ВВЕДЕНИЕ 6
ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 10
Понятие и сущность документа, архивного документа 10
Нормативно-правовое регулирование хранения документов в
архивах организаций Российской Федерации 20
Сущность архива, требования и правила хранения документов в архиве 21
АНАЛИЗ СОВРЕМЕННЫХ МЕТОДОВ ХРАНЕНИЯ
30
Характеристика этапов подготовки документов к
архивированию (бумажный и цифровой вариант) 30
Проблемы обеспечения сохранности архивных документов на
современном этапе 36
Рекомендации к хранению документов в архивах организаций в
Российской Федераций 40
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 50
Список литературы и использованных источников 51
В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив. Архивные подразделения занимаются сбором, систематизацией, хранением и обеспечением доступа к документам, которые уже не используются в текущей деятельности, но сохраняют историческую или правовую значимость. В зависимости от объема материалов архив может быть самостоятельным структурным подразделением или входить в состав службы делопроизводства. Организация обязана создать для архива необходимые условия: выделить соответствующее помещение, оснастить его современной техникой и обеспечить работу квалифицированных специалистов.
От грамотно организованной системы хранения зависит сохранность документов и удобство работы с ними, независимо от того, представлены они в бумажном или цифровом формате. Сегодня архивы активно модернизируются, в частности, за счет внедрения электронных систем учета и хранения данных.
Главная задача электронного архива - замена объемных бумажных носителей их цифровыми аналогами. Такой подход облегчает поиск информации, сокращает затраты на физическое хранение и ускоряет обработку данных.
Кроме того, электронные архивы обеспечивают идентичность сохраненных документов благодаря применению электронных подписей, что повышает их надежность.
Архивирование, несмотря на его существенную значимость для эффективной работы организации, часто недооценивается коммерческими предприятиями. На начальном этапе создания, когда объем документации незначителен, многие руководители не считают необходимым выделять ресурсы на создание специализированного архивного подразделения. По мере роста организации количество документов увеличивается, однако небрежное отношение к архивному делу сохраняется. Обязанности по ведению архива часто поручаются офис-менеджерам или специалистам по документообороту, которые не имеют достаточного времени и квалификации для обеспечения надлежащего управления архивными документами и организации их хранения.
В то время как архив играет решающую роль в работе организации, многие коммерческие предприятия пренебрегают его ведением.
...
Правильная организация процесса хранения документов в архивах
организаций Российской Федерации – это неотъемлемая часть эффективного
управления информацией и обеспечения ее сохранности на протяжении
времени. В представленной ВКР были рассмотрены различные аспекты и
нюансы этого сложного процесса, начиная с теоретических основ организации
хранения документов и заканчивая анализом современных методов хранения.
В первой главе были рассмотрены теоретические основы хранения
документов в РФ, также были определены понятия документов, архивных
документов и архива, где осуществляется хранение документов. Были
рассмотрены правила хранения документов в архиве и нормативно-правовое
регулирование данного процесса в организациях Российской Федерации.
Во второй главе был проведен анализ современных методов хранения
документов в архивах организаций Российской Федерации, были
охарактеризованы этапы подготовки документации к архивированию, как в
бумажном, так и в цифровом варианте. Были выявлены проблемы обеспечения
сохранности архивных документов на современном этапе. На основе
проведенного анализа были сформулированы рекомендации по улучшению
процесса хранения документа в архивах организаций Российской Федерации.
Необходимо отметить, что процесс хранения документов в архивах –
важный элемент в обеспечении сохранности информации и эффективного
управления документооборотом в организациях. Все вышеупомянутые
аспекты и методы хранения должны быть рассмотрены и применены в каждой
организации для повышения качества управления информацией и обеспечения
ее сохранности на протяжении времени. Надежная и высококачественная
организация архивного дела становится гарантом успешной деятельности
организации в долгосрочной перспективе.
