ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ДЕПАРТАМЕНТА ЗАГС ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ В УСЛОВИЯХ ЦИФРОВОЙ ТРАНСФОРМАЦИИ
|
АННОТАЦИЯ 3
ВВЕДЕНИЕ 6
ГЛАВА I ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА, СОСТАВ И ФУНКЦИИ ДЕПАРТАМЕНТА ЗАГС ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ 14
ГЛАВА II АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДЕПАРТАМЕНТА ЗАГС ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ 25
2.1 Организация работы с обращениями граждан в Департаменте ЗАГС ТО 25
2.2. Перспективы автоматизации ДОУ в Департаменте ЗАГС ТО 32
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 45
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 48
ПРИЛОЖЕНИЕ А 56
ПРИЛОЖЕНИЕ Б 57
ПРИЛОЖЕНИЕ В 58
ПРИЛОЖЕНИЕ Г 59
ПРИЛОЖЕНИЕ Д 60
ПРИЛОЖЕНИЕ Е 61
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж 62
ВВЕДЕНИЕ 6
ГЛАВА I ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА, СОСТАВ И ФУНКЦИИ ДЕПАРТАМЕНТА ЗАГС ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ 14
ГЛАВА II АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДЕПАРТАМЕНТА ЗАГС ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ 25
2.1 Организация работы с обращениями граждан в Департаменте ЗАГС ТО 25
2.2. Перспективы автоматизации ДОУ в Департаменте ЗАГС ТО 32
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 45
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 48
ПРИЛОЖЕНИЕ А 56
ПРИЛОЖЕНИЕ Б 57
ПРИЛОЖЕНИЕ В 58
ПРИЛОЖЕНИЕ Г 59
ПРИЛОЖЕНИЕ Д 60
ПРИЛОЖЕНИЕ Е 61
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж 62
Большинство развитых стран находятся на стадии постиндустриального развития общества, где ключевым является развитие информационнокоммуникационных технологий и создание единого информационного пространства. В связи с этим происходит смена методов осуществления взаимодействия государства с гражданами, появляется спектр услуг, предоставляемых с помощью сети Интернет и программно-технических средств.
Развитие информационно-коммуникационных технологий способствует переходу от традиционных форм оказания государственных услуг к
представлению их в электронном виде. На сегодняшний момент предоставление государственных услуг в электронном виде является одним из ключевых приоритетов Правительства Российской Федерации в сфере повышения эффективности государственного и муниципального управления.
В 2017 году Правительству Российской Федерации совместно с Администрацией Президента Российской Федерации было поручено разработать и утвердить программу «Цифровая экономика». Данная программа легла в основу «Стратегии развития информационного общества в России на 2017-2030 годы» . Стратегия является ключевым документом, определяющим процесс перехода к цифровой экономике.
Цифровая трансформация не могла не коснуться подхода к работе с записями гражданских актов и обращениями граждан в органах ЗАГС. Государственная регистрация актов гражданского состояния является важной функцией государства по оказания государственных услуг граждан и юридическим лицам, которая влияет на возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей, а также характеризует правовое состояние граждан. В соответствии с Федеральным законом «Об актах гражданского состояния» и ст. 47 Гражданского кодекса Российской Федерации, актами гражданского состояния , подлежащими обязательной регистрации в России, являются:
1. рождение человека;
2. заключение брака;
3. расторжение брака;
4. усыновление (удочерение);
5. установление отцовства;
6. перемена имени;
7. смерть человека.
Записи актов гражданского состояния составляются по формам, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 17.04.1999 N 432 (Приложение А-Ж) .
Соответственно, все изменения, связанные с процедурами создания, хранения и использования таких важных документов, отражаются как на гражданах. Государство как главный субъект управления общественными процессами обязано обеспечить комфортный переход к работе и использованию новых форматов.
Актуальность исследования вызвана большой социальной значимостью записей актов гражданского состояния, а также созданием Единого государственного реестра. С 1 января 2017 года вступил в силу Федеральный закон, целью которого является создание Федеральной государственной информационной системы «Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния» (далее — ЕГР ЗАГС) . В свою очередь данная система должна стать основой для формирования единого федерального информационного ресурса, содержащего сведения о населении Российской Федерации.
Несмотря на то, что данная система была внедрена в эксплуатацию 5 лет назад, разработка структурных и организационных механизмов, предполагающих трансформацию региональной системы органов ЗАГС, конечной целью которых будут являться приведение ЕГР в соответствие с российскими тенденциями, придание гибкости и адаптивности системе, способности адекватно реагировать на современные и перспективные требования общества, до сих пор продолжается.
Литература по рассматриваемой теме делится на две группы: работы, посвященные тенденциям цифровой трансформации, и публикации, затрагивающие вопросы оказания государственных услуг в системе ЕГР ЗАГС.
В статье А.И. Исаченкова подробно описываются документы и механизм работы с записями актов гражданского состояния . Исследователи Н.Ф. Алтухова, А.Л. Дзюбенко, В.В.Лосева в учебном пособии «Системы электронного документооборота» рассматривают проблемы эффективного управления документооборотом организации в свете автоматизации бизнес-процессов и внедрения систем электронного документооборота. Также в пособии даны рекомендации по организации предоставления услуг в электронном виде гражданам .
Профессиональные журналы также рассматривают данную проблематику. В статье «ЕГР ЗАГС: ожидания и реальность», опубликованной на сайте журнала «ЗАГС», рассказывается об этапах перехода к предоставлению услуг, обращений граждан в электронном виде . Важный акцент автор статьи делает на необходимости обеспечить техническую готовность к внедрению данной системы. Также в данной статье отмечается, какие плюсы и минусы ждут нас в перспективе.
Изучением вопросов тенденции цифровой трансформации занимались С.Н. Горохов , Н.В. Рябова1, Ю.Ю. Юмашева2 и другие.
Е.В. Бурцева, Э.В. Сысоев в учебном пособии «Средства автоматизации юридического делопроизводства» представили современные подходы к автоматизации работы с обращениями граждан, основные понятия в сфере электронного документооборота, современное законодательное регулирование данной сферы . В данной работе подчеркивается, что актуальность автоматизации и трансформации обусловлена необходимостью эффективной обработки и передачи больших объемов информации. Современные информационные технологии позволяют быстро и удобно хранить, обрабатывать и передавать документы контрагентам или гражданам. Поэтому информационные технологии в том или ином виде используются в делопроизводстве любой государственной организации, предприятия или фирмы.
Статья «Цифровизация как тенденция развития современного общества: специфика научного дискурса» раскрывает преимущества информационных ресурсов, которые заключаются в более широком доступе к ним . Автор статьи отмечает, что внедрение информационных систем повысит уровень оказания даст более качественное оказание государственных услуг для граждан РФ.
С.Л. Кузнецов в работе «Современные технологии документационного обеспечения управления» изучает основные и современные принципы и правила организации делопроизводства с учётом использования автоматизированных технологий . Он подчёркивает, что оперативность, своевременность, точность и полнота предоставления информации являются основой качества принимаемых управленческих решений.
Также в ходе написания работы были использованы публикации в профильных периодических изданиях (ECM-Journal, itWeek, Cnews, CRN). Работы в данных интернет-изданиях представляют собой новостные обзоры, в которых специалисты подробно описывают современное положение в сфере автоматизации работы с обращениями граждан.
Объектом ВКР является деятельность Департамента ЗАГС Администрации Томской области. Предмет исследования — система документационного обеспечения управления в Департаменте ЗАГС Администрации Томской области.
Цель — выявление специфики организации работы с документами в Департаменте ЗАГС ТО в условиях цифровизации.
Задачи:
1. Выявить и охарактеризовать основные элементы системы работы с документами, в Департаменте ЗАГС ТО;
2. Описать технологию работы в федеральной информационной системе ЕГР ЗАГС как основы сохранения записи актов гражданского состояния;
3. Установить влияние цифровой трансформации на порядок работы с документами в Департаменте ЗАГС Томской области и обозначить основные перспективы цифровизации в работе с документами.
Методология исследования в выпускной квалификационной работе включает в себя следующие методы:
— анализ литературы, документов и контент-анализ были использованы для ознакомления с различными источниками информации;
— системный подход предполагает рассмотрение цифровой трансформации как основы перехода к электронному документообороту и предоставления услуг в электронном виде;
— интервьюирование сотрудников Органа ЗАГС по вопросам
оцифровывания и формирования записей актов гражданского состояния в ЕГР ЗАГС. В ходе бесед удалось узнать о технологии оцифровывания, принципах работы в системе и её функционале. В частности, таким образом, были выявлены подготовительные мероприятия, направленные на оптимальный способ организации работ по переводу в электронную форму актовых книг, формирования материальной и имущественной базы, необходимой для осуществления работы в ЕГР, а также обеспечение модернизации информационной системы. Также удалось выяснить, каким образом была организована работа по оцифровке записей актов гражданского состояния, как проходила эксплуатация системы и какие задачи стояли перед Департаментом ЗАГС.
Использование такого методы как причинно-следственный анализ помог выявить соответствующие закономерности и перспективы цифровой трансформации в работе с документами Департамента ЗАГС.
Нормативно-правовую базу исследования составили Конституция Российской Федерации , Гражданский кодекс, федеральные законы, нормативноправовые акты Правительства, программы и стратегии развития всех уровней, законы и подзаконные правовые акты России и европейских стран.
Гражданский кодекс РФ регулирует регистрацию актов гражданского состояния и имеет приоритетное значение перед другими нормативными актами, связанными с записями актов гражданского состояния .
Ключевым источником для исследования является Федеральный закон №143 «О записи актов гражданского состояния» . В данном нормативно-правовом акте прописаны органы, которые производят государственную регистрацию актов гражданского состояния, порядок государственной регистрации, порядок исправления, изменения, восстановления и аннулирования записей актов гражданского состояния, порядок ведения Единого государственного реестра.
Федеральный закон «О персональных данных» регулирует отношения, возникающие при обработке персональных данных, в том числе с использованием средств автоматизации. Учитывать положения закона ЗАГС просто необходимо при работе с документами по личному составу.
Автоматизация работы органов ЗАГС осуществлялась в рамках реализации национального проекта «Цифровая экономика» . Стартом активной работы в этом направлении стал Указ Президента от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы» . Данные источники позволяют понять причины перехода предоставления некоторых услуг в электронном виде и определяют ключевые направления.
Что касается стратегических документов, то среди них можно выделить следующие программы. Во-первых, программа «Цифровая экономика Российской Федерации» , указывающая на ускорение внедрения современных технологий в значимых для экономики и социума в отраслях. В некоторых статьях программы подчеркивается, что данные государственные инициативы, помимо прочего, повлияют на многие деловые процедуры: оптимизируют старые и создадут новые. В реалиях цифровой экономики важным становится предоставление услуг в электронном виде, а также гарантированное хранение электронных документов.
Во-вторых, Указ Президента «О стратегии развития информационного общества», указывающий на основные направления развития информационных технологий в РФ, среди которых выделяется «повышение эффективности государственного управления за счет цифровизации .
В-третьих, распоряжение «Об утверждения Стратегии развития отрасли информационных технологий в РФ на 2014-2020 и на перспективу до 2025 г.» . Данная стратегия определяет дальнейшую деятельность государства в области информационных технологий.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка источников и литературы и приложений. В первой главе рассматривается организационная структура, состав и функции Департамента ЗАГС Томской области. Вторая глава посвящена специфике работы с документами в Департаменте: в ней охарактеризованы особенности в организации работы с документами: с момента регистрации до момента передачи в архив, анализ работы федеральной информационной системы «Единый государственный реестр ЗАГС»: описан её функционал, количество оцифрованных записей актов в данную систему, причины внедрения системы в работу с документами ЗАГС, перспективы развития. В заключении сделан вывод по изученной теме
Развитие информационно-коммуникационных технологий способствует переходу от традиционных форм оказания государственных услуг к
представлению их в электронном виде. На сегодняшний момент предоставление государственных услуг в электронном виде является одним из ключевых приоритетов Правительства Российской Федерации в сфере повышения эффективности государственного и муниципального управления.
В 2017 году Правительству Российской Федерации совместно с Администрацией Президента Российской Федерации было поручено разработать и утвердить программу «Цифровая экономика». Данная программа легла в основу «Стратегии развития информационного общества в России на 2017-2030 годы» . Стратегия является ключевым документом, определяющим процесс перехода к цифровой экономике.
Цифровая трансформация не могла не коснуться подхода к работе с записями гражданских актов и обращениями граждан в органах ЗАГС. Государственная регистрация актов гражданского состояния является важной функцией государства по оказания государственных услуг граждан и юридическим лицам, которая влияет на возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей, а также характеризует правовое состояние граждан. В соответствии с Федеральным законом «Об актах гражданского состояния» и ст. 47 Гражданского кодекса Российской Федерации, актами гражданского состояния , подлежащими обязательной регистрации в России, являются:
1. рождение человека;
2. заключение брака;
3. расторжение брака;
4. усыновление (удочерение);
5. установление отцовства;
6. перемена имени;
7. смерть человека.
Записи актов гражданского состояния составляются по формам, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 17.04.1999 N 432 (Приложение А-Ж) .
Соответственно, все изменения, связанные с процедурами создания, хранения и использования таких важных документов, отражаются как на гражданах. Государство как главный субъект управления общественными процессами обязано обеспечить комфортный переход к работе и использованию новых форматов.
Актуальность исследования вызвана большой социальной значимостью записей актов гражданского состояния, а также созданием Единого государственного реестра. С 1 января 2017 года вступил в силу Федеральный закон, целью которого является создание Федеральной государственной информационной системы «Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния» (далее — ЕГР ЗАГС) . В свою очередь данная система должна стать основой для формирования единого федерального информационного ресурса, содержащего сведения о населении Российской Федерации.
Несмотря на то, что данная система была внедрена в эксплуатацию 5 лет назад, разработка структурных и организационных механизмов, предполагающих трансформацию региональной системы органов ЗАГС, конечной целью которых будут являться приведение ЕГР в соответствие с российскими тенденциями, придание гибкости и адаптивности системе, способности адекватно реагировать на современные и перспективные требования общества, до сих пор продолжается.
Литература по рассматриваемой теме делится на две группы: работы, посвященные тенденциям цифровой трансформации, и публикации, затрагивающие вопросы оказания государственных услуг в системе ЕГР ЗАГС.
В статье А.И. Исаченкова подробно описываются документы и механизм работы с записями актов гражданского состояния . Исследователи Н.Ф. Алтухова, А.Л. Дзюбенко, В.В.Лосева в учебном пособии «Системы электронного документооборота» рассматривают проблемы эффективного управления документооборотом организации в свете автоматизации бизнес-процессов и внедрения систем электронного документооборота. Также в пособии даны рекомендации по организации предоставления услуг в электронном виде гражданам .
Профессиональные журналы также рассматривают данную проблематику. В статье «ЕГР ЗАГС: ожидания и реальность», опубликованной на сайте журнала «ЗАГС», рассказывается об этапах перехода к предоставлению услуг, обращений граждан в электронном виде . Важный акцент автор статьи делает на необходимости обеспечить техническую готовность к внедрению данной системы. Также в данной статье отмечается, какие плюсы и минусы ждут нас в перспективе.
Изучением вопросов тенденции цифровой трансформации занимались С.Н. Горохов , Н.В. Рябова1, Ю.Ю. Юмашева2 и другие.
Е.В. Бурцева, Э.В. Сысоев в учебном пособии «Средства автоматизации юридического делопроизводства» представили современные подходы к автоматизации работы с обращениями граждан, основные понятия в сфере электронного документооборота, современное законодательное регулирование данной сферы . В данной работе подчеркивается, что актуальность автоматизации и трансформации обусловлена необходимостью эффективной обработки и передачи больших объемов информации. Современные информационные технологии позволяют быстро и удобно хранить, обрабатывать и передавать документы контрагентам или гражданам. Поэтому информационные технологии в том или ином виде используются в делопроизводстве любой государственной организации, предприятия или фирмы.
Статья «Цифровизация как тенденция развития современного общества: специфика научного дискурса» раскрывает преимущества информационных ресурсов, которые заключаются в более широком доступе к ним . Автор статьи отмечает, что внедрение информационных систем повысит уровень оказания даст более качественное оказание государственных услуг для граждан РФ.
С.Л. Кузнецов в работе «Современные технологии документационного обеспечения управления» изучает основные и современные принципы и правила организации делопроизводства с учётом использования автоматизированных технологий . Он подчёркивает, что оперативность, своевременность, точность и полнота предоставления информации являются основой качества принимаемых управленческих решений.
Также в ходе написания работы были использованы публикации в профильных периодических изданиях (ECM-Journal, itWeek, Cnews, CRN). Работы в данных интернет-изданиях представляют собой новостные обзоры, в которых специалисты подробно описывают современное положение в сфере автоматизации работы с обращениями граждан.
Объектом ВКР является деятельность Департамента ЗАГС Администрации Томской области. Предмет исследования — система документационного обеспечения управления в Департаменте ЗАГС Администрации Томской области.
Цель — выявление специфики организации работы с документами в Департаменте ЗАГС ТО в условиях цифровизации.
Задачи:
1. Выявить и охарактеризовать основные элементы системы работы с документами, в Департаменте ЗАГС ТО;
2. Описать технологию работы в федеральной информационной системе ЕГР ЗАГС как основы сохранения записи актов гражданского состояния;
3. Установить влияние цифровой трансформации на порядок работы с документами в Департаменте ЗАГС Томской области и обозначить основные перспективы цифровизации в работе с документами.
Методология исследования в выпускной квалификационной работе включает в себя следующие методы:
— анализ литературы, документов и контент-анализ были использованы для ознакомления с различными источниками информации;
— системный подход предполагает рассмотрение цифровой трансформации как основы перехода к электронному документообороту и предоставления услуг в электронном виде;
— интервьюирование сотрудников Органа ЗАГС по вопросам
оцифровывания и формирования записей актов гражданского состояния в ЕГР ЗАГС. В ходе бесед удалось узнать о технологии оцифровывания, принципах работы в системе и её функционале. В частности, таким образом, были выявлены подготовительные мероприятия, направленные на оптимальный способ организации работ по переводу в электронную форму актовых книг, формирования материальной и имущественной базы, необходимой для осуществления работы в ЕГР, а также обеспечение модернизации информационной системы. Также удалось выяснить, каким образом была организована работа по оцифровке записей актов гражданского состояния, как проходила эксплуатация системы и какие задачи стояли перед Департаментом ЗАГС.
Использование такого методы как причинно-следственный анализ помог выявить соответствующие закономерности и перспективы цифровой трансформации в работе с документами Департамента ЗАГС.
Нормативно-правовую базу исследования составили Конституция Российской Федерации , Гражданский кодекс, федеральные законы, нормативноправовые акты Правительства, программы и стратегии развития всех уровней, законы и подзаконные правовые акты России и европейских стран.
Гражданский кодекс РФ регулирует регистрацию актов гражданского состояния и имеет приоритетное значение перед другими нормативными актами, связанными с записями актов гражданского состояния .
Ключевым источником для исследования является Федеральный закон №143 «О записи актов гражданского состояния» . В данном нормативно-правовом акте прописаны органы, которые производят государственную регистрацию актов гражданского состояния, порядок государственной регистрации, порядок исправления, изменения, восстановления и аннулирования записей актов гражданского состояния, порядок ведения Единого государственного реестра.
Федеральный закон «О персональных данных» регулирует отношения, возникающие при обработке персональных данных, в том числе с использованием средств автоматизации. Учитывать положения закона ЗАГС просто необходимо при работе с документами по личному составу.
Автоматизация работы органов ЗАГС осуществлялась в рамках реализации национального проекта «Цифровая экономика» . Стартом активной работы в этом направлении стал Указ Президента от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы» . Данные источники позволяют понять причины перехода предоставления некоторых услуг в электронном виде и определяют ключевые направления.
Что касается стратегических документов, то среди них можно выделить следующие программы. Во-первых, программа «Цифровая экономика Российской Федерации» , указывающая на ускорение внедрения современных технологий в значимых для экономики и социума в отраслях. В некоторых статьях программы подчеркивается, что данные государственные инициативы, помимо прочего, повлияют на многие деловые процедуры: оптимизируют старые и создадут новые. В реалиях цифровой экономики важным становится предоставление услуг в электронном виде, а также гарантированное хранение электронных документов.
Во-вторых, Указ Президента «О стратегии развития информационного общества», указывающий на основные направления развития информационных технологий в РФ, среди которых выделяется «повышение эффективности государственного управления за счет цифровизации .
В-третьих, распоряжение «Об утверждения Стратегии развития отрасли информационных технологий в РФ на 2014-2020 и на перспективу до 2025 г.» . Данная стратегия определяет дальнейшую деятельность государства в области информационных технологий.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка источников и литературы и приложений. В первой главе рассматривается организационная структура, состав и функции Департамента ЗАГС Томской области. Вторая глава посвящена специфике работы с документами в Департаменте: в ней охарактеризованы особенности в организации работы с документами: с момента регистрации до момента передачи в архив, анализ работы федеральной информационной системы «Единый государственный реестр ЗАГС»: описан её функционал, количество оцифрованных записей актов в данную систему, причины внедрения системы в работу с документами ЗАГС, перспективы развития. В заключении сделан вывод по изученной теме
Значение документационного обеспечения для Департамента ЗАГС велико. Именно от состояния работы с документами зависит оперативность и качество принимаемых управленческих решений, сроки их реализации, повышение эффективности деятельности организации в целом, поэтому роль службы документационного обеспечения в структуре судебной системы сложно переоценить.
На современном этапе эффективная деятельность Департамента ЗАГС зависима от правильной организации работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования — процесса создания, исполнения и оформления документов.
Организация документооборота в ЗАГС Томской области существует децентрализованная форма, при которой вся работа с документом осуществляется сотрудниками Департамента, за исключением приема, учета, регистрации документа и передачи его в архив. На основе анализа движения документов в Департаменте был сделан вывод о том, что существует возвратные движения, которые требуют временных затрат и нерациональные данной системы. На данном этапе документооборот в ЗАГСе требует преобразований в централизованную форму делопроизводства, где все документы обрабатывались бы в едином месте и проходили наиболее оптимальный путь
Остро ощущается отсутствие единых правил и порядка организации работы с документами. Рассмотренные законодательные акты, стандарты и правила лишь частично регулируют работу с документами. В целях совершенствования делопроизводства должны быть установлены устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава форм документов, а также порядок работы с ними. Говоря о данном аспекте, хочется порекомендовать Департаменту ЗАГС разработать Инструкцию по делопроизводству, регламентирующую технологию работы с документами в учреждении: правила, приемы, этапы создания документов, порядок работы с ними, основополагающие организационные моменты. Это позволит Департаменту оформлять документы по общим правилам и использовать единообразие, чтобы обеспечить оперативный обмен документами, снизить нагрузку на секретаря.
Исследование порядка работы с обращениями граждан выявило, что в этой сфере законодательство строго регламентирует данную процедуру. Что позволяет устранить возможные трудности, возникшие у специалистов при работе с обращениями. Процесс заполнения записи акта гражданского состояния также конкретизирован на законодательном уровне. У специалистов и сотрудников ЗАГС нет необходимости обращаться к практическому опыту коллег, чтобы найти ответы на возникшие вопросы.
Кроме того, законодательством строго регламентирован процесс передачи информации и работы с персональными данными. Любое разглашение подобного рода информации влечет за собой серьезные последствия: не только материальная, но и уголовная ответственность.
В ходе моего исследования было выявлено отсутствие коммуникации между департаментом ЗАГС ТО и его территориальными органами. Обмен документами происходит в бумажной форме. Данная проблема не позволяет создать единое информационное пространство, обеспечить простой поиск и оперативный доступ к данным Органов.
В этом году началось постепенное внедрение СЭД Directum, проводятся мероприятия по обучению сотрудников, обеспечению необходимым компьютерным оборудованию и пересмотру действующих правил введения коммуникации между отделениями.
Электронный документооборот позволит полностью автоматизировать работу с документами в организации, существенно повысить производительность её сотрудников, оптимизировать их взаимодействие, упростить выполнение решаемых ими задач.
Ответственность за переход органов ЗАГС и влияние цифровой трансформации на работу несет Федеральная налоговая служба. Переход к предоставлению услуг с бумажного формата на электронный вариант — процесс в масштабах общероссийской цифровой трансформации необходимый, но требует времени.
Оценивая влияние цифровой трансформации на работу органов ЗАГС и уже состоявшийся переход к работе в системе Единого государственного реестра ЗАГС, следует согласиться с опасениями экспертов насчет отсутствия необходимой для исполнения законодательных предписаний инфраструктуры. Среди перспектив развития данной инициативы есть как плюсы, так и минусы.
В список ожидаемых плюсов входит: дистанционное получение услуги, быстрый доступ к актовой записи независимо от места вашего и их нахождения на территории РФ, возможность прямо в день обращения получить повторный документ: свидетельство или справку, даже если сама запись хранится в другом субъекте РФ.
В будущем данные из государственного реестра лягут в основу реализации инициативы «Цифровой профиль . Внедрение данной платформы будет проходить поэтапно по мере перевода всех государственных услуг на реестровую модель с обеспечением юридической значимости электронных госреестров взамен бумажных свидетельств.
Риски связаны с дорогостоящей поддержкой функционирования данной системы, невысокой компьютерной грамотностью населения, нестабильностью работы, периодическими «зависаниями», появлением ошибок и проблемами с каналами связи.
В целом, проведенное исследование показало, что на современном этапе работа органов ЗАГС в условиях цифровой трансформации ведет к переходу к удобной и эффективной системе учета записей актов гражданского состояния граждан. По мере реализации Стратегии развития информационного общества РФ на 2017—2030 годы и национального проекта «Цифровая экономика» в частности, а также появления новых нормативно-правовых и методических актов список функций и преимуществ будет расширяться.
На современном этапе эффективная деятельность Департамента ЗАГС зависима от правильной организации работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования — процесса создания, исполнения и оформления документов.
Организация документооборота в ЗАГС Томской области существует децентрализованная форма, при которой вся работа с документом осуществляется сотрудниками Департамента, за исключением приема, учета, регистрации документа и передачи его в архив. На основе анализа движения документов в Департаменте был сделан вывод о том, что существует возвратные движения, которые требуют временных затрат и нерациональные данной системы. На данном этапе документооборот в ЗАГСе требует преобразований в централизованную форму делопроизводства, где все документы обрабатывались бы в едином месте и проходили наиболее оптимальный путь
Остро ощущается отсутствие единых правил и порядка организации работы с документами. Рассмотренные законодательные акты, стандарты и правила лишь частично регулируют работу с документами. В целях совершенствования делопроизводства должны быть установлены устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава форм документов, а также порядок работы с ними. Говоря о данном аспекте, хочется порекомендовать Департаменту ЗАГС разработать Инструкцию по делопроизводству, регламентирующую технологию работы с документами в учреждении: правила, приемы, этапы создания документов, порядок работы с ними, основополагающие организационные моменты. Это позволит Департаменту оформлять документы по общим правилам и использовать единообразие, чтобы обеспечить оперативный обмен документами, снизить нагрузку на секретаря.
Исследование порядка работы с обращениями граждан выявило, что в этой сфере законодательство строго регламентирует данную процедуру. Что позволяет устранить возможные трудности, возникшие у специалистов при работе с обращениями. Процесс заполнения записи акта гражданского состояния также конкретизирован на законодательном уровне. У специалистов и сотрудников ЗАГС нет необходимости обращаться к практическому опыту коллег, чтобы найти ответы на возникшие вопросы.
Кроме того, законодательством строго регламентирован процесс передачи информации и работы с персональными данными. Любое разглашение подобного рода информации влечет за собой серьезные последствия: не только материальная, но и уголовная ответственность.
В ходе моего исследования было выявлено отсутствие коммуникации между департаментом ЗАГС ТО и его территориальными органами. Обмен документами происходит в бумажной форме. Данная проблема не позволяет создать единое информационное пространство, обеспечить простой поиск и оперативный доступ к данным Органов.
В этом году началось постепенное внедрение СЭД Directum, проводятся мероприятия по обучению сотрудников, обеспечению необходимым компьютерным оборудованию и пересмотру действующих правил введения коммуникации между отделениями.
Электронный документооборот позволит полностью автоматизировать работу с документами в организации, существенно повысить производительность её сотрудников, оптимизировать их взаимодействие, упростить выполнение решаемых ими задач.
Ответственность за переход органов ЗАГС и влияние цифровой трансформации на работу несет Федеральная налоговая служба. Переход к предоставлению услуг с бумажного формата на электронный вариант — процесс в масштабах общероссийской цифровой трансформации необходимый, но требует времени.
Оценивая влияние цифровой трансформации на работу органов ЗАГС и уже состоявшийся переход к работе в системе Единого государственного реестра ЗАГС, следует согласиться с опасениями экспертов насчет отсутствия необходимой для исполнения законодательных предписаний инфраструктуры. Среди перспектив развития данной инициативы есть как плюсы, так и минусы.
В список ожидаемых плюсов входит: дистанционное получение услуги, быстрый доступ к актовой записи независимо от места вашего и их нахождения на территории РФ, возможность прямо в день обращения получить повторный документ: свидетельство или справку, даже если сама запись хранится в другом субъекте РФ.
В будущем данные из государственного реестра лягут в основу реализации инициативы «Цифровой профиль . Внедрение данной платформы будет проходить поэтапно по мере перевода всех государственных услуг на реестровую модель с обеспечением юридической значимости электронных госреестров взамен бумажных свидетельств.
Риски связаны с дорогостоящей поддержкой функционирования данной системы, невысокой компьютерной грамотностью населения, нестабильностью работы, периодическими «зависаниями», появлением ошибок и проблемами с каналами связи.
В целом, проведенное исследование показало, что на современном этапе работа органов ЗАГС в условиях цифровой трансформации ведет к переходу к удобной и эффективной системе учета записей актов гражданского состояния граждан. По мере реализации Стратегии развития информационного общества РФ на 2017—2030 годы и национального проекта «Цифровая экономика» в частности, а также появления новых нормативно-правовых и методических актов список функций и преимуществ будет расширяться.
