ, касающаяся местного самоуправления, раздел 5 Конституции Республики Алтай, который устанавливает государственное устройство Республики Алтай и организацию власти, а именно глава 12 «Местное самоуправление в Республике Алтай».
Для системы ДОУ Администрации г. Горно-Алтайска имеют значение статья 33 Конституции РФ и соответствующая ей статья 40 Конституции Республики Алтай, которые закрепляют право граждан на обращение в органы местного самоуправления, а также обязанность этих органов рассмотреть данное обращение в установленные сроки.
Особое значение для системы ДОУ также имеет статья 68 Конституции РФ, а именно пункт 2, который касается государственного языка.
Так как Администрация г. Горно-Алтайска является юридическим лицом, в источниковую базу входит также Гражданский кодекс РФ , а именно положения некоторых статей главы 4, которые устанавливают виды и разновидности документов, применяемых при создании, реорганизации и ликвидации юридического лица.
Так как одно из направлений системы ДОУ Администрации г. Горно-Алтайска - кадровое делопроизводство, нужно указать Трудовой кодекс РФ. Все локальные кадровые нормативные акты базируются на основных положениях и нормах ТК РФ. Кроме того, интерес представляют статьи, регулирующие трудовые отношения с муниципальными служащими.
Далее идет Закон РФ от 25.10.1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» - основополагающий документ, регулирующий общие вопросы языковой политики государства и использование языков в деятельности органов власти. Для нормативной базы ДОУ важны положения главы 4, которая регулирует использование языков в деятельности органов власти.
Как уже было сказано, Администрация г. Горно-Алтайска - орган местного самоуправления, поэтому в источниковой базе важен Федеральный закон от 06.10.2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации». Он устанавливает общие правовые, территориальные, организационные и экономические принципы организации местного самоуправления в России. Этот закон определяет основные положения устава муниципального образования, а также деятельность, полномочия и права органов государственной власти субъектов федерации.
Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда России, и отношения в сфере управления архивным делом. Данный закон использовался при изучении деятельности архивного отдела, а также при выявлении недостатков в его работе.
Важно упомянуть Федеральный закон от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» , так как службой ДОУ Администрации г. Горно-Алтайска он используется для организации работы по приему, регистрации, распределению и оперативному хранению поступающих в организации обращений граждан, определяет порядок и последовательность работы с ними.
Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» закрепляет правовой режим документирования информации. Данный федеральный закон содержит определения понятий, касающихся информации и ее документирования («информация», «документированная информация», «электронный документ»).
Здесь важно упомянуть Федеральный закон от 27.07.2007 г. № 12-ФЗ «О персональных данных», который регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемые органами местного самоуправления. Это связано с деятельностью организационно-документационного отдела по кадровому обеспечению.
Федеральный закон от 02.03.2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» также важен для кадровой деятельности, так как он регулирует трудовые отношения с муниципальными служащими, а именно отношения, связанные с поступлением, прохождением и прекращением муниципальной службы. Кроме того, в данной работе использовались положения главы 8, которые касаются кадровой работы в муниципальном образовании.
Так как в Администрации г. Горно-Алтайска для подписания электронных документов используются сертифицированные электронные подписи, то необходимо упомянуть следующий нормативный акт - Федеральный закон от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» , регулирующий отношения в области использования электронных подписей при оказании муниципальных услуг и при исполнении муниципальных функций.
Федеральный закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает единые требования к бухгалтерскому учету и финансовой отчетности, действие которого распространяется и на органы местного самоуправления.
Федеральный закон от 02.03.2016 г. № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» изменил сроки временного хранения документов, установленные в первой версии этого закона.
В кадровой деятельности важен Федеральный закон от 16.12.2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» , который вводит статью 66.1 Трудового кодекса РФ, определяющую обязанность работодателей по переходу на электронные трудовые книжки.
Указ Президента РФ от 30.05.2005 г. «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» закрепляет правила ведения личных дел гражданских и муниципальных служащих, что также важно для кадровой деятельности.
Также стоит упомянуть Постановление Правительства РФ от 01.11.2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» , которое касается безопасности персональных данных при их обработке.
В Общероссийском классификаторе управленческой документации приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов.
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» содержит типовые бланки основных кадровых документов. Например, в работе использовались личная карточка муниципального служащего (унифицированная форма № Т-2 ГС(МС), штатное расписание (унифицированная форма № Т-3), распоряжение о предоставлении отпуска работнику (Т-6), распоряжение о направлении работника в командировку (Т-9), табель учета рабочего времени и оплаты труда (Т-12) и пр. Кроме того, данный акт содержит указания по применению и заполнению данных форм.
Для архивной деятельности значимым является «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» , утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236. В нем указаны виды документов по разным направлениям деятельности и сроки их хранения с примечаниями. Как правило, «Перечень» используется в архивах для составления и проверки номенклатуры дел.
«Правила организации хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» , утвержденные приказом Росархива от 02.03.2020 г. № 24, раскрывают все этапы работы с архивными документами. В работе «Правила...» использовались для оценки правильности обустройства архивных помещений.
Закон Республики Алтай от 24.12.2007 г. № 103-РЗ «Об архивном деле в Республике Алтай» регулирует правоотношения в сфере управления архивным делом в Республике Алтай, конкретизирует Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Закон Республики Алтай от 20.12.2017 № 64-РЗ «О наделении органов местного самоуправления в Республике Алтай отдельными государственными полномочиями в области архивного дела» . В соответствии с федеральным законодательством он регулирует вопросы наделения органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Республики Алтай. Также закрепляет права и обязанности органов местного самоуправления при осуществлении этих полномочий.
Устав муниципального образования «Город Горно-Алтайск» закрепляет правовые основы организации местного самоуправления и органов местного самоуправления в этом городском округе, а также понятие, структуру и полномочия Администрации г. Горно - Алтайска.
Положение об организационно-документационном отделе Администрации г. Горно- Алтайска закрепляет общие сведения, основные задачи, права и порядок организации деятельности этого структурного подразделения. Отдел является центром по обеспечению документационной, организационной, кадровой и методической деятельности Администрации.
Положение об архивном отделе Администрации г. Горно-Алтайска также закрепляет общие сведения, основные задачи, права и порядок организации деятельности этого структурного подразделения. Архивный отдел Администрации города Горно-Алтайска организует архивное дело в муниципальном образовании «Город Горно-Алтайск» и реализует полномочия муниципального образования в области архивного дела. Оба эти положения использовались для характеристики функций отделов, то есть их роли в системе ДОУ Администрации г. Горно-Алтайска.
Инструкция по делопроизводству в Администрации г. Горно-Алтайска - основной документ, определяющий систему организации делопроизводства и устанавливающий правила и порядок работы с документами. В этом документе содержатся некоторые ключевые понятия, технические требования к оформлению документов, бланков документов и реквизитов, закреплен порядок ведения делопроизводства и организации документооборота в Администрации и ее структурных подразделениях.
Как было сказано выше, одним из направлений деятельности организационно-документационного отдела является работа с обращениями граждан, которая регулируется «Порядком организации работы с обращениями граждан в Администрации г. Горно- Алтайска». Этот документ основан на Федеральном законе от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и закрепляет порядок всех процедур работы с обращениями граждан в Администрации г. Горно-Алтайска.
Также в работе использовался ГОСТ Р 7.0.8-2013, в котором содержатся ключевые термины, используемые в сфере ДОУ (архивное дело, служба ДОУ, документ, электронный документ и другие).
ГОСТ Р 7.0.97-2016 использовался для изучения общих требований к созданию документов, к оформлению реквизитов и бланков документов. На основе этого ГОСТа были выявлены неточности в Инструкции по делопроизводству в Администрации г. Горно-Алтайска.
Профессиональный стандарт «специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» закрепляет функции, знания и умения, которые нужны специалисту службы ДОУ.
Кроме нормативных актов, в данной работе также использовались интернет- ресурсы. Во-первых, с официального портала муниципального образования «Город Горно-Алтайск» были взяты данные о поступивших обращениях граждан . Во-вторых, при выведении рекомендаций по усовершенствованию системы ДОУ был использован официальный сайт EOS - компании-разработчика СЭД «Дело» и «Архивное дело».
При определении нормативной базы системы документационного обеспечения управления Администрации г. Горно-Алтайска использовался метод анализа. Он заключался в анализировании российской нормативной базы ДОУ и сопоставлении этих нормативных актов с деятельностью данной организации. При группировке полученного перечня нормативных актов использовался метод классификации, в результате применения которого перечень был классифицирован на четыре группы.
При определении роли организационно-документационного и архивного отдела в системе ДОУ Администрации г. Горно-Алтайска использовался метод непосредственного наблюдения. Для определения оценки, а также выявления достоинств и недостатков системы ДОУ Администрации г. Горно-Алтайска применялись методы устного опроса и наблюдения.
Кроме этого, в практической части работы при сопоставлении локальных нормативных актов Администрации г. Горно-Алтайска с российскими нормативными и методическими актами с целью выявления отступлений от требований и неточностей использовался метод сравнительного анализа.
Структура данного исследования подчинена основной её цели и задачам. Исходя из этого, работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы, списка приложений.
Исследовать и анализировать ДОУ на практике можно, изучая опыт конкретных организаций в этой сфере (в данной работе в роли такой организации выступает Администрация г. Горно-Алтайска, а именно ее организационно-документационный и архивный отделы). Это важно потому, что выявление и понимание недостатков этого опыта - первый шаг к их исправлению, а положительные моменты можно использовать в собственном опыте. Кроме того, в результате такого анализа выявляются способы исправления недостатков, что может стать полезным для организации.
Российская нормативная база документационного обеспечения является фундаментом локальной нормативной базы Администрации г. Горно-Алтайска в сфере ДОУ. Поэтому особенности федерального законодательства отражаются в локальных нормативных актах, и это влияет на деятельность структурных подразделений, регулирующих систему ДОУ в Администрации г. Горно-Алтайска.
Как и любая другая функционирующая система, система ДОУ Администрации г. Горно-Алтайска имеет не только свои особенности, но и недостатки. По большей части это проявляется в существовании слабых сторон в деятельности подразделений, осуществляющих регулирование системы документационного обеспечения. Выявление этих слабых сторон, а также приведение рекомендаций по устранению недостатков могут повлиять на усовершенствовование системы ДОУ.
В процессе изучения теоретической стороны данной темы использовалась литература, которую можно разделить на три группы: основы муниципального самоуправления, нормативное регулирование сферы ДОУ в России, и проблемы функционирования системы ДОУ в организации.
Так как Администрация г. Горно-Алтайска является органом местного самоуправления, действующим на основании федерального законодательства, для понимания сущности местного самоуправления использовалась литература по этой тематике.
В книге В. И. Васильева «Законодательная основа муниципальной реформы» анализируются важнейшие положения Федерального закона от 06.10.2003 №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления» и его место в системе российского законодательства. Раскрыты компетенции, пределы функциональной самостоятельности и статус органов местного самоуправления в России.
В научной статье А. В. Елькиной определяется место и структура органов местного самоуправления в системе местного самоуправления России. Данная работа использовалась при определении термина «органы местного самоуправления» и выявлении основных признаков этих органов.
Вторая группа литературы содержит работы, посвященные нормативному регулированию сферы ДОУ в России. Она изучалась с целью выявить, проанализировать и охарактеризовать российскую нормативную базу, которая составляет основу нормативной базы ДОУ Администрации г. Горно-Алтайска.
В научной статье Е. А. Залипаевой рассмотрена иерархия групп нормативно-правовых актов, которые в настоящее время составляют основу документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в органах исполнительной власти, а также выявлены блоки нормативных актов, которые составляют действующую правовую базу документационного обеспечения в России. Дана характеристика ключевых для этой сферы законов и приведен их анализ. Классификация групп нормативно-правовых и методических актов, предложенная Е. А. Залипаевой, была взята за основу разработанной в данной дипломной работе классификации актов нормативной базы ДОУ Администрации г. Горно-Алтайска.
В научной статье А. В. Кузьмина «Нормативно-правовые основы развития документационного обеспечения управления на местном уровне» проводится анализ развития делопроизводственных процессов в органах местного самоуправления. Автор рассмотрел ключевые нормативно-правовые акты, составляющие основу государственного регулирования в сфере ДОУ, и показал их значение для органов местного самоуправления.
Третья группа литературы содержит работы, которые описывают функционирование системы ДОУ в организации. Они изучались с целью сравнения действующей системы ДОУ Администрации г. Горно-Алтайска с моделями, предложенными авторами.
Так как одним из направлений исследования в данной дипломной работе является кадровое обеспечение деятельности Администрации г. Горно-Алтайска, была использована научная статья Т. Х. Нигматуллиной «Особенности ведения кадровой политики и документационного обеспечения управления кадрами в органах местного самоуправления» , которая подробно освещает вопросы проведения кадровой политики в системе органов власти и управления в соответствии с законодательством.
Также при выявлении недостатков в работе структурных подразделений, регулирующих систему ДОУ Администрации г. Горно-Алтайска была полезна научная статья Г. В. Очкур «К вопросам совершенствования информационно-документационного обеспечения управления организацией на современном этапе» . В данной статье рассмотрены основные проблемы системы документационного обеспечения в организации и приведены рекомендации по их решению.
Таким образом, теоретическая сторона данной темы изучена разными исследователями достаточно подробно. Однако это направление базируется на анализе законодательства, которое постоянно дополняется и изменяется, поэтому подходящей для данной дипломной работы может быть только литература, посвященная актуальному законодательству.
Цель настоящей дипломной работы - дать оценку системе документационного обеспечения управления Администрации г. Горно-Алтайска через анализ деятельности организационно-документационного и архивного отделов, выявить достоинства и недостатки этой системы, а также предложить рекомендации по устранению недостатков. В связи с данной целью поставлены следующие задачи работы:
а) определить и дать характеристику локальной нормативной базе системы документационного обеспечения управления в Администрации г. Горно-Алтайска;
б) определить роль организационно-документационного и архивного отделов в системе документационного обеспечения управления Администрации г. Горно-Алтайска;
в) выявить достоинства и недостатки данной системы документационного обеспечения управления;
г) в случае обнаружения недостатков предложить рекомендации по их устранению.
Цели и задачи работы определяют объект и предмет исследования. Объектом исследования является система документационного обеспечения управления Администрации г. Горно-Алтайска, а предметом - роль организационно-документационного и архивного отдела в системе ДОУ Администрации г. Горно-Алтайска.
Источниковая база данной работы включает в себя нормативно-правовые и методические акты, а также локальные нормативные акты Администрации г. Горно-Алтайска. Надо отметить, что тема данной дипломной работы подразумевает в большей степени работу с источниками.
В первую очередь стоит упомянуть Конституцию Российской Федерации и Конституцию Республики Алтай . Это акты высшей юридической силы, и поэтому они являются основой для всего текущего законодательства в сфере ДОУ. Для Администрации г. Горно-Алтайска особенно важна глава 8 Конституции РФ, касающаяся местного самоуправления, раздел 5 Конституции Республики Алтай, который устанавливает государственное устройство Республики Алтай и организацию власти, а именно глава 12 «Местное самоуправление в Республике Алтай».
Для системы ДОУ Администрации г. Горно-Алтайска имеют значение статья 33 Конституции РФ и соответствующая ей статья 40 Конституции Республики Алтай, которые закрепляют право граждан на обращение в органы местного самоуправления, а также обязанность этих органов рассмотреть данное обращение в установленные сроки.
Особое значение для системы ДОУ также имеет статья 68 Конституции РФ, а именно пункт 2, который касается государственного языка.
Так как Администрация г. Горно-Алтайска является юридическим лицом, в источниковую базу входит также Гражданский кодекс РФ , а именно положения некоторых статей главы 4, которые устанавливают виды и разновидности документов, применяемых при создании, реорганизации и ликвидации юридического лица.
Так как одно из направлений системы ДОУ Администрации г. Горно-Алтайска - кадровое делопроизводство, нужно указать Трудовой кодекс РФ. Все локальные кадровые нормативные акты базируются на основных положениях и нормах ТК РФ. Кроме того, интерес представляют статьи, регулирующие трудовые отношения с муниципальными служащими.
Далее идет Закон РФ от 25.10.1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» - основополагающий документ, регулирующий общие вопросы языковой политики государства и использование языков в деятельности органов власти. Для нормативной базы ДОУ важны положения главы 4, которая регулирует использование языков в деятельности органов власти.
Как уже было сказано, Администрация г. Горно-Алтайска - орган местного самоуправления, поэтому в источниковой базе важен Федеральный закон от 06.10.2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации». Он устанавливает общие правовые, территориальные, организационные и экономические принципы организации местного самоуправления в России. Этот закон определяет основные положения устава муниципального образования, а также деятельность, полномочия и права органов государственной власти субъектов федерации.
Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда России, и отношения в сфере управления архивным делом. Данный закон использовался при изучении деятельности архивного отдела, а также при выявлении недостатков в его работе.
Важно упомянуть Федеральный закон от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» , так как службой ДОУ Администрации г. Горно-Алтайска он используется для организации работы по приему, регистрации, распределению и оперативному хранению поступающих в организации обращений граждан, определяет порядок и последовательность работы с ними.
Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» закрепляет правовой режим документирования информации. Данный федеральный закон содержит определения понятий, касающихся информации и ее документирования («информация», «документированная информация», «электронный документ»).
Здесь важно упомянуть Федеральный закон от 27.07.2007 г. № 12-ФЗ «О персональных данных», который регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемые органами местного самоуправления. Это связано с деятельностью организационно-документационного отдела по кадровому обеспечению.
Федеральный закон от 02.03.2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» также важен для кадровой деятельности, так как он регулирует трудовые отношения с муниципальными служащими, а именно отношения, связанные с поступлением, прохождением и прекращением муниципальной службы. Кроме того, в данной работе использовались положения главы 8, которые касаются кадровой работы в муниципальном образовании.
Так как в Администрации г. Горно-Алтайска для подписания электронных документов используются сертифицированные электронные подписи, то необходимо упомянуть следующий нормативный акт - Федеральный закон от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» , регулирующий отношения в области использования электронных подписей при оказании муниципальных услуг и при исполнении муниципальных функций.
Федеральный закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает единые требования к бухгалтерскому учету и финансовой отчетности, действие которого распространяется и на органы местного самоуправления.
Федеральный закон от 02.03.2016 г. № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» изменил сроки временного хранения документов, установленные в первой версии этого закона.
В кадровой деятельности важен Федеральный закон от 16.12.2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» , который вводит статью 66.1 Трудового кодекса РФ, определяющую обязанность работодателей по переходу на электронные трудовые книжки.
Указ Президента РФ от 30.05.2005 г. «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» закрепляет правила ведения личных дел гражданских и муниципальных служащих, что также важно для кадровой деятельности.
Также стоит упомянуть Постановление Правительства РФ от 01.11.2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» , которое касается безопасности персональных данных при их обработке.
В Общероссийском классификаторе управленческой документации приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов.
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» содержит типовые бланки основных кадровых документов. Например, в работе использовались личная карточка муниципального служащего (унифицированная форма № Т-2 ГС(МС), штатное расписание (унифицированная форма № Т-3), распоряжение о предоставлении отпуска работнику (Т-6), распоряжение о направлении работника в командировку (Т-9), табель учета рабочего времени и оплаты труда (Т-12) и пр. Кроме того, данный акт содержит указания по применению и заполнению данных форм.
Для архивной деятельности значимым является «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» , утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236. В нем указаны виды документов по разным направлениям деятельности и сроки их хранения с примечаниями. Как правило, «Перечень» используется в архивах для составления и проверки номенклатуры дел.
«Правила организации хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» , утвержденные приказом Росархива от 02.03.2020 г. № 24, раскрывают все этапы работы с архивными документами. В работе «Правила...» использовались для оценки правильности обустройства архивных помещений.
Закон Республики Алтай от 24.12.2007 г. № 103-РЗ «Об архивном деле в Республике Алтай» регулирует правоотношения в сфере управления архивным делом в Республике Алтай, конкретизирует Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Закон Республики Алтай от 20.12.2017 № 64-РЗ «О наделении органов местного самоуправления в Республике Алтай отдельными государственными полномочиями в области архивного дела» . В соответствии с федеральным законодательством он регулирует вопросы наделения органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Республики Алтай. Также закрепляет права и обязанности органов местного самоуправления при осуществлении этих полномочий.
Устав муниципального образования «Город Горно-Алтайск» закрепляет правовые основы организации местного самоуправления и органов местного самоуправления в этом городском округе, а также понятие, структуру и полномочия Администрации г. Горно - Алтайска.
Положение об организационно-документационном отделе Администрации г. Горно- Алтайска закрепляет общие сведения, основные задачи, права и порядок организации деятельности этого структурного подразделения. Отдел является центром по обеспечению документационной, организационной, кадровой и методической деятельности Администрации.
Положение об архивном отделе Администрации г. Горно-Алтайска также закрепляет общие сведения, основные задачи, права и порядок организации деятельности этого структурного подразделения. Архивный отдел Администрации города Горно-Алтайска организует архивное дело в муниципальном образовании «Город Горно-Алтайск» и реализует полномочия муниципального образования в области архивного дела. Оба эти положения использовались для характеристики функций отделов, то есть их роли в системе ДОУ Администрации г. Горно-Алтайска.
Инструкция по делопроизводству в Администрации г. Горно-Алтайска - основной документ, определяющий систему организации делопроизводства и устанавливающий правила и порядок работы с документами. В этом документе содержатся некоторые ключевые понятия, технические требования к оформлению документов, бланков документов и реквизитов, закреплен порядок ведения делопроизводства и организации документооборота в Администрации и ее структурных подразделениях.
Как было сказано выше, одним из направлений деятельности организационно-документационного отдела является работа с обращениями граждан, которая регулируется «Порядком организации работы с обращениями граждан в Администрации г. Горно- Алтайска». Этот документ основан на Федеральном законе от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и закрепляет порядок всех процедур работы с обращениями граждан в Администрации г. Горно-Алтайска.
Также в работе использовался ГОСТ Р 7.0.8-2013, в котором содержатся ключевые термины, используемые в сфере ДОУ (архивное дело, служба ДОУ, документ, электронный документ и другие).
ГОСТ Р 7.0.97-2016 использовался для изучения общих требований к созданию документов, к оформлению реквизитов и бланков документов. На основе этого ГОСТа были выявлены неточности в Инструкции по делопроизводству в Администрации г. Горно-Алтайска.
Профессиональный стандарт «специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» закрепляет функции, знания и умения, которые нужны специалисту службы ДОУ.
Кроме нормативных актов, в данной работе также использовались интернет- ресурсы. Во-первых, с официального портала муниципального образования «Город Горно-Алтайск» были взяты данные о поступивших обращениях граждан . Во-вторых, при выведении рекомендаций по усовершенствованию системы ДОУ был использован официальный сайт EOS - компании-разработчика СЭД «Дело» и «Архивное дело».
При определении нормативной базы системы документационного обеспечения управления Администрации г. Горно-Алтайска использовался метод анализа. Он заключался в анализировании российской нормативной базы ДОУ и сопоставлении этих нормативных актов с деятельностью данной организации. При группировке полученного перечня нормативных актов использовался метод классификации, в результате применения которого перечень был классифицирован на четыре группы.
При определении роли организационно-документационного и архивного отдела в системе ДОУ Администрации г. Горно-Алтайска использовался метод непосредственного наблюдения. Для определения оценки, а также выявления достоинств и недостатков системы ДОУ Администрации г. Горно-Алтайска применялись методы устного опроса и наблюдения.
Кроме этого, в практической части работы при сопоставлении локальных нормативных актов Администрации г. Горно-Алтайска с российскими нормативными и методическими актами с целью выявления отступлений от требований и неточностей использовался метод сравнительного анализа.
Структура данного исследования подчинена основной её цели и задачам. Исходя из этого, работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы, списка приложений.
Администрация г. Горно-Алтайска является органом местного самоуправления. В Российской Федерации местное самоуправление регулируется Конституцией РФ и Федеральным законом от 06.10.2003 №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления». На основе этих правовых актов в пункте 1 первой главы было обозначено определение местного самоуправления и выявлены его основные характеристики. Во-первых, оно является основой конституционного строя РФ. Во-вторых, местное самоуправление имеет пределы деятельности - вопросы местного значения. В- третьих, оно является самостоятельным и действует под свою ответственность. В- четвертых, местное самоуправление осуществляется с учетом исторических и иных местных традиций.
Так, в данном пункте был сделан вывод о том, Администрация г. Горно-Алтайска действует на основе статьи 12 Конституции РФ, которая признает и гарантирует местное самоуправление на территории Российской Федерации. Определение, структура и полномочия Администрации определяются Уставом муниципального образования «Город Горно-Алтайск», который, в свою очередь, составлен на основе Конституции Республики Алтай и Федерального закона от 06.10.2003 №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления».
В пункте 2 первой главы была выявлена нормативно-правовая база системы документационного обеспечения управления (ДОУ) в Администрации г. Горно-Алтайска. Нормативно-правовая база ДОУ - это совокупность нормативно-правовых и методических актов, регламентирующих технологию создания, использования, обработки, движения и хранения документов в процессе деятельности организации.
Все нормативно-правовые акты, регулирующие систему ДОУ в Администрации г. Горно-Алтайска, были классифицированы следующим образом.
а) Конституция Российской Федерации и Конституция Республики Алтай;
б) законодательные акты Российской Федерации, регламентирующие вопросы ДОУ на федеральном уровне, а также Законы Республики Алтай:
1) акты, посвященных отдельным предметным областям, содержащим нормы ДОУ;
2) акты, регулирующие общие вопросы ДОУ;
3) акты, регулирующие процедуры создания, использования, передачи информации;
4) акты, регулирующие кадровое делопроизводство;
5) акты, регулирующие архивное дело;
в) общеотраслевые нормативные и методические документы, издаваемые федеральными органами исполнительной власти и другими ведомствами;
г) нормативные правовые акты, регламентирующие вопросы ДОУ на муниципальном уровне, а также локальные документы Администрации г. Горно-Алтайска, регулирующие систему ДОУ.
Был сделан вывод, что нормы ДОУ распределены тематически по всем этим группам актов. Это объясняется тем, что система ДОУ организации - обширна и включает в себя несколько направлений. Например, самые фундаментальные нормы ДОУ находятся в Конституциях РФ и Республики Алтай. Более точные, но типовые, не приспособленные для конкретной организации со своей спецификой - в федеральном законодательстве (Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» и др.). Федеральное законодательство в сфере ДОУ тоже включает в себя несколько направлений (в данной работе - общие вопросы ДОУ, кадровое делопроизводство, архивное дело). Требования к оформлению документации и основные термины, используемые в ДОУ в Государственных стандартах- (ГОСТ Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Если говорить о нормативной базе ДОУ Администрации г. Горно-Алтайска, то объединяет все эти акты локальный документ - Инструкция по делопроизводству, разработанная специально для Администрации, являющаяся обязательной для исполнения. В федеральном законодательстве нет единого акта, который объединял бы все нормы ДОУ (и даже если бы он был, он бы был типовым), а ГОСТы имеют рекомендательный характер, поэтому организации создают собственные Инструкции, в которых собраны все нужные нормы и правила ДОУ. Следовательно, именно этот документ играет ключевую роль для нормативной базы ДОУ Администрации г. Горно-Алтайска.
Во второй главе данной работы была дана оценка системе ДОУ Администрации через анализ деятельности организационно-документационного и архивного отделов. Роль этих отделов в системе ДОУ определяется функциями, которые они исполняют. Для выявления роли этих отделов в системе ДОУ использовались Положение об организационно-документационном отделе и Положение об архивном отделе Администрации г. Горно-Алтайска - основные документы, регулирующие их деятельность.
Так, организационно-документационный отдел - это центр всей системы ДОУ Администрации г. Горно-Алтайска. Как показало исследование, систему ДОУ составляют два основных и важнейших направления деятельности организационно-документационного отдела - документационное обеспечение и ведение общего кадрового делопроизводства. Соответственно, в организационно-документационном отделе документы проходят большую часть своего жизненного пути -от их создания до отправки на архивное хранение.
Архивный отдел неразрывно связан с организационно-документационным, но играет несколько меньшую, но не менее значимую для системы ДОУ роль - сохранение документов, что соответствует последней стадии их жизненного цикла. Архивный отдел занимается сохранением документов, имеющих значение для Администрации, так как все документы проходят экспертизу ценности, и экспертная комиссия в соответствии с критериями «отсеивает» те, что уже не принесут пользы.
Так, проанализировав деятельность этих отделов, можно не только определить их роль, но и охарактеризовать систему ДОУ Администрации г. Горно-Алтайска посредством выявления достоинств и недостатков, и дать несколько рекомендаций по устранению недостатков.
Стоит начать с количества сотрудников. Если говорить об организационно-документационном отделе, то штат в 9 человек, составляющих службу ДОУ, может показаться достаточным для оптимального выполнения задач. Однако в Администрации нет специального отдела кадров. Кадровое делопроизводство в органе местного самоуправления имеет множество особенностей, и два человека не всегда способны уследить за всем. Как показало исследование, сотрудники, курирующие кадровое направление, перегружены обязанностями, и иногда не находят времени на задачи, не требующие немедленного вмешательства (примером послужили незаполненные внутренние описи, отсутствие нумерации в личных делах). Ситуация может особенно обостриться, если один из двух сотрудников уходит в отпуск или на больничный.
Количество сотрудников, курирующих другие направления деятельности отдела, кажется обоснованным, и они не загружены задачами сверх меры. В этой ситуации можно рекомендовать лишь расширение «кадрового» штата хотя бы на одну штатную единицу для выполнения не срочных, но важных обязанностей.
Если говорить об архивном отделе, то штат в три человека полностью справляется с объемом работы без чрезмерной перегрузки, что является плюсом.
В функционировании системы ДОУ важную роль играет использование информационных технологий. Так, в Администрации при ведении делопроизводства используется система электронного документооборота «Дело», и это значительно экономит время на регистрацию и дальнейшее передвижение документа, что можно считать плюсом. Однако устаревшая версия уже не в полной мере отвечает требованиям современной системы ДОУ, и многие преимущества новой версии могли бы усовершенствовать эту систему. Сложности возникают и с обучением нового персонала работе на такой СЭД, потому что интерфейс старой версии уже не является привычным для рядового пользователя. Кроме этого, кабинеты оснащены современными компьютерами, которые не всегда являются совместимыми со старой версией «Дело». Это проявляется в сравнительно медленной работе СЭД.
Решить такую проблему можно внедрением новой СЭД. Так как «Дело» уже используется сотрудниками Администрации достаточно давно, правильнее будет рекомендовать переход на более современную версию той же «Дело».
Оцифровка дел в архивном отделе проводится посредством сканера, и для многостраничных дел (более 100 страниц) удобно использовать специальный сканер, который может автоматически сканировать многостраничные документы. В архивном отделе такой сканер имеется, но он не настроен должным образом, и поэтому работы по оцифровке выполняются на сканере, который способен сканировать только одну страницу за раз.
После обработки получившихся файлов требуется сохранить их на компьютер, который служит местом хранения отсканированных документов. Потом следует переименовать все файлы, чтобы они имели все реквизиты для удобного поиска. В этом значительно помогает автоматизированная программа «Городской архив», которая переименовывает сразу все документы в соответствии с заданными требованиями. Однако используемая в Администрации версия этой программы является устаревшей, и имеет крайне низкие показатели юзабилити. Все это в совокупности замедляет процессы оцифровки и отнимает много рабочего времени.
В этом случае можно рекомендовать не только настроить многостраничный сканер, но и обучить сотрудников правильно работать на нем. Также требуется установка новой программы для переименования файлов, которая была бы быстрой и удобной в использовании. Кроме этого, хоть хранение файлов на компьютере и является достаточно удобным, можно посоветовать переход на какое-либо ПО в области хранения электронных документов - электронный архив. Например, электронный архив от разработчика того же «Дела» - «Архивное дело».
С разных сторон можно оценить обязанность организационно-документационного и архивного отделов осуществлять методическое руководство над другими подразделениями по вопросам ДОУ. С одной стороны, сотрудники организационно-документационного отдела нередко отправляют исходящие документы на доработку и исправление ошибок, что очень важно для поддержания репутации и имиджа Администрации за ее пределами. Нахождение документов без ошибок и обеспечение единообразия важно также и для внутренних документов. Так как дела временных (до 10 лет) сроков хранения находятся в структурных подразделениях, где не всегда разбираются в вопросах архивного дела, помощь и руководство нужны для обеспечения порядка как для самих сотрудников, так и для внезапных проверок, и эту обязанность можно считать плюсом для системы ДОУ.
С другой стороны, в рабочее время постоянно раздаются телефонные звонки, либо другие сотрудники лично приходят в отделы, чтобы узнать, спросить, уточнить что-либо. Это не может не сбивать с рабочего настроя, и в этом случае можно рекомендовать издание методического руководства по ведению документации и архивному делу в структурных подразделениях, и отправить по всем отделам для самостоятельной работы. Кроме этого, для всех сотрудников должна быть в быстром доступе Инструкция по делопроизводству, чтобы в случае вопроса обратиться к ней. Пункт о методическом руководстве из Положений убирать не стоит, потому что в любом случае сотрудники организационно - документационного и архивного отделов больше других разбираются в вопросах ДОУ, и могут помочь разобраться в действительно сложной ситуации.
Среди плюсов можно отметить систему сообщения между подразделениями. Для этого используется либо СЭД, либо электронная почта, либо личное взаимодействие, что является стандартным набором для многих организаций. Если требуется передать срочный документ, то используется телефонный звонок. Система сообщения работает оптимально, без перебоев, что особенно важно для таких документов, как обращения граждан.
Что касается Инструкции по делопроизводству, то прошло уже более четырех лет с последнего внесения изменений. Как основной документ, регулирующий систему ДОУ, Инструкция должна постоянно подстраиваться под требования актуального законодательства и совершенствоваться вместе с организацией. Данная Инструкция имеет некоторые отступления от ГОСТ Р 7.0.97-2016 и некоторые внутренние несоответствия, касающиеся оформления реквизитов «герб муниципального образования», «наименование организации», «справочные данные об организации». Кроме того, в Инструкции мало внимания уделено именно общим требованиям к оформлению документов и некоторых важных реквизитов. В этом случае можно рекомендовать пересмотреть Инструкцию, подстроив ее под современную систему ДОУ. Однако в целом разделы Инструкции не противоречат федеральному законодательству и ГОСТам, а в некоторых местах даже являются более уточняющими, что и требуется от локального документа.
Кроме этого, Г. В. Очкур в своей статье отмечает, что вопросы применения средств автоматизации в процессах работы с документами должны обязательно найти отражение в Инструкции по делопроизводству. В Инструкции по делопроизводству в Администрации г. Горно-Алтайска сравнительно мало внимания уделено работе в СЭД «Дело» и порядку работы с электронными документами. Это связано с тем, что в Администрации приоритетным является бумажный документооборот.
Также Г. В. Очкур называет работу по составлению Инструкции сложной и трудоемкой, и рекомендует обращаться за консультацией в государственные учреждения, которые оказывают услуги по составлению таких документов на договорной основе.
Таким образом, в системе ДОУ Администрации г. Горно-Алтайска были выявлены как недостатки, так и достоинства. Однако через деятельность организационно - документационного и архивного отделов можно оценить систему ДОУ как цельную, организованную и хорошо продуманную. Несмотря на выявленные недостатки, в целом система функционирует оптимально и выполняет возложенные на нее задачи. Однако ей есть куда совершенствоваться, и приведенные рекомендации могут в этом помочь.
Так, в данном пункте был сделан вывод о том, Администрация г. Горно-Алтайска действует на основе статьи 12 Конституции РФ, которая признает и гарантирует местное самоуправление на территории Российской Федерации. Определение, структура и полномочия Администрации определяются Уставом муниципального образования «Город Горно-Алтайск», который, в свою очередь, составлен на основе Конституции Республики Алтай и Федерального закона от 06.10.2003 №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления».
В пункте 2 первой главы была выявлена нормативно-правовая база системы документационного обеспечения управления (ДОУ) в Администрации г. Горно-Алтайска. Нормативно-правовая база ДОУ - это совокупность нормативно-правовых и методических актов, регламентирующих технологию создания, использования, обработки, движения и хранения документов в процессе деятельности организации.
Все нормативно-правовые акты, регулирующие систему ДОУ в Администрации г. Горно-Алтайска, были классифицированы следующим образом.
а) Конституция Российской Федерации и Конституция Республики Алтай;
б) законодательные акты Российской Федерации, регламентирующие вопросы ДОУ на федеральном уровне, а также Законы Республики Алтай:
1) акты, посвященных отдельным предметным областям, содержащим нормы ДОУ;
2) акты, регулирующие общие вопросы ДОУ;
3) акты, регулирующие процедуры создания, использования, передачи информации;
4) акты, регулирующие кадровое делопроизводство;
5) акты, регулирующие архивное дело;
в) общеотраслевые нормативные и методические документы, издаваемые федеральными органами исполнительной власти и другими ведомствами;
г) нормативные правовые акты, регламентирующие вопросы ДОУ на муниципальном уровне, а также локальные документы Администрации г. Горно-Алтайска, регулирующие систему ДОУ.
Был сделан вывод, что нормы ДОУ распределены тематически по всем этим группам актов. Это объясняется тем, что система ДОУ организации - обширна и включает в себя несколько направлений. Например, самые фундаментальные нормы ДОУ находятся в Конституциях РФ и Республики Алтай. Более точные, но типовые, не приспособленные для конкретной организации со своей спецификой - в федеральном законодательстве (Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» и др.). Федеральное законодательство в сфере ДОУ тоже включает в себя несколько направлений (в данной работе - общие вопросы ДОУ, кадровое делопроизводство, архивное дело). Требования к оформлению документации и основные термины, используемые в ДОУ в Государственных стандартах- (ГОСТ Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Если говорить о нормативной базе ДОУ Администрации г. Горно-Алтайска, то объединяет все эти акты локальный документ - Инструкция по делопроизводству, разработанная специально для Администрации, являющаяся обязательной для исполнения. В федеральном законодательстве нет единого акта, который объединял бы все нормы ДОУ (и даже если бы он был, он бы был типовым), а ГОСТы имеют рекомендательный характер, поэтому организации создают собственные Инструкции, в которых собраны все нужные нормы и правила ДОУ. Следовательно, именно этот документ играет ключевую роль для нормативной базы ДОУ Администрации г. Горно-Алтайска.
Во второй главе данной работы была дана оценка системе ДОУ Администрации через анализ деятельности организационно-документационного и архивного отделов. Роль этих отделов в системе ДОУ определяется функциями, которые они исполняют. Для выявления роли этих отделов в системе ДОУ использовались Положение об организационно-документационном отделе и Положение об архивном отделе Администрации г. Горно-Алтайска - основные документы, регулирующие их деятельность.
Так, организационно-документационный отдел - это центр всей системы ДОУ Администрации г. Горно-Алтайска. Как показало исследование, систему ДОУ составляют два основных и важнейших направления деятельности организационно-документационного отдела - документационное обеспечение и ведение общего кадрового делопроизводства. Соответственно, в организационно-документационном отделе документы проходят большую часть своего жизненного пути -от их создания до отправки на архивное хранение.
Архивный отдел неразрывно связан с организационно-документационным, но играет несколько меньшую, но не менее значимую для системы ДОУ роль - сохранение документов, что соответствует последней стадии их жизненного цикла. Архивный отдел занимается сохранением документов, имеющих значение для Администрации, так как все документы проходят экспертизу ценности, и экспертная комиссия в соответствии с критериями «отсеивает» те, что уже не принесут пользы.
Так, проанализировав деятельность этих отделов, можно не только определить их роль, но и охарактеризовать систему ДОУ Администрации г. Горно-Алтайска посредством выявления достоинств и недостатков, и дать несколько рекомендаций по устранению недостатков.
Стоит начать с количества сотрудников. Если говорить об организационно-документационном отделе, то штат в 9 человек, составляющих службу ДОУ, может показаться достаточным для оптимального выполнения задач. Однако в Администрации нет специального отдела кадров. Кадровое делопроизводство в органе местного самоуправления имеет множество особенностей, и два человека не всегда способны уследить за всем. Как показало исследование, сотрудники, курирующие кадровое направление, перегружены обязанностями, и иногда не находят времени на задачи, не требующие немедленного вмешательства (примером послужили незаполненные внутренние описи, отсутствие нумерации в личных делах). Ситуация может особенно обостриться, если один из двух сотрудников уходит в отпуск или на больничный.
Количество сотрудников, курирующих другие направления деятельности отдела, кажется обоснованным, и они не загружены задачами сверх меры. В этой ситуации можно рекомендовать лишь расширение «кадрового» штата хотя бы на одну штатную единицу для выполнения не срочных, но важных обязанностей.
Если говорить об архивном отделе, то штат в три человека полностью справляется с объемом работы без чрезмерной перегрузки, что является плюсом.
В функционировании системы ДОУ важную роль играет использование информационных технологий. Так, в Администрации при ведении делопроизводства используется система электронного документооборота «Дело», и это значительно экономит время на регистрацию и дальнейшее передвижение документа, что можно считать плюсом. Однако устаревшая версия уже не в полной мере отвечает требованиям современной системы ДОУ, и многие преимущества новой версии могли бы усовершенствовать эту систему. Сложности возникают и с обучением нового персонала работе на такой СЭД, потому что интерфейс старой версии уже не является привычным для рядового пользователя. Кроме этого, кабинеты оснащены современными компьютерами, которые не всегда являются совместимыми со старой версией «Дело». Это проявляется в сравнительно медленной работе СЭД.
Решить такую проблему можно внедрением новой СЭД. Так как «Дело» уже используется сотрудниками Администрации достаточно давно, правильнее будет рекомендовать переход на более современную версию той же «Дело».
Оцифровка дел в архивном отделе проводится посредством сканера, и для многостраничных дел (более 100 страниц) удобно использовать специальный сканер, который может автоматически сканировать многостраничные документы. В архивном отделе такой сканер имеется, но он не настроен должным образом, и поэтому работы по оцифровке выполняются на сканере, который способен сканировать только одну страницу за раз.
После обработки получившихся файлов требуется сохранить их на компьютер, который служит местом хранения отсканированных документов. Потом следует переименовать все файлы, чтобы они имели все реквизиты для удобного поиска. В этом значительно помогает автоматизированная программа «Городской архив», которая переименовывает сразу все документы в соответствии с заданными требованиями. Однако используемая в Администрации версия этой программы является устаревшей, и имеет крайне низкие показатели юзабилити. Все это в совокупности замедляет процессы оцифровки и отнимает много рабочего времени.
В этом случае можно рекомендовать не только настроить многостраничный сканер, но и обучить сотрудников правильно работать на нем. Также требуется установка новой программы для переименования файлов, которая была бы быстрой и удобной в использовании. Кроме этого, хоть хранение файлов на компьютере и является достаточно удобным, можно посоветовать переход на какое-либо ПО в области хранения электронных документов - электронный архив. Например, электронный архив от разработчика того же «Дела» - «Архивное дело».
С разных сторон можно оценить обязанность организационно-документационного и архивного отделов осуществлять методическое руководство над другими подразделениями по вопросам ДОУ. С одной стороны, сотрудники организационно-документационного отдела нередко отправляют исходящие документы на доработку и исправление ошибок, что очень важно для поддержания репутации и имиджа Администрации за ее пределами. Нахождение документов без ошибок и обеспечение единообразия важно также и для внутренних документов. Так как дела временных (до 10 лет) сроков хранения находятся в структурных подразделениях, где не всегда разбираются в вопросах архивного дела, помощь и руководство нужны для обеспечения порядка как для самих сотрудников, так и для внезапных проверок, и эту обязанность можно считать плюсом для системы ДОУ.
С другой стороны, в рабочее время постоянно раздаются телефонные звонки, либо другие сотрудники лично приходят в отделы, чтобы узнать, спросить, уточнить что-либо. Это не может не сбивать с рабочего настроя, и в этом случае можно рекомендовать издание методического руководства по ведению документации и архивному делу в структурных подразделениях, и отправить по всем отделам для самостоятельной работы. Кроме этого, для всех сотрудников должна быть в быстром доступе Инструкция по делопроизводству, чтобы в случае вопроса обратиться к ней. Пункт о методическом руководстве из Положений убирать не стоит, потому что в любом случае сотрудники организационно - документационного и архивного отделов больше других разбираются в вопросах ДОУ, и могут помочь разобраться в действительно сложной ситуации.
Среди плюсов можно отметить систему сообщения между подразделениями. Для этого используется либо СЭД, либо электронная почта, либо личное взаимодействие, что является стандартным набором для многих организаций. Если требуется передать срочный документ, то используется телефонный звонок. Система сообщения работает оптимально, без перебоев, что особенно важно для таких документов, как обращения граждан.
Что касается Инструкции по делопроизводству, то прошло уже более четырех лет с последнего внесения изменений. Как основной документ, регулирующий систему ДОУ, Инструкция должна постоянно подстраиваться под требования актуального законодательства и совершенствоваться вместе с организацией. Данная Инструкция имеет некоторые отступления от ГОСТ Р 7.0.97-2016 и некоторые внутренние несоответствия, касающиеся оформления реквизитов «герб муниципального образования», «наименование организации», «справочные данные об организации». Кроме того, в Инструкции мало внимания уделено именно общим требованиям к оформлению документов и некоторых важных реквизитов. В этом случае можно рекомендовать пересмотреть Инструкцию, подстроив ее под современную систему ДОУ. Однако в целом разделы Инструкции не противоречат федеральному законодательству и ГОСТам, а в некоторых местах даже являются более уточняющими, что и требуется от локального документа.
Кроме этого, Г. В. Очкур в своей статье отмечает, что вопросы применения средств автоматизации в процессах работы с документами должны обязательно найти отражение в Инструкции по делопроизводству. В Инструкции по делопроизводству в Администрации г. Горно-Алтайска сравнительно мало внимания уделено работе в СЭД «Дело» и порядку работы с электронными документами. Это связано с тем, что в Администрации приоритетным является бумажный документооборот.
Также Г. В. Очкур называет работу по составлению Инструкции сложной и трудоемкой, и рекомендует обращаться за консультацией в государственные учреждения, которые оказывают услуги по составлению таких документов на договорной основе.
Таким образом, в системе ДОУ Администрации г. Горно-Алтайска были выявлены как недостатки, так и достоинства. Однако через деятельность организационно - документационного и архивного отделов можно оценить систему ДОУ как цельную, организованную и хорошо продуманную. Несмотря на выявленные недостатки, в целом система функционирует оптимально и выполняет возложенные на нее задачи. Однако ей есть куда совершенствоваться, и приведенные рекомендации могут в этом помочь.
Подобные работы
- Документационное обеспечение деятельности органов самоуправления (Самарский национальный исследовательский университет)
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 2000 р. Год сдачи: 2025