ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ В АКЦИОНЕРНОМ ОБЩЕСТВЕ «КУЗБАССРАЗРЕЗУГОЛЬ»
|
АННОТАЦИЯ 2
ВВЕДЕНИЕ 3
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ 7
1.1 Нормативно-правовые основы документооборота и архивного дела 7
1.2 Современные подходы к организации хранения документации 11
1.3 Значение эффективного хранения документации в деятельности
акционерного общества 18
2 АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩЕЙ СИСТЕМЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ В АО «КУЗБАССРАЗРЕЗУГОЛЬ» 25
2.1 Общая характеристика предприятия 25
2.2 Описание текущей системы документооборота и хранения 29
2.3 Проблемы и недостатки существующей системы 41
3 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СИСТЕМЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ В АО «КУЗБАССРАЗРЕЗУГОЛЬ» 48
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 54
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 59
ВВЕДЕНИЕ 3
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ 7
1.1 Нормативно-правовые основы документооборота и архивного дела 7
1.2 Современные подходы к организации хранения документации 11
1.3 Значение эффективного хранения документации в деятельности
акционерного общества 18
2 АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩЕЙ СИСТЕМЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ В АО «КУЗБАССРАЗРЕЗУГОЛЬ» 25
2.1 Общая характеристика предприятия 25
2.2 Описание текущей системы документооборота и хранения 29
2.3 Проблемы и недостатки существующей системы 41
3 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СИСТЕМЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ В АО «КУЗБАССРАЗРЕЗУГОЛЬ» 48
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 54
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 59
Документация является одним из ключевых ресурсов современной организации, отражающим юридические, финансовые и административные аспекты её деятельности. Грамотно организованное хранение документации позволяет не только обеспечить оперативный доступ к необходимой информации, но и гарантировать соблюдение законодательных требований, связанных с архивным делом и документооборотом. Особенно это актуально для крупных промышленных предприятий, таких как акционерное общество «Кузбассразрезуголь», где значительные объёмы документации ежедневно создаются, обрабатываются и архивируются. Актуальность исследования обусловлена возрастающими требованиями к процессам управления документацией, особенно в условиях цифровой трансформации. Современные реалии диктуют необходимость повышения уровня автоматизации документооборота, оптимизации процесса хранения, а также повышения надёжности и безопасности архивных данных. Для компаний горнодобывающей отрасли, где высокие объёмы технической, финансовой и управленческой документации имеют стратегическое значение, эффективная система хранения документов становится важным фактором устойчивости и конкурентоспособности. АО «Кузбассразрезуголь» является одной из ведущих угледобывающих компаний России. Сложность её структуры, масштаб операций и количество формируемой документации предполагают наличие надёжной и эффективной системы хранения, которая отвечает требованиям законодательства, корпоративных стандартов и потребностям сотрудников. Однако анализ существующей практики указывает на наличие определённых проблем в данной области: устаревшие методы хранения, недостаток автоматизации и сложности в доступе к архивным материалам. Все эти аспекты делают тему исследования крайне актуальной.
Исследовательское поле составляют классические и современные труды по вопросам организации и хранения документации: Козлов В.П. «Архивоведение» - фундаментальный труд, рассматривающий теоретические основы архивного дела, его развитие и нормативное регулирование 1; Измайлов М.К. «Документационное обеспечение управления: проблемы и перспективы» - анализирует современные тенденции в документационном обеспечении предприятий ; Суровцева Н.Г. «Перспективы развития документационного обеспечения управления в контексте институциональных трансформаций» - изучает влияние изменений в экономике и управлении на систему документационного обеспечения . Кроме того, в работе использованы материалы аналитических статей и результаты практического изучения деятельности АО «Кузбассразрезуголь».
Цель исследования - на основе анализа существующей системы хранения документации в АО «Кузбассразрезуголь» предложить рекомендации по её совершенствованию. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Описать нормативно-правовую базу, регламентирующую
документооборот и архивное дело.
2. Выявить современные подходы к организации хранения документации и показать их значимость для компаний.
3. Описать текущую систему хранения документации в АО «Кузбассразрезуголь».
4. Выявить сильные и слабые стороны системы хранения документации в АО «Кузбассразрезуголь», включая использование методов SWOT-анализа.
5. Разработать рекомендации по оптимизации системы хранения документации на основе выявленных проблем и оценить предполагаемые эффекты от их внедрения.
Цель и задачи данной выпускной квалификационной работы определили объект и предмет исследования. Объект исследования - процесс организации хранения документации на предприятии. Предмет исследования - процесс организации хранения документации в АО «Кузбассразрезуголь», включая его нормативную базу, систему документооборота, используемые инструменты и методики.
Нормативно-правовую базу исследования составляют: Конституция РФ - определяет правовые основы управления документами как часть деятельности органов власти и организаций 4; Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» - регулирует вопросы архивного хранения документов ; Приказ Федерального архивного агентства № 77 - устанавливает правила работы с архивными документами ; ГОСТ Р 7.0.972016 - содержит требования к документационному обеспечению управления .
В процессе работы над исследованием применялись такие методы, как: анализ нормативно-правовой базы и внутренней документации компании, системный анализ существующей системы хранения документации, методы сравнительного анализа и проектирования, методика SWOT-анализа для выявления проблем и потенциала системы. Исследование предполагает выработку конкретных предложений, направленных на повышение эффективности системы хранения документации, что имеет практическое значение как для самого предприятия, так и для других компаний с аналогичной структурой.
Работа состоит из введения, трех глав, объединяющих в себе шесть параграфов, заключения, списка использованных источников и литературы
Исследовательское поле составляют классические и современные труды по вопросам организации и хранения документации: Козлов В.П. «Архивоведение» - фундаментальный труд, рассматривающий теоретические основы архивного дела, его развитие и нормативное регулирование 1; Измайлов М.К. «Документационное обеспечение управления: проблемы и перспективы» - анализирует современные тенденции в документационном обеспечении предприятий ; Суровцева Н.Г. «Перспективы развития документационного обеспечения управления в контексте институциональных трансформаций» - изучает влияние изменений в экономике и управлении на систему документационного обеспечения . Кроме того, в работе использованы материалы аналитических статей и результаты практического изучения деятельности АО «Кузбассразрезуголь».
Цель исследования - на основе анализа существующей системы хранения документации в АО «Кузбассразрезуголь» предложить рекомендации по её совершенствованию. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Описать нормативно-правовую базу, регламентирующую
документооборот и архивное дело.
2. Выявить современные подходы к организации хранения документации и показать их значимость для компаний.
3. Описать текущую систему хранения документации в АО «Кузбассразрезуголь».
4. Выявить сильные и слабые стороны системы хранения документации в АО «Кузбассразрезуголь», включая использование методов SWOT-анализа.
5. Разработать рекомендации по оптимизации системы хранения документации на основе выявленных проблем и оценить предполагаемые эффекты от их внедрения.
Цель и задачи данной выпускной квалификационной работы определили объект и предмет исследования. Объект исследования - процесс организации хранения документации на предприятии. Предмет исследования - процесс организации хранения документации в АО «Кузбассразрезуголь», включая его нормативную базу, систему документооборота, используемые инструменты и методики.
Нормативно-правовую базу исследования составляют: Конституция РФ - определяет правовые основы управления документами как часть деятельности органов власти и организаций 4; Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» - регулирует вопросы архивного хранения документов ; Приказ Федерального архивного агентства № 77 - устанавливает правила работы с архивными документами ; ГОСТ Р 7.0.972016 - содержит требования к документационному обеспечению управления .
В процессе работы над исследованием применялись такие методы, как: анализ нормативно-правовой базы и внутренней документации компании, системный анализ существующей системы хранения документации, методы сравнительного анализа и проектирования, методика SWOT-анализа для выявления проблем и потенциала системы. Исследование предполагает выработку конкретных предложений, направленных на повышение эффективности системы хранения документации, что имеет практическое значение как для самого предприятия, так и для других компаний с аналогичной структурой.
Работа состоит из введения, трех глав, объединяющих в себе шесть параграфов, заключения, списка использованных источников и литературы
В рамках проведенного исследования удалось выявить ключевые закономерности, проблемы и перспективы развития документооборотных процессов в условиях крупного производственного холдинга, обладающего высокой степенью территориальной и функциональной распределённости.
В первой главе проведён всесторонний анализ нормативно-правовых основ документооборота и архивного дела, современных подходов к организации хранения документации, а также значимости эффективной архивной системы для акционерных обществ. Рассмотрены ключевые законодательные акты, определяющие правовой режим архивной деятельности в России, в том числе акцентировано внимание на изменении статуса Росархива и развитии нормативной базы в условиях цифровизации. Выявлено, что современная организация хранения документов включает переход к электронному документообороту, использование облачных технологий, внедрение специализированных информационных систем и стандартов (таких как ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ISO 14721), что позволяет обеспечить сохранность, доступность и юридическую значимость архивных данных.
Особое внимание уделено вопросам информационной безопасности, технологическим вызовам цифровой трансформации и применению ИИ в архивной сфере. Также подчёркнута роль эффективного хранения документации в обеспечении правовой и управленческой устойчивости акционерных обществ. Соблюдение архивных требований позволяет компаниям минимизировать юридические и административные риски, обеспечить прозрачность корпоративных процессов и соблюдение законодательства. Таким образом, глава демонстрирует, что надёжная и современная система хранения документов является необходимым условием устойчивого функционирования как государственных структур, так и коммерческих организаций в условиях цифровой экономики.
Проведённый во второй главе анализ показал, что АО «Кузбассразрезуголь» располагает масштабной и многоуровневой системой хранения и обработки документации, сочетающей традиционные бумажные носители с современными цифровыми решениями. В компании реализована децентрализованная модель делопроизводства, при которой ответственность за ведение документации распределена между многочисленными структурными подразделениями. Такая система обеспечивает оперативность и локальную адаптивность, но одновременно создаёт значительные риски фрагментации, вариативности подходов и снижения управляемости документооборота.
Несмотря на позитивные изменения, связанные с внедрением электронного документооборота на базе программного комплекса 1С, выявлен целый ряд системных проблем. Ключевыми из них являются: отсутствие единого цифрового архива, охватывающего историческую и текущую документацию; недостаточная оцифровка архивного фонда; высокая доля бумажных документов, находящихся в физическом хранилище без сквозной интеграции с цифровой системой. Это приводит к существенным временным затратам при поиске и выдаче документов, снижает аналитическую доступность информации и увеличивает риск утраты значимых данных. Кроме того, децентрализация процессов делопроизводства сопровождается высокой степенью вариативности в оформлении документов, что снижает стандартизированность архивных материалов и увеличивает нагрузку на архивную службу. Значительная доля документации поступает в архив с нарушениями, требующими доработки, что указывает на недостаточный уровень методического контроля и единства подходов. Соответственно, текущая система хранения документации в АО «Кузбассразрезуголь» характеризуется сочетанием локальной эффективности и общей системной уязвимости.
В третьей главе были предложены комплексные рекомендации по совершенствованию системы хранения документации в АО «Кузбассразрезуголь». Они охватывают как технологические, так и организационные аспекты документооборота. Основное внимание уделено созданию единого цифрового архива, основанного на централизованной платформе хранения, и поэтапной оцифровке бумажного фонда с приоритетом для правовых, кадровых и договорных документов. Предложены конкретные шаги по инвентаризации, реестровому учёту, сканированию, интеграции с СЭД и обеспечению информационной безопасности. Параллельно разработан план по унификации делопроизводственных процессов: стандартизация оформления документов, внедрение шаблонов, создание службы методической поддержки и обязательное обучение сотрудников. Данные меры направлены на устранение фрагментарности и вариативности, снижение количества ошибок, повышение прозрачности и управляемости документооборота.
Комплексный характер предложенных решений, опирающихся на лучшие практики архивного дела и современные ИТ-инструменты, создаёт прочную основу для цифровой трансформации системы хранения документации предприятия, соответствующей требованиям как внутренней эффективности, так и регулятивной среды.
Таким образом, работа показала, что эффективная организация хранения документации не только обеспечивает правовую защищенность и прозрачность корпоративной деятельности, но и становится важным фактором повышения управляемости и устойчивости бизнеса. Реализация предложенных мер позволит АО «Кузбассразрезуголь» выйти на новый уровень цифровой зрелости и соответствовать современным требованиям корпоративного управления, информационной безопасности и внутреннего контроля. Поставленные цели и задачи выпускной квалификационной работы достигнуты, а результаты исследования имеют практическую значимость и могут быть использованы при разработке стратегии цифровой трансформации документооборота в других крупных промышленных организациях.
В первой главе проведён всесторонний анализ нормативно-правовых основ документооборота и архивного дела, современных подходов к организации хранения документации, а также значимости эффективной архивной системы для акционерных обществ. Рассмотрены ключевые законодательные акты, определяющие правовой режим архивной деятельности в России, в том числе акцентировано внимание на изменении статуса Росархива и развитии нормативной базы в условиях цифровизации. Выявлено, что современная организация хранения документов включает переход к электронному документообороту, использование облачных технологий, внедрение специализированных информационных систем и стандартов (таких как ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ISO 14721), что позволяет обеспечить сохранность, доступность и юридическую значимость архивных данных.
Особое внимание уделено вопросам информационной безопасности, технологическим вызовам цифровой трансформации и применению ИИ в архивной сфере. Также подчёркнута роль эффективного хранения документации в обеспечении правовой и управленческой устойчивости акционерных обществ. Соблюдение архивных требований позволяет компаниям минимизировать юридические и административные риски, обеспечить прозрачность корпоративных процессов и соблюдение законодательства. Таким образом, глава демонстрирует, что надёжная и современная система хранения документов является необходимым условием устойчивого функционирования как государственных структур, так и коммерческих организаций в условиях цифровой экономики.
Проведённый во второй главе анализ показал, что АО «Кузбассразрезуголь» располагает масштабной и многоуровневой системой хранения и обработки документации, сочетающей традиционные бумажные носители с современными цифровыми решениями. В компании реализована децентрализованная модель делопроизводства, при которой ответственность за ведение документации распределена между многочисленными структурными подразделениями. Такая система обеспечивает оперативность и локальную адаптивность, но одновременно создаёт значительные риски фрагментации, вариативности подходов и снижения управляемости документооборота.
Несмотря на позитивные изменения, связанные с внедрением электронного документооборота на базе программного комплекса 1С, выявлен целый ряд системных проблем. Ключевыми из них являются: отсутствие единого цифрового архива, охватывающего историческую и текущую документацию; недостаточная оцифровка архивного фонда; высокая доля бумажных документов, находящихся в физическом хранилище без сквозной интеграции с цифровой системой. Это приводит к существенным временным затратам при поиске и выдаче документов, снижает аналитическую доступность информации и увеличивает риск утраты значимых данных. Кроме того, децентрализация процессов делопроизводства сопровождается высокой степенью вариативности в оформлении документов, что снижает стандартизированность архивных материалов и увеличивает нагрузку на архивную службу. Значительная доля документации поступает в архив с нарушениями, требующими доработки, что указывает на недостаточный уровень методического контроля и единства подходов. Соответственно, текущая система хранения документации в АО «Кузбассразрезуголь» характеризуется сочетанием локальной эффективности и общей системной уязвимости.
В третьей главе были предложены комплексные рекомендации по совершенствованию системы хранения документации в АО «Кузбассразрезуголь». Они охватывают как технологические, так и организационные аспекты документооборота. Основное внимание уделено созданию единого цифрового архива, основанного на централизованной платформе хранения, и поэтапной оцифровке бумажного фонда с приоритетом для правовых, кадровых и договорных документов. Предложены конкретные шаги по инвентаризации, реестровому учёту, сканированию, интеграции с СЭД и обеспечению информационной безопасности. Параллельно разработан план по унификации делопроизводственных процессов: стандартизация оформления документов, внедрение шаблонов, создание службы методической поддержки и обязательное обучение сотрудников. Данные меры направлены на устранение фрагментарности и вариативности, снижение количества ошибок, повышение прозрачности и управляемости документооборота.
Комплексный характер предложенных решений, опирающихся на лучшие практики архивного дела и современные ИТ-инструменты, создаёт прочную основу для цифровой трансформации системы хранения документации предприятия, соответствующей требованиям как внутренней эффективности, так и регулятивной среды.
Таким образом, работа показала, что эффективная организация хранения документации не только обеспечивает правовую защищенность и прозрачность корпоративной деятельности, но и становится важным фактором повышения управляемости и устойчивости бизнеса. Реализация предложенных мер позволит АО «Кузбассразрезуголь» выйти на новый уровень цифровой зрелости и соответствовать современным требованиям корпоративного управления, информационной безопасности и внутреннего контроля. Поставленные цели и задачи выпускной квалификационной работы достигнуты, а результаты исследования имеют практическую значимость и могут быть использованы при разработке стратегии цифровой трансформации документооборота в других крупных промышленных организациях.
