Комплектование и хранение личных дел в архиве Национального исследовательского Томского государственного университета (НИ ТГУ)
|
ВВЕДЕНИЕ 6
1 Комплектование личного дела 13
1.1 Законодательные акты и нормативные документы, регулирующие комплектование и хранение личных дел в архиве НИ ТГУ 13
1.2 Комплектование личного дела студента и сотрудника в архиве НИ
ТГУ 18
1.3 Как подготовить к архивному хранению личные дела 29
2 Хранение личных дел 37
2.1 Систематизация личных дел в архиве НИ ТГУ 37
2.2 Условия хранения личных дел 41
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 47
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 49
ПРИЛОЖЕНИЕ А 54
ПРИЛОЖЕНИЕ Б 56
ПРИЛОЖЕНИЕ В 57
ПРИЛОЖЕНИЕ Г 59
1 Комплектование личного дела 13
1.1 Законодательные акты и нормативные документы, регулирующие комплектование и хранение личных дел в архиве НИ ТГУ 13
1.2 Комплектование личного дела студента и сотрудника в архиве НИ
ТГУ 18
1.3 Как подготовить к архивному хранению личные дела 29
2 Хранение личных дел 37
2.1 Систематизация личных дел в архиве НИ ТГУ 37
2.2 Условия хранения личных дел 41
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 47
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 49
ПРИЛОЖЕНИЕ А 54
ПРИЛОЖЕНИЕ Б 56
ПРИЛОЖЕНИЕ В 57
ПРИЛОЖЕНИЕ Г 59
Комплектование и хранение личных дел в архиве НИ ТГУ имеет важное значение для сохранения и использования ценной информации, защиты конфиденциальности данных, соответствия нормативным требованиям и оптимизации процессов управления документами. Исследование на эту тему помогает университету соответствовать нормативным требованиям и регулятивным стандартам, связанными с хранением и обработкой личных данных. Это включает соблюдение законодательства о защите персональных данных и других соответствующих правил. Исследование помогает разработать эффективные методы сохранения информации, которая содержится в личных делах, чтобы предотвратить ее потерю или повреждение. Исследование позволит улучшить комплектование и хранение личных дел, облегчить доступ к информации и упростить ее использование. Это может быть особенно полезно для исследователей, студентов, а также для административного персонала университета, которым требуется быстрый доступ к соответствующей информации. Исследование может помочь оптимизировать процессы комплектования, хранения и управления личными делами в архиве университета.
В современном обществе информационные процессы играют ключевую роль в хранении и передаче знаний и данные, что делает систематизацию и комплектование архивов одной из значимых задач как на теоретическом, так и на практическом уровнях. Тема комплектования и хранения личных дел приобретает особую актуальность в контексте стремительного научно - технического прогресса, растущей роли управления документами и повышения требований к защите персональных данных. В личных делах хранятся важная социальная информация. Актуальность выбранной темы заключается в необходимости разработки и оптимизации процедур, которые позволят более эффективно организовать процессы работы с личными делами, обеспечивая их сохранность, доступность и соответствие современным нормам права и этики. Отражая динамику университетской жизни и культурно-исторические процессы, личные дела студентов, преподавателей и научных сотрудников Национального исследовательского Томского государственного университета (НИ ТГУ) занимают особое место в университетском архиве.
Ученые уделяют особое внимание этой тематике. В различных изданиях, посвященных архивной науке и документации, активно развивается идея формирования коллекций. Так, Н.Б. Зиновьев в своем учебном пособии анализирует формирование коллекций как целенаправленный отбор и приобретение документов по заданным параметрам 1.
Писатель подчеркивает важность такой процедуры, поскольку она упрощает взаимодействие с умышленно сформированными наборами документации, выбранными по определенным характеристикам. Е.А. Ульянин и А.С. Якименко освещают аспект формирования коллекций как ключевую работу и обязанность архивов .
Они предоставляют обзор данного процесса и связанной с ним нормативной базы, акцентируя особое внимание на процессе наполнения государственных архивов, который, как они считают, является более сложной задачей. В лекциях Е.М. Буровой и И.Е. Ромашина подчеркивается значимость архивной науки в целом и процесса наполнения архивов в частности, рассматривая его как один из фундаментальных элементов работы архива .
Современное архивное дело в России непрерывно прогрессирует, как подчеркивают исследователи. Важной частью исследований является разбор вопросов, связанных с наполнением архивов и определением значимости хранимых материалов. Особое внимание уделяется процессу формирования архивных фондов, который начинается с подготовки документов и завершается их сдачей на хранение. Основой этого процесса является точное следование этапам комплектования.
В своих работах Е.Н. Кожанова и Е.А. Кошелева излагают детали этого процесса, от группировки документов до создания полной документации, необходимой для архива, включая инвентарные описи и научно-справочные данные .
Особенности работы с архивными материалами в высших учебных заведениях, на примере Национального исследовательского Томского государственного университета, изучены А.М. Слободенюк. Исследование углубляется в процедуры сбора, подачи и комплектования документации, а также вопросы оценки их значимости и условия хранения. Для получения данных автор провела опрос среди участников процесса.
В контексте международного опыта Kendra Whitaker Yates из Utah Division of Archives and Records Service делится своим видением этапов передачи документов на хранение, начиная с их каталогизации и заканчивая спецификациями упаковки. Это подчеркивает общие принципы работы с архивными материалами, несмотря на различия в подходах в разных странах .
Некоторые исследователи сконцентрировали свое внимание на вопросах формирования и хранения персональных архивов. Е.Н. Кожанова детально излагает ключевые аспекты передачи персональных архивов, процедуры предварительной подготовки, способы распределения материалов внутри дела, создание и дизайн архивных дел .
Процесс формирования и особенности хранения персональных архивов тщательно изучены и другими учеными. Так, И.С. Котова рассматривает значение термина «персональное дело» и детали, связанные с ведением таких дел .
Эти статьи проводят анализ процесса подготовки документов для архивного хранения из взгляда внешнего эксперта, занимающегося их передачей. Однако, существуют также исследования, которые исследуют аналогичные процедуры, но с точки зрения работников архивов. Например, в исследовании С.В. Тихановича, начальника отдела по формированию фондов в Российском государственном архиве научных и технических докладов, акцент делается на процессе комплектации как ключевой задаче архивной деятельности. Работа подчеркивает значимость использования системы классификации и основополагающую важность тщательной подготовки документации к архивированию.
Объект исследования: архив Национального исследовательского
Томского государственного университета (НИ ТГУ).
Предмет изучения: процесс комплектования и хранения личных дел в архиве НИ ТГУ.
Цель данной работы: охарактеризовать комплектование и хранение личных дел студентов и сотрудников в архиве НИ ТГУ.
Задачи:
1. Раскрыть нормативную базу комплектования и хранения личных дел в архиве НИ ТГУ;
2. Рассмотреть процесс комплектования личного дела;
3. Выявить особенности передачи личного дела на архивное хранение.
4. Охарактеризовать организацию хранение личных дел в архиве НИ ТГУ.
В исследовании использовались следующие методологии:
Метод классификации, который заключается в распределении объектов по группам на основе их ключевых характеристик. Этот метод применили для выявления различных категорий документов, передаваемых в архив НИ ТГУ, исходя из их важности для организации. С помощью этой классификации удалось определить разные типы документов, которые включены в личное дело;
Метод системного анализа, предполагающий изучение взаимосвязей между компонентами системы, которые в одном аспекте воспринимаются как целостная структура, а в другом - как элемент более широкого контекста. Этот подход позволил рассмотреть личные дела студентов и сотрудников ТГУ в контексте их вклада в комплексную систему архивного дела университета и в рамках более обширной личной документационной базы, способствующей оптимизации работы в данной области.
Исследование проводилось через активное вовлечение и непосредственное методом наблюдение. Проходя стажировку в архиве научно-исследовательского ТГУ, получил уникальный шанс наблюдать за процессом работы сотрудников напрямую. Такой подход открыл возможность определить ключевые фигуры, задействованные в формировании личных дел в ведомстве, выявить способы передачи документации в архив, а также рассмотреть трудности и нюансы, сопутствующие процессу наполнения архива НИ ТГУ. Это, в свою очередь, обеспечило глубокое понимание общего процесса комплектования в ТГУ;
Проведение интервью являлось методом получения информации через беседы, опросы и анкетирование. В ходе исследования, автор проводил ряд интервью не только с менеджером архива, но и с теми, кто принимал участие в создании личных файлов и документации для последующего хранения, а также со специалистами, задействованными в процессе уничтожения бумаг. Такой подход позволил выявить разновидности материалов, которые поступают в архив учебного заведения, и выработать оптимальные методики организации личного дела. Комбинирование бесед и наблюдений дало исчерпывающее видение процесса создания личных дел в академической сфере.
Метод сравнения использовался для определения одинаковости и разнообразия между анализируемыми объектами. Данный подход позволил проанализировать процедуру формирования личных документов в архиве, а также оценить, насколько процедуры управления и технологии формирования документов архива НИ ТГУ соответствуют текущим законодательствам и нормам. В ходе исследования были разработаны предложения по исправлению обнаруженных недостатков в процессе обработки архивных документов учреждения.
Создание выводов происходит через объединение данных, полученных благодаря использованию разнообразных подходов.
Цель этого процесса - суммировать находки по отдельным элементам, а также по исследованию в его общем виде. Также происходит описание методов сбора, первоначального анализа и представления данных и их особенностей.
Материалы источников могут быть классифицированы на две категории:
Нормативные акты федерального значения;
Законодательство Российской Федерации включает Федеральный закон от 22 октября 2004 года, № 125-ФЗ, который регулирует порядок архивации документов. Кроме того, разъяснения и дополнения к этому правилу представлены в документе от 31 июля 2023 года, № 77, выпущенным Федеральным архивным агентством. Этот документ описывает методики сбора, хранения, регистрации и использования документов, входящих в Архивный фонд Российской Федерации, включая личные дела, в органах власти, муниципальных учреждениях и других организациях.
Локальные нормативные акты;
"Устав архивного отдела ТГУ" описывает полномочия данного подразделения и детализирует номенклатуру хранящихся документов, включая персональные файлы. Значимым является "Инструкция по созданию, обработке и сохранению персональных данных студентов (бакалавров, специалистов, магистров) НИ ТГУ" .
Этот акт устанавливает правила создания и ведения персональных дел в рамках данного учебного заведения. Сопутствующий документ "Инструкция по организации, регистрации и хранению персональных дел аспирантов, соискателей и докторантов НИ ТГУ" расширяет перечень субъектов, которых касается подготовка и сохранение персональных данных.
Оценка значимости документов проводится на основании "Правил деятельности экспертной комиссии Национального исследовательского Томского государственного университета", выделяющих особенности функционирования комиссии, работающей с персональными файлами в университете.
Изученные литературные работы и источники способствуют глубокому пониманию исследуемой темы.
1 Комплектование личного дела
1.1 Законодательные акты и нормативные документы, регулирующие комплектование и хранение личных дел в архиве НИ ТГУ
Формирование досье сотрудников и других лиц в архиве Национального исследовательского Томского государственного университета (НИ ТГУ) происходит на основе множества законодательных и регулирующих норм, создающих юридическую основу для эффективной работы с документами и архивными данными. Центральный документ, определяющий порядок ведения архивного дела в РФ, - это Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации", который устанавливает юридические рамки для обработки, сохранения и использования архивной информации, включая личные дела преподавателей, студентов и прочих лиц, ассоциированных с университетом .
Законодательная база, регулирующая архивное дело на территории России, включает в себя упомянутый Федеральный закон, другие федеральные нормативные акты и документы, разработанные в соответствии с ними. Этот закон ключевым образом направляет деятельность учреждений, чья документация формирует Архивный фонд страны, и охватывает архивную работу в целом. "Закон об архивном деле" устанавливает основы для формирования архивных фондов, следовательно, он же определяет правила для всех архивов в стране. Можно сказать, что данный федеральный закон служит столпом для архивной отрасли в России, акцентируя внимание на базовых принципах. Аспекты формирования архивных коллекций раскрываются через разбор конкретных моментов, включая происхождение документов, сроки их хранения и процедуру передачи в архив .
Кроме того, при комплектовании личных дел могут применяться и другие нормативные документы, такие как:
a) Федеральный закон «О персональных данных», который регламентирует обработку и защиту личных данных ;
b) Правила, касающиеся организации хранения, учёта, комплектования и применения документации, устанавливаются постановлениями правительства, а также приказами и инструкциями, которые выпускает Федеральная архивная служба России.
c) Нормативные акты в сфере образования и науки касаются вопросов хранения и обращения с документацией научных и педагогических работников, студентов;
В учебном заведении дополнительно разработаны специальные инструкции и нормативы, которые детализируют порядки и стандарты касательно документации, в том числе персональных файлов, с учётом особенностей и политики архива НИ ТГУ. В соответствии с уставом, НИ ТГУ в рамках действующего законодательства РФ отвечает за сбор, сохранность, регистрацию и ведение документов, созданных в ходе работы Университета .
ТГУ имеет полномочия предоставлять доступ к архивным материалам сторонним лицам, не являющимся сотрудниками или студентами института, но эти полномочия ограничены законодательством о защите персональных данных. Обработка персональной информации возможна только при наличии согласия от хозяина данных, чья информация содержится в архивах университета .
Другие регламентирующие документы устанавливают принципы подготовки документов, формирование личных дел и их последующее хранение.
В современном обществе информационные процессы играют ключевую роль в хранении и передаче знаний и данные, что делает систематизацию и комплектование архивов одной из значимых задач как на теоретическом, так и на практическом уровнях. Тема комплектования и хранения личных дел приобретает особую актуальность в контексте стремительного научно - технического прогресса, растущей роли управления документами и повышения требований к защите персональных данных. В личных делах хранятся важная социальная информация. Актуальность выбранной темы заключается в необходимости разработки и оптимизации процедур, которые позволят более эффективно организовать процессы работы с личными делами, обеспечивая их сохранность, доступность и соответствие современным нормам права и этики. Отражая динамику университетской жизни и культурно-исторические процессы, личные дела студентов, преподавателей и научных сотрудников Национального исследовательского Томского государственного университета (НИ ТГУ) занимают особое место в университетском архиве.
Ученые уделяют особое внимание этой тематике. В различных изданиях, посвященных архивной науке и документации, активно развивается идея формирования коллекций. Так, Н.Б. Зиновьев в своем учебном пособии анализирует формирование коллекций как целенаправленный отбор и приобретение документов по заданным параметрам 1.
Писатель подчеркивает важность такой процедуры, поскольку она упрощает взаимодействие с умышленно сформированными наборами документации, выбранными по определенным характеристикам. Е.А. Ульянин и А.С. Якименко освещают аспект формирования коллекций как ключевую работу и обязанность архивов .
Они предоставляют обзор данного процесса и связанной с ним нормативной базы, акцентируя особое внимание на процессе наполнения государственных архивов, который, как они считают, является более сложной задачей. В лекциях Е.М. Буровой и И.Е. Ромашина подчеркивается значимость архивной науки в целом и процесса наполнения архивов в частности, рассматривая его как один из фундаментальных элементов работы архива .
Современное архивное дело в России непрерывно прогрессирует, как подчеркивают исследователи. Важной частью исследований является разбор вопросов, связанных с наполнением архивов и определением значимости хранимых материалов. Особое внимание уделяется процессу формирования архивных фондов, который начинается с подготовки документов и завершается их сдачей на хранение. Основой этого процесса является точное следование этапам комплектования.
В своих работах Е.Н. Кожанова и Е.А. Кошелева излагают детали этого процесса, от группировки документов до создания полной документации, необходимой для архива, включая инвентарные описи и научно-справочные данные .
Особенности работы с архивными материалами в высших учебных заведениях, на примере Национального исследовательского Томского государственного университета, изучены А.М. Слободенюк. Исследование углубляется в процедуры сбора, подачи и комплектования документации, а также вопросы оценки их значимости и условия хранения. Для получения данных автор провела опрос среди участников процесса.
В контексте международного опыта Kendra Whitaker Yates из Utah Division of Archives and Records Service делится своим видением этапов передачи документов на хранение, начиная с их каталогизации и заканчивая спецификациями упаковки. Это подчеркивает общие принципы работы с архивными материалами, несмотря на различия в подходах в разных странах .
Некоторые исследователи сконцентрировали свое внимание на вопросах формирования и хранения персональных архивов. Е.Н. Кожанова детально излагает ключевые аспекты передачи персональных архивов, процедуры предварительной подготовки, способы распределения материалов внутри дела, создание и дизайн архивных дел .
Процесс формирования и особенности хранения персональных архивов тщательно изучены и другими учеными. Так, И.С. Котова рассматривает значение термина «персональное дело» и детали, связанные с ведением таких дел .
Эти статьи проводят анализ процесса подготовки документов для архивного хранения из взгляда внешнего эксперта, занимающегося их передачей. Однако, существуют также исследования, которые исследуют аналогичные процедуры, но с точки зрения работников архивов. Например, в исследовании С.В. Тихановича, начальника отдела по формированию фондов в Российском государственном архиве научных и технических докладов, акцент делается на процессе комплектации как ключевой задаче архивной деятельности. Работа подчеркивает значимость использования системы классификации и основополагающую важность тщательной подготовки документации к архивированию.
Объект исследования: архив Национального исследовательского
Томского государственного университета (НИ ТГУ).
Предмет изучения: процесс комплектования и хранения личных дел в архиве НИ ТГУ.
Цель данной работы: охарактеризовать комплектование и хранение личных дел студентов и сотрудников в архиве НИ ТГУ.
Задачи:
1. Раскрыть нормативную базу комплектования и хранения личных дел в архиве НИ ТГУ;
2. Рассмотреть процесс комплектования личного дела;
3. Выявить особенности передачи личного дела на архивное хранение.
4. Охарактеризовать организацию хранение личных дел в архиве НИ ТГУ.
В исследовании использовались следующие методологии:
Метод классификации, который заключается в распределении объектов по группам на основе их ключевых характеристик. Этот метод применили для выявления различных категорий документов, передаваемых в архив НИ ТГУ, исходя из их важности для организации. С помощью этой классификации удалось определить разные типы документов, которые включены в личное дело;
Метод системного анализа, предполагающий изучение взаимосвязей между компонентами системы, которые в одном аспекте воспринимаются как целостная структура, а в другом - как элемент более широкого контекста. Этот подход позволил рассмотреть личные дела студентов и сотрудников ТГУ в контексте их вклада в комплексную систему архивного дела университета и в рамках более обширной личной документационной базы, способствующей оптимизации работы в данной области.
Исследование проводилось через активное вовлечение и непосредственное методом наблюдение. Проходя стажировку в архиве научно-исследовательского ТГУ, получил уникальный шанс наблюдать за процессом работы сотрудников напрямую. Такой подход открыл возможность определить ключевые фигуры, задействованные в формировании личных дел в ведомстве, выявить способы передачи документации в архив, а также рассмотреть трудности и нюансы, сопутствующие процессу наполнения архива НИ ТГУ. Это, в свою очередь, обеспечило глубокое понимание общего процесса комплектования в ТГУ;
Проведение интервью являлось методом получения информации через беседы, опросы и анкетирование. В ходе исследования, автор проводил ряд интервью не только с менеджером архива, но и с теми, кто принимал участие в создании личных файлов и документации для последующего хранения, а также со специалистами, задействованными в процессе уничтожения бумаг. Такой подход позволил выявить разновидности материалов, которые поступают в архив учебного заведения, и выработать оптимальные методики организации личного дела. Комбинирование бесед и наблюдений дало исчерпывающее видение процесса создания личных дел в академической сфере.
Метод сравнения использовался для определения одинаковости и разнообразия между анализируемыми объектами. Данный подход позволил проанализировать процедуру формирования личных документов в архиве, а также оценить, насколько процедуры управления и технологии формирования документов архива НИ ТГУ соответствуют текущим законодательствам и нормам. В ходе исследования были разработаны предложения по исправлению обнаруженных недостатков в процессе обработки архивных документов учреждения.
Создание выводов происходит через объединение данных, полученных благодаря использованию разнообразных подходов.
Цель этого процесса - суммировать находки по отдельным элементам, а также по исследованию в его общем виде. Также происходит описание методов сбора, первоначального анализа и представления данных и их особенностей.
Материалы источников могут быть классифицированы на две категории:
Нормативные акты федерального значения;
Законодательство Российской Федерации включает Федеральный закон от 22 октября 2004 года, № 125-ФЗ, который регулирует порядок архивации документов. Кроме того, разъяснения и дополнения к этому правилу представлены в документе от 31 июля 2023 года, № 77, выпущенным Федеральным архивным агентством. Этот документ описывает методики сбора, хранения, регистрации и использования документов, входящих в Архивный фонд Российской Федерации, включая личные дела, в органах власти, муниципальных учреждениях и других организациях.
Локальные нормативные акты;
"Устав архивного отдела ТГУ" описывает полномочия данного подразделения и детализирует номенклатуру хранящихся документов, включая персональные файлы. Значимым является "Инструкция по созданию, обработке и сохранению персональных данных студентов (бакалавров, специалистов, магистров) НИ ТГУ" .
Этот акт устанавливает правила создания и ведения персональных дел в рамках данного учебного заведения. Сопутствующий документ "Инструкция по организации, регистрации и хранению персональных дел аспирантов, соискателей и докторантов НИ ТГУ" расширяет перечень субъектов, которых касается подготовка и сохранение персональных данных.
Оценка значимости документов проводится на основании "Правил деятельности экспертной комиссии Национального исследовательского Томского государственного университета", выделяющих особенности функционирования комиссии, работающей с персональными файлами в университете.
Изученные литературные работы и источники способствуют глубокому пониманию исследуемой темы.
1 Комплектование личного дела
1.1 Законодательные акты и нормативные документы, регулирующие комплектование и хранение личных дел в архиве НИ ТГУ
Формирование досье сотрудников и других лиц в архиве Национального исследовательского Томского государственного университета (НИ ТГУ) происходит на основе множества законодательных и регулирующих норм, создающих юридическую основу для эффективной работы с документами и архивными данными. Центральный документ, определяющий порядок ведения архивного дела в РФ, - это Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации", который устанавливает юридические рамки для обработки, сохранения и использования архивной информации, включая личные дела преподавателей, студентов и прочих лиц, ассоциированных с университетом .
Законодательная база, регулирующая архивное дело на территории России, включает в себя упомянутый Федеральный закон, другие федеральные нормативные акты и документы, разработанные в соответствии с ними. Этот закон ключевым образом направляет деятельность учреждений, чья документация формирует Архивный фонд страны, и охватывает архивную работу в целом. "Закон об архивном деле" устанавливает основы для формирования архивных фондов, следовательно, он же определяет правила для всех архивов в стране. Можно сказать, что данный федеральный закон служит столпом для архивной отрасли в России, акцентируя внимание на базовых принципах. Аспекты формирования архивных коллекций раскрываются через разбор конкретных моментов, включая происхождение документов, сроки их хранения и процедуру передачи в архив .
Кроме того, при комплектовании личных дел могут применяться и другие нормативные документы, такие как:
a) Федеральный закон «О персональных данных», который регламентирует обработку и защиту личных данных ;
b) Правила, касающиеся организации хранения, учёта, комплектования и применения документации, устанавливаются постановлениями правительства, а также приказами и инструкциями, которые выпускает Федеральная архивная служба России.
c) Нормативные акты в сфере образования и науки касаются вопросов хранения и обращения с документацией научных и педагогических работников, студентов;
В учебном заведении дополнительно разработаны специальные инструкции и нормативы, которые детализируют порядки и стандарты касательно документации, в том числе персональных файлов, с учётом особенностей и политики архива НИ ТГУ. В соответствии с уставом, НИ ТГУ в рамках действующего законодательства РФ отвечает за сбор, сохранность, регистрацию и ведение документов, созданных в ходе работы Университета .
ТГУ имеет полномочия предоставлять доступ к архивным материалам сторонним лицам, не являющимся сотрудниками или студентами института, но эти полномочия ограничены законодательством о защите персональных данных. Обработка персональной информации возможна только при наличии согласия от хозяина данных, чья информация содержится в архивах университета .
Другие регламентирующие документы устанавливают принципы подготовки документов, формирование личных дел и их последующее хранение.
В результате исследования было тщательно изучено, как формируются, собираются, передаются и хранятся личные дела. Следует сказать, что не секрет, что большую роль в регулировании личных документов играют федеральные законы и локальные нормативные документы.
Автором рассмотрен термин "личное дело" и виды документов, входящих в личные дела, проанализирован процесс их комплектования в архиве университета. Также изучены локально -нормативные акты, связанные с этим процессом.
В Томском государственном университете, являющемся научно-исследовательским центром, процедура формирования и сохранения личных файлов регламентируется внутренними регулирующими документами. К ним относятся Устав учреждения, Правила внутреннего порядка, Положения касательно архива, управления документацией и постоянной экспертной комиссии, а также Инструкция по организации делопроизводства. Эти документы созданы на основе существующего законодательства Российской Федерации, затрагивающего вопросы делопроизводства и архивной деятельности. Нормативно-правовое регулирование в этой области включает в себя Федеральный закон о архивной деятельности, Федеральный закон о защите персональных данных с последними изменениями от 6 февраля 2023 года и Приказ Росархива от 31 июля 2023 года № 77, устанавливающий правила по хранению и комплектованию документации.
Работа включает анализ поиска, сбора, систематизации личных документов, их индексации, размещения на стеллажах, хранения и других аспектов. В результате исследования были выявлены недостатки в процессе комплектования, а также разработаны рекомендации по его оптимизации. В заключительной части представлена подробная информация о подготовке к архивному хранению личных дел и условиях их хранения.
В структурные подразделения Национального исследовательского Томского государственного университета обязаны синхронизировать время сдачи документов с руководителем архива перед их передачей. Такой порядок действий укладывается в общепринятую практику по организации документооборота. Тем не менее, зафиксированы случаи нарушения 46
установленных сроков передачи документов в архив из-за большой занятости сотрудников. Это может серьезно подорвать работу архива, так как нарушения в сроках не только затрудняют комплектование, но и организацию учета, а также обеспечение сохранности документации. Непрерывность процесса приема документов критически важна, ведь любые задержки способны провоцировать сложности в других аспектах работы.
Для архивов образовательных учреждений определен спектр основных функций: от формирования коллекции документов до их систематизации, обеспечения сохранности, предоставления доступа к информации и перевода документов на долговременное хранение в государственные архивы. Данные задачи имеют одинаковую значимость для всех учебных заведений.
Задачи архива Национального исследовательского Томского государственного университета охватывают гарантирование безопасности документов, их архивирование и каталогизацию, а также тщательное упорядочивание и хранение документации. В числе документов, которые передаются для хранения в архив ТГУ НИ, упомянуты приказы, а также личные файлы студентов и сотрудников. В соответствии с каталогом фонда № р-815, принадлежащего университету, архив содержит документы учебно¬методического отдела (соглашения, бумаги о заработной плате), лицевые счета, невостребованные трудовые книжки, персональные карточки сотрудников, журналы регистрации дипломов, а также протоколы заседаний Государственной экзаменационной комиссии, касающиеся защиты дипломных работ и прохождения государственных экзаменов.
Условия хранения документов в архивах являются важным аспектом работы с документами. Это включает в себя правильное хранение личного дела, защиту от огня и воды, а также регулярную проверку на наличие повреждений (химических, биологических, механических). Ключевая роль в данном вопросе отводится Приказу Росархива от 31 июля 2023 года № 77 "О регламентации процедур хранения, формирования, учета и использования материалов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных записей в государственных институтах, учреждениях местного управления и различных организациях". В документе подробно изложены не только руководства по адекватному хранению архивных материалов, но и определены конкретные способы предотвращения ущерба. Применение указанных правил обеспечит минимизацию утраты важных данных.
Для гарантирования сохранности документов в архивных хранилищах предусмотрены следующие мероприятия:
- целый комплекс действий, направленных на организацию хранения, включающий обеспечение материально-технической базы для документов;
- ряд мер, обеспечивающих установление и соблюдение стандартов условий хранения архивных документов.
В число мер входят: правильно организованные здания и помещения, регулярный контроль за сохранностью документов для предотвращения повреждений или их ликвидации. В архиве ТГУ документы хранятся на бумажным носителе, что требует специфического контроля за их сохранностью. Организация хранения документов, личных дел в архиве ТГУ требует совершенствования.
Автором рассмотрен термин "личное дело" и виды документов, входящих в личные дела, проанализирован процесс их комплектования в архиве университета. Также изучены локально -нормативные акты, связанные с этим процессом.
В Томском государственном университете, являющемся научно-исследовательским центром, процедура формирования и сохранения личных файлов регламентируется внутренними регулирующими документами. К ним относятся Устав учреждения, Правила внутреннего порядка, Положения касательно архива, управления документацией и постоянной экспертной комиссии, а также Инструкция по организации делопроизводства. Эти документы созданы на основе существующего законодательства Российской Федерации, затрагивающего вопросы делопроизводства и архивной деятельности. Нормативно-правовое регулирование в этой области включает в себя Федеральный закон о архивной деятельности, Федеральный закон о защите персональных данных с последними изменениями от 6 февраля 2023 года и Приказ Росархива от 31 июля 2023 года № 77, устанавливающий правила по хранению и комплектованию документации.
Работа включает анализ поиска, сбора, систематизации личных документов, их индексации, размещения на стеллажах, хранения и других аспектов. В результате исследования были выявлены недостатки в процессе комплектования, а также разработаны рекомендации по его оптимизации. В заключительной части представлена подробная информация о подготовке к архивному хранению личных дел и условиях их хранения.
В структурные подразделения Национального исследовательского Томского государственного университета обязаны синхронизировать время сдачи документов с руководителем архива перед их передачей. Такой порядок действий укладывается в общепринятую практику по организации документооборота. Тем не менее, зафиксированы случаи нарушения 46
установленных сроков передачи документов в архив из-за большой занятости сотрудников. Это может серьезно подорвать работу архива, так как нарушения в сроках не только затрудняют комплектование, но и организацию учета, а также обеспечение сохранности документации. Непрерывность процесса приема документов критически важна, ведь любые задержки способны провоцировать сложности в других аспектах работы.
Для архивов образовательных учреждений определен спектр основных функций: от формирования коллекции документов до их систематизации, обеспечения сохранности, предоставления доступа к информации и перевода документов на долговременное хранение в государственные архивы. Данные задачи имеют одинаковую значимость для всех учебных заведений.
Задачи архива Национального исследовательского Томского государственного университета охватывают гарантирование безопасности документов, их архивирование и каталогизацию, а также тщательное упорядочивание и хранение документации. В числе документов, которые передаются для хранения в архив ТГУ НИ, упомянуты приказы, а также личные файлы студентов и сотрудников. В соответствии с каталогом фонда № р-815, принадлежащего университету, архив содержит документы учебно¬методического отдела (соглашения, бумаги о заработной плате), лицевые счета, невостребованные трудовые книжки, персональные карточки сотрудников, журналы регистрации дипломов, а также протоколы заседаний Государственной экзаменационной комиссии, касающиеся защиты дипломных работ и прохождения государственных экзаменов.
Условия хранения документов в архивах являются важным аспектом работы с документами. Это включает в себя правильное хранение личного дела, защиту от огня и воды, а также регулярную проверку на наличие повреждений (химических, биологических, механических). Ключевая роль в данном вопросе отводится Приказу Росархива от 31 июля 2023 года № 77 "О регламентации процедур хранения, формирования, учета и использования материалов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных записей в государственных институтах, учреждениях местного управления и различных организациях". В документе подробно изложены не только руководства по адекватному хранению архивных материалов, но и определены конкретные способы предотвращения ущерба. Применение указанных правил обеспечит минимизацию утраты важных данных.
Для гарантирования сохранности документов в архивных хранилищах предусмотрены следующие мероприятия:
- целый комплекс действий, направленных на организацию хранения, включающий обеспечение материально-технической базы для документов;
- ряд мер, обеспечивающих установление и соблюдение стандартов условий хранения архивных документов.
В число мер входят: правильно организованные здания и помещения, регулярный контроль за сохранностью документов для предотвращения повреждений или их ликвидации. В архиве ТГУ документы хранятся на бумажным носителе, что требует специфического контроля за их сохранностью. Организация хранения документов, личных дел в архиве ТГУ требует совершенствования.
Подобные работы
- АРХИВНЫЙ ФОНД НАУЧНОЙ БИБЛИОТЕКИ ТОМСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА:
СОСТАВ И ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4750 р. Год сдачи: 2019 - СЕМЕЙНЫЕ КНИГИ В КНИЖНОМ СОБРАНИИ СТАРООБРЯДЧЕСКОГО СКИТА: ОПЫТ ВЫЯВЛЕНИЯ И ИЗУЧЕНИЯ
Бакалаврская работа, история . Язык работы: Русский. Цена: 4200 р. Год сдачи: 2023 - ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ АРХИВОВ И ГРАЖДАН ПО ВОПРОСАМ СОХРАНЕНИЯ ПЕРСОНАЛЬНОГО НАСЛЕДИЯ
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4750 р. Год сдачи: 2025